Ett ramverk för prestationshantering är en strukturerad process som hjälper teamledare eller HR-chefer att följa upp och förbättra personalens prestationer. Det innebär att man sätter upp specifika mål och mäter en anställds prestationer i förhållande till dessa mål.
Ramverk för prestationshantering är en integrerad del av alla organisationer. De hjälper teamledare att följa upp medarbetarnas lärande- och utvecklingsmål och säkerställa kontinuerlig tillväxt. Dessa ramverk bidrar också till att hålla medarbetarna motiverade genom att ge dem specifika mål att uppnå.
Dessa ramverk är en betydande förbättring jämfört med traditionella metoder för prestationsuppföljning, som tidigare var antingen ostrukturerade eller löst strukturerade. Genom att dela upp processen i väl definierade steg gör ramverk för prestationshantering den mer effektiv.
Men hur skapar man ett ramverk för prestationshantering, och vilka typer av ramverk finns det?
Läs vidare för att lära dig allt du behöver veta om ramverk för prestationshantering.
Sammanfattning:
- Ett ramverk för prestationshantering består av fem delar
- Organisationer använder ett av fem olika ramverk för prestationshantering
- För att skapa och implementera ett effektivt ramverk måste du: Sätta upp uppnåeliga mål och formulera dem tydligt Fastställa viktiga mätvärden Spåra prestanda och ge kontinuerlig feedback Be om feedback för att fortsätta förbättra processen Utbilda teamen i fördelarna med systemet
- Sätt upp uppnåeliga mål och formulera dem tydligt
- Fastställ nyckeltal för mätning
- Spåra prestationer och ge kontinuerlig feedback
- Be om feedback för att fortsätta förbättra processen
- Utbilda teamen i fördelarna med systemet
- Dessa ramverk har fördelar som högre motivation, bättre teamsamarbete och förbättrad personalbehållning.
- Sätt upp uppnåeliga mål och formulera dem tydligt
- Fastställ nyckeltal för mätning
- Spåra prestationer och ge kontinuerlig feedback
- Be om feedback för att fortsätta förbättra processen
- Utbilda teamen i fördelarna med systemet
Kärnelement i ett ramverk för prestationshantering
Även om det finns olika typer av ramverk för prestationshantering är kärnelementen desamma överlag.
Här är de viktigaste elementen i alla ramverk för prestationshantering:
- Målsättning: Sätt upp mål för dina medarbetare och tydliggör dina förväntningar. Du bör också klargöra vilka KPI:er du kommer att använda för att mäta prestation. Vissa organisationer publicerar även incitament för medarbetare som uppnår eller överträffar dessa mål.
- Prestationsmätning: Mät personalens prestationer genom att följa upp definierade mått och KPI:er och regelbundet utvärdera varje medarbetares framsteg.
- Feedback och utbildning: Ha regelbunden kontakt med dina medarbetare och ge dem kontinuerlig feedback så att de vet hur de utvecklas och vilka områden de kan förbättra sig inom. Detta bidrar till att upprätthålla transparens och se till att alla är på samma sida.
- Periodiska utvärderingar: Genomför regelbundet strukturerade utvärderingar för formella prestationsbedömningar. Vid behov kan du sätta upp prestationsförbättringsplaner för personal med låg prestation.
- Belöningar och erkännande: Kommunicera de årliga betygen eller utvärderingarna för varje medarbetare och erbjud belöningar och erkännande till de som presterar bäst.
Oavsett vilket prestationshanteringssystem du använder kommer dessa kärnelement att ingå i processen. Se till att det råder fullständig transparens och öppen kommunikation mellan dig och dina teammedlemmar under hela processen.
Typer av ramverk för prestationshantering
Organisationer världen över använder vanligtvis fem ramverk för prestationshantering av anställda. Utvärdera var och en av dem innan du bestämmer vilket som passar bäst för din organisations strategi.
Mål och nyckelresultat (OKR)
Detta är ett enkelt men effektivt prestationshanteringssystem där du sätter upp prestationsmål beroende på organisationens mål. Det listar också nyckelresultat eller utfall för att fastställa enskilda medarbetares prestationer.
För att komma igång kan du använda ClickUp OKR Framework Template.
Det är en färdig, anpassningsbar mall som hjälper dig att sätta upp mål, följa upp framstegen och mäta viktiga resultat. Det finns en funktion för att prioritera och sortera OKR efter typ, avdelning, startdatum och slutdatum. Detta gör det extremt enkelt att följa upp dina mål och viktiga mått.
Om du istället vill spåra företagets OKR är ClickUps mall för företagets OKR och mål det bästa valet för dig.
Med den här mallen kan du segmentera mål efter avdelning, framsteg, kategori och mer. Det finns också taggar som hjälper dig att kategorisera varje mål. En annan stor fördel är att du kan sätta upp kvantitativa mål, vilket gör det enkelt att mäta prestanda.
Här är några OKR-exempel som hjälper dig att få en uppfattning om hur du sätter upp OKR:er:
1. Mål: Förbättra din webbplats SEO
Viktiga resultat:
- Ökning av antalet besökare per månad på webbplatsen
- Ökning i sökrankningen för X antal sökord
- Öka antalet högkvalitativa bakåtlänkar till din webbplats
2. Mål: Anordna ett framgångsrikt webbinarium med branschexperter
Viktiga resultat:
- Antal anmälningar till webbinariet
- Antal och kvalitet på branschexperter som accepterade inbjudan
- Antal konverteringar som genererats via webbinariet
För OKR-ramverket görs prestationsutvärderingarna vanligtvis kvartalsvis. Du kan dock öka frekvensen beroende på dina affärs- och utbildningsbehov.
Målstyrning (MBO)
Management by objectives, som först populariserades av Peter Drucker, innebär att man sätter upp realistiska och uppnåbara mål för personalen och utvärderar deras prestationer i förhållande till dessa mål. Dessa mål är i linje med företagets övergripande mål och har ett bredare omfång än specifika prestationsmål för varje enskild anställd.
Till skillnad från OKR-ramverket är MBO inte lika måttbaserat. Tanken är att uppnå målet inom den förutbestämda tidsramen, inte att analysera varje KPI och se om det finns någon förbättring.
MBO innebär alltså övervakning och utvärdering av prestationer med hjälp av olika rapporteringsverktyg.
Låt oss förstå detta med ett exempel.
Anta att du är manager för ett idrottslag och har som mål att vinna mästerskapet inom fem år. MBO kräver att du sätter upp mindre delmål som leder fram till det övergripande målet. I det här fallet kan dina delmål vara:
- Hamna bland de fem bästa i mästerskapet inom två år
- Vinn andraplatsen i mästerskapet på fyra år
- Vinn mästerskapet och hamna på första plats i år 5
Målen är tillräckligt tydliga för att du ska kunna följa upp om de uppnås utan att behöva någon dataanalys eller mätning. Det är MBO i praktiken.
Proffstips: Använd ClickUp Goals för att sätta upp realistiska mål och följa upp framstegen. Använd det för att sätta upp mål för ditt team, inklusive vecko- eller månadsmål för varje teammedlem. Det erbjuder en visuell måluppföljare som låter dig se varje teammedlems framsteg mot sina respektive mål.
HR-granskningsdrivna system
Detta är ett ramverk för prestationshantering där HR-teamet granskar personalens prestationer och ger feedback istället för teamledarna eller rapporterande chefer.
I det här fallet är målen inte relaterade till projekt eller tekniska färdigheter, utan tar en mer helhetssyn på medarbetarnas tillväxt och utveckling.
Sådana prestationshanteringssystem hjälper dig att identifiera varje medarbetares styrkor och svagheter, vilket gör det lättare att tilldela rätt uppgifter till rätt personer. De gör det också möjligt att förstå andra aspekter än projektprestanda, såsom medarbetarnas engagemang och intressen.
