Distansarbete var en livlina under pandemin. Men nu när världen kommer ut ur flera års social distansering återvänder fler människor till kontoret.
Distansarbete är utmärkt för balansen mellan arbete och privatliv och för medarbetarnas välbefinnande. Men att träffas ansikte mot ansikte ibland har också sina fördelar. Om du inte är redo att kräva en 100-procentig återgång till heltidsarbete på plats, kan en hybridpolicy vara precis rätt lösning. ✅
Allt fler organisationer inför hybridarbetspolicyer för att överbrygga klyftan mellan medarbetarnas önskan om flexibla arbetsformer och ledningens behov av personlig kontakt. Med hybridarbete kan teamet kombinera distansarbete och arbete på kontoret, vanligtvis enligt ett förutbestämt schema.
Hybridarbete är ett nytt område för de flesta chefer och HR-proffs, så oroa dig inte om du inte har skrivit en hybridarbetspolicy tidigare.
I den här guiden går vi igenom de viktigaste komponenterna i en hybridpolicy och delar med oss av en lista över verktyg som hjälper dig att skapa effektiva policyer för ditt hybridteam.
Förstå hybridarbetspolicyer
En hybridarbetspolicy är ett skriftligt ramverk som beskriver hur din organisation balanserar arbete på plats och distansarbete. Denna dokumentation ger anställda flexibiliteten att arbeta på kontoret för samarbete ansikte mot ansikte eller på distans från sitt hemmakontor. 🏡
Men ska alla komma till kontoret samtidigt? Eller får alla bestämma sina egna kontorstider? Hybridarbete är otroligt flexibelt och öppet för tolkning, så det är en bra idé att dokumentera det så att alla teammedlemmar är på samma sida.
Dessa dokument är dock komplicerade eftersom varje organisation har olika syn på flexibla arbetsformer. Ett företags policy kan tillåta anställda att arbeta på distans några dagar i veckan, medan ett annat företag kan erbjuda arbetsformer där distansarbete är normen och de bara träffas på plats vid behov.
Hybridarbetsformer är också knepiga eftersom de kräver en annan ledningsstrategi. Istället för att träffas personligen för att säkerställa att teammedlemmarna är produktiva måste du anamma en resultatorienterad strategi som fokuserar mer på medarbetarnas prestationer och resultat.
Det här är utan tvekan ett annorlunda sätt att arbeta på. Men genom att fokusera på verklig produktivitet ges medarbetarna möjlighet att själva hantera sina arbetsscheman, vilket ökar deras självständighet, engagemang och arbetsglädje. Bara avsaknaden av detaljstyrning kan göra underverk för din företagskultur och personalomsättningen. 🤩
Tänk på att ta hänsyn till de juridiska konsekvenserna när du skriver en hybridpolicy. Den måste följa alla arbetsrättsliga lagar, särskilt de som rör arbetstid, deltids- och heltidsanställning samt distansarbete för personer med funktionsnedsättning.
Du måste också tänka på följande:
- Arbetsdagens längd
- Övertid
- Skatteplikt, särskilt för distansanställda i andra delstater eller länder
- Berättigade anställda
Om du är osäker, låt juridikavdelningen granska ditt hybridarbetschema och dina policyer för att säkerställa att allt är i sin ordning.
Viktiga komponenter i en hybridarbetspolicy
Varje organisation arbetar på olika sätt med hybridarbete, men du måste ändå inkludera minst följande avsnitt i din hybridarbetspolicy:
- Behörighetskriterier: Definiera vilka positioner som är behöriga för distansarbete. Till exempel passar datainmatning utmärkt för hybridarbete, medan det är nästan omöjligt att utföra kundorienterade arbetsuppgifter hemifrån. Du behöver också tydliga riktlinjer för acceptabla platser för distansarbete. Du kan kräva att ditt team har ett dedikerat hemmakontor som uppfyller vissa sekretess- eller säkerhetsstandarder.
- Arbetstid: Flexibilitet är fantastiskt, men ibland behöver du att alla är online samtidigt för samarbete och teammöten. Ange ditt arbetsschema i policyn, inklusive arbetstid och veckodagar då de förväntas komma till kontoret. Förväntas till exempel anställda vara tillgängliga under normal arbetstid, eller finns det utrymme för flexibilitet så länge de gör sitt arbete?
- Kommunikationsriktlinjer: Dokumentera vilka verktyg för distansarbete ni kommer att använda för att hålla kontakten. Populära alternativ är Slack, Zoom, Microsoft Teams och ClickUp. Fastställ förväntningar på svarstider och lämplig användning av videokonferenser kontra meddelanden 💻
- Produktivitetsmått: Hybridarbete utvärderar vanligtvis inte anställda efter arbetstid utan efter deras prestationer. Därför måste din hybridarbetspolicy också fastställa mått för anställdas prestationer. Utveckla ett system för regelbundna avstämningar och individuella möten för att säkerställa att anställda uppnår sina mål och får det stöd de behöver.
Implementera en hybridarbetspolicy
En hybridarbetspolicy är inte något du ska överraska ditt team med helt utan förvarning. Följ dessa steg för att framgångsrikt implementera en hybridarbetspolicy som gör ditt team nöjt, balanserat och produktivt. 🧘
Utveckla policyn
Även om du redan har en inofficiell hybridpolicy är det en bra idé att ta ett steg tillbaka och utvärdera om den fungerar. Om du inte har någon policy bör du utvärdera din nuvarande arbetsmiljö för att avgöra vilken typ av hybridlösning som skulle fungera bäst.
Det här är din chans att skapa en anpassad hybridarbetsmodell. Istället för att följa andra exempel på hybridarbetspolicyer för nära, skapa något som bäst passar din organisations arbetssätt. 📝
Denna preliminära plan bör beskriva strukturen för det hybridbaserade arbetsarrangemanget, inklusive arbetstider, arbetsplatser och flexibla arbetsalternativ. Arbeta med policyn internt för att göra den så tydlig som möjligt och kontrollera noga att den överensstämmer med lagstadgade normer och riktlinjer för personalfrågor.
Få ledningens stöd
Det här är det viktigaste. Ledningen, C-suite eller styrelsen måste godkänna hybridpolicyn. Det är stor sannolikhet att de kommer att ha synpunkter på din plan, så var inte rädd för att gå tillbaka till ritbordet tills den är perfekt. Ju mer ledningen stöder dina hybridpolicys, desto smidigare kommer implementeringen att bli.
Kommunicera med medarbetarna
När ledningen har kommit överens om hybridpolicyn är det dags att dela planen med medarbetarna. Istället för att bara skriva ”Hej, vi har en helt ny arbetsordning!” på Slack, försök att vara lite mer finessrik. Det här är en stor förändring, särskilt om du har arbetat på distans, så skapa en genomtänkt kommunikationsplan för att meddela den nya hybridpolicyn. 📣
Skicka ett e-postmeddelande till hela företaget med detaljerad information om policyn, inklusive hela texten och viktiga punkter. Det är förståeligt att medarbetarna kommer att ha många frågor, så överväg att proaktivt planera in frågestunder för att besvara eventuella frågor.
Implementera policyn
Du behöver den nödvändiga infrastrukturen för att hybridarbete ska fungera. Du kommer sannolikt att behöva ett VPN och kommunikationsverktyg som Slack eller Zoom som fungerar både på distans och på kontoret.
Överväg att samla ditt arbete i en allt-i-ett-lösning för hybridarbete, som ClickUp, så att dina anställda har tillgång till allt, oavsett var de arbetar. ✨
Justera efterhand
Hybridarbete är ett nytt koncept för vissa företag. Att implementera en så radikal ny policy kommer sannolikt att stöta på några hinder. Granska regelbundet effektiviteten i din hybridmodell och gör justeringar baserat på feedback från teamet och verksamhetens behov.
Hybridarbetspolicy i samband med personalhantering
Hybridarrangemang är svårare att genomföra än helt distansbaserade eller helt platsbaserade arbetsarrangemang.
Så varför överhuvudtaget välja hybrid? 🤷
Det korta svaret är att anställda vill ha hybridarbete.
Hybridarbetspolicyer har stor inverkan på din förmåga att rekrytera kompetenta medarbetare och skapa en sund arbetsplatskultur. Dagens arbetssökande värdesätter flexibilitet och balans mellan arbete och privatliv, och hybridarbetspolicyer är ett stort försäljningsargument. 🙌
Dessutom fokuserar hybridkulturen mer på medarbetarnas produktivitet och självständighet, vilket leder till högre medarbetarengagemang – ett måste för långsiktig personalbehållning.
Employee Assistance Programs (EAP) fungerar också bra tillsammans med hybridarbetspolicyer. Du kan anpassa dina EAP för att hantera de unika utmaningar som distansarbetare och hybridanställda står inför, såsom isolering, balans mellan arbete och privatliv och till och med ergonomi i hemmakontoret.
EAP kan erbjuda resurser och verktyg som hjälper medarbetarna att anpassa sig till din hybridarbetsmodell, inklusive workshops om tidshantering och produktivitet, som direkt påverkar medarbetarnas prestationer.
Integrera utbildning och utveckling av medarbetare i hybrid-/distansarbetspolicyer
Det är bra att noggrant kommunicera övergången till en hybrid arbetsmiljö, men om du verkligen vill att dina anställda ska lyckas måste du utbilda dem. Ditt team kommer inte att vara tillsammans hela tiden, så det är viktigt att göra det lilla extra för att erbjuda professionell utveckling till ditt team, oavsett var de arbetar.
För det första kommer vissa anställda troligen att ha nytta av teknisk utbildning. Alla är inte vana vid verktyg som Microsoft Teams eller Slack. Några utbildningssessioner hjälper både dig och dina anställda att få ut mer av de verktyg som ni redan betalar för. 🛠️
Förutom teknik är kontinuerlig kompetensutveckling ett utmärkt sätt att öka medarbetarnas prestanda och motivation i en hybridmiljö. Regelbunden projektledarutbildning håller till exempel dina projektledare uppdaterade om de senaste strategierna för att hantera lönsamma projekt.
De flesta chefer är nya när det gäller att leda hybridteam, så kräv att alla dina ledare genomgår specialiserad utbildning i bästa praxis för hybridledning. Många ledare är vana vid ledarstilen ”butts in seats”, som bara kommer att hindra ett hybridteams framgång.
Regelbunden utbildning gör att ledningen känner sig mer bekväm med den hands-off-hybridmetoden, vilket stödjer medarbetarnas självständighet och en övergång till prestationsinriktad arbetsledning.
Bonus: Programvara för planering av kontorsutrymmen!
Verktyg som hjälper dig att skapa hybridarbetspolicyer
Att skapa en hybridarbetspolicy kräver normalt sett några dokument, kalkylblad och anteckningar på servetter. Det är ett recept på omarbetningar och oordning, vilket är anledningen till att företag använder ClickUp för att skapa, dela och implementera hybridarbetspolicyer på rekordtid. 🏎️
ClickUp är mycket mer än ett verktyg för distansarbete. Det är en hybridarbetslösning som är utformad för att distribuera och effektivt hantera en hybridarbetsstyrka, oavsett om de befinner sig på kontoret eller flera mil ifrån varandra.
Centralisera kommunikation, uppgiftshantering och dokumentation i en enda användarvänlig plattform. Alla ClickUp-arbetsytor är anpassningsbara, så du har friheten att skräddarsy den digitala miljön precis som du vill.
Lita på ClickUps robusta, fjärrvänliga funktioner för att hålla ditt hybridteam på samma sida.
- Brainstorma enkelt: Istället för att binda dig till en skriftlig policy som du vet kommer att ändras senare, kan du först brainstorma din hybridpolicy i ClickUp Whiteboard. Hela ditt HR- och ledningsteam kan samarbeta på distans i realtid och omvandla dina idéer till genomförbara policyer. Det bästa av allt är att Whiteboards kan omvandlas till projekt, dokument eller uppgifter med bara några få klick 💡
- Skriv ner det: Du behöver inte växla mellan dokumentlagring och molnbaserade samarbetsplattformar. ClickUp kombinerar realtidssamarbete och lagring med ClickUp Docs. Skapa snygga dokument och koppla dem till dina projekt eller arbetsflöden för att göra hybridarbetspolicyn mer praktiskt genomförbar.
- Skaffa en tidsbesparande mall: Vem säger att du måste skapa dokument eller whiteboards från grunden ? ClickUp erbjuder förinstallerade mallar för plug-and-play-arbete. Använd ClickUp Work Plan Whiteboard Template för att brainstorma din hybridpolicy i realtid och ClickUp Policy Memo Template för att dela den nya policyn med ditt team.
Utvärdering av framgången med hybridarbetspolicyer
Hybridarbetspolicyer är nästa steg i distansarbetet. Hybridarbete är en vinn-vinn-situation så länge du implementerar det på rätt sätt. 🏆
Men hur vet du om dina hybridarbetspolicyer verkligen är framgångsrika?
Det är viktigt att kontrollera processerna för att säkerställa att den nya metoden faktiskt fungerar. Om den skapar nya problem som hindrar teamets framsteg är det troligen dags att göra några ändringar.
Naturligtvis behöver du data för att förstå om dina hybridarbetsarrangemang håller måttet. Skapa spårbara ClickUp-mål för att övervaka:
- Medarbetarnas engagemang
- Projektets framsteg
- Teamets arbetstider
- Arbetsbelastning
Skapa anpassade ClickUp-instrumentpaneler för hela företaget, för en hel avdelning eller per anställd. Du kommer att kunna övervaka prestanda i realtid, oavsett var ditt team arbetar för dagen.
Skapa din hybridarbetsplats i ClickUp
Hybridarbete ger dig de kulturbyggande fördelarna med personlig kontakt utan att kompromissa med flexibiliteten. Hybridarbetspolicyer undanröjer oklarheter och hanterar förväntningar, vilket skapar förutsättningar för långsiktig framgång för alla.
Visst, det kan ta lite tid och ansträngning att skapa en ny policy, men det är det bästa sättet att stärka medarbetarna och driva ett mer effektivt företag. 🎯
Ja, du kan försöka göra allt själv. Men när resultaten är viktiga, hantera ditt hybridteam i ClickUp. Denna ledande plattform har inte bara kapaciteten att skriva dina hybridpolicyer, utan hanterar också projekt, uppgifter, kommunikation, dokument, mallar och allt däremellan för hybridteam.
Du behöver inte heller lita blint på våra ord. Prova ClickUp själv. Skapa din kostnadsfria ClickUp-arbetsyta nu .