Ny teknik medför ofta förändringar för byråer. Kundernas förväntningar på snabbare leveranser, deras experimenterande med nya plattformar och deras strävan efter de senaste trenderna sätter dem under ständig press.
Det är precis därför byråteam måste bli bekväma med AI och maskininlärning och utforska AI-driven marknadsföring. Med AI-marknadsföringsprogramvara som växer snabbt och tar sig in i alla delar av marknadsföringen är det smart att ligga steget före.
I den här artikeln går vi igenom olika sätt att automatisera en digital marknadsföringsbyrå med AI.
⭐ Utvalda mallar
Oavsett om du hanterar stora kampanjer eller mindre projekt hjälper ClickUps mall för marknadsföringsbyråer dig att arbeta snabbare och leverera konsekventa resultat.
Det är en fantastisk utgångspunkt för byråer som vill hålla ordning genom att centralisera kundprojekt, kampanjuppgifter och teamsamarbete på ett och samma ställe.
Fördelarna med AI-automatisering för marknadsföringsbyråer
De flesta marknadsföringsbyråer lägger mycket tid på att hantera repetitiva uppgifter och förstå kundbeteenden innan en kampanj äntligen lanseras. AI förändrar det.
Som Christina Inge, författare till Marketing Analytics: A Comprehensive Guide och lärare vid Harvards Professional and Executive Development-program, uttrycker det:
Det underlättar verkligen arbetet att kunna skissa upp något med hjälp av AI, visa det för kunden eller chefen och sedan få feedback på det, istället för att skapa flera versioner av samma produkt, säger hon. Det är en verklig effektivitetshöjare.
Det underlättar verkligen arbetet att kunna skissa upp något med hjälp av AI, visa det för kunden eller chefen och sedan få feedback på det, istället för att skapa flera versioner av samma produkt, säger hon. Det är en verklig effektivitetshöjare.
Så, vad innebär AI egentligen för byråer? Här är några av de verkliga fördelarna:
- Automatisera marknadsföringsprocesser kring inlägg på sociala medier, e-postmarknadsföring och innehållsskapande så att dina marknadsföringsteam kan fokusera på strategi och kreativt arbete
- Leverera personligt anpassat innehåll genom att analysera kundbeteendet för att öka engagemanget och konverteringsgraden
- Segmentera målgrupper mer precist och möjliggör kundinteraktioner i realtid med AI-chattbottar och automatiserade meddelanden
- Analysera användardata och få handlingsbara insikter med prediktiv analys, vilket gör din AI-marknadsföringsstrategi mer datadriven och effektiv
- Optimera annonskampanjer och marknadsföring i sociala medier i realtid för att minska marknadsföringskostnaderna och maximera avkastningen i olika marknadsföringskanaler
- Ge bättre kundservice med AI-drivna chatbots som hanterar repetitiva uppgifter och stöder hanteringen av kundresan.
Viktiga områden där byråer kan använda AI för automatisering
Låt oss gå in mer i detalj och se hur man automatiserar en digital marknadsföringsbyrå med AI-integration. Vi går igenom olika avdelningar och identifierar exakt var AI-marknadsföringsverktyg och AI-driven marknadsföringsautomatisering kan ta över.
1. Skapande av innehåll
Från blogginlägg och bildtexter på sociala medier till e-postmeddelanden – de flesta marknadsföringsbyråer har på något sätt infört AI i sin process för att skapa innehåll. Och det gäller inte bara byråer.
En undersökning från Forbes Advisor visade att 42 % av företagen redan använder AI för långa texter som webbplatsinnehåll, medan 46 % använder det för personlig reklam för sina säljteam.
Men med alla dessa verktyg som finns tillgängliga finns det en reell risk att det blir rörigt. Team byter ofta mellan plattformar, vilket resulterar i spridda kunddata och splittrade arbetsflöden. Det är svårt att skala innehåll när dina verktyg inte kommunicerar med varandra.
