En personalhandbok är en omfattande referensguide som beskriver företagets policyer, rutiner och förväntningar på medarbetarna. Den säkerställer att alla medarbetare, oavsett var de arbetar, förstår reglerna om till exempel immateriella rättigheter och säkerhetsprotokoll.
Det är ett avtal genom vilket ditt HR-team fastställer processer eller ”grundregler” för en produktiv och positiv arbetsmiljö. Både nyanställda och befintliga medarbetare kan använda denna handbok som en central resurs.
Handboken förklarar syftet med deras arbete och ger dem nödvändig information om hur de ska uppträda och hantera sitt dagliga arbete. Många manualer innehåller också standardrutiner (SOP) som ger specifika instruktioner om hur man får saker gjorda på ett effektivt sätt.
Även om de kanske inte är det mest spännande läsmaterialet, spelar de en avgörande roll för att skapa tonen och kulturen på en arbetsplats.
Dessutom kan en väl utformad handbok bidra till att minska missförstånd och potentiella juridiska problem. Genom att tydligt beskriva företagets policyer kan man undvika förvirring om anställdas rättigheter och företagets förväntningar, vilket främjar en harmonisk arbetsmiljö.
Denna artikel syftar till att guida dig i skapandet av en bra personalhandbok som ger tydlig vägledning med en touch av personlighet och värme. Vi utforskar kreativa exempel på personalhandböcker som du kan anpassa till din organisation.
Låt oss sätta igång!
Vad kännetecknar en bra personalhandbok?
Det är lätt att tänka på en personalhandbok som en tråkig regelbok. Men den är så mycket mer än så. Det är ett grundläggande dokument som sätter tonen för din företagskultur och informerar medarbetarna om deras roller och ansvar, vilket säkerställer mindre kaos och mer sammanhållning i hela organisationen.
Viktiga funktioner i en idealisk personalhandbok
En bra personalhandbok börjar med att presentera företagets mission, vision och värderingar, vilket hjälper medarbetarna att förstå syftet med sitt arbete.
Din företags handbok bör täcka alla nödvändiga arbetsplatspolicyer på ett tydligt och koncist sätt, inklusive ämnen som arbetstider, ersättning och förmåner, ledighetspolicyer, uppförandekod och antidiskrimineringspolicyer.
Den bör också vara tydlig när det gäller förväntningar och rutiner, samtidigt som den säkerställer efterlevnad av relevanta arbetsrättsliga lagar och förordningar.
Kvaliteter hos en bra handbok
En omfattande handbok säkerställer att dina anställda har all information de behöver på ett ställe, vilket minskar förvirring och effektiviserar kommunikationen.
Följande är nödvändiga funktioner för en personalhandbok:
- Omfattning: Se till att handboken täcker alla viktiga ämnen och att ingen information utelämnas.
- Tydlighet: Undvik jargong och använd ett tydligt, koncist språk som är lätt att förstå för alla.
- Öppenhet: Skapa öppen kommunikation för att bygga förtroende hos dina medarbetare.
- Tillgänglighet: Organisera informationen logiskt, tillhandahåll en innehållsförteckning och ett index för enkel navigering och gör digitala kopior lättillgängliga.
- Kontinuerliga uppdateringar: Granska och uppdatera handboken regelbundet för att återspegla eventuella förändringar i företagets policyer, förmåner eller lagkrav.
- Praktiskt innehåll: Fokusera på att inkludera praktisk, daglig information som medarbetarna kan använda i sitt arbete och beslutsfattande.
Dessa funktioner gör din personalhandbok värdefull och hjälper medarbetarna att förstå sina roller och bidra till företagets framgång.
Låt oss nu titta på de väsentliga komponenterna utan vilka en personalhandbok förblir ofullständig.
Viktiga komponenter i en personalhandbok
Tycker du inte att det är irriterande när du läser en bra thriller och upptäcker att de sista sidorna har rivits ut? Ofullständiga, olösta mysterier lämnar dig med frustrerande, obesvarade frågor.
