De mest effektiva teamen behöver förstklassig programvara för att nå sina mål.
Enligt studien Cisco 2023 Global Networking Trends har 66 % av organisationerna över 40 % av sin arbetsbelastning i flera moln. De flesta organisationer använder mer än tio SaaS-applikationer, bland annat för teamsamarbete, CRM, uppgiftshantering, videokonferenser och automatisering, för att nämna några.
Att hantera och säkra dessa applikationer blir extremt viktigt, men de medför flera utmaningar, inklusive implementeringshinder, skugg-IT, problem med datamigrering och oförutsedda kostnader.
Så, hur övervinner man dessa utmaningar och hanterar effektivt en enorm mängd applikationer? Svaret ligger i SaaS-driftshantering.
I den här artikeln lär du dig:
- Vad är SaaS-driftshantering?
- Hur man hanterar SaaS-verksamhet i olika avdelningar
- Vilka utmaningar du kan möta och hur du kan övervinna dem, samt
- Hur man bedriver framgångsrik SaaS-driftshantering
Låt oss dyka in. 👇
Vad är SaaS-drift?
SaaS-drift eller SaaSOps avser en uppsättning operativa processer som inkluderar en organisations styrning, hantering, inköp och användningsoptimering av SaaS-verktyg.
De täcker hela livscykeln för SaaS-applikationsaktivitet, från upptäckt och upphandling till onboarding och offboarding och allt däremellan.
Med rätt hantering kan du implementera en solid strategi för SaaS-driftshantering som ökar produktiviteten, förbättrar datasäkerheten och efterlevnaden, optimerar kostnaderna och stöder din organisations tillväxt.
Varför SaaS-drift är mycket effektivare än traditionell drift
Det finns ingen verklig konkurrens mellan SaaS och traditionella lösningar, som innebär att programvaran installeras direkt på företagets hårdvara.
Du måste dock förstå skillnaden mellan de två för att få en heltäckande bild av SaaSOps-hantering och hur det är bättre för ditt företag.
Låt oss förstå detta med hjälp av en tabell. 👇
| Funktion | SaaS | Traditionell programvara |
| Tillgänglighet och bekvämlighet | Huvudsakligen molnbaserat, tillgängligt från var som helst med internetuppkoppling; inga installationer eller manuella uppdateringar krävs. | Kräver inköp av licenser, installation av programvara på lokala datorer och regelbundna manuella uppdateringar. |
| Kostnadseffektiva lösningar | Den prenumerationsbaserade modellen inkluderar alla kostnader i en enda avgift, vilket är budgetvänligt. | Initiala kostnader för licenser, hårdvara och infrastruktur; löpande kostnader för underhåll, uppdateringar och support |
| Skalbarhet och flexibilitet | Enkel skalbarhet; lägg till eller ta bort användare enkelt; olika planer och funktioner anpassade efter specifika behov | Begränsad skalbarhet och anpassningsbarhet, kostsamt och tidskrävande att utöka eller anpassa |
| Automatiska uppdateringar och underhåll | Tjänsteleverantören hanterar uppdateringar och underhåll, vilket frigör tid och resurser. | Användarna ansvarar för att uppdatera och underhålla applikationen, vilket är tidskrävande och irriterande. |
| Samarbete och integration | Utformad för smidig integration med andra applikationer, vilket möjliggör effektiviserade arbetsflöden och samarbete i realtid. | Kräver ofta ytterligare utvecklingsarbete och resurser för integration med andra applikationer. |
| Förbättrad säkerhet och dataskydd | SaaS-leverantörer hanterar kryptering, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsgranskningar, vilket garanterar förstklassig säkerhet. | Enskilda organisationer som ansvarar för att implementera säkerhetsåtgärder kanske inte uppnår samma säkerhetsnivå som SaaS-leverantörer. |
| Katastrofåterställning och redundans | Hostas i säkra datacenter med flera redundanser och backupsystem, vilket säkerställer dataintegritet och tillgänglighet. | Kan sakna samma redundans och alternativ för katastrofåterställning; sårbara för dataförlust och driftstopp |
| Snabb distribution | Möjliggör snabb distribution. Användare kan logga in och börja använda programvaran omedelbart. | Innebär en lång installation och konfigurationsprocess, vilket leder till driftstopp |
| Global åtkomst och distansarbete | Den kan nås från var som helst med en internetanslutning, vilket är idealiskt för distansarbete. | Bundna till specifika maskiner eller platser, vilket hindrar flexibiliteten i distansarbete |
| Regelbundna funktionsuppdateringar | Frekventa funktionsuppdateringar och förbättringar för att säkerställa att programvaran förblir relevant och konkurrenskraftig | Sällsynta uppdateringar, vilket kan göra att användarna går miste om värdefulla funktioner och förbättringar |
Att ständigt bygga, testa och leverera förbättringar av programkod och användarmiljöer genom kontinuerlig utveckling (CD) har blivit avgörande för att möta kundernas krav.
