米国の大学では2010年以降、270万人の学生が減少しており、この人口構造の急変により、2041年までに高校卒業生数がさらに13%減少すると予測されています。それでもなお、入学担当チームは、連携の取れていないCRM、スプレッドシート、電子メールのスレッドを横断して、問い合わせから入学までのプロセスを管理しています。 プロジェクト管理プラットフォーム内に構築されたAIエージェントは、最初の問い合わせから入居日まで、出願処理、進捗追跡、コミュニケーションキャンペーン、単位認定評価、部門間連携を自動化できます。以下は、ClickUpに貼り付けだけで数分で完全な入学業務ワークスペースを構築できる、すぐに使えるAIエージェントのプロンプトです。
以下は、ClickUpに貼り付けだけで、数分で完全な入居手続きワークスペースを構築できる、すぐに使えるAIエージェントのプロンプトです。ただし、これを使用する前に、この種のシステムが解決しようとしている調整上の課題について確認しておくと良いでしょう。多くの入居手続きチームにとって、問題はツールの不足ではありません。問題は、問い合わせから入居日まで、そのプロセスがあまりにも多くのシステムや部署にまたがっているため、誰も全体像を明確に把握できないという点にあります。
この登録業務のセットアップは、どのような場合に利用すべきか
このセットアップは、入学業務チーム、入学担当責任者、奨学金担当スタッフ、CRM所有者、編入コーディネーター、オリエンテーションチーム、および学生を「最初の問い合わせ」から「入学確定」のステータスへと導く役割を担う部門横断的な入学管理担当者向けに設計されています。特に、すでにCRMやSISを導入しているものの、部署間の引き継ぎ、締切管理、入学率向上のためのサポートにおいて、依然として手作業による調整に依存している教育機関にとって有用です。
課題：顧客獲得チームは、顧客獲得数が減少しているにもかかわらず、顧客獲得数が増加していた頃と同じツールで対応している
入学管理の仕事をする方にとって、数字は不利な状況を示しています。 いわゆる「入学者数の崖」はすでに到来しています。2010年から2021年の間に、大学全体の入学者数は15％減少しており、WICHEの予測によれば、2041年までに38の州で高校卒業生の数がさらに減少する見込みです。4年制大学の平均入学率は約33.7％まで低下しており、これは合格者の3人に2人が他の大学に進学していることを意味します。
しかし、多くの入学事務局では依然として、断片的なツールセットで業務を遂行しています。具体的には、問い合わせ管理用のCRM、出願処理用の別のSIS、入学率予測用のスプレッドシート、そして学資援助、学生寮、オリエンテーション担当部署との部門横断的な連携には電子メールを使用し、入学プロセスの各フェーズでは手作業による引き継ぎが行われています。入学希望者が「問い合わせ」から「出願者」、「合格者」、「入学金納入者」、そして「在籍者」へと移行する過程で、データは何度も入力され、コミュニケーションの齟齬が生じ、全体像を把握できる単一のシステムが存在しないのが現状です。
その重要性はかつてないほど高まっています。入学率を1パーセント向上させるだけで、数百万ドルの授業料収入につながります。コミュニケーションのプロセスで1つでも接点を逃せば、その学生は競合校へ流れてしまう可能性があります。また、単位認定の審査が1日遅れるだけで、入学の決定を逃すことになりかねません。
ウェイクフォレスト大学がこれを解決した方法：ウェイクフォレスト大学は、ClickUpダッシュボードを活用して、サイロ化されていた各プラットフォームのチームを1つのシステムに統合し、リアルタイムのデータレポート作成と部門横断的な連携を実現しました。
モリー・グラハム、同窓生・寄付者サービスプロジェクトディレクター：
現在では、単一のシステム内で連携し、重要なデータを可視化できるようになりました。これにより、各チームは進捗状況を報告し、作業負荷やキャパシティの問題を特定し、より正確なプランを立てることが可能になりました。
ここにこそチャンスがあります。中核となる登録システムを置き換えるのではなく、それらのシステム間の連携部分に、一元的に可視性を持つ運用レイヤーを構築するのです。このモデルを検証する最も手っ取り早い方法は、プロジェクト管理プラットフォーム内に、実際に機能する登録運用セットアップを構築することです。
自校の募集業務で同様のモデルを試してみたいですか？まずは以下のプロンプトを参考に、クラスの目標、学生の属性、ワークフロー上の課題に合わせて調整してみてください。
ウェイクフォレスト大学がこれを解決した方法：ウェイクフォレスト大学は、ClickUpダッシュボードを活用して、サイロ化されていた各プラットフォームのチームを1つのシステムに統合し、リアルタイムのデータレポート作成と部門横断的な連携を実現しました。
モリー・グラハム、同窓生・寄付者サービスプロジェクトディレクター：