Din personalhandbok ska inte vara ett mysterium. Du behöver ett omfattande dokument som ger rätt vägledning till företagets personal. Och för att uppnå detta måste du förstå de viktigaste komponenterna i en bra handbok.
Här är de aspekter du inte får förbise när du utarbetar en personalhandbok.
Onboarding-process
Att göra ett gott första intryck på nyanställda beror på hur väl du har definierat introduktionsprocessen i din personalhandbok.
Att dela upp introduktionsprocessen i enkla, praktiska steg hjälper nyanställda att förstå sina dagliga eller veckovisa arbetsuppgifter. Introduktionen av nyanställda kan innefatta att träffa kollegor, delta i utbildningar, lära sig om företagets verktyg och rutiner samt förstå sina roller.
Ett snabbt tips: Nöj dig inte med att lista uppgifter, förklara syftet bakom olika aktiviteter och koppla dem till den övergripande förståelsen av företagets mission och mål.
Lyft också fram företagets resurser, upprätta mentorsystem och erbjud HR-stöd för att säkerställa att nyanställda vet vart de ska vända sig med frågor eller funderingar. Detta gör att nyanställda känner sig stödda från första dagen.
Anställningsinformation
Personalhandboken ska informera om alla aspekter av anställningen. Personalhandboken innehåller normalt information om till exempel prestations- och uppsägningsförfaranden.
Du kan också inkludera processen för prestationsutvärderingar och förklara utvärderingscykeln, vilket hjälper dina anställda att förstå vikten av medarbetarengagemang och karriärutveckling.
Ett snabbt tips: Om ditt företag använder kontraktsanställda, beskriv de specifika anställningsvillkoren, inklusive kontraktets längd och eventuella förnyelseförfaranden.
Du kan lägga till en förklaring om begreppet anställning på egen begäran (om det är tillämpligt där du bor) och rätten för både arbetsgivaren och den anställde att säga upp anställningen när som helst.
Dessa viktiga detaljer säkerställer att dina anställda förstår sina rättigheter och skyldigheter på ett otvetydigt sätt.
Hälsa och säkerhet
En viktig funktion hos din personalhandbok är att skapa en säker arbetsmiljö för dina anställda. Detta gör du genom att visa ditt engagemang för personalens välbefinnande och beskriva viktiga hälso- och säkerhetsrutiner.
Ange alla aspekter av arbetsmiljöreglerna i din handbok. Nämn specifika säkerhetsrutiner som är relevanta för din bransch och betona ditt företags engagemang för att följa dem.
Dessutom hjälper tydliga riktlinjer för förebyggande och rapportering av arbetsplatsolyckor dina anställda att förstå rutinerna vid en nödsituation.
I detta avsnitt av din handbok kan du också fastställa en nolltoleranspolicy för våld och trakasserier på arbetsplatsen. Beskriv rapporteringsrutiner och tillgängliga resurser för att minimera förekomsten av sådana incidenter.
Förmåner och ersättning
Vilka belöningar kan medarbetarna förvänta sig i utbyte mot sitt hårda arbete? Din personalhandbok bör ge en tydlig översikt över företagets ersättnings- och förmånerpaket.
Detta hjälper dig att förklara hur ditt företag hanterar löner. Det kan inkludera relevanta lagar som reglerar löner och ersättningar, inklusive strukturen för eventuella bonusar eller provisioner som finns i din organisation.
Du kan också lägga till policyer om övertidsersättning, inklusive behörighetskrav, beräkningsmetoder och godkännandeförfaranden.
Dessutom klargör en detaljerad sammanfattning av de förmåner som ditt företag erbjuder dina anställda och får dem att känna sig uppskattade. Dessa detaljer omfattar vanligtvis information om olika typer av ledighet (t.ex. föräldraledighet, semester och sjukledighet), sjukförsäkring, tandvårdsförsäkring, pensionsplaner och ytterligare förmåner. Glöm inte att nämna de resurser som dina anställda kan använda för att få mer information.
Ge fullständiga detaljer för varje förmån, till exempel behörighetskriterier och ackumuleringsmetoder för varje typ av ledighet du erbjuder.
Arbetsplatspolicy
Du bör fastställa tydliga förväntningar på professionellt uppförande inom ditt företag. Börja med att beskriva olika policyer som styr den dagliga verksamheten. Bekräfta sedan ditt företags engagemang för en mångfaldig, inkluderande arbetsplatskultur och policyer mot diskriminering.
Om ditt företag har distansanställda, avsätt ett avsnitt där du beskriver förväntningar och riktlinjer för distansarbete. Dessa omfattar vanligtvis kommunikationsprotokoll, IT-protokoll och efterlevnad av dagliga arbetstider.
För att minska intressekonflikter bör du ge dina medarbetare tydliga instruktioner om situationer som kan påverka deras professionella omdöme.
En bra personalhandbok betonar också vikten av datasäkerhet och efterlevnad. Fastställ lämpliga regler för att förhindra säkerhetsöverträdelser eller missbruk av företagets utrustning.
Utöver dessa övergripande avsnitt kan du lyfta fram policyer för utbildning och utveckling, klädkoder, policyer för användning av internet och sociala medier samt regler kring anställdas integritet, skydd av personuppgifter och hantering av klagomål.
Kom ihåg att din handbok bör anpassas efter din organisations specifika behov och kultur och regelbundet granskas och uppdateras för att säkerställa att den följer gällande lagar och regler.
Exempel på personalhandböcker som kan inspirera dig
Nu när vi vet vad som krävs för att skapa en bra personalhandbok kan vi titta på några kreativa exempel på personalhandböcker.
1. Nordstrom
Detta är inte en vanlig regelbok. Nordstroms personalhandbok är en företagsfilosofi som sammanfattas i en enda kraftfull mening: ”Använd sunt förnuft i alla situationer. Det finns inga ytterligare regler.”
Låter det för bra för att vara sant? Naturligtvis finns det ytterligare regler, men regeln om gott omdöme har företräde. Denna grundläggande princip ger medarbetarna möjlighet att lösa problem och skapa en positiv kundupplevelse.
Till exempel uppmuntras medarbetarna att använda sitt eget omdöme snarare än att följa ett strikt protokoll när de möter en unik kundförfrågan. Denna flexibilitet har gett upphov till berättelser om exceptionell kundservice hos Nordstrom.
Den fullständiga handboken är cirka 7500 ord lång, men Nordstroms arbetssätt visar att effektiv kommunikation inte behöver vara komplicerad eller full av detaljer – så länge du förmedlar det viktigaste på rätt sätt.
2. Meta (tidigare känt som Facebook)
Meta erbjuder ett skolexempel på hur en kulturfokuserad handbok bör se ut och kan därför vara en utmärkt inspirationskälla för din handbok.
Allt börjar med ett varmt välkomnande från VD Mark Zuckerberg själv. Detta sätter en vänlig ton för handboken och får medarbetarna att känna sig uppskattade.
Handboken definierar sedan kortfattat uppdraget, kärnprinciperna och förväntningarna. Här finns ingen överbelastning av information!
Den tar också upp alla viktiga ämnen, såsom att följa säkerhetsprotokoll, skydda konfidentiell information, omfamna mångfald och inkludering samt ha rätt attityd och inställning till arbetet.
Det som gör Metas handbok så unik är att den inte bara är en mall för policyer utan också för att bygga upp en hel gemenskap.
3. Valve
Valves personalhandbok är mer som en revolution inom handböcker! Den kastar ut regelboken och ersätter den med ett recept för medarbetarnas självständighet och innovation.
Handboken ger vägledning om hur medarbetarna ska välja projekt och uppmuntrar dem att fundera över var de kan bidra med värde och förena sina passioner.
Glöm rigida hierarkier. Valve arbetar med en helt platt struktur. Det innebär att det inte finns några chefer eller titlar, och att medarbetarna själva kan välja vilka projekt de vill arbeta med.
