WhatsApp 메시지 자동화 방법 (단계별 안내)

맞춤형 고객을 돌보지 않으면 경쟁사가 대신할 것입니다.

비즈니스에서 고객 관리는 시기적절한 확인과 후속 조치를 의미합니다. 결국, 장바구니를 버린 고객은 약간의 자극 없이는 거의 전환되지 않습니다.

그러나 대부분의 기업은 답변 없는 견적 후 한 번 이상 연락하지 않습니다. 변명하자면, 수동으로 알림 메시지를 보내는 데 매주 몇 시간이 소요될 수 있습니다.

바로 여기에 WhatsApp 자동화가 필요합니다. WhatsApp 메시지 자동화는 약속 알림, 후속 조치, 환영 메시지 전송은 물론 일반적인 고객 쿼리에 대한 답변과 같은 반복적인 작업을 줄여줍니다.

이 글에서는 WhatsApp 비즈니스 앱, WhatsApp 비즈니스 API 및 인기 있는 WhatsApp 자동화 tools를 사용하여 WhatsApp 메시지를 자동화하는 방법을 단계별로 안내해 드리겠습니다.

⭐ 기능 템플릿

팀 채팅이 곳곳에서 이루어지는 세상에서 중요한 업데이트가 묻히기 쉽습니다. 하지만 ClickUp의 인스턴트 메시지 템플릿을 사용하면 모든 업데이트를 한곳에 모아 관리할 수 있습니다. 이 템플릿은 다음과 같은 이점을 제공합니다:

• 모든 대화를 한곳에 모아 팀이 앱을 전환하지 않고도 중요한 업데이트를 쉽게 찾고, 추적하고, 다시 확인할 수 있도록 하세요.
• 체계적인 스레드와 구조화된 후속 조치로 키 메시지의 우선순위를 정하고, 긴급한 문의나 업데이트가 적절한 관심을 받을 수 있도록 하세요.
• 대화를 실행 가능한 작업이나 알림으로 전환하여 모든 메시지에 답변하고, 오해와 마감일 미준수를 줄이세요.

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WhatsApp 메시지 자동화란 무엇인가요?

영업 팀이나 마케팅 노력에 활력이 좀 더 필요하다고 느끼신다면, 그런 분이 당신만은 아닙니다. 아무리 좋은 의도를 가지고 있어도, 특히 수동으로 답변할 때는 모든 잠재 고객을 적절한 순간에 포착하기가 어렵습니다.

전 세계 인구의 75%가 매달 메시징 앱(앱)을 사용할 것으로 예상되는 만큼, 이를 활용하지 않는다면 놓치는 기회가 매우 많을 것입니다.

WhatsApp 자동화란 간단한 인사, 후속 조치, 유용한 알림 등 WhatsApp 메시지를 자동으로 발송하도록 설정을 의미합니다.

가장 큰 장점은? 자동화된 WhatsApp 메시지라도 여전히 개인화된 느낌을 줄 수 있다는 점입니다. 프로모션을 공유하거나, 고객 상태를 확인하거나, 예약을 알림으로 상기시키는 경우에도 메시지는 시의적절하고 세심한 배려가 담길 수 있습니다.

다음과 같은 다양한 단계에서 WhatsApp 자동화를 활용할 수 있습니다:

WhatsApp 자동 응답 설정이나 메시지 템플릿 사용과 같은 사소한 것들도 고객이 쉽게 응답할 수 있게 하여 대화를 자연스럽게 이어가도록 합니다.

WhatsApp 메시지 자동화 방법

자동화된 WhatsApp 메시징을 설정할 수 있는 다양한 방법을 살펴보고, 어떤 방식이 귀사의 비즈니스에 가장 적합한지 알아보겠습니다.

1. WhatsApp 비즈니스 앱 사용하기

WhatsApp 자동화를 시작하는 간단한 방법을 원한다면 WhatsApp Business 앱이 훌륭한 첫 단계가 될 것입니다.

기본적인 자동화된 WhatsApp 메시지(인사말, 부재중 메시지, 빠른 답장 등)를 설정할 수 있어 신규 고객 환영, 업무 시간 외 메시지 처리, 자주 묻는 질문에 매번 입력하지 않고도 답변하는 데 완벽합니다.

설정 방법은 다음과 같습니다:

다음과 같은 편리한 기능도 활용할 수 있습니다:

2. WhatsApp 비즈니스 API 사용하기

소규모 팀에 일한 WhatsApp Business 앱과 달리, WhatsApp Business API를 사용하면 대규모로 WhatsApp 메시지를 자동화하고 기존 비즈니스 tools와 통합할 수 있습니다.

