500 ページもの文書を書くという不可能な課題に直面すると、私は病的な失敗感に襲われ、絶対にやり遂げられないと悟ります。
500 ページもの文書を書くという不可能な課題に直面すると、私は病的な失敗感に襲われ、絶対にやり遂げられないと悟ります。
高名な小説家でも、意欲的な SEO コンテンツライターでも、空白のページに対する恐怖は現実のものでした。タイプライターでも、空白のスクリーンでも、作家は常に書き始めるのに苦労していました。幸いなことに、AI がその苦労に終止符を打ちました。
Word ドキュメント、Googleドキュメント、ClickUp ドキュメント用のAI により、その使用が驚くほど簡単になりました。AI により、判断を一切必要としないブレインストーミングや、優しいパートナーのような存在とともに文章を書くことがより簡単になりました。
このブログ記事では、コンテンツ作成プロセスの効率化と最適化のための AI の活用方法をご紹介します。
ClickUp Brainを使用してドキュメントを作成する方法は、次のとおりです。
⏰ 60 秒の要約
Word 文書用 AI は、人工知能、機械学習、自然言語処理を使用して、コンテンツ生成のさまざまな部分を自動化する手法です。
AI 文書生成は、以下の点でチームをサポートします。
- コンテンツの作成
- 編集および執筆の支援
- フォーマットとデザイン
- データ分析と洞察
マーケティングやブランドコンテンツだけでなく、Word 文書用 AI は、次のような幅広いユースケースをサポートしています。
- 提案書やレビューなど、プロフェッショナルな用途
- 契約書や提出書類などの法的文書
- ビデオのトランスクリプト、字幕、授業のメモなどの教育コンテンツ
- アカウント明細書、年次報告書、コンプライアンス関連書類などの財務書類
- 要件収集文書、パフォーマンスレポート、チーム最新情報など、プロジェクト管理文書
AI をドキュメント作成に活用する上で重要なのは、適切なツールを選択することです。Microsoft Word、Google ドキュメント、ClickUp Brain、Quillbot など、現在人気のあるツールがいくつかあります。
適切なツールの選択方法、AI のプロンプトの方法、成果を最大化する方法については、このまま読み進めてください。
Word 文書用 AI とは？
文書作成のための AI は、機械学習と人工知能技術をワードプロセッシングソフトウェアに統合し、さまざまな創造的なタスクで作成者をサポートするものです。
Microsoft Word や Google ドキュメントなどの人気のあるコンテンツ作成ソフトウェアには、Microsoft Copilot や Google Gemini がバンドルされています。しかし、これらだけではありません。AI を使用してコンテンツを作成できるツールは多岐にわたり、その一部についてはこのブログ記事の後半で紹介します。
しかし、その前に、コンテンツ生成のための AI が何であるかを見てみましょう。
Word 文書用 AI の機能
最もシンプルなフォームでは、Word 文書用 AI は、プロンプトと呼ばれるユーザー入力に応じてコンテンツを作成します。しかし、その機能はそれだけではありません。
コンテンツ生成
AI ライティングアシスタントは、より速く、より優れた文章を書くお手伝いをします。あなたの一般的なアイデアやプロンプトから、最初の草案を作成します。対象読者、スタイル、コンテンツのフォームを理解し、それを基に草案を作成します。
執筆支援
文書を作成したら、文書自動化ソフトウェアとして AI がやれることはたくさんあります。
最も人気のある文章作成支援機能の一部を以下にご紹介します。
- スペルチェック：スペルや言語のエラーにフラグを立てる
- 文法： 文の構造、構文、句読点などの修正。
- 要約：エグゼクティブサマリー、目次、または宣伝文句を追加します。
- トーン調整： トーンの変更のためのリライト（例：より遊び心のあるトーンや学術的なトーンへの変更）
- 要約： 同じ内容をより効果的に表現する方法を模索する
フォーマットとデザイン
今日の優れたコンテンツは、マルチモーダルです。AI ドキュメント作成者は、バナー、画像、テーブル、引用文などの視覚的要素も作成できます。
データ分析と洞察
コンテンツの重要なレビュー担当者をお探しですか？AIをお試しください。優れたAIドキュメント作成ツールは、次のような幅広い分析機能を提供します。
- ドキュメント統計： リアルタイムの読みやすさスコア、グレードレベル、単語数を確認できます。
- 盗用検出：AI 作成の文書が盗用ではなく、独自のものであることを確認します。
- テキスト分析：AI に、客観性、包括的な表現などの問題点を指摘してもらうことができます。
- 音声テキスト変換：インタビューの録音文字起こしが必要ですか？AIをお試しください。トレッドミルで走りながらコンテンツを口頭で表現したい？AIもぜひお試しください。
これらはすべて、人工知能技術のまだ初期段階での成果です。AI が進化すれば、その能力はますます高まり、驚くべきメリットをもたらしてくれるでしょう。
💡プロのヒント：ClickUp Docsで AI を使用してドキュメントを作成する方法は、次のとおりです。
AI文書作成のメリット
AI を使用する最大のメリットは、最初のステップの摩擦を排除できることです。いくつかの単語を入力するだけで、AI がアイデアを提示し、その中から探求し、発展させることができます。その結果、次のような下流のメリットも生まれます。
スピード：AI for Word ドキュメントは、コンテンツ作成の最初の 2 つのステップ、つまり調査と最初の草案作成を担当します。これにより、ドキュメントの作成速度が劇的に向上します。調査に 3 時間、作成に 2 時間、編集に 1 時間かかっていた場合、AI を使用することで 4 時間（66% の時間）を短縮できる可能性があります。
効率性：調査と初稿の作成は、創造的な作業で非常に疲れる作業です。この 2 つのフェーズを AI で加速することで、ライターはより創造的なエネルギーを発揮でき、コンテンツエンジンの拡大に活かすことができます。
生産性：コンテンツ生成の鍵となるのは、その再利用、つまりソーシャルメディアの投稿の作成、スニペットの生成、ビデオスクリプトの執筆などです。AI はこれを自動化し、コンテンツを数秒で再利用することができます。
コスト削減：AI による文書作成により、組織はより少ないチームでより多くのコンテンツを作成することができます。
ライター体験：執筆は孤独な作業です。AI は、ブレインストーミング、アイデアの議論、データポイントの検索、編集、そしてすべてをまとめ上げる、手間のかからないスパーリングパートナーとなります。
AI 文書生成のユースケース
それは素晴らしいことですが、AI による文書作成は実際にはどのような人に役立つのでしょうか？これまでにない規模でコンテンツを作成する必要がある SEO ライターだけでしょうか？それとも、常に想像力豊かな表現方法を考え出す必要のあるマーケティング担当者だけでしょうか？
AI による文書作成は、電子メール、レポート、要約、ミーティングの議事録など、あらゆる文書を作成する必要があるすべての人に最適です。コミュニケーションを行う方なら、AI によるコンテンツ作成はまさに最適です。
ビジネスおよびプロフェッショナル向けアプリケーション
プロフェッショナルは、提案書、契約書、定期的な業績報告書、調査要約、市場分析、顧客メモなど、さまざまな文書を定期的に作成しています。
その例をいくつか見てみましょう。
標準提案：AI を使用して既存の文書を精査し、最も関連性の高い文書を特定します。それに基づいて、顧客名、価格、一部の条件などのフィールドをカスタマイズできる標準的な提案書を作成します。
パフォーマンスレポート：AI を CRM や従業員ポータルなどのビジネスアプリケーションと統合して、重要なダッシュボードの情報を要約します。
顧客インサイト：AI を活用して、数千件にも及ぶ顧客とのやり取りからメモを処理し、強力なインサイトを引き出します。これを使用して、戦略の策定、キャンペーンの設計、または将来の顧客との会話のパーソナライズを行うことができます。
教育コンテンツの作成
パンデミックによって人々はオンラインに移行を余儀なくされましたが、デジタルコンテンツの真の変化をもたらす可能性によって、人々はオンラインにとどまり続けています。
世界のe ラーニング市場が 3,000 億米ドル規模に拡大しているのも不思議ではありません。AI を活用して、そのチャンスをぜひご活用ください。
アウトライン作成：AI を使用して、オンラインプラットフォーム向けの簡潔な教育コンテンツを作成します。AI ライティングツールを使用してブレインストーミングを行い、あらゆるレベルの複雑さのトピックについて、包括的で詳細なアウトラインを作成します。
サポート資料：ほとんどのオンライントレーニングはビデオが中心です。AI を使用して、ビデオのトランスクリプト、要点の要約、インデックスカードなど、テキストや画像ベースのサポート資料を作成できます。
クイズ：生徒のためのクイズやテストをインテリジェントに自動化します。さらに、無制限の質問の組み合わせを作成して、授業を常に活気のあるものにすることができます。
財務文書の管理
財務部門は、発注書、請求書、顧客/銀行取引明細書など、膨大な数の文書を扱っています。財務幹部として、AI コンテンツ作成ツールを使用すると、同僚や同僚とのコミュニケーションが非常に簡単になります。
レポート作成：膨大な文書を処理し、重要な洞察を収集して、ボードや同僚など、関連する関係者にレポートを作成します。AI は、監査性を高めるための文書バージョン管理にも役立ちます。
要約：損益計算書、顧客アカウント、コンプライアンス文書などの長くて詳細な財務報告書を分析し、経営陣向けのエグゼクティブサマリーを作成します。
📖 ボーナス記事：ドキュメント作成に AI 活用する方法
プロジェクト管理とチームコラボレーション
組織内のコミュニケーションにおいて、チームが直面する最大の課題は、共通のコンテキストを維持することです。
誰かが組織を離れると、その人は多くの過去の知識も一緒に持ち去ります。新しいチームメンバーが加入すると、彼らは同じ過ちを繰り返して学びます。AI がこのような非効率性を防ぐことができたらどうでしょうか？
過去の要約：新入社員が AI ライティングツールを開き、「これまでのプロジェクトの進捗状況を教えて」と尋ねたとします。優れたツールは、これまでの出来事をすべて要約し、重要なマイルストーンを特定して、全員に最新情報を伝えます。
Standup/updates： AI は、プロジェクトの更新情報やコメントをすべて要約し、チーム全員に全体的なコンテキストを提供します。
ご覧のとおり、その可能性は無限大です。そのメリットをどのように活用できるのでしょうか？その答えを探っていきましょう。
AI 文書生成の実装方法
最近のほとんどの技術進歩と同様、AI による文書生成は、ほぼ即座に開始することができます。
1. 適切な AI ドキュメント作成ツールを選択してください。
AI が統合された文書作成ツールには、幅広い種類があります。ここでは、そのうちのいくつか人気のあるものをご紹介します。
Microsoft Word： 実績のあるこのワードプロセッサには、コンテンツの作成、要約、編集などの機能を備えた Copilot が統合されています。MS365 をすでに購読している場合は、AI がバンドルされています。
📖 ボーナス情報： AI の有無に関わらず、Microsoft Word の便利なヒントをご紹介します。
Google ドキュメント： Google の生産性スイートには、必要なあらゆる種類のコンテンツを作成するための Gemini が統合されています。上位のプランでは、Google ドライブのコンテンツを活用して、カスタマイズしたコンテンツを作成することもできます。
ClickUp Docs：ClickUpを使用すると、プロジェクト管理ツール内で、シンプルで美しい、コンテキストに応じたドキュメントを作成できます。ClickUp Brain を起動して、下書きの作成、スペルチェック、テーブル/テンプレート/トランスクリプトの作成などを行うことができます。
ClickUp Docs では、ブックマークの埋め込み、タスクの追加、画像の挿入、チームとのリアルタイムの共同作業を行うことができます。完了したら、組織内外で安全に共有することができます。
Quillbot： Quillbot は、コンテンツ作成、スペルチェック、文法チェック、盗用検出、翻訳、要約、引用生成などの製品を含むツールキットです。
Grammarly：数年前はスペルや文法のチェック機能しかなかった Grammarly は、現在では、コンテンツの作成、書き換え、返信、さまざまな読者層に合わせた編集を行う、より包括的な AI ライティングアシスタントとなっています。
2. AI ライティングツールのプロンプトの方法を学ぶ
