Para algumas equipes, não é a fase de execução que representa o problema - é a fase de planejamento que pode ser um verdadeiro quebra-cabeça. Pensar em tarefas e decidir quais devem ser concluídas costuma ser a etapa mais tediosa de qualquer empreendimento, pessoal ou profissional.
Felizmente, existe a solução certa para seus problemas de planejamento: Os modelos do Getting Things Done (GTD)! Use-os para facilitar o gerenciamento de tarefas e concentre-se no que importa no final do dia - a ação.
Para ajudá-lo a encontrar a ferramenta de planejamento de tarefas mais adequada, criamos uma lista dos 10 melhores modelos GTD gratuitos. Exploraremos seus recursos e mostraremos como tirar o máximo proveito de cada um deles.
O que é um modelo GTD?
Getting Things Done (GTD) é uma ferramenta de planejamento de tarefas gerenciamento de tarefas metodologia desenvolvida por David Allen, um renomado especialista em produtividade. O objetivo do GTD é ajudar as pessoas a superar a ansiedade relacionada às tarefas e a atingir seus objetivos por meio de cinco etapas simples:
- Capturar tarefas em um só lugar
- Esclarecer e decidir se uma tarefa é acionável ou pode ser colocada em espera
- Organização em categorias
- Refletir, revisar e atualizar
- Envolvimento e conclusão
Uma parte integral do sistema GTD é uma "ferramenta de coleta", ou seja, um modelo para unir todos eles. Os modelos do GTD são estruturas pré-construídas que permitem que você reúna, organize e priorizar tarefas enquanto acompanha o progresso de cada etapa.
Com os modelos GTD, você pode planejar e operar com mais eficiência. Com um roteiro claro à sua frente, é mais difícil ignorar tarefas ou prazos críticos. Saber o que você precisa fazer permite que você se concentre em oferecer os melhores resultados, seja para o crescimento pessoal ou profissional. 🪴
O que faz um bom modelo de GTD?
Um modelo adequado de "getting things done" tem as seguintes qualidades:
- Funcionalidade: Oferece suporte a todo o processo GTD - desde a captura de tarefas até o acompanhamento do progresso
- Simplicidade: Apresenta um layout limpo e organizado e é fácil de usar para uma revisão semanal
- Flexibilidade: Permite que você amplie e adapte o modelo a vários cenários
- Acessibilidade: Oferece acesso em vários dispositivos, permitindo que você edite em qualquer lugar
- Integração: Conecta-se perfeitamente a outrosferramentas de produtividade que você usa
10 melhores modelos de GTD para produtividade pessoal em 2024
Não passe mais tempo pensando em tarefas do que executando-as. Use um desses 10 modelos GTD incríveis e poupe seu trabalho!
Seja você um praticante experiente do GTD ou um novato no método, esses modelos trazem uma sensação de clareza e controle para a sua fluxo de trabalho diário . Eles também podem ser usados gratuitamente!
1. Modelo ClickUp Getting Things Done
Modelo do ClickUp Getting Things Done
Se os modelos fossem edifícios, este Modelo do ClickUp Getting Things Done seria um arranha-céu! Ele vem com vários níveis de recursos e elementos personalizados, permitindo que você gerencie tudo projetos e tarefas *A vida joga em você. 🥏
Pode parecer complicado em um primeiro momento, mas o modelo fornece um documento de instruções para melhorar a navegação. O mesmo vale para a maioria dos outros modelos desta lista!
Como um modelo em nível de pasta, ele contém várias listas e exibições. Comece capturando e descrevendo todas as suas tarefas na lista Caixa de entrada. Em seguida, você pode estimar a duração delas, classificá-las de um a cinco com base no nível de esforço necessário e decidir se elas são acionáveis, conforme instruído por Allen, o criador do método GTD.
