Muitas pessoas consideram as reuniões da equipe de liderança uma grande perda de tempo. Isso se deve ao fato de que a maioria das reuniões é dispersa e, muitas vezes, é prejudicada por questões negativas dinâmica da equipe .
Uma reunião verdadeiramente eficaz concentra-se no que é realmente importante e no que precisa acontecer em seguida. Entre na reunião de nível 10.
Vamos explorar o que é uma reunião de nível 10 e por que ela funciona tão bem. Em seguida, analisaremos a estrutura da reunião e aprenderemos algumas maneiras de levar suas equipes de liderança ao próximo nível. Você nunca mais fará reuniões da mesma forma. ✨
O que é uma reunião de nível 10?
Gere rapidamente a pauta de sua reunião em um documento colaborativo no ClickUp
O formato de reunião Nível 10 (L10) foi desenvolvido para ajudar empreendedores, equipes de liderança e startups a identificar, discutir e resolver problemas. Essa reunião de 90 minutos tem a participação de toda a equipe de liderança todas as semanas.
Enquanto reuniões em pé foco nas tarefas diárias e reuniões com clientes as reuniões da L10 geralmente tratam da construção de relacionamentos e da coleta de informações, mas têm um foco mais estratégico e de solução de problemas. Elas incentivam a clareza, o alinhamento e a ação, melhorando assim a produtividade, aumentando a receita e aprimorando a colaboração dentro da equipe de liderança. 👪
As reuniões semanais L10 são apenas uma das ferramentas e dos princípios que compõem o Entrepreneurial Operating System® (EOS). Fundado por Gino Wickman, o EOS baseia-se em seis elementos-chave, a saber:
- Visão
- Pessoas
- Dados
- Problemas
- Processos
- Tração
Cada um desses elementos é abordado durante as reuniões da L10, sendo que a maior parte do tempo é gasta com as três questões mais importantes da pauta.
Vantagens de uma Reunião de Nível 10
As reuniões L10 são extremamente eficazes e há vários motivos para isso.
Elas são orientadas por objetivos
As metas de negócios e os objetivos estratégicos estão na frente e no centro da reunião. Os participantes compartilham atualizações rápidas sobre as métricas de seus scorecards, fornecendo uma visão geral de como a empresa está se saindo em relação a essas metas. Isso facilita o alinhamento e o avanço na direção certa. 🎯
Eles resolvem problemas
Sessenta dos 90 minutos dessa reunião semanal se concentram na compreensão dos problemas que impedem o cumprimento das metas da empresa. O tempo da reunião é bem aproveitado para lidar com as causas básicas e buscar soluções em um nível estratégico. Esse formato foi projetado para resolver problemas antes que eles se tornem problemas maiores, economizando tempo e energia no futuro.
Eles são extremamente focados e práticos
Cada item da agenda tem um prazo específico (geralmente curto) alocado para ele, portanto, não há desperdício de tempo.
são claramente documentados, relatados e marcados, levados adiante ou levantados como problemas. ✅
Eles têm uma estrutura clara
As reuniões da L10 acontecem no mesmo horário e no mesmo dia todas as semanas e seguem uma estrutura clara
para que todos saibam o que esperar e possam se preparar adequadamente.
Dito isso, não é de se surpreender que a realização desse tipo de reunião exija uma forte facilitação e um escriba/administrador meticuloso - de preferência, as mesmas pessoas todas as semanas para estabelecer a continuidade.
A função do facilitador é fazer com que as pessoas se atenham à pauta da reunião e fazer com que ela seja cumprida
-como estar preparado e cumprir os prazos da pauta. O administrador faz anotações sobre a reunião, atualiza a lista de tarefas (que faz parte da pauta) e mantém todos informados.
Com as pessoas, os processos e as ferramentas certas, as reuniões L10 valem o esforço.
Nível 10 Estrutura da reunião
Uma das chaves para o sucesso aqui é que a maioria das reuniões do L10 segue a mesma pauta. Vamos dar uma olhada no que isso significa exatamente, passo a passo.
Segue
Tempo: 5 minutos
A reunião começa com uma sequência, também conhecida como check-in. Cada membro da equipe compartilha boas notícias pessoais ou profissionais, por exemplo, uma vitória ou um momento marcante da semana. Isso dá a todos a chance de estarem totalmente presentes na reunião, cria conexões dentro da equipe de liderança e inicia a sessão com uma nota positiva. 😊
Cartão de pontuação
Tempo: 5 minutos
Esta seção analisa os objetivos e os principais resultados (OKRs) - ou os principais indicadores de desempenho (KPIs) - que contribuem para as metas da empresa. O proprietário de cada métrica-chave simplesmente informa se a métrica está "no caminho certo" ou "fora do caminho certo", sem nenhuma explicação adicional neste momento. Se estiver fora do caminho, ela será movida para a lista de problemas, que será discutida posteriormente na reunião.
Revisão do bloco
Tempo: 5 minutos
Rocks são metas trimestrais, e cada membro da equipe geralmente é responsável por três a cinco delas. As atualizações de rochas também consistem apenas em uma resposta "no caminho certo" ou "fora do caminho certo", com todos os problemas sendo movidos para a lista de problemas. 🪨
Manchetes do cliente e do funcionário
Tempo: 5 minutos
Aqui os participantes compartilham notícias boas ou ruins sobre funcionários ou clientes. As boas notícias são comemoradas e as ruins vão direto para a lista de problemas.
Lista de tarefas
Tempo: 5 minutos
A lista de tarefas trata de itens de ação a serem concluídos em 7 dias. Dessa forma, muitos dos itens discutidos na reunião anterior teriam sido concluídos durante a semana anterior. Na reunião atual, os participantes os declaram como "concluídos" ou "não concluídos" Os itens que se enquadram na última categoria podem ser transferidos para a próxima semana para serem revisados na próxima reunião ou, se tiverem se tornado um problema, podem ser transferidos para a Lista de Problemas desta semana.
Lista de problemas
Tempo: 60 minutos
Também conhecida como Identificar, Discutir, Resolver (IDS®), esta parte da reunião é dedicada a descobrir as verdadeiras raízes dos problemas e, em seguida
e, em seguida, fazer um brainstorming de maneiras de resolvê-los
. Depois de uma rápida recapitulação dos problemas da lista da semana passada e de outros que foram acrescentados durante a reunião, os participantes votam em como priorizá-los. Em seguida, eles abordam os três principais, começando pelo mais importante. As próximas etapas são adicionadas à lista de pendências. Se um problema da lista não for resolvido em algumas semanas, ele será transferido para uma lista de longo prazo para ser discutido na próxima reunião trimestral.
Encerramento
Tempo: 5 minutos
Os últimos minutos são dedicados à revisão da lista de tarefas e das próximas etapas. Os participantes também decidem sobre quaisquer mensagens em cascata a serem transmitidas para o restante da organização. Por fim, eles avaliam a reunião em uma escala de 10 e, se a média for inferior a 8, discutem o que poderiam fazer de diferente na próxima vez.
Com um modelo L10 tão claro, os tópicos mais importantes são sempre abordados e você ainda deve terminar no prazo, todas as vezes. ⏱️
10 dicas para melhorar seu nível 10 reuniões
Agora que você sabe qual é o seu objetivo, vamos ver como melhorar essas reuniões - e
e esforço em todos os aspectos.
1. Aproveite ao máximo as ferramentas de reunião
A tecnologia moderna pode ser um verdadeiro benefício - e
software de gerenciamento de reuniões
é um excelente exemplo disso.
Pegue
por exemplo. Essa plataforma de reuniões on-line oferece listas de verificação de planejamento, modelos de reuniões, ferramentas de anotações, excelente gerenciamento de tarefas e muito mais - tudo projetado para facilitar sua vida. Comece com o
Modelo de reunião ClickUp Nível 10
e comece a partir daí.
