Muitas pessoas consideram as reuniões da equipe de liderança uma enorme perda de tempo. Isso porque a maioria das reuniões é dispersa e muitas vezes é prejudicada por dinâmicas negativas da equipe.
Uma reunião verdadeiramente eficaz concentra-se no que é realmente importante e no que precisa ser feito a seguir. Entre na reunião Nível 10.
Vamos explorar o que é uma reunião de Nível 10 e por que ela funciona tão bem. Em seguida, daremos uma olhada na estrutura da reunião e aprenderemos algumas maneiras de levar suas equipes de liderança para o próximo nível. Você nunca mais fará reuniões da mesma maneira. ✨
O que é uma reunião de nível 10?
O formato da reunião Nível 10 (L10) foi desenvolvido para ajudar empreendedores, equipes de liderança e startups a identificar, discutir e resolver problemas. Essa reunião de 90 minutos conta com a participação de toda a equipe de liderança todas as semanas.
Enquanto as reuniões stand-up se concentram em tarefas diárias e as reuniões com clientes geralmente tratam da construção de relacionamentos e da coleta de informações, as reuniões L10 têm um foco mais estratégico e voltado para a resolução de problemas. Elas incentivam a clareza, o alinhamento e a ação, melhorando assim a produtividade, aumentando a receita e aprimorando a colaboração dentro da equipe de liderança. 👪
As reuniões semanais L10 são apenas uma das ferramentas e princípios que compõem o Entrepreneurial Operating System® (EOS). Fundado por Gino Wickman, o EOS baseia-se em seis elementos-chave, nomeadamente:
- Visão
- Pessoas
- Dados
- Questões
- Processo
- Tração
Cada um desses elementos é abordado durante as reuniões L10, com a maior parte do tempo sendo dedicada às três questões mais importantes da agenda.
Vantagens de uma reunião de Nível 10
As reuniões L10 são extremamente eficazes e há várias razões para isso.
Eles são orientados para objetivos
As metas comerciais e os objetivos estratégicos estão em destaque durante toda a reunião. Os participantes compartilham atualizações rápidas sobre as métricas de seus scorecards, fornecendo um panorama geral do desempenho da empresa em relação a essas metas. Isso facilita manter o alinhamento e seguir na direção certa. 🎯
Eles resolvem problemas
Sessenta dos 90 minutos desta reunião semanal se concentram na compreensão das questões que impedem o cumprimento das metas da empresa. O tempo da reunião é bem aproveitado para lidar com as causas fundamentais e buscar soluções em nível estratégico. Este formato foi projetado para resolver questões antes que elas se tornem problemas maiores, economizando tempo e energia no futuro.
Eles são extremamente focados e práticos
Cada item da agenda tem um prazo específico (geralmente curto) alocado a ele, para que não haja perda de tempo. As ações a serem realizadas são claramente documentadas, relatadas e marcadas como concluídas, adiadas ou levantadas como questões. ✅
Eles têm uma estrutura clara
As reuniões L10 acontecem no mesmo horário, no mesmo dia, todas as semanas, e seguem um processo padrão para que todos saibam o que esperar e possam se preparar adequadamente.
Dito isso, não deve ser surpresa que a realização desse tipo de reunião exija uma forte facilitação e um secretário/administrador meticuloso — de preferência as mesmas pessoas todas as semanas para estabelecer continuidade.
O papel do facilitador é manter as pessoas focadas na agenda da reunião e fazer cumprir as regras de etiqueta da reunião, como estar preparado e respeitar os prazos da agenda. O administrador toma notas da reunião, atualiza a lista de tarefas (que faz parte da agenda) e mantém todos informados.
Com as pessoas, os processos e as ferramentas certas, as reuniões L10 valem o esforço.
Estrutura da reunião de Nível 10
Um dos segredos para o sucesso aqui é que a maioria das reuniões L10 segue a mesma agenda. Vamos dar uma olhada no que isso significa, passo a passo.
Segue
Tempo: 5 minutos
A reunião começa com uma transição, também conhecida como check-in. Cada membro da equipe compartilha boas notícias pessoais ou profissionais, por exemplo, uma vitória ou um momento de inspiração da semana. Isso dá a todos a chance de estarem totalmente presentes na reunião, cria conexões dentro da equipe de liderança e inicia a sessão com uma nota positiva. 😊
Cartão de pontuação
Tempo: 5 minutos
Esta seção analisa os objetivos e resultados-chave (OKRs) — ou os indicadores-chave de desempenho (KPIs) — que contribuem para as metas da empresa. O responsável por cada métrica-chave simplesmente informa se sua métrica está “dentro do prazo” ou “fora do prazo”, sem maiores explicações neste momento. Se estiver fora do prazo, ela é movida para a Lista de Problemas, que será discutida mais tarde na reunião.
Rock Review
Tempo: 5 minutos
Rocks são metas trimestrais, e cada membro da equipe geralmente é responsável por três a cinco delas. As atualizações dos Rocks também consistem apenas em uma resposta “no caminho certo” ou “fora do caminho certo”, com quaisquer problemas sendo transferidos para a Lista de Problemas. 🪨
Manchetes sobre clientes e funcionários
Tempo: 5 minutos
Aqui, os participantes compartilham boas ou más notícias sobre funcionários ou clientes. As boas notícias são comemoradas e as más notícias vão diretamente para a Lista de Problemas.
