コミュニケーションとは、情報を伝達する以上のものだ。対人関係であれ、仕事上のパートナーシップであれ、効果的なコミュニケーションがすべてを支える。
後者について言えば、ビジネス・コミュニケーションは設定によってさまざまなフォームをとる。顧客との外部コミュニケーション、チーム間の内部コミュニケーション、アイデアを紙にコミットするための文書コミュニケーション、アイデアを交換するための口頭コミュニケーションなどがある。
この迷路のように入り組んだビジネス・コミュニケーションをナビゲートするのは厄介なことだ。一歩間違えれば、カードハウスのように物事が崩れてしまうかもしれない。
そうとは限らない。しかし、コミュニケーションの断絶は広範囲に影響を及ぼす可能性がある！
私たちは、ビジネス・コミュニケーションのさまざまな種類と、組織の卓越性を達成するためにそれらをどのように活用できるかを探るお手伝いをします。
ビジネスコミュニケーションの解読：何を、なぜ、どのように？
ビジネスコミュニケーションとは、社内外でアイデアや情報、指示を交換することです。コラボレーションを促進し、リレーションシップを育み、組織の目標を達成します。ビジネスコミュニケーションが適切に完了すれば、意思決定、問題解決、職場の生産性が向上します。
実際、優れたビジネスコミュニケーションには以下のようなメリットがあります：
- クリアされたタイムリーな情報は、従業員や意思決定者が十分な情報に基づいた選択ができるようにします。
- 透明で双方向のコミュニケーションは、仕事文化を強化し、チームスピリットを燃やし、前向きなリレーションシップを育む。
- 目的を持ったコミュニケーションはチームを同じページに導き、会社の成功の可能性を高めます。
- 効率的なメッセージとコミュニケーション プロセスを合理化し、エラーを減らすことで、生産性と従業員の士気を高める。
- 意見やアイデアを共有し、他者から耳を傾けられ、価値を見出してもらえると感じることで、従業員エンゲージメントが向上する。
- オープンな対話は、特に複雑な問題や課題に対処する際に、知識の共有とイノベーションを促進する。
- クリアで、積極的で、価値のある社外ビジネスコミュニケーションは、カスタマーの満足度を高め、ロイヤルティを構築する。
さて、あなたのビジネスが上記のようなメリットを享受するにはどうすればよいのだろうかと思われるかもしれない。さて、あなたのビジネスを達成するために
/を達成するためには https://clickup.com/ja/blog/71998/undefined/ コミュニケーション目標 /%href/
を達成するためには、以下の7Cの原則を守っていることを確認すること：
ビジネスコミュニケーションの7C
- 明確さ：受け手がメッセージを理解できるようにクリアされたものであること。
- 簡潔さ：簡潔で要点を得たメッセージにする。
- 簡潔さ：メッセージが具体的で、事実によってサポートされていることを確認する。
- 正確さ：正しさ：文法、スペル、句読点、事実情報のエラーをなくす。
- 一貫性：一貫性：メッセージを論理的に構成する。
- 完了する：完全性：メッセージの中に必要な情報をすべて盛り込む。
- 礼儀：礼儀正しさ: 受け手に対して丁寧な口調を保ち、思いやりのある時間帯に連絡する。
ビジネスコミュニケーションの種類
それでは、ビジネスコミュニケーションの種類を、コミュニケーションの方法別に見ていきましょう。ビジネスコミュニケーションの種類ごとに、いくつかの代表的なチャネルやスタイルをご紹介します：
口頭でのコミュニケーション
口頭によるコミュニケーションは、話し言葉を頼りにメッセージを伝えます。リアルタイムで行われることが多く、即座にフィードバックや反応が返ってくるダイナミックなコミュニケーションフォームです。一般的な言語コミュニケーションには以下のようなものがある：
対面ミーティング
対面での会話は、最も直接的な社内外のコミュニケーションフォームであり、口頭でやること、そして送り手と受け手の物理的な存在を伴う。
リレーションシップを育んだり、対立を解決したり、複雑な情報を伝えたりするのに欠かせない。また、対面での会話はインフォーマルなコミュニケーションにも適しています-水割りのチャットやコピー機周りのやり取りを思い浮かべてください。
- どんなときに使うかデリケートな問題を話し合う、チームスピリットを高める、フィードバックを提供する。
- 例：例：マネージャーが社員と1対1のミーティングを開き、キャリア開発の機会について話し合う。
- リミット：制限：大規模なチームや地理的に分散したチームでは、時間がかかり現実的でない場合がある。
電話
電話は、対面でのコミュニケーションが不可能な場合に便利なビジネスコミュニケーションのフォームです。リアルタイムの会話で、アイデアや情報を素早く交換することができます。
- どんなときに使うか迅速なディスカッションを行いたいとき、行動のフォローアップを行いたいとき、常に注意を払いたいとき。
- 例：例*：営業担当者が見込み客と通話し、リードのステータスを把握する。
- リミット：例：営業担当者が見込み客と電話をかけ、リードの状況を把握する。
プレゼンテーション
プレゼンテーションの目的は、構造化されたフォーマットで聴衆に情報を伝えることである。複雑なアイデアを伝えたり、聴衆を説得したり、情報を与えたり、鼓舞したりしながら、さまざまなメディアを組み合わせる。
- どんなときに使うかトレーニングセッションの実施、プロジェクトの最新情報の共有、売り込み、新製品/サービスの発表など。
- 例：例*：マーケティングマネージャーが、新製品と関連戦略について営業チームを指導する。
- リミット：リミット：準備と配信に時間がかかり、聴衆が自由に対話できる機会が限られる。
スタンドアップ・ミーティング
スタンドアップミーティングは、チームメンバーが仕事の最新情報を共有し、障害について話し合う、毎日の短いミーティングである。このような
/参照 https://clickup.com/ja/blog/1918/undefined/ チームコミュニケーション /を参照してください。
は主に調整と横のコミュニケーションに使われる。
- どのような場合に使用するかプロジェクトのモメンタムの維持、依存関係の特定、問題へのプロンプトへの対処。
- 例：プラットフォームを構築するアジャイル開発チームの毎日のスタンドアップミーティング。
- リミット：効果的に管理しないと、急かされているように感じたり、表面的に感じたりする可能性がある。
筆談
文章によるコミュニケーションは、文字を通して情報や考えを伝えることです。入念なプランニング、思考の一貫性、編集を必要とする、ビジネスコミュニケーションの正式かつ正確なフォームである。かつては強力でパワフルなスキルが必要だったが、Generative AI（ジェネレーティブAI）のようなツールによって、文章によるコミュニケーションはより身近で簡単なものになった。
電子メール
電子メールは最も一般的なビジネスコミュニケーションのフォームだ。汎用性が高く、社内・社外、下方向・上方向、横方向・横方向など、あらゆるタイプのビジネスコミュニケーションに利用できる。
- どんな時に使うか情報提供、依頼、内容確認、近況共有など。
- 例：例*：チームマネージャーがプロジェクトの最新情報を上層部に電子メールで送信する。
- リミット：作成に手間がかかる。情報を曖昧にせず明確に伝えるには、思慮深いアプローチが必要。
💡 プロのヒント：を使う
/を使う。 https://clickup.com/ai ClickUp Brain /参照
を使えば、効果的でカスタマイズされた電子メールを即座に作成したり、特定のコミュニケーションタイプのテンプレートを作成することができます。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/image.gif クリックUp AI /クリックアップAI
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レポート作成
レポートは、調査結果やその他の関連情報を構造化されたフォーマットで記載した正式な文書です。ダイレクトレポートは、上方や側方とのコミュニケーションによく使用されます。
レポート作成には、文章だけでなく、グラフやインフォグラフィックスなどのビジュアル・コミュニケーションも使われます。このようなリッチメディアコンテンツは、従業員のエンゲージメントを高めつつ、情報をアクセスしやすく、消化しやすくする。
- どんなときに使うかプロジェクトの進捗、調査結果、財務実績、従業員の業績レポートの共有
- 例：財務部門が四半期ごとに財務レポートを作成する。
- リミット：レポート作成には時間がかかり、インタラクティブなダッシュボードが普及した現在では、過剰で不必要に思えるかもしれない。
レター
レターは正式な文書である。通常、社外との公式なやり取りに使用され、社外コミュニケーションのフォームとなる。
どのようなときに使うか クライアントとの正式なコミュニケーション .リアルタイムのテキストベースのコミュニケーションを容易にするため、フォーマルやインフォーマルなコミュニケーションに使用される。
- どんなときに使うか迅速な問題解決、ブレインストーミング、チームとの共同作業。
- 例：例：チームメンバーがインスタントメッセージプラットフォーム上で交流している。
- リミット：インフォーマルな意味合いがあり、機密情報や秘密情報には適さないかもしれない。
ビデオ会議
ビデオ会議は、バーチャルな対面コミュニケーションです。オーディオビジュアル・コミュニケーションを組み合わせることで、アイデアや意見を交換する際に物理的な同席を必要としない。
場合によっては、これらのビデオ会議は録画され、参加できなかった人々の間で回覧されることもある。このような
/参照 https://clickup.com/blog/async-video-communication// 非同期ビデオ通信 /を行う。
は、何らかの理由でライブビデオ会議に参加できなかった人たちにも情報を提供する。
- どんなときに使うかリモートミーティング、チーム説明会、1対1、スタンドアップ、プレゼンなどの開催
- 例：例*：プロジェクトマネージャーが、プロジェクト開始前にチームメンバーに説明する場合。
- リミット：安定したインターネット接続が必要で、技術的な問題で接続が危うくなる可能性がある。また、適切な機器も必要である。
タウンホール
タウンホールミーティングは、リーダーや経営陣が従業員と情報を共有する大規模な集まりです。社内ビジネスコミュニケーションのフォームである。
タウンホールは主に下向きのコミュニケーションであるが、水平方向や上向きのコミュニケーションの要素を含むこともある。例えば、タウンホールミーティングの後には質疑応答セッションが行われることが多く、参加者はそこで議論された問題について説明を求めることがある。
- どのような場合に使うか会社の大きな変化を発表し、懸念に対処し、フィードバックを集め、社員の士気を高めるため。
- 例：例*：組織方針の変更を発表するための全社的なタウンホールミーティング
- リミット：少人数のミーティングに比べ、双方向性に欠ける。また、すべての質問や懸念に対応することが難しい場合もある。
コメントとメモ
ほとんどの場合 職場コミュニケーションツール を試してみる価値はある：
- テクノロジーのフォームを活用する。 /を活用する。 https://clickup.com/ja/blog/53181/undefined/ 職場のコミュニケーションツール /を活用する。 同期および非同期のビジネスコミュニケーションを促進する。
- 特に社外とのコミュニケーションの場合、相手の理解度、役割、好みのコミュニケーションスタイルに合わせてメッセージを調整する。
- メッセージの緊急性、機密性、相互作用の必要性に応じて、適切なコミュニケーションチャネルを選択する。
- すべてのメッセージに価値をFront-loadし、ふわふわしたものや不必要な詳細を排除する。
- 話し手に十分な注意を払い、話し手の考えを反響させ、明確な質問をし、フィードバックを共有する。
- 真実の唯一の情報源を確立する。 /を確立する。 https://clickup.com/ja/blog/157382/undefined/ コミュニケーションの一元化 /を確立する。 .これにより、ビジネス・コミュニケーションにおける混乱や誤解を避けることができる。
- より強固なリレーションシップを構築するために、既存のコミュニケーションセットアップに関するフィードバックを収集し、提供する。
- アクティブリスニング、筆談、ボディランゲージなど、さまざまなコミュニケーションスキルに関する定期的なトレーニングセッションを実施する。
- 一般的なに関するインプットを収集する。職場コミュニケーションの課題 フィードバックやアンケートを通じて、積極的に取り組む
ClickUpでクリアされたコミュニケーション
複数のコミュニケーションツールを使いこなし、電子メールの時間追跡を行い、さまざまなプラットフォームで情報を追いかけることにうんざりしているなら、すべてを1つのツールに集約する時が来ました。
/クリックアップ https://clickup.com/ja/blog/156007/undefined/ ビジネスコミュニケーションソフトウェア /%href/
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- /参照 https://clickup.com/features/chat-view ClickUpチャットビュー /クリックアップ・チャット・ビュー ClickUpチャットは、組織化されたチャネルのリアルタイム会話を促進し、トピックに集中したディスカッションを維持します。チャット内でタスクの割り当て、チームメンバーへのメンション、進捗を直接追跡し、会話を実行可能なアイテムに変えることができます。
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よくある質問
ビジネスにおける4種類のコミュニケーションとは？
ビジネスにおけるコミュニケーションの4つの主な種類は、言語コミュニケーション、書面コミュニケーション、非言語コミュニケーション、デジタルコミュニケーションです。
さらに、ビジネスコミュニケーションのタイプは以下のように分類することもできる：
- 上向きのコミュニケーション：組織階層を上へ、つまり従業員から経営陣へフローするもの。
- 下向きのコミュニケーション：組織階層を下に流れる、つまり経営陣から従業員へ
- ラテラル・コミュニケーション（横方向のコミュニケーション）：仲間や同僚との間で発生するコミュニケーション
- 社外とのコミュニケーション：組織外の関係者とのやりとりを含む