Traditionella lokala system kan inte hålla jämna steg med ständigt föränderliga krav. Därför är SaaS-verksamhet avgörande för att uppnå dina affärsmål.
SaaS-driftsramverket
SaaS Operational Framework är en struktur som hjälper dig att maximera värdet av din SaaS-verksamhet.
Ramverket kan delas upp i två huvuddelar:
- SaaS-driftskomponenter (vad ingår i arbetet) och
- SaaS-livscykel (hur det hela utvecklas över tid)
SaaS-driftskomponenter
När man hanterar SaaS-verksamhet finns det några viktiga komponenter att tänka på.
De är:
1. SaaS-mål:
Målen inkluderar tydliga mål och resultat för din SaaS-implementering och drift av flera underkomponenter, såsom:
- Applikationssynlighet och utgiftshantering: Detta innebär en omfattande översikt över dina applikationer, inklusive deras användning, utgifter, kontrakt och avkastning. Med denna synlighet kan du övervaka både godkända och icke godkända appar tillsammans med deras avdelningsutgifter.
- Infrastrukturhantering: Detta omfattar allt från att konfigurera servrar till att se till att de är korrekt patchade och uppdaterade. Dedikerade SaaS-verktyg effektiviserar dessa uppgifter, vilket möjliggör snabbare installationer och regelbundna uppdateringar.
- Applikationshantering: Detta innefattar att avgöra vilka appar som är nödvändiga för din affärsverksamhet och vilka som kan avvecklas baserat på hur de används och användarnas beteende.
- Användarhantering: Detta innebär att hålla reda på dina användare, hjälpa dem med deras arbetsuppgifter och övervaka användartrender.
- Säkerhet och efterlevnad: Detta innebär att man implementerar kraftfulla åtgärder för datasäkerhet och efterlevnad, såsom enkel inloggning (SSO), multifaktorautentisering (MFA) och rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC). Dessa åtgärder hjälper till att hantera anställdas åtkomst till applikationer och skydda dina data.
- Onboarding och offboarding: Det handlar om att hantera införandet eller utfasningen av olika mjukvarutjänster.
2. Berörda intressenter:
Denna komponent täcker dina viktigaste intressenter och deras roller i din SaaS-verksamhet.
Effektiv SaaSOps-hantering är beroende av effektivt samarbete och utbildning mellan IT, affärsenheter och SaaS-leverantörer.
3. SaaSOps-processer:
Detta innebär att standardisera dina SaaS-arbetsflöden för distribution och användning.
Den täcker också förändringshanteringsprocedurer, som behövs när utvecklare släpper nya uppdateringar eller när du gör ändringar i dina SaaS-applikationer.
4. Kontinuerlig mätning:
I det här avsnittet beskrivs dina KPI:er baserat på dina SaaS-mål och det SaaS-verktyg för driftshantering som du använder för att spåra dem.
Viktiga mätvärden inkluderar mjukvaruanvändning, adoption och ROI, men du bör välja de som bäst passar dina affärsbehov.
5. Ansvarsskyldighet:
Denna komponent fokuserar på delat ansvar för SaaS-applikationer och processer.
Det innefattar att tilldela tydliga roller för underhåll, säkerhet och efterlevnad samt att se till att individer och team är ansvariga för att uppnå mål och KPI:er, vilket spåras genom dina övervakningssystem. Allt detta är en del av att säkerställa ansvarsskyldighet.
✏️ Obs: Detta är bara några av de viktigaste komponenterna i SaaSOps, och det finns många fler, beroende på storleken och typen av bransch du arbetar i.
SaaS-driftens livscykel
SaaS-driftens livscykel börjar med implementeringsplanering och slutar med en framgångsrik avveckling.
Vi kan sammanfatta livscykeln för din SaaS-verksamhet som en serie av sekventiella aktiviteter:
- Välj potentiella SaaS-applikationer som stämmer överens med dina affärsmål och målsättningar.
- Implementera de mest lämpliga applikationerna och involvera alla relevanta intressenter
- Hantera anställdas åtkomst till dessa applikationer och säkerställ ansvarsskyldighet för varje process och operation.
- Övervaka KPI:er som användningsgrad, användartrender och applikationsprestanda
- Hantera eventuella problem som kan uppstå under processen
- Skapa, tilldela och återta konton
- Hantera dina kostnader med hjälp av ackumulerade data
Utmaningar för SaaS-drift
Att hantera SaaS-verksamhet är som att gå på lina – du måste hitta balansen.
Välj noggrant rätt SaaS-plattform för drift, investera i teamutbildning och säg upp alla prenumerationer som inte uppfyller dina behov.
Låt oss titta på några vanliga utmaningar inom SaaS-drift så att du kan vara beredd att hantera dem om de uppstår.
Utmaning 1: Efterlevnad av dataskyddslagar
Att följa olika branschregler och efterlevnadsstandarder, såsom SOC 2, GDPR, CPAA, HIPAA och PCI DSS, komplicerar SaaS-verksamheten. Det kräver kontinuerlig övervakning och uppdateringar av din SaaS-programvara, särskilt inom sektorer som hälso- och sjukvård eller finans.
Om du inte följer reglerna kan det leda till höga böter, juridiska problem och skada ditt varumärkes rykte.
År 2017 gick Zenefits, ett SaaS-företag som hade stigit till ett värde av 2 miljarder dollar , dramatiskt i konkurs eftersom det inte kunde hålla jämna steg med efterlevnad och regleringsstandarder. Ett annat exempel är Anthem Inc. s förlikning på 16 miljoner dollar enligt HIPAA för några år sedan, orsakad av ett dataintrång på grund av cyberattacker.
Utmaning 2: Ineffektiva onboarding- och offboarding-processer
SaaS ger dina anställda nya möjligheter, men dess potential förblir outnyttjad om de inte känner till den tillgängliga programvaran och hur den används. Därför är tydlig kommunikation under programvaruintroduktionen avgörande.
Skapa en checklista för SaaS-onboarding som innehåller:
- informera dina anställda om de tillgängliga SaaS-verktygen i stacken
- förklara hur varje verktyg tillämpas på deras specifika roll
- tillhandahålla dokumentation och support
- erbjuder praktisk erfarenhet och
- regelbundet kolla in och ge support
Att skapa en appkatalog förenklar åtkomsten för både nya och befintliga anställda. Den centraliserar information om standardprogramvara och inköpsrutiner.
Offboarding är lika viktigt som onboarding, men trots riskerna förbises det ofta.
Du bör hantera data på ett säkert sätt vid avgång, säkerställa korrekt överföring eller borttagning och säga upp programvarulicenser i enlighet med lagstadgade normer.
Dåliga rutiner för avveckling av anställningar kan leda till överträdelser av regler. Att till exempel låta före detta anställda behålla tillgång till känslig information kan bryta mot regler som HIPAA eller GDPR, vilket kan leda till höga böter och rättsliga åtgärder.
Utmaning 3: Skugg-IT
Shadow IT avser anställda som använder icke auktoriserade SaaS-applikationer utan IT-avdelningens godkännande. Detta kan leda till säkerhetsrisker, efterlevnadsproblem och datafragmentering, vilket hämmar produktiviteten.
För att bekämpa skugg-IT måste din organisation:
- Använd effektiv SaaS-upptäckt för att få överblick och insikt i hela din SaaS-portfölj
- Fokusera på att bygga relationer med dina icke auktoriserade SaaS-köpare och förstå deras behov
- Definiera en SaaS-styrningsstrategi för att förhindra framtida fall av skugg-IT. Denna strategi bör kontrollera vad som kommer in i din teknikstack, definiera IT-hanteringsnivåer och fördela ansvaret för SaaS-hantering.
Utmaning 4: Dolda kostnader och överkonsumtion
Enligt en rapport från 2024 avsätter organisationer cirka 45 miljoner dollar årligen till SaaS-utgifter. En betydande del av denna budget (cirka 18 miljoner dollar) slösas dock bort på oanvända licenser.
Utan effektiva strategier för kostnadsövervakning och optimering riskerar du att spendera för mycket på SaaS-prenumerationer, licenser och tjänster, vilket tär på dina finansiella resurser och hindrar strategiska initiativ.
En effektiv lösning är att rationalisera applikationer och ta bort onödiga applikationer från din stack.
Ett annat tillvägagångssätt är rightsizing, dvs. att endast köpa den mängd och varaktighet av licenser som du behöver och inte mer än så. Båda kräver insikter om hur, var och varför SaaS används i din stack.
Utmaning 5: Hantera SaaS-budgeten för att identifiera potentiella besparingar
Okontrollerade SaaS-abonnemang och oväntade utgifter kan belasta dina finansiella resurser och störa dina budgetplaner.
För att undvika överdrivna utgifter bör du fokusera på att hantera kostnaderna effektivt. På så sätt kan du förutsäga utgifter, fördela resurser på ett klokt sätt och maximera avkastningen på dina investeringar.
Bästa praxis för att optimera SaaS-drift
Här är några bästa praxis att använda när du optimerar din SaaS-verksamhet: 👇
1. Centralisera databashanteringen
När du rådfrågar någon om SaaSOps är deras första råd att centralisera dina SaaS-applikationer i en enda databas.
Detta centraliserade system ger dig optimal insyn i hela organisationens SaaS-stack och ger en fullständig bild av användaridentitet och åtkomst till applikationer och resurser.
2. Analysera dina SaaS-användningsdata
Analysera dina användningsdata noggrant genom att granska varje applikation för att avgöra om alla anställda med licenser verkligen behöver dem.
Du hittar denna information i adminpanelen för många applikationer eller samlad i en SaaS-hanteringsplattform. Identifiera dessutom de anställda som skulle kunna dra nytta av reducerade eller gratis licenser istället för premiumlicenser.
3. Välj att tillhandahålla åtkomst i SaaS-verksamheten
Provisionering i SaaS innebär att bevilja åtkomst och resurser till nya användare, hantera användarkonton och tilldela åtkomstnivåer och behörigheter.
Detta steg ger dig de verktyg och åtkomsträttigheter du behöver för att kunna utföra din roll på ett effektivt sätt.
4. Implementera enkel inloggning (SSO)
Med enkel inloggning (SSO) i företagsmiljöer kan du använda en uppsättning inloggningsuppgifter för att logga in en gång och få åtkomst till alla tillåtna SaaS-appar, webbplatser och data i företaget.
SSO hanterar viktiga affärsutmaningar genom att tillhandahålla:
- Förbättrad säkerhet och efterlevnad
- Förbättrad användbarhet och nöjdhet
- Minskade IT-kostnader
Implementering av SaaS i verkligheten
Låt oss guida dig steg för steg genom hur du effektivt kan implementera SaaS i ditt företag.
Steg 1: Planera ditt projekt
I denna fas före implementeringen ska du bestämma de viktigaste kontrollfaktorerna för din projektledning. Detta inkluderar:
- Skapa ditt ideala SaaS-team
- Definiera projektets omfattning genom att rita upp en tidskarta och sätta upp milstolpar
- Upprätta tydliga kommunikationskanaler mellan berörda intressenter
- Förbereda en datamigreringsstrategi för att minimera driftstopp och minska dataförluster
Steg 2: Anpassa din konfiguration
Anpassa SaaS-programvaran efter dina specifika behov. Se till att kommunikationen mellan din organisation och den externa SaaS-leverantören är tydlig så att dina krav definieras exakt.
Steg 3: Migrera dina data
Detta är det viktigaste steget i din SaaS-implementering. Det innebär att överföra data samtidigt som risken för dataförlust minimeras, vilket kan orsaka allvarliga ekonomiska bakslag.
För att minimera risken måste du rensa, formatera och förbereda dina data för den nya destinationen och vara vaksam mot potentiella säkerhetshot. Se också till att ha en säkerhetskopia redo ifall det uppstår problem under processen.
Steg 4: Integrera befintlig programvara
Integrera befintliga applikationer och annan användbar programvara i det nya SaaS-systemet för att säkerställa ett smidigt arbetsflöde.
Steg 5: Testa systemet
Ignorera inte testfasen. Testa programvarans funktionalitet noggrant för att säkerställa att den fungerar bra under tung belastning och stressiga förhållanden.
Steg 6: Utbilda ditt team
Utbilda dina teammedlemmar i hur man använder den nya programvaran. Implementeringen kommer att misslyckas om ditt team inte kan använda programvaran effektivt.
Läs också: De bästa SaaS-konferenserna att delta i för affärsframgång
Steg 7: Distribuera programvaran
Rulla ut programvaran försiktigt i hela organisationen. Du kan också göra detta i omgångar för att begränsa friktionen. Var proaktiv och vaksam när det gäller eventuella problem som kan uppstå i systemet under denna fas och försök att ta itu med dem omedelbart.
Under implementeringen bör du tillhandahålla rollbaserad åtkomstkontroll för att upprätthålla en säker arbetsmiljö.
Steg 8: Implementera rollbaserad åtkomstkontroll
Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) hjälper dig att hantera användarbehörigheter inom ett system baserat på fördefinierade roller. Som SaaSOps-administratör tilldelar du specifika roller till användare och begränsar därmed deras åtkomst till endast de data och funktioner som är nödvändiga för deras specifika jobb.
Detta förbättrar datasäkerheten avsevärt genom att minska risken för obehörig åtkomst och dataintrång. Du kan hantera dessa behörigheter via ett centralt system och ändra dem efter behov.
Steg 9: Övervaka och optimera
Fasen efter implementeringen är minst lika viktig, om inte viktigare. Du måste kontrollera systemets prestanda och göra nödvändiga justeringar regelbundet. Att samla in feedback från användarna och övervaka KPI:er som användningsgrad, CSAT, NPS, avhoppningsfrekvens etc. är viktiga aspekter av detta steg.
Hur gynnar optimerade SaaS-operationer dig?
Optimerade SaaS-operationer är som en väloljad maskin. De säkerställer att dina affärsaktiviteter fungerar smidigt på flera nivåer.
Här är några av fördelarna:
- Ökad arbetseffektivitet: En väloptimerad SaaS-stack effektiviserar arbetsflöden och hjälper dina team att snabbt anpassa sig till processerna, vilket i slutändan förbättrar deras produktivitet.
- Lägre kundanskaffningskostnader: Det minskar kundanskaffningskostnaderna avsevärt genom att skapa en strömlinjeformad marknadsföringstratt, implementera marknadsföringsautomatisering och minimera mänsklig inblandning i processen.
- Bättre kundupplevelse: Genom att erbjuda en upplevelse utan för många hinder kan du öka kundnöjdheten och behålla fler kunder.
- Ökad app-synlighet: Det fungerar som en grund för att effektivisera din applikationsportfölj, anpassa licensiering baserat på användarnas behov och säkerställa att dina team endast använder säkra och godkända appar.
- Minskade onödiga utgifter och driftskostnader: Det innebär minskade onödiga SaaS-utgifter genom att identifiera och ta bort underutnyttjade licenser.
- Förbättrad datasäkerhet: Det förbättrar dataskyddet genom att öka insynen i vilka appar dina team använder.
Läs också: Den bästa CRM SaaS-programvaran för team
SaaS-verktyg och resurser
Vi har pratat mycket om hur du kan optimera din SaaS-verksamhet för att säkerställa bättre resultat. Men som du har sett kan de enkla stegen snabbt bli överväldigande. Här har vi ett tips till dig.
SaaS-verktyg och resurser kan underlätta optimeringen. De introducerar användbara element som AI, automatisering, enhetliga gränssnitt och mycket mer.
Nu undrar du kanske: ”Vilka SaaS-verktyg ska jag använda?” Det är den enkla delen. Vi rekommenderar ClickUp, en one-stop-shop för alla dina SaaSOps-behov.
ClickUp hjälper team att förenkla SaaS-onboarding och skapar en arbetsyta för effektiviserade arbetsprocesser. Du kan skapa en ClickUp-hierarki med uppgifter och deluppgifter, var och en med egna beskrivningar, statusar och kommentarer, för att få en detaljerad överblick över dina arbetsprocesser. Det kan hjälpa dig att organisera arbetet noggrant efter avdelningar, team, projekt, kampanjer etc., med möjlighet att zooma ut och se arbetet över dessa olika områden.