A próxima etapa é organizar as tarefas em categorias apropriadas. Você pode dar a elas um contexto usando tags como trabalho, casa ou uma categoria personalizada. Você também pode classificá-las em outras listas, que incluem:
- Programada: Contém umVisualização do calendário para suas tarefas com tempo limitado
- Lista de projetos: Ajuda você a dividir epriorizar projetosou seja, tarefas complexas
- Referência: Refere-se a materiais que podem ser úteis para tarefas futuras
O modelo tem quatro opções de automação para economizar seu tempo, como a transferência de tarefas da Caixa de entrada para listas agendadas quando as datas de vencimento mudam. E o melhor: você sempre pode personalizá-los para se adequarem ao seu fluxo de trabalho GTD preferido!
2. Modelo de quadro ClickUp Getting Things Done
Modelo de quadro do ClickUp Getting Things Done
O modelo Modelo de quadro "Getting Things Done" (Realizando Coisas) da ClickUp torna suas obrigações cotidianas menos intimidadoras, apresentando-as de forma simples e envolvente.
É um modelo em nível de lista, fácil de usar para iniciantes, com dois modos de visualização, ou seja, visualizações. O primeiro é um Quadro Kanban que exibe tarefas como cartões. Com imagens e etiquetas coloridas, ele acrescenta um toque refrescante a um processo que, de outra forma, seria mundano. 🍋
A outra visualização contém as mesmas informações, mas está disposta em um formato tradicional lista de tarefas formato.
Usar o modelo é uma experiência de produtividade sem estresse. Seja em Lista ou Visualização do quadro adicione novas tarefas e forneça informações relevantes sobre elas, como:
- Estimativas de tempo
- Tags de categoria para diferentes facetas da vida, como negócios, casa e condicionamento físico
- Tags de contexto, como pessoal, computador, chamada e papelada
- Classificações de energia
- Etiquetas de prioridade
Por padrão, as tarefas são agrupadas por status. Para atualizar o status de uma tarefa, arraste-a e solte-a no campo de grupo designado. Você também pode personalizar os critérios de agrupamento e classificação, bem como qualquer outro elemento do modelo.
3. Modelo de estrutura do ClickUp Getting Things Done
Modelo de estrutura do ClickUp Getting Things Done
Seja você um veterano ou novato em GTD, este Modelo de estrutura do ClickUp Getting Things Done é sua passagem de primeira classe para a Cidade da Produtividade 🎫
Ele oferece várias funcionalidades, mas ainda é fácil e intuitivo de usar. É um modelo em nível de pasta com quatro listas:
- Idéias: Um local onde você pode armazenar tarefas potenciais e abandonadas e deixar referências para mais tarde
- **To Do (Para fazer): Uma lista de tarefas com níveis de urgência e dependências definidos
- Calendário: Uma lista de tarefas agendadas e uma visualização interativa do calendário de atividades
- Projetos: Uma lista das próximas tarefas de várias etapas
No nível da pasta, você pode encontrar a visualização da lista de tarefas principal, que contém todas as tarefas da semana anterior e outras, independentemente da lista a que pertencem.
O modelo também inclui um fluxograma do GTD em Visualização do quadro branco . Este diagrama prático ajuda você a entender todo o processo GTD como ele acontece no ClickUp. Ele inclui uma série de ações e perguntas que você pode fazer a si mesmo para decidir o que fazer com cada tarefa que aparece em seu caminho. Sinta-se à vontade para personalizá-lo de acordo com seu fluxo de trabalho específico.
4. Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp
Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp
Às vezes, a solução mais simples é a mais eficaz. A solução Modelo de gerenciamento de tarefas simples do ClickUp incorpora essa filosofia com seu design minimalista e recursos robustos.
Você pode escolher entre duas exibições que contêm as mesmas informações: Lista ou Quadro. Se estiver acostumado com planilhas, talvez ache a visualização List mais prática, enquanto os tipos visuais geralmente preferem a visualização Board.
Seja qual for o seu caso, use o modelo para reunir todas as suas tarefas e as informações que as acompanham. Atribua tarefas, defina cronogramas e priorize-as com rótulos de urgência.