Det är precis där ClickUp Brain gör skillnad. Istället för att jonglera med flera appar får du en inbyggd AI-assistent direkt i dina uppgifter.
Oavsett om du behöver en innehållsbrief, ett inlägg på sociala medier, en metabeskrivning eller ett utkast till ett e-postmeddelande kan du skapa det utan att behöva lämna ClickUp. AI Writer finns direkt i uppgifter, kommentarer och dokument, redo att hjälpa dig när du behöver det.
Använd de färdiga förslagen för allt från LinkedIn-inlägg till bloggskisser, eller skapa egna som passar din byrås stil och arbetsflöde.
Det bästa av allt? ClickUp Brain förstår faktiskt sammanhanget för din uppgift. Om din uppgift heter ”Sommarrea-kampanj” vet AI:n att du vill ha kampanjspecifikt innehåll och genererar idéer, bildtexter och briefs som passar perfekt.
Och du behöver aldrig nöja dig med det första utkastet. Du kan förfina, justera, omformulera eller utöka det AI-genererade innehållet så mycket du vill.
💡 Proffstips: För pågående kampanjer kan du använda ClickUp Brain MAX för att automatiskt spåra framsteg, uppdatera deadlines, tilldela uppföljningar och meddela ditt team när uppgifter går vidare.
Marknadsföringsteam som använder ClickUp Brain har sparat upp till 1,1 dagar per vecka, minskat arbetsbelastningen med upp till 86 % kostnadsbesparingar och slutfört uppgifter upp till tre gånger snabbare. Det håller ditt innehållsskapande, byråns projektledning och samarbete igång.
📮 ClickUp Insight: En ny undersökning visar att 24 procent av arbetstagarna känner sig fast i repetitiva uppgifter, medan ytterligare 24 procent anser att deras kompetens inte utnyttjas fullt ut. Detta innebär att nästan hälften av arbetskraften upplever hinder för att utföra meningsfullt arbete.
ClickUp hjälper dig att flytta fokus tillbaka till projekt med stor påverkan med hjälp av AI-agenter som hanterar återkommande uppgifter automatiskt. När en uppgift markeras som slutförd kan ClickUp till exempel tilldela nästa steg, skicka påminnelser eller uppdatera projektstatus – utan att någon manuell uppföljning behövs.
💫 Verkliga resultat: STANLEY Security såg detta i praktiken när de minskade sin rapporteringstid med över 50 procent med hjälp av ClickUps anpassningsbara rapporter, vilket gav deras team mer tid att göra prognoser istället för att formatera.
2. Kampanjhantering och uppgiftsuppföljning
När ett av världens största konsumentvarumärken satsar på AI säger det mycket om den inverkan automatisering kan ha. Med över 400 varumärken, däribland Dove, Ben & Jerry’s och Lipton, behövde Unilever ett mer innovativt sätt att driva kampanjer på olika marknader och riktade till olika målgrupper.
De skapade U-Studio, en AI-driven hubb för innehållsinformation som utvecklats tillsammans med IBM Watson för att göra detta möjligt. Denna plattform hjälpte Unilever att analysera tidigare kampanjer, upptäcka trender, finjustera kreativa lösningar och till och med förutsäga resultatet före lanseringen.
Vinsten var enorm. De minskade produktionskostnaderna med 30 % och halverade kampanjplaneringstiden i många fall.
De flesta byråer verkar inte på global nivå som Unilever, men lärdomen gäller ändå. AI-drivna verktyg kan förenkla hanteringen av marknadsföringskampanjer, oavsett hur många kunder du hanterar.
AI-marknadsföringsverktyg som ClickUp ger marknadsföringsbyråer möjlighet att uppnå samma effektivitetsnivå i den dagliga marknadsföringsverksamheten.
Med ClickUp Automations kan du ställa in uppgiftsfördelning, påminnelser, godkännanden och statusändringar som sker automatiskt baserat på enkla triggers.
Du kan till exempel tilldela en uppgift så fort den skapas eller skicka en påminnelse när det är en dag kvar till deadline. Du kan till och med flytta en uppgift till nästa steg när alla punkter på checklistan är klara.
Här är en detaljerad visuell dagbok över hur ClickUp automatiserar ditt dagliga arbete:
3. Leadgenerering och outreach
Det kan vara svårt att hitta leads på ett konsekvent sätt och följa upp dem utan att det tar hela veckan för ditt team. Det är precis där AI-drivna prospekteringsverktyg kommer in.
Plattformar som Instantly. ai, Smartlead och Apollo hjälper byråer att automatisera prospektering, kontaktsökning och marknadsföring. Dessa verktyg skannar verifierade databaser, berikar kontaktinformation och kör till och med automatiserade e-postsekvenser.
Att identifiera leads är dock bara halva arbetet. Många byråer har svårt att hantera dem effektivt, särskilt när kundinteraktioner och uppföljningar sker på olika plattformar. Det är därför som ett centraliserat system som ClickUp CRM gör en verklig skillnad.
Med ClickUp kan du spåra varje steg i din pipeline med hjälp av anpassade statusar, fält och vyer som listor, tavlor eller tabeller. Varje lead blir en uppgift som rör sig genom din försäljningsprocess.
När en lead flyttas till "Proposal Sent" (Förslag skickat) kan ClickUp till exempel tilldela den till din försäljningschef och skapa en uppföljningsuppgift tre dagar senare. Eller när en lead markeras som "Won" (Vunnen) kan ClickUp flytta den till en kundlista och omedelbart meddela ditt onboardingteam.
Dessutom, med integrationer för e-post, kalendrar och andra CRM-verktyg, håller ClickUp din kommunikation organiserad utan att du behöver växla mellan olika plattformar.
Naturligtvis hjälper mallar som ClickUps mall för marknadsföringsbyråer också byråer att hålla ordning och följa upp sina mål.
Så här gör du:
- Centralisera kundprojekt, kampanjuppgifter och teamsamarbete för bättre översikt och kontroll
- Förenkla komplexa arbetsflöden och förbättra samordningen mellan teamen
- Leverera konsekventa resultat genom att effektivisera planering, uppföljning och genomförande
📖 Läs också: De bästa verktygen för e-postmarknadsföring
4. Kundrapportering
Google har lanserat AI-drivna mätverktyg för att koppla varje annonsdollar till affärsresultat. Deras kanalöverskridande insikter och verktyget Data Manager gör det möjligt för marknadsförare att spåra kundresor över olika plattformar.
På samma sätt ger Metas AI-rapporteringsverktyg realtidsinsikter om annonsprestanda och kreativ diagnostik så att marknadsförare kan göra justeringar i sina kampanjer i realtid.
Men byråer stöter ofta på utmaningar inom detta område. Med data från Google Ads, Meta, verktyg för sökmotoroptimering och CRM-system kan rapporteringen bli splittrad och tidskrävande.
ClickUp Dashboards hjälper byråer att samla allt i en centraliserad vy.
Med ClickUp kan du skapa anpassningsbara instrumentpaneler som automatiskt hämtar data från dina projekt, uppgifter och tidrapportering. Du kan visualisera KPI:er med hjälp av diagram, grafer och widgets, och till och med automatisera rapporteringen med schemalagda PDF-exporter som skickas direkt till ditt team eller dina kunder.
💡 Proffstips: Byråer kan skapa dedikerade ClickUp-dashboards för varje kund. Du kan säkert dela en live-dashboard med kunderna så att de kan följa framstegen, se leveranser och få uppdateringar utan att behöva vänta på rapporter. Det gör allt transparent, bygger förtroende och minskar antalet oändliga uppföljningsmejl.
Du kan till exempel skapa en översiktspanel som visar kampanjresultat, kundprojektstatus och viktiga KPI:er som genererade leads eller annonsutgiftseffektivitet. Du kan också ställa in återkommande rapporter som uppdateras automatiskt, vilket sparar ditt team från manuella rapporteringsuppgifter.