Några exempel på saker som HR-chefer tittar på för att mäta tillväxt och utveckling är:
- Antal utbildningssessioner som en anställd har genomgått för att höja sin kompetens
- Deltagande i teambuilding och organisatoriska aktiviteter
Till skillnad från resultatinriktade ramverk som OKR kräver dessa system inte frekventa utvärderingar. Vanligtvis görs prestationsutvärderingar halvårsvis eller årsvis.
Proffstips: Använd programvarulösningar för talanghantering som ClickUp för att göra processen mer effektiv. Det hjälper till med allt från introduktion av nya medarbetare till prestationshantering och är extremt användbart för HR-team och teamledare.
ClickUp Goals hjälper dig till exempel med målsättningen, medan ClickUp Employee Performance KPI Tracking Template hjälper dig att mäta personalens prestationer i förhållande till dessa mål.
Mallen har sju anpassningsbara fält där du kan ange dina KPI-kriterier, såsom avdelning, målvärde, framsteg etc. Du kan också använda anpassningsbara statusar som ”På rätt spår”, ”I riskzonen” etc. för att spåra varje KPI.
Den möjliggör också kommentarer och omnämnanden för att öka medarbetarnas motivation och engagemang.
Balanserad styrkort
Detta är ett av de mest omfattande och strukturerade ramverken för prestationshantering, eftersom det hjälper dig att granska personalens prestationer ur flera perspektiv. Dessa perspektiv omfattar kunder, ekonomi, lärande och tillväxt samt interna processer.
Ramverket betygsätter anställda utifrån olika parametrar inom dessa fyra kategorier, vilket framgår av namnet. Det hjälper till att anpassa personalens prestationer till både kundernas förväntningar och företagets mål.
Här är ett exempel på hur ramverket för prestationshantering Balanced Scorecard fungerar i praktiken.
| Finansiellt perspektiv | Kundperspektiv | ||
| Mål | Åtgärder | Mål | Åtgärder |
| Lägre driftskostnader | KPI: Procentuell minskning av driftskostnaderna | Förbättra kundnöjdheten | KPI: Net Promoter Score (NPS) |
| Mål: 5 % minskning på ett år | Mål: NPS på 70 eller högre | ||
| Internt affärsperspektiv | Lärandeperspektiv | ||
| Mål | Åtgärder | Mål | Åtgärder |
| Effektivisera produktutvecklingen | KPI: Time to market | Kompetensutveckla personalen | KPI: Antal deltagna utbildningssessioner |
| Mål: Minska tidsåtgången med 10 %. | Mål: Minst 5 kompetensutvecklingssessioner per år per anställd |
Eftersom det är ett av de mer komplexa ramverken rekommenderar vi att du använder mallar för balanserade styrkort istället för att börja från scratch. Det hjälper dig att spara tid och arbete samtidigt som processen effektiviseras.
Prova ClickUps mall för balanserad styrkort för att komma igång. Den går utöver mål och mått och inkluderar mål och incitament för varje kategori. Detta gör styrkortet mer detaljerat än ett vanligt balanserat styrkort. Mallen är färdig att använda, så fyll i uppgifterna och skapa ett balanserat styrkort för ditt företag på nolltid. Den är också helt anpassningsbar, så att du kan ändra den efter dina behov.
360-graders feedback
360-graders feedbackmetoden är ett vanligt förekommande ramverk för prestationshantering som är utmärkt för att hantera prestationer hos anställda på högre nivå. Metoden fungerar genom att samla in feedback från chefer, underordnade och kollegor för att ge en helhetsbild av en persons prestationer.
Den tar också hänsyn till kvalitativ feedback istället för bara kvantitativa prestationsmått. Du kan till exempel samla in feedback om andras uppfattning om en anställd.
Låt oss ta ett exempel på en stor byrå för innehållsmarknadsföring, där varje chef genomgår en 360-graders utvärdering.
Det innebär att utöver deras direkta chef kan deras bedömare även omfatta deras direktunderställda, kollegor från andra team som de regelbundet arbetar med och deras primära intressenter.
För en kundansvarig i detta företag kan man, utöver deras chef och eget team, begära 360-graders feedback från cheferna för designteamet, innehållsteamet och socialmedieteamet – kollegor som de regelbundet interagerar och samarbetar med. Dessutom kan feedbacken inkludera synpunkter från den vertikala affärsledaren och ett par av deras huvudkunder.
Genom att införliva synpunkter från personer som kundansvarig interagerar med på olika nivåer skapar 360-graders feedback en mer detaljerad och uttömmande bild av deras prestationer och mjuka färdigheter. Eftersom feedbackformatet innehåller utrymme för fria svar hjälper det att identifiera problem som den anställdes närmaste chef kanske inte har upplevt.
Processen innefattar ett stort antal formulär och enkäter, så det är en bra idé att använda 360-graders feedbackprogramvara som automatiserar insamlingen av formulär.
Skapa ett ramverk för prestationshantering
Det är inte lätt att skapa ett prestationshanteringssystem för din organisation, även om du använder ett av de väl etablerade ramverken. Här är några tips och tricks som hjälper dig att skapa ett effektivt ramverk.
Sätta upp uppnåeliga mål och skapa målsättningar
Det första steget i prestationshanteringsprocessen är att sätta upp mål för dina medarbetare, oavsett vilket ramverk du använder.
Om du sätter upp uppnåeliga mål kommer teamen att motiveras att uppnå dem och få en bra prestationsutvärdering. Att sätta upp orealistiska mål kan dock demotivera dem, eftersom de skulle känna sig oförmögna att uppfylla dina förväntningar.
Så sätt upp och kommunicera tydliga och uppnåbara mål till varje medarbetare.
Behöver du ett enkelt sätt att sätta upp mål?
Använd ClickUp SMART Goals Template för att sätta upp specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål för dina medarbetare.
Med mallen kan du också använda anpassade statusar för att följa varje måls framsteg och se om det går enligt plan eller inte.
Denna listmall hjälper dig också att kategorisera mål och lägga till 12 anpassade attribut för mer detaljerade insikter. Den erbjuder olika vyer, inklusive en SMART Goal Worksheet View, där du kan brainstorma och lagra alla dina idéer.
Använda analyser och prestationsindikatorer
När du sätter upp mål för dina medarbetare är det viktigt att tilldela nyckeltal för varje mål och bestämma hur du ska följa upp de olika prestationsmåtten.
Använd verktyg för prestationshantering för att följa upp personalens prestationer utifrån KPI:er och mätvärden och ha siffrorna redo för dina prestationsutvärderingar.
ClickUp Human Resources-lösningen erbjuder en mängd funktioner som hjälper dig att hantera teamets prestanda, inklusive spårning av KPI:er och granskning av prestanda.
ClickUps mall för KPI-uppföljning av prestationshantering är till exempel perfekt för att följa upp KPI:er för personalen. Den låter dig lista och kategorisera olika KPI:er efter avdelning och status. Detta hjälper dig att följa upp prestationer på avdelningsnivå.
Använd Departmental OKR View för att anpassa individuella mål och teammål till organisationens övergripande mål och Progress View för att identifiera områden som kan förbättras.
Betona kontinuerlig feedback och regelbundna kontaktpunkter
Prestationshantering är en ömsesidig, kontinuerlig process. Efter att målen har satts upp måste du följa upp personalens prestationer och hålla dem informerade om deras framsteg.
Som nämnts tidigare kan du genom att spåra KPI:er och använda analysverktyg ge dina anställda precisa insikter som hjälper dem att förbättra sina prestationer.
Se till att du använder en strukturerad metod för prestationsutvärderingar. ClickUps mall för prestationsutvärdering kan hjälpa dig med det.
Använd den för att sätta upp en agenda och lista de viktigaste diskussionspunkterna för dina individuella prestationsutvärderingssamtal. Det säkerställer att du håller dig till ämnet och har en fokuserad diskussion.
Du kan sedan omvandla åtgärdspunkterna till uppgifter i ClickUp och integrera dem i ditt arbetsflöde.
ClickUp erbjuder även flera andra mallar för prestationsutvärdering. Anpassa dessa efter dina önskemål och lägg till eller ta bort avsnitt beroende på dina behov.
Alternativt kan du använda ClickUp Brain för att snabbt skapa prestationsutvärderingar för personalen.
ClickUp Performance Review Generator är ett AI-drivet verktyg som låter dig mata in uppgifter om personalen och genererar en detaljerad prestationsutvärdering genom att analysera all data i ClickUp-plattformen. Det använder maskininlärning för att konsekvent tillhandahålla korrekta utvärderingar.
Om en anställd inte presterar tillräckligt bra kan du överväga att sätta upp en prestationsförbättringsplan (PIP) och ge personen en chans att förbättra sig. Använd färdiga PIP-mallar som underlättar processen.
Involvera medarbetarna genom feedbackverktyg
Slutligen, be om feedback från dina anställda och använd den för processanalys för att kontinuerligt förbättra ditt ramverk för prestationshantering.
Använd verktyg för medarbetarfeedback för att dela enkäter och samla in feedback om din prestationshanteringsprocess. ClickUp Form View är perfekt för detta, eftersom det låter dig skapa unika formulär för insamling av feedback efter dina behov.
Vikten av och fördelarna med ett ramverk för prestationshantering
Hittills har vi diskuterat de viktigaste delarna av ett ramverk för prestationshantering, olika typer av ramverk och tips för att skapa ett. Men varför behöver du egentligen ett? Är det verkligen värt mödan?
Det korta svaret är ja. Det är värt ansträngningen och mycket fördelaktigt för alla organisationer.
Ta del av de olika fördelarna för att förstå varför du behöver ett strukturerat ramverk istället för att följa din traditionella process för prestationsutvärdering.
Ökad produktivitet och motivation
Ett ramverk för prestationshantering skapar en strukturerad process för att sätta upp mål, hantera medarbetarnas prestationer och ge feedback.
När du sätter upp specifika mål för dina medarbetare har de något att sträva efter och uppnå. Naturligtvis måste du erbjuda incitament för att uppnå eller överträffa målen, till exempel bonus eller befordran.
Med tydliga mål i sikte kommer dina medarbetare att bli mer motiverade att arbeta bra, uppnå målen och vinna incitamenten.
Bättre kommunikation och samarbete i teamet
Oavsett vilket ramverk för prestationshantering du väljer måste du regelbundet följa upp med ditt team för att informera dem om deras framsteg. Det är en viktig del av alla ramverk.
Denna regelbundna kommunikation hjälper alla att hålla sig uppdaterade och säkerställer att det inte uppstår några missförstånd om förväntningarna.
När du och ditt team är överens om hur teamet presterar och vad som behöver åstadkommas kommer alla att samarbeta för att uppnå teamets mål.
Ökad personalbehållning och minskad personalomsättning
Ett bra ramverk för prestationshantering hjälper dig att förbättra kommunikationen med ditt team och vara transparent när det gäller personalens prestationer.
Denna transparens säkerställer att dina medarbetare vet exakt hur de presterar och vilka bonusar eller incitament de kan förvänta sig vid årets slut.
Detta hjälper till att hålla högpresterande medarbetare engagerade eftersom de vet att deras prestationer kommer att uppmärksammas och belönas.
Det undviker också situationer där anställda tror att de har presterat bra under året, men upptäcker att så inte är fallet under sin årliga utvärdering. Sådana missförhållanden mellan förväntningar och verklighet orsakar missnöje och leder ofta till att människor lämnar organisationen.
Övervinna hinder vid implementering av ett ramverk för prestationshantering
Här är några tips som hjälper dig att förutse och övervinna vanliga utmaningar som du kan stöta på när du implementerar ett ramverk för prestationshantering.
Planera för motgångar och lär dig av feedback
När du utformar ett ramverk för prestationshantering ska du inte förvänta dig att allt blir perfekt vid första försöket. Var beredd på eventuella utmaningar och bakslag, och hantera dem på ett bra sätt.