설정에는 약간의 플랜이 필요하지만, 이를 통해 맞춤형 고객 여정을 생성하고, 대량 메시지를 발송하며, 백그라운드에서 원활하게 실행되는 고급 자동화를 구축할 수 있습니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다:

API를 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

📮 ClickUp 인사이트: 응답자의 21%는 업무 시간의 80% 이상을 반복 작업에 할애한다고 답했습니다. 또 다른 20%는 반복 작업이 하루의 최소 40%를 차지한다고 답했습니다.

이는 업무 주간의 거의 절반(41%)이 전략적 사고나 창의성이 크게 필요하지 않은 작업(예: 후속 이메일 👀)에 할애된다는 의미입니다.

ClickUp AI 에이전트가 이러한 번거로움을 없애줍니다. 작업 생성, 알림, 업데이트, 회의 노트, 이메일 초안 작성, 심지어 엔드투엔드 워크플로 생성까지! 업무를 위한 올인원 앱 ClickUp으로 이 모든 것(그리고 그 이상)을 순식간에 자동화할 수 있습니다.

💫 실제 결과: Lulu Press는 ClickUp 자동화 기능을 활용하여 직원 1인당 하루 1시간을 절약함으로써 일 효율성을 12% 향상시켰습니다.

3. 챗봇 및 AI tools 활용하기

팀이 WhatsApp 고객 쿼리 응대에 과부하가 걸렸다면, 챗봇이 업무를 크게 간소화해 줄 수 있습니다. 게다가 WATI나 Interakt 같은 플랫폼을 활용하면 챗봇 설정이 간편하면서도 효과적입니다.

WATI의 AI 에이전트를 사용하면 맥락을 이해하고 이전 대화를 기억하며, 제품 상세 정보나 주문 추적과 같은 일상적인 고객 쿼리까지 처리하는 봇을 만들 수 있습니다. 지식 기반을 업로드하고, 봇이 개입해야 할 시점을 위한 트리거를 설정하며, 상세한 보고를 통해 성과를 모니터링할 수 있습니다.

Interakt는 특히 대규모 고객 대화를 자동화하려는 경우 또 다른 훌륭한 선택지입니다. 사용자 친화적인 드래그 앤 드롭 방식의 챗봇 빌더를 통해 일반적인 쿼리의 최대 80%까지 손쉽게 자동화할 수 있습니다.

WATI 및 Interakt와 같은 챗봇이 다음과 같은 작업을 지원합니다:

이것은 WhatsApp 메시지를 자동화하거나, 대량 업데이트를 보내거나, 사람의 노력 없이 리드를 선별하고자 할 때 이상적입니다.

하지만 맞춤형과의 상호작용 이후에는 어떤 일이 벌어질까요?

바로 여기서 ClickUp Brain 과 ClickUp Brain MAX 가 내부 팀을 위해 모든 것을 하나로 통합합니다. 💡

고객 상호작용이 챗봇에서 끝나도록 내버려 두지 마세요. ClickUp Brain을 활용하면 외부 tools이나 고객 제출 자료에서 인사이트를 수집하고, 자동으로 작업을 생성하며, 적절한 담당자에게 할당하여 프로젝트를 지속적으로 진행할 수 있습니다.

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WhatsApp 자동화 tools은 고객이 기다리지 않도록 보장하며, ClickUp Brain은 모든 작업이 완료되도록 보장합니다.

Talk to Text로 팀이 주당 1.1일을 절약하고 일 속도를 4배 높이며, ClickUp Brain MAX로 워크플로우를 간소화해 비용을 최대 88%까지 절감할 수 있는 이유가 여기에 있습니다.

4. CRM 및 마케팅 자동화 통합

리드 추적을 위해 CRM이나 마케팅 tool을 사용 중이라면, 이를 WhatsApp 고객 접점과 연결하는 것이 당연합니다. 결국 고객 후속 조치는 여러 앱을 오가며 처리하는 번거로움이 아닌 자연스러운 과정이어야 합니다. 바로 이 점에서 CRM과 마케팅 자동화 통합이 핵심이 됩니다.

이러한 tools를 사용하면 기존 고객 데이터와 WhatsApp 캠페인을 동기화할 수 있습니다. 간단한 감사 노트, 구매 확인, 장바구니 포기 고객에 대한 부드러운 알림 등 모든 작업을 CRM 또는 마케팅 플랫폼에서 바로 자동화할 수 있습니다.

예를 들어 Zoho 마케팅 자동화를 살펴보면, 맞춤형 WhatsApp 메시지를 생성하고 적절한 시점에 예약 발송할 수 있을 뿐만 아니라 고객 행동에 자동으로 응답하는 워크플로우까지 설정할 수 있습니다.

이러한 통합 솔루션의 가치는 자동화와 개인화 사이의 균형을 이루는 데 있습니다. 이자는, 과거 구매 내역 또는 메시지 상호작용 방식에 따라 연락처를 그룹화할 수 있습니다.

5. 자동화 tools를 사용하여 WhatsApp 메시지 예약하기

맞춤형 커뮤니케이션에서 타이밍이 얼마나 중요한지 우리 모두 알고 있습니다. 하지만 중요한 순간에 정확히 '보내기' 버튼을 누르기 위해 24시간 내내 온라인 상태를 유지할 수는 없습니다.

WhatsApp 스케줄러를 사용하면 메시지를 미리 작성해 두고 나중에 발송할 수 있어, 발송 시점을 기억하거나 직접 대기할 필요가 없습니다.

선택한 tool에 관계없이 스케줄링 프로세스는 일반적으로 다음과 같이 일합니다:

대부분의 예약 tools를 사용하면 나중에 메시지를 수정하거나 전달 상태를 확인할 수 있습니다. 가장 큰 장점은 한 번에 일주일 분량의 커뮤니케이션 플랜을 세울 수 있어 마음의 평화를 얻고 팀의 시간을 무료할 수 있다는 점입니다.

👋🏾 워크플로우를 쉽게 자동화하는 방법을 알아보세요. 이 비디오를 시청하세요:

WhatsApp 메시지 자동화의 한도 및 고려 사항

WhatsApp 메시지 자동화에 뛰어들기 전에, 그에 따른 한도와 기본 규칙을 알고 WhatsApp 대안을 준비하는 것이 좋습니다:

❗️WhatsApp은 자동화된 메시지를 발송하기 전에 사용자의 명시적 동의를 요구하며, 비즈니스는 사용자가 어떤 유형의 커뮤니케이션을 받을 것인지 명확히 명시해야 합니다.

❗️WhatsApp 비즈니스 앱과 API 모두 메시지 전송 한도가 있으며, API는 비즈니스 성과와 메시지 품질에 기반한 단계별 요금제를 따릅니다.

❗️지나치게 많은 메시지나 관련성 없는 콘텐츠가 WhatsApp 스팸 필터의 트리거가 되어 메시지 블록 또는 계정 정지 위험이 있습니다.

❗️자동 응답은 제한되며, 특히 24시간 고객 지원 시간 외에는 승인된 메시지 템플릿이 필요합니다.

❗️비즈니스 앱은 CRM 및 tools와의 통합 기능이 한도이며, API는 고급 자동화 및 확장성이 필요한 대규모 운영에 더 적합합니다.

ClickUp으로 메시지를 자동화하는 이유

통신 자동화를 생각할 때 대부분의 tools는 고객 채팅이나 내부 업데이트 중 하나만 처리할 뿐, 둘 다 처리하는 경우는 거의 없습니다.

바로 여기서 ClickUp이 차별화됩니다. 팀원 간의 실시간 협업을 가능하게 하기 때문입니다. 메시징, 작업 관리, AI를 하나의 연결된 작업 공간에 통합한 최초의 융합형 AI 워크스페이스입니다. 그 결과? 앱 과다 사용과 맥락 분산을 줄여, 단절된 워크플로우와 흩어진 정보/작업 맥락의 종말을 알립니다.

ClickUp 자동화 기능으로 알림, 업데이트, 후속 조치를 자동화하세요

우선 ClickUp 자동화 기능을 활용하면 워크플로우에 따라 시의적절한 메시지를 트리거할 수 있습니다. 마감일이 다가올 때 자동 알림을 설정하거나 고객의 메시지에 자동 응답을 트리거하는 기능이 제공됩니다.

ClickUp 통합 기능을 통해 제3자 앱과 연동하여 맞춤형 설정이 가능합니다 . 여기 소개된 활용 사례에는 작업 상태 변경 시 검토자에게 알림을 보내거나 주요 마일스톤 달성 시 업데이트를 발송하는 것이 포함됩니다.

예를 들어, 디자인 작업이 "검토" 단계로 이동하면 ClickUp이 팀 채팅에 다음과 같은 알림을 보낼 수 있습니다: "검토 준비 완료된 디자인—오후 5시까지 확인 부탁드립니다." 또한 주간 요약 보고나 일일 스탠드업 프롬프트와 같은 반복 메시지를 예약할 수도 있습니다.

