Onboarding är inte så enkelt som det ser ut. För anställda innebär det att hitta och fylla i oändliga dokument, sitta igenom introduktionskurser och försöka förstå kontorsdynamiken (inklusive var den eftertraktade kaffemaskinen finns).
För HR-personal och företagare innebär det dock att brottas med högar av pappersarbete i samband med introduktionen.
Överraskande nog medger 58 % av företagen att de lägger mer tid på processer och pappersarbete under introduktionen än på den faktiska medarbetarupplevelsen.
Det finns dock något som kan göra processen smidigare och snabbare: mallar för medarbetarinformationsformulär som ger en ram för insamling av data. Dessa mallar förenklar datainsamlingen, organiserar medarbetaruppgifterna och säkerställer att all viktig information finns tillgänglig.
I den här artikeln delar vi med oss av 16 kostnadsfria mallar för medarbetarinformationsformulär som hjälper dig att snabba på onboardingprocessen för dina medarbetare. Låt oss börja!
Vad är en mall för anställdas informationsformulär?
Risken att uppgifter om nyanställda sprids över e-postmeddelanden och kalkylblad är ganska stor.
Det är därför erfarna HR-team förlitar sig på en mall för anställdas information, ett fördesignat dokument som förenklar insamling och organisering av anställdas information. Detta formulär täcker alla väsentliga uppgifter: personuppgifter, kontaktinformation, kontaktpersoner i nödfall, arbetsrelaterade uppgifter och, vid behov, utbildningsbakgrund.
Det eliminerar också behovet av att jaga nya medarbetare för att få fram saknad information – du får rena, standardiserade medarbetarregister redan från början.
Viktiga komponenter i ett formulär för medarbetarinformation
HR-avdelningen är juridiskt ansvarig för att hantera och skydda medarbetarnas data. Underlåtenhet att göra detta kan leda till allvarliga påföljder.
Det svåra? Att manuellt hantera en stor mängd medarbetarinformation är ingen lätt uppgift och medför många utmaningar under onboardingprocessen.
Att byta till ett formulär för medarbetarinformation förenklar denna process. Det hjälper till att samla in alla viktiga uppgifter om nyanställda, vilket säkerställer en smidig introduktion och håller medarbetarregistret organiserat och lätt att hantera.
Här är en kort sammanfattning av de viktigaste avsnitten:
| Avsnitt | Registrerade uppgifter |
| Personuppgifter | Fullständigt namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum och nationalitet |
| Anställningsuppgifter | Befattning, avdelning, startdatum, chefens namn och anställdas ID-nummer |
| Kontaktuppgifter i nödfall | Namn på kontaktperson i nödfall, telefonnummer, relation och alternativ kontaktperson |
| Skatte- och betalningsinformation | Bankkontouppgifter, skatteformulär, lönestruktur och anmälan till förmåner |
| Ytterligare fält | Utbildningsbakgrund, certifieringar, dokument som pass eller arbetstillstånd |
Om någon av dessa uppgifter saknas kan det leda till problem med efterlevnad eller mardrömmar när det gäller löneutbetalningar. Därför säkerställer en ny mall för medarbetarinformation att allt är välorganiserat, uppdaterat och tillgängligt när det behövs.
16 mallar för formulär för medarbetarinformation
Visst kan du skapa ett formulär för medarbetarinformation från grunden, men varför uppfinna hjulet på nytt när du inte behöver det?
Här är 16 perfekta mallar som underlättar ditt arbete inom HR.
1. ClickUp-formulärmall
Tänk dig att en nyanställds första dag närmar sig och du är överväldigad av att leta efter grundläggande uppgifter som startdatum, kontaktpersoner i nödfall och bankuppgifter.
ClickUp-formulärmallen eliminerar den stressen genom att hjälpa dig att skapa tydliga, organiserade formulär på några minuter. Med ClickUps funktion för anpassade fält för allt från personuppgifter till jobbspecifikationer samlar den in all viktig information om anställda på ett korrekt och säkert sätt.