Lär dig av varje motgång och förbättra processen. Be ditt team om synpunkter på hur ramverket kan optimeras.
Håll regelbundna brainstormingmöten med ClickUp Meetings och förfina ditt ramverk så ofta som behövs.
Med flera iterationer kan du eliminera alla problem och få en smidig process.
Även då bör du vara öppen för feedback och sträva efter ständig förbättring.
Utbildning och medarbetarengagemang för smidig implementering
Att implementera ett nytt ramverk för prestationshantering kan vara en utmaning när det gäller att få med sig medarbetarna. Många föredrar att undvika förändringar, särskilt sådana som kan påverka deras årliga bonusar negativt.
Du behöver bra programvara för medarbetarengagemang och effektiva utbildningsprogram för att informera och utbilda din personal om varför det är en bra förändring. Förklara fördelarna med att implementera ett ramverk för prestationshantering och hur det hjälper till att uppnå organisationens mål på ett mer effektivt sätt.
Genomför utbildningsprogram för att informera personalen om hur saker och ting kommer att fungera framöver. Informera om hur ofta du kommer att hålla prestationsutvärderingar och vad de kan förvänta sig av sådana möten.
Proffstips: Använd delbara ClickUp Docs för att skapa en centraliserad kunskapsbas för anställda och för att utbilda dem om ramverket för prestationshantering och dess inverkan.
Anpassa och använd mallen ClickUp Training Rollout Plan för att genomföra planerade utbildningssessioner. Den gör det möjligt att skapa en detaljerad utbildningsplan, med möjlighet att kategorisera sessionerna efter komplexitet, till exempel grundläggande och avancerad.
Du kan använda Schema-vyn för att planera schemat för varje utbildning. Uppdatera uppgifterna löpande för att hålla intressenterna informerade.
Strukturera prestationshantering med ClickUp
Ramverk för prestationshantering organiserar och strukturerar målsättningen, uppföljningen av medarbetarnas prestationer och utvärderingsprocesserna i ett integrerat system.
Dessa ramverk hjälper dig att effektivt hantera personalens prestationer och upprätthålla fullständig transparens. Detta förbättrar medarbetarnas engagemang, motivation och, i förlängningen, lojalitet.
En bra programvarulösning för prestationshantering som ClickUp kan hjälpa dig med alla aspekter av processen. Alla uppgifter blir mer effektiva, från att sätta upp mål till att samla in feedback från medarbetarna. Den effektiviserar till och med utvecklingsprocessen för ramverket genom att tillhandahålla ett stort antal mallar som hjälper dig att komma igång.
Så vad väntar du på? Registrera dig gratis på ClickUp och prova dess funktioner.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Vilka är de fem typerna av prestationshantering?
Det finns många olika ramverk för prestationshantering, men dessa fem är bland de mest populära:
- OKR eller mål och nyckelresultat
- MBO eller målstyrning
- HR-granskningsdrivna system
- Balanserad styrkort
- 360-graders feedback
2. Vilka är de fem processerna för prestationshantering?
De fem viktigaste processerna för prestationshantering är målsättning, prestationsmätning, feedback och utbildning, regelbundna utvärderingar samt belöningar och erkännande. Oavsett vilket ramverk du använder för prestationshantering av dina anställda måste du genomföra dessa processer i någon form.
3. Vilka är de tre pelarna i prestationshanteringscykeln?
De tre pelarna i prestationshanteringscykeln är att sätta upp mål, ge regelbunden feedback och genomföra periodiska strukturerade utvärderingar.
Cykeln börjar med att sätta upp realistiska mål för dina medarbetare. I detta skede bestämmer du också hur du ska mäta medarbetarnas prestationer mot dessa mål och vilka mätvärden du ska följa upp.
Den andra fasen innebär att mäta prestationer, ge kontinuerlig feedback och coacha dina medarbetare så att de presterar bättre.
Den tredje fasen innefattar regelbundna utvärderingar för att bedöma medarbetarnas prestationer och erbjuda incitament som motsvarar dessa prestationer.