Arbetar dina distansanställda effektivt?
Att följa upp dina medarbetares prestationer och närvaro kan vara en utmaning i en distansarbetsmiljö. Jag har själv varit där. Det är därför jag gick över till närvarosystem för distansarbete för att följa upp och maximera medarbetarnas produktivitet.
Dessa verktyg har blivit viktiga komponenter i en effektiv personalhantering, eftersom de hjälper chefer som mig att hålla koll på arbetsscheman och granska medarbetarnas inloggningstider utan direkt övervakning.
Du har kommit rätt om du också vill förenkla ledningsuppgifterna och förbättra personalens effektivitet. I den här bloggen har vi noggrant jämfört och valt ut de 10 bästa systemen för fjärrnärvaroregistrering utifrån deras funktioner, priser och kundrecensioner.
Vad bör du tänka på när du väljer ett system för fjärrnärvarokontroll?
Som ledare kan man lätt hamna i fällan att detaljstyra sina medarbetare, vilket i slutändan minskar deras produktivitet, motivation och engagemang. Även jag hamnade i den här fällan när jag provade olika strategier för att förbättra prestandan, men så är det inte längre.
När jag började använda verktyg för fjärrnärvarokontroll hjälpte de mig att spåra distansarbetarnas arbetstid utan att vara påträngande eller kontrollerande.
Om du just nu är i färd med att välja den bästa programvaran för fjärrnärvarokontroll bör du börja med att utvärdera dina specifika behov och mål. Du bör alltid kontrollera programvarans kompatibilitet med dina befintliga system och hur användarvänlig den är, så att det inte krävs omfattande utbildning för att lära sig använda den.
Låt oss titta på några viktiga funktioner som du bör ta hänsyn till innan du väljer ett system för fjärrnärvarokontroll för ditt företag:
1. Automatisera närvaroregistreringen
Moderna system för fjärrnärvaroregistrering kan automatisera registreringen av medarbetarnas närvaro. Genom att välja ett automatiserat system för närvarohantering kan du bättre uppmärksamma punktliga medarbetare som utför sina arbetsuppgifter med omsorg och uppfyller organisationens förväntningar.
Dessa verktyg erbjuder dessutom många fördelar, såsom noggrannhet, produktivitet och efterlevnad, vilket eliminerar risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel i registreringen av medarbetarnas närvaro.
2. Meddelanden och påminnelser
Ett system för fjärrnärvarokontroll som du väljer för ditt företag bör integreras med digitala kalendrar som Microsoft Outlook, Calendly Mobile och Google Kalender. Genom att välja denna programvarupaket kan du informera hela teamet om en enskild medarbetares tillgänglighet och hålla koll på närvaron via den delade kalendern.
3. Rapportering och analys
En idealisk programvara för fjärrhantering av närvaro har rapporteringsfunktioner som ger en heltäckande bild av företagets verksamhet. Detta inkluderar att skapa insiktsfulla rapporter om närvarotrender, mönster och efterlevnad av arbetslagstiftningen.
4. Ledighetshantering
Ett effektivt närvarosystem erbjuder funktioner för ledighetshantering, såsom att ställa in ledighetsregler utifrån gällande lagstiftning, lämna in ansökningar, hjälpa medarbetarna att kontrollera sitt ledighetssaldo, granska helgdagar i kalendern osv.
5. Tidrapporter
Funktionen för hantering av tidrapporter är av yttersta vikt i närvarosystem för distansarbete och bör inte förbises innan du gör ditt val. Den gör det möjligt för dig att spåra schemalagda arbetstimmar, ledighet, intjänade timmar och justeringar för löneberäkning.
Proffstips: Se till att din programvara för närvaroregistrering på distans ger dina distansanställda flexibilitet och viss frihet att utföra sina arbetsuppgifter. På så sätt kan dina medarbetare känna sig mer bekväma med att använda verktygen, vilket i sin tur ökar produktiviteten.