Ännu bättre är att svaren sorteras automatiskt och är redo att användas, så att du kan hoppa över manuella uppföljningar och fokusera på en smidig introduktion för din nyanställda.
✨ Perfekt för: HR-team som hanterar introduktionen av nya medarbetare och alla som vill förenkla insamlingen och organiseringen av viktig medarbetarinformation.
2. ClickUp-mall för medarbetarutvärdering
Låt oss vara ärliga – medarbetarutvärderingar kan kännas som en jobbig syssla, både för HR och chefer.
Processen kan ibland bli överväldigande, eftersom medarbetarna hanterar många dokument, försöker komma ihåg viktiga prestationsmål och säkerställa rättvisa.
Det är här den kostnadsfria mallen för medarbetarutvärdering från ClickUp kommer in. Den förenklar prestationsutvärderingar med ett strukturerat, användarvänligt format som fångar upp allt du behöver – snabbt och korrekt.
Mallen gör det enkelt att samla in värdefull feedback, identifiera förbättringsområden och följa individuella framsteg över tid. Med anpassade fält kan du inkludera uppgifter som jobbtitlar, prestationer och förbättringsområden, vilket säkerställer konsekventa, rättvisa och fokuserade utvärderingar.
✨ Perfekt för: HR-team och chefer som vill underlätta medarbetarutvärderingar, förbättra prestationsuppföljningen och skapa en rättvis, konsekvent utvärderingsprocess som verkligen gynnar teamet.
3. ClickUp-mall för medarbetarfeedback
Har du någonsin undrat vad ditt team tycker om ledningen, arbetsmiljön eller till och med de "förmåner" som alla pratar om? Ärlig feedback från anställda kan vara avgörande för en arbetsplats, men det kan vara svårt att samla in den, särskilt när feedbacken är spridd och svår att agera på.
Använd istället ClickUps mall för medarbetarfeedback. Denna mall förenklar processen att samla in och hantera meningsfulla insikter från ditt team.
Med anpassade fält som företagskultur, tydlighet i rollen och utvecklingsmöjligheter kan du hantera dagliga utmaningar och förbättra teamets tillfredsställelse. Det är inte allt
🍪 Bonus: Kraftfulla visualiseringar gör det också möjligt att följa medarbetarnas åsikter över tid, vilket hjälper dig att upptäcka mönster och agera snabbt innan mindre problem blir större. Genom att samla feedback på ett ställe uppmuntrar denna mall till öppna, strukturerade samtal som bygger förtroende mellan medarbetare och ledning.
✨ Perfekt för: HR-team och chefer som vill främja öppenhet, följa upp stämningen i teamet och skapa en blomstrande, förtroendefull arbetskultur.
4. ClickUp-mall för internt anställningsformulär
Att tillsätta lediga tjänster internt är en vinst för alla – det sparar tid och resurser och visar ditt team att du värdesätter deras utveckling. Den enda utmaningen är att samla in all information om medarbetarna, verifiera roller och hantera ansökningar manuellt, vilket kan kännas som att bläddra igenom en oändlig hög med papper.
Det är här ClickUps mall för interna anställningsformulär kommer in och räddar situationen.
Denna mall förenklar den interna rekryteringsprocessen genom att hjälpa dig att snabbt och korrekt samla in viktig information, såsom anställdas register, nuvarande roller och relevanta färdigheter.
Med allt digitaliserat och centraliserat undviker du förväxlingar, säkerställer efterlevnad av anställningspolicyer och ger anställda en smidig, stressfri upplevelse.
✨ Perfekt för: HR-team som vill smidigare intern rekrytering, smidigt spåra ansökningar och upprätthålla korrekta, kompatibla medarbetarregister.
5. ClickUp-mall för undersökning om medarbetarengagemang
Enligt den senaste rapporten från Gallup känner sig 51 % av de anställda oengagerade. Det innebär att över hälften av din personal känner sig frånkopplade, omotiverade eller tröttnar på sina dagliga arbetsuppgifter.