ClickUp Chat을 사용하여 일이 이루어지는 바로 그곳에서 대화를 시작하세요

ClickUp 채팅은 팀의 커뮤니케이션 도구로, 팀원들이 업데이트를 공유하고, 간단한 질문을 하며, 고객 관련 업무를 모두 하나의 플랫폼에서 논의할 수 있습니다. 프로젝트 tool과 채팅 앱을 번갈아 사용할 필요 없이, 아이디어, 결정 사항, 연결된 작업이 한데 모인 단일 스레드에서 모든 것을 처리하세요.

예시: 프로젝트 관리자는 ClickUp 채팅 내에서 직접 주간 점검을 진행할 수 있으며, 각 업데이트는 관련 작업과 연결됩니다. 더 나은 점은, 누군가 채팅에서 문제를 제기하면 해당 메시지를 즉시 작업으로 전환하거나 SyncUps를 통해 바로 통화할 수 있다는 것입니다.

ClickUp 문서 with AI를 활용해 재사용 가능한 템플릿과 스크립트를 작성하세요

ClickUp Docs는 커뮤니케이션 템플릿 문서 저장에 최적입니다. 온보딩 메시지, 챗봇 스크립트, 고객 FAQ 등을 생각해 보세요. 한 번 작성한 후 ClickUp Brain으로 개선하고 필요할 때마다 업데이트할 수 있습니다.

이러한 기능을 통해 고객 지원 팀은 자주 묻는 질문에 대한 미리 작성된 답변이 포함된 공유 문서를 생성하고 제품 변경 후마다 업데이트할 수 있습니다. 마케팅 팀은 공지 템플릿을 생성하고 ClickUp AI를 활용하여 다양한 대상에 맞게 어조를 조정할 수 있습니다.

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ClickUp이 연결되면 대화의 흐름이 더 원활해집니다

이 가이드가 분명히 보여준 한 가지는 고객 및 팀과의 연결 유지가 바로 적절한 시점에 올바른 메시지를 보내는 데 있다는 점입니다. WhatsApp 자동화는 기업이 바로 그 일을 가능하게 합니다.

예약 알림, 후속 조치, 신속한 업데이트 등 어떤 경우든 자동화된 메시징은 귀사가 온라인 상태가 아닐 때에도 브랜드가 신속하게 대응하고 신뢰할 수 있으며 항상 존재감을 유지하도록 합니다.

그렇다면 ClickUp은 어디에 활용될까요? 대부분의 WhatsApp tools은 고객 대응 자동화에 집중합니다.

ClickUp은 고객 대화, 내부 후속 조치, 프로젝트 업데이트, 자동화된 알림을 하나의 연결된 작업 공간에서 모두 통합합니다.

워크플로우를 간소화하고, 후속 조치를 개선하며, 매주 팀의 시간을 절약할 준비가 되셨나요? 지금 바로 ClickUp에 가입하세요!

자주 묻는 질문

개인 계정에서는 WhatsApp 자체에 자동 메시지 기능이 내장되어 있지 않습니다. 그러나 WhatsApp Business 앱을 사용하면 자동 응답 및 부재 중 메시지를 설정하여 고객에게 응답할 수 있습니다. 보다 고급 자동화를 위해 기업은 자동 응답 및 예약 메시지를 허용하는 WhatsApp Business API를 사용할 수 있지만, 일반적으로 기술적 설정이나 타사 통합이 필요합니다.

표준 WhatsApp 앱에서는 기본적으로 메시지 예약 기능이 지원되지 않습니다. 안드로이드 기기에서는 SKEDit 같은 타사 앱을 사용해 메시지를 예약할 수 있습니다. 아이폰에서는 Shortcuts 앱을 통해 특정 시간에 메시지를 보내도록 알림을 설정할 수 있지만, 실제로는 수동으로 발송해야 합니다. 비즈니스 사용자의 경우 WhatsApp Business API를 통해 타사 플랫폼으로 메시지 예약이 가능합니다.

네, 하지만 계정 유형에 따라 다릅니다. WhatsApp 비즈니스 앱은 인사말이나 부재중 메시지 같은 기본적인 자동화를 지원합니다. 트리거나 일정에 기반한 메시지 전송 같은 더 복잡한 자동화를 위해서는 WhatsApp 비즈니스 API가 필요합니다. 개인용 WhatsApp 계정은 기본적으로 자동화를 지원하지 않지만, 일부 타사 앱에서 제한적인 자동화 기능을 제공합니다.