AIを活用した同窓生関係の構築やること

2024会計年度、米国の大学は615億ドルの寄付を受け取りましたが、総額は堅調に推移しているにもかかわらず、 寄付を行う卒業生の数は30％減少しています。大学の発展推進部門は、長期的な寄付を支える、積極的に関与する卒業生という幅広い基盤を失いつつあります。

プロジェクト管理プラットフォーム内に組み込まれたAIエージェントは、エンゲージメントスコアリング、資金調達キャンペーンの追跡、イベント調整、寄付者管理のワークフローを自動化し、断片化された同窓生データを体系的なシステムへと統合します。

以下は、ClickUpに貼り付けだけで数分で完全な同窓生関係ワークスペースを構築できる、すぐに使えるAIエージェントのプロンプトです。ただし、これを使用する前に、この種のシステムが解決しようとしている業務上の問題を確認しておくと良いでしょう。多くのアドバンスメントチームにとって、問題は同窓生データの不足ではありません。エンゲージメント、キャンペーン、イベント、ステュワードシップが、あまりにも多くの連携していないシステムに分散しているため、全体像を明確に把握できないという点にあります。

課題：開発室が、連携していない5つのシステムに分散した20万件の卒業生データを管理している

同窓生関係の仕事に携わる方にとって、課題は同窓生の数不足ではありません。誰が積極的に関わっているか、誰が離反しつつあるか、誰が寄付の準備ができているかといった状況の可視性が低いことです。チームは、CRM、電子メールプラットフォーム、イベント登録システム、ボランティアデータベース、さらには昨年の寄付キャンペーン担当者が作成したスプレッドシートなど、あちこちに分散した数万件（時には数十万件）もの同窓生データを管理しています。

その結果は予想通りです。卒業生の参加率は1980年代の約20％から約7.8％へと低下し、資金調達キャンペーンはエンゲージメントデータではなく直感に基づいて行われ、イベントのフォローアップは数週間遅れて行われるか（あるいは全く行われない）状況です。また、卒業生組織の70％がエンゲージメントの向上を最優先目標としている一方で、27％はそれを達成するための具体的な戦略を持っていないと認めています。 一方、CASEの基準は進化し続けているにもかかわらず、貴チームの担当者は依然として手作業で記録の照合を行っているのが現状です。

根本的な問題は、同窓生関係業務が、小規模なツールを使って行われる「量」の勝負になってしまっていることです。1万人の同窓生に対して有効だった手法をそのまま使って、10万人の同窓生一人ひとりに合わせたアプローチを行うことは不可能です。また、チームが関係構築よりもデータ入力に多くの時間を費やしている状況では、持続可能な寄付のパイプラインを構築することはできません。

ここにこそチャンスがあります。既存のアドバンスメントシステムを置き換えるのではなく、それらのシステム間で進行している仕事を包括的に管理する、可視性のある運用レイヤーを構築するのです。このモデルを検証する最も手っ取り早い方法は、プロジェクト管理プラットフォーム内に、実際に機能する同窓生関係セットアップを構築することです。

自組織のアドバンスメント業務でも同様のモデルを試してみたいですか？以下のプロンプトを参考に、自組織の卒業生層、キャンペーンの構成、エンゲージメント目標に合わせて調整してみてください。

プロンプト：AIを活用した同窓生エンゲージメント・ワークスペースの構築

このプロンプトをコピーしてClickUp Brainに貼り付け、独自のClickUpスーパーエージェントを作成し、所属機関の詳細を入力するだけで、エンゲージメントスコアリング、キャンペーン追跡、イベント管理、ステュワードシップのワークフローを備えた、包括的な同窓生関係管理ワークスペースが完成します。

このアウトプットにより、セグメンテーションのロジック、キャンペーンのチェックポイント、イベントのワークフロー、ステュワードシップのフォローアップなどを含む、運営体制の強力な初稿が得られます。その後、チームは卒業生の属性、資金調達の優先度、コミュニケーションチャネルに合わせてこれをカスタムすることができます。

プロンプト：

エージェントのブループリントが生成されたら、次のステップは、それをアドバンスメントチームが毎日活用できる実用的なワークスペースに変えることです。

ClickUpでの設定方法（4つのステップ）

スペースを設定する前に、チームがすでに同窓生のエンゲージメント管理に使用している情報を収集してください。これには通常、エンゲージメントのカテゴリー、キャンペーンカレンダー、寄付者のランク、イベントの種類、コミュニケーションのセグメント、およびステュワードシップの期待値などが含まれます。正確なデータを入力することで、自動化機能、ダッシュボード、およびアウトリーチワークフローの有用性が大幅に向上します。

「同窓生関係・発展」という専用のスペースを作成します。同窓生エンゲージメントのライフサイクル全体にわたる仕事を整理するために、4つのフォルダを追加します： 「エンゲージメント＆アウトリーチ」：卒業生のセグメンテーション、コミュニケーション、地域支部、親睦グループ。「ファンドレイジング・キャンペーン」：年次基金、寄付の日、資本調達キャンペーン、計画的寄付、同窓会寄付。「イベント＆プログラム」：同窓会、ホームカミング、地域イベント、メンタリングプログラム、ボランティア調整。「ステュワードシップ＆表彰」：寄付者への感謝ワークフロー、インパクトレポート作成、表彰の追跡、寄付休止者の再エンゲージメント。

同窓生向けタスクテンプレートにカスタムフィールドを追加し、エンゲージメントの追跡やアウトリーチ調整に必要な主要データをすべてのレコードに含めましょう。エンゲージメントスコア、卒業年度、寄付者ランク、最終エンゲージメント日、地域、連絡方法の希望、割り当てられたキャンペーン、生涯寄付額などのフィールドを含めます。この一貫した構造により、ダッシュボード、自動化、ポートフォリオレポート作成の信頼性が大幅に向上します。

新しいスペースでClickUp Brainを開き、上記のプロンプトを貼り付けてください。機関名、卒業生数、スタッフ数、現在使用しているツール、年間資金調達目標、参加率、エンゲージメントチャネルなどの変数を入力してください。生成された出力を活用して、エンゲージメントスコアリングモデル、キャンペーンワークフロー、イベントテンプレート、およびステュワードシップ体制の初稿を作成し、その後、貴機関のアドバンスメント業務に合わせて調整してください。

手動での継続的なフォローアップを必要とせず、同窓生関係の仕事を円滑に進めるための自動化機能を活用しましょう。ルールを設定することで、エンゲージメントに基づいたアプローチの開始、キャンペーンのマイルストーンの実施、イベント後のフォローアップのスケジュール設定、メンタリングの進捗確認の通知、そして寄付受領後のステュワードシップ・シーケンスの開始などを自動で実行できます。

これらのワークフローを反復可能なシステムに変える準備はできていますか？ClickUpで助成金管理ワークスペースを構築しましょう。

同窓生関係タスクにおすすめのカスタムフィールド

これらのフィールドにより、エンゲージメントスコアリング、キャンペーン、イベント、メンタリング、ステュワードシップの各ワークフローにおいて、一貫した運用実績が構築されます。

同窓会業務における主な自動化例

カスタムフィールドの設定が完了したら、手動でのフォローアップを繰り返すことなく、エンゲージメントの追跡、キャンペーン、イベント、ステュワードシップを円滑に進めるための自動化フローを構築しましょう。

エージェントがカバーする卒業生エンゲージメントのライフサイクル全体

同窓生向けAIエージェントは、母校に関する質問に答えるだけのチャットボットではありません。これはプロジェクト管理ワークスペース内で稼働するシステムであり、エンゲージメントスコアリング、キャンペーンの調整、イベント後のフォローアップ、ステュワードシップ業務の漏れ防止など、現在アドバンスメントチームが手作業で行っている構造化され、反復可能な業務を処理します。

実際のClickUp環境で「Super Agents」がどのように機能するかご覧になりたいですか？以下の解説動画で、AIが生成するワークフロー、タスク、自動化機能が実際にどのように連携しているかをご確認ください。

機関の種類に応じた対応策

上記のプロンプトは、ClickUpを利用しているすべての高等教育機関でご利用いただけます。ご自身の機関に合わせてプロンプトを調整してください：

卒業生関係をワンストップで管理

エンゲージメント履歴、キャンペーン、イベント、メンタリングプログラム、寄付者管理が別々のシステムに分散し、一元的な運用ビューがない場合、同窓生関係は機能しなくなります。ClickUp Brain、カスタムフィールド、自動化を活用すれば、貴機関は同窓生との関わりを単一の反復可能なシステムへと統合でき、より強力なフォローアップ、明確なセグメンテーション、効率的なイベント調整、そして一貫性のある寄付者管理を実現できます。

目標は、CRMやアドバンスメントデータベースを置き換えることではありません。それらに関連する調整業務を軽減し、誰が積極的に関わっているか、誰が離反しつつあるかを可視化し、チームがデータの整理整頓ではなく、リレーションシップ構築により多くの時間を割けるようにすることです。まずは上記のプロンプトから始め、貴校の卒業生基盤やアドバンスメントの優先度に合わせて調整し、チームが年間を通じて実際に活用できるセットアップを構築してください。

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よくある質問

AIは本当に卒業生の参加率を向上させることができるのでしょうか？

AIエージェントは、卒業生に電話をかけたり、心のこもったお礼状を書いたりすることはありません。AIエージェントは、エンゲージメントのスコアリング、対象者のセグメンテーション、適切なタイミングでのアプローチの自動実行、そして支援が途絶えそうな寄付者を早期に特定するなど、パーソナライズされたエンゲージメントを大規模に実現するための業務を自動化します。チームがデータ入力に費やす時間が減れば、その分、関係構築に注力する時間が増えます。そうすることで、参加率が向上するのです。

これは、Raiser’s EdgeやSalesforceなどの既存のCRMシステムと連携できますか？

AIエージェントのワークスペースは、既存のアドバンスメントCRMと連携して機能します。Raiser’s Edge、Blackbaud、またはSalesforceからのエンゲージメントデータは、同窓生タスクのカスタムフィールドに同期されます。このエージェントは、基幹システムに取って代わるものではありません。寄付者データの上に構築された運用レイヤーとして機能し、チームがキャンペーンの追跡、イベントの調整、ステュワードシップのワークフロー管理を行うための基盤となります。

機密性の高い寄付者情報のセキュリティについてはどうでしょうか？

ClickUpはSOC 2、ISO 27001、ISO 27017、ISO 27018、およびISO 42001の認証を取得しており、SSO（シングルサインオン）、ロールベースの許可管理、保存時および転送中のデータ暗号化をサポートしています。寄付者ごとの許可設定により、寄付担当者は自分に割り当てられたポートフォリオのみを確認できます。AIモデルのトレーニングにはデータが一切使用されません。詳細についてはセキュリティページをご覧ください。

CASEのレポート作成要件にはどのように対応していますか？

このエンゲージメントスコアリングシステムは、CASEの4つのエンゲージメントモード（慈善活動、ボランティア、体験型、コミュニケーション）に準拠しています。カスタムフィールドで各モードを個別に追跡できるため、ワークスペースから直接、CASE準拠のエンゲージメントレポートを作成できます。エージェントがCASEの要件に沿った形式でデータを構造化するため、アンケート回答の準備が簡素化されます。

これは大規模なアドバンスメント部門にしか役立たないのでしょうか？

いいえ。このプロンプトには、教育機関の種類、卒業生数、スタッフサイズなどの変数が含まれています。コミュニティカレッジの2名体制の同窓会事務局でも、R1大学（トップクラスの研究大学）の50名体制のアドバンスメント部門と同様に、キャンペーンの追跡やステュワードシップの自動化機能を活用できます。このシステムは、卒業生数やチームサイズに合わせて柔軟に拡張可能です。