Os campi dos EUA relataram 22.212 crimes em 2023, um aumento de 13% em relação ao ano anterior, e todas as instituições que recebem financiamento do Título IV devem rastrear e divulgar esses dados de acordo com a Lei Clery. Um agente de IA integrado a uma plataforma de gerenciamento de projetos pode automatizar o rastreamento de relatórios de incidentes, calendários de conformidade com a Lei Clery, gerenciamento de casos do Título IX, manutenção de planos de emergência e conclusão de treinamentos de segurança, transformando processos de conformidade dispersos em um único sistema operacional.
Abaixo está um prompt de agente de IA pronto para copiar que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo de segurança do campus em minutos. Mas antes de usá-lo, é útil observar a expansão operacional que esse tipo de sistema pretende corrigir. Para a maioria das equipes de segurança do campus, o problema não é a falta de ferramentas. É o trabalho de coordenação manual dividido entre sistemas de despacho, planilhas, arquivos de casos, threads de e-mail e calendários de conformidade.
Quem deve usar essa configuração de segurança do campus
Essa configuração foi projetada para líderes de segurança do campus, responsáveis pela conformidade com a lei Clery, coordenadores do Título IX, equipes de gerenciamento de emergências, equipes de intervenção comportamental, administradores de treinamento e equipe operacional responsável por documentar, coordenar e relatar o trabalho de segurança do campus. É especialmente útil para instituições que já possuem sistemas operacionais em funcionamento, mas ainda dependem de processos manuais para gerenciar prazos de conformidade, investigações, conclusão de treinamentos e preparação para emergências.
Quem deve usar essa configuração de segurança do campus
Essa configuração foi projetada para líderes de segurança do campus, responsáveis pela conformidade com a lei Clery, coordenadores do Título IX, equipes de gerenciamento de emergências, equipes de intervenção comportamental, administradores de treinamento e equipe operacional responsável por documentar, coordenar e relatar o trabalho de segurança do campus. É especialmente útil para instituições que já possuem sistemas operacionais em funcionamento, mas ainda dependem de processos manuais para gerenciar prazos de conformidade, investigações, conclusão de treinamentos e preparação para emergências.
O problema: seu escritório de segurança do campus está lidando com mandatos federais e planilhas
Se você gerencia a segurança do campus, não está apenas mantendo as pessoas seguras. Você está executando uma operação de conformidade federal. A Lei Clery exige que todas as instituições do Título IV publiquem um Relatório Anual de Segurança (ASR) com estatísticas criminais de três anos, divulguem políticas de segurança, emitam alertas oportunos e mantenham um registro público diário de crimes. O Título IX exige o rastreamento, a investigação e a resolução de denúncias de assédio e violência sexual. Relatórios de segurança contra incêndios, inventários de materiais perigosos, coordenação de avaliação de ameaças e planos de preparação para emergências adicionam mais camadas.
A penalidade por não conformidade é severa. A Penn State foi multada em US$ 2,4 milhões por violações da Lei Clery, a maior multa da história da lei. Além das multas, as instituições correm o risco de perder o financiamento do Título IV, o que seria fatal para a maioria das escolas. No entanto, de acordo com um relatório da RAND sobre segurança no campus, as restrições de recursos, incluindo financiamento limitado e tempo da equipe, representam desafios significativos para manter e melhorar as estratégias de segurança e proteção nas instituições.
A maioria dos escritórios de segurança do campus rastreia incidentes em uma combinação de sistemas CAD, planilhas, e-mails e formulários em papel. As classificações geográficas da Clery exigem mapeamento manual. Os prazos do Título IX são gerenciados em arquivos de casos. A conformidade do treinamento fica a cargo do RH. Os planos de emergência são revisados anualmente (se alguém se lembrar). As informações existem, mas estão fragmentadas em sistemas que não se comunicam entre si. Esse é exatamente o tipo de fragmentação que leva a falhas nos relatórios, prazos perdidos e conclusões de auditorias.
Como a CU Anschutz resolveu isso: O campus CU Anschutz da Universidade do Colorado substituiu cinco sistemas legados pelo ClickUp em mais de 170 usuários em sua equipe centralizada de TI. Os relatórios manuais caíram para zero.
Anna Alex, diretora de serviços de tecnologia do campus:
O moral da equipe aumentou porque as pessoas querem resolver problemas, não criar tabelas dinâmicas.