Med rätt verktyg, som ClickUps mall för medarbetarundersökning, kan du samla in verkliga insikter om medarbetarnas nöjdhet och företagskulturen.
Denna mall hjälper dig att skapa riktade enkäter med anpassade frågor som avgör hur ditt team mår. Oavsett om du utvärderar arbetsglädje, arbetsförhållanden eller teamets moral, fångar den upp alla de mjukare aspekterna som ofta ignoreras på arbetsplatsen.
Det bästa av allt? Svaren samlas på ett ställe och är redo för analys, så att du kan upptäcka trender och identifiera områden som kan förbättras.
✨ Perfekt för: HR-personal och teamledare som vill mäta engagemang, följa förbättringar över tid och skapa en gladare och mer produktiv personalstyrka.
Att spåra och organisera företagets projekt är mycket enkelt och effektivt med programvaran ClickUp. Det är en mycket effektiv programvara för att hantera problem med uppgiftshantering och spåra framstegen i organisationens pågående uppgifter och projekt.
Att spåra och organisera företagets projekt är mycket enkelt och effektivt med programvaran ClickUp. Det är en mycket effektiv programvara för att hantera problem med uppgiftshantering och spåra framstegen i organisationens pågående uppgifter och projekt.
6. Mall för ansökningsformulär till ClickUp-workshop
Att planera en workshop kan vara spännande – tills du drunknar i ansökningar och inte har något organiserat sätt att hantera dem.
Mallen för anmälningsformulär till ClickUp-workshop förenklar processen genom att hjälpa dig att samla in och hantera information om deltagare snabbt och effektivt.
Istället för att leta igenom spridda e-postmeddelanden eller olika formulär samlar den här mallen viktig information, såsom namn, kontaktuppgifter och workshop-scheman, på ett lättillgängligt ställe.
Så här fungerar det: Med anpassningsbara fält kan du skräddarsy formuläret efter dina behov, så att du bara samlar in relevant information från deltagarna. Statusar som "Under granskning" eller "Godkänd" gör det enkelt att följa framstegen.
✨ Perfekt för: HR-team, evenemangsplanerare eller chefer som vill effektivisera deltagarregistreringen och workshoporganisationen med minimal ansträngning.
7. ClickUp-mall för intervjuhantering och rapportering
Enligt färska uppgifter får en typisk ledig tjänst inom ett företag i genomsnitt 250 ansökningar – och ärligt talat, att hantera en sådan mängd kandidater utan ett ordentligt system leder till kaos.
ClickUps mall för intervjuhantering och rapportering eliminerar gissningar från processen.
Det ger dig ett enda, organiserat utrymme för att spåra information om sökande, schemalägga intervjuer och samla in feedback från flera intervjuare.
Med allt samlat på ett ställe kan teammedlemmarna enkelt komma åt kandidatutvärderingar, jämföra anteckningar och ge strukturerad feedback i realtid.
✨ Perfekt för: HR-team och rekryterare behöver ett effektivt system för att organisera intervjuer, spåra feedback och fatta säkra anställningsbeslut utan att missa några detaljer.
8. Mall för jobbansökningsformulär från ClickUp
Att sortera jobbansökningar är tidskrävande och kan snabbt bli rörigt om du inte är organiserad. Det bästa du kan göra är att använda ClickUps mall för jobbansökningsformulär.
Det förenklar anställningsprocessen genom att du snabbt och konsekvent kan samla in viktig information från varje sökande, såsom personuppgifter, utbildningsbakgrund och tidigare anställningshistorik.
Med alla ansökningar samlade på ett och samma ställe kan du säga adjö till pappersspår och spridda e-postmeddelanden. Mallen gör det enkelt att spåra och granska kandidater, så att du kan fokusera på att identifiera de bästa talangerna istället för att drunkna i administrativt arbete.
Dessutom ger det en användarvänlig upplevelse för sökande, vilket visar att ditt företag värdesätter effektivitet och professionalism redan från början.
