A taxa nacional de retenção no segundo semestre do primeiro ano é de 69,5%, o que significa que aproximadamente 3 em cada 10 alunos não retornam à instituição onde iniciaram os estudos. Nas faculdades comunitárias, quase metade dos alunos em tempo parcial não consegue permanecer no segundo ano. Existem sistemas de alerta precoce, mas a maioria das instituições ainda depende de encaminhamentos manuais e dados isolados.
Um agente de IA integrado a uma plataforma de gerenciamento de projetos pode automatizar a identificação de riscos, a atribuição de intervenções, a análise de retenção e os fluxos de trabalho de orientação para o sucesso.
Abaixo está um prompt de agente de IA pronto para copiar que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo de monitoramento do sucesso dos alunos em poucos minutos. Mas antes de usá-lo, é útil examinar a falha operacional que esse tipo de sistema se destina a corrigir. Para a maioria das equipes de sucesso dos alunos, o problema não é a indisponibilidade de sinais de risco. É o fato de que esses sinais raramente se transformam em ações rápidas e coordenadas entre as pessoas responsáveis por ajudar os alunos a permanecerem no caminho certo.
Quem deve usar essa configuração de monitoramento do sucesso dos alunos
Essa configuração foi projetada para equipes de sucesso estudantil, escritórios de retenção, líderes de orientação, coaches de sucesso, coordenadores de tutoria e administradores de apoio ao aluno responsáveis por identificar riscos, atribuir intervenções e acompanhar o acompanhamento entre várias unidades de apoio. É especialmente útil para instituições que já utilizam uma plataforma de alertas ou ferramenta de análise, mas ainda dependem de coordenação manual para transferir os alunos da categoria “sinalizados” para a de “acompanhados”.
O problema: você está tentando identificar 5.000 alunos em risco com uma planilha e muita fé
Se você trabalha com o sucesso dos alunos, sabe o que está em jogo. Cada aluno que desiste representa um fracasso humano e financeiro. A instituição perde receita com mensalidades, o aluno perde tempo e dinheiro, e os indicadores de retenção que os órgãos de acreditação analisam sofrem mais um golpe. A questão nunca foi se a intervenção precoce funciona. É se sua equipe consegue identificar e alcançar um número suficiente de alunos com rapidez suficiente.
Os dados revelam o seguinte: 39% dos alunos que ingressam pela primeira vez em um curso de bacharelado em tempo integral não concluem o curso em oito anos. As disparidades de retenção por raça continuam amplas, com alunos hispânicos, negros e indígenas americanos apresentando taxas de retenção de 63,6%, 56,6% e 52,8%, respectivamente, em comparação com a média nacional de 68,2%. Esses não são apenas números. Eles representam milhares de alunos que precisavam de ajuda, mas que sua instituição não conseguiu identificar ou alcançar a tempo.
A maioria dos sistemas de alerta precoce gera alertas. Poucos realmente gerenciam o que acontece a seguir. Um membro do corpo docente envia um alerta, mas quem designa a intervenção? Quem faz o acompanhamento em 48 horas? Quem escala o caso quando o aluno não responde? A lacuna entre “alertado” e “ajudado” é onde os alunos ficam para trás.
Como a Universidade de Miami resolveu isso: O Centro de Exploração e Sucesso Profissional da Universidade de Miami utilizou o ClickUp para acompanhar e envolver 19.107 alunos com uma taxa de sucesso de 98%, substituindo ferramentas fragmentadas por um sistema centralizado para monitorar as interações e os resultados dos alunos.
Michael Turner, Diretor Associado
Graças ao ClickUp, consegui me manter organizado e ter alguns anos incrivelmente bem-sucedidos, apesar da pandemia global.
Essa é a oportunidade aqui. Não se trata de substituir suas ferramentas de alerta, mas de criar uma camada operacional visível em torno do trabalho que ocorre depois que um aluno é sinalizado. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração funcional de monitoramento do sucesso dos alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em sua própria operação de acompanhamento do sucesso dos alunos? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às suas populações em risco, ao seu modelo de equipe e aos seus fluxos de trabalho de intervenção.
Como a Universidade de Miami resolveu isso: O Centro de Exploração e Sucesso Profissional da Universidade de Miami utilizou o ClickUp para acompanhar e envolver 19.107 alunos com uma taxa de sucesso de 98%, substituindo ferramentas fragmentadas por um sistema centralizado para monitorar as interações e os resultados dos alunos.
Michael Turner, Diretor Associado
Graças ao ClickUp, consegui me manter organizado e ter alguns anos incrivelmente bem-sucedidos, apesar da pandemia global.
Graças ao ClickUp, consegui me manter organizado e ter alguns anos incrivelmente bem-sucedidos, apesar da pandemia global.
Essa é a oportunidade aqui. Não se trata de substituir suas ferramentas de alerta, mas de criar uma camada operacional visível em torno do trabalho que ocorre depois que um aluno é sinalizado. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração funcional de monitoramento do sucesso dos alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em sua própria operação de acompanhamento do sucesso dos alunos? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às suas populações em risco, ao seu modelo de equipe e aos seus fluxos de trabalho de intervenção.
Essa é a oportunidade aqui. Não se trata de substituir suas ferramentas de alerta, mas de criar uma camada operacional visível em torno do trabalho que ocorre depois que um aluno é sinalizado. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração funcional de monitoramento do sucesso dos alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em sua própria operação de acompanhamento do sucesso dos alunos? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às suas populações em risco, ao seu modelo de equipe e aos seus fluxos de trabalho de intervenção.
Quer testar um modelo semelhante em sua própria operação de acompanhamento do sucesso dos alunos? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às suas populações em risco, ao seu modelo de equipe e aos seus fluxos de trabalho de intervenção.
O desafio: Crie seu espaço de trabalho para monitoramento do sucesso dos alunos com IA
Copie este prompt, cole-o no ClickUp Brain para criar seu próprio ClickUp Super Agent, preencha os dados da sua instituição e você terá um espaço de trabalho completo para o sucesso dos alunos com alertas antecipados, acompanhamento de intervenções, análises de retenção e fluxos de trabalho de orientação para o sucesso.
O resultado deve fornecer um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo regras de encaminhamento, cronogramas de acompanhamento, visibilidade de riscos e fluxos de trabalho de casos. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao seu corpo discente, modelo de intervenção e prioridades de retenção.
O resultado deve fornecer um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo regras de encaminhamento, cronogramas de acompanhamento, visibilidade de riscos e fluxos de trabalho de casos. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao seu corpo discente, modelo de intervenção e prioridades de retenção.
Sugestão:
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para criar um Super Agente personalizado para o seu Workspace.
Depois que seu modelo de agente for gerado, o próximo passo é transformá-lo em um espaço de trabalho prático que sua equipe de sucesso do aluno possa usar todos os dias.
Como configurar no ClickUp (4 etapas)
Antes de configurar seu Space, reúna as informações que sua equipe já utiliza para identificar e apoiar alunos em situação de risco. Isso geralmente inclui categorias de alertas, tipos de intervenção, regras de escalonamento atuais, indicadores de risco, estruturas de carga de trabalho e necessidades de relatórios de coortes. Começar com dados limpos torna suas automações, painéis e fluxos de trabalho de intervenção muito mais úteis.
- Crie a estrutura do seu espaço de trabalho. Configure um espaço dedicado chamado “Sucesso do Aluno”. Adicione quatro pastas para organizar o trabalho ao longo do ciclo de vida do sucesso do aluno: “Alertas Precoces e Casos” para alertas recebidos, casos ativos, casos resolvidos e encaminhamentos de crise; “Intervenções e Apoio” para coordenação de tutoria, instrução complementar, orientação para o sucesso e mentoria entre pares; “Análise de Retenção” para acompanhamento de coortes, monitoramento de desigualdades, análise de indicadores preditivos e comparações semestrais; e “Progresso Acadêmico” para monitoramento de alunos em probação, acompanhamento de auditoria de cursos, verificações no meio do semestre e apoio à preparação para a formatura.
- Configure campos personalizados em todas as tarefas dos alunos Adicione campos personalizados aos seus modelos de tarefas de sucesso dos alunos para que cada caso inclua os dados essenciais de que sua equipe precisa para identificar riscos, encaminhar o apoio e monitorar o acompanhamento. Inclua campos para pontuação de risco, nível de risco, fonte do alerta, orientador designado, tipo de intervenção, dias desde o último contato, status de primeira geração e elegibilidade para o Pell. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e o gerenciamento da carga de trabalho muito mais confiáveis.
- Cole o prompt no ClickUp Brain Abra o ClickUp Brain em seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, população estudantil, taxa de retenção, taxa de graduação, ferramentas atuais, número de funcionários e populações em risco. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho de suas regras de encaminhamento de alertas, fluxos de trabalho de intervenção, painéis de retenção e estrutura de carga de trabalho de orientação; em seguida, refine-o para seu modelo de sucesso dos alunos.
- Configure automações para o gerenciamento contínuo Crie automações para manter o trabalho de sucesso dos alunos em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual constante. Use regras para direcionar alertas por tipo, escalar riscos quando vários indicadores se acumularem, impor prazos de acompanhamento, acionar verificações de intervenção e sinalizar o aumento das desigualdades antes que elas se tornem surpresas no final do ano.
Crie um Espaço dedicado chamado Sucesso do Aluno. Adicione quatro pastas para organizar o trabalho ao longo do ciclo de vida do sucesso do aluno: “Alertas Precoces e Casos” para alertas recebidos, casos ativos, casos resolvidos e encaminhamentos de crise; “Intervenções e Apoio” para coordenação de tutoria, instrução complementar, orientação para o sucesso e mentoria entre pares; “Análise de Retenção” para acompanhamento de coortes, monitoramento de desigualdades, análise de indicadores preditivos e comparações semestrais; e “Progresso Acadêmico” para monitoramento de probação, acompanhamento de auditoria de curso, verificações no meio do semestre e apoio à preparação para a formatura.
Adicione campos personalizados aos seus modelos de tarefas de sucesso do aluno para que cada caso inclua os dados essenciais de que sua equipe precisa para identificar riscos, encaminhar o apoio e monitorar o acompanhamento. Inclua campos para pontuação de risco, nível de risco, fonte do alerta, orientador designado, tipo de intervenção, dias desde o último contato, status de primeira geração e elegibilidade para o Pell. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e o gerenciamento da carga de trabalho muito mais confiáveis.
Abra o ClickUp Brain no seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, população estudantil, taxa de retenção, taxa de graduação, ferramentas atuais, número de funcionários e populações em risco. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho de suas regras de encaminhamento de alertas, fluxos de trabalho de intervenção, painéis de retenção e estrutura de carga de trabalho de orientação, e depois refine-o para o seu modelo de sucesso dos alunos.
Crie automações para manter o trabalho de acompanhamento do sucesso dos alunos em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual constante. Use regras para direcionar alertas por tipo, escalar riscos quando vários indicadores se acumulam, impor prazos de acompanhamento, acionar verificações de intervenção e sinalizar o aumento das desigualdades antes que elas se tornem surpresas no final do ano.
💡 Dica profissional: Comece com um único fluxo de trabalho, como o encaminhamento de alertas precoces ou o acompanhamento de orientação, antes de implementar o sistema em toda a operação de sucesso do aluno. Um projeto-piloto de menor escala ajuda sua equipe a refinar limites, regras de responsabilidade e o momento certo para a intervenção antes de expandir a iniciativa.
Campos personalizados recomendados para tarefas de monitoramento do sucesso dos alunos
Esses campos criam um registro operacional consistente entre alertas, intervenções, análises de retenção, coordenação de aulas particulares e casos de orientação.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Pontuação de risco | Número | Pontuação composta com base em indicadores acadêmicos, de engajamento e financeiros |
| Nível de risco | Menu suspenso | Em dia, Monitorar, Em risco, Alto risco |
| Fonte do alerta | Menu suspenso | Relatório do corpo docente, atividade no LMS, nota do meio do semestre, frequência, retenção financeira, encaminhamento para tutoria, encaminhamento para aconselhamento, incidente relacionado à moradia |
| Orientador designado | Pessoas | Funcionário responsável pelo acompanhamento das intervenções |
| Tipo de intervenção | Menu suspenso | Acompanhamento de sucesso, Orientação, Aulas particulares, Aconselhamento sobre auxílio financeiro, Aconselhamento, Mentoria entre colegas, Oficina, Apoio alimentar ou habitacional |
| Dias desde o último contato | Número | Tempo decorrido desde o último contato ou reunião bem-sucedida |
| Status de Primeira Geração | Menu suspenso | Primeira geração, Não é de primeira geração, Desconhecido |
| Elegível para o Pell | Menu suspenso | Sim, Não, Desconheço |
| Status de engajamento | Menu suspenso | Não iniciado, Contato enviado, Contato estabelecido, Intervenção ativa, Monitoramento, Encerrado |
| Tipo de coorte | Menu suspenso | Primeiro ano, Cursos de extensão, Transferência, Meio período, Período probatório, Outros |
| Tag do Grupo de Equidade | Etiquetas | Pell, Primeira geração, Estudante-atleta, Transferência, Residente, Não residente, Outros |
| Próxima data de acompanhamento | Data | Próximo contato ou ponto de verificação obrigatório |
📘 Leia também: Veja todos os tipos de campos personalizados para decidir quais campos funcionam melhor para o seu fluxo de trabalho de bolsas.
