Hur hamnar man i en situation där man är beroende av otaliga programvaruverktyg?
Det börjar i liten skala – en app för analys, en annan för samarbete, något för projektuppföljning. Innan du vet ordet av jonglerar du med dussintals SaaS-verktyg, växlar ständigt mellan flikar och betalar för överlappande funktioner som du knappt använder.
Ditt team lägger mer tid på att navigera i programvaran än på att faktiskt arbeta, IT-avdelningen kämpar med säkerhetsrisker och kostnaderna fortsätter att stiga.
Det är SaaS-spridning. Om det inte kontrolleras kan det minska produktiviteten, bromsa beslutsfattandet och äta upp din budget.
Lösningen: SaaS-konsolidering, en smartare, strömlinjeformad metod som samlar dina viktigaste verktyg under ett tak, minskar onödiga kostnader och hjälper ditt team att arbeta snabbare och mer effektivt.
Låt oss dyka in i varför konsolidering är framtiden och hur ditt företag kan genomföra förändringen.
⏰ 60-sekunders sammanfattning
- SaaS-konsolidering är processen att minska antalet fristående programvaruverktyg genom att integrera eller ersätta dem med färre, mer omfattande plattformar.
- Det hjälper företag att sänka kostnaderna, förbättra effektiviteten, stärka säkerheten, effektivisera samarbetet och minska kontextväxlingar mellan team.
- Om du vill konsolidera dina SaaS-verktyg och förbättra organisationens effektivitet bör du börja med att granska dina nuvarande verktyg, utvärdera en allt-i-ett-lösning, migrera och integrera utan störningar, automatisera arbetsflöden och optimera för skalbarhet.
- ClickUp är den kompletta appen för arbete (ett perfekt alternativ till att jonglera mellan flera SaaS-företag och verktyg) som kombinerar projektledning, dokument, mål, automatisering och chatt i en enda AI-driven plattform.
Vad är SaaS-konsolidering?
SaaS-konsolidering är processen att minska antalet fristående SaaS-applikationer (Software-as-a-Service) som ett företag använder genom att integrera eller ersätta dem med färre, mer omfattande plattformar.
Istället för att hantera dussintals specialiserade verktyg, var och ett med sin egen prenumeration, inloggning och inlärningskurva, konsoliderar du teknikstacken till centraliserade lösningar som täcker flera funktioner.
Inom en organisation innebär SaaS-konsolidering:
- För företagare: Lägre kostnader, färre överflödiga verktyg och bättre beslutsfattande med centraliserade data.
- För IT-chefer: Starkare säkerhet, förbättrad efterlevnad och effektiviserad leverantörshantering.
- För team: Mindre apptrötthet, färre kontextbyten och smidigare, mer produktiva arbetsflöden.
🔍 Visste du att?
Enligt Harvard Business Review växlar den genomsnittliga kunskapsarbetaren mellan olika appar och webbplatser 1 200 gånger om dagen, vilket ackumulerar till hela fyra timmars förlorad produktivitet per vecka.
Det är en månads arbete som går till spillo varje år bara genom att klicka mellan flikar, vilket leder till:
- Mental trötthet: Onödiga kontextbyten tär på fokus och energi.
- Långsammare beslutsfattande: Kritisk data är utspridd över olika verktyg, vilket gör det svårare att agera snabbt.
- Högre felfrekvens: Ständiga byten mellan appar leder till misstag och missförstånd.
Varför företag väljer SaaS-konsolidering
- Kostnadsbesparingar: Ingen vill betala för en massa verktyg som de knappt använder. Företag gör sig av med överflödiga appar och SaaS-leverantörer för att spara pengar och få ut mer värde av sin programvara.
- Effektiviteten försämras: När varje uppgift kräver en annan app tar arbetet längre tid, besluten försenas och data går förlorade i virrvarret.
- IT-team är överbelastade: Att hantera flera programvarukontrakt, säkerhetsrisker och efterlevnadsproblem är ett heltidsjobb (och inte ett roligt sådant).
- Produktiviteten sjunker kraftigt: Växlar du ständigt mellan olika appar? Denna "växlingsskatt" blir kostsam, minskar koncentrationen och slösar bort timmar varje vecka.
- SaaS-verksamhet är svårare att hantera: IT- och driftteam har svårt att spåra appanvändning, automatisera arbetsflöden och hålla reda på vem som har tillgång till vad (så här ser bättre SaaS-verksamhet ut)
- Samarbetet behöver uppgraderas: Spridda verktyg innebär spridda konversationer. Genom att samla allt på en enda plattform hålls teamen samordnade och arbetet flyter på.
- Förbättrad säkerhet: SaaS-konsolidering stärker din säkerhet genom att minska attackytan, vilket gör det svårare för obehöriga att få tillgång till data och begå dataintrång.
📮ClickUp Insight: Kontextväxlingar tär tyst på ditt teams produktivitet. Vår forskning visar att 42 % av störningarna på jobbet beror på att man måste jonglera mellan olika plattformar, hantera e-post och hoppa mellan möten. Tänk om du kunde eliminera dessa kostsamma avbrott?
ClickUp förenar dina arbetsflöden (och chatt) under en enda, strömlinjeformad plattform. Starta och hantera dina uppgifter från chatt, dokument, whiteboards och mer – samtidigt som AI-drivna funktioner håller sammanhanget sammankopplat, sökbart och hanterbart!
Effektiva strategier för SaaS-konsolidering
För många verktyg kan bromsa teamen istället för att göra dem mer effektiva. För att undvika det finns här några strategier för att konsolidera SaaS utan att störa arbetsflödena:
- Upptäck dolda verktyg: Genomför en fullständig SaaS-granskning för att identifiera överflödiga, underutnyttjade eller bortglömda verktyg. Du kommer sannolikt att hitta flera appar som löser samma problem eller prenumerationer som ingen minns att de har tecknat.
- Koppla varje verktyg till ett affärsmål: Bestäm om en plattform bidrar till intäkter, effektivitet eller säkerhet. Om inte, måste den bort.
- Maximera befintliga investeringar: Utvärdera om din nuvarande stack kan tillgodose behoven innan du inför ett nytt verktyg. SaaS-marknaden är fylld med multifunktionella plattformar som ofta ersätter behovet av fristående appar (som ClickUp).
- Eliminera oanvända licenser: Skala ner om ett verktyg har 50 platser men bara 15 aktiva användare. Många leverantörer inom SaaS-branschen pressar på för större kontrakt, men det är användningsdata som bör styra ditt beslut.
- Effektivisera inköp: Implementera en tydlig godkännandeprocess för nya SaaS-tjänster. När varje team väljer sina egna verktyg leder det till dubbelarbete, integrationsproblem och slöseri med budgeten.
- Minska överlappningen mellan leverantörer: Konsolidera programvaruleverantörer där det är möjligt. En enda leverantör som erbjuder flera lösningar resulterar ofta i bättre priser, färre säkerhetsrisker och smidigare integration.
- Investera i tvärfunktionella plattformar: Prioritera verktyg som kan användas av flera team och avdelningar när det är möjligt. Centraliserade plattformar minskar fragmenteringen, förbättrar samarbetet och förenklar IT-hanteringen.
💡 Proffstips: Skapa en matris för ”SaaS-värdescore” innan du fattar konsolideringsbeslut. Beräkna en enkel poäng för varje verktyg: (% av teamet som använder det varje vecka × betyg för affärspåverkan [1–5]) ÷ månadskostnad. Denna mätvärde hjälper dig att identifiera vilka verktyg som ger mest värde i förhållande till kostnaden.
Steg för att konsolidera din SaaS-stack
Konsolidering av din SaaS-stack handlar om att minska redundansen och förbättra effektiviteten.
Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig 👇
1. Granska dina nuvarande verktyg
Innan du gör några ändringar behöver du en tydlig bild av vad som finns i din teknikstack. Det sista du vill är att utan att veta om det samla på dig överflödiga eller underutnyttjade SaaS-appar, vilket leder till onödiga kostnader och ineffektiva teknikinvesteringar.
Viktiga åtgärder:
✅ Skapa en omfattande inventering: Detta gäller alla SaaS-verktyg som används i alla avdelningar – IT, försäljning, marknadsföring, HR, ekonomi osv. (De flesta team är inte medvetna om hur många verktyg de faktiskt har).
✅ Analysera användningsdata: Hur ofta används dessa verktyg? Vem använder dem? Utnyttjas nyckelfunktionerna verkligen, eller använder teamen dem för grundläggande funktioner som redan täcks av ett annat verktyg?