現在では、単一のシステム内で連携し、重要なデータを可視化できるようになりました。これにより、各チームは進捗状況を報告し、作業負荷やキャパシティの問題を特定し、より正確なプランを立てることが可能になりました。
現在では、単一のシステム内で連携し、重要なデータを可視化できるようになりました。これにより、各チームは進捗状況を報告し、作業負荷やキャパシティの問題を特定し、より正確なプランを立てることが可能になりました。
ここにこそチャンスがあります。中核となる登録システムを置き換えるのではなく、システム間の連携部分に、一元的に可視性を持つ運用レイヤーを構築するのです。このモデルを検証する最も手っ取り早い方法は、プロジェクト管理プラットフォーム内に、実際に機能する登録運用セットアップを構築することです。
自校の募集業務で同様のモデルを試してみたいですか？まずは以下のプロンプトを参考に、クラスの目標、学生の属性、ワークフロー上の課題に合わせて調整してみてください。
ここにこそチャンスがあります。中核となる登録システムを置き換えるのではなく、それらのシステム間の連携部分に、一元的に可視性を持つ運用レイヤーを構築するのです。このモデルを検証する最も手っ取り早い方法は、プロジェクト管理プラットフォーム内に、実際に機能する登録運用セットアップを構築することです。
自校の募集業務で同様のモデルを試してみたいですか？まずは以下のプロンプトを参考に、クラスの目標、学生の属性、ワークフロー上の課題に合わせて調整してみてください。
自校の募集業務で同様のモデルを試してみたいですか？まずは以下のプロンプトを参考に、クラスの目標、学生の属性、ワークフロー上の課題に合わせて調整してみてください。
プロンプト：AIを活用した入学業務ワークスペースの構築
このプロンプトをコピーしてClickUp Brainに貼り付け、独自の「ClickUpスーパーエージェント」を作成してください。所属機関の詳細を入力すれば、パイプラインの追跡、コミュニケーションワークフロー、自動化ルールなどを備えた、入学業務用の完全なワークスペースが完成します。
この出力結果により、フェーズ別のワークフロー、引き継ぎのチェックポイント、締切のロジック、チーム間の可視性などを含む、運用体制の確固たる初稿が得られるはずです。その後、スタッフは、募集人数、ファネル戦略、組織的な制約に合わせて、これをカスタムすることができます。
この出力結果により、フェーズ別のワークフロー、引き継ぎのチェックポイント、締切のロジック、チーム間の可視性などを含む、運用体制の確固たる初稿が得られるはずです。その後、スタッフは、募集人数、ファネル戦略、組織的な制約に合わせてこれをカスタムすることができます。
プロンプト：
→ 初めてのスーパーエージェントを作成する準備はできましたか？
ClickUp Brainを開き、上記のプロンプトを貼り付けて、ワークスペース用のカスタム・スーパーエージェントを作成してください。
ClickUpでの設定方法（4つのステップ）
ステップ1：ワークスペースの構造を作成する
「入学業務」という名前の専用スペースを作成し、以下の5つのフォルダを作成します：
- 採用プロセス： ファネルのフェーズ（見込み客、問い合わせ、応募者、合格者、手付金納入者、入学者）またはサイクルごとに分類されたリスト
- コミュニケーション・キャンペーン： 各キャンペーン・シーケンス（問い合わせ育成、出願完了、入学率向上、離脱防止）ごとのリストと、各タッチポイントごとのタスク
- 学資援助の調整： FAFSAの処理、給付パッケージの作成、不服申し立て、および奨学金管理に関するリスト
- 単位移行・認定評価： 審査中の評価、単位互換協定、および完了した評価のリスト
- オリエンテーションと入社手続き： セッション管理用リスト、入社前チェックリスト、および部門横断的なタスク調整
ステップ 2：すべての登録タスクでカスタムフィールドを設定する
これらのフィールドを登録タスクのテンプレートに追加し、すべての見込み客とプロセスに重要なデータが反映されるようにしてください（すべてのカスタムフィールドの種類を参照）：
| フィールド | 種類 | 目的 |
| ファネルのフェーズ | ドロップダウン | 見込み学生、問い合わせ者、志願者、合格者、入学金納入者、在籍者 |
| 学生による情報 | ドロップダウン | 高校訪問、大学フェア、オンライン、紹介、編入 |
| 学術的な関心 | ドロップダウン | 希望する専攻またはプログラム |
| 在留資格のステータス | ドロップダウン | 州内、州外、海外 |
| 奨学金のステータス | ドロップダウン | FAFSA未提出、FAFSA受理済み、審査済み、支援額算定済み、給付決定済み |
| 利回りリスク | ドロップダウン | 低、中、高（エンゲージメントの指標に基づく） |
| 正味価格 | 通貨 | 総費用からすべての援助額を差し引いた額 |
