Hur man skapar användarorienterade användningsfall för idealiska framgångsscenarier [med exempel]

Styr du ett projekt, tolkar du komplicerade affärsprocesser eller utvecklar du komplexa mjukvarulösningar? I så fall är du väl medveten om att framgången hänger på tydlighet och precision. Goda nyheter! Användningsfall kan bespara dig och dina kunder en hel del problem.

Tänk dig att du bygger en byggnad. Ritningarna guidar dig och beskriver varje rums syfte och layout. Det är precis vad ett användningsfall är: en ritning som guidar systemkraven och den resulterande projektdriften. Det hjälper till att kartlägga processer över användarinteraktioner, vilket hjälper dig att bygga ett system som är anpassat efter användarnas mål och behov. 🏗️

En stygn i tid sparar nio, och på samma sätt kan du spara otaliga timmar senare genom att behärska användningsfall nu. I denna praktiska guide förklarar vi:

Vad är ett användningsfall och vilket syfte tjänar det?

Användningsfall är oumbärliga för att förstå användarspecifika interaktioner och berättelser (eller användarhistorier) för att skapa den avsedda designen för ett system.

I tekniska termer är ett användningsfall en detaljerad beskrivning som beskriver hur en användare kommer att interagera med en IT-lösning för att uppnå ett specifikt mål. Det kartlägger de steg de tar, med en tydlig början, mitt och slut.

Om du är ny inom användningsfall undrar du förmodligen varför du ska bry dig om det. Sanningen är att varje mjukvaruutvecklingsprocess bär på bördan av användarorienterad projektplanering. Det är viktigt att förstå tjänste- eller systemkraven i förväg så att din slutprodukt fungerar perfekt och är lönsam.

Det är här ett användningsfall kommer in och hjälper dig att visualisera användarinteraktioner från början till slut och identifiera eventuella problem längs vägen. Tänk på det som en genomgång i ett strategiskt spel där varje drag är avgörande. Dina inmatningar, systemets svar, specifika processer och det slutliga resultatet anges tydligt, vilket inte lämnar utrymme för tvetydigheter i besluten.

Tanken är att hjälpa projektledare, affärsanalytiker och mjukvaruutvecklare att samordna sig kring vad slutanvändaren önskar sig av en mjukvaruapplikation eller ett system, så att gissningar inte längre behövs. Resultatet? Smartare beslut om:

Tips: Behöver du komma igång snabbt? Använd ClickUps mall för användarberättelser för att komma igång med användningsfallskartläggningen direkt! Den inbyggda oändliga whiteboarden hjälper dig att spåra och prioritera användarberättelser på några minuter.

Fördelar med användningsfall i affärsprocesser

Användningsfall erbjuder flera fördelar vid utveckling och hantering av mjukvarusystem och projekt. Här är sju viktiga fördelar för olika intressenter i verksamheten:

Vad som ska ingå i ett projekts användningsfall: med praktiska steg

Användningsfall kan omfatta ett antal element beroende på storleken och komplexiteten hos det system du bygger. Här är några av de viktigaste alternativen:

Dessa punkter kan förklaras bättre när vi utforskar den praktiska sidan av saken. Se avsnitten nedan för att förstå hur du inkluderar dessa element och omvandlar komplexa användningsscenarier till praktiska steg.

Steg 1: Kom på en titel och beskrivning

Alla användningsfallstudier måste ha en engagerande titel. Se till att den är kortfattad, specifik och tydlig med användningsfallets syfte. Till exempel förmedlar titeln Optimering av onlinebetalning: Ett användningsfall för förbättrad konvertering inom e-handel omedelbart fokus och omfattning.

Därefter bör din fallbeskrivning kortfattat ange sammanhanget och precisera användningsfallets aktör eller användare, det aktuella systemet och det slutgiltiga målet. Här är ett exempel: Detta användningsfall beskriver de steg som en online-shoppare tar för att genomföra ett köp, med fokus på systemets respons vid varje interaktion för att säkerställa en smidig transaktion och minska antalet övergivna kundvagnar.

Håll språket koncist och direkt och fokusera på de innovativa resultat du eftersträvar.