AI ライティングツールによって生成されるコンテンツの品質は、入力したプロンプトの品質に左右されます。ユニークで高品質のコンテンツを得るには、プロンプトをできるだけ詳しく入力してください。以下を含めてください。
- ターゲット
- 文字数
- コンテンツの内容についてご希望の記述
- 含まれるポイント
- 主要キーワード
- 声の調子
- 例（ある場合）
プロンプトは 1 つの質問に対して 1 つの答えという状況ではないことを覚えておいてください。AI の応答に返信して、必要に応じて書き換えやカスタマイズを依頼することで、長期的に AI をトレーニングすることができます。
AI コンテンツジェネレータの活用について詳しくは、AI ライティングプロンプトに関する入門記事をご覧ください。
3. ワークフローに統合
これまで見てきたように、Word 文書用の AI は、最初の草案の作成だけにとどまらず、さまざまなことができます。したがって、文書管理ワークフローのあらゆるステップに AI を統合しましょう。
統合：文書作成プロセスの担当者が自分の作業を終えたら、AI パイプラインにファイルを自動的にインポートする方法を設定します。これは、共通ドライブでファイルを共有するか、インポート用の API を設定するだけで実行できます。
ペルソナ固有の機能： すべてのコンテンツを 1 人のエディターが担当している場合は、スペルチェックおよび文法チェックモジュールをそのエディターの編集スイートに統合します。デザイナーには、ビジュアルを作成してドキュメントに埋め込む機能を提供します。法律文書を扱う場合は、関連チームに対して事実確認および適用可能性のチェック機能を有効にします。
コンテンツの強化：公開前に、AI を使用してコンテンツを視覚的に強化しましょう。Word 文書に AI を使用して、重要なポイントを強調したり、短い要約を作成したり、引用文を抽出したりすることができます。
プロジェクト管理：ClickUp Docs を使用して、ディスカッション、ミーティング、スプリントの計画、要件の収集などを記録している場合は、ドキュメント内からインテリジェントにタスクを作成し、プロジェクトを管理することができます。
4. 観察し、重点を強化する
AI はまだ新しい技術であるため、まだ課題も残っています。AI を最大限に活用するには、AI とのやり取りを注意深く観察してください。
- AI ドキュメントジェネレータが犯しているミスやエラーの傾向を特定します。
- スペルや文体の要素に関する設定のオン/オフを切り替える
- ブランド用語とキーワードを保存する
- 最良の結果を得るプロンプトの種類を確認してください。
コンテンツのワークフローに効果的な作業をより多く行い、完璧に仕上げられたドキュメントをより迅速に作成しましょう。
Word文書でAIを最大限に活用するためのヒント
包括的なプロセスを設定したら、次のヒントやコツを参考にしてください。
AI から始める
AI に開始点を提供してもらうことで、ライターズブロックを解消します。ドキュメントを開き、AI に質問をしてください。そこからコンテンツを構築してください。
AI を徹底的に活用
すべての AI が包括的な質問を必要とするわけではありません。たとえば、ClickUp Brain では、プロンプトでフォーマットを記述する代わりに、ドロップダウンリストからさまざまなフォーマットを選択することができます。
使用するAI ライティングツールを決定したら、そのツールが提供するすべての機能をよく理解してください。自分に関連する機能をすべて活用してください。
テンプレートの設定
同じことを何度も繰り返して時間を無駄にせず、最適なプロンプトを覚えておく必要もありません。文書、スタイル、プロンプトなどのテンプレートを作成して、効率を向上するために再利用しましょう。参考になるプロセス文書テンプレートをいくつかご紹介します。
出典を引用する
AI の最大の課題は、特定のトピックに関する知識の出典が不明確であることが多いことです。LLM のトレーニングに使用されるデータの規模を考えると、それは当然のことかもしれません。しかし、コンテンツが根拠のないものであってはなりません。
AI に情報源を表示し、コンテンツに引用するよう依頼することで、仕事における信頼性と権威を確立することができます。