✨ Perfekt för: HR-team och rekryteringschefer som vill effektivisera ansökningsprocessen, organisera kandidatdata och enkelt attrahera de bästa talangerna.
9. ClickUp-mall för introduktion av nya medarbetare
Om du känner att du har för mycket att göra när du introducerar nya medarbetare är ClickUps mall för introduktion av medarbetare din bästa allierade.
Med den här mallen kan du skapa och organisera detaljerade checklistor för introduktionen, som täcker allt från presentationer till rollspecifik utbildning, så att ingenting glöms bort.
Planera möten inför startdatum, tilldela viktiga uppgifter och guida nyanställda så att de lär känna sina team och företagskulturen.
Dessutom samordnas allt på ett ställe, vilket gör det enkelt att följa framstegen och se till att alla nyanställda har de verktyg och den viktigaste informationen de behöver för att komma igång direkt.
✨ Perfekt för: HR-team och chefer som vill effektivisera introduktionen, hålla ordning på medarbetarinformationen och hjälpa nyanställda att känna sig informerade och delaktiga.
10. ClickUp-mall för medarbetarregister
Vi känner till problemet – det är din kollegas födelsedag och du vill skicka en tårta, men att hitta deras kontaktuppgifter är en utmaning du aldrig varit beredd på.
ClickUps mall för medarbetarregister eliminerar det besväret genom att ge dig en enda, organiserad samlingsplats för all medarbetarinformation. Oavsett om du letar efter någons e-postadress, befattning eller vill ta reda på vem som arbetar på vilken avdelning, har du allt du behöver i den här mallen.
Så här fungerar det: De lättanvända sökfunktionerna gör att du snabbt kan komma åt uppdaterade register, kontrollera vem som är på kontoret och se hur teamen är strukturerade.
Dessutom är det perfekt för nyanställda som vill lära känna teamet eller för alla som behöver snabbt hitta kontaktuppgifter utan att behöva skicka meddelanden med frågan ”Vem hanterar det här?”.
✨ Perfekt för: HR-team, chefer och anställda som vill centralisera personalregister, förbättra kommunikationen och hålla alla uppdaterade på ett enkelt sätt.
11. Mall för HR-formulär för medarbetarinformation från Collage
via Collage
Att hålla korrekta och uppdaterade uppgifter om anställda är ett lagkrav för alla arbetsgivare. Med HR-formuläret för anställdas uppgifter från Collage blir det enkelt att hantera alla typer av data, från personuppgifter till lönedetaljer och startdatum.
Med detta kostnadsfria formulär kan du samla in allt från anställdas namn och hemadresser till löner, förmåner och till och med uppgifter om ledighet.
Dessutom, med lagstiftning som kräver att arbetsgivare behåller vissa anställdas uppgifter under specifika tidsperioder – även efter att en anställd har slutat – kan du undvika potentiellt ansvar senare genom att ha allt ordentligt organiserat från början.
✨ Perfekt för: Arbetsgivare och HR-personal som söker ett tydligt och regelrätt sätt att samla in och hantera medarbetarinformation samtidigt som de enkelt uppfyller kraven på dokumentation.
12. CollageWord-mall för formulär för medarbetarinformation från AIHR
via AIHR
Visste du att om du inte samlar in medarbetarinformation korrekt och i tid kan det leda till lönefel som kostar över 600 dollar per incident?
För att undvika denna ekonomiska förlust erbjuder CollageWords mall för medarbetarinformation från AIHR ett bättre sätt att hantera information om nya medarbetare från dag ett.
Detta formulär är en omfattande översikt över en anställds personliga och arbetsrelaterade uppgifter, från startdatum till kontaktpersoner i nödfall och lönenivåer.
Detta verktyg förenklar administrativa uppgifter och håller dina medarbetarregister organiserade, säkra och uppdaterade. Det erbjuder gratis, anpassningsbara mallar i PDF- och Word-format.