✅ Granska säkerhets-, efterlevnads- och styrningsrisker: Uppfyller alla verktyg reglerings- och säkerhetskrav? Skapar skugg-IT-inköp säkerhetsluckor? SaaS-leverantörer bör anpassa sig efter dina efterlevnadsstandarder för att undvika risker.
📌 Exempel: Om ditt marknadsföringsteam använder Slack för teamkommunikation, Google Drive för dokumentlagring och Notion för kampanjplanering, kan konsolidering till en enda plattform (som ClickUp ) med inbyggd chatt, dokumenthantering och projektledning effektivisera samarbetet, minska behovet av att byta mellan olika verktyg och minska SaaS-kostnaderna.
2. Utvärdera en allt-i-ett-lösning
Uppblåsta SaaS-produkter räcker för att bromsa teamen. Istället för att lappa ihop flera verktyg vänder sig företag till allt-i-ett-programvara som konsoliderar arbetsflöden utan att offra funktionalitet.
Frågor att ställa innan du byter:
✅ Kan det ersätta flera verktyg utan att förlora viktiga funktioner? En riktig allt-i-ett-plattform ska hantera projektledning, dokumentsamarbete, automatisering och rapportering – utan behov av tillägg.
✅ Integreras det smidigt med dina befintliga system? Att byta verktyg bör inte störa den operativa effektiviteten. En stark plattform bör ansluta sömlöst till dina CRM-, ERP- och kommunikationsverktyg för att upprätthålla kontinuiteten i arbetsflödet.
✅ Förbättrar det säkerheten och styrningen? Att hantera åtkomst mellan fragmenterade SaaS-lösningar ökar risken. Rollbaserade behörigheter, revisionsspår och säkerhet i företagsklass bör bli standard för bättre datasäkerhet.
✅ Kommer det att skala i takt med att ditt företag växer? Om plattformen inte kan hantera ökande antal användare, arbetsflöden och automatiseringsbehov blir en kortsiktig lösning ett långsiktigt problem. Genom att framtidssäkra din stack undviker du dyra migreringar senare.
Kampen mot att tappa bort konversationer och hantera osammanhängande data har länge varit ett problem inom SaaS-branschen.
Konceptet med paketering utvecklades ur detta behov. Paketering är dock i första hand en prisstrategi där flera produkter eller tjänster paketeras och säljs till ett kombinerat pris. Fokus ligger på monetärt värde snarare än på att skapa en enhetlig användarupplevelse. Paketering innebär inte nödvändigtvis att produkterna är djupt integrerade eller utformade för att fungera tillsammans som ett sammanhängande system.
📌 Exempel: Microsoft Office erbjuder Word, Excel och PowerPoint som en svit, men varje verktyg fungerar självständigt.
Påståenden om att vara ”allt-i-ett” är ofta felaktiga för paketerade produkter, eftersom de saknar den djupa integration och sömlösa upplevelse som kännetecknar verklig konvergens.
Det är här en superapp kan förändra spelreglerna. Det är inte bara en samling verktyg, utan handlar om produktdesign och är resultatet av konvergens. Den kombinerar flera funktioner i en enda integrerad plattform.
📌 Exempel: ClickUp (som kombinerar uppgifter, dokument, chatt, mål och mer i en enda plattform).
3. Migrera och integrera
Att välja rätt plattform är bara halva jobbet. En smidig migrering avgör om övergången förbättrar effektiviteten eller stör verksamheten.
För att säkerställa detta:
✅ Prioritera verktyg med stor påverkan först: Börja med de mest använda applikationerna, vanligtvis projektledning, kommunikation och dokumentlagring, eftersom de har störst påverkan på de dagliga arbetsflödena.
✅ Kartlägg datakopplingar före migreringen: Identifiera vilka verktyg som är beroende av delade datakällor (t.ex. CRM-system, analysplattformar) och se till att dessa kopplingar bevaras eller förbättras efter migreringen.
✅ Exportera, rensa och importera data strategiskt: Ta bort föråldrade filer, dubbletter och oanvända arbetsflöden. Gör övergången gradvis, avdelning för avdelning, istället för att byta allt på en gång.
✅ Konfigurera integrationer med befintliga system: Identifiera nödvändiga integrationer och konfigurera dem korrekt för att upprätthålla kontinuiteten i arbetsflödet.