De 10 bästa systemen för fjärrnärvarokontroll
1. ClickUp: Bäst för att följa upp medarbetarnas prestationer och produktivitet
ClickUp är ett mångsidigt projektledningsverktyg som låter dig registrera tid på ett sätt som passar just dina behov. Med ClickUps funktioner för tidsregistrering kan du enkelt övervaka arbetade timmar var du än befinner dig, göra justeringar vid behov och lägga till anteckningar för att hålla koll på fakturerbara timmar och projektspecifik tid.
Verktyget gör det till exempel möjligt för dina medarbetare att starta och stoppa en timer direkt i appen, på datorn med ett Chrome-tillägg, eller till och med lägga till tidsposter manuellt för tidigare arbete för att spåra tiden på olika enheter. ClickUps omfattande kategoriseringsfunktioner gör det också möjligt för medarbetarna att organisera de registrerade tidsposterna via anpassade fält och ClickUp-taggar.
Du kan också be ditt team att lägga till anteckningar till tidsrapporterna och filtrera dem efter olika kriterier för att få insikt i var och hur tiden används inom hela verksamheten.
Utöver funktionerna gör ClickUps färdiga och anpassningsbara mallar det enklare att utforma och implementera uppföljningssystem utan att missa något. Med ClickUps mall för närvarolista kan du följa upp dina medarbetares närvaro och frånvaro, se när de återvänder från ledighet och skapa flexibla påminnelser till medarbetarna om deras distansarbetsscheman.
Dessutom är ClickUps HR-vyer användbara för att övervaka introduktion av nya medarbetare, schemaläggning och andra viktiga detaljer. Skapa en central plats för medarbetardata och privat korrespondens mellan medarbetare och deras chefer. Du kan använda denna centrala plats för att följa upp framsteg, genomföra undersökningar om medarbetarengagemang och förbereda kommande prestationsutvärderingar.
ClickUps bästa funktioner
- Tidrapportering: Använd ClickUp Time Tracking för att skapa och anpassa tidrapporter och visa detaljerade rapporter över dina medarbetares arbetstid per dag, vecka, månad eller valfritt tidsintervall
- Smidigt samarbete: Visualisera projektens framsteg på distans, övervaka sprints och backloggar med agila diagram och samarbeta i realtid med Clickup Docs och Whiteboards
- PTO-kalender: Effektivisera uppföljningen av medarbetarnas semester- och sjukdagar med ClickUps mall för PTO-kalender
- Automatisera uppgifter: Använd ClickUp Automation, som erbjuder över 100 färdiga automatiseringar för att effektivisera arbetsflöden, projektöverlämningar och rutinuppgifter
- Datakryptering: Säkerställ säkerheten för känsliga uppgifter med AES-256-kryptering, som förhindrar obehörig åtkomst från tredje part
Begränsningar i ClickUp
- Den branta inlärningskurvan kan göra det svårt för nya användare att hitta rätt på plattformen
Priser för ClickUp
- Gratis: För alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 $/månad per användare
- Enterprise: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 5 dollar per Workspace-medlem och månad.
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 9 500 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 100 recensioner)
2. ClockShark: Bäst för att följa upp anställda som arbetar ute på fältet
ClockShark är ett annat kraftfullt verktyg som erbjuder GPS-spårning för att i realtid följa medarbetarnas position samt deras arbetstider. Plattformen ger dig 100 % exakta tidrapporter och minskar lönekostnaderna tack vare sin närvarohanteringsprogramvara.
Denna plattform säkerställer också att dina medarbetare tar större ansvar, eftersom de vet att deras tid registreras. Jag gillar dess extrafunktioner, såsom integration med bokföringssystem, aktivitetsregistrering, schemaläggning av medarbetare, anpassningsbara rapporter och mycket mer.
ClockSharks bästa funktioner
- Integrerade lösningar för löne- och bokföringsprogramvara, såsom QuickBooks och QuickBooks Online, RUN Powered by ADP® och ADP Workforce Now®, Sage 100 Contractor, Xero samt över 1 000 appar som använder Zapier
- Håll noggrann tidrapportering för alla dina anställda även när du är på resande fot och undvik närvaroproblem med den virtuella närvaroklockan.