✨ Perfekt för: HR-team och arbetsgivare som vill ha en effektiv och kompatibel lösning för att samla in och hantera medarbetarinformation under introduktionen.
Läs också: De 10 bästa verktygen för att genomföra onboarding-enkäter för nyanställda (frågor + mall)
13. PDF-mall för formulär med anställdas uppgifter av Charlie
via Charlie
Att introducera en nyanställd är spännande, men inte utan Charlies PDF-mall för anställdas uppgifter, som hjälper dig att samla in all information om den anställde.
Mallen är utformad för kontroller före anställning före den första veckan. Du kan samla in viktiga uppgifter som information om rätt att arbeta (pass och personnummer) före anställdas anställningsdatum, vilket säkerställer efterlevnad av lagar från dag ett.
Under den första veckan kan du sedan knyta ihop lösa trådar genom att samla in kontaktuppgifter för nödsituationer, personliga e-postadresser och till och med kostpreferenser.
Det finns mer avancerade verktyg för personalregister, men denna PDF-mall är en kostnadseffektiv och enkel lösning för företag som inte är redo att investera i programvara.
✨ Perfekt för: Små företag eller HR-team som söker ett prisvärt och enkelt sätt att samla in och hantera viktig medarbetarinformation under introduktionen.
14. Mall för anställdas rekommendationsformulär från 123 Form Builder
via 123 Form Builder
Det är inte lätt att anställa topptalanger, men dina bästa rekryterare sitter troligen redan på ditt kontor: dina anställda. Med mallen för anställdas rekommendationer från 123 Form Builder blir det enkelt för teamen att rekommendera utmärkta kandidater.
Så här fungerar det: Detta anpassningsbara formulär samlar in all viktig information om anställda och kandidater, till exempel vilka tjänster de söker och kompletterande filer som CV.
Ingen kodning krävs – dra, släpp och utforma formuläret efter ditt företags behov. Du kan publicera det via säkra länkar, bädda in det på din webbplats eller dela det på plattformar som Facebook eller WordPress.
När alla rekommendationer har skickats in lagras de i en säker online-databas för enkel granskning. Du kan komma åt data via en centraliserad instrumentpanel, exportera den till CSV eller Excel, eller integrera formuläret med verktyg som Google Drive för att förenkla uppföljningen.
✨ Perfekt för: Team som vill digitalisera och påskynda sin rekryteringsprocess och bygga upp en starkare talangpool.
15. Mall för formulär för anställdas hälsouppgifter från 123 Form Builder
via 123 Form Builder
När det gäller anställdas hälsa fokuserar de flesta organisationer på områden med direkta kostnader eller ansvar, såsom arbetsplatsolyckor, invaliditetsersättning eller användning av stödprogram för anställda. Men dessa mått ger bara en ytlig bild av din personalstyrkas övergripande fysiska och mentala välbefinnande.
Att utforma effektiva hälsostrategier – eller mäta deras effekt – är nästan omöjligt utan systematisk datainsamling.
Mallen för formulär för anställdas hälsouppgifter från 123 Form Builder hjälper organisationer att hantera denna utmaning.
Det förenklar insamlingen av viktig hälsorelaterad information – från sjukdomshistoria och kroniska sjukdomar till vaccinationsregister och kontaktuppgifter i nödfall – på ett säkert och bekvämt sätt.
✨ Idealisk för: Organisationer som är engagerade i att bygga en hälsokultur, förbättra personalens välbefinnande och hantera stigande sjukvårdskostnader med systematiska, datadrivna lösningar.
16. Mall för medicinskt samtyckesformulär för anställda från 123 Form Builder
via 123 Form Builder
Med tanke på den pågående bristen på kompetent personal och stigande sjukvårdskostnader är det inte längre valfritt att prioritera medarbetarnas hälsa.
Mallen för medicinskt samtyckesformulär för anställda från 123 Form Builder förenklar processen och gör det snabbt, säkert och bekvämt för arbetsgivare och nyanställda att hålla reda på pappersarbetet.
