Ett varmt välkomnande betyder mycket!
Forskning visar att första intrycket verkligen kan avgöra om nyanställda stannar kvar (eller inte) i organisationen på lång sikt.
En effektiv introduktionsprocess för nya medarbetare säger mycket om organisationen och ledningen och sätter tonen för de kommande dagarna, månaderna och åren. Den visar att du bryr dig om dina nya medarbetare och vill att de ska blomstra. När allt kommer omkring är dagens nyanställda morgondagens stjärnor!
Men när onboarding sker i stor skala uppstår vissa oundvikliga utmaningar. Som HR-chef eller rekryteringsansvarig måste du bekämpa hindren och upprätthålla konsekvensen i onboardingprocessen.
Vi finns här för att hjälpa dig att identifiera dessa utmaningar och erbjuda möjliga lösningar.
10 utmaningar och lösningar vid introduktion av nya medarbetare
Låt oss titta närmare på de 10 utmaningar som företag står inför vid introduktionen av nya medarbetare och hur man kan hantera dem.
1. Felaktig arbetsbeskrivning
Det största misstaget vid introduktionen är något som du kan eliminera vid källan – att publicera vaga jobbeskrivningar. Att återanvända gamla jobbannonser är ingen bra idé, eftersom mycket sannolikt har förändrats sedan din senaste anställning.
Utan tillräcklig tydlighet om vad rollen innebär, nödvändiga färdigheter och kvalifikationer samt ersättning kan du locka fel talanger. I sådana fall måste du starta om rekryteringsprocessen från början, vilket är dyrt och tidskrävande.
Lösning
- Samarbeta med den högre ledningen: HR-chefer eller rekryteringsansvariga kan samarbeta med avdelningschefer för att beskriva vad företaget söker hos en potentiell nyanställd och utforma en arbetsbeskrivning därefter.
- Inkludera all relevant information: Se till att jobbannonsen innehåller följande: en tydlig jobbtitel, ansvarsområden och förväntningar, nödvändiga och önskvärda färdigheter, kvalifikationer, lön och förmåner, arbetsform och en kort presentation av företaget.
- Uppdatera dokument: Om du måste använda en gammal arbetsbeskrivning, uppdatera den noggrant så att den motsvarar organisationens nuvarande vision och behov.
2. Överdriven manuell pappershantering
När en ny medarbetare anställs får hen genom det vanliga introduktionsprogrammet lära sig om företagets system, regler, verktyg, juridiska dokumentation, arbetsmetoder och förmåner.
Ofta innebär det för mycket manuellt pappersarbete, vilket leder till en dålig introduktionsupplevelse. För ärligt talat, ingen gillar att bli bombarderad med massor av dokument på sin första arbetsdag – det är överväldigande och sätter onödig press på medarbetaren.
Lösning
- Bli papperslösa: Minska på pappersarbetet och digitalisera introduktionen av nya medarbetare med hjälp av programvara för både distans- och kontorsbaserade roller. Samla alla introduktionsdokument i ett säkert, centraliserat arkiv och dela dem med nya medarbetare när det behövs.
- Börja tidigt: Vänta inte till anställningsdagen – skicka över nödvändiga introduktionsdokument ett par dagar innan som en del av välkomstpaketet. Den nyanställde får då tid att gå igenom dokumenten, bättre förstå sin roll och klargöra eventuella frågor i förväg.
- Dela rollspecifika dokument: Istället för att dela hela dokumentlistan under förberedelserna inför anställningen, ge endast relevant information (såsom avdelningsspecifika verktyg, utbildningsmoduler, SOP:er och teamstruktur) för att hålla ordning från början och skapa en positiv introduktionsupplevelse för medarbetarna.