| 入金締切日 | 日付 | 学生が預け入れを行う期限 |
ステップ3：プロンプトをClickUp Brainに貼り付ける
新しいスペースで「ClickUp Brain」を開き、上記のプロンプトを貼り付けてください。変数（機関名、ターゲットクラス規模、出願数、合格率、スタッフ数）を入力してください。Brainがパイプライン構造、コミュニケーションワークフロー、自動化ルールをタスクやサブタスクとして生成し、すぐに利用できるようになります。（Super Agentsが初めてですか？最初のSuper Agentを段階的に作成する方法をご覧ください。）
ステップ4：継続的な管理のための自動化を設定する
システムが自動的に動作するように、これらの主要な自動化を設定してください（自動化におけるカスタムフィールドの仕組みについてはこちらをご覧ください）：
| いつ…… | それから…… |
| 新しい問い合わせが作成されました | 「問い合わせ育成コミュニケーション・シーケンス」を開始し、地域担当カウンセラーに割り当てる |
| 申請ステータスが「完了」に変更されました | 申請審査タスクのトリガーを起動し、入学審査委員会に通知する |
| 合格者が14日を経過しても入学金を納めていない | 利回りリスクを「高」に変更し、カウンセラーによる個別対応のトリガーを起動する |
| 登録済みの学生が、期限までにオリエンテーションへの登録を行っていない | フォローアップタスクを作成し、登録担当者に通知する |
| 単位認定の審査に5日間のSLAを超過した | 学科長にエスカレーションし、転送パイプラインのダッシュボードでフラグを立てる |
エージェントが登録ライフサイクル全体で担当する業務
入学業務向けのAIエージェントは、入学希望者の質問に答えるだけのチャットボットではありません。これは、プロジェクト管理ワークスペース内で稼働するシステムであり、現在入学担当チームが手作業で行っている、体系化され、反復可能な業務を代行します。具体的には、見込み学生をファネルの各フェーズへと誘導すること、トリガーを設定すること、部門間の連携を図ること、そして離脱のリスクがある学生を早期に特定することなどが挙げられます。
| ライフサイクルのフェーズ | エージェントのやること | 置き換えられるもの |
| 採用情報 | 見込み客のソースを追跡し、担当エリアの割り当てを管理し、地域およびプログラムごとのターゲット値に対する問い合わせ件数を監視する | スプレッドシートを用いた営業エリア管理と手動による情報源の追跡 |
| 申請の処理 | 申請書類を審査フェーズごとに進め、不備のある書類にフラグを立て、担当者を割り当て、決定ステータスを追跡する | CRMの代替手段と電子メールを活用したレビュー担当者の調整 |
| 収量管理 | セグメント別の預金金利を監視し、預金のない新規顧客に対してトリガーによる段階的なアプローチを開始し、利回りリスクの指標を特定する | SISのエクスポートデータから手作業で作成された週間利回りレポート |
| 奨学金・助成金の調整 | FAFSAのステータスを追跡し、異議申し立てのワークフローを管理し、入学審査担当者の奨学金パッケージのタイムラインの可視性を向上させます | 入学事務局と奨学金事務局間の電子メールによるステータス確認 |
| 移籍評価 | SLAの追跡、単位互換協定へのリンク、期限切れの審査のエスカレーションなどを行い、成績証明書の評価プロセスを管理する | 紙ベースの評価記録と手作業による部署への連絡 |
| オンボーディング | 住居、学務課、IT、学食、保健サービス各部門における入学前タスクを調整し、進捗を追跡する | 各学科ごとのチェックリストがあり、学生向けの統一されたビューがない |
実際のClickUp環境で「スーパーエージェント」がどのように機能するか見てみませんか？以下の解説動画をご覧いただき、AIが生成するワークフロー、タスク、自動化機能が実際にどのように連携しているかをご確認ください。
機関の種類に応じたバリエーション
上記のプロンプトは、ClickUpを利用しているすべての高等教育機関でご利用いただけます。ご自身の教育機関に合わせてプロンプトを調整してください：
| 教育機関の種類 | 主な調整点 |
| R1研究大学（志願者数2万人以上） | 大学院および専門職課程の進路管理機能を追加する。財政援助の項目に、研究助手職およびフェローシップの追跡機能を組み込む。留学生のI-20申請ワークフローを追加する。学部・大学院ごとにコミュニケーションキャンペーンを拡大する。 |
| R2大学（志願者数5,000～20,000人） | 学部生および修士課程の学生獲得ルートに注力する。地域別の採用エリアダッシュボードを追加する。見込み学生の獲得源として、デュアル・エンロールメントおよび早期大学進学プログラムを含める。 |
