Muitas pessoas consideram as reuniões da equipe de liderança uma enorme perda de tempo. Isso porque a maioria das reuniões é dispersa e frequentemente se desvia do rumo devido a dinâmicas negativas da equipe.
Uma reunião verdadeiramente eficaz concentra-se no que é realmente importante e no que precisa acontecer a seguir. Conheça a reunião de Nível 10.
Vamos explorar o que é uma reunião de Nível 10 e por que ela funciona tão bem. Em seguida, daremos uma olhada na estrutura da reunião e aprenderemos algumas maneiras de levar suas equipes de liderança para o próximo nível. Você nunca mais fará reuniões da mesma maneira. ✨
O que é uma reunião de Nível 10?
O formato de reunião Nível 10 (L10) foi desenvolvido para ajudar empreendedores, equipes de liderança e startups a identificar, discutir e resolver problemas. Essa reunião de 90 minutos conta com a participação de toda a equipe de liderança todas as semanas.
Enquanto as reuniões stand-up se concentram nas tarefas diárias e as reuniões com clientes geralmente tratam da construção de relacionamentos e da coleta de informações, as reuniões de Nível 10 têm um foco mais estratégico e voltado para a resolução de problemas. Elas promovem clareza, alinhamento e ação, melhorando assim a produtividade, aumentando a receita e fortalecendo a colaboração dentro da equipe de liderança. 👪
As reuniões semanais do L10 são apenas uma das ferramentas e princípios que compõem o Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Fundado por Gino Wickman, o EOS baseia-se em seis elementos-chave, a saber:
- Visão
- Pessoas
- Dados
- Questões
- Processo
- Traction
Cada um desses elementos é abordado durante as reuniões do Nível 10, sendo que a maior parte do tempo é dedicada às três questões mais importantes da pauta.
Vantagens de uma reunião de Nível 10
As reuniões de Nível 10 são extremamente eficazes, e há várias razões para isso.
Eles são orientados para objetivos
As metas de negócios e os objetivos estratégicos estão em destaque durante toda a reunião. Os participantes compartilham atualizações rápidas sobre as métricas de seus scorecards, fornecendo um panorama de como a empresa está se saindo em relação a essas metas. Isso facilita manter o alinhamento e seguir na direção certa. 🎯
Eles resolvem problemas
Sessenta dos 90 minutos dessa reunião semanal são dedicados à compreensão das questões que impedem o cumprimento das metas da empresa. O tempo da reunião é bem aproveitado para lidar com as causas fundamentais e buscar soluções em nível estratégico. Esse formato foi projetado para resolver questões antes que se transformem em problemas maiores, economizando tempo e energia no futuro.
Eles são extremamente focados e práticos
Cada item da pauta tem um prazo específico (geralmente curto) alocado a ele, para que não haja perda de tempo. As ações a serem realizadas são claramente documentadas, relatadas e, em seguida, marcadas como concluídas, adiadas ou levantadas como questões. ✅
Elas têm uma estrutura clara
As reuniões de Nível 10 acontecem no mesmo horário e no mesmo dia todas as semanas, e seguem um processo padrão para que todos saibam o que esperar e possam se preparar adequadamente.
Dito isso, não deve ser surpresa que a realização desse tipo de reunião exija uma forte facilitação e um secretário/administrador meticuloso — de preferência as mesmas pessoas todas as semanas para garantir a continuidade.
O papel do facilitador é garantir que os participantes sigam a pauta da reunião e cumpram as regras de etiqueta — como estar preparado e respeitar os prazos da pauta. O administrador toma notas da reunião, atualiza a lista de tarefas (que faz parte da pauta) e mantém todos informados.
Com as pessoas, os processos e as ferramentas certas em ação, as reuniões de Nível 10 valem o esforço.
Estrutura da Reunião de Nível 10
Um dos segredos do sucesso aqui é que a maioria das reuniões de Nível 10 segue a mesma pauta. Vamos ver exatamente o que isso implica, passo a passo.
Segue
Tempo: 5 minutos
A reunião começa com uma transição — também conhecida como check-in. Cada membro da equipe compartilha boas notícias pessoais ou profissionais, por exemplo, uma conquista ou um momento de revelação da semana. Isso dá a todos a chance de se envolverem totalmente na reunião, cria conexões dentro da equipe de liderança e dá início à sessão com uma nota positiva. 😊
Quadro de resultados
Tempo: 5 minutos
Esta seção analisa os objetivos e resultados-chave (OKRs) — ou os indicadores-chave de desempenho (KPIs) — que contribuem para as metas da empresa. O responsável por cada métrica-chave simplesmente informa se a métrica está “no caminho certo” ou “fora do caminho”, sem dar mais explicações neste momento. Se estiver fora do caminho, ela é movida para a Lista de Problemas, que será discutida mais tarde na reunião.
Rock Review
Tempo: 5 minutos
Rocks são metas trimestrais, e cada membro da equipe geralmente é responsável por três a cinco delas. As atualizações dos Rocks consistem apenas em uma resposta do tipo “no caminho certo” ou “fora do caminho”, com quaisquer problemas sendo transferidos para a Lista de Problemas. 🪨
Notícias sobre clientes e funcionários
Tempo: 5 minutos
Aqui, os participantes compartilham quaisquer notícias boas ou ruins sobre funcionários ou clientes. As boas notícias são comemoradas e as ruins vão direto para a Lista de Problemas.
Lista de tarefas
Tempo: 5 minutos
A Lista de Tarefas trata de itens de ação a serem concluídos em até 7 dias. Assim, muitos dos itens discutidos na reunião anterior já teriam sido concluídos durante a semana anterior. Na reunião atual, os participantes os declaram como “concluídos” ou “não concluídos”. ” Quaisquer itens que se enquadrem na última categoria podem ser transferidos para a próxima semana para serem revisados na próxima reunião ou — caso tenham se tornado um problema — passados para a Lista de Problemas desta semana.
Lista de assuntos
Duração: 60 minutos
Também conhecida como Identificar, Discutir, Resolver (IDS®), esta parte da reunião é dedicada a descobrir as verdadeiras raízes dos problemas e, em seguida, debater maneiras de resolvê-los. Após uma rápida recapitulação das questões da lista da semana passada, além de quaisquer outras que tenham sido adicionadas durante esta reunião, os participantes votam sobre como priorizá-las. Em seguida, eles abordam as três principais, começando pela mais importante. Quaisquer próximas etapas são adicionadas à Lista de Tarefas. Se uma questão da lista não for resolvida em algumas semanas, ela é transferida para uma lista de longo prazo para discussão durante a próxima reunião trimestral.
Conclusão
Tempo: 5 minutos
Os últimos minutos são dedicados à revisão da lista de tarefas e dos próximos passos. Os participantes também decidem sobre quaisquer mensagens a serem repassadas para o restante da organização. Por fim, eles avaliam a reunião em uma escala de 0 a 10 e, se a média for inferior a 8, discutem o que poderiam fazer de diferente na próxima vez.
Com um modelo de Nível 10 tão claro, os tópicos mais importantes sempre serão abordados e você ainda conseguirá terminar no tempo, sempre. ⏱️
10 dicas para melhorar suas reuniões de Nível 10
Agora que você sabe qual é o seu objetivo, vamos ver como elevar o nível dessas reuniões — e economizar tempo e esforço para todos.
1. Aproveite ao máximo as ferramentas de reunião
A tecnologia moderna pode ser uma verdadeira bênção — e os softwares de gerenciamento de reuniões são um excelente exemplo disso.
Veja o ClickUp Meetings, por exemplo. Essa plataforma de reuniões online oferece listas de verificação para planejamento, modelos de reunião, ferramentas para anotações, excelente gerenciamento de tarefas e muito mais — tudo projetado para facilitar sua vida. Comece com o modelo de reunião Nível 10 do ClickUp e siga em frente a partir daí.
É bom saber: Os modelos do ClickUp cobrem praticamente qualquer situação. Desde modelos para o início de projetos, que ajudam você a planejar e priorizar, até modelos para reuniões individuais para gerenciar sua equipe, você nunca mais precisará começar do zero.
2. Planeje estrategicamente
Para reforçar a importância da sua reunião de Nível 10, realize-a sempre no mesmo horário todas as semanas. Quando ela está sempre marcada no calendário, os participantes adquirem o hábito de se preparar para ela e suas equipes aprendem a agendar outras reuniões em função dela. 🗓️
Agendar reuniões é muito fácil com a visualização Calendário do ClickUp. Basta configurar uma reunião recorrente e convidar todos os participantes necessários. Em seguida, vincule todos os documentos da reunião a ela, para que todos possam encontrá-los.
3. Divulgue a pauta da reunião com antecedência
Quanto mais cedo você divulgar a pauta da reunião L10, mais tempo todos terão para reunir dados e se preparar para a reunião. A pauta também define uma expectativa clara sobre o que será tratado, mantendo todos focados.
Use o ClickUp Docs e o modelo de Agenda do ClickUp para elaborar a pauta de reuniões de cada semana. Escreva a pauta sozinho ou colabore com toda a equipe, com cada usuário identificado no sistema por sua própria cor. As ferramentas de formatação integradas facilitam a criação de um documento final com aparência profissional, sem esforço extra.
4. Respeite o tempo da reunião
Parte do segredo da reunião L10 está em seguir o processo à risca. Isso começa com o início pontual — o que, por sua vez, significa incentivar as pessoas a chegarem cinco minutos antes para se acomodarem.
Mantenha todos dentro do cronograma com os lembretes do ClickUp. Defina um lembrete para alertar os participantes a se prepararem para a reunião com bastante antecedência, para que ninguém fique correndo na última hora, atrasando a reunião. Em seguida, defina outro lembrete para avisá-los de que a reunião está prestes a começar, para que todos façam login e estejam prontos na hora certa. 🔔
5. Use ferramentas visuais para maior clareza
Priorizar os itens da sua Lista de Problemas é uma etapa muito importante na fase IDS da reunião — e é impossível priorizar se você não souber o que está priorizando. Crie uma lista clara para que todos possam ver, para que possam tomar boas decisões.
Uma maneira muito eficaz de fazer isso é com um Quadro Branco do ClickUp. Seu secretário pode transferir as questões existentes na Lista de Questões para o Quadro Branco no início da sessão. As ferramentas de colaboração do ClickUp permitem que qualquer pessoa registre a questão que estiver levantando assim que ela surgir, proporcionando uma lista completa para facilitar a priorização quando você chegar à fase de resolução de problemas da reunião. Em seguida, basta marcar os itens à medida que você os resolve.
6. Faça ótimas anotações durante a reunião
É fundamental criar um registro preciso do que ocorreu em uma reunião. As atas das reuniões constituem a base para reuniões futuras, garantindo continuidade e progresso. Elas também servem como referência definitiva quando as memórias do que aconteceu divergem.
Um bom software de atas de reunião faz toda a diferença aqui. Você pode começar usando o Bloco de Notas do ClickUp para fazer anotações durante a reunião. Em seguida, peça ao Assistente de Redação com IA do ClickUp para resumir essas anotações e transformá-las em atas de reunião. O modelo de Atas de Reunião do ClickUp oferece uma estrutura pronta, garantindo consistência em todas as suas atas de reunião. 📝
7. Grave vídeos importantes
Os participantes costumam compartilhar slides ou outros documentos durante as reuniões de Nível 10. Esses recursos visuais são uma parte importante do registro da reunião e costumam ser distribuídos como documentos separados antes ou depois da reunião.
Mas há uma maneira mais fácil. O ClickUp Clip captura clipes de vídeo da sua tela, da aba do navegador ou da janela do aplicativo — incluindo uma gravação de voz, se você quiser — para fornecer contexto para a conversa. Você pode salvar os clipes como parte do registro da reunião e compartilhá-los usando um link público que é reproduzido diretamente no seu navegador.
8. Centralize seus chats
Os participantes podem ter dúvidas ou sugestões antes da reunião ou querer acrescentar comentários adicionais depois. Você poderia usar o e-mail para manter essas conversas, mas as cadeias de e-mails nem sempre são fáceis de encontrar ou acompanhar, além de estarem desconectadas da própria reunião.
Em vez disso, crie um canal específico com a visualização do Chat do ClickUp, mantendo tudo centralizado e conectado em uma única plataforma. Use o canal de chat para compartilhar atualizações ou recursos e conversar em tempo real. Você pode controlar quem tem acesso ao seu canal de chat, configurar notificações de novas mensagens e ver seu chat ao lado do seu trabalho no ClickUp enquanto se prepara para a reunião. 💬
9. Otimize seu fluxo de trabalho
A maioria das reuniões de Nível 10 gera uma lista de itens de ação que precisam ser resolvidos — mas que muitas vezes não são. O segredo para concluí-los é incorporá-los ao seu fluxo de trabalho o mais rápido possível e, em seguida, acompanhá-los até a conclusão.
O ClickUp permite que você transforme o texto de qualquer Doc ou Quadro Branco do ClickUp em tarefas do ClickUp com apenas um clique — sem precisar mais copiar e colar. Por exemplo, você pode criar itens de ação ou atribuir tarefas diretamente de um Bloco de Notas, Doc, Quadro Branco, Chat do ClickUp ou de documentos mais formais, como atas de reunião.
Em seguida, a funcionalidade de gerenciamento de projetos do ClickUp assume o controle dessa tarefa, ajudando você a priorizá-la e a integrá-la perfeitamente ao seu fluxo de trabalho. Ela pode até enviar notificações quando o prazo estiver se aproximando, para garantir que você permaneça no caminho certo até a conclusão.
10. Aproveite ao máximo suas ferramentas tecnológicas
Em vez de investir em novas ferramentas para sua reunião de Nível 10, aproveite ao máximo as ferramentas que você já usa. Por exemplo, se sua equipe de liderança prefere usar o Zoom ou o Microsoft Teams, ou se eles são adeptos do Google Agenda, siga essa tendência sempre que possível.
O ClickUp oferece uma série de integrações, incluindo Microsoft Teams e Zoom, além de Apple, Outlook e Google Agenda. Inicie uma reunião no Zoom diretamente de uma tarefa ou sincronize tarefas do ClickUp com a agenda de sua preferência, e muito mais.
Bônus: Compare o MS Teams com o Zoom!
Realize reuniões de Nível 10 eficientes e eficazes
As reuniões L10 foram desenvolvidas pela EOS Worldwide para melhorar a produtividade e a eficácia das reuniões. Elas são realizadas no mesmo horário todas as semanas, seguem um modelo específico e contam com a participação de toda a equipe de liderança. 💯
Esse tipo de reunião é extremamente focado no alinhamento com as metas estratégicas. Ela começa com uma breve atualização e analisa rapidamente o progresso em relação às métricas do scorecard, às metas trimestrais e às listas de tarefas semanais. Em seguida, a maior parte do tempo da reunião é dedicada a compreender e resolver os problemas que impedem o cumprimento das metas de negócios.
Embora as reuniões de Nível 10 já sejam conduzidas de forma muito mais eficiente do que a maioria das reuniões, sempre há espaço para melhorias. Ferramentas de reunião online como o ClickUp otimizam todos os aspectos das suas reuniões de Nível 10, economizando tempo e esforço em todas as etapas.
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