📌 Exempel: År 2008 stötte Netflix på ett stort hinder – en databaskrasch som gjorde att deras tjänst var offline i tre dagar. Istället för att lappa och laga och hoppas på det bästa tog de ett djärvt steg: de migrerade till molnet. Men de skyndade sig inte.
De planerade, skalade gradvis och 2015? Hanterade de 1000 gånger fler streamingtimmar och hade 8 gånger fler abonnenter.
💡 Slutsatsen? Migreringar kan antingen förstöra ditt företag eller bana väg för enorm tillväxt.
4. Optimera och skala
Användningen sker inte automatiskt, och ineffektivitet löser sig inte av sig själv. Det verkliga arbetet börjar nu.
Saker att hålla koll på:
✅ Använder teamen det verkligen? Spåra användningsgraden. Om människor håller fast vid gamla verktyg, ta reda på varför – brist på utbildning, saknade funktioner eller bara vana?
✅ Lyssna på ditt team. Fråga vad som fungerar och vad som är frustrerande. Små justeringar, som en ny integration eller bättre automatisering, kan göra införandet smidigt.
✅ Se till att det kan skalas upp efter dina behov. Det som fungerar för ett team på 50 personer kanske inte fungerar för ett team på 500 personer. Kontrollera om din plattform kan hantera tillväxt – oavsett om det handlar om fler användare, fler arbetsflöden eller djupare integrationer.
📌 Exempel: Om ditt nya system har funktioner för automatisering av arbetsflöden kan du optimera processer som uppgiftsfördelning, godkännanden och rapportering för att eliminera repetitiva manuella uppgifter.
Hur ClickUp hjälper till med SaaS-konsolidering
Din SaaS-stack ser förmodligen ut som en rörig garderob. Du började med ett verktyg, sedan lade du till ett annat eftersom det saknade en viss funktion, sedan ytterligare ett för samarbete, och innan du visste ordet av hade du fem verktyg bara för att hantera ett projekt.
Det är rörigt. Det är dyrt. Och värst av allt, det saktar ner dig.
Men det finns en lösning på dessa gigantiska problem. Presentera ClickUp, allt-i-ett-appen för arbete. Istället för att jonglera med flera projekt och verktyg, tänk dig att ha en plattform som kombinerar uppgifts- och kunskapshantering, chatt, dokument, mål och automatisering i en smidig arbetsyta – allt drivet av AI.
ClickUp hjälper dig att:
1. Centralisera ditt arbete på ett ställe
Bra projektledning börjar när du har allt du behöver samlat på ett ställe. ClickUps projektledningslösning är utformad för team som vill ha full insyn, smidig samverkan och en enda källa till information för allt sitt arbete.
Du får:
- Uppgiftshantering: Använd anpassningsbara uppgifter med underordnade deluppgifter och checklistor för att dela upp komplexa projekt och säkerställa tydlighet och organisation.
- Flera vyer: Välj mellan mer än 15 anpassade vyer, inklusive listor, tavlor, kalendrar och Gantt-diagram, för att visualisera projekt på ett sätt som passar ditt teams arbetsflöde.
- Dashboards och rapportering: Skapa anpassningsbara dashboards med över 50 widgets för att övervaka KPI:er, milstolpar och teamets kapacitet.
- Tidrapportering: Övervaka produktiviteten och hantera budgetar effektivt med ClickUp Time Tracking, som möjliggör exakt loggning av timmar och utvärdering av fakturerbar tid.
- Resurshantering: Optimera teamets arbetsbelastning med kapacitetsöversikter i realtid, vilket möjliggör en balanserad uppgiftsfördelning.
Vill du effektivisera projektledningen med hjälp av AI? Använd ClickUp Brain:
Nu när teamlösningen är på plats är det dags att definiera vad framgång innebär. Vad arbetar vi mot? Hur mäter vi framsteg?
Vi vänder oss till ClickUp Goals.
✅ Definiera övergripande mål och dela upp dem i mätbara delmål. Istället för vaga ambitioner som "förbättra kundupplevelsen" kan du skapa specifika mål, t.ex. "Öka NPS-poängen från 40 till 60 inom 6 månader". Med ClickUp kan du definiera antal, valuta, sant/falskt och uppgiftsbaserade mål, vilket gör framstegen mätbara.
✅ Koppla det dagliga arbetet direkt till målen. Med Goals kan du koppla uppgifter till specifika mål och automatiskt uppdatera framstegen allteftersom arbetet slutförs. Det innebär att teammedlemmarna alltid vet varför deras arbete är viktigt och hur deras insatser bidrar till företagets mål.
✅ Organisera mål i strukturerade mappar för olika team och initiativ. Håll marknadsförings-, försäljnings-, produkt- och verksamhetsmål snyggt kategoriserade, så att varje avdelning vet vad framgång innebär för dem.
Men utan en central plats för dokumentation slösar teamen tid på att söka efter detaljer, upprepa frågor och förlora viktiga insikter.
ClickUp Docs löser detta genom att hålla reda på var arbetet utförs.
ClickUp Docs går utöver statiska dokument och är byggt för handling. Du kan länka dem direkt till uppgifter så att allt från projektplaner och strategidokument till processriktlinjer förblir kopplade till genomförandet.
Denna centrala dokumentationshub, precis som allt annat i ClickUp, drivs av ClickUp Brain. Den förenklar arbetet genom att skapa, organisera, sammanfatta och uppdatera information på nolltid. Du kan be Brain att generera en projektbeskrivning, sammanfatta ett möte, skapa deluppgifter, tilldela uppgifter eller förfina ett strategidokument.
Med ClickUp Brain kan du också välja mellan flera LLM:er, såsom ChatGPT och Claude, för att få jobbet gjort. På några ögonblick har du ett färdigt dokument som du kan länka direkt till din projektdashboard så att viktiga insikter förblir synliga och användbara.
2. Migrera och integrera utan störningar
Nu när dina projekt och mål är strukturerade i ClickUp är nästa steg att överföra ditt befintliga arbete utan att störa arbetsflödena.
ClickUp gör det enkelt att byta från andra verktyg utan att förlora viktig kunddata eller momentum.
Med inbyggda importfunktioner kan du importera projekt, uppgifter och arbetsflöden från plattformar som Asana, Trello, Monday.com, Jira och många fler med bara några få klick.
Du kan också importera data från dokument i Google Workspace och Microsofts ekosystem.
Dessutom säkerställer ClickUps över 1000 integrationer att information flödar smidigt mellan plattformar.
3. Automatisera arbetsflöden
När dina projekt, mål och integrationer är på plats är det sista steget att eliminera manuellt arbete och ta bort extra verktyg som du inte längre behöver.
Med ClickUp Automations kan du:
- Tilldela uppgifter automatiskt baserat på projektstatus, prioritet eller arbetsbelastning (ingen manuell delegering längre).
- Aktivera aviseringar och statusuppdateringar så fort framsteg görs, så att ingen behöver jaga uppföljningar.
- Flytta automatiskt uppgifter genom arbetsflöden – från godkännanden till överlämningar, arbetet fortsätter utan flaskhalsar.
- Spåra varje automatisering i en revisionslogg så att du alltid vet vad som händer bakom kulisserna.
4. Förbättra realtidssamarbetet mellan teamen
Även om allt är konsoliderat förlitar sig de flesta team fortfarande på separata chattappar för att diskutera arbetet. Det innebär ytterligare en app att växla mellan, ytterligare en plats där information går förlorad och ännu en SaaS-räkning som staplas upp.
ClickUp löste detta med ClickUp Chat.
Nu kan du, istället för att hoppa mellan olika verktyg, göra följande:
- Diskutera viktiga projektdetaljer i realtid, precis där arbetet utförs.
- Omvandla meddelanden till ClickUp-uppgifter så att åtgärder aldrig går förlorade i ändlösa trådar.
- Använd ClickUp Brain i chatten för att få omedelbara svar, tilldela uppgifter, skapa sammanfattningar eller till och med skriva utkast till svar utan att lämna konversationen.
- Håll allt i sitt sammanhang eftersom chattråd, uppgiftslänkar och dokumentation finns på samma arbetsplats.
Förenkla, effektivisera och skala upp med superappen
SaaS-konsolidering handlar om att skapa ett smartare och effektivare sätt att arbeta.
Med ClickUp kan du minska kostnaderna, eliminera apptrötthet och samla allt (uppgifter, dokument, mål, automatisering och AI) på en kraftfull plattform. Inget mer växlande mellan appar eller osammanhängande arbetsflöden – bara en smidig, allt-i-ett-arbetsplats byggd för snabbhet och effektivitet.
Varför hantera en uppblåst SaaS-stack när ClickUp sköter allt?
Registrera dig på ClickUp idag och upplev skillnaden själv.