ClickUps flera anpassningsbara vyer ger dig en översikt över alla dina SaaS-operationer. Du kan visa uppgifter som en lista, tavla, kalender, tidslinje, arbetsbelastning etc.
I arbetsbelastningsvyn kan du till exempel visualisera ditt teams kapacitet och hantera resurser. I tavelvyn – en populär vy för agila team – kan du visualisera uppgifter efter status. Du kan dra och släppa dina uppgifter för att enkelt flytta dem genom ditt arbetsflöde.
Dessutom får du tillgång till flera färdiga ClickUp-mallar med anpassningsbara fält så att du kan forma dem efter dina affärsbehov.
ClickUps projektledningsplattform är en allt-i-ett-lösning som för dina team närmare varandra med sammankopplade arbetsflöden, dokument, realtidsdashboards och mycket mer.
ClickUps realtidsdashboards ger dig en överblick över ditt teams verksamhet. De kan fungera som ditt huvudkontor för att spåra ditt projekt.
ClickUps arbetsflödesautomatisering gör det möjligt att samla in och konsolidera data genom anpassningsbara formulär. De standardiserar och förenar processen för att begära, komma åt och underhålla data från dina anställda. Du kan använda villkorslogik för att samla in relevanta detaljer för allt från felrapporter och nya idéer till begäran om åtkomst till programvara.
Om du letar efter mer kraftfull automatisering bör du definitivt kolla in ClickUp Brain. Det är världens första neurala nätverk som kopplar samman dina uppgifter, dokument, medarbetare och all din företags kunskap med AI. Med det kan du ställa in automatiska uppdateringar av framsteg, generera standups, sammanfatta mötesanteckningar och snabbt analysera data för att skapa diskussionspunkter för rapporter.
Hur ser framtiden ut för SaaS?
Över 70 % av organisationerna världen över använder någon form av SaaS-verktyg. Kombinera detta med det faktum att distansarbete blir allt populärare, med 12,7 % av heltidsanställda som arbetar på distans och 28,2 % som följer en hybrid arbetsmodell, så ser SaaS-branschen en massiv tillväxt.
Det blir därför avgörande att upprätthålla en robust SaaS-stack. När din organisation växer blir detta ramverk ännu viktigare för dig som driftschef och företagsledare. Det gör att din verksamhet fortsätter att fungera smidigt och säkerställer att ditt team förblir produktivt, oavsett var de arbetar. Rätt programvara för SaaS-driftshantering kan vara avgörande här.
Relaterat: Viktiga SaaS-marknadsföringsstrategier för ett växande företag
Optimera din SaaS-verksamhet med ClickUp
Även om företag ofta betonar vikten av att använda SaaS, förbiser de ibland fallgroparna med att inte optimera sin SaaS-verksamhet. Du vill inte hamna i den fällan.
Använd de föreslagna strategierna och, viktigast av allt, använd ett SaaS-verktyg för drift och projektledning som kan minska arbetsbelastningen för dina SaaS-driftteam avsevärt.
Välj ClickUp som din centrala SaaS-hanteringsplattform och registrera dig idag. Upplev våra kraftfulla funktioner utan kostnad. Gå med i över 2 miljoner team världen över som förbättrar sin produktivitet dagligen med ClickUp.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Vad innebär SaaS-drift?
SaaS-drift, eller SaaSOps, avser den omfattande uppsättning regler som styr styrning, hantering, inköp och användningsoptimering av SaaS-produkter.
2. Vad står SaaS för?
SaaS står för Software as a Service, en molnbaserad mjukvarudistributionsmodell där applikationer hostas av en tredjepartsleverantör och görs tillgängliga för användare via internet.
3. Vad är en SaaS-driftmodell?
En SaaS-driftsmodell omfattar livscykeln för SaaS-applikationer, från upptäckt och upphandling till onboarding och offboarding, inklusive hantering och optimering under hela processen. Det innefattar applikationssynlighet, infrastrukturhantering, användarhantering, säkerhet, efterlevnad, automatisering och mycket mer.