Steg 2: Identifiera aktörerna

Det handlar inte om Hollywoodstjärnor utan om viktiga enheter – individer, grupper eller till och med andra system – som interagerar med det system som granskas. Att identifiera dessa aktörer är som att besätta roller i en pjäs; var och en har en roll, ett syfte och en uppsättning handlingar som bidrar till berättelsens utveckling. 🎭

Aktörer inom ett användningsfallsdiagram kan kategoriseras som antingen primära eller sekundära. En primär aktör söker själv systemets hjälp för att uppnå ett specifikt mål. En sekundär aktör å andra sidan tillhandahåller en tjänst till systemet som ett direkt resultat av det primära användningsfallet. Systemet initierar interaktion med den sekundära aktören för att få information eller uppnå ett mål.

Låt oss säga att en användare ansöker om ett lån online, vilket gör dem till den primära aktören. Som svar på låneansökan aktiverar systemet en annan resurs för att beräkna räntesatser – den resursen är den sekundära aktören.

Om du fortfarande befinner dig i forskningsfasen och behöver hjälp med att identifiera den primära aktören kan du dokumentera dina resultat med hjälp av ClickUp User Research Plan Template. Dess inbyggda funktioner hjälper mjukvaru- och UX-team att kartlägga användarbeteende och lösa problem inom appar, webbplatser eller projekt på ett ordnat sätt.

Steg 3: Identifiera aktörernas mål

Oavsett om en aktör köper en produkt, registrerar sig för ett nyhetsbrev eller använder en webbplats, är deras mål drivkraften bakom deras interaktion med dina tjänster. Det är ditt jobb att förstå dessa mål så att du kan utforma ett system som hjälper dem att uppnå dem på ett så effektivt sätt som möjligt.

Låt oss ta ett exempel från verkligheten: om du driver en webbutik kan kundens mål vara att köpa en produkt med så få steg som möjligt. Detta användningsfall kräver att du beskriver de steg som kunderna behöver ta för att slutföra köpet, från att välja varan till att slutföra betalningen.

Använd denna ClickUp SMART Goal Action Plan Template för att lista målen för alla identifierade aktörer och övervaka hur de hanteras av ditt team.

Steg 4: Identifiera intressenter och deras intressen

Det är oerhört viktigt att identifiera alla intressenter och förstå deras intressen för att säkerställa att ditt användningsfall är effektivt. En intressent kan vara en slutanvändare, en systemadministratör eller till och med externa aktörer eller system som interagerar med din tjänst. De har alla unika behov och förväntningar. Här är vad du bör göra:

Intressentanalys kan vara ett stressigt arbete, särskilt när det finns flera användningsfall att övervaka. Vi rekommenderar att du använder kvalitativa mallar för intressentkartläggning för att strukturera processen.

Steg 5: Ange förutsättningar eller antaganden

Förutsättningar lägger grunden för åtgärder och säkerställer att alla nödvändiga villkor är uppfyllda innan användningsfallet initieras. Tänk på måsten för att ditt scenario ska fungera – till exempel att ha en internetanslutning för en online-transaktion eller ett användarkonto för åtkomst till ett område som endast är tillgängligt för medlemmar. Föreställ dig scenariot ur användarens perspektiv och identifiera och lista dessa förutsättningar tydligt.

Här är en illustration som visar hur förhandsvillkor används för att beskriva användningsfall och automatisera arbetsflödet för en bankwebbplats:

Steg 6: Skissa upp ett grundläggande flöde

Detta är scenariot för ett minimalt fungerande produkt (MVP), där allt faller på plats och ditt användningsfall utvecklas precis som du tänkt dig. Inga fel, inga problem, bara en rak väg till en nöjd användare.

Föreställ dig ett scenario där en kund köper en bok från en onlinebutik. Det grundläggande flödet skulle vara:

Varje steg här ska vara tydligt och nödvändigt och guida användaren mot en tillfredsställande transaktion. Använd ClickUp User Flow Template för att utforma effektiva användningsfall och dela dem med ditt team.

Steg 7: Fastställ undantag eller felvillkor

Dessa undantag representerar scenarier där det vanliga processflödet inte gäller. Fundera över vad som kan gå fel och hur ditt system bör reagera. Du kan:

Steg 8: Inkludera tillägg eller variationer i hur systemet fungerar

Tänk på dessa som vad-händer-om-scenarier som håller dina processer flexibla. Om en kund överger sin kundvagn, vad är då nästa steg? Detta kräver kanske att man skapar en tilläggsfunktion som aktiverar en uppföljande e-postsekvens eller ett specialerbjudande för att återengagera kunden.

Användningsfall bör anpassas till komplexiteten i verkligheten och erbjuda innovativa lösningar som upprätthåller användarnas engagemang. Det handlar om att förutse det oväntade och skriva ett manus för ett svar som förvandlar utmaningar till möjligheter.