Exemplos de automação essencial para o monitoramento do sucesso dos alunos
Depois de configurar seus campos personalizados, crie automações que mantenham os alertas, as intervenções, o acompanhamento e as análises em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual repetitivo.
| Quando… | Em seguida… |
|---|---|
| É enviado um alerta de preocupação do corpo docente ou de inatividade no LMS | Encaminhe-o ao funcionário responsável, de acordo com o tipo de alerta e o grupo de alunos |
| Um aluno recebe vários alertas em um período de 7 dias | Consolide-os em um único caso e aumente a prioridade da análise de risco |
| Uma pontuação de risco passa para o nível de alto risco | Acionar o fluxo de trabalho de intervenção intensiva e atribuir uma tarefa de contato em 24 horas |
| O prazo para o acompanhamento expira sem que tenha sido registrado nenhum contato | Crie uma tarefa de escalonamento e notifique o supervisor |
| Um aluno falta a uma sessão de tutoria ou orientação | Crie uma tarefa de reengajamento e registre o contato perdido |
| Uma disparidade de equidade excede o limite de monitoramento | Marque a visualização da coorte e notifique o responsável pela retenção para análise |
📘 Leia também: Saiba como os campos personalizados funcionam nas automações
O que o agente abrange ao longo do ciclo de vida do sucesso do aluno
Um agente de IA para o sucesso dos alunos não é um modelo de análise preditiva. É um sistema que funciona dentro do seu ambiente de gerenciamento de projetos e gerencia o fluxo de trabalho operacional entre a identificação de alunos em risco e a prestação efetiva de ajuda a eles. A análise indica quem precisa de ajuda. O agente garante que a ajuda realmente chegue.
| Fase do ciclo de vida | O que o agente faz | O que substitui |
|---|---|---|
| Alertas precoces | Encaminha alertas, consolida sinais repetidos e designa o responsável pelo acompanhamento adequado | Sistemas baseados apenas em sinalização e triagem manual de alertas |
| Monitoramento de riscos | Acompanha indicadores acadêmicos, de engajamento e de risco financeiro e atualiza a prioridade de intervenção | Planilhas separadas e rotinas de revisão inconsistentes |
| Fluxos de trabalho de intervenção | Atribui ações de suporte, acompanha os prazos de acompanhamento e encaminha casos de falta de resposta | Sistemas de alerta que se limitam à identificação e nunca gerenciam o acompanhamento |
| Análise de retenção | Monitora a persistência, as tendências das coortes e as disparidades entre subgrupos ao longo dos semestres | Relatórios pontuais de retenção elaborados depois que o dano já está feito |
| Coordenação de aulas particulares e apoio ao aprendizado | Acompanha encaminhamentos, sessões, alocação de pessoal e uso de recursos de apoio em relação aos resultados dos alunos | Registros de aulas particulares separados e relatórios de apoio acadêmico desconexos |
| Acompanhamento de sucesso | Gerencia cargas de trabalho, agendas de contato, anotações, encaminhamentos e progresso entre as populações de alunos | Cadernos locais, lembretes de calendário e análises manuais da carga de trabalho |
Quer ver como os Super Agents funcionam em um ambiente real do ClickUp? Assista ao tutorial abaixo para ver como fluxos de trabalho, tarefas e automações gerados por IA se combinam na prática.
Variações para diferentes tipos de instituições
A sugestão acima funciona em todas as instituições de ensino superior que utilizam o ClickUp. Adapte a sugestão à sua instituição:
| Tipo de instituição | Principais ajustes |
|---|---|
| Universidade de pesquisa R1 | Use o prompt completo tal como está. Adicione populações estudantis maiores, equipes de intervenção mais especializadas e uma segmentação mais robusta entre faculdades e populações estudantis. |
| Universidade R2 | Mantenha a estrutura completa, mas simplifique o encaminhamento das equipes onde o quadro de pessoal for mais reduzido. Dê ênfase à retenção, ao acompanhamento e à coordenação entre as unidades de orientação e apoio. |
| Faculdade de Ciências Humanas | Concentre-se em intervenções personalizadas, cargas de trabalho menores e acompanhamento rigoroso para alunos do primeiro ano e em fase exploratória. |
| Faculdade comunitária | Dê ênfase à persistência dos alunos em tempo parcial, ao impulso de transferência, aos encaminhamentos para atendimento de necessidades básicas e ao apoio flexível para alunos que se deslocam diariamente. |
| Escola profissionalizante ou de formação profissional | Concentre-se na frequência, na progressão por coorte, no apoio acadêmico relacionado à obtenção de licença profissional e nas intervenções de curta duração voltadas para a conclusão do curso. |
Gerencie o acompanhamento do desempenho dos alunos em um único lugar
O monitoramento do sucesso dos alunos fica prejudicado quando alertas, intervenções, painéis de retenção, encaminhamentos para aulas particulares e notas de orientação ficam em sistemas separados, sem uma visão operacional compartilhada. Com o ClickUp Brain, os Campos Personalizados e as Automações, sua instituição pode transformar as operações de sucesso dos alunos em um único sistema repetível que oferece intervenção mais rápida, responsabilidade mais clara, acompanhamento mais rigoroso e melhor visibilidade do risco de evasão.
O objetivo não é substituir sua plataforma de alertas ou ferramentas de análise. Trata-se de reduzir o trabalho de coordenação em torno delas, melhorar a visibilidade sobre o que acontece depois que um aluno é sinalizado e ajudar sua equipe a passar da identificação do risco para a resolução efetiva do mesmo. Comece com a sugestão acima, adapte-a ao seu corpo discente e modelo de equipe e crie uma configuração que sua equipe possa realmente usar a cada semestre.
Comece a usar o ClickUp gratuitamente.
Perguntas frequentes
A IA pode substituir nosso sistema de alerta precoce, como o Starfish ou o EAB Navigate?
Os agentes de IA não substituem sua plataforma de alerta precoce. Eles a complementam, gerenciando o que acontece após o acionamento do alerta. O Starfish e o Navigate geram alertas. O agente de IA garante que esses alertas se transformem em intervenções com prazos de acompanhamento, caminhos de escalonamento e acompanhamento de resultados. A maioria das falhas de retenção ocorre não porque os alunos em risco não foram identificados, mas porque o fluxo de trabalho de intervenção falhou.
Como isso lida com os requisitos da FERPA relativos aos dados dos alunos?
O ClickUp possui as certificações SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001 e oferece suporte a SSO, permissões baseadas em funções e criptografia em repouso e em trânsito. As permissões no nível do aluno garantem que os orientadores vejam apenas os casos que lhes foram atribuídos. Os professores veem apenas os formulários de envio de alertas, não os resultados dos casos. Nenhum dado é usado para treinar modelos de IA. Detalhes completos na página de segurança.
Como você acompanha as desigualdades sem reforçar preconceitos?
O sistema de pontuação de risco utiliza indicadores acadêmicos e comportamentais observáveis (média de notas, frequência, engajamento no LMS), e não características demográficas, como principais fatores de risco. Os dados demográficos são utilizados para relatórios desagregados após o fato, e não para a atribuição inicial de risco. Essa abordagem identifica disparidades de equidade nos resultados sem utilizar características protegidas para sinalizar alunos individualmente.
E se já utilizarmos um sistema de alerta precoce desenvolvido internamente?
Muitas instituições criaram sistemas internos que lidam com o alerta inicial. O espaço de trabalho do agente de IA funciona como uma camada adicional, gerenciando o fluxo de trabalho operacional: quem faz o quê, até quando e o que acontece se não o fizerem. Trata-se da camada de gerenciamento de projetos para o sucesso dos alunos, não um substituto para sua fonte de alertas.
Quantos orientadores de sucesso precisamos para que isso funcione?
O sistema funciona com equipes de qualquer tamanho. Com mais orientadores, você obtém menos casos por pessoa e tempos de resposta mais rápidos. Com menos orientadores, a automação lida com grande parte da triagem e do acompanhamento, de modo que os orientadores se concentram apenas nas interações de maior prioridade. Uma meta típica é de 150 a 300 alunos por orientador para o acompanhamento proativo do sucesso, embora os fluxos de trabalho automatizados possam ampliar significativamente o alcance efetivo.