Essa é a oportunidade aqui. Não substituir os sistemas operacionais essenciais, mas eliminar o trabalho de coordenação manual em torno deles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração de segurança do campus funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio escritório de segurança do campus? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às necessidades de espaço, pessoal e conformidade da sua instituição.
Como a CU Anschutz resolveu isso: O campus CU Anschutz da Universidade do Colorado substituiu cinco sistemas legados pelo ClickUp em mais de 170 usuários em sua equipe centralizada de TI. Os relatórios manuais caíram para zero.
Anna Alex, diretora de serviços de tecnologia do campus:
O moral da equipe aumentou porque as pessoas querem resolver problemas, não criar tabelas dinâmicas.
O moral da equipe aumentou porque as pessoas querem resolver problemas, não criar tabelas dinâmicas.
Essa é a oportunidade aqui. Não substituir os sistemas operacionais essenciais, mas eliminar o trabalho de coordenação manual em torno deles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração de segurança do campus funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio escritório de segurança do campus? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às necessidades de espaço, pessoal e conformidade da sua instituição.
Essa é a oportunidade aqui. Não substituir os sistemas operacionais essenciais, mas eliminar o trabalho de coordenação manual em torno deles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração de segurança do campus funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio escritório de segurança do campus? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às necessidades de espaço, pessoal e conformidade da sua instituição.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio escritório de segurança do campus? Comece com o prompt abaixo e adapte-o às necessidades de espaço, pessoal e conformidade da sua instituição.
A sugestão: crie seu espaço de trabalho para monitoramento da segurança do campus com IA
Copie este prompt, cole-o no ClickUp Brain para criar seu próprio ClickUp Super Agent, preencha os detalhes da sua instituição e você terá um espaço de trabalho completo para a segurança do campus, com acompanhamento de incidentes, calendários de conformidade, gerenciamento de treinamentos e muito mais.
O resultado deve fornecer um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo hierarquias de tarefas, lógica de prazos e pontos de verificação de conformidade. Sua equipe pode então personalizá-lo para se adequar ao tamanho do seu campus, aos requisitos de relatórios e ao modelo operacional.
O resultado deve fornecer um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo hierarquias de tarefas, lógica de prazos e pontos de verificação de conformidade. Sua equipe pode então personalizá-lo para se adequar ao tamanho do seu campus, aos requisitos de relatórios e ao modelo operacional.
Sugestão:
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para criar um Super Agente personalizado para o seu espaço de trabalho.
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para criar um Super Agente personalizado para o seu espaço de trabalho.
Depois que o projeto do seu agente for gerado, a próxima etapa é transformá-lo em um espaço de trabalho prático que seu OSP possa executar todos os dias.
Como configurar no ClickUp (4 etapas)
Antes de configurar seu Espaço, colete as informações que sua equipe já usa para gerenciar as operações de segurança do campus. Isso geralmente inclui categorias de incidentes, referências geográficas Clery, marcos de casos do Título IX, listas de treinamento, datas de revisão do plano de emergência, equipe de segurança e quaisquer sistemas usados atualmente para despacho, registros, conformidade ou gerenciamento de casos. Começar com entradas limpas torna suas automações, painéis e fluxos de trabalho de escalonamento muito mais confiáveis.
- Crie a estrutura do seu espaço de trabalho Configure um espaço dedicado chamado Segurança e Conformidade do Campus. Adicione pastas que correspondam às suas áreas operacionais: Gerenciamento de Incidentes para recebimento, investigações, registros de crimes e estatísticas anuais, Conformidade com a Lei Clery para preparação de ASR, alertas oportunos, registros de notificações de emergência e relatórios de segurança contra incêndios, Título IX para casos ativos, medidas de apoio e acompanhamento de resoluções, Preparação para Emergências para manutenção de EOP, exercícios simulados, testes do sistema de notificação e planos de construção, e Treinamento e Certificação para conclusão do treinamento obrigatório de segurança e conformidade.
- Configure campos personalizados em cada tarefa de incidente e caso Adicione campos personalizados aos seus modelos de incidente, caso e conformidade para que cada registro inclua os detalhes essenciais de que sua equipe precisa para agir rapidamente e relatar com precisão. Inclua campos para número do incidente, localização geográfica Clery, classificação do crime, nível de ameaça, investigador designado, prazo regulatório, status de conformidade e tipo de treinamento. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e o acompanhamento de prazos muito mais confiáveis.