- Använd de avancerade projektledningsfunktionerna för att tilldela uppgifter, följa upp arbetets framskridande och hålla koll på deadlines
- Slipp avrundningar i tidrapporterna genom att noggrant följa upp dina arbetskraftskostnader
Begränsningar i ClockShark
- Det saknar faktureringsfunktioner
- Det fungerar inte särskilt bra med mobilappens GPS-spårning och synkronisering av data
Priser för ClockShark
- Gratis: 14 dagars provperiod
- Standard: 40 dollar per månad
- Pro: 60 dollar per månad
Betyg och recensioner av ClockShark
- G2: 4,6/5 (över 300 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 1 800 recensioner)
3. Gusto: Bäst för att följa upp medarbetarnas produktivitet
Letar du efter ett effektivt verktyg för att skapa ekonomiska rapporter och följa upp närvaron på distans i realtid? Då behöver du inte leta längre än Gusto. Denna plattform integreras med AttendanceBot för att synkronisera anställdas tidrapporter och underlätta löneutbetalningarna för anställda och uppdragstagare.
Med Gusto kan du också följa upp medarbetarnas produktivitet och främja de bästa delarna av ditt teams prestationer.
Jag tyckte att verktygen för tid- och närvaroredovisning var till stor hjälp vid hanteringen av komplexa semester- och ledighetsplaner. Verktyget gör det enkelt att godkänna ledighetsansökningar och synkronisera godkänd ledighet med löneadministrationen och företagskalendrarna.
Gustos bästa funktioner
- Håll koll på medarbetarnas arbetstid med flexibla metoder som Gusto Wallet-appen (mobil och webb), webbläsare eller manuella inmatningar
- Fatta smarta affärsbeslut baserat på anpassningsbara rapporter, automatiska varningar om efterlevnad och anonyma teamenkäter
- Skaffa valfria tilläggsmoduler såsom HR-hantering, introduktion av nya medarbetare och hantering av prestationsutvärderingar
- Beräkna övertid automatiskt utifrån medarbetarnas plats och förinställda regler
Begränsningar i Gusto
- Gränsen för antalet förfrågningar via API (Application Programming Interface) ligger för närvarande på 200 per minut, vilket är för lågt för stora organisationer
- Det finns ingen mobilapp för löneadministration för arbetsgivare; appen är endast tillgänglig för anställda.
Priser för Gusto
- Gratis: För företag som enbart anlitar underleverantörer i sex månader
- Simple: 40 dollar per månad plus 6 dollar per månad per användare
- Plus: 60 dollar per månad plus 9 dollar per månad per användare
- Premium: Kontakta säljteamet
Betyg och recensioner för Gusto
- G2: 4,5/5 (över 2 000 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 3 800 recensioner)
4. Replicon: Den bästa AI-drivna plattformen för tidrapportering och närvaroregistrering
Replicon är ett av de bästa verktygen för distansarbete när det gäller tids- och närvaroregistrering, efterlevnad av arbetsrättsliga bestämmelser, schemaläggning och löneutbetalningar.
Det här är en av mina personliga favoriter, eftersom det helt eliminerar behovet av manuell närvarokontroll genom att utnyttja AI-funktioner. Replicon registrerar automatiskt den tid som dina medarbetare lägger ner i över 100 olika arbetsappar, såsom Slack, Jira, Asana, Zoom och många fler.
Plattformen gör det också möjligt för dig att ställa in och hantera regler för intjänande och återställningar utifrån ditt företags behov.
Funktioner som tidrapportering för företag och personalhantering gör Replicon till ett idealiskt verktyg för stora organisationer, eftersom det samlar tidrapportering, skiftplanering och personalplanering på en och samma plattform.
Replicons bästa funktioner
- Effektivisera skapandet av tidrapporter med dynamiska godkännandeprocesser baserade på validering av närvarodata i realtid
- Identifiera de perfekta medarbetarna utifrån kostnad eller kompetens med hjälp av det AI-drivna SmartSchedule
- Erbjud intuitiv tidsregistrering, övervakning dygnet runt samt uppföljning av ordinarie arbetstid och övertid för både månads- och timanställda
- Erbjud färdigställda, korrekta och fullständiga förifyllda tidrapporter som dina anställda kan granska och skicka in
Begränsningar i Replicon
- Kan vara svårt att installera, eftersom det finns så många funktioner och anpassningsalternativ
- Det kan vara svårt att skapa rapporter med anpassade strukturer
Priser för Replicon
- Anpassade priser baserade på företagets storlek och bransch
Betyg och recensioner av Replicon
- G2: 4,3/5 (över 700 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 500 recensioner)
Bonus: Så här skapar du en närvarolista i Excel!