ボーナス：まだ文書を作成する準備ができていませんか？ご心配なく。生産性を高める AI の使用方法については、こちらからダウンロードしてください。
課題と考慮点
AI には大きな可能性がありますが、まだ初期段階にあります。どのツールにも、AI はミスをする可能性があり、正確性についてはユーザーに責任があるとの免責事項が記載されています。これはまだ始まりに過ぎません。
幻覚と不正確さ
AI コンテンツ作成ツールは、誤ったコンテンツを、あたかもそれが正確であるかのように生成してしまう、いわゆる「幻覚」を起こすことがあります。AI プロバイダーは、新しい LLM ごとに幻覚を最小限に抑えるよう努めていますが、正確なコンテンツを作成する責任は依然としてライターにあります。
したがって、使用する AI 作業には注意が必要です。事実を再確認し、業務文書に記載したアイデアを徹底的に見直してください。
AI 生成として表示
ここで私が言いたいのは、「delve」という単語が嫌いだということではなく、このテキストが ChatGPT によって作成されたことを示す兆候であるということです。pic.twitter.com/2i3GUgynuL
ここで私が言いたいのは、「delve」という単語が嫌いだということではなく、このテキストが ChatGPT によって作成されたことを示す兆候であるということです。pic.twitter.com/2i3GUgynuL
彼の理論では、「delve」のような単語の使用は、その文章が ChatGPT によって作成されたことを示す兆候であるとしています。その真偽は議論の余地がありますが、公共の場で AI によって生成されたコンテンツの使用は、厳しい監視の目にさらされています。
例えば、世界中の政府機関は、AI によって生成されたコンテンツには、その旨を適切に明記することを義務付けています。Google は、検索エンジン結果ページ （SERP） で AI コンテンツを罰する措置は取っていません。しかし、AI を「検索エンジンのランキングを不正に操作するための安価で簡単な手段」として使用することは強く推奨していません。
ある意味で、AI で生成されたビジネス文書は、読者に対して好ましくない印象を与える可能性があります。これを回避する最善の方法は、文書をブランドのプロミスとより密接に結びつけることです。
真のイノベーションの欠如
AI によって生成される文書は、多くの場合、既存のコンテンツの要約やキュレーションです。Book Prize のウェブサイトに掲載されているこのブログ記事では、「LLM は過去を振り返るものです。新しい組み合わせを作成する場合でも、それは派生的なものであり、巨大なバックミラーのようなものです。LLM は、人間が作成したテキストを模倣して生成します」と述べています。
要約すると、AI はそれ自体では画期的なコンテンツのアイデアを提供することはできない。AI の真価は、コンテンツ作成プロセスの迅速化にある。卓越した魅力的なコンテンツを作成するための唯一の方法は、AI の出力に人間の創意工夫という鋭い人間の視点を適用することである。
ClickUp でコンテンツパイプラインを効率化
「コンテンツ」という言葉は、ブログ、TikTok、YouTube ビデオなどを意味するようになり、その多くはマーケティング目的で使用されています。したがって、マーケティング担当者が他の誰よりも生成型 AI を積極的に採用していることは当然のことでしょう。
しかし、AI によって生成された文書をマーケティングに限定して考えることは、大きなチャンスを損なうことになります。AI は、従業員、マネージャー、貢献者、コンサルタント、起業家など、あらゆる人がよりよいコミュニケーションを行うのに役立つからです。
文法エラーの修正から、明確さやインパクトを高めるための書き直しまで、Word 文書用 AI は、ごく一般的な電子メールの品質を向上させます。長い文書を要約し、重要なポイントに絞り込むことで、リーダーの貴重な時間を節約します。教育者は、より幅広い学習者に効果的なマルチモーダルな授業を作成することができます。
AI は、さまざまな面で、あなたの仕事をより良く、より多くこなすお手伝いをします。コンテンツ生成に AI を活用しましょう。ClickUp Docs を開いて、今すぐ始めましょう。ClickUp を今すぐ無料でお試しください。