O orçamento de um projeto deve informar à sua equipe quais tarefas foram aprovadas, qual o custo previsto para a entrega e qual será o custo final caso o plano atual seja mantido. Um único valor total, por si só, não é suficiente para responder a essas perguntas.
Se você trabalha com honorários fixos ou contratos de prestação de serviços, separe o valor que cobra do cliente do custo de execução do trabalho. Em seguida, atualize a previsão à medida que a equipe for obtendo mais informações. É assim que você identifica um problema enquanto ainda há opções.
Pontos principais
Pontos principais
- Elabore o orçamento com base no trabalho definido, nas horas estimadas, nas despesas do projeto e nas premissas especificadas.
- Acompanhe os custos reais e a previsão para o trabalho ainda não concluído, e não apenas as faturas já pagas.
- Compare semanalmente a previsão com o orçamento de custos aprovado.
- Encare uma solicitação de alteração no escopo como uma decisão sobre o trabalho, os honorários e o prazo, e obtenha aprovação antes de iniciar o trabalho alterado.
Nesta página: Elabore um orçamento de projeto em 7 etapas · Identifique padrões de excedentes · Discuta uma alteração no orçamento · Perguntas frequentes sobre orçamento de projeto
O que é um orçamento de projeto?
O orçamento de um projeto é a estimativa aprovada do custo para entregar um conjunto definido de tarefas. Ele registra as tarefas incluídas, os recursos alocados a elas, as despesas previstas, o cronograma e os pressupostos por trás da estimativa.
Mantenha os valores relativos aos honorários do cliente e ao orçamento de entrega separados. Para um projeto com honorários fixos, sua previsão deve indicar se o custo de entrega está consumindo uma parcela maior dos honorários do que o planejado. Para um contrato de prestação de serviços, acompanhe o custo do trabalho acordado durante cada período de faturamento.
Para um guia prático sobre os custos cobrados do cliente, veja como calcular os honorários de gerenciamento de projetos. Este artigo enfoca o orçamento de execução e como controlá-lo.
O que deve constar no orçamento de um projeto?
Inclua detalhes suficientes para que alguém que não tenha elaborado a estimativa possa entender o que o orçamento abrange e como a equipe fará o acompanhamento:
- Escopo e exclusões: os resultados esperados, as rodadas de revisão, as dependências e o trabalho que está fora do contrato.
- Mão de obra: as horas planejadas por função ou pacote de trabalho, multiplicadas pela taxa de custo interna utilizada pela sua agência.
- Despesas do projeto: freelancers aprovados, materiais, licenças, viagens ou outros custos específicos deste trabalho.
- Cronograma: quando se prevê que o trabalho e seus custos ocorram.
- Suposições e riscos: o que você ainda não sabe e o que pode alterar a estimativa.
- Reserva: uma provisão documentada para incertezas específicas, caso o projeto as apresente. Não trate uma porcentagem arbitrária como regra universal.
- Responsabilidades e controles: quem atualiza os custos reais, quem aprova as alterações e com que frequência a previsão é revisada.
O Guia de Estimativa de Custos da Autoridade de Infraestrutura e Projetos do Reino Unido afirma que uma estimativa evolui à medida que o projeto amadurece, permanece vinculada ao escopo e ao cronograma e deve ser expressa como um intervalo que reflita o risco e a incerteza. O guia se destina a grandes projetos de infraestrutura no Reino Unido; portanto, este artigo adota o princípio de estimativa, e não seus controles detalhados do setor público. Consulte o Guia de Estimativa de Custos, publicado em 17 de março de 2021.
Como elaborar um orçamento de projeto em 7 etapas
1. Defina o escopo aprovado
Comece pela proposta assinada, pelo termo de trabalho ou por outro documento que defina o escopo aprovado. Liste cada entrega, os critérios de aceitação, as rodadas de revisão, os prazos e as responsabilidades do cliente. Anote também as exclusões. O “conteúdo do site” não é uma entrega que possa ser incluída no orçamento até que você saiba quais páginas estão envolvidas, quem fornece o material de origem e quantas rodadas de revisão estão incluídas.