5. TimeClock Plus: Bäst för automatiserad schemaläggning av medarbetare
TimeClock Plus är en flexibel lösning för tids- och närvaroregistrering som erbjuder både lokala och molnbaserade lösningar. Den ger tillgång till realtidsscheman och gör det möjligt att följa medarbetarnas närvaro via mobila enheter.
Plattformen integreras smidigt med hundratals löne-, ERP- och personalhanteringssystem (HCM), så du behöver inte oroa dig för tekniska problem.
När det gäller de unika funktionerna tyckte jag att den mobila närvaropappen var ganska användarvänlig. Anställda kan använda den för att enkelt stämpla in och ut, se tidrapporter och hantera scheman direkt från sina mobiler.
När du är på resande fot i ditt distansjobb kan en välfungerande mobilapp som denna hjälpa dig att spara timmar av manuell tidrapportering och dubbelkontroll av tidsrapporter.
De bästa funktionerna i TimeClock Plus
- Gör det möjligt för medarbetarna att stämpla in och ut var som helst där det finns en internetanslutning med hjälp av molnbaserad tidrapportering
- Konfigurera löneberäkningssystemet med olika lönesatser, skiftersättningar och kriterier för övertid
- Hantera ledighet med ett enda klick med hjälp av funktionen för frånvarohantering
- Skapa smidig personalplanering med skiftplaner dygnet runt som anpassas efter just dina arbetsrotationer och inbyggda regler
Begränsningar i TimeClock Plus
- Det har ett mindre intuitivt gränssnitt jämfört med andra system för fjärrnärvaroregistrering
- Det kanske inte fungerar sömlöst med alla appar eller webbplatser från tredje part
Priser för TimeClock Plus
- Anpassade priser baserade på företagets storlek och bransch
Betyg och recensioner av TimeClock
- G2: 4,3/5 (över 400 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 150 recensioner)
6. Connecteam: Bäst för att övervaka närvaron i realtid
Connecteam är en utmärkt plattform som kan hantera smart tidrapportering med hjälp av automatiserade tidrapporter. Med hjälp av denna plattform kan du enkelt hantera alla dagliga arbetsuppgifter, såsom uppgiftsdelegering i realtid, effektiv personalplanering, övervakning av närvaro i realtid, omedelbar rapportering med resultat i realtid och mycket mer.
Som chef ger det dig en tydlig överblick över teamets tillgänglighet, kvalifikationer och preferenser, vilket hjälper dig att hantera schemaläggningen på bästa sätt.
Det jag gillar mest med det här verktyget är dess omfattande utbud av funktioner. Connecteam samlar HR-funktioner, kommunikation, uppgiftshantering och schemaläggning på en och samma plattform, vilket gör det enkelt för dig att få en helhetsbild.
Systemet är utformat med tanke på medarbetare som inte arbetar vid ett skrivbord och erbjuder en enda lösning för att hålla dina medarbetare uppdaterade om allt som rör arbetet – allt från deras individuella scheman till kunskapsbasen och företagsnyheter.
Connecteams bästa funktioner
- Gör det möjligt att ställa in regler för anställdas raster och övertid i enlighet med lokala, delstatliga och federala arbetslagar
- Anpassa dig till dina riktlinjer för hybridarbete genom att registrera inloggningstider med tidsuret i appen eller med Kiosk-appen på plats
- Använd chatten i appen för att kommunicera direkt med medarbetarna
- Använd inbyggda rapporterings- och analysverktyg för att följa upp och optimera viktiga ledningsfunktioner inom den dagliga verksamheten och HR
Begränsningar i Connecteam
- Det kan förekomma tillfälliga fördröjningar och att appen hänger sig
- Det krävs många uppgraderingar för att få tillgång till fler funktioner
Priser för Connecteam
- Gratis: För alltid
- Basic: 35 $/månad
- Avancerat: 59 $/månad
- Expert: 119 $/månad
Betyg och recensioner av Connecteam
- G2: 4,7/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (över 300 recensioner)
7. TimeCamp: Bäst för tidsregistrering
TimeCamp är ett av de bästa systemen för fjärrnärvarohantering som hanterar medarbetarnas närvaro, registrerar arbetstimmar och skapar lönelistor – allt i en och samma app. Det erbjuder nyckelordsbaserad tidrapportering, vilket innebär att du kan ställa in nyckelord för att automatisera tidrapporteringen.
