Google Workspace är det självklara verktyget för många!
Men hur bra är du på att använda det?
De flesta av oss utnyttjar inte Google Workspace till fullo. Vi håller oss till grunderna men går miste om några riktigt coola produktivitetstips för Workspace. Men det förändras idag med dessa 25 tips för Google Workspace.
Ska vi bli produktiva?
Vad är Google Workspace?
Google Workspace är en samling molnbaserade verktyg för produktivitet och samarbete. Det hette tidigare G Suite (Google Suite) innan Google bytte namn på det 2020.
Vad består Google Workspace av?
Google Workspace samlar flera produktivitetsappar under ett och samma tak. Dessa inkluderar:
- Gmail för e-post
- Google Drive för molnbaserad fillagring
- Google Docs för ordbehandling
- Google Sheets för kalkylblad
- Google Slides för presentationer
- Google Kalender för möten, uppgifter och evenemang
- Google Meet för videokonferenser
- Google Chat för meddelanden
- Google Forms för enkäter och datainsamling
Hur man använder Google Workspace
Så här använder du Google Workspace:
- Registrera ett konto (din organisation kan också tillhandahålla detta)
- Öppna Google Workspace-appar (rutnätikonen i det övre högra hörnet)
- Använd apparna separat eller tillsammans. Du kan till exempel förbereda ett dokument i Google Docs, dela det via Gmail och schemalägga ett Google Meet-möte för att diskutera det live.
Nu när du har kommit igång är nästa steg att utnyttja Google Workspaces fulla potential.
Det är här G Suite-tipsen kommer in. Det finns hack för alla Google-appar, till exempel Google Docs och Google Forms – vi berättar allt om dem.
Utmaningar med att hantera alla verktyg i Google Workspace
Google Workspace är utmärkt för enskilda användare. Det finns dock vissa begränsningar, särskilt för organisationer. Låt oss titta på några av dem:
1. Resurshantering och licensiering
Organisationer kämpar ofta med suboptimala licenser, slöseri med resurser och finansiell ineffektivitet.
2. Säkerhet och efterlevnad
Att följa dataskyddsbestämmelserna är en utmaning, eftersom organisationer måste se till att lagar som GDPR följs samtidigt som de hanterar användardata på ett effektivt sätt.
3. Användarutbildning och support
Användare kan ha svårt att utnyttja plattformens fulla kapacitet utan rätt vägledning.
4. Hålla sig uppdaterad
Google Workspace utvecklas ständigt, och organisationer kan ha svårt att hålla sig uppdaterade om nya funktioner och förändringar.
5. Utmaningar inom datahantering
Datainsamling och hantering inom Google Workspace kan vara komplicerat, särskilt när det gäller olika versioner av användargenererade dokument.
Känns det överväldigande? Det behöver det inte vara. Som användare behöver du bara dessa 25 tips för Google Workspace. Läs vidare.
Hur du utnyttjar G-Suites fulla potential
För att verkligen dra nytta av Google Workspace är det viktigt att utforska mer än bara de grundläggande funktionerna. Det förbättrar teamets kommunikation och samarbete, tidsplanering och arbetsflöde.
25 tips för Google Workspace
Här är 25 tips som hjälper dig att använda Google Workspace på ett bättre sätt. Vi har delat in dem i fyra kategorier så att du kan fokusera på specifika förbättringsområden:
Kategori 1: Kommunikation och samarbete
Utan tydlig kommunikation är samarbete omöjligt. Lyckligtvis kan Google Workspace hjälpa till.
1. Planera möten snabbare med ”Hitta en tid”
Att ordna ett teammöte ska inte innebära att man måste skicka flera e-postmeddelanden fram och tillbaka. Google Kalender erbjuder en enklare metod med Hitta en tid.
Skapa en ny händelse, hitta en tid och lägg till gäster. Du ser allas scheman bredvid varandra, vilket gör det enkelt att se när de är lediga.
2. Samla in information snabbt med Google Forms
Det kan bli rörigt att hantera svar från flera källor.
Google Forms förenklar denna process. Förbered ett formulär med frågor och skicka formulärlänken till dina deltagare. Alla svar samlas automatiskt i ett Google Sheet, vilket gör det enkelt att visa och analysera data.
För att komma igång, gå till forms.google.com och klicka på plustecknet (+) för att skapa ett nytt formulär. Lägg sedan till frågorna, anpassa formulärets utseende och lägg till logik för att visa olika frågor baserat på tidigare svar.
3. Gör möten produktiva med grupprum
Stora videomöten kan ibland kännas opersonliga. Det kan vara svårt för alla att delta och bidra på ett meningsfullt sätt.
Du kan dela upp ett stort möte i mindre grupper med Google Meets breakout-rum, vilket uppmuntrar till mer aktivt deltagande.
Under ett möte klickar du på Aktiviteter > Grupprum. Du kan välja hur många rum du vill skapa och tilldela deltagare till varje rum. När gruppdiskussionen är slut kan alla återgå till huvudmötet för att dela med sig av sina insikter.
4. Förbättra teamsamarbetet med Google Chats Spaces
För att hantera teamprojekt krävs Gmail för meddelanden och Drive för filer. Det kan därför vara besvärligt att hålla reda på projektrelaterad information.
Google Chat erbjuder en central plats för samarbete i Spaces, där du kan lägga till teammedlemmar, tilldela uppgifter och föra konversationer.
För att skapa ett utrymme i Google Chat klickar du på Skapa eller hitta ett utrymme, namnger ditt utrymme och lägger till medlemmar.
5. Främja inkluderande möten med Google Meets liveundertexter
Under möten kan språkbarriärer, problem med ljudkvaliteten eller hörselproblem ibland göra det svårt för teammedlemmarna att hänga med.
Google Meets funktion för liveundertexter kan hjälpa dig att hantera dessa utmaningar.
Under ett möte klickar du på knappen Aktivera undertexter (CC) längst ned på skärmen. Då visas transkriptioner av det som sägs i realtid.
6. Förbättra samtalskvaliteten med Google Meets brusreducering
Bakgrundsljud är alltid en stor distraktion i videosamtal.
Google Meets brusreduceringsfunktion kan filtrera bort brus. Under mötet klickar du på de tre punkterna (⋮), Inställningar > Ljud och aktiverar Brusreducering.
Kategori 2: Tidshantering och produktivitet
I det här avsnittet presenteras strategier för bättre tidshantering och ökad daglig produktivitet med Google Workspace.
7. Arbeta offline med Google Drive
Internet är inte alltid tillförlitligt. Dessutom kan det hända att du inte får någon WiFi-signal. I sådana situationer kan det vara stressande att inte ha tillgång till filer.
Google Drives offline-läge kan vara till hjälp.
När du är ansluten till internet går du till Drive-inställningarna och aktiverar alternativet Offline. Välj sedan vad du vill ha tillgång till offline.
Med offlineåtkomst aktiverat kan du visa och redigera filer utan internet. Dina ändringar uppdateras automatiskt när du är online igen.
8. Spela in alla idéer med Google Keep
Bra idéer är svåra att komma på.
Google Keep är lösningen. Det är en digital anteckningsapp för din dator eller telefon som hjälper dig att snabbt skriva anteckningar.
Att skapa en ny anteckning är lika enkelt som att klicka på knappen "+". Du kan till och med lägga till färger eller etiketter för att skissa på dina idéer.
9. Öppna dokument snabbt med mallar
Google Workspace erbjuder en mängd olika mallar som hjälper dig att komma igång.
För att använda en mall öppnar du Google Docs, Sheets eller Slides och klickar på Mallgalleri högst upp på sidan.
Bläddra igenom mallalternativen: projektförslag, budgetar och presentationer.
10. Skriv e-postmeddelanden snabbare med Smart Compose
Gmails funktion Smart Compose lär sig av din skrivstil över tid, vilket hjälper dig att skriva e-postmeddelanden snabbt och säkerställer en konsekvent ton.
När du skriver föreslår programmet fraser som kan komplettera dina meningar. Om förslaget stämmer överens med vad du tänkte skriva kan du acceptera det genom att trycka på Tab.
För att använda Smart Compose aktiverar du det i dina Gmail-inställningar under fliken Allmänt. När du skriver e-postmeddelanden ska du sedan hålla utkik efter grå text som visas framför markören. Det är förslag från Smart Compose.
11. Hantera ledighet smidigt med Kalenderns funktion Förr från kontoret
Att förbereda sig för ledighet från jobbet innebär vanligtvis att man ställer in automatiska e-postsvar, avböjer möten och meddelar kollegor. Funktionen Out of Office i Google Kalender förenklar denna process.
I Kalendern väljer du Borta från kontoret och anger datum. Du kan också ställa in automatiska svar och automatiska avböjningar för e-postmeddelanden och möten.
Dessutom visar kalendern din frånvarostatus, vilket hjälper dem att planera för din frånvaro.
12. Optimera kommunikationstiden med Gmails schemaläggningsfunktion
Det kan vara svårt att få dina e-postmeddelanden att uppmärksammas och läsas, särskilt när du har att göra med kollegor i olika tidszoner. Det är viktigt att skicka e-postmeddelandet vid rätt tidpunkt så att de ser och läser det så snart de är tillgängliga.
Med Gmails funktion Schemalägg sändning kan du tidsbestämma dina e-postmeddelanden. När du har skrivit ditt e-postmeddelande klickar du på pilen bredvid knappen Skicka och väljer Schemalägg sändning. Välj sedan antingen en föreslagen tid eller ange en egen tid.
13. Kom vidare med . nya genvägar
Att starta ett nytt dokument, kalkylblad eller presentation på Google Drive kräver flera klick. Du kan hoppa över det med genvägen new; öppna bara en ny flik och skriv doc. new, sheet. new eller slide. new – så enkelt är det.
Det finns också genvägar för formulär (form. new), webbplatser (site. new) och till och med för att starta ett nytt Google Meet (meet. new).
Kategori 3: Dokument- och filhantering
Dessa tips och tricks fokuserar på att hjälpa dig att organisera, hitta och hantera dina dokument och filer i Google Workspace.
14. Säkerställ datakvaliteten med datavalidering
Datainmatning handlar om noggrannhet. Ett litet fel eller stavfel kan förstöra beräkningar och dataanalyser.
Google Sheets har datavalidering för sådana problem. Du kan ställa in regler för vilken typ av data som får matas in i specifika celler.
Markera de celler som du vill tillämpa regeln på, gå sedan till Data > Datavalidering i toppmenyn och välj ett valideringskriterium, till exempel nummerintervall, textinnehåll eller anpassade formler.
Du kan också lägga till hjälpsamma felmeddelanden som guidar användarna när de anger felaktiga uppgifter.
Läs också: Hur man tillämpar datavalidering i Excel
15. Hitta filer snabbt med Drive:s avancerade sökfunktion
Google Drive fylls snabbt. Det innebär att filer kan försvinna i en massa andra filer. Men med Drives avancerade sökfunktion kan du hitta dem (eller åtminstone begränsa sökresultaten).
Gå till sökfältet i Drive och klicka på Avancerad sökning. Då öppnas en dialogruta där du kan välja filtyp, ägare, ändringsdatum och mer.
Avancerad sökning är i slutändan ett filter. Ju bättre du definierar ditt filter, desto bättre blir sökresultaten. Varför krångla till det? Ta bara 10 minuter varje dag för att organisera din enhet – det är det bästa Google Drive-tricket som finns.
16. Utöka funktionaliteten med ett tillägg
Google-appar har inte alla funktioner inbyggda. Du kan behöva köra en tredjepartsapp parallellt, vilket kan vara irriterande på grund av det ständiga växlandet. Lyckligtvis kan flera Google-appar få tillägg, även kända som förlängningar.
Du kan till exempel lägga till ett tillägg för e-signatur i Google Docs genom att gå till Tillägg > Add-ons. Andra Google-appar, såsom Sheets, Slides och Kalender, har också denna funktion.
17. Dela filer med delade enheter
Åtkomst till delade filer kan bli komplicerat, särskilt när teammedlemmar kommer och går. Google Drives funktion för delade enheter kan förenkla denna process.
Till skillnad från filer i Min enhet som tillhör enskilda personer tillhör filer i en delad enhet teamet. Det innebär att när någon lämnar teamet stannar deras filer kvar hos teamet.
För att förbereda en delad enhet klickar du på Delade enheter i vänster sidofält och sedan på +Ny. Lägg till teammedlemmar så får alla tillgång till alla filer i den enheten.
Kategori 4: Avancerade funktioner och verktyg
Här utforskar vi ytterligare funktioner i Google Workspace-apparna.
18. Röstskrivning i Google Docs
Att skriva kan göra dig långsammare. Det är bäst att hoppa över det med Google Docs röstskrivningsfunktion.
Öppna ett nytt dokument (kom ihåg doc. new)? Gå sedan till Verktyg > Röstskrivning i toppmenyn, klicka på mikrofonikonen och börja prata. Orden visas på skärmen medan du pratar.
Kom ihåg att tala tydligt och kontrollera det slutgiltiga utkastet när du är klar för att upptäcka stavfel och grammatiska fel.
19. Organisera din inkorg med Gmail-filter
Viktiga meddelanden och dagordningar kan försvinna i en rörig inkorg.
Varför inte aktivera Gmail-filter för att organisera dina inkommande meddelanden automatiskt? Leta efter Filter och blockerade adresser i dina Gmail-inställningar och skapa e-postregler.
Du kan till exempel ställa in regler för avsändarens e-post-ID eller nyckelord i ämnesraden för att markera din chefs e-postmeddelanden med en stjärna eller omdirigera dem till en specifik mapp.