A simplicidade desse modelo também lhe dá a liberdade de personalizá-lo. Introduza novas listas ou exibições e adapte o modelo a vários contextos. Por exemplo, você pode fazer um brainstorming usando Mapa mental ou Whiteboard View ou até mesmo incorporar arquivos do Google Docs e editá-los na plataforma.
5. Modelo de trabalho a fazer do ClickUp
Modelo de trabalho a fazer do ClickUp
Embora não siga totalmente a metodologia GTD, este Modelo de trabalho a fazer do ClickUp ainda pode aumentar sua produtividade . Ele oferece um sistema de gerenciamento de tarefas dinâmico e personalizável que atende a qualquer equipe ou empresa.
Esse modelo em nível de lista inclui três exibições:
- Lista de tarefas
- Calendário semanal
- Calendário mensal
Na Visão de lista, você encontrará uma lista abrangente de todas as atividades. Elas estão organizadas em grupos Diários, Semanais e Mensais, indicando o prazo de conclusão alocado. Você pode fornecer mais informações nos campos à direita, como status, data de vencimento e prioridade. No campo de tipo de tarefa, indique o departamento responsável pela tarefa, como Marketing ou TI.
Nas visualizações de calendário, você pode arrastar as tarefas para agendá-las ou reagendá-las. Se você já tiver um aplicativo de calendário, poderá sincronizá-lo para simplificar o fluxo de trabalho. 🗓️
Embora seja voltado para negócios, você pode facilmente adaptar esse modelo para uso pessoal. Basta substituir as categorias de tipo de tarefa por suas próprias categorias e pronto!
6. Modelo de lista de tarefas do calendário ClickUp
Modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp
O modelo Modelo de lista de tarefas do calendário do ClickUp combina perfeitamente a organização de tarefas e o gerenciamento de tempo. É uma ferramenta indispensável Ferramenta GTD para quem tem dificuldades com prazos e aspira a otimizar seu planejamento . ⏰
Como você pode ver na visualização da Lista de Escalas, o modelo foi projetado com os gerentes em mente, permitindo que eles organizem o trabalho de seus funcionários. Ainda assim, você pode adaptar o modelo para uso pessoal, substituindo os nomes por atividades e fazendo alguns outros ajustes.
Além das exibições tradicionais de Lista e Calendário, o modelo vem com uma Solicitação de Reunião Visualização de formulário . Personalize-o e envie-o para outras pessoas, sejam colegas de trabalho ou amigos. O ClickUp criará automaticamente uma tarefa usando as informações fornecidas, economizando tempo e esforço.
Se você planeja usar o modelo para o trabalho, gostará de saber que ele vem com cronometragem de tempo incorporada. Você pode encontrar essa opção clicando em uma tarefa e abrindo a janela Bandeja de tarefas . Na Bandeja, você também pode adicionar dependências, subtarefas e comentários.
7. Modelo do ClickUp Daily Things To Do
Modelo do ClickUp Daily Things To Do
Outra ferramenta que você pode usar para controlar as obrigações diárias é o Modelo de tarefas diárias do ClickUp . Ele pode ser simples, mas faz seu trabalho muito bem. Ele o ajuda a controlar as tarefas diárias, garantindo que nada passe despercebido.
Se você não tiver usado nenhum ferramenta de gerenciamento de tarefas antes, esse modelo seria um excelente ponto de partida.
É um modelo de nível de tarefa que revela todas as suas funcionalidades quando você abre a Bandeja de tarefas. Ele vem com três categorias de lista de verificação: Pessoal, Trabalho e Escola. Como de costume, você pode personalizá-las, bem como quase todos os outros elementos.
Use o modelo listando todas as tarefas em suas respectivas categorias de lista de verificação. Avalie a carga de trabalho do dia selecionando seu nível de dificuldade no menu suspenso ou adicione arquivos e comentários para introduzir informações adicionais. Você também pode monitorar o tempo para ter uma ideia de quanto esforço determinadas tarefas exigem. Tem ideias sobre um determinado tópico? Registre-as nos comentários. 💬
Ao concluir as tarefas, marque suas respectivas caixas de seleção. A barra de progresso será atualizada automaticamente com base no número de tarefas diárias concluídas. Você pode revisar todas as alterações no registro no lado direito da lista de verificação.