Jag har testat deras närvarosystem, och det är till stor hjälp för att hålla reda på arbetstid, semester och sjukfrånvaro på ett och samma ställe, vilket bidrar till att minska risken för fel.
Det integreras dessutom med verktyg som Airtable, Asana, GitLab och många fler, vilket gör det enklare för dig att följa upp och hantera projektets tidsplaner på ett mer effektivt sätt.
TimeCamps bästa funktioner
- Erbjud en geofencing-funktion, som är perfekt för att spåra fältarbetare som alltid är på språng
- Skapa detaljerade rapporter om tidsanvändning, projektframsteg och prestanda hos distansarbetande team med hjälp av rapporteringsfunktionen
- Lägg till, redigera eller ta bort tidsposter med grafiska tidrapporter och växla mellan dags- och veckovy med bara några klick.
Begränsningar i TimeCamp
- Det går inte att anpassa uppgiftsnamn och gränssnitt
- Det erbjuder begränsade rapporterings- och exportfunktioner
Priser för TimeCamp
- Gratis: 14 dagars provperiod
- Startpaket: 3,99 $/månad
- Premium: 6,99 $/månad
- Ultimate: 10,99 $/månad
- Enterprise: 14,99 $/månad
Betyg och recensioner av TimeCamp
- G2: 4,7/5 (över 200 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 500 recensioner)
8. ADP Workforce Now: Bäst för att effektivisera systemet för närvaroregistrering på distans
ADP Workforce Now är en heltäckande programvara för personalhantering som hjälper dig att säkerställa korrekt löneberäkning och efterlevnad av regelverk, så att du kan lägga den sparade tiden på din verksamhet istället.
Dess unika funktion erbjuder biometriska inloggningsalternativ, såsom ansiktsigenkänning och fingeravtrycksavläsning, vilket ger ett extra säkerhetsskikt. Personligen föredrar jag dessa framför klumpiga, lösenordsskyddade gränssnitt.
Plattformens automatiserade lösningar för tid- och närvaroregistrering håller reda på anställdas ledighetsansökningar, godkännanden och semestrar och gör det möjligt för alla dina anställda att stämpla in och ut på flera olika enheter.
De bästa funktionerna i ADP Workforce Now
- Låt medarbetarna stämpla in och ut, lägga till sina matraster och överföra sin arbetstid mellan avdelningar, arbetsplatser eller arbetsuppgifter
- Gör det möjligt för chefer att följa och övervaka närvaromönster, skapa rapporter om medarbetarnas arbetstid och godkänna ledighetsansökningar
- Tillhandahåll verktyg för utbildning och utveckling i syfte att stödja hela medarbetarens karriärcykel, från rekrytering till successionsplanering
- Integreras smidigt med verktyg som Brainier, Workday, Replicon, Wave, Oracle, Deputy, JazzHR, Xero, QuickBooks och Greenhouse
Begränsningar i ADP Workforce Now
- Det kan uppstå utmaningar när du vill anpassa rapporterna.
- Att integrera systemet med befintliga system och viss programvara från tredje part kan ibland vara komplicerat.
Priser för ADP Workforce Now
Priserna anpassas efter företagets storlek och bransch.
Betyg och recensioner för ADP Workforce Now
- G2: 4,1/5 (över 3 300 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 6 400 recensioner)
9. ExakTime: Bäst för att följa upp fältarbetare
ExakTime är särskilt utformat för team och anställda som arbetar utanför kontoret. Det erbjuder en enkel app med smidiga funktioner för in- och utstämpling. Det har även en GPS-funktion som gör att du kan spåra den anställdes position i realtid, och som kan nås från vilken mobil enhet som helst.