É bom saber:
cobrem praticamente qualquer eventualidade. De
que o ajudam a planejar e priorizar para
modelos de reuniões individuais
para gerenciar sua equipe, você nunca mais precisará começar do zero.
2. Agende estrategicamente
Gerencie e organize projetos e agende tarefas na visualização flexível do Calendar para manter as equipes em sincronia
Para reforçar a importância de sua reunião L10, realize-a no mesmo horário toda semana. Quando ela está sempre no calendário, os participantes adquirem o hábito de se preparar para ela e suas equipes aprendem a agendar outras reuniões em torno dela. 🗓️
O agendamento de reuniões é muito fácil com
Visualização do calendário do ClickUp
. Basta configurar uma reunião recorrente, convidando todos os participantes necessários. Em seguida, conecte todos os documentos da reunião a essa reunião, para que todos possam encontrá-los.
3. Divulgue a pauta de sua reunião com antecedência
Quanto mais cedo você divulgar a pauta da reunião da L10, mais tempo todos terão para reunir dados e se preparar para a reunião. A pauta também define uma expectativa clara do que será tratado, mantendo todos concentrados.
Use
e o
para criar a pauta da reunião de cada semana. Escreva a pauta você mesmo ou colabore com toda a equipe, com cada usuário distinguido no sistema por sua própria ID de cor. As ferramentas de formatação integradas facilitam a criação de um documento final com aparência profissional, sem esforço adicional.
4. Cumpra o horário da reunião
Configure facilmente lembretes com o comando "R" do ClickUp
Parte do segredo da reunião L10 é seguir exatamente o processo. Isso começa com o início pontual, o que, por sua vez, significa incentivar as pessoas a chegarem cinco minutos antes para se acomodarem.
Mantenha as pessoas dentro do cronograma com
. Defina um lembrete para solicitar aos participantes que se preparem para a reunião com bastante antecedência, para que ninguém fique se mexendo no último minuto, atrasando a reunião. Em seguida, defina outro para avisar que a reunião está prestes a começar, para que todos façam login e estejam prontos para começar no momento certo. 🔔
5. Use ferramentas visuais para maior clareza
A priorização dos itens da sua Lista de Problemas é uma etapa muito importante na fase de IDS da reunião - e é impossível priorizar se você não souber o que está priorizando. Crie uma lista clara para que todos a vejam e possam tomar boas decisões.
Uma maneira muito eficaz de fazer isso é com um
. Seu secretário pode transferir os problemas existentes na Lista de Problemas para o Quadro Branco no início da sessão. As ferramentas de colaboração do ClickUp permitem que qualquer pessoa capture o problema que está levantando à medida que ele surge, fornecendo uma lista completa para facilitar a priorização no momento em que você chegar à fase de solução de problemas da reunião. Em seguida, basta marcar os itens à medida que você lida com eles.
6. Faça ótimas anotações da reunião
Resuma as anotações da reunião em segundos com a IA do ClickUp
É fundamental criar um registro preciso do que aconteceu em uma reunião. As atas de reunião formam a base de reuniões futuras, garantindo a continuidade e o avanço. Elas também funcionam como a palavra final quando as lembranças do que aconteceu são diferentes.
Bom
faz toda a diferença aqui. Talvez você queira começar usando
para fazer anotações durante a reunião. Em seguida, peça ao
Assistente de Redação ClickUp AI
para resumir essas anotações para você e transformá-las em atas de reunião. O
Modelo de ata de reunião do ClickUp
fornece uma estrutura pronta, garantindo consistência em todas as atas de reunião. 📝
7. Capture vídeos importantes
Compartilhe gravações de tela para transmitir sua mensagem com precisão sem a necessidade de uma cadeia de e-mails ou de uma reunião pessoal com o Clip by ClickUp
Os participantes geralmente compartilham slides ou outros documentos durante as reuniões da L10. Esses recursos visuais são uma parte importante do registro da reunião e geralmente são distribuídos como documentos separados antes ou depois da reunião.
Mas há uma maneira mais fácil.
captura clipes de vídeo da sua tela, da guia do navegador ou da janela do aplicativo - incluindo uma gravação de voz, se você escolher - para fornecer contexto para a conversa. Você pode salvar os clipes como parte do registro da reunião e compartilhá-los usando um link público que é reproduzido diretamente no seu navegador.
8. Centralize seus bate-papos
Os participantes podem ter perguntas ou sugestões de antemão ou podem querer acrescentar outras ideias depois. Você poderia usar o e-mail para manter essas conversas, mas os tópicos de e-mail nem sempre são fáceis de encontrar ou acompanhar, além de estarem desconectados da reunião em si.
Em vez disso, crie um canal designado com
mantendo tudo centralizado e vinculado em uma única plataforma. Use o canal de bate-papo para compartilhar atualizações ou recursos e ter conversas em tempo real. Você pode controlar quem tem acesso ao seu canal de bate-papo, configurar notificações de novas mensagens e ver seu bate-papo ao lado do seu trabalho no ClickUp enquanto se prepara para a reunião. 💬
9. Simplifique seu fluxo de trabalho
Use o ClickUp Whiteboards para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
A maioria das reuniões da L10 gera uma lista de itens de ação, que precisam ser tratados, mas muitas vezes não são. O truque para realizá-los é colocá-los em seu fluxo de trabalho o mais rápido possível e acompanhá-los até a conclusão.
O ClickUp permite que você transforme o texto de qualquer documento ou quadro branco do ClickUp em
com o clique de um botão - não é mais necessário copiar e colar. Por exemplo, você pode criar itens de ação ou atribuir tarefas diretamente de um bloco de notas, documento, quadro branco, chat ou documentos mais formais do ClickUp, como atas de reuniões.
Então
Gerenciamento de projetos do ClickUp
do ClickUp assume o gerenciamento dessa tarefa, ajudando-o a priorizá-la e a encaixá-la perfeitamente em seu fluxo de trabalho. Ele pode até mesmo enviar notificações quando a tarefa estiver quase vencida, para garantir que você permaneça no caminho certo para a conclusão.
10. Aproveite sua pilha de tecnologia
Em vez de investir em novas ferramentas para sua reunião L10, aproveite ao máximo as ferramentas que você já usa. Por exemplo, se a sua equipe de liderança preferir usar o Zoom ou o Microsoft Teams, ou se eles forem adeptos do Google Calendars, siga o fluxo sempre que possível.
O ClickUp oferece uma série de
incluindo Microsoft Teams e
além de Apple, Outlook e
. Inicie uma reunião do Zoom diretamente de uma tarefa ou sincronize tarefas do ClickUp com o calendário de sua escolha e muito mais.
Execute reuniões eficientes e eficazes de nível 10
As reuniões L10 foram desenvolvidas pela EOS Worldwide para melhorar a produtividade e a eficácia das reuniões. Elas são realizadas no mesmo horário todas as semanas, seguem um modelo específico e contam com a participação de toda a equipe de liderança. 💯
Esse tipo de reunião é extremamente focado no alinhamento com as metas estratégicas. Ela começa com um breve check-in e analisa rapidamente o progresso em relação às métricas do scorecard, às metas trimestrais e às listas de tarefas semanais. Em seguida, a maior parte do tempo da reunião é dedicada à compreensão e à solução de problemas que impedem o cumprimento das metas comerciais.
Embora as reuniões da L10 já sejam muito mais eficientes do que a maioria das reuniões, sempre há espaço para melhorias.
Ferramentas de reunião on-line
como o ClickUp simplificam todos os aspectos de suas reuniões L10, economizando tempo e esforço a cada passo.
com o ClickUp hoje para fazer mais em menos tempo, todos os dias. 🙌