新しいチームメンバーは、自分の価値を証明しようと躍起になり、常に遅くまで残ってタスクを片付けている。しかし、給料日が来ても残業代が反映されず、不満と混乱が入り混じります。
心当たりはないだろうか？
正確に仕事時間を計算することは、単に時間追跡をするだけではありません。信頼を育み、1分1秒の努力も確実に評価し、報いることなのです。
小規模ビジネスであれ、大規模組織であれ、従業員の労働時間を正確に把握することは不可欠です。
このブログでは、様々な方法や仕事時間計算ツールを取り上げながら、労働時間を計算し、正確な報酬を確保する方法を探ります。
労働時間の把握について
労働時間とは、従業員や契約社員が、1日、1週間、1ヶ月などの特定の期間内に働く、または働く予定の総時間を指します。
労働基準法によると 米国公正労働基準法（FLSA） これは、従業員が賃金を支払われるべき職務関連活動に費やした実際の時間を含む。
すべての組織で時間追跡が必要なわけではありませんが（特に時給制でない場合）、フリーランサー、請負業者、建設労働者、パートタイマーと仕事をするビジネスでは、勤勉に計算する必要があります。
正確な時間追跡は、チームの生産性やビジネスの効率を把握する上で非常に重要です。時間の使い方を明確に把握することで、業績をより正確に把握し、改善点を明確にし、業務を効率化することができます。
こちらもお読みください
/参考文献
https://clickup.com/ja/blog/123836/undefined/
燃え尽き症候群を防ぐために、私の仕事は週に何時間働くべきか？
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仕事時間を計算するステップ
従業員の仕事時間を計算するためのステップを、シンプルで効果的な方法で説明します。
ステップ1: 始業時間と終業時間を特定する。
時間を正確に追跡するには、まず各仕事期間の開始時間と終了時間を正確に記録することから始めます。タイムクロック、デジタルソフトウェア、あるいは手動のタイムカードなど、あなたに最適なものを使ってください。
鍵は、追跡方法が正確なデータを提供し、仕事協定に基づく時間外労働や未払い休憩のアカウントを提供することを確認することです。
ステップ2: タイムフォーマットを変換する。
計算を簡単にするために、始業と終業の時刻を軍隊時間または24時間フォーマットに変換します。つまり、AM9:00は09:00に、PM5:00は17:00になります。
24時間フォーマットはAMとPMの混同をなくし、引き算をエラーなく簡単にします。このフォーマットに変換することで、開始時刻と終了時刻の引き算が明確になります。
ステップ3：終了時刻から開始時刻を引く。
時間を変換した後、終了時間から開始時間を引いて、総労働時間を計算します。
従業員が9:00から17:00まで仕事をする場合、単純に17:00から9:00を引くと8時間になります。このステップで、ある期間の総労働時間数が得られます。
ステップ4：休憩時間をアカウントに入れる。
次に、総労働時間から無給の休憩時間を差し引きます。
例：従業員が8時間のシフト中に30分の昼休みを取った場合、この30分を総労働時間から差し引きます。
つまり、最初の計算で平均労働時間が8時間だった場合、30分の休憩をアカウントした後の調整後の合計は7.5時間となります。
ステップ5：最終出力を10進フォーマットに変換する。
給与計算を容易にするため、総労働時間を10進フォーマットに変換します。
つまり、ある従業員が7時間30分働いた場合、これを7.5時間に変換する必要があります。
10進法では、特に1時間未満の端数を扱う場合、賃金計算が簡素化されます。
こちらもお読みください ポモドーロ・テクニックで時間を管理する方法
ステップ6：その期間の合計時間を出す。
給与期間全体の総仕事時間を集計します。
ある従業員が第1週に35時間、第2週に37.5時間、第3週に40時間働いた場合、その月の合計は112.5時間となります。
これらの時間を合計することで、総労働投入時間を包括的にビューすることができ、正確な給与計算に欠かせません。
ステップ7：給与総額を計算する。
最後のステップでは、単純に総仕事時間に時給を掛け合わせ、支払うべき金額を決定します。
フルタイムの従業員の時給が40ドルで、37.5時間働いたとすると、40ドル×37.5で1,500ドルとやること。これが私の仕事に対する支払い総額となる。
しかし、残業時間についてはどうでしょうか。
残業時間の取り扱いには慎重な計算が必要です。
週40時間など、その期間の標準的な労働時間数を特定することから始めま しょう。これを超える仕事は残業とみなされます。
例えば、ある従業員が週に45時間仕事をした場合、5時間が時間外労働となります。時間外手当は、あなたの会社の時間外手当率（多くの場合、1時間半に設定）に基づいて計算します。
定期的な監査と適切なタイムキーピングの実践は、時間外労働を効果的に管理し、従業員に正しく給与が支払われるようにするのに役立ちます。
仕事時間を計算するための正しいツールの選択
仕事時間と分単位の計算は、自由に使える適切なツールがあれば簡単です。少人数のチームマネージャーであれ、大規模な組織運営であれ、適切なツールはプロセスを合理化し、正確性を確保するのに役立ちます。
利用可能な様々なツールに飛び込み、その仕事ぶりを探り、あなたの組織に最適なツールを見つけましょう。
手動計算
手計算は、仕事時間を記録する昔ながらの方法である。
仕事時間を集計するには、ペン、紙、または基本的な電卓が必要です。携帯電話、時計、壁掛け時計から開始時刻と終了時刻をメモし、1日の終わりに自分で計算をやること。
シンプルでわかりやすいが、正しく計算するには多少の努力が必要だ。
長所
- シンプルで、特別なツールを必要としない
- 費用対効果が高く、特に小規模ビジネス向け
短所
- 時間がかかり、エラーになりやすい。
- 勤務時間の集計にミスが出やすい。
- 私の仕事に立ち会う必要がある場合がある。
スプレッドシート
