{"@context":"https://schema. org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Vad är ett virtuellt team?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Ett virtuellt team är en grupp kompetenta personer som arbetar på distans och samarbetar online från sina valda platser. "}},{"@type":"Question","name":"Vilka är fördelarna med virtuella team?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Virtuella team kan spara massor av pengar och erbjuda en bättre balans mellan arbete och privatliv. "}},{"@type":"Question","name":"Hur blir medlemmar i virtuella team mer produktiva?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Att arbeta på distans gör att dina anställda kan arbeta när de kan fokusera bättre för att få jobbet gjort snabbare!"}},{"@type":"Question","name":"Hur skalar man ett virtuellt team?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Med en projektledningsprogramvara kan du effektivisera din onboardingprocess och enkelt skala upp i takt med att ditt team växer. "}}]}
Är du redo att lära dig mer om fördelarna med virtuella team?
Det är ingen hemlighet att hantering av virtuella team är den nya normen.
COVID-19-pandemin har stört affärsverksamheten, vilket har tvingat de flesta team att övergå till distansarbete.
Vi har upptäckt att det faktiskt finns en rad fördelar med att leda ett globalt virtuellt team!
Vi går igenom fördelarna med virtuella team och lyfter även fram några enkla lösningar på några vanliga utmaningar för distansarbetande team!
Vad är ett virtuellt team?
Ett virtuellt team är ett team som... (trumvirvel)... arbetar på distans!
Men allvarligt talat, vad är det egentligen?
Det är en grupp skickliga människor som arbetar på distans och samarbetar online.
Hur skiljer de sig från vanliga team?
Virtuella team och vanliga team på kontoret skiljer sig inte så mycket åt.
Du kan ha virtuella Agile-, Scrum- och Kanban -team!
Det är fortfarande samma begåvade människor som kan hantera de flesta av samma aktiviteter som de gjorde på kontoret. Den enda skillnaden är att de inte längre är fysiskt närvarande på samma arbetsplats.
Vad kan virtuella team göra?
Virtuella team kan göra det mesta av det som team på kontoret gör med samma effektivitet.
Och även om det täcker det mesta – är det inte allt.
De 7 fördelarna med virtuella team
Vilka är fördelarna och utmaningarna med virtuella team?
1. Du kan spara massor av pengar
Eftersom distansarbetande team arbetar från sina egna platser är de ansvariga för:
- Arbetsplats
- Utrustning
- Verktyg
Men vänta, det är inte bara företag som sparar kostnader!
Distansarbetare sparar också mycket pengar eftersom de inte behöver lägga pengar på dagliga pendlingskostnader och andra arbetsrelaterade utgifter som nya kostymer och cafémåltider.
2. Ditt team kommer att få en bättre balans mellan arbete och privatliv
Ingen gillar att pendla varje dag och sitta fast på kontoret hela dagen.
Särskilt om den här killen är din chef.
Varför slösa tid och energi på att ta sig till jobbet när du kan börja arbeta så fort du vaknar?
På så sätt kan dina anställda upprätthålla en sundare balans mellan arbete och privatliv, vilket gör dem lyckligare. Och när de är lyckligare blir de mer nöjda med sina jobb!
3. Ditt team blir mer produktivt
Kan virtuella medarbetare vara mer produktiva än kontorspersonal?
Inte en chans, eller hur?
De kan ju trots allt vara upptagna med att binge-titta på repriser av The Office hemma istället för att arbeta!
Kom ihåg att distansanställda själva får välja när de vill arbeta.
Varför tvingas arbeta mellan 9 och 17 när du är mer produktiv vid andra tider på dygnet?
Att arbeta på distans gör att dina anställda kan arbeta när de kan fokusera bättre och få jobbet gjort snabbare!
Resultatet?
Det ökar produktiviteten!
Och vet du vad det innebär?
Ett bättre resultat för ditt företag. Det finns verkligen så många fördelar med virtuella team!
4. Du får tillgång till en global talangpool
Du vill sprida dina idéer till hela världen.
Men har du tillräckligt med världen i ditt team?
Om ditt företag växer snabbt och siktar högt behöver du alla typer av människor ombord.
Men när du arbetar utanför ett fysiskt kontor har du ett problem.
Du kan bara anställa talanger i samma stad som du själv bor i!
Det innebär att du kan tvingas nöja dig med den som är tillgänglig istället för att hitta den perfekta personen för ditt virtuella team.
Men med globala virtuella team kommer du inte att stöta på detta problem.
Eftersom dina anställda arbetar på distans kan du anställa dem från var som helst i världen!
Du får tillgång till en global talangpool och kan filtrera bland massor av kandidater för att hitta den som bäst passar dina behov!
5. Du kan erbjuda support dygnet runt
Genom att bygga ett virtuellt team kan du anställa en mer mångfaldig arbetsstyrka.
Eftersom dina distansanställda nu är globalt spridda och arbetar i olika tidszoner kan du också betjäna kunder i olika tidszoner!
Ditt virtuella team i Australien kan ta över när ditt team i England har avslutat arbetsdagen. På så sätt kan ditt företag erbjuda support dygnet runt utan att någon behöver arbeta för mycket!
Eftersom du kommer att ha distansanställda över hela världen kommer kulturella skillnader inte att vara något problem, eftersom du kommer att ha medarbetare som verkligen förstår dina internationella kunder.
6. Du kan enkelt skala upp eller ner
För att växa behöver du mer talang!
Om du har ett team på plats måste du hyra ytterligare kontorsutrymme, inreda det, investera i datorer, verktyg och ytterligare teknik och så vidare.
Det är inte bara kostsamt, utan också tidskrävande!
Lyckligtvis hjälper effektiva virtuella team dig att undvika dessa fallgropar samtidigt som du fortfarande kan utöka din personalstyrka.
Allt du behöver är en smidig onboardingprocess, rätt programvara för distansarbete och sedan är du redo!
På så sätt kan du växa snabbt och lämna dina konkurrenter bakom dig, precis som Kevin:
7. Din kommunikation blir mer transparent
Informella diskussioner kan vara särskilt problematiska inom agil och Scrum-projektledning, där projektkraven kan ändras varje vecka.
Framgångsrika virtuella team har dock inte detta problem.
Varför?
Att etablera gemensamma kommunikationskanaler är en central del av virtuellt teamarbete. Kom ihåg att du inte längre kan gå fram till någon och be om uppdateringar.
Därför behöver ditt team skapa en gemensam kommunikationskanal där alla uppdateringar alltid är tillgängliga för alla – så att alla får all information och ingen i ditt virtuella teamrum blir utesluten!
De tre nackdelarna med virtuella team och hur man löser dem (med lösningar)
Det finns massor av fördelar med virtuella team, men de är inte perfekta – det finns både för- och nackdelar.
Dagens arbetsplats kan enkelt hantera alla dessa utmaningar med virtuella team!
Du behöver bara rätt verktyg.
Här är en sammanfattning av de tre viktigaste nackdelarna med virtuella team och hur du kan lösa dem:
- Fjärrkoordinering kan vara svårt
- Progressrapportering kan vara utmanande
- Problem med att övervaka produktiviteten
Utmaning nr 1: Fjärrkoordinering kan vara svårt
Virtuell kommunikation är inget nytt för världen.
Men det finns ett problem med det.
Ditt virtuella team kommer att behöva vara uppkopplat hela dagen och hantera en mängd meddelanden. Och när spridda team måste samordna sig via flera kommunikationsappar kommer följande att hända:
Eftersom alla dina meddelanden kommer att spridas över flera appar och verktyg kommer kommentarer att glömmas bort.
Utan personlig kommunikation som fyller i luckorna kommer du att få en enorm eftersläpning av obesvarade, oöppnade och obehandlade meddelanden som hindrar din framsteg!
Om du inte använder ClickUp!
ClickUp är världens ledande verktyg för fjärrstyrd projektledning som används av virtuella team i företag som sträcker sig från nystartade företag till jättar som Google, Netflix och Airbnb. Det har alla funktioner du behöver för att få ditt virtuella team att arbeta på samma sida!
ClickUp-lösning: Få en enhetlig kommunikationsplattform för alla dina meddelanden!
Det är inget fel med att kommunicera virtuellt.
Problemet är att hitta rätt sätt att göra det på och använda rätt verktyg.
Det största problemet för ett virtuellt team är att logga sina konversationer om specifika projekt.
Eftersom dina diskussioner kan spridas över e-post, Slack och videokonferenser kan det vara svårt att hålla reda på allt!
ClickUp har en lösning som håller ditt huvud (och dina fötter) säkra.
Varje ClickUp-uppgift har en särskild kommentarsektion för effektiv kommunikation.
Du kan använda den för att:
- Dela meddelanden och uppdateringar om projektet
- Dela relevanta filer och dokument
- Tagga en teamkamrat
- Och mycket mer!
Men vänta, är det inte fortfarande möjligt att ditt virtuella team blir överbelastat med dessa kommentarer och ibland förbiser dem?
Det är det!
Därför har ClickUp en funktion för tilldelade kommentarer som låter dig omedelbart tilldela en kommentar till en medarbetare som behöver vidta åtgärder. De kommer att få ett meddelande om detta och det kommer även att dyka upp i deras uppgiftsfält.
På så sätt behöver du aldrig mer oroa dig för att brådskande kommentarer förblir obesvarade!
ClickUp kan även integreras med appar som Slack och Zoom för att säkerställa att all projektrelaterad kommunikation förblir samlad. På så sätt kan du snabbt genomföra ett virtuellt Scrum-möte via Zoom utan att lämna ClickUp!
Utmaning nr 2: Det kan vara svårt att följa upp framstegen
Minns du när chefer kunde gå fram till en teammedlems skrivbord och ställa en fråga?
Ja, det går inte att göra det med ett virtuellt team.
Men utan personliga möten och rätt verktyg är det inte lätt att följa projektets framsteg utan att riva sig i håret! Ingen vill ha onödiga möten, men kommunikation och rätt verktyg är nyckeln till ett framgångsrikt projekt!
Visst, du kan kommunicera oändligt med ditt virtuella team genom att be dem om uppdateringar varje sekund – men det kommer att få dem att känna sig som Andy här:
ClickUp Virtual Solutions:
Oroa dig inte, du behöver inte skicka meddelanden till ditt team hela tiden för att dokumentera projektets framsteg.
ClickUp erbjuder flera funktioner som förenklar hanteringen av projektuppgifter – och ingen av dem innebär att du behöver störa ditt team var femte minut!
A. Använd detaljerade diagram för att omedelbart följa projektets framsteg
ClickUp har kraftfulla Gantt-diagram som ger dig en snabb och detaljerad visuell översikt över projektets framsteg. Allt du behöver göra är att ta en snabb titt på ditt Gantt-diagram för att se hur projektet fortskrider och identifiera eventuella problem!
Gantt-diagram är dock inte den enda funktionen för virtuell projektrapportering som du får med ClickUp-verktygen.
Du får också dessa kraftfulla diagram som är särskilt användbara för agila team:
- Burndown-diagram: för att spåra hur mycket arbete som återstår
- Burnup-diagram: för att se vad du har åstadkommit hittills
- Kumulativa flödesdiagram: för att spåra projektets slutförande
- Hastighetsdiagram: för att uppskatta din genomsnittliga uppgiftsgenomförandegrad
De där diagrammen är fler än alla busstreck som Jim har gjort mot Dwight!
B. Använd anpassade statusar för att enkelt identifiera statusen för ett projekt
ClickUp har också anpassningsbara statusar som hjälper dig att omedelbart se i vilket skede varje projekt befinner sig. Eftersom dessa statusar är anpassningsbara kan du välja precis vad du vill!
”Pågår”, ”Problem upptäckta”, ”Det var vad hon sa” – valet är ditt!
På så sätt behöver du bara titta på projektets status för att omedelbart se var det befinner sig.
Om du inte gillar Kanban-tavlan och hellre vill se dina uppgifter i en lista kan du dessutom växla till listvyn!
Utmaning nr 3: Problem med att övervaka medarbetarnas produktivitet
Oroar du dig för att ditt virtuella team kanske surfar på sociala medier under arbetstid?
Eller har du mardrömmar om distansarbetare som sover på jobbet?
Du är inte ensam.
Det är vad de flesta arbetsgivare fruktar när det gäller att leda distansarbetande team.
Och kan man klandra dem?
Den virtuella miljön är trots allt full av distraktioner. Från oplanerade matinköp till nya Netflix-specialerbjudanden varje dag – ditt distansarbete kan distraheras av vad som helst!
ClickUp Solutions
Oroa dig inte.
Bara för att ditt team arbetar virtuellt betyder det inte att du inte kan se till att de arbetar produktivt.
Så här hjälper ClickUp till med teamhantering:
A. Använd Box-vyn för en översiktlig bild av allt som händer
ClickUps Box-vy är perfekt för teamledare eftersom den sorterar uppgifter baserat på vem som har tilldelats dem. På så sätt kan du snabbt få en överblick över allas uppgifter och omfördela dem efter behov.
B. Fördjupa dig i varje teammedlems uppgifter med Profiler och Pulse
Med ClickUps profiler kan du fördjupa dig i vad varje virtuellt teammedlem har på sitt bord. Du kan se vad de har arbetat med, vad de arbetar med just nu och vad de har planerat att arbeta med!
ClickUp har också en ny virtuell Pulse -funktion som är perfekt för att hantera dina distansanställda.
Pulse använder maskininlärning för att generera automatiska aktivitetsrapporter som visar vad ditt virtuella team fokuserar mest på just nu.
Du kan använda den för att kontrollera:
- Vem är online och offline?
- De senaste uppgifterna som varje teammedlem har varit mest aktiv i
- Vem arbetar aktivt med något för att samarbeta i realtid?
- Ditt teams aktivitetsnivåer under dagen
C. Övervaka tidsanvändningen med Chrome-tillägg och appintegrationer
Ditt team kan använda ClickUps Chrome-tillägg för att spåra virtuell arbetstid. På så sätt får du en bättre uppfattning om hur lång tid projekten tar och var ditt team ligger efter.
Om du redan använder en tidsspårare som Time Doctor kan ClickUp integreras med den för att hjälpa dig att fjärrregistrera hur lång tid dina projekt tar!
För fler idéer kan du kolla in vår lista över de bästa Chrome-tilläggen.
D. Utvärdera teamets prestationer med detaljerade virtuella rapporter
ClickUp kan generera massor av detaljerade arbetsplatsrapporter som hjälper dig att få en bättre bild av hur ditt virtuella team presterar.
Få tillgång till rapporter som täcker ämnen som:
- Vem arbetade mest?
- Vem har flest ofullständiga uppgifter?
- Hur mycket tid spenderade ditt team på uppgifter och annat!
Vi slår vad om att Dwight skulle ha älskat att ha dessa insikter om sina kollegor när han arbetade på Dunder-Mifflin!
Slutsats
COVID-19-pandemin har tvingat företag att övergå till distansarbete, men det är uppenbart att företagen kommer att fortsätta med globala team långt efter att pandemin är över.
Och det är inte längre en fråga om "om", utan om "hur" du ska anpassa dig till denna nya verklighet.
Visst finns det både fördelar och nackdelar med att driva ett virtuellt team, men fördelarna uppväger långt nackdelarna!
Och det är inte så att nackdelarna är omöjliga att hantera!
Med rätt verktyg och teknik blir det enkelt att övervinna dessa utmaningar.
Titta bara på ClickUp:
Oavsett om det handlar om att hjälpa dig att:
- Kommunicera effektivt med kommentarer
- Följ projektets framsteg med detaljerade diagram
- Hantera ditt virtuella team med boxvyn och profiler
- Håll koll på ditt virtuella teams prestationer med rapporter
ClickUp kan hantera allt!
Eftersom inget virtuellt team kan fungera utan rätt verktyg för distansprojekt, varför inte registrera dig för ClickUp redan idag?
Det kommer garanterat att få ditt distansarbete att se ut så här:
