Att ignorera prestandaproblem hos medarbetare kan hämma produktiviteten, teamets moral och företagets framgång.
En missad deadline här, en oengagerad medarbetare där – allt detta summeras och kan leda till högre personalomsättning, förlorade intäkter och avstannad tillväxt.
Det är bättre att använda strukturerade prestationsförbättringsplaner (PIP) för att ta itu med problem i ett tidigt skede, sätta tydliga förväntningar och ge medarbetarna en rättvis chans att förbättra sig.
Vi har listat 10 praktiska PIP-exempel som hjälper dig att hantera problem med dålig prestanda, sätta upp mätbara mål och driva på meningsfulla förbättringar.
⏰ 60-sekunderssammanfattning
- En prestationsförbättringsplan är en strukturerad metod för att hjälpa medarbetarna att förbättra sig inom viktiga områden innan formella åtgärder vidtas.
- Vi har sammanställt 10 exempel på prestationsförbättringsplaner från verkligheten som täcker problem som missade deadlines, låg produktivitet, dåligt samarbete och policyöverträdelser.
- En framgångsrik PIP bör identifiera grundorsaken, sätta upp tydliga, mätbara mål och ge kontinuerligt stöd och ansvar.
- Det är möjligt att helt undvika PIP:er med proaktiv ledning, tydliga förväntningar och konstruktiv feedback.
- ClickUp hjälper till att effektivisera prestationsuppföljning, målsättning och teamansvar, vilket säkerställer att medarbetarna håller sig på rätt spår innan prestationsproblem eskalerar.
Vad är en prestationsförbättringsplan?
En prestationsförbättringsplan är ett strukturerat ramverk som utarbetas av chefer och HR-ledare för att hjälpa medarbetarna att hantera prestationsproblem. Den innehåller konkreta åtgärder för att förbättra prestationsstandarderna, en tidsplan för framsteg, milstolpar för förbättringar och regelbundna uppföljningar med tydliga, mätbara mål.
I motsats till vissa missuppfattningar är en PIP inte ett verktyg för att driva bort anställda från företaget, utan en resurs för att vägleda dem i deras utveckling.
Här är ett exempel på en prestationsförbättringsplan:
Varför ska du skapa en prestationsförbättringsplan?
När prestationsproblem lämnas obehandlade under för lång tid kan de störa teamet och minska produktiviteten. Istället för att vänta tills problemen eskalerar erbjuder en prestationsförbättringsplan en strukturerad, proaktiv strategi. Den gör det möjligt för chefer att fastställa tydliga förbättringsvägar samtidigt som medarbetarna hålls engagerade.
En PIP hjälper till att:
- 🔍 Identifiera grundorsakerna: Identifiera vad som hindrar prestationen istället för att bara ta itu med symptomen.
- ✅ Skapa ansvarstagande: Definiera åtgärder så att medarbetarna tar ansvar för sin egen utveckling.
- 📊 Minska partiskhet i beslut: Ger dokumenterade framsteg istället för att förlita sig på subjektiva åsikter.
- 😊 Förbättra teamets moral: Hjälper anställda som har svårt att lyckas och förhindrar missnöje hos högpresterande medarbetare.
- 🎯 Stärk coachningen: Uppmuntra chefer att vägleda medarbetarna istället för att bara granska resultaten.
🧠 Visste du att? Forskning tyder på att medarbetare med bättre kompetens och erfarenhet bidrar till att öka företagets intäkter med hela 50 %.
10 exempel på prestationsförbättringsplaner för att vända utvecklingen för anställda som har svårt att prestera
Vissa prestationsproblem kräver coaching, medan andra kräver strukturerade förbättringsplaner. Nedan följer 10 exempel på verkliga ramverk för prestationshantering som hjälper dig att hantera vanliga utmaningar för anställda med tydliga åtgärder och mätbara mål.
Varje exempel innehåller:
- Scenario/sammanhang: Vad är prestationsproblemet?
- Möjliga orsaker: Varför uppstår detta problem?
- Åtgärder och tidsplan: Hur man åtgärdar problemet, när och hur man följer upp framstegen
Exempel 1: Konsekvent missade deadlines
⛳ Scenario
En anställd lämnar upprepade gånger in sitt arbete för sent, vilket orsakar förseningar och påverkar teamets produktivitet. Problemet har pågått i tre månader och över 60 % av de tilldelade datainmatningsuppgifterna och andra åtgärder har varit väntande i mer än en månad. Detta har resulterat i försenade projekt, dålig kvalitet och extra arbetsbelastning för andra teammedlemmar.
😦 Möjliga orsaker
- Otydlig prioritering: Medarbetaren misslyckas med att identifiera vilka uppgifter som är mest brådskande, vilket leder till försenade kritiska deadlines.
- Underskatta uppgiftens varaktighet: De antar att de har mer tid än de faktiskt har.
- Brist på strukturerad uppföljning av framsteg: Uppgifterna hopar sig utan regelbunden granskning.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Fastställ tydliga prioriteringar och deadlines för uppgifter (dag 1–3)
- Lösning: Håll ett enskilt möte för att gå igenom alla pågående och kommande deadlines. Tilldela varje uppgift en prioritetsnivå med hjälp av Eisenhower-matrisen för att klargöra vad som måste göras först.
- Förväntning: Den anställde ska slutföra minst 80 % av högprioriterade uppgifter i tid inom de första 30 dagarna.
2. Spåra beräknad respektive faktisk tid för slutförande av uppgifter (vecka 1–2)
- Lösning: Be medarbetaren att under två veckor logga sin beräknade och faktiska tid för olika uppgifter. Identifiera mönster där de underskattar tidsbehovet och justera planeringsstrategierna därefter.
- Förväntning: Vid slutet av vecka 2 ska medarbetaren slutföra uppgifter inom 10 % av den beräknade tiden för att förbättra noggrannheten.
3. Införa veckovisa avstämningar och förhandsdeadlines (vecka 2–4)
- Lösning: Inför rullande interna deadlines – varje större deadline ska följas av en intern kontroll 48 timmar före inlämning.
- Förväntning: Antalet missade deadlines ska minska med minst 50 % under den första månaden.
Exempel 2: Ihållande kvalitetsproblem
⛳ Scenario
En anställd lämnar konsekvent in arbete med fel, inkonsekvenser eller saknade detaljer, vilket leder till omarbetningar och förseningar i projektet. Under de senaste tre månaderna har felfrekvensen överstigit 30 %, vilket kräver frekventa korrigeringar från chefer och teammedlemmar.
😦 Möjliga orsaker
- Bristande uppmärksamhet på detaljer: Den anställde skyndar sig igenom uppgifterna utan att granska sitt arbete.
- Otydliga kvalitetsstandarder: Förväntningarna på noggrannhet och konsekvens är inte tydligt definierade.
- Ineffektiv granskningsprocess: Det finns inget strukturerat sätt att upptäcka och korrigera fel innan inlämning.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Upprätta kvalitetskontrollistor (dag 1–5)
- Lösning: Definiera icke-förhandlingsbara kvalitetsstandarder och skapa en uppgiftsspecifik checklista som medarbetaren måste följa innan arbetet lämnas in.
- Förväntning: Felprocenten ska minska med 20 % inom de första 30 dagarna när medarbetarna utvecklar en vana att självgranska sitt arbete.
2. Genomför kollegiala granskningssessioner (vecka 1–4)
- Lösning: Tilldela en kollega som mentor eller kvalitetsgranskare för att kontrollera medarbetarens arbete innan det slutgiltiga inlämnandet. Rotera granskarna för att säkerställa olika perspektiv.
- Förväntning: Senast vecka 4 ska medarbetaren korrigera minst 70 % av felen innan arbetet når cheferna.
3. Spåra och minska fel under 60 dagar
- Lösning: Skapa en strukturerad feedbackloop med två veckors mellanrum för att diskutera framsteg, identifiera återkommande problem och förstärka tekniker för noggrannhet.
- Förväntning: Medarbetarens felfrekvens ska minska med 50 % inom 60 dagar. Om felen kvarstår, omvärdera utbildningen eller rollens lämplighet.
💡 Proffstips: Använd ClickUps mall för kvalitetskontroll för att beskriva kvalitetskontrollstegen och definiera tydliga kontrollpunkter. Detta standardiserar kvalitetskontrollerna, fördelar ansvaret för felhantering och säkerställer att alla leveranser uppfyller förväntningarna innan de lämnas in.
Exempel 3: Bristande samarbete i teamprojekt
⛳ Scenario
En medarbetare har svårt att arbeta effektivt i ett team, vilket leder till missade överlämningar, missförstånd och växande spänningar mellan kollegor. Uppgifter som kräver tvärfunktionellt samarbete försenas ofta, och teammedlemmarna känner sig frustrerade över att behöva kompensera för bristen på samordning.
😦 Möjliga orsaker
- Dåliga kommunikationsförmågor: Den anställde delar inte effektivt med sig av uppdateringar eller problem.
- Ovilja att dela ansvar: De föredrar att arbeta ensamma eller tvekar att delegera.
- Otydliga roller och förväntningar: De förstår inte helt vad som krävs för smidiga överlämningar.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Upprätta kvalitetskontrollistor (dag 1–5)
- Lösning: Definiera icke-förhandlingsbara kvalitetsstandarder och skapa en uppgiftsspecifik checklista som medarbetaren måste följa innan arbetet lämnas in.
- Förväntning: Felprocenten ska minska med 20 % inom de första 30 dagarna när medarbetarna utvecklar en vana att självgranska sitt arbete.
2. Genomför kollegiala granskningssessioner (vecka 1–4)
- Lösning: Tilldela en kollegial mentor eller kvalitetsgranskare som kontrollerar medarbetarens arbete innan det slutgiltiga inlämnandet. Rotera granskarna för att säkerställa olika perspektiv.
- Förväntning: Senast vecka 4 ska medarbetaren korrigera minst 70 % av felen innan arbetet når cheferna.
3. Spåra och minska fel under 60 dagar
- Lösning: Skapa en strukturerad feedbackloop med två veckors mellanrum för att diskutera framsteg, identifiera återkommande problem och förstärka tekniker för noggrannhet.
- Förväntning: Den anställdes felfrekvens ska minska med 50 % inom 60 dagar. Om felen kvarstår, omvärdera utbildningen eller rollens lämplighet.
Exempel 4: Återkommande problem med närvaro eller punktlighet
⛳ Scenario
En anställd kommer ofta för sent eller uteblir från arbetet utan förvarning, vilket stör teamets scheman och försenar arbetsuppgifterna. Under den senaste månaden visar deras närvaroregister ojämna arbetstider, vilket leder till oro över tillförlitlighet och arbetsfördelning.
😦 Möjliga orsaker
- Personliga problem: Utmaningar utanför arbetet påverkar deras tillgänglighet.
- Bristande motivation: De ser inte vilken inverkan punktlighet har på teamet.
- Dålig schemaläggning: Ineffektiv tidshantering orsakar förseningar i starten av arbetsdagen.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Genomför ett enskilt möte (vecka 1)
- Lösning: Sätt dig ner med medarbetaren för att diskutera närvaromönster och upptäck eventuella personliga eller professionella hinder. Använd detta möte för att fastställa tydliga förväntningar och komma överens om en strukturerad förbättringsplan.
- Förväntning: Vid slutet av vecka 1 ska medarbetaren ha en tydlig förståelse för närvarokrav och korrigerande åtgärder.
2. Kräv dagliga tidsloggar (vecka 2–4)
- Lösning: Be medarbetaren att dagligen registrera sina ankomst- och rasttider under fyra veckor. Att uppmuntra strukturerad uppföljning och granskning av framsteg med hjälp av mallar för processförbättring kan ge ett mer systematiskt sätt att övervaka justeringar och säkerställa varaktiga förbättringar.
- Förväntning: Senast vecka 4 ska mönstren visa en minskning på minst 50 % av antalet försenade ankomster.
3. Använd schemapåminnelser och teamets ansvarskontroller (kontinuerligt)
- Lösning: Ställ in automatiska påminnelser före medarbetarens starttid och införa teambaserade avstämningar för att stärka ansvarstagandet. Uppmuntra dem att kommunicera proaktivt om de förväntar sig förseningar.
- Förväntning: Den anställde ska visa konsekventa förbättringar i närvaron inom 30 dagar och i förväg meddela om oundvikliga frånvaron.
Exempel 5: Dålig kommunikation med kunder
⛳ Scenario
En anställd har svårt att hantera kundkontakter, vilket leder till missförstånd, felaktiga förväntningar och potentiella konflikter. Under de senaste två månaderna har kundernas feedback pekat på otydliga förklaringar, långa svarstider och svårigheter att lösa problem på ett effektivt sätt.
😦 Möjliga orsaker
- Brist på utbildning i mjuka färdigheter: Den anställde kanske inte vet hur man hanterar professionella samtal på ett effektivt sätt.
- Otydliga kommunikationsriktlinjer: De kanske inte följer en strukturerad metod för kundinteraktioner.
- Kulturella barriärer: Skillnader i kommunikationsstil kan påverka tydligheten.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Anmäl dig till workshops för att förbättra kommunikationen (vecka 1–2)
- Lösning: Erbjud strukturerad utbildning i mjuka färdigheter med fokus på aktivt lyssnande, professionellt tonfall och hantering av svåra samtal. Regelbundna feedbackmöten och kontinuerlig prestationshantering kan bidra till att förstärka dessa färdigheter över tid och säkerställa en stadig förbättring av kundinteraktionerna.
- Förväntning: Senast vecka 2 ska medarbetaren visa ett mer självsäkert och strukturerat tillvägagångssätt när hen talar med kunder.
2. Öva på simulerade samtal och presentationer (vecka 2–4)
- Lösning: Genomför veckovisa rollspelsövningar där medarbetaren hanterar simulerade kundscenarier. Para ihop dem med en mentor som kan observera verkliga kundinteraktioner och ge feedback.
- Förväntning: Senast vecka 4 ska medarbetaren visa märkbara förbättringar i tydlighet, självförtroende och responsivitet.
3. Utvärdera förbättringar med hjälp av feedback från kunder (dag 30 och därefter)
- Lösning: Samla in kundnöjdhetsundersökningar eller feedbackformulär för att spåra förändringar i kommunikationens effektivitet. Om återkommande problem kvarstår, omvärdera utbildningsstrategierna.
- Förväntning: Senast dag 30 ska kundernas feedback visa en förbättring på minst 20 % i nöjdhetsbetyg relaterade till tydlig kommunikation.
Exempel 6: Överskrida befogenheter eller detaljstyra
⛳ Scenario
En mellanchef stör ofta sitt teams arbete genom att granska små detaljer, göra om uppgifter eller kräva ständiga uppdateringar, vilket bromsar framstegen och frustrerar medarbetarna. Istället för att stärka sitt team skapar de flaskhalsar och beroende, vilket leder till sämre arbetsmoral, dålig tidshantering och minskad produktivitet.
😦 Möjliga orsaker
- Brist på förtroende: Chefen tror att medarbetarna inte kan leverera kvalitetsarbete utan ständig övervakning.
- Missförstånd om ledarrollen: De tror att ”leda” innebär att kontrollera varje detalj snarare än att vägleda teamet.
- Rädsla för misslyckande: De känner sig personligt ansvariga för varje resultat och överkompenserar med överdrivet engagemang.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Definiera rollgränser och autonominivåer (vecka 1–2)
- Lösning: Fastställ tydliga autonominivåer för varje teammedlem och specificera vilka uppgifter som kräver godkännande av ledningen och vilka som inte gör det. Uppmuntra ägarskap och ansvarstagande inom teamet för att bygga förtroende.
- Förväntning: Senast vecka 2 ska chefen delegera minst 30 % fler uppgifter utan direkt ingripande.
2. Begränsa avstämningsmötena till en gång per vecka (vecka 2–4)
- Lösning: Gå från dagliga avstämningar till strukturerade veckovisa framstegsgenomgångar så att medarbetarna kan arbeta självständigt samtidigt som ledningen hålls informerad. Uppmuntra cheferna att fokusera på resultat snarare än på mindre detaljer.
- Förväntning: Vid vecka 4 ska teamet rapportera färre störningar och förbättrad ansvarskänsla för uppgifterna.
3. Samla in anonym feedback från teamet (vecka 6)
- Lösning: Genomför en konfidentiell feedbackenkät för teamet för att bedöma om chefens engagemang har förbättrats. Använd strukturerade mallar, till exempel mallar för prestationsutvärdering, för att styra meningsfulla diskussioner.
- Förväntning: Senast vecka 6 ska medarbetarna rapportera minst 40 % förbättring i självständighet i beslutsfattandet.
✨Rolig fakta: Har du någonsin hört talas om begreppet ”helikopterchef”? Det används om personer som ständigt hänger över sina anställda, kollar till dem varannan minut, överkorrigerar små detaljer och gör det svårt för teamet att arbeta självständigt. Lär dig hur du hanterar en detaljstyrande chef i den här bloggen.
Exempel 7: Låg försäljning eller låg affärsutveckling
⛳ Scenario
En säljare missar konsekvent sina kvoter, har svårt att avsluta affärer eller misslyckas med att följa upp leads, vilket resulterar i förlorade intäktsmöjligheter. Under det senaste kvartalet har deras avslutsfrekvens sjunkit under 30 %, vilket är långt under teamets genomsnitt, vilket tyder på ett behov av strukturerade åtgärder.
😦 Möjliga orsaker
- Otillräcklig produktkunskap: De kan inte med självförtroende hantera kundernas frågor.
- Svaga förhandlingsfärdigheter: De har svårt att hantera invändningar och slutföra affärer på ett effektivt sätt.
- Brist på uppföljningsrutiner: Leads följs inte upp på rätt sätt, vilket leder till förlorade möjligheter.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Erbjud riktade coachningssessioner (vecka 1–2)
- Lösning: Para ihop medarbetaren med en senior försäljningsmentor för praktisk coaching i kundinteraktioner. Fokusera på hantering av invändningar, produktpositionering och konsultativa försäljningstekniker.
- Förväntning: Senast vecka 2 ska de visa bättre produktkunskap och större självförtroende i säljsamtal.
2. Sätt upp dagliga mål för kontakter (vecka 2–4)
- Lösning: Implementera specifika mål för kundkontakter, till exempel 10 samtal och 15 uppföljningsmejl per dag, för att upprätthålla en stabil pipeline. Koppla dessa mål till mätbara prestationsresultat och förstärk strukturerad målsättning för prestationsutvärdering för att följa upp framstegen.
- Förväntning: Vid vecka 4 bör kontakthållningen bli mer konsekvent och svarsfrekvensen öka med minst 20 %.
3. Omvärdera prestationen med pipeline-rapporter (dag 30 och därefter)
- Lösning: Granska konverteringsgrader, affärsutveckling och förlorade möjligheter med hjälp av detaljerade rapporter om försäljningspipeline. Om prestandan inte har förbättrats, förfina coachningsstrategierna eller justera förväntningarna på rollen.
- Förväntning: Senast dag 30 ska säljaren uppvisa en mätbar ökning av avslutade affärer och en starkare pipeline av kvalificerade leads.
Exempel 8: Upprepade policyöverträdelser eller oprofessionellt beteende
⛳ Scenario
En anställd ignorerar upprepade gånger uppförandekoden för anställda (t.ex. överdriven personlig internetanvändning, olämplig klädsel på arbetsplatsen) eller visar bristande respekt för kollegor, vilket skapar en negativ arbetsmiljö. Trots muntliga påminnelser och ytterligare disciplinära åtgärder fortsätter beteendet, vilket påverkar teamets moral och professionalism.
😦 Möjliga orsaker
- Bristande engagemang: De känner sig främmande från företagskulturen och förväntningarna på arbetsplatsen.
- Missförstånd om arbetsplatsens normer: De kanske inte känner till specifika policyer eller misstolkar riktlinjerna.
- Personliga konflikter: Spänningar med kollegor eller personliga problem kan påverka beteendet.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Dokumentera specifika överträdelser och diskutera dem privat (vecka 1)
- Lösning: Dokumentera tydliga, faktabaserade exempel på policyöverträdelser och träffa medarbetaren enskilt för att diskutera problemen. Förklara hur deras handlingar påverkar teamet och arbetsmiljön.
- Förväntning: Senast vecka 1 ska medarbetaren erkänna problemet och åta sig att vidta korrigerande åtgärder.
2. Förtydliga förväntningarna på policyer (vecka 2–4)
- Lösning: Dela en skriftlig sammanfattning av arbetsplatsens policyer och se till att medarbetaren förstår förväntningarna fullt ut. Erbjud utbildning i professionellt uppförande och arbetsplatsetik om det behövs.
- Förväntning: Senast vecka 4 bör det finnas märkbara ansträngningar för att anpassa beteendet till företagets standarder.
3. Övervaka beteendet och utvärdera framstegen under 60 dagar
- Lösning: Spåra pågående beteendemönster och samla in feedback från teammedlemmarna för att utvärdera förbättringar. Om överträdelserna fortsätter, överväg ytterligare åtgärder eller disciplinära åtgärder.
- Förväntning: Senast dag 60 ska medarbetaren visa att hen konsekvent följer företagets policyer och uppträder professionellt.
Exempel 9: Svårigheter att anpassa sig till ny teknik eller programvara
⛳ Scenario
En anställd har svårt att hantera när företaget inför ny programvara eller nya verktyg, vilket leder till missade projektdeadlines, långsammare arbetsflöden och frustration bland kollegor som måste kompensera. De tvekar ofta att använda nya plattformar, vilket fördröjer den fullständiga implementeringen i teamet.