Registre as suposições que afetam os custos. Exemplos incluem quando o cliente fornecerá feedback, se um freelancer estará disponível ou se a equipe poderá reutilizar pesquisas anteriores. Identifique uma suposição como tal até que alguém a verifique.
2. Divida o trabalho em entregas e tarefas
Divida o trabalho em pacotes pequenos o suficiente para serem estimados. Para cada entrega, liste as etapas e as funções necessárias para concluí-la. Peça às pessoas responsáveis pelo trabalho que verifiquem essa divisão. Uma breve revisão agora sai mais barata do que descobrir que faltou uma etapa de controle de qualidade depois que a equipe já gastou o orçamento.
Uma estrutura analítica do projeto, ou WBS, é uma forma de organizar o trabalho do projeto em componentes menores. O Guia de Estimativa e Avaliação de Custos do GAO dos EUA dedica capítulos separados à WBS (Capítulo 7, pp. 56-69) e às regras básicas e premissas (Capítulo 8, pp. 71-79) nas estimativas de programas governamentais. Este artigo adota a ideia organizacional, e não os controles federais do guia nem a Gestão do Valor Agregado.
3. Faça uma estimativa das despesas com mão de obra e do projeto
Faça uma estimativa das horas por função ou pacote de trabalho e, em seguida, multiplique pelo custo unitário interno utilizado no planejamento. Use a taxa aprovada pela sua agência, e não a taxa que você cobra do cliente. Adicione separadamente os custos com fornecedores e despesas específicas do projeto, para que sejam fáceis de verificar posteriormente.
Custo de mão de obra = horas planejadas × taxa de custo interna
Quando o escopo ainda for incerto, apresente um intervalo ou, pelo menos, torne visíveis as premissas. Não faça com que a estimativa mais baixa pareça certa apenas porque uma proposta exige um único número. No prefácio, o guia do GAO define uma estimativa de custo como a soma de elementos de custo individuais elaborados com métodos estabelecidos e dados válidos, e afirma que as atualizações devem incorporar dados reais e alterações no programa. Essa é uma orientação para estimativas de programas federais; neste caso, utilize o princípio da estimativa rastreável sem afirmar que o artigo segue integralmente o método do GAO. Consulte GAO-20-195G, março de 2020, Prefácio, p. 2.
4. Inclua uma reserva para incertezas específicas
Anote os riscos que poderiam aumentar os custos, como um ciclo adicional de revisão, um requisito de integração desconhecido ou uma cotação de fornecedor que ainda não foi confirmada. Decida se a estimativa precisa de uma reserva e qual o valor, com base nesses riscos e na política da sua agência. Mantenha a reserva visível como uma linha separada. Não a oculte dentro das horas de trabalho nem afirme que uma única porcentagem se aplica a todos os projetos.
Exemplo prático: defina o preço do trabalho e, em seguida, verifique a previsão
Os números abaixo são meramente ilustrativos. Não se tratam de taxas reais de agências, de uma referência de mercado nem de resultados de clientes. Substitua-os por suas próprias taxas de custo, cotações de fornecedores e termos contratuais.
Suponha um projeto com remuneração fixa, no valor de US$ 24.000. A mão de obra planejada é:
| Gerenciamento de projetos | 20 | US$ 60 por hora | US$ 1.200 |
| Estratégia | 28 | US$ 80 por hora | US$ 2.240 |
| Design | 36 | US$ 70 por hora | US$ 2.520 |
| Copiar | 32 | US$ 65 por hora | US$ 2.080 |
| Criar | 64 | US$ 85 por hora | US$ 5.440 |
| QA | 20 | US$ 60 por hora | US$ 1.200 |
| Mão de obra total planejada | US$ 14.680 |
Acrescente US$ 2.200 para custos específicos do projeto com fornecedores e outros itens. A estimativa básica é de US$ 16.880. A equipe identifica incertezas específicas e reserva US$ 2.000 separadamente, elevando o orçamento de custos aprovado para US$ 18.880. Em relação à taxa fixa de US$ 24.000, a diferença planejada é de US$ 5.120, antes das despesas gerais e dos impostos. Essa diferença não representa lucro líquido.
A reserva de US$ 2.000 é um dado ilustrativo para o planejamento neste exemplo, e não uma porcentagem recomendada.
5. Inclua o orçamento no cronograma e obtenha a aprovação
Atribua cada custo a um resultado esperado e ao período em que o trabalho deve ser realizado. Registre quem é o responsável por cada estimativa e quem atualizará os valores reais. Confirme se o escopo, as datas, as premissas e o plano de custo total estão de acordo com o contrato com o cliente e com o processo de aprovação da sua agência.
Assim que o plano for aprovado, mantenha essa versão como referência. Se o plano sofrer alterações, registre a solicitação e seu impacto, em vez de substituir silenciosamente a estimativa original. A referência original ajuda você a identificar o que mudou e por quê.
6. Analise os custos reais e as previsões semanalmente
Para cada pacote de trabalho, registre o custo real de mão de obra e as despesas do projeto até o momento. Em seguida, faça uma estimativa do custo do trabalho restante. Inclua os custos comprometidos com fornecedores uma única vez, e não uma vez como fatura e outra como trabalho futuro.
O “burn” é o custo real incorrido até o momento. Compare o custo real com o valor planejado para este ponto do cronograma. Se você acompanhar o “burn” como uma parcela do orçamento total, use o custo real até o momento dividido pelo orçamento de custos aprovado. Essa parcela, por si só, não representa um índice de conclusão.
Estimativa na conclusão = custo real até o momento + custo estimado para conclusão
Variação da previsão = estimativa na conclusão – orçamento de custos aprovado
Um desvio positivo significa que a previsão atual está acima do orçamento aprovado. Um desvio negativo significa que a previsão está abaixo dele. Nenhum desses números, por si só, explica a causa; portanto, analise-os juntamente com o status das entregas e o cronograma.
Por exemplo, na terceira semana, a equipe gastou US$ 9.100 e estima que serão necessários mais US$ 10.400 para concluir o projeto. A previsão é de US$ 19.500. Em comparação com o orçamento de custos ilustrativo de US$ 18.880, a previsão está US$ 620 acima. A previsão dá à equipe a oportunidade de verificar o trabalho restante, confirmar a estimativa e discutir opções antes que o excedente seja confirmado.
Uma revisão semanal é um ponto de partida útil para esse fluxo de trabalho, não um padrão universal. Faça revisões com mais frequência quando os custos variarem rapidamente ou quando houver um grande compromisso com um fornecedor. Compare os custos reais com os gastos previstos para essa etapa do cronograma. Não presuma que os gastos e o andamento do trabalho sigam o mesmo ritmo, a menos que o plano do projeto corrobore essa comparação.
7. Tome medidas em relação a um desvio antes que o escopo seja alterado
Se a previsão estiver acima do orçamento aprovado, confirme a estimativa do trabalho restante e identifique a causa. Use as verificações abaixo para decidir o que pode ser corrigido dentro do escopo existente. Se o cliente desejar um trabalho diferente, documente o impacto no custo e no prazo e obtenha a aprovação necessária antes de alterar o plano.
Três padrões de ultrapassagem de orçamento que devem ser identificados logo no início
- Trabalho extra surge sem que haja uma decisão. Uma nova entrega ou rodada de revisão aparece na lista de tarefas, mas o escopo e a estimativa aprovados permanecem os mesmos. Compare as novas solicitações com o escopo aprovado e registre o impacto delas no custo e no cronograma antes do início do trabalho.
- As horas se esgotam antes que a entrega esteja pronta. Uma tarefa consome mais horas do que o planejado, enquanto trabalhos importantes ainda precisam ser realizados. Peça ao responsável uma nova estimativa para a conclusão, verifique se há retrabalho ou etapas que faltam e, em seguida, atualize a previsão, em vez de presumir que o trabalho restante será feito sem custo adicional.
- Um atraso gera custos adicionais. Aprovações atrasadas ou dependências bloqueadas empurram o trabalho para um período de correria, deixam as pessoas esperando ou alteram a programação de um fornecedor. Analise o cronograma e os custos comprometidos em conjunto. Encaminhe a decisão para um nível superior enquanto a equipe ainda puder ajustar o trabalho ou as datas.
Uma previsão só é útil quando pode influenciar o que a equipe fará a seguir. Registre a causa, o responsável e a próxima data de revisão junto com o número.