Steg 9: Överväg alternativa flöden

Överväg alternativa lösningar om utmaningar eller avvikelser i processen uppstår. Tänk dig att du utformar ett användningsfall för ett online-kundvagnssystem.

Huvudsakligt framgångsscenario (MSS):

Men!

Vad händer om en artikel är slut i lager?

Vad händer om betalningen nekas?

Vad händer om nätverksproblem uppstår?

För varje vad-händer-om-scenario ska du utveckla en alternativ väg som leder ditt system till ett framgångsrikt resultat.

Hur man skriver effektiva användningsfall med ClickUp

Nu när vi har en grundlig kunskap om processen för att utveckla användningsfall, låt oss utforska hur man skriver ett professionellt användningsfall med ClickUp. Detta allt-i-ett-verktyg för projektledning kommer med omfattande användardokumentation och funktioner för att skriva användningsfall. Låt oss bryta ner processen för att visa hur enkelt det kan vara. 🌹

Skapa och hantera dina användningsfall i ClickUp Docs

För att komma igång med din affärsanvändningsmodell i ClickUp, gå till ClickUp Docs, plattformens integrerade lösning för att skapa och lagra alla typer av dokument – från användarhandböcker och testfallsdefinitioner till tekniska krav.

Börjar du från början? Bra, skapa ett nytt dokument. Du kan använda en av ClickUps kostnadsfria flödesschemamallar för att skapa användningsfallsdiagram eller fallstudiemallar för att dokumentera användarundersökningar. Allt kommer att vara tillgängligt från en central plats, vilket gör det enklare att hålla reda på det bästa möjliga utfallsscenariot eller utveckla alternativa vägar.

Bjud in medlemmar från produkt- och marknadsföringsteamen att arbeta med ditt användningsfallsdokument i realtid. Du kanske vill skapa mappar för att lagra flera användningsfall för ditt projekt. Det bästa är att du kan koppla dina dokument till andra projektuppgifter för att säkerställa en smidig arbetsupplevelse.

Försök skriva användningsfall med AI

Låt oss dyka in i det roliga! I dokumentredigeraren skriver du bara /ai. Boom! ClickUp AI- modalen visas, redo för action. Klicka på Skriv med AI för att sätta igång. Skriv in ditt användningsfall och lägg till relevanta tekniska krav för att generera en professionell, välstrukturerad presentation av användningsfallet på några sekunder.

Även med AI-genererade användningsfall har du kontrollen. Du kan:

Förutom att generera text kan ClickUp AI också korrigera grammatik och ton i dina befintliga dokument och till och med sammanfatta långa fallstudier för att spara tid åt dig.

Exempel på användningsfall för mjukvaruutvecklingsprojekt

Låt oss dyka in i några exempel på användningsfall inom näringslivet för att bättre illustrera hur de ser ut och hur de kan effektivisera dina projekt.

Användningsfall nr 1: Önskelista för online-shopping

En e-handelsplattform vill införa en önskelista-funktion som förbättrar användarnas upplevelse av online-shopping.

Aktörer: Online-shoppare

Mål: Lägga till artiklar i en önskelista; visa innehållet i önskelistan

Intressenter: E-handelsplattform, online-shoppare, produktleverantörer, marknadsföringsteam, utvecklare

Förutsättningar: Användaren måste vara inloggad och bläddra bland tillgängliga produkter.

Grundläggande flöde:

Utvidgningar/variationer:

Undantag/felvillkor:

Alternativt flöde:

Användningsfall nr 2: Hantering av resplaner

En reseplaneringsapp vill implementera en funktion som gör det möjligt för användarna att skapa och hantera sina resplaner.

Aktörer: Resenärer, reseapp

Mål: Skapa och redigera resplaner; få rekommendationer

Intressenter: Resebyråer, resenärer, lokala företag, turistbyråer, utvecklare

Förutsättningar: Användaren måste vara inloggad och ha planerat en resa.

Grundläggande flöde:

Tillägg/variationer:

Undantag/felvillkor:

Alternativt flöde:

Avsluta fallet med framgång

Oavsett om du vill finjustera dina affärsprocesser eller förbättra kundupplevelsen är användningsfallsmodellering ett utmärkt verktyg för visuella problemlösare. Om du snabbt behöver ett observerbart resultat kan du lita på de strategiska verktygen för utveckling av användningsfall i ClickUp för att påskynda dina projekt och förverkliga dina affärsmål. 🍉

Registrera dig för att utforska den kostnadsfria lösningen.