😦 Möjliga orsaker
- Teknisk ångest: Rädsla för att göra misstag eller inte förstå systemet
- Otillräcklig utbildning: Brist på praktisk vägledning eller tydlig dokumentation
- Motstånd mot förändring: Föredrar gamla metoder, även om de är mindre effektiva.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Erbjud utbildningssessioner och instruktionsvideor (vecka 1–2)
- Lösning: Erbjud interaktiva utbildningar, videohandledningar eller steg-för-steg-guider för att hjälpa medarbetaren att lära sig det nya systemet i sin egen takt. Se till att de har tillgång till självbetjäningsresurser som referens.
- Förväntning: Vid vecka 2 ska de kunna navigera i grundläggande funktioner med självförtroende.
2. Tilldela en teknisk mentor för daglig support (vecka 2–4)
- Lösning: Koppla ihop medarbetaren med en tekniskt kunnig mentor som kan ge praktisk hjälp, lösa problem och förstärka bästa praxis. Uppmuntra dagliga avstämningar för snabba förtydliganden.
- Förväntning: Senast vecka 4 ska medarbetaren visa förbättrad komfort och effektivitet i användningen av programvaran.
3. Utvärdera kompetens baserat på uppgiftsgenomförandegraden (dag 45 och därefter)
- Lösning: Utvärdera hur effektivt medarbetaren utför programvarurelaterade uppgifter jämfört med tidigare. Om framstegen är långsamma, erbjud ytterligare utbildning eller justera förväntningarna.
- Förväntning: Senast dag 45 ska andelen slutförda uppgifter ha förbättrats med minst 30 %, vilket indikerar ökad kompetens.
💡 Proffstips: Använd ClickUps mall för teknikplan för att utvärdera din nuvarande teknikmiljö, planera implementeringsfaser och sätta upp tydliga milstolpar för en framgångsrik införande.
Exempel 10: Stagnerad professionell utveckling eller rollplateau
⛳ Scenario
En anställd har slutat utvecklas i sin roll och visar lite entusiasm för nya utmaningar eller möjligheter till kompetensutveckling. De utför sina uppgifter på ett adekvat sätt, men saknar engagemang, initiativförmåga, ledarskapsutbildning eller motivation att ta på sig ytterligare ansvar.
😦 Möjliga orsaker
- Bristande tydlighet i karriärvägen: De ser ingen framtid inom företaget.
- Utbrändhet: De känner sig mentalt utmattade, vilket leder till bristande engagemang.
- Otillräcklig erkänsla: Deras insatser går obemärkta förbi, vilket gör att tillväxt känns otillfredsställande.
🏁 Åtgärder och tidsplan
1. Upprätta en personlig utvecklingsplan med SMART-mål (vecka 1–2)
- Lösning: Samarbeta med medarbetaren för att skapa en personlig utvecklingsplan som innehåller SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta, tidsbundna) kopplade till deras roll. Fokusera på kompetensutveckling, ledarskapsmöjligheter eller deltagande i nya projekt.
- Förväntning: Senast vecka 2 ska de ha en strukturerad utvecklingsplan med tydliga åtgärder.
2. Erbjud möjligheter till jobbskuggning eller tvärutbildning (vecka 2–6)
- Lösning: Införa jobbskuggning, mentorskap eller tvärutbildning i olika avdelningar för att utöka deras kompetens och återuppväcka engagemanget. Ge dem möjlighet att bekanta sig med potentiella karriärvägar inom företaget.
- Förväntning: Senast vecka 6 ska medarbetaren visa ökat intresse för karriärutveckling och kompetensutveckling.
3. Granska framstegen och justera utvecklingsplanen (månad 3)
- Lösning: Genomför en individuell karriärdiskussion efter tre månader för att granska framsteg, ta itu med hinder och förfina utvecklingsmål baserat på deras intressen och prestationer.
- Förväntning: Senast i månad 3 ska de visa aktivt deltagande i kompetensutvecklingsinitiativ och förnyat engagemang i sin roll.
Hur man skapar en prestationsförbättringsplan i 3 enkla steg
En PIP ska ge en tydlig väg framåt och beskriva var en medarbetare har svårigheter, hur framgång ser ut och hur de ska nå dit. Följ dessa tre strukturerade steg för att skapa en effektiv plan.
1. Definiera prestationsproblemet med konkreta exempel
En vag eller allmän PIP skapar förvirring hos medarbetarna. Dokumentera istället tydliga, faktabaserade exempel på underprestationer.
Så här gör du:
- Använd kvantifierbara data: Istället för ”Missar ofta deadlines” kan du säga ”Missade 5 av 8 deadlines under första kvartalet”.
- Referera till specifika händelser: Vad hände, när hände det och hur påverkade det teamet?