Med ExakTime får du över 40 färdiga rapportmallar för att följa upp medarbetarnas närvaro och arbetstid. Dessa rapporter ger realtidsöversikt och praktiska insikter som krävs för att fatta beslut som är avgörande för företagets välmående.
Jag tycker att deras varningssystem är väldigt användbart. Det hjälper mig att ställa in automatiska aviseringar för medarbetarna. Som chef ser dessa aviseringar till att varken jag eller mina medarbetare missar viktiga åtgärder, som att ansöka om ledighet, godkänna ansökningar eller övervaka gränsvärdet för övertid.
ExakTimes bästa funktioner
- Håll koll på medarbetarnas arbetstid, förseningar, tidiga avgångar och frånvaro
- Genom att använda funktionen för fotokontroll undviker du problem med tidsbedrägeri och obehörig användning av tidkort eller PIN-koder
- Erbjud robusta tidsklockor som fungerar som närvarocentraler vid arbete utanför kontoret; dessa närvaro- och tidsuppgifter kan lagras och synkroniseras till molnet så att cheferna kan komma åt dem på kontoret
Begränsningar i ExakTime
- Det kan vara svårt att skapa rapporter baserade på dina medarbetares scheman
- Det låter inte dina anställda se sina ackumulerade timmar för varje löneperiod.
Priser för ExakTime
- Avancerat: 9 $/månad
- Premium: Kontakta säljteamet
- Elite: Kontakta säljteamet
Betyg och recensioner av ExakTime
- G2: 4,2/5 (över 50 recensioner)
- Capterra: 4/5 (över 150 recensioner)
10. Quickbooks Time: Bäst för att övervaka medarbetarnas prestationer
Quickbooks Time erbjuder en intuitiv webbpanel, en mobilapp och en tidrapporteringskiosk som underlättar övervakning av medarbetarna i realtid. Med hjälp av denna plattform kan du följa alla dina medarbetares aktiviteter när du är på resande fot och säkerställa att de håller sina deadlines genom projektsamarbete och tidrapportering.
Denna plattform integrerar personalplanering och tidrapportering på ett och samma ställe.
Det gör att jag kan skapa scheman, dela dem med medarbetarna och tilldela arbetsuppgifter och arbetspass. Programvaran erbjuder även funktioner som uppföljning av semester, underskrifter på tidrapporter och körsträckor.
De bästa funktionerna i Quickbooks Time
- Registrera arbetstimmar med exakta, automatiserade och användarvänliga lösningar för löneadministration
- Använd geofencing-teknik för att hantera projekt, scheman och arbetskostnader samt spåra var incheckade medarbetare befinner sig under arbetstiden.
- Hjälper entreprenörer att skapa och skicka fakturor med hjälp av mallar
Begränsningar i Quickbooks Time
- Brist på anpassade rapporter
- Begränsningar vad gäller filstorlek och data, samt antalet användare
Priser för Quickbooks Time
- Gratis: 30 dagars provperiod
- Premium: 6 $/månad
- Elite: 12 $/månad
Betyg och recensioner av Quickbooks
- G2: 4,5/5 (över 1 400 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 6 700 recensioner)
Hantera närvaron i ditt distansarbetslag med ClickUp
Du kan inte förlita dig på manuella beräkningar av närvaron och lägga ned otaliga timmar på att tolka mallar för närvarolistor för både kontorsanställda och distansarbetare. Om du fortfarande gör detta är du säkert alltför väl bekant med besväret med att kontrollera felaktigheter och manipulering av tidrapporter. Du måste införa ett system för närvarospårning för att underlätta tidsrapporteringen och kunna fokusera på dina kärnverksamheter.
ClickUp hjälper dig att leda ett distansarbetslag, samordna gemensamma mål, följa upp framsteg och samarbeta smidigt. Med sin tidsrapportering för projekt och tydlig visualisering av medarbetarnas scheman och arbetspass säkerställer det en korrekt löneberäkning.
Registrera dig för ett gratis ClickUp-konto och förändra hur du hanterar dina distansanställda!