| 主に学部教育を行う大学（志願者数：1,000～5,000人） | 入学者枠が縮小される中、入学率管理を重視する。入学率の予測指標として、キャンパス訪問の予約・追跡機能を追加する。スポーツ奨学生の募集調整も組み込む。学部生の募集プロセスを単一のパイプラインに統合する。 |
| コミュニティカレッジ（入学制限なし） | 選抜型入学プロセスから登録プロセスへと移行する。FAFSAの完了率と奨学金・助成金のパッケージ構成に注力する。単位認定されないプログラムおよび職業訓練プログラムの受講状況の追跡を追加する。継続率向上を重視した新入生オリエンテーションを徹底する。 |
| 専門学校・職業訓練校（随時募集） | 年次サイクルではなく、開始日ごとのコホート管理に重点を置く。就職支援における企業パートナーシップの追跡機能を追加する。退役軍人（VA）給付および労働力開発資金の調整を含める。入学前の要件として、資格試験の受験資格を追跡する。 |
登録業務を一元管理
見込み学生の追跡、連絡、学費支援の調整、編入審査、および入学手続きなどの業務が、共有された全体像のない別々のシステムに分散していると、入学業務は円滑に進まなくなります。ClickUp Brain、カスタムフィールド、および自動化を活用することで、貴校は入学業務を一つの再現性のあるシステムに統合し、迅速なフォローアップ、スムーズな業務引き継ぎ、入学率の可視性、そして入学手続きの完了率向上を実現できます。
目標は、CRM、SIS、または学資援助システムを置き換えることではありません。これらのシステムを巡る調整業務を軽減し、入学プロセス全体における可視性を向上させ、クラスの編成や志願者離脱に影響を与える兆候に対して、チームがより早期に対応できるよう支援することです。まずは上記のプロンプトから始め、自校の募集規模や課題に合わせて調整し、チームが毎回の募集サイクルで実際に活用できるセットアップを構築してください。ClickUpなら無料で始められます。
よくある質問
AIは実際に収量率を向上させることができるのでしょうか？
このシステムは、どの学生が入学するかを予測するものではありません。その役割は、合格したすべての学生に対して、タイムリーかつ個別のフォローアップを行い、誰一人として見落とされることがないよう確実にすることです。コミュニケーションの流れを自動化し、反応のない入学金支払いをフラグ付けし、学生の関与度を示すシグナルをカウンセラーがリアルタイムで可視性を持つことで、チームが最も重要な業務に努力を注ぐことができるように支援します。たとえ1～2パーセントポイントというわずかな入学率の向上であっても、規模が大きくなれば、大きな収益増につながります。
これは、SlateやTargetXのような当社の顧客管理システム（CRM）に取って代わるものですか？
いいえ。CRMは、見込み客データ、出願詳細、およびコミュニケーション履歴を管理する基幹システムです。一方、ClickUpエージェントは、チームが部門横断的な業務を調整するための運用レイヤーであり、学資援助の引き継ぎ、単位認定の評価、オリエンテーションのプラン、および複数の部署にまたがる内部ワークフローなどを管理します。これらはそれぞれ異なる目的を果たしており、連携させることで最大の効果を発揮します。
学生の記録に関するデータセキュリティやFERPA（家族教育権利・プライバシー法）の遵守についてはどうでしょうか？
ClickUpは、SOC 2、ISO 27001、ISO 27017、ISO 27018、およびISO 42001の認証を取得しており、SSO、役割ベースの許可管理、保存時および転送中のデータ暗号化をサポートしています。登録タスクは役割ごとに制限できるため、カウンセラーには担当エリアが表示され、学資援助担当スタッフには支援パッケージ作成のワークフローが表示されます。AIモデルの学習にはデータが一切使用されません。
これは、入学制限のないコミュニティカレッジにとって有用でしょうか？
その通りです。無選抜制の教育機関であっても、入学手続きには依然として複雑な業務が伴います。FAFSA（連邦学生援助申請書）の完了状況の追跡、適性試験の調整、オリエンテーションの管理、単位認定されないプログラムへの登録などが挙げられます。このエージェントは、選抜制の入学審査プロセスの有無にかかわらず、入学手続きの業務面を自動化します。プロンプト変数を活用することで、選抜プロセスを省略し、登録や新入生受け入れ業務に集中することができます。
これは他の高等教育機関のワークフローとどのように接続しているのでしょうか？
入学業務は、ほぼすべての部署に関わっています。このワークスペースは、教室や寮のキャパシティに関するリソース計画、プログラムへの需要動向を踏まえたカリキュラム計画、そして入学担当スタッフの研修に関する専門能力開発の追跡と、自然に連携します。ClickUpの関係フィールドを使用すれば、入学データを他のワークスペース内のタスクとリンクさせることができます。