Lista de tarefas
Tempo: 5 minutos
A lista de tarefas trata de itens de ação a serem concluídos em até 7 dias. Assim, muitos dos itens discutidos na reunião anterior teriam sido concluídos durante a semana anterior. Na reunião atual, os participantes os declaram como “concluídos” ou “não concluídos”. Quaisquer itens que se enquadrem na última categoria podem ser transferidos para a semana seguinte para serem revisitados na próxima reunião ou, se se tornarem um problema, transferidos para a Lista de Problemas desta semana.
Lista de questões
Duração: 60 minutos
Também conhecida como Identificar, Discutir, Resolver (IDS®), esta parte da reunião é dedicada a descobrir as verdadeiras raízes dos problemas e, em seguida, debater maneiras de resolvê-los. Após uma rápida recapitulação das questões da lista da semana passada, além de quaisquer outras que tenham sido adicionadas durante esta reunião, os participantes votam em como priorizá-las. Em seguida, eles abordam as três principais, começando pela mais importante. Quaisquer etapas seguintes são adicionadas à lista de tarefas. Se uma questão da lista não for resolvida dentro de algumas semanas, ela é transferida para uma lista de longo prazo para discussão durante a próxima reunião trimestral.
Conclusão
Tempo: 5 minutos
Os últimos minutos são dedicados à revisão da lista de tarefas e dos próximos passos. Os participantes também decidem sobre quaisquer mensagens em cascata a serem transmitidas ao resto da organização. Por fim, eles classificam a reunião em uma escala de 0 a 10 e, se a média for inferior a 8, discutem o que poderiam fazer de diferente na próxima vez.
Com um modelo L10 tão claro, os tópicos mais importantes são sempre abordados e você ainda deve terminar a tempo, sempre. ⏱️
10 dicas para melhorar suas reuniões de Nível 10
Agora que você sabe o que deseja alcançar, vamos ver como melhorar essas reuniões e economizar tempo e esforço para todos.
1. Aproveite ao máximo as ferramentas para reuniões
A tecnologia moderna pode ser uma verdadeira bênção, e o software de gerenciamento de reuniões é um excelente exemplo disso.
Veja o ClickUp Meetings, por exemplo. Essa plataforma de reuniões online oferece listas de verificação de planejamento, modelos de reuniões, ferramentas para anotações, excelente gerenciamento de tarefas e muito mais — tudo projetado para facilitar sua vida. Comece com o modelo de reunião Nível 10 do ClickUp e siga em frente.
É bom saber: os modelos do ClickUp cobrem praticamente qualquer eventualidade. De modelos para o início de projetos, que ajudam você a planejar e priorizar, a modelos para reuniões individuais para gerenciar sua equipe, você nunca mais precisará começar do zero.
2. Planeje estrategicamente
Para reforçar a importância da sua reunião L10, realize-a sempre no mesmo horário todas as semanas. Quando ela está sempre marcada no calendário, os participantes adquirem o hábito de se preparar para ela e suas equipes aprendem a agendar outras reuniões em torno dela. 🗓️
Agendar reuniões é muito fácil com a visualização do Calendário do ClickUp. Basta configurar uma reunião recorrente e convidar todos os participantes necessários. Em seguida, conecte todos os documentos da reunião a ela, para que todos possam encontrá-los.
3. Divulgue a agenda da reunião com antecedência
Quanto mais cedo você divulgar a agenda da reunião L10, mais tempo todos terão para reunir dados e se preparar para a reunião. A agenda também define uma expectativa clara do que será tratado, mantendo todos focados.
Use o ClickUp Docs e o modelo ClickUp Agenda para elaborar a agenda da reunião semanal. Escreva a agenda você mesmo ou colabore com toda a equipe, com cada usuário identificado no sistema por sua própria cor. As ferramentas de formatação integradas facilitam a criação de um documento final com aparência profissional, sem esforço extra.
4. Respeite o tempo da reunião
Parte do segredo da reunião L10 é seguir o processo à risca. Isso começa com o início pontual, o que, por sua vez, significa incentivar as pessoas a chegarem cinco minutos antes para se acomodarem.
Mantenha as pessoas dentro do cronograma com os lembretes do ClickUp. Defina um lembrete para solicitar que os participantes se preparem para a reunião com antecedência, para que ninguém se atrapalhe no último minuto, atrasando a reunião. Em seguida, defina outro para avisá-los que a reunião está prestes a começar, para que todos façam login e estejam prontos na hora certa. 🔔
5. Use ferramentas visuais para maior clareza
Priorizar os itens da sua Lista de Problemas é uma etapa muito importante na fase IDS da reunião — e é impossível priorizar se você não sabe o que está priorizando. Crie uma lista clara para que todos possam ver, para que possam tomar boas decisões.