- Anpassa den efter företagets förväntningar: Koppla problemet till arbetsuppgifter eller prestationsmått.
Detta säkerställer att det inte råder någon oklarhet om varför PIP skapas. För att göra detta på ett effektivt sätt kan du använda ett teamhanteringssystem som hjälper dig att spåra utförda uppgifter. Du kan använda flera ClickUp-funktioner samtidigt här. Den första är ClickUp Tasks.
ClickUp-uppgifter
Med ClickUp Tasks kan du:
- Tilldela ditt team genomförbara, tydliga och väl definierade uppgifter.
- Spåra uppgiftsframsteg för att förstå ditt teams prestanda
- Planera, organisera och samarbeta smidigt i alla projekt
- Kategorisera uppgifter efter prioritet och uppdrag
- Länka relaterade uppgifter och spåra framsteg med anpassade statusar.
📮ClickUp Insight: Nästan 60 % av arbetstagarna svarar på snabbmeddelanden inom 10 minuter. Även om dessa snabba svar ofta likställs med effektivitet, stör de koncentrationen och hindrar djupt arbete.
Centralisera projekt, uppgifter och chattråd i ClickUp för att effektivisera dina interaktioner och minska kontextväxlingar. Få den information du behöver utan att tappa fokus!
2. Sätt upp realistiska och mätbara förbättringsmål
Utan tydliga framgångsmått vet varken medarbetaren eller chefen när framsteg görs. Målen ska vara uppnåeliga, tidsbundna och mätbara.
Så här gör du:
- Anpassa förväntningarna med mentorskap, utbildning eller justeringar av arbetsflödet för att undanröja hinder.
- Dela upp målen i 30-, 60- eller 90-dagarsdelmål för att följa upp de stegvisa framstegen.
- Använd SMART-kriterierna – målen ska vara specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna.
ClickUp är en app för allt som rör arbete som hjälper chefer och yrkesverksamma att samarbeta med sina team. Från uppgiftshantering och dokument till mallar och chatt – här finns allt du behöver under ett och samma tak.
ClickUp-mål
Du kan använda ClickUp Goals för att fastställa prestationsmål, följa upp framsteg med mätbara mål och ge insyn i pågående förbättringar.
Det hjälper dig att tilldela specifika mål, sätta deadlines och koppla uppgifter direkt till medarbetarnas prestationsmål, vilket säkerställer ansvarstagande i varje steg.
📌 Exempel: Om problemet är missade deadlines kan ett tydligt mål vara: Öka andelen slutförda uppgifter från 60 % till 90 % inom 60 dagar, med veckovis uppföljning av framstegen via ClickUp Goals.
3. Definiera stödsystem och åtgärder för ansvarsskyldighet
En PIP ska inte upplevas som ett straff – det är ett samarbete. Definiera vem som ansvarar för att följa upp framstegen och vilka resurser som finns tillgängliga för att hjälpa till.
Så här gör du:
- Dokumentera framstegen på en central plats för att följa förbättringarna över tid.
- Planera in regelbundna avstämningar (en eller två gånger i veckan) för coaching och feedback.
- Tilldela en mentor eller chef som kan ge vägledning och korrigera kursen.
Detta säkerställer att medarbetaren inte lämnas att klara sig själv utan har ett strukturerat system för korrekt utbildning och utveckling.
4. Granska prestationen regelbundet med datadrivna insikter
Att följa upp prestationen över tid är avgörande för att kunna avgöra om PIP är effektivt. Regelbundna utvärderingar hjälper till att justera målen, ge ytterligare stöd eller erkänna framsteg.
Så här gör du:
- Justera målen efter behov baserat på realtidsuppföljning av framstegen.
- Utvärdera framstegen vid varje milstolpe (30, 60, 90 dagar) för att säkerställa att förbättringarna överensstämmer med förväntningarna.
- Samla in feedback från kollegor, mentorer och chefer för att utvärdera beteendemässiga och prestationsbaserade förändringar.
ClickUp-instrumentpaneler
Vill du få realtidsinsikter om teamets prestanda?
Använd ClickUp Dashboards för att visualisera prestandatrender, spåra slutförda och pågående uppgifter och se till att medarbetarna håller sig på rätt spår. Dashboards ger insikter i realtid så att du kan fatta välgrundade beslut utan att behöva detaljstyra.
Lär dig hur du skapar en anpassad instrumentpanel i ClickUp!👇
Bonus: Använd en PIP-mall
En prestationsförbättringsplan är endast effektiv om den är strukturerad, spårbar och målinriktad.
Använd ClickUp-mallen för prestationsförbättringsplan för att dokumentera viktiga prestationsproblem, beskriva mätbara förbättringsmål och mäta teamets prestationsframsteg i realtid – allt på en centraliserad arbetsplats.
Bästa metoder för att upprätthålla motivationen under en prestationsförbättringsplan
En prestationshanteringsplan kan antingen vara ett motiverande verktyg för tillväxt eller ett demotiverande ultimatum – allt beror på hur den är strukturerad och kommuniceras.
Medarbetarna förblir engagerade när de känner sig stödda. Nyckeln är att balansera ansvarstagande med uppmuntran, så att PIP driver förbättringar utan att skapa onödig stress.
Här är några tips på vad du bör och inte bör göra för att hålla medarbetarna motiverade under hela processen:
| ✅ Gör så här | ❌ Vad du inte ska göra |
| Anpassa PIP efter styrkor. Anpassa förbättringsområdena efter medarbetarens kompetens och karriärväg. | Undvik en universallösning. Generiska PIP-planer känns opersonliga och ineffektiva. |
| Integrera kompetensutveckling under utvärderingsperioden. Erbjud verktyg, kurser eller mentorskap för att göra förbättringsarbetet givande. | Fokusera inte bara på att åtgärda svagheter. Tillväxt ska kännas som en möjlighet, inte som en konsekvens. |
| Formulera feedback utifrån framsteg. Säg ”Så här kan vi hjälpa dig att förbättra dig” istället för ”Det här gjorde du fel”. | Undvik att återupprepa tidigare misslyckanden. Håll diskussionerna framåtblickande och lösningsorienterade. |
| Använd diagram, milstolpar eller kollegialt ansvar för databehandling och för att hålla medarbetarna engagerade. | Förlita dig inte bara på uppföljningar. Anställda bör också följa sin egen utveckling. |
| Koppla medarbetarnas framsteg till meningsfulla belöningar. Nya projekt, ledarroller eller erkännande ökar engagemanget. | Tro inte att motivation uppstår automatiskt. Medarbetare behöver incitament för att förbli engagerade. |
🧠 Visste du att? En undersökning från Gartner visar att 84 % av marknadsförare upplever stor "samarbetsbroms" från tvärfunktionellt arbete, vilket saktar ner produktiviteten och ökar friktionen mellan teamen.
Så här kan ClickUp hjälpa till att implementera bästa praxis:
- Kommunicera effektivt: Prata proaktivt med dina anställda för att reda ut problem som hindrar dem. Använd ClickUp Chat för att uppmuntra dem via en personlig chatt.
- Förbättra projektledningen: Använd olika ClickUp-vyer, till exempel ett Gantt-diagram, för att visualisera framstegen i dina medarbetares förbättringsprojekt.
- Förbättra tidsplaneringen: ClickUps funktioner för tidrapportering kan hjälpa dig att identifiera en anställds produktivitetstrender. Använd inbyggda timers för att mäta tiden som läggs på uppgifter och använd automatiskt genererade rapporter för att analysera tidsfördelningen mellan olika uppgifter.
- Utvärdera medarbetarnas prestationer: Använd ClickUp Brain för att skapa detaljerade rapporter om medarbetarnas prestationer. Presentera sedan dessa rapporter med hjälp av ClickUp Docs och dela dem med dina medarbetare och deras mentorer.
Förhindra prestationsproblem innan de uppstår med ClickUp
En prestationsförbättringsplan bör inte vara det första steget i medarbetarutvecklingen. Den bör användas när kontinuerligt stöd och vägledning inte har löst prestationsproblemen fullt ut. Undvik att nå detta stadium genom att ge medarbetarna tydliga förväntningar, strukturerade arbetsflöden och kontinuerlig feedback från första dagen.
Med ClickUp kan chefer effektivisera uppgiftshanteringen, sätta upp tydliga prioriteringar och följa upp arbetsbelastningen, vilket säkerställer att specifika prestationsproblem hanteras i ett tidigt skede.
✅ Uppgiftshantering: Tilldela tydliga deadlines, prioriteringar och ansvarsområden.
✅ Målspårning: Sätt upp mätbara mål för att hålla medarbetarna på rätt spår.
✅ Samarbete i realtid: Använd Whiteboards och Docs för att säkerställa tydlighet.
Registrera dig för ClickUp idag och bygg ett proaktivt, högpresterande team!