20. Engagera din publik med funktionen Frågor och svar i Slides
Att presentera för en stor grupp kan ibland kännas ensidigt. Google Slides har en fråge- och svarsfunktion som kan göra dina presentationer mer engagerande.
När du håller en presentation klickar du på triangeln bredvid nedåtpilen på presentationsknappen och aktiverar publikverktygen. Då kan din publik skicka in frågor i realtid, som du kan besvara under eller efter presentationen.
Publiken kan också rösta på frågor, vilket hjälper dig att identifiera och prioritera de mest populära ämnena. Denna funktion kan göra dina presentationer mer interaktiva och säkerställa att du tar upp de punkter som din publik bryr sig mest om.
21. Skriv professionella e-postmeddelanden med Gmails hjälpmeddelande Help Me Write
Gmails Hjälp mig att skriva gör precis vad det säger – det hjälper dig att skriva i en konsekvent ton.
När du skriver ett e-postmeddelande klickar du på knappen "Hjälp mig att skriva" (den ser ut som en trollstav). Beskriv sedan kortfattat vad du vill säga. AI-tekniken genererar ett utkast baserat på din inmatning, som du sedan kan finjustera.
För att få tillgång till den här funktionen måste du registrera dig för Google Workspace Labs. Besök Google Workspace Labs, registrera dig och ställ dig i kö. När du står i kö får du en inbjudan när funktionen blir tillgänglig.
22. Bryt språkbarriärer med Google Translate i Docs
Att tala olika språk hindrar effektiv kommunikation i mångfaldiga och olika team samt gränsöverskridande samarbete. Google Docs har en inbyggd översättningsfunktion för att övervinna denna utmaning. (Faktum är att många Google Docs-hack förbättrar samarbetet. )
För att använda det, gå till Verktyg > Översätt dokument. Du kan sedan välja att översätta hela dokumentet till ett annat språk.
Denna funktion är också användbar när du snabbt behöver förstå ett dokument på ett språk som du inte behärskar flytande.
23. Skapa teamresurser enkelt med Google Sites
Att bygga en central hubb för teaminformation kräver ofta tekniska kunskaper eller hjälp från IT-avdelningen. Med Google Sites är det enkelt att designa interna webbplatser utan kodningskunskaper.
Gå till sites.google.com och klicka på "+". Använd dra-och-släpp-gränssnittet för att lägga till text, bilder, kalendrar och till och med bädda in andra Google Workspace-element.
Det här verktyget är utmärkt för att skapa aktivitetsdashboards, teamhandböcker eller kunskapsbaser som ditt team enkelt kan använda och uppdatera.
24. Analysera data med Sheets pivottabeller
Data är bara till hjälp om du kan dra slutsatser från den. Ju större datasetet är, desto svårare är det dock att dra slutsatser.
Oroa dig inte – Google Sheets pivottabeller kan hjälpa dig att sammanfatta och analysera sådan data. Och det finns många sådana Google Sheets-tips där ute.
I ett kalkylblad går du till Insert > Pivot table. Välj ditt dataområde och välj hur du vill sammanfatta dina data. Genom att dra och släppa fält kan du snabbt omstrukturera dina data för att få fram olika insikter.
25. Hantera din tillgänglighet med kalenderns arbetstider
Det är inte alltid tydligt när du eller dina kollegor är tillgängliga. För att hantera förväntningar på tillgänglighet kan du helt enkelt ange dina arbetstider i Google Kalender.
Gå till Arbetstid och plats i kalenderinställningarna och ange ditt vanliga arbetsschema. När någon försöker boka ett möte utanför dessa tider får de ett meddelande.
Denna funktion kan hjälpa dig att upprätthålla balansen mellan arbete och privatliv och minska risken för att möten schemaläggs vid olämpliga tidpunkter, särskilt om du arbetar med personer i olika tidszoner.
Bonus: Gör detta 5-minuters produktivitetstest för att se hur produktiv din organisation är!
Google Workspace-alternativ som hjälper dig att spara tid
Att ständigt växla mellan olika Google Workspace-verktyg är fortfarande ett problem. Det leder till tidsförlust och splittrad koncentration.
Finns det något alternativ?
Det finns ClickUp, en kraftfull plattform för produktivitet och projektledning. Här är varför vi föreslår att du överväger den.
- Enhetlig plattform: Integrera dokumenthantering, uppgiftshantering och tidrapportering i en och samma miljö.
- Förbättrat samarbete: Samarbeta samtidigt på dokument, uppgifter och projekt för att främja lagarbete och säkerställa projektens samordning.