Ett illustrativt exempel är avsnittet om beslutsfattande, där handboken förklarar hur beslut fattas genom att söka upp de mest kunniga kollegorna istället för att förlita sig på chefer eller arbetsledare.
Valves personalhandbok ger en fascinerande inblick i en företagskultur som bryter mot många traditionella företagsnormer och betonar autonomi, kollegial feedback och flexibilitet.
4. HubSpot
HubSpots handbok "Culture Code" är en djupt personlig version av företagets kultur och värderingar. Den beskriver inte bara policyer, utan berättar också historien om vem de är. Till skillnad från traditionella handböcker är HubSpots personalhandbok visuellt tilltalande och skriven i en konversationston.
Handboken tydliggör företagets värderingar och hjälper medarbetarna att anpassa sitt agerande efter företagets övergripande mål. Dessa kärnvärden sammanfattas i akronymen HEART, som står för ”Humble, Empathetic, Adaptable, Remarkable och Transparent” (ödmjuk, empatisk, anpassningsbar, enastående och transparent). Dessa värderingar styr medarbetarnas beteende och beslutsfattande.
Den är utformad som en serie med 152 bilder och förmedlar viktiga fakta om HubSpots mission, vision, mål och principer på ett roligt och engagerande sätt.
5. Netflix
Letar du efter en handbok som går rakt på sak? Då behöver du inte leta längre än Netflix personalhandbok.
Ofta kallad ”Netflix Culture Deck”, är den känd för sin betoning på frihet, ansvar och en högpresterande kultur.
Förtroende är viktigt på Netflix. Deras handbok uppmuntrar detta genom att ge medarbetarna stor självständighet. Det finns minimala regler för utgifter, semester och arbetstid.
Handboken fokuserar inte på hur du ska göra ditt jobb, utan på hur du uppnår bra resultat. Detta ger medarbetarna frihet att vara kreativa och hitta det bästa sättet att hantera utmaningar.
Netflix handbok är ett utmärkt exempel på hur man skapar en stark och positiv företagskultur.
Läs vidare om du vill hämta inspiration från dessa handböcker och skapa en liknande för dina anställda.
Gör din personalhandbok professionell
En personalhandbok ska se professionell ut och samtidigt effektivt förmedla budskapet om öppenhet och stöd.
Här är några tips för att se till att din handbok är lika snygg som din företagskultur:
- Ren och organiserad layout: Välj en tydlig och lättnavigerad layout och använd rubriker, underrubriker och punktlistor för att dela upp texten så att den blir lättare att läsa.
- Professionellt språk: Håll en professionell ton genom hela handboken. Undvik jargong och använd tydliga meningar för att underlätta förståelsen.
- Lämpliga bilder: Inkludera enkla ikoner, diagram eller infografik för att bryta upp texten och visuellt presentera viktig information.
Du kan skapa en professionell handbok med hjälp av ClickUp. Vi visar dig hur!
ClickUp: Din allt-i-ett-handbok
Använd ClickUp Docs för att skapa den bästa personalhandboken!
Tillsammans med en kraftfull programvara för personalhandböcker kan du utforma hela processen för att skapa handböcker i ClickUp, från utkast till distribution.
Verktyget gör det möjligt för dig och ditt team att samarbeta om att skriva handboken. Teammedlemmarna kan skriva utkast till avsnitt, föreslå ändringar och lämna kommentarer direkt i samma dokument. Du kan lägga till widgets för att uppdatera arbetsflöden, ändra projektstatus och tilldela uppgifter – allt i din Docs-redigerare.
ClickUp Docs erbjuder en central plats för att skapa, redigera och lagra personalhandboken. Detta säkerställer att alla har tillgång till den senaste versionen av handboken. Med avancerad versionskontroll kan du styra vem som har tillgång till att visa, redigera eller kommentera personalhandboken, vilket säkerställer att känslig information endast är tillgänglig för behörig personal.