- Cole o prompt no ClickUp Brain Abra o ClickUp Brain em seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, tipo de instituição, população do campus, número de funcionários de segurança, número de CSA, ferramentas atuais e principais desafios de conformidade. Use a saída gerada para criar um primeiro rascunho do seu sistema de rastreamento de incidentes, calendários de conformidade, fluxos de trabalho de casos e lógica de automação e, em seguida, refine-o para as operações do seu campus.
- Configure automações para gerenciamento contínuo Crie automações para manter o trabalho de segurança do campus em andamento sem acompanhamento manual constante. Use regras para gerar entradas diárias no registro de crimes, escalar prazos do Título IX que estão se aproximando, iniciar tarefas de renovação de treinamento, criar fluxos de trabalho do Relatório Anual de Segurança e notificar os líderes de avaliação de ameaças quando casos urgentes forem sinalizados.
Configure um espaço dedicado chamado Segurança e Conformidade do Campus. Adicione pastas que correspondam às suas áreas operacionais: Gerenciamento de Incidentes para recebimento, investigações, registros de crimes e estatísticas anuais; Conformidade com a Lei Clery para preparação de ASR, alertas oportunos, registros de notificações de emergência e relatórios de segurança contra incêndios; Título IX para casos ativos, medidas de apoio e acompanhamento de resoluções; Preparação para Emergências para manutenção de EOP, exercícios simulados, testes do sistema de notificação e planos de construção; e Treinamento e Certificação para conclusão do treinamento obrigatório de segurança e conformidade.
Adicione campos personalizados aos seus modelos de incidentes, casos e conformidade para que cada registro inclua os detalhes essenciais de que sua equipe precisa para agir rapidamente e relatar com precisão. Inclua campos para número do incidente, localização geográfica Clery, classificação do crime, nível de ameaça, investigador designado, prazo regulatório, status de conformidade e tipo de treinamento. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e o acompanhamento de prazos muito mais confiáveis.
Abra o ClickUp Brain em seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, tipo de instituição, população do campus, número de funcionários de segurança, número de CSA, ferramentas atuais e principais desafios de conformidade. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho do seu sistema de rastreamento de incidentes, calendários de conformidade, fluxos de trabalho de casos e lógica de automação e, em seguida, refine-o para as operações do seu campus.
Crie automações para manter o trabalho de segurança do campus em andamento sem acompanhamento manual constante. Use regras para gerar entradas diárias no registro de crimes, escalar prazos do Título IX que estão se aproximando, iniciar tarefas de renovação de treinamento, criar fluxos de trabalho do Relatório Anual de Segurança e notificar os líderes de avaliação de ameaças quando casos urgentes forem sinalizados.
💡 Dica profissional: comece com uma área de conformidade, como relatórios Clery, Título IX ou acompanhamento de treinamentos, antes de implementar o sistema em toda a operação de segurança do campus. Um piloto menor ajuda sua equipe a refinar as estruturas de tarefas, regras de automação e permissões antes de expandir.
Campos personalizados recomendados para tarefas de segurança no campus
Esses campos criam um registro operacional consistente entre incidentes, tarefas de conformidade, investigações e fluxos de trabalho de treinamento.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Número do incidente | Texto curto | Identificador exclusivo de casos ou incidentes |
| Geografia Clery | Menu suspenso | No campus, alojamento no campus, propriedade pública, fora do campus |
| Classificação de crimes | Menu suspenso | Ofensa criminal, ofensa VAWA, crime de ódio, prisão, encaminhamento disciplinar |
| Nível de ameaça | Menu suspenso | Baixo, moderado, alto, iminente |
| Investigador designado | Pessoas | Investigador principal ou gerente de caso |
| Prazo regulatório | Data | Prazo federal ou institucional para ação |
| Status de conformidade | Menu suspenso | Em dia, Em risco, Atrasado |
| Tipo de treinamento | Menu suspenso | CSA Clery, Título IX, Atirador ativo, Materiais perigosos, Primeiros socorros, Segurança contra incêndios |
📘 Leia também: Veja todos os tipos de campos personalizados para decidir quais campos funcionam melhor para o seu fluxo de trabalho de subsídios.
Exemplos básicos de automação para a segurança do campus
Depois de configurar seus campos personalizados, crie automações que mantenham os incidentes, prazos e fluxos de trabalho de conformidade em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual repetido.
| Quando... | Então... |
|---|---|
| Um novo relatório de incidente é criado com uma classificação de crime Clery | Gere automaticamente uma entrada diária no registro de crimes e notifique o responsável pela conformidade com a lei Clery. |
| Um caso do Título IX atinge o prazo final da investigação menos 7 dias | Encaminhe para o coordenador do Título IX e altere o status de conformidade para Em risco. |
| A data de validade do treinamento CSA é daqui a 30 dias | Envie um lembrete de renovação ao funcionário e crie uma tarefa de treinamento. |
| O prazo para a elaboração do Relatório Anual de Segurança, 1º de junho, foi atingido | Crie uma árvore de tarefas de preparação ASR com subtarefas e prazos até outubro 1. |
| Um caso de avaliação de ameaça é marcado como Alto ou Iminente | Notifique imediatamente o presidente do BIT ou TAT e crie uma tarefa de reunião de emergência. |
Quer ver como os Super Agentes funcionam em um ambiente real do ClickUp? Assista ao tutorial abaixo para ver como os fluxos de trabalho, tarefas e automações gerados por IA se combinam na prática.
O que o agente cobre em todo o ciclo de vida da segurança do campus
Um agente de IA para segurança no campus não é um sistema de vigilância ou uma ferramenta de despacho de emergências. É um sistema que funciona dentro do seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos e realiza o trabalho de coordenação estruturado e orientado para a conformidade que sua equipe atualmente faz manualmente: rastrear incidentes, gerenciar cronogramas Clery, documentar casos do Título IX e garantir a conformidade do treinamento.
| Fase do ciclo de vida | O que o agente faz | O que substitui |
| Relatórios de incidentes | Captura detalhes de incidentes com marcação geográfica Clery, classifica automaticamente por tipo de crime, gera registros diários de crimes e compila estatísticas contínuas de três anos. | Formulários em papel, registros de crimes em planilhas, compilação manual de dados anuais |
| Conformidade com a lei Clery | Gerencia todo o cronograma de produção do ASR de junho a 1º de outubro, rastreia decisões de alerta oportuno, documenta testes de notificação de emergência | Lembretes de calendário, coordenação por e-mail com as autoridades locais, corridas contra o prazo |
| Gerenciamento do Título IX | Acompanha os casos desde a reclamação até a resolução, com cumprimento dos prazos em todas as etapas, gerencia medidas de apoio e documenta recursos. | Arquivos de casos isolados, acompanhamento manual de cronogramas, documentação inconsistente |
| Preparação para emergências | Programa e acompanha exercícios simulados, gerencia ciclos de revisão do EOP, verifica testes do sistema de notificação e mantém planos de construção. | Revisão anual que ocorre apenas quando alguém se lembra, plantas baixas desatualizadas |
| Conformidade com treinamentos | Acompanha a conclusão do treinamento por pessoa em todas as categorias exigidas, envia lembretes de renovação e gera relatórios de conformidade por departamento. | Rastreamento baseado em planilhas, treinamentos vencidos descobertos durante auditorias |
| Avaliação de ameaças | Gerencie casos BIT/TAT desde o encaminhamento até o encerramento com classificação de nível de ameaça, documentação de intervenção e rastreamento de padrões. | Encaminhamentos por e-mail, notas de reuniões em unidades compartilhadas, sem acompanhamento sistemático dos resultados |
📘 Leia também: Saiba como os campos personalizados funcionam nas automações
Variações para diferentes tipos de instituições
A mensagem acima funciona em todas as instituições de ensino superior que utilizam o ClickUp. Adapte a mensagem à sua instituição:
| Tipo de instituição | Principais ajustes |
| Universidade de pesquisa R1 (campus complexo, mais de 20.000 habitantes) | Use o prompt completo como está. Adicione segurança de laboratório e rastreamento de inventário de materiais perigosos. Adicione coordenação de conformidade de pesquisa (biossegurança, segurança contra radiação, higiene química). Espere várias geografias Clery em campi satélites e instalações médicas. |
| Universidade R2 (campus de médio porte, 10.000 a 20.000 habitantes) | Simplifique a avaliação de ameaças para o fluxo de trabalho padrão do BIT. Reduza a segurança do laboratório apenas aos departamentos com laboratórios de pesquisa. Concentre a preparação para emergências nos principais edifícios do campus. Adicione o planejamento de segurança para eventos esportivos nos dias de jogos. |
| Instituição principalmente de graduação (campus residencial, 2.000 a 10.000 habitantes) | Enfatize a segurança residencial (as estatísticas de alojamento no campus Clery são relatadas separadamente). Adicione a coordenação de conduta estudantil/assuntos judiciais. Concentre a conformidade do treinamento na equipe de vida residencial. Inclua segurança em estudos no exterior e gestão de riscos de viagem. |
| Faculdade comunitária (campus para estudantes que se deslocam diariamente, vários locais) | Simplifique as seções de segurança residencial (a maioria não tem alojamento). Concentre-se na segurança do estacionamento e do prédio. Adicione mapeamento geográfico Clery para vários locais, pois cada local pode ter requisitos de relatório diferentes. Priorize a coordenação da conformidade com a ajuda financeira, pois ambos os escritórios atendem aos mesmos alunos. |
| Escola profissionalizante/vocacional (prédio único ou campus pequeno) | Simplifique para o cumprimento básico da lei Clery, segurança contra incêndios e preparação básica para emergências. Concentre o treinamento na segurança no local de trabalho (OSHA) para programas vocacionais. Reduza a avaliação de ameaças ao fluxo de trabalho básico de encaminhamento. Adicione o acompanhamento da segurança em locais clínicos/de estágio para programas de saúde. |
Execute as operações de segurança do campus em um único lugar
As equipes de segurança do campus não enfrentam dificuldades por falta de responsabilidade. Elas enfrentam dificuldades porque o trabalho crítico está espalhado por muitos sistemas, prazos e requisitos de relatórios. Com o ClickUp Brain, campos personalizados e automações, sua instituição pode transformar o rastreamento de incidentes, a conformidade com a lei Clery, a coordenação do Título IX, a preparação para emergências e o gerenciamento de treinamentos em um único sistema operacional repetível.
O objetivo não é substituir suas ferramentas de despacho, plataformas de casos ou sistemas institucionais de registro. É reduzir o trabalho de coordenação manual em torno deles, melhorar a visibilidade dos prazos de conformidade e garantir que acompanhamentos críticos não sejam esquecidos. Comece com o prompt acima, adapte-o à estrutura do seu campus e crie uma configuração que sua equipe possa realmente executar todos os dias. Comece gratuitamente com o ClickUp.
Perguntas frequentes sobre o rastreamento da segurança no campus usando IA
Sim. Os agentes de IA não tomam decisões legais sobre classificações de crimes. Eles aplicam o fluxo de trabalho de conformidade: quando um incidente é relatado e classificado, o agente gera automaticamente a entrada diária no registro de crimes, marca a localização geográfica Clery, adiciona-a às estatísticas de três anos consecutivos e rastreia o cronograma de produção do ASR. O responsável pela conformidade Clery ainda toma as decisões de classificação, mas o rastreamento administrativo é automatizado.
Não. O espaço de trabalho do agente de IA funciona em conjunto com seus sistemas de despacho e gerenciamento de registros. Os dados de incidentes do seu CAD são alimentados no espaço de trabalho de rastreamento de conformidade. O agente não substitui suas ferramentas operacionais. Ele se torna a camada de conformidade e gerenciamento de projetos onde sua equipe rastreia prazos, gerencia casos e gera relatórios com base nesses dados operacionais.
A ClickUp possui as certificações SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001 e oferece suporte a SSO, permissões baseadas em funções e criptografia em repouso e em trânsito. Os dados dos casos do Título IX podem ser restritos apenas ao coordenador do Título IX e aos investigadores designados. Nenhum dado é usado para treinar modelos de IA.
O agente mantém uma trilha de auditoria contínua: todas as decisões de classificação de incidentes, todas as determinações de alertas oportunos (incluindo motivos documentados para não emiti-los), todos os marcos dos casos do Título IX e todos os registros de conclusão de treinamentos. Quando chega a hora da revisão do programa, as evidências já estão organizadas por área de conformidade, em vez de exigir semanas de reconstrução. Veja também como os agentes de IA apoiam a pesquisa institucional durante as revisões de dados de acreditação.
Sim. Uma instituição R1 com um centro médico, campi satélites e alojamentos universitários tem uma geografia Clery significativamente mais complexa do que uma escola profissionalizante com um único prédio. As variáveis de prompt permitem que você configure o sistema para a área específica do seu campus. No entanto, os requisitos básicos (ASR até 1º de outubro, registro diário de crimes, alertas oportunos, notificações de emergência) são idênticos, independentemente do tamanho da instituição. Veja também como os fluxos de trabalho de gerenciamento de subsídios compartilham estruturas de calendário de conformidade semelhantes.