Netflix är ett utmärkt exempel på detta. Cecili Reid, som började på Netflix som mjukvaruutvecklare, delar med sig av sin introduktionsprocess på företaget i ett personligt inlägg på Medium:
”När jag öppnade min e-post den första dagen fick jag en introduktionsplan från min introduktionskompis. En introduktionskompis är en dedikerad person i mitt team som visar nyanställda hur allt fungerar när de introduceras. Planen för introduktionen var anpassad för mitt team och mig och bestod av material jag skulle läsa eller saker jag skulle göra för att få mina inloggningsuppgifter och min arbetsmiljö på plats, samt förslag för att göra min introduktion smidigare. Jag arbetade igenom planen på min egen tid mellan teammöten eller introduktionssessioner och träffade min introduktionshandledare dagligen.
Min kompis och min plan var avgörande för att hjälpa mig att bestämma vad jag verkligen behövde fokusera på under min introduktion. ”
3. Att inte förklara din introduktionsprogramvara
Din programvara för introduktion av nya medarbetare samordnar de många olika delarna i introduktionsprocessen. Den lindrar den nervositet som en nyanställd kan känna under sin första dag, hjälper dem att komma in i sin nya roll och gör det möjligt för rekryteringschefer att följa upp framstegen.
HR-chefer antar ofta att medarbetaren är bekant med introduktionsverktyget, men det är inte alltid fallet. Utan vägledning i hur man använder programvaran blir medarbetarna förvirrade och kan inte utnyttja den fullt ut, och rekryteringscheferna får inte en tydlig bild av den nyanställdes framsteg.
Lösning
- Erbjud utbildning: Erbjud förinspelat material eller personlig utbildning för att guida dina anställda genom introduktionsprogramvaran. Ge dem lite tid att leka med verktyget.
- Förklara detaljerna: Gå in på djupet med verktyget och förklara varje liten detalj. Se till att alla – oavsett teknisk expertis – förstår programvaran utan och innan.
- Hantera utmaningar: Uppmuntra nya medarbetare att ställa frågor om verktyget, om de har några, och hjälp dem när de stöter på problem.
4. Informationsöverflöd under de första dagarna
HR-chefer kan överväldiga nya medarbetare med information under introduktionsprocessen utan att ens inse det. Detta händer under de första dagarna eller veckorna efter anställningen. Med för mycket att ta in har nya medarbetare svårt att ta till sig all information de får.
Det är viktigt att förmedla viktig information som hjälper medarbetarna att förstå och utföra sina arbetsuppgifter, men att överösa dem med information kommer bara att komplicera övergången.
Lösningar
- Anställdshandbok: Utforma en anställdshandbok (ett dokument som innehåller företagets policyer och riktlinjer) för att kommunicera vad som är acceptabelt på arbetsplatsen och vad som inte är det. Denna bör fungera som en referenskälla för att besvara frågor om teamkommunikation, säkerhet på arbetsplatsen, användning av företagets resurser/egendom, klädkod och disciplinära regler.
Om du känner dig äventyrlig kan du prova Nordstorms metod – deras personalhandbok är en företagsfilosofi som sammanfattas i en enda kraftfull mening: ”Använd ditt goda omdöme i alla situationer. Det finns inga ytterligare regler.”
Även om deras kompletta handbok är cirka 7500 ord lång, lyckas de på ett utmärkt sätt fånga sin kärnfilosofi med humor och koncishet.
- Checklista för introduktion: Ha en checklista för introduktion till hands när du välkomnar nya medarbetare till företaget. Checklistan säkerställer en enhetlig introduktionsupplevelse, eliminerar fel och ser till att allt går smidigt. Du kan också använda mallar för introduktion för att förenkla processen.
- Ge dem tid: Dela ut medarbetarhandboken några dagar före anställningsdagen (tillsammans med introduktionsdokumentationen) och ge nya medarbetare tid att bekanta sig med företagets värdegrund. På anställningsdagen kan du gå direkt till orienteringen och presentera dem för sina kollegor.
5. Att inte samla in feedback
Det är troligt att inte alla medarbetare upplever introduktionen på samma sätt. Ett av de bästa sätten att förebygga initiala problem är att fråga nya medarbetare om deras upplevelser av introduktionen.