Med denna färdiga mall kan du skicka medicinska samtyckesformulär via e-post till nya anställda. Anställda kan fylla i formulären hemifrån eller när de är på resande fot.
Deras svar lagras säkert och är lättillgängliga för HR-teamet, vilket säkerställer att medarbetarinformationen är organiserad och uppfyller sekretesskraven.
✨ Perfekt för: HR-team som söker en säker, digital lösning för att hantera medicinska samtyckesformulär under introduktionen.
Hur man skapar och använder formulär för medarbetarinformation
Oavsett om du föredrar manuella metoder eller digitala verktyg finns det sätt att skapa ett formulär för medarbetarinformation som passar dig. Låt oss bryta ner det:
1. Google Forms
Om du letar efter något enkelt och gratis är Google Forms det rätta valet. Så här gör du:
- Börja från scratch eller använd en mall: Google Forms har färdiga mallar för HR. Anpassa dem efter dina behov.
- Lägg till dina frågor: Klicka på plusknappen (+) för att lägga till fält för personuppgifter, startdatum och annat du behöver.
- Anpassa ditt formulär: Justera tema, typsnitt och färger för ett professionellt utseende. Du kan även lägga till bilder eller videor för att göra det roligare (eller tydligare).
- Justera inställningar: Skydda svaren och hantera hur data samlas in. Länka svaren till Google Sheets för enkel spårning och analys.
Google Forms fungerar visserligen, men är inte perfekt – den grundläggande designen och de begränsade funktionerna kan göra att du önskar dig mer.
Läs också: De 9 bästa verktygen för personalhantering
2. Kalkylblad
Om du gillar gamla goda Excel eller Google Sheets kan du skapa ett manuellt formulär för medarbetarinformation:
- Lägg till kolumner för fullständigt namn, adress, kontaktpersoner i nödfall och andra viktiga uppgifter om medarbetarna.
- Dela den med nyanställda så att de kan fylla i eller uppdatera den direkt.
- Bonus: Använd filter och sorteringsalternativ för att hålla data organiserade och uppdaterade.
Manuellt? Ja. Men effektivt för mindre team.
3. ClickUp Forms: Den smartare lösningen
Om du är redo att slopa de otympliga kalkylbladen och ta ett steg uppåt är ClickUp rätt plats för dig.
ClickUp Forms samlar in dina medarbetardata och omvandlar dem till åtgärder.
✨ Så här fungerar det: ClickUp erbjuder massor av anpassningsbara fält som passar dina behov.
Oavsett om du ber om textsvar, rullgardinsmenyer eller kalendrar för startdatum kan varje fråga ha ett fält som anpassas efter svaret. På så sätt fyller medarbetarna i formulären korrekt samtidigt som du slipper krångel med röriga, inkonsekventa data.
Men det blir ännu bättre – ClickUp omvandlar automatiskt formulärsvaren till uppgifter.
Tänk dig att en nyanställd fyller i sitt formulär, och vips! En uppgift skapas för lönekontoret att skapa deras lönekonto eller för IT-avdelningen att förbereda deras introduktionsdokument.
För att hålla ordning kan du med ClickUp lägga till etiketter och svar direkt i uppgiftsbeskrivningarna, vilket gör det enkelt att spåra och hantera förfrågningar. Istället för att leta efter rätt information kan du söka, sortera och slå ihop dubbla uppgifter på några sekunder.
Samla in dina medarbetaruppgifter med ClickUp
ClickUps mallar för medarbetarinformationsformulär gör insamlingen av viktig medarbetardata snabb, korrekt och enkel.
De anpassningsbara fälten säkerställer att du samlar in allt du behöver – från personuppgifter till skatteformulär – utan onödiga turer fram och tillbaka.
När informationen har skickats in organiseras den överskådligt i uppgifter och lagras på en enda säker plats, redo att användas när som helst.
Registrera dig på ClickUp och skapa ordning på dina medarbetaruppgifter.