Flera vyer i ClickUp Docs ger dig bättre kontroll över ditt innehåll. Du kan välja mellan listvyn för en enkel översikt, tavelvyn för en visuell representation av framstegen eller arbetsbelastningsvyn för att spåra individuella och teamets bidrag till handbokens skapande.
Det bästa av allt? Du behöver inte göra allt själv. Använd ClickUp Brain för att skapa flera utkast till din handbok innan du väljer det bästa.
Be ClickUp Brain att föreslå ämnen eller avsnitt som bör inkluderas i personalhandboken. Dess naturliga språkbearbetningsförmåga gör att den kan förstå sammanhanget och ge relevanta idéer baserade på bästa praxis och branschstandarder.
För specifika avsnitt eller ämnen kan du be ClickUp Brain att generera första utkast eller dispositioner av innehållet. Detta kan spara tid och ge en solid grund att bygga vidare på, istället för att börja från scratch.
Genom att utnyttja funktionerna i ClickUp Brain kan du effektivisera processen för att skapa innehåll till din personalhandbok och se till att den är omfattande, korrekt och anpassad efter din organisations behov och kultur. Det är dock viktigt att granska och förfina det genererade innehållet för att säkerställa att det uppfyller dina specifika krav och tonfall.
ClickUp Brain kan även integreras med ClickUp Docs, vilket gör att du kan skapa en sökbar kunskapsbas för din personalhandbok. Detta gör det enklare för medarbetarna att snabbt hitta relevant information.
Dessutom kan du använda ClickUps hierarkifunktion för att organisera innehållet i handboken på ett logiskt sätt, så att dina anställda lättare kan hitta den information de behöver.
Vi är inte klara än! Prova ClickUps mall för personalhandbok för att komma igång med att skapa en snygg och professionell handbok.
Denna detaljerade mall för företagspolicy är ett färdigt ClickUp Doc-dokument. Den är utformad för att HR-team ska kunna mata in viktig företagsinformation i en professionell resurs som kan delas med medarbetarna.
Denna mall innehåller avsnitt om uppförandekod, teampolicyer och klädkod. Den innehåller även avsnitt om arbetstider, ADA-anpassningar (Americans with Disabilities Act) och kommunikationspolicyer, som ofta förbises i de flesta personalhandböcker.
Stärk dina anställda med en personalhandbok
För att säkerställa att din personalhandbok förblir relevant och effektiv måste den tydligt förklara företagets policyer, förväntningar och förmåner för nyanställda och erfarna medarbetare.
Uppdatera regelbundet din handbok. Justera eller lägg till ny information för att återspegla förändringar i företagets policyer, förmåner eller lagstiftning.
Du kan lita på ClickUp Docs för att spåra dina revideringar och uppdateringar, vilket gör det enklare att upprätthålla en dynamisk regelbok för ditt företags mission och vision. Utnyttja ClickUp Brain för att skapa autentiskt innehåll för din handbok.
Registrera dig på ClickUp och börja skapa den handbok som dina anställda förtjänar!
Vanliga frågor
1. Hur strukturerar man en personalhandbok?
En bra personalhandbok bör innehålla följande komponenter:
- Företagets mission, vision och värderingar
- Policyer relaterade till arbetstider, förmåner, klädkod och mer
- Tydliga förklaringar och procedurer
- Kortfattat språk med tydliga rubriker, underrubriker och punktlistor.
2. Hur skriver man en bra handbok?
När du skriver din personalhandbok:
- Använd ett tydligt, koncist och professionellt språk.
- Håll en konsekvent och organiserad layout
- Inkludera strategiska bilder, såsom ikoner och diagram.
- Fokusera på att tillhandahålla viktig information för medarbetarna
3. Vad måste ingå i en personalhandbok?
En personalhandbok bör innehålla:
- Företagspolicyer (t.ex. arbetstider, semester och ledighet)
- Förmåner och ersättningspolicyer
- Uppförandekod och riktlinjer mot trakasserier
- Prestationshantering och disciplinära förfaranden
- Säkerhetsprotokoll och nödprocedurer