Du kan skräddarsy rapporter med drill-down-funktioner, filter och anpassningsbara vyer för att visa exakt vad din kund behöver.
👀 Rolig fakta: Det tidigaste kända exemplet på en programmerbar maskin är Jacquardvävstolen, uppfunnen 1804, som använde hålkort för att automatisera textilmönster.
5. Intern dokumentation och SOP:er
Alla byråer känner till det kaos som uppstår när steg utelämnas eller processer är otydliga. Problemet är att de flesta team inte har tid att skriva SOP:er från grunden... eller hålla dem uppdaterade.
Det är precis där ClickUp Docs, i kombination med AI, kommer in. Du kan skapa strukturerade SOP:er i ClickUp, organisera dem efter team eller arbetsflöden och länka dem direkt till uppgifter. På så sätt vet alla exakt vad de ska göra och hur de ska göra det.
ClickUp Brain gör denna process ännu enklare genom att använda naturlig språkbehandling. Du kan generera steg-för-steg-instruktioner från en enkel uppmaning.
Här är några praktiska sätt som kreativa byråer använder ClickUp på:
- Skapa arbetsflöden för bloggpublicering med ClickUp AI för att inkludera SEO-undersökningar, skapande av briefs, skriv- och redigeringsprocesser, checklistor inför publicering och mycket mer.
- Skapa arbetsflöden för kampanjkonfiguration som omfattar briefs, målgruppsundersökningar, annonstexter, godkännanden och spårning, med AI-genererade SOP:er för olika plattformar.
- Skapa arbetsflöden för kundonboarding med välkomstmejl, checklistor, tilldelade uppgifter och AI-genererade SOP:er för onboarding för enhetlig genomförande.
Det bästa är hur enkelt det blir att skala upp. Du kan återanvända SOP-mallar för nya kunder eller projekt och upprätthålla konsekvensen i dina processer utan att behöva börja om från början. Dessutom kan du be ClickUp Brain att påminna dig när en SOP behöver uppdateras.
📖 Läs också: Hur ClickUps marknadsföringsteam använder ClickUp
6. Schemaläggning för sociala medier
Det kan snabbt bli överväldigande att hålla koll på inlägg på sociala medier på olika plattformar och för olika kunder. Från att ta reda på rätt tidpunkt för att publicera inlägg till att se till att varje bildtext passar varumärkets röst – det är mycket för vilket team som helst att hantera dagligen.
Det är där AI-verktyg för sociala medier som Buffer, Later och Hootsuite kommer till hjälp. De använder AI för att välja de bästa tidpunkterna för inlägg och till och med föreslå bildtexter baserat på plattformstrender. Dessa verktyg förenklar schemaläggningsprocessen och underlättar konsekvens och effektivitet.
Men för att hålla hela din innehållspipeline organiserad behöver du fortfarande ett tydligt system: något som ClickUps kalendervy.
Med ClickUps kalendervy kan du visualisera varje innehållsdel efter dess förfallodatum. Oavsett om det är ett blogginlägg, ett nyhetsbrev eller en uppdatering på sociala medier kan du markera det i kalendern och se exakt vad som är schemalagt, vad som väntar och var det kan finnas överlappningar.
Det gör att du kan tilldela uppgifter till teammedlemmar direkt från kalendern och enkelt flytta uppgifter till nya datum om deadlines ändras.
💡 Proffstips: Med ClickUp kan du också automatisera publiceringsarbetsflöden. Du kan till exempel ställa in en regel som automatiskt tilldelar en uppgift till din social media-ansvarige när den flyttas till "Redo att publiceras". Du kan aktivera denna automatisering baserat på uppgiftens status, innehållstyp eller till och med specifika datum.
Hur du börjar automatisera din byrå med AI (steg för steg)
Om du vill införa artificiell intelligens i din byrås dagliga arbete är det bäst att börja i liten skala och bygga vidare därifrån. Här är ett enkelt sätt att komma igång.