Como discutir uma alteração no orçamento com um cliente
Não transforme uma solicitação informal em trabalho não aprovado. Primeiro, reafirme a alteração solicitada e verifique se ela se enquadra no escopo acordado. Em seguida, avalie seu impacto no custo, no prazo e em outros resultados esperados. Apresente ao cliente opções claras, como substituir um item existente, adicionar uma taxa e tempo extra ou adiar a solicitação.
Você pode dizer: “O escopo atual inclui a página de destino aprovada e duas rodadas de revisão. Adicionar uma segunda página altera o trabalho. Podemos substituir outro entregável, definir o preço da página extra e atualizar a data, ou deixar isso para uma fase posterior. Qual opção devemos documentar?”
O cliente deve aprovar a alteração acordada por escrito antes que a equipe atualize seu plano e inicie o trabalho adicional. Verifique o contrato e as regras de aprovação da sua agência para conhecer o processo exato. O “Teal Book” da Government Project Delivery afirma que as solicitações de alteração devem ser avaliadas quanto ao seu efeito nas linhas de base antes que se decida aprová-las, rejeitá-las ou adiá-las. Esse é um princípio de controle do setor público adaptado aqui como um registro simplificado de alterações do cliente, não constituindo aconselhamento jurídico nem substituto do seu contrato. Consulte o Capítulo 22: Controle de alterações, publicado em 29 de julho de 2024 e modificado pela última vez em 1º de julho de 2026.
Modelos de orçamento de projeto existentes
Use um modelo somente se sua estrutura se adequar ao seu escopo. As opções linkadas abaixo são pontos de partida independentes, não um substituto para a estimativa do trabalho.
Modelo de Matriz de Recursos do Projeto
Modelo de gerenciamento de projetos com orçamento
Modelo de solicitação e aprovação de projeto
Modelo de gerenciamento de custos de projeto
Modelo de Entregáveis do Projeto
Para conhecer outros formatos, consulte a seleção de modelos de orçamento de projeto.
Perguntas frequentes sobre orçamento de projetos
O que deve constar no orçamento de um projeto?
Inclua o escopo aprovado, os pacotes de trabalho, as horas planejadas, as taxas internas de custo de mão de obra, as despesas específicas do projeto, o cronograma, as premissas, os riscos, a reserva, os custos reais e o responsável pela previsão. Mantenha as exclusões e as regras de aprovação visíveis também.
Como se calcula o orçamento de um projeto?
Faça uma estimativa de cada pacote de trabalho, multiplique as horas planejadas pela taxa de custo interna, some os custos de fornecedores e despesas específicas do projeto e, em seguida, documente qualquer reserva para incertezas identificadas. Some os itens para obter o orçamento de custos aprovado. Mantenha os honorários do cliente separados.
Com que frequência você deve revisar o orçamento de um projeto?
No caso de um contrato com uma agência, uma revisão semanal é um ponto de partida prático. Faça revisões com maior frequência quando o trabalho ou os custos mudarem rapidamente, ou antes de um grande compromisso. A frequência adequada depende do cronograma, do padrão de gastos e das necessidades de tomada de decisão.
Qual deve ser a margem de contingência incluída no orçamento de um projeto?
Não presuma que uma única porcentagem sirva para todos os projetos. Identifique as incertezas, decida quais delas exigem uma reserva e documente como o valor foi definido. Se você não conseguir explicar a reserva, ela será apenas um palpite.
O que você deve fazer quando a previsão ultrapassa o orçamento?
Confirme a estimativa do trabalho restante e identifique a causa; lembre-se de que qualquer reserva aprovada já está incluída no orçamento de custos aprovado, portanto, ela não pode cobrir uma previsão acima desse total uma segunda vez. Se for necessário alterar o escopo ou o custo, discuta as opções com o cliente e obtenha a aprovação necessária antes de realizar o trabalho adicional.
Comece com uma estrutura orçamentária
Use o modelo “Orçamento do Projeto com WBS” como ponto de partida para mapear o trabalho às estimativas de custo. Ajuste a estrutura para que ela se adapte ao seu escopo, à sua política de custos e ao seu processo de aprovação de alterações antes de utilizá-la com um cliente.