직접적인 의사소통을 통해 생산성을 높이는 방법

"광고 결정을 내리는 데 필요한 사용자 행동 패턴에 대한 데이터가 부족합니다. 오늘 제출하기 전에 추가해 주세요."

또는

"보고서에 비즈니스 차원의 추가 데이터가 포함되면 더 좋을 것 같습니다. 나중에 한 번 살펴보실 수 있나요?"

두 가지 중 어느 것이 더 좋을까요? 글쎄요, 상황에 따라 다릅니다!

첫 문장은 모호함의 여지 없이 귀하에게 기대되는 사항과 그 이유를 정확하게 설명합니다. 이것이 바로 직접적인 의사소통의 양식입니다. 두 번째 문장은 정확하지 않게 보이지만, 간접적인 의사소통을 통해 대화의 문을 열고 아이디어와 협상을 위한 스페이스를 마련합니다.

이 두 가지 커뮤니케이션 방식은 모두 업무 환경에서 그 역할을 합니다. 이 블로그 글에서는 왜 그리고 어떻게 그런지 살펴보겠습니다.

직접적인 커뮤니케이션 이해

직접적인 의사소통 스타일은 직설적이고 모호하지 않은 정보 또는 지시의 교환을 의미합니다. 메시지는 암시, 함축적 의미 또는 비언어적 신호에 의존하지 않고 명확하고 명료하게 전달됩니다.

직접적인 의사소통의 주요 특징은 다음과 같습니다.

이론적으로 직접적인 스타일은 일하는 데 가장 좋은 방법처럼 보입니다. 투명하고 단호하며 명확한 의사소통에 무엇이 잘못될 수 있겠습니까? 사실은 많습니다. 따라서 실제로는 간접적인 의사소통도 매우 유용합니다.

직접적 vs. 간접적 커뮤니케이션

직장에는 다양한 의사소통 스타일이 있습니다. 신체 언어, 시각적 단서, 암묵적인 메시지를 중시하는 간접적인 의사소통은 특정 상황에서 강력한 도구가 될 수 있습니다. 이 스타일의 특징은 다음과 같습니다.

직접적 커뮤니케이션과 간접적 커뮤니케이션의 차이점

차이점을 요약해 보겠습니다.

직접적 및 간접적 커뮤니케이션의 최적 활용 사례

올바른 의사소통 방식이나 잘못된 의사소통 방식은 없습니다. 주어진 상황에서 가장 적합한 방식이 있을 뿐입니다. 즉, 특정 조건이나 상황에서 한 가지 방식이 다른 방식보다 더 적합할 수 있습니다.

직접적인 의사소통을 사용하기 위한 이상적인 조건은 다음과 같습니다.

인턴에게 중요한 보고서에 대해 지시를 내리고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 직접적인 의사소통이 필요합니다. 다음과 같이 말할 수 있습니다.

"Google 스프레드시트에 이 보고서의 분석 섹션에 사용할 그래프와 차트를 만들어 주세요. 브랜드 색상을 사용하고, 동일한 스프레드시트에 소스 데이터를 연결하세요. 이번 주 말까지 검토를 위해 저에게 보내 주세요."

레스토랑에서 주차 요원에게 주차에 대해 이야기할 때, "자동 차단 기능에 문제가 있으므로 시동을 끄기 전에 헤드라이트를 꺼 주세요"라고 말할 수 있습니다. 기본적으로, 주차 요원은 귀하의 차량을 알지 못하기 때문에 직접적인 의사소통이 필요합니다!

간접적인 의사소통을 사용하는 이상적인 조건은 다음과 같습니다.

"당신은 해고되었습니다"라고 직접적으로 말하는 것은 TV에서는 효과적일 수 있지만, 민감한 소식을 전하는 업무에서는 이상적인 의사소통 방식이 아닙니다. 이러한 상황에서는 공감적인 간접적인 의사소통이 도움이 됩니다.

에어비앤비의 CEO인 브라이언 체스키는 팬데믹으로 인해 감원을 발표했습니다.

"오늘, 저는 에어비앤비 인력의 규모를 축소할 것을 확인해야 합니다...이 결정에 도달한 경위, 퇴사하는 직원들을 위해 어떤 조치를 취할지, 그리고 앞으로의 계획에 대해 가능한 한 자세한 정보를 공유할 것입니다."

보시다시피, 간접적이지만 이것은 모호하게 표현하거나 책임을 회피하는 것이 아닙니다. 사실은 그 반대입니다.

팀이 장기간 함께 일하면서 공통된 어휘를 사용하고 있는 경우, 간접적인 의사소통도 효과적일 수 있습니다. "우리는 BYOD를 사용합니다" 또는 "문제는 EUD에만 있습니다"라는 말은 그룹 내의 구성원들에게는 완벽하게 이해될 것입니다. The Office의 밈도 마찬가지입니다! 😀

그렇다면, 우리는 어떻게 의사소통을 해야 할까요?

직장 내 직접적인 커뮤니케이션 채널

일하는 모든 환경은 직접적인 의사소통을 위한 훌륭한 채널입니다. 사무실의 회의실이나 ClickUp과 같은 협업 도구도 그 중 하나입니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

대면 상호작용

직접적인 대화에는 두 사람, 즉 말하기와 듣기가 필요합니다. 이를 위한 가장 효과적인 방법은 대면 대화입니다. 이를 통해 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

가상 채팅

대면 상호 작용이 불가능한 경우, 그 다음으로 가장 좋은 방법은 온라인 채팅입니다. 이는 다음과 같을 것입니다.

ClickUp 채팅은 이러한 목적에 적합한 훌륭한 도구입니다. 폴더에서 채널을 만들 수 있으므로 다른 플랫폼을 전환할 필요가 없습니다. 사람에게 태그를 지정하고, 작업을 연결하고, 노트를 포함하고, 이모티콘으로 답장할 수 있습니다.

프로젝트 관리 도구 내에서 모든 커뮤니케이션을 컨텍스트에 맞게 유지하세요. 메시지에서 직접 작업을 생성하고, 팀원과 빠르게 SyncUp을 진행하며, 작업을 추적하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

프로젝트 관리 내의 작업

작업의 특정 부분에 대한 모든 정보를 한 곳에 보관하는 것이 가장 좋습니다. ClickUp 작업은 이를 위한 효과적인 방법을 제공합니다. 완료해야 할 모든 작업에 대한 작업이 생성되면 다음을 수행할 수 있습니다.

대화로서의 댓글

위에서 ClickUp 작업에서 중첩된 댓글을 보았습니다. 또한 ClickUp 화이트보드, 마인드 맵 및 문서에서 댓글 기능을 사용할 수도 있습니다.

예를 들어, 프로세스 지도가 있는 화이트보드에 누락된 단계에 대한 댓글을 추가할 수 있습니다. Clickup 내에서 공유된 디자인 파일에 "최신 브랜드 가이드라인에 맞게 디자인을 업데이트해 주세요"와 같은 피드백을 댓글로 남길 수 있습니다

필요한 경우 ClickUp의 댓글 할당 기능을 사용하여 특정 사람을 지정하고 담당자 또는 프로젝트에 관련된 모든 사람에게 태그를 지정할 수 있습니다.

이러한 커뮤니케이션 채널에서 어떻게 적용될 수 있는지 몇 가지 예시를 살펴보겠습니다.

직접적인 의사소통의 예시

직접적인 의사소통은 특히 수신자가 처음으로 무언가를 하는 경우, 구체적인 지시를 내리기에 적합합니다.

지침: 직접적인 의사소통의 가장 좋은 예는 단계별 가이드나 플로우 차트입니다. 콘텐츠 스타일 가이드는 인턴이 일관되고 브랜드에 맞는 콘텐츠를 게시하는 데 도움이 됩니다.

정책 및 절차: ClickUp Docs와 같은 업무 공간 커뮤니케이션 도구를 사용하여 내부 프로세스에 대한 미니 위키백과를 만드세요. 조직에서 허용되는 사항과 허용되지 않는 사항을 모든 사람이 볼 수 있도록 명시하세요.

조직의 공지 사항을 체계적으로 정리하려면 다음 커뮤니케이션 플랜 템플릿을 사용해 보세요.

피드백: "마지막 보고서는 조사가 잘 되어 있었지만, 형식이 읽기 어려웠습니다. 향후 보고서는 가독성을 높이기 위해 제공된 템플릿을 사용하시기 바랍니다." 이와 같은 직접적인 피드백은 문제를 명확하게 전달하고 개선을 위한 실행 가능한 단계를 제시합니다.

팀 협업: 모든 직접적인 커뮤니케이션이 두 사람 사이에서 이루어지는 것은 아닙니다. 조직 전체의 그룹 토론, 회의 및 팀 협업 활동에 직접적인 커뮤니케이션을 활용하세요.

정기 업데이트: 때로는 팀원 모두가 메시지를 받을 수 있도록 일부 활동을 자동화할 수 있습니다. ClickUp의 멀티 작업 도구 모음을 사용하면 여러 작업을 관리하고, 책임을 할당하고, 마감일을 설정하고, 한 번에 댓글을 남길 수 있습니다.

이제 실제 상황에서 직접적인 커뮤니케이션이 어떻게 이루어지는지 이해하셨다면, 왜 그것이 중요한지 살펴보겠습니다.

직접적인 의사소통을 통한 생산성 향상

직접적인 의사소통은 불필요한 부분을 제거합니다. 이는 화자가 자유롭게 말하고 수신자가 빠르게 이해하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 양쪽 모두 시간과 노력을 절약할 수 있으며, 결국에는 팀의 협업이 개선되고 생산성이 향상됩니다. 직장에서 이를 구현하는 방법은 다음과 같습니다.

데이터를 사용할 수 있게 하세요: 하드 데이터에 기반한 직접적인 커뮤니케이션은 보내고 받기 쉽습니다. 이를 위해 ClickUp 대시보드를 사용하세요. 예를 들어, "이번 주에 생성된 리드 번호는 동일하지만 전환율은 40% 감소했습니다. 무슨 일이 발생한 건가요?"라고 말할 수 있습니다

팀원에게 책임을 부여하세요: 책임감을 높이기 위해 SMART 목표를 설정하세요. 그런 다음 ClickUp 목표에 설정하여 모든 사람이 자신의 목표를 확인하고 진행 상황을 추적할 수 있도록 하세요.

중복을 최소화하세요: 직원들이 스탠드업에서 같은 말을 반복하지 않도록 하세요. ClickUp Brain을 사용하여 스탠드업 보고서를 자동으로 생성하고, 절약된 시간을 더 의미 있는 상호 작용에 활용하세요.

다양한 커뮤니케이션 스타일을 가진 개인을 위한 팁

사용하는 의사소통 스타일은 상황에 따라 거의 전적으로 달라집니다. 따라서, 의사소통 스타일을 채택할 때 유의해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

주요 커뮤니케이션 방식이 직접적인 커뮤니케이션인 경우

톤에 주의하세요: 직접적인 것은 무례함으로 이어질 수 있습니다. 따라서 전문적이고 배려로운 톤을 유지하세요. 예의 바른 언어를 사용하세요. '부탁드립니다'와 '감사합니다'를 포함하세요.

적극적으로 듣기: 직접적인 의사소통을 하는 사람들은 종종 자신의 메시지를 전달하는 데 집중하지만, 그것으로 충분하지 않습니다. 적극적인 듣기를 연습하세요. 다른 사람의 말을 방해하지 않고 주의 깊게 들어주세요.

피드백을 주의 깊게 관찰하세요: 고개 끄덕임이나 말 등 메시지 수신자의 비언어적 신호를 관찰하세요. 상황을 파악하고 그에 맞게 메시지를 맞춤화하세요.

대상의 특성에 맞게 조정하세요: 특히 간접적인 의사소통이 일반적인 문화권이나 환경에 속한 사람들을 상대할 때는 단계별로 신중하게 진행하세요. 직접적인 의사소통이 상대방을 기분 나쁘게 하지 않도록 주의하세요.

적용 가능한 경우 간접적 커뮤니케이션을 활용하세요: 업무 환경에서 과도한 커뮤니케이션은 유용한 기술이 될 수 있습니다. 공감 능력을 추가하면 상호작용의 질을 크게 향상시킬 수 있습니다.

이 접근 방식은 다른 사람의 감정을 인정하면서 동시에 기대치를 명확하게 전달할 수 있습니다.

만약 귀하의 선호하는 소통 방식이 간접적 소통이라면

회피하지 마세요: 간접적인 커뮤니케이션은 의도적으로 모호하게 말하거나 책임을 회피하는 것이 아닙니다. 오히려 공감과 세련된 표현으로 말하는 것입니다. 간접적인 것과 명확하지 않은 것을 혼동하지 마세요.

자신감을 가지세요: 단호함은 간접적인 의사소통의 기능이 아닙니다. 간접적인 의사소통을 하는 사람들은 자신의 요구나 의견을 단호하게 표현하는 것을 주저합니다. 정중하게 단호함을 표현하는 연습을 하세요. 이는 수평적 의사소통과 상사 관리에 특히 중요합니다.

직접적인 의사소통에 적응하기: 간접적인 의사소통을 하는 사람들은 직접적인 의사소통을 공격이나 기습으로 인식하는 경우가 있습니다. 그러나, 고기능 팀은 대개 직접적인 의사소통을 합니다.

다른 방법(직접적인 방법)이 반드시 잘못된 방법은 아니라는 점을 이해하십시오. 직접적인 의사소통을 하는 사람들과 일할 때는 암시나 미묘한 신호를 의지하지 마십시오. 그 말을 그대로 받아들이고 직설적이고 명확한 표현으로 말하십시오.

ClickUp을 통한 효과적인 커뮤니케이션 (직접 또는 기타)

지식 업무의 세계에서 대인 커뮤니케이션은 성공의 기초입니다. 요구 사항, 브리핑, 설명, 아이디어, 피드백, 프로세스, 업데이트 등 매일 수많은 직접 및 간접적인 커뮤니케이션이 이루어집니다.

ClickUp과 같은 포괄적인 프로젝트 관리 및 협업 도구는 이를 가능하게 할 뿐만 아니라 한 단계 더 발전시킵니다. ClickUp 문서 및 ClickUp 작업은 일이 시작되기 전에 의사소통을 돕습니다.

댓글과 ClickUp 채팅을 통해 프로젝트 진행 중에 아이디어를 자유롭게 교환할 수 있습니다. ClickUp 대시보드는 검토 및 회고에 유용합니다. 시간이 지남에 따라 ClickUp은 조직의 지식의 유일한 소스가 되어 시스템에 접속하는 모든 사람의 가치를 높입니다.

ClickUp이 효과적인 커뮤니케이션에 어떻게 도움이 되는지 확인해보세요. 지금 ClickUp을 무료로 사용해보세요!