Nya medarbetare är mest engagerade under de första veckorna och är oftast mer öppna med sin feedback. Genom att samla in och sammanställa feedback över tid kan du få en korrekt bild av vad medarbetarna uppskattar och vad du kan förbättra. Detta kan hjälpa dig att finjustera introduktionsprocessen.
Lösning
- Få dem att känna sig bekväma: Medarbetare som känner sig välkomna och omhändertagna finner tillfredsställelse i sina roller. Skapa en atmosfär där konstruktiv feedback uppskattas och bearbetas så att medarbetarna vet att deras åsikter är viktiga.
- Håll enskilda samtal: Du kan prova en mer personlig approach genom att hålla enskilda samtal med nya medarbetare. Detta gör det möjligt för HR-teamet att ställa specifika frågor och använda feedbacken för att förbättra introduktionsprocessen.
- Genomför undersökningar och enkäter: Kvantitativa undersökningar ger dig en helhetsbild av introduktionsupplevelserna i stor skala. Ställ frågor om resurser och milstolpar för att ta reda på vad som är viktigt för medarbetarna och genomför korta enkäter för att förstå hur de trivs i sina jobb.
På ClickUp strävar vi efter att ständigt förbättra våra introduktionsprocesser med hjälp av värdefull feedback från nyanställda. Nyanställda fyller i särskilda enkäter för att dela med sig av sina upplevelser under introduktionen. De delar också med sig av sina förslag på förbättringar av programmet. Vi använder också dashboards för att visualisera dessa data och spåra de områden som behöver förbättras för att skapa en bättre introduktionsupplevelse överlag.
6. Att inte ställa tydliga förväntningar
En ny medarbetare som ansluter sig till ditt team medför många förändringar – både för medarbetaren och för företaget. Ett av de största misstag som HR-team kan göra är att inte fastställa tydliga förväntningar tidigt.
Tydlighet om jobbet, förväntningarna och den dagliga verksamheten kan göra en enorm skillnad i introduktionsupplevelsen.
Lösning
- Skapa förväntningar: Innan du kommunicerar förväntningarna till en nyanställd, skapa och förfina en lista över förväntningar. Detta förhindrar missförstånd och effektiviserar rekryteringen. Listan bör innehålla de värderingar och prestationer som förväntas av den anställde som individ och teammedlem samt de resurser som en nyanställd kan förvänta sig av företaget.
- Kommunicera förväntningar: Visa exempel genom att meddela när en kandidat kan förvänta sig att höra från dig. Under rekryteringsfasen, ta några minuter för att förklara vad som förväntas av de anställda.
- Hantera och följ upp förväntningar: Det är inte lätt att genomdriva förväntningar och se om de uppfylls. För att hjälpa medarbetarna att känna sig bekväma i sin roll och följa upp sina framsteg kan du skapa en 30-60-90-dagarsplan som lyfter fram målen och förväntningarna för introduktionen, uppdelade i mindre faser.
7. Att inte sätta onboarding i sitt sammanhang
I komplexa organisationer känner sig nyanställda ofta som en fisk på torra land. Allt går för fort för dem och de känner sig vilsna.
Det blir ett större problem om du använder en standardiserad introduktionsprocess som inte tar hänsyn till den nya medarbetarens kompetens och förväntningar.
Lösning
- Släng introduktionen: Anställningsupplevelser som är anpassade efter sammanhanget är engagerande, vilket är motsatsen till att titta på en introduktionsvideo. Det är slöseri med tid och strider mot nästa steg i processen.
Reid betonar att ingen av introduktionssessionerna på Netflix var tråkiga.
”Ingen vill sitta i ett rum (eller i mitt fall framför en dator) i en eller två timmar och titta på någon som läser från en presentation. Varje presentation har varit interaktiv på något sätt och kopplat till mycket intressanta koncept eller teman från Netflix, vilket har varit uppfriskande. En presentation innehöll till exempel ett spel med Kahoot! för att testa våra kunskaper.”
- Skapa ett kontextuellt anställningsflöde: Det bästa sättet att se till att nya medarbetare känner sig delaktiga i sin roll är att erbjuda en interaktiv introduktionsprocess som är anpassad efter deras avdelning och profil.
- Förklara processen: En kontextualiserad introduktionsprocess är mest effektiv när en ny medarbetare vet hur den ska användas. HR-teamet bör förklara hur den fungerar i förväg så att medarbetarna kan få ut mesta möjliga av den.
8. Lågt engagemang hos medarbetarna
Enligt Gallup är endast 23 % av de anställda globalt engagerade i sitt arbete. Bristande engagemang beror på oklarheter kring arbete och karriär, dåliga erfarenheter av chefer och bristande tillhörighet till företaget.
HR-team måste lägga mer kraft på att vitalisera engagemangsmätvärden. Och vad är bättre än att göra ett bestående första intryck?
Lösning
- Skapa en stark intern kultur: Nyanställda observerar hur andra medarbetare arbetar och föreställer sig själva i deras positioner. Om du kan skapa en samarbetsinriktad och uppmuntrande intern miljö för medarbetarna kommer nyanställda att känna sig mer engagerade i sitt arbete.
- Uppmärksamma framgångarna: Nya medarbetare uppskattar när kollegor och chefer uppmärksammar deras arbete. Det ger ett enormt självförtroende och uppmuntrar medarbetarna att lägga ner mer energi på sitt arbete.
- Håll regelbunden kontakt: När chefen eller någon från HR tittar förbi då och då visar det att man bryr sig om den nya medarbetaren. Alla dessa små insatser bidrar i hög grad till att främja medarbetarnas engagemang.
9. Att inte ta itu med skillnader
Du kanske märker tydliga skillnader i åsikter mellan nya och gamla medarbetare. Dessa kan bero på generations-, kultur- eller temperamentsskillnader. Det är normalt att ha olika åsikter, men det måste finnas en viss grad av samstämmighet mellan medarbetarna.
Utan initiativ från HR-chefen eller rekryteringsansvarig kan det vara svårt att hålla teamet samlat och arbeta mot gemensamma mål.
Lösning
- Föregå med gott exempel: Behandla alla medarbetare med samma respekt under introduktionsprocessen. Istället för att försöka forma alla efter samma mall, lämna utrymme för att uppskatta olikheter.
- Skapa en samarbetsmiljö: Uppmuntra både nya och gamla medarbetare att samarbeta, lära känna varandra, lösa konflikter på ett konstruktivt sätt och arbeta som en enhet.
- Inrätta mentorprogram: Erfarna teammedlemmar kan agera mentorer för nyanställda under en viss period för att hjälpa dem att förstå sina ansvarsområden. Dessa program gör det möjligt för nyanställda att lära sig och knyta band med de mer erfarna medarbetarna i teamet.
10. Att inte använda ett mentorsystem
Att börja på ett nytt företag är en stor förändring. Oavsett hur smidig introduktionen är kan det kännas överväldigande. Om medarbetaren har svårt att anpassa sig till sin nya arbetsplats minskar motivationen och hen kan till och med överväga att byta jobb.
Förutom en mentor behöver de också stöd från en kollega som kan guida dem (virtuellt eller personligen) på deras nya arbetsplats. Det hjälper dem att förstå nyanserna i rollen. Utan detta kommer hela introduktionssystemet att sakna den viktiga mänskliga kontakten.
Lösning
- Erbjud en introduktionskompis: Gör det till en standardpraxis att para ihop din nya medarbetare med en introduktionskompis – en vän som gör de första dagarna på arbetsplatsen mindre skrämmande (och mer produktiva!).
Enligt Microsoft hade frekvensen av möten mellan introduktionshandledare och nyanställda en betydande inverkan på de nyanställdas uppfattning om sin produktivitet.
Bland dem som träffade sin mentor minst en gång under de första 90 dagarna ansåg 56 % att mentorn påskyndade deras utveckling mot att bli produktiva i sin roll. Denna siffra ökade stadigt med ökad mötesfrekvens. För dem som träffades två till tre gånger steg andelen till 73 %, och den klättrade till 86 % för dem som hade fyra till åtta möten.
Det är värt att notera att hela 97 % av de nyanställda som träffade sin mentor mer än åtta gånger under de första 90 dagarna ansåg att mentorn hjälpte dem att snabbt nå hög produktivitet.
- Öka självförtroendet: Onboarding-kompisen kommer att fungera som stöd för den nya medarbetaren, lära hen om företagets processer och upprätthålla hens självförtroende.
- Uppmuntra nya kontakter: Kompisen kan presentera den nya medarbetaren för andra teammedlemmar. Det gör att de känner sig bekväma med att öppna sig och bygga relationer på arbetsplatsen.
Verktyg för att hantera utmaningar vid introduktionen av nya medarbetare
Om utmaningarna i samband med introduktionen inte löses leder det till låg medarbetarnöjdhet. De tips vi diskuterat i det här blogginlägget hjälper dig att förenkla introduktionsprocessen.
Från det ögonblick du publicerar en jobbannons till dess att den anställde börjar arbeta och kommer in i rytmen, kommer små förändringar att ge större effekt på lång sikt.
För att samla alla steg i en centraliserad hubb behöver du ett omfattande HR-verktyg. Finns det något bättre alternativ än ClickUps plattform för personaladministration?
Förbättra introduktionsprocessen med ClickUp HR-plattformen
- Håll koll på medarbetarnas prestationer, engagemang och utveckling med de anpassningsbara ClickUp-instrumentpanelerna.
- Samla in feedback med hjälp av omröstningar, enkäter och förfrågningar med anpassningsbara ClickUp-formulär. De hjälper dig att spåra medarbetarnas svar och få insikter som kan förbättra introduktionsprocessen.
- Skapa företagswikis för att få nya medarbetare att komma igång snabbt med hjälp av ClickUp Docs. Lägg till inbäddade sidor, redigera i realtid och håll informationen uppdaterad. Lägg också till kommentarer för att få avdelningsteamen att hjälpa till där det behövs.
- Skapa öppna kommunikationskanaler mellan ledningen, cheferna och nyanställda med ClickUp Comments och ClickUp Tags.
ClickUp låter dig anpassa ditt HR-system genom att skapa egna statusar och fält. Du kan skapa en enhetlig introduktionsupplevelse samtidigt som du lägger till rollspecifika element för att sätta processen i sitt sammanhang.
Hantera utmaningar vid introduktionen med ClickUps mallar
ClickUps mallar erbjuder en kraftfull lösning för att hantera flera utmaningar vid introduktionen av nya teammedlemmar, inklusive informationsöverflöd, kunskapsluckor, överdriven beroende av enskilda mentorer och förståelse för arbetsflöden, system och processer.
Med hjälp av följande mallar kan du ta itu med dessa problem direkt.
1. ClickUp-mall för checklista för introduktion
Onboarding är en lång och krånglig process. När du anställer i stor skala måste du se till att du går igenom alla steg – från att registrera medarbetarens personuppgifter och diskutera lön och förmåner till att samla in feedback efter onboarding.
ClickUps mall för onboarding-checklista erbjuder dig en färdig uppgiftslista som hjälper dig att hålla dig på rätt spår. Den innehåller:
- Steg-för-steg-instruktioner för hur du slutför introduktionsuppgifterna
- Realtidsuppdateringar om uppgiftsstatus och uppgiftsframsteg
- Möjlighet att ange deadlines och prioriteringar
Det är en livräddare för upptagna rekryteringschefer som vill vara mer organiserade och upprätthålla en enhetlig introduktionsprocess. Ledningen kan också använda den här mallen för att övervaka hur introduktionsprocessen utvecklas.
2. ClickUp-mall för introduktion av nya medarbetare
Med ClickUps mall för introduktion av nya medarbetare kan du ge dina nya medarbetare en plan för vad som förväntas av dem under de första veckorna och hur de kan fullgöra sina uppgifter under de första 90 dagarna efter att de börjat på företaget.
Det ger medarbetarna tydlighet i hur de ska navigera i sin nya roll utan att ta bort deras självständighet. De kan enkelt följa sina framsteg med mätbara mål och be seniorer eller kollegor om hjälp vid behov.