Uma maneira muito eficaz de fazer isso é com o quadro branco do ClickUp. Seu secretário pode transferir as questões existentes na lista de questões para o quadro branco no início da sessão. As ferramentas de colaboração do ClickUp permitem que qualquer pessoa registre a questão que está levantando assim que ela surgir, fornecendo uma lista completa para facilitar a priorização quando você chegar à fase de resolução de problemas da reunião. Em seguida, basta marcar os itens à medida que você os resolve.
6. Faça ótimas anotações da reunião
É fundamental criar um registro preciso do que aconteceu em uma reunião. As atas das reuniões formam a base para reuniões futuras, garantindo continuidade e avanço. Elas também servem como palavra final quando as memórias do que aconteceu diferem.
Um bom software para atas de reuniões faz toda a diferença aqui. Você pode começar usando o ClickUp Notepad para fazer anotações durante a reunião. Em seguida, peça ao ClickUp AI Writing Assistant para resumir essas anotações para você e transformá-las em atas de reunião. O modelo ClickUp Meeting Minutes fornece uma estrutura pronta, garantindo consistência em todas as suas atas de reunião. 📝
7. Grave vídeos importantes
Os participantes costumam compartilhar slides ou outros documentos durante as reuniões L10. Esses recursos visuais são uma parte importante do registro da reunião e geralmente são distribuídos como documentos separados antes ou depois da reunião.
Mas há uma maneira mais fácil. O ClickUp Clip captura videoclipes da sua tela, guia do navegador ou janela do aplicativo — incluindo uma gravação de voz, se você desejar — para fornecer contexto para a conversa. Você pode salvar os clipes como parte do registro da reunião e compartilhá-los usando um link público que é reproduzido diretamente no seu navegador.
8. Centralize seus chats
Os participantes podem ter perguntas ou sugestões antes da reunião ou querer acrescentar ideias adicionais depois dela. Você poderia usar o e-mail para manter essas conversas, mas as cadeias de e-mails nem sempre são fáceis de encontrar ou acompanhar, além de estarem desconectadas da reunião em si.
Em vez disso, crie um canal designado com a visualização ClickUp Chat, mantendo tudo centralizado e vinculado em uma única plataforma. Use o canal de bate-papo para compartilhar atualizações ou recursos e ter conversas em tempo real. Você pode controlar quem tem acesso ao seu canal de bate-papo, configurar notificações de novas mensagens e ver seu bate-papo junto com seu trabalho no ClickUp enquanto se prepara para a reunião. 💬
9. Otimize seu fluxo de trabalho
A maioria das reuniões L10 gera uma lista de itens de ação que precisam ser tratados, mas muitas vezes não são. O segredo para concluí-los é inseri-los em seu fluxo de trabalho o mais rápido possível e acompanhá-los até a conclusão.
O ClickUp permite que você transforme o texto de qualquer documento ou quadro branco do ClickUp em tarefas do ClickUp com o clique de um botão — sem precisar copiar e colar. Por exemplo, você pode criar itens de ação ou atribuir tarefas diretamente de um bloco de notas, documento, quadro branco, chat ou documentos mais formais, como atas de reuniões, do ClickUp.
Em seguida, a funcionalidade de gerenciamento de projetos do ClickUp assume o controle dessa tarefa, ajudando você a priorizá-la e integrá-la perfeitamente ao seu fluxo de trabalho. Ele pode até mesmo enviar notificações quando o prazo estiver se aproximando, para garantir que você permaneça no caminho certo até a conclusão.
10. Aproveite sua pilha de tecnologia
Em vez de investir em novas ferramentas para sua reunião L10, aproveite ao máximo as ferramentas que você já usa. Por exemplo, se sua equipe de liderança prefere usar o Zoom ou o Microsoft Teams, ou se eles são adeptos do Google Calendars, siga essa tendência sempre que possível.
O ClickUp oferece uma série de integrações, incluindo Microsoft Teams e Zoom, além de Apple, Outlook e Google Agenda. Inicie uma reunião no Zoom diretamente a partir de uma tarefa ou sincronize tarefas do ClickUp com a agenda de sua escolha e muito mais.
Realize reuniões de Nível 10 eficientes e eficazes
As reuniões L10 foram desenvolvidas pela EOS Worldwide para melhorar a produtividade e a eficácia das reuniões. Elas são realizadas no mesmo horário todas as semanas, seguem um modelo específico e contam com a participação de toda a equipe de liderança. 💯
Esse tipo de reunião é extremamente focado no alinhamento com as metas estratégicas. Ela começa com uma breve verificação e analisa rapidamente o progresso em relação às métricas do quadro de resultados, metas trimestrais e listas de tarefas semanais. Em seguida, a maior parte do tempo da reunião é dedicada à compreensão e resolução de questões que impedem o cumprimento das metas de negócios.
Embora as reuniões L10 já sejam muito mais eficientes do que a maioria das reuniões, sempre há espaço para melhorias. Ferramentas de reunião online como o ClickUp simplificam todos os aspectos das suas reuniões L10, economizando tempo e esforço em cada etapa.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo para fazer mais em menos tempo, todos os dias. 🙌