Steg 1: Kartlägg dina nuvarande arbetsflöden
Börja med att visualisera hur arbetet flyter genom din byrå med hjälp av ClickUp Whiteboards för att diagrammera kundonboarding, kampanjplanering eller kreativa godkännanden. Dessa visuella kartor hjälper dig att identifiera var förseningar, överlämningar och repeterbara uppgifter uppstår.
Du kanske till exempel märker att ditt team lägger för mycket tid på att samordna tidsplaner, följa upp godkännanden eller formatera rapporter. När dessa flaskhalsar har identifierats blir de perfekta kandidater för automatisering.
👀 Rolig fakta: Isaac Asimov myntade termen ”robotik” i en novell från 1941, långt innan robotar blev en del av industriell automatisering.
📖 Läs också: Hur man genomför marknadsföringskampanjer med AI
Steg 2: Definiera dina automatiseringsmål och ansvariga
Innan du börjar använda verktygen, var tydlig med vad du vill förbättra. Det kan handla om snabbare svar till kunder, färre missade deadlines eller helt enkelt mer tid för strategi. Tilldela ansvar så att någon är ansvarig för att konfigurera och underhålla dessa arbetsflöden.
Involvera din verksamhetschef, kundansvariga eller projektledare för att dela ansvaret för processen. Även enkla RACI-diagram i ClickUp kan hjälpa till att definiera vem som fastställer regler, vem som godkänner ändringar och vem som övervakar prestanda.
Steg 3: Fastställ dina basmått och riktlinjer
Du behöver ett riktmärke för att mäta effekten av automatiseringen. Börja med att spåra hur lång tid uppgifterna tar nu, hur många kundförfrågningar som försenas eller hur mycket tid som läggs på manuell rapportering.
Lägg till skyddsåtgärder för att säkerställa att kvaliteten inte sjunker. Om du till exempel automatiserar inlägg på sociala medier, bygg in ett manuellt godkännandesteg för kampanjer med betalda utgifter eller känslig information. Bra automatisering ska kännas som ett stöd, inte som en förlust av kontroll.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Milestones för att markera viktiga kontrollpunkter i arbetsflödet så att du kan upptäcka problem tidigt och mäta verkliga framsteg.
Steg 4: Välj en startpaket med AI-verktyg
Försök inte automatisera allt på en gång. Välj ett eller två verktyg som löser verkliga flaskhalsar.
Börja med verktyg som ditt team redan använder eller som enkelt kan integreras i din arbetsmiljö. Det är bättre att lägga till färre verktyg med bredare funktionalitet än att sammanfoga för många separata verktyg.
ClickUp Brain MAX är till exempel utmärkt för att generera innehållsbriefingar, bearbeta data för insikter, utarbeta kunduppdateringar eller sammanfatta möten. Det ger dig tillgång till alla ledande LLM:er, alla dina anslutna verktyg och hela ditt arbetsområde på en skärm, så att du slipper besväret med att hantera en mängd olika AI-verktyg.
Steg 5: Skapa dina pilotarbetsflöden
Välj ett arbetsflöde som du vill automatisera från början till slut. Du kan till exempel skapa ett system där kundfeedback som samlas in via ClickUp Forms utlöser en uppgift, tilldelar den till rätt redaktör och meddelar kundansvarig.
Börja med något som är repeterbart men med låg risk, till exempel interna mötesreferat eller rapporter efter kampanjer. Testa det under några veckor, samla in feedback och gör ändringar innan du lanserar det i större skala.
👀 Rolig fakta: Den första automatiska försäljningsmaskinen går tillbaka till det gamla Egypten och delade ut heligt vatten i tempel när man satte in en mynt.
📖 Läs också: Hur man utvecklar en digital marknadsföringsbyrå
Steg 6: Dokumentera allt
All automatisering kräver dokumentation. Detta inkluderar vad som utlöser den, vem som är ansvarig, vilka åtgärder den utför och vad man ska göra när den misslyckas.