8. Modelo de plano de ação diário do ClickUp
Modelo de plano de ação diário do ClickUp
Está se preparando para um evento importante? Use o Modelo de plano de ação diário do ClickUp para organizar e gerenciar todas as tarefas relacionadas a ele. É uma ferramenta versátil ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda você a ver todos os seus empreendimentos.
Esse modelo em nível de lista vem com três exibições personalizadas:
- Etapas de ação: Uma visualização de lista que contém todas as etapas de um projeto e informações complementares, como departamento atribuído, datas de vencimento, prioridade e complexidade
- Metas: Uma visualização de quadro de tarefas e subtarefas, organizada por departamento
- Linha do tempo: Uma visualização horizontal da linha do tempo que exibe a sequência de ações para cada departamento, conforme definido por datas de vencimento edependências e outras informações da visualização de lista
Devido à natureza flexível do ClickUp, você pode adaptar o modelo para acomodar todos os tipos de eventos e projetos.
9. Modelo de lista de tarefas do Excel por Vertex42
Use o modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42 para documentar e avaliar tarefas
Se o Excel é a sua arma preferida, você vai gostar desse modelo de lista de tarefas do Excel da Vertex42. Ele permite que você colete, avalie e acompanhe o progresso das tarefas diárias, no estilo de planilha!
Comece listando todas as suas tarefas ou projetos na primeira coluna. Nas colunas seguintes, você pode definir as datas de vencimento, atualizar o status, indicar a prioridade e adicionar notas. Você também pode avaliar as tarefas com base no modelo PICK:
- Possível: Fácil, baixo valor
- Implementar: Fácil, alto valor
- Desafio: Difícil, alto valor
- Matar: Difícil, baixo valor
Na guia Lista, você pode personalizar as categorias suspensas das colunas PICK, status e prioridade.
O que faz esse modelo se destacar são suas regras de formatação condicional predefinidas. Por exemplo, quando o status de uma tarefa mudar para concluído, todas as informações ficarão em cinza, tornando-a menos proeminente entre as atribuições ativas.
10. Modelo básico do Google Sheets para fazer as coisas acontecerem por Template.net
Fique por dentro de tudo com o abrangente modelo básico do Google Sheets "Getting Things Done" do Template.net
Apesar do nome, este modelo básico do Google Sheets para fazer as coisas, da Template.net, está longe de ser básico! Ele contém tudo o que você precisa para implementar sua estratégia GTD e planejar seus projetos com perfeição.
O modelo vem com várias guias. A principal delas é o Resumo, que fornece um resumo das informações mais importantes e do progresso geral. Você pode usar as outras guias para diferentes categorias de tarefas do GTD, como:
- Caixa de entrada
- Lista de pendências
- Lista de projetos
- Lista de algum dia/talvez
Cada guia tem um layout exclusivo adaptado à categoria da tarefa. Por exemplo, a guia Caixa de entrada tem colunas diferentes dedicadas à avaliação da tarefa, o que é crucial para o estágio inicial de triagem.
Como um documento do Google Sheets, esse modelo salva automaticamente seu progresso na nuvem e permite colaboração em tempo real com colegas de equipe ou amigos. 🧑💻
Os 10 principais modelos de GTD: Uma visão geral
Vamos analisar brevemente as vantagens de cada modelo na tabela a seguir:
Aumente sua produtividade com modelos GTD e ClickUp
Ser produtivo não é fácil, especialmente no mundo atual, repleto de distrações. 😶🌫️
Com a ajuda dos modelos GTD, você pode organizar melhor suas tarefas e desenvolver um foco mais forte em seus objetivos. Eles o capacitam a manter o compromisso com suas metas, manter a autodisciplina e obter maior sucesso em seus empreendimentos pessoais e profissionais.