- Anpassade automatiseringar: Skapa anpassade arbetsflöden för att hantera repetitiva uppgifter med ClickUp Automations, vilket kan frigöra tid för viktigare arbete.
- Flera visningsalternativ: Visualisera ditt arbete i din favoritstil eller efter projektets behov med en rad olika visningar.
- Prioritetsinställningar: Anpassa uppgiftsprioriteringar (Hög, Medel, Låg) för att säkerställa att det viktigaste arbetet blir gjort först.
- Inbyggd tidrapportering: Övervaka din produktivitet genom att notera hur många timmar du lägger på uppgifter och projekt med ClickUp Time Tracking. Spåra tid från valfri enhet, utforma anpassade tidrapporter och visa detaljerade rapporter.
Det som skiljer ClickUp från Google Workspace är dock dess integrerade AI-assistent, ClickUp Brain, som är tillgänglig överallt i ClickUp.
Utnyttja kraften i AI
Med så mycket att göra är det klokt att förbättra din produktivitet med hjälp av en assistent med artificiell intelligens. ClickUp Brain kan:
- Skapa utkast och generera idéer i ClickUp Docs
- Hjälper dig att sätta in dina uppgifter i sitt sammanhang, föreslår deluppgifter och delar upp komplexa projekt i hanterbara steg.
- Automatisera rutinprocesser som uppdateringar av framsteg, stand-ups och statusrapporter.
- Skriv tydliga e-postmeddelanden i ClickUp Inbox eller skapa snabba svar för dina chattar.
- Hitta specifik information i dina dokument, uppgifter eller till och med tidigare konversationer
- Tolka dina projektdata och få förslag på hur du kan förbättra dina arbetsflöden.
Dessutom erbjuder det en radikal funktion för team: Connected AI. Connected AI integrerar alla dina verktyg på ett ställe, vilket säkerställer att all din kunskap är tillgänglig och användbar, oavsett var den är lagrad. Här är vad det erbjuder:
- Genom att integreras djupt med alla aspekter av ditt ClickUp Workspace – uppgifter, dokument och chatt – får du en omfattande översikt över ditt arbete, vilket möjliggör mer precisa och användbara insikter.
- AI Writer for Work, AI Knowledge Manager och AI Project Manager är alla utformade för att ta över repetitiva uppgifter så att du kan fokusera på mer kreativt arbete.
- ClickUp Brain integreras också sömlöst med verktyg från tredje part. Så du kan utöka dess användning även utanför ClickUp och synkronisera alla ändringar inom ClickUp och appar från tredje part i realtid.
Utnyttja asynkron kommunikation
ClickUp tar samarbetet till nya höjder med sin svit av kommunikationsverktyg. Och det kan spara dig massor av tid – genom asynkron kommunikation. Så här fungerar det:
- Slipp möten som följer tätt efter varandra – håll ditt team informerat med ClickUp Chat.
- Tilldela kommentarer och skapa viktiga uppgifter för dina team med ClickUp Tasks.
- Aktivera anpassade ClickUp-påminnelser för ClickUp-mål och ClickUp-milstolpar med hög prioritet.
ClickUp-mallar för produktivitet
Nu när du har ClickUp-verktyg och AI-assistenten, vad är din produktivitetsplan?
Har du inte något?
Vi har allt du behöver med ClickUp-mallar! Här är två perfekta produktivitetsmallar som hjälper dig att komma igång.
Först och främst är ClickUp Productivity Template utmärkt för att optimera arbetsflöden för både privatpersoner och företag.
Du kan:
- Få olika vyer, till exempel Lista, Tavla och Kalender, för att visualisera uppgifter.
- Kör automatisering för att skapa och hantera uppgifter
- Använd rullgardinsmenyer med enkelval för att kategorisera uppgifter eller tilldela dem till specifika team.
- Markera viktiga datum och förfallodatum i en kalender för att hålla koll på viktiga händelser.
- Använd vyer i arbetsytan för att samarbeta, brainstorma och samla in data.
Slutligen är ClickUp Personal Productivity Template avsedd för motiverade egenföretagare och personer som vill organisera sitt privatliv.
Öka din produktivitet med ClickUp
Produktivitet handlar om balans, fokus och verktyg för att arbeta snabbare.
Google Workspace hjälper dig att hålla ordning, men ClickUp kommer till sin rätt när du behöver en extra skjuts för att hålla dig på rätt spår och få mer gjort.
Är du redo att ta din produktivitet till nästa nivå? Prova ClickUp och upplev hur det är att ha en plattform som är utvecklad för att hålla dig fokuserad, effektiv och motiverad. Prova ClickUp.