Tänk på det som din byrås automatiseringshandbok. Om din operativa chef är borta eller en ny teammedlem ansluter sig, ska de kunna förstå systemet utan att behöva gissa.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Docs för att lagra allt detta på ett gemensamt utrymme. Med versionskontroll och säkra delningslänkar är ditt arbete säkert.
Steg 7: Utbilda ditt team
Din automatisering är bara så bra som ditt teams förmåga att använda den. Gå igenom hur den fungerar, vad den automatiserar och vad som fortfarande kräver mänsklig inblandning.
Du kan till exempel visa dem hur de kan använda ClickUp Brain för vardagliga uppgifter som att skapa SOP:er eller uppdatera uppgifter. Gör utbildningen till en del av introduktionsprocessen, så att alla nyanställda lär sig att arbeta med automatisering från dag ett.
💡 Proffstips: Förutom att skapa delbara utbildningsdokument i ClickUp Docs kan du också spela in genomgångar med ClickUp Clips. Be sedan ClickUp Brain att transkribera videorna och översätta transkriptionerna till flera språk för flerspråkiga team.
Steg 8: Mät effekten och skala upp det som fungerar
Gå tillbaka till dina basmått och jämför dem med nuvarande resultat. Går projekten snabbare? Lägger teammedlemmarna mer tid på strategi? Använd ClickUp Dashboards för att visualisera förbättringar och brister.
Datadrivna insikter hjälper dig att finjustera dina kampanjer på ett effektivt sätt. Det som fungerar kan rullas ut till fler team eller arbetsflöden, och det som inte fungerar kan pausas eller förfinas. Automatisering är inte en engångsuppgift, utan en pågående strategi som utvecklas tillsammans med din byrå.
Misstag att undvika när du automatiserar din byrå
Automatisering kan bara underlätta livet om den används på rätt sätt. Många byråer kastar sig in i det med förväntningar om omedelbara resultat, bara för att möta motgångar. Här är några vanliga misstag som är värda att undvika:
- Att förlita sig på AI för allt och förvänta sig att det ska ersätta strategi eller kreativitet. AI fungerar bäst som ett stödverktyg som fortfarande behöver mänsklig inblandning för att välja relevanta mål, styra kampanjer och förfina budskap.
- Att hoppa in i automatisering utan en tydlig plan eller definierade mål. Detta leder ofta till en rörig hög av osammanhängande marknadsföringsprogram och arbetsflöden som faktiskt saktar ner ditt team.
- Att använda data av dålig kvalitet för automatisering leder till opålitliga resultat och felaktiga insikter. Detta är särskilt oroande när kunddata inte rensas, verifieras eller hålls uppdaterade.
- Att automatisera för mycket och helt ta bort den mänskliga touchen. Detta kan göra att dina kampanjer känns robotiska och riskera att tappa engagemanget hos din målgrupp (som fortfarande förväntar sig en personlig kontakt).
Din byrås tillväxt är bara ett klick bort
”Tekniken utvecklas ständigt, och företag som inte anammar förändring hamnar på efterkälken
”Tekniken utvecklas ständigt, och företag som inte anammar förändring hamnar på efterkälken
Att driva en marknadsföringsbyrå är krävande. Du hanterar kunder, lanserar kampanjer, hanterar innehåll, övervakar ekonomin och ser till att allt fungerar – ofta samtidigt.
När du automatiserar känner du omedelbart lättnaden av att kunna fokusera på arbete som faktiskt får din byrå att växa.
Det är därför ClickUp gör skillnad. Det samlar innehållsskapande, uppgiftshantering, CRM, rapportering och automatisering i ett och samma arbetsutrymme. Istället för att hoppa mellan olika appar kan ditt team hantera allt – från kreativa briefs till kunduppdateringar – i ClickUp.
Vill du arbeta smartare och leverera bättre resultat? Registrera dig på ClickUp nu!