Mallen sammanfattar alla små detaljer som medarbetaren behöver komma ihåg för att kunna utföra sitt arbete. De behöver inte bläddra mellan flera dokument för att förstå sin roll – de kan sätta igång direkt!
3. ClickUp-mall för introduktion av nya medarbetare (90 dagar)
Om du följer 30-60-90-ramverket för introduktion passar ClickUps mall för introduktion av nyanställda perfekt för ditt arbetsflöde.
Det hjälper dig att utarbeta en handlingsplan för den nya medarbetaren, där du beskriver vad hen ska uppnå och vilken typ av utbildning hen ska få under de första 30, 60 och 90 dagarna efter anställningen.
Använd mallen för att beskriva rollens uppdrag och vision, specifika rollbeskrivningar, ansvarsområden, viktiga uppgifter, viktiga intressenter och mätbara mål.
Låt oss förstå denna metod bättre med ett exempel på introduktion.
Om vi ska skapa en 30-60-90-plan för en ny marknadsanalytiker på en marknadsföringsbyrå, skulle den se ut ungefär så här:
De första 30 dagarna
- Orientering och introduktion: Bekanta dig med företagskulturen, policyer och rutiner. Träffa viktiga teammedlemmar och intressenter.
- Lär dig verktyg och system: Förstå de marknadsföringsanalysverktyg och plattformar som byrån använder.
- Studera tidigare kampanjer: Granska tidigare marknadsföringskampanjer för att förstå byråns tillvägagångssätt, framgångar och förbättringsområden.
- Skugga teammedlemmar: Tillbringa tid med att skugga senioranalytiker och andra teammedlemmar för att förstå arbetsflöden och processer.
- Börja med dataanalys: Börja analysera data från senaste kampanjer för att identifiera trender, mönster och insikter.
Dag 31–60
- Fördjupa dig i data: Fortsätt analysera data från tidigare kampanjer och fokusera på mer nyanserade och kontextuella analysmetoder.
- Utveckla rapporteringsmallar: Skapa standardiserade mallar för rapportering av kampanjresultat till kunder och interna intressenter.
- Bidra till strategidiskussioner: Delta i strategimöten och kom med synpunkter baserade på dataanalys och forskning.
- Starta självständiga projekt: Ta dig an mindre projekt på egen hand, under vägledning av erfarna teammedlemmar.
- Arbeta med feedback: Få feedback från kollegor och chefer och identifiera områden som kan förbättras och förfinas.
Dag 61–90
- Leda små projekt: Ta ledningen i småskaliga marknadsföringsanalysprojekt, från datainsamling till analys och rapportering.
- Presentera resultat: Presentera resultat från oberoende projekt för teamet och eventuellt för kunderna, och visa din förmåga att dra praktiska slutsatser.
- Förfina färdigheter: Fokusera på att förfina specifika färdigheter baserat på feedback och självutvärdering. Detta kan innefatta att förbättra färdigheter inom datavisualisering, lära sig avancerade statistiska tekniker eller behärska nya analysverktyg.
- Bidra till strategiutveckling: Bidra aktivt till utvecklingen av marknadsföringsstrategier för kommande kampanjer.
- Förbered dig för nästa fas: Reflektera över prestationer och utmaningar från de första 90 dagarna och tillämpa lärdomarna i nästa fas av din roll inom byrån.
Du kan också anpassa mallen för att uppfylla kraven för olika roller och branscher.
Förenkla introduktionsprocessen med ClickUp
Att hantera vanliga utmaningar vid introduktionen handlar om att börja på rätt fot. Att prioritera positiva första intryck ökar personalbehållningen och nöjdheten och skapar en kultur som säger: "Du är hemma här!"
Med ClickUps allt-i-ett-plattform för projektledning och personalhantering kan du förenkla dokumentation, kommunikation, insamling av feedback och uppföljning av framsteg. Detta gör introduktionen till en barnlek!
Kom igång med ClickUp och upplev det själv!