スプレッドシートは、手作業による計算からステップアップし、式を使用して計算の一部を自動化することができる。
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートのようなツールを使えば、時間を追跡し、合計を計算し、基本的なレポートを作成することができる。
長所
- 計算プロセスの整理と自動化に役立つ
- エラーの可能性を減らす。
- ExcelやSheetsのようなツールを式でカスタム化することで、より迅速な計算とデータの可視化が可能になる。
短所
- 管理が面倒で、定期的なアップデートが必要。
- データが増えると複雑になる可能性がある
- リアルタイムの追跡や他のシステムとの統合ができない。
以下のようなプラットフォーム ClickUp には、このプロセスをスムーズに進めるためのテンプレートが用意されている。
ClickUpのサービスタイムシートテンプレートは、サービスチームの労働時間を追跡・管理するために設計されています。
ClickUpのサービスタイムシートテンプレート は、時間、コスト、リソースの追跡を簡素化します。複数のプロジェクトにまたがる請求可能な時間とリソースの使用状況を簡単に追跡できます。
進捗状況をリアルタイムで把握できるチャート、グラフなどのビジュアルツールも便利です。さらに、StripeやPayPalなどのアプリと統合することで、すべての財務が同期されます。
テンプレートには以下が含まれています。 ClickUp カスタムステータス 承認済みや要注意など、12種類のステータスがあります。 ClickUpカスタムフィールド 時給や有給休暇のように、徹底した追跡を可能にします。
また、このテンプレートでは、タイムシートに基づいて請求書を自動作成することができます。 時間を節約できます。 を使うことで、時間を節約し、エラーを減らすことができます。
ボーナス 他のタイムシートテンプレートも試してみる ClickUpの他のタイムシートテンプレートもお試しください。
時間追跡ソフトウェア。
これらのツールは、仕事時間の記録と計算のプロセスを構造化するために設計されています。
時間追跡アプリは、開始時間と終了時間を自動的に記録し、休憩時間の自動控除や残業時間の計算などの機能を提供するものもある。
長所
- 仕事時間の自動追跡化により、人為的エラーのリスクを軽減。
- 含まれる機能 /参照 https://clickup.com/ja/blog/163233/undefined/ 自動化タイムシートのサポート /をサポートします。 およびレポート作成
短所
- 特に小規模ビジネスにとっては高額になる可能性がある。
- チームの学習が必要な場合がある。
また読む：。 エクセル、ワード、ClickUpで使える無料タイムログテンプレートシート10選
プロジェクト管理ツール
これらのツールは、仕事時間を追跡し、タスク、プロジェクト、締め切りを一元管理する包括的な方法を提供します。 ClickUpの時間管理ソリューション はそのようなツールの一つである。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Time-Management-Solution.gif ClickUpの時間管理ソリューション /イメージ
クリックアップのプロジェクト時間追跡を使用して、すっきりとしたユーザーインターフェイスで従業員の仕事時間を追跡しましょう。
/参照 https://clickup.com/features/project-time-tracking ClickUpのプロジェクト時間追跡 /%href/
は信じられないほど多機能です。Android携帯、iPhone、デスクトップ、ラップトップなど、あらゆるデバイスから時間追跡が可能です。
ワークスペース全体の時間を追跡することも、特定のタスクに集中することもでき、グローバルタイマーで追跡を一時停止したり再開したりする柔軟性もあります。
この機能を使えば、次のことができます：
- カスタマイズ可能なタイムシートの作成: 日、週、月、またはカスタムの範囲で時間を追跡します。あなたのタイムエントリーに貴重な洞察のための日付ごとの合計を視覚化します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Project-Time-Tracking.png ClickUpのプロジェクト時間追跡 /クリックアップ
ClickUpのProject Time Trackingを使ってタイムシートを作成し、従業員の仕事時間やパフォーマンスなどを明確に把握しましょう。
- 追跡時間を理解する：各チームメンバーの個々のタスクまたはタスクのグループにかかる時間を分析します。
- カスタマイズ可能なレポートを作成する：見積もりや非請求可能な時間から請求可能な時間を分離するなど、あなたの時間のエントリからレポートを作成します。
- 見積もり時間の比較: チームが実際の追跡時間と見積もり時間を比較することで、スケジュール通りに進んでいるかどうかをチェックし、ミーティングに参加しているかどうかを判断することができます。
💡プロのヒント:。 タイムシートリマインダーの自動化 を使って、毎日、毎週、隔週など一定の間隔でタイムシートのリマインダーを自動化します。
/を使用します。 https://clickup.com/features/automations ClickUp自動化 参照/%href/
.これにより、タイムシートエントリーがプロンプトで行われるようになり、入力漏れのリスクを減らすことができます。
ClickUpは、Toggl、Everhour、Clockifyなどのツールとスムーズに連携し、すべてのタイムデータをClickUpワークスペースにシームレスに同期します。これにより、時間とプロジェクトの管理がさらに効率的になります！
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Everhour-Integration-1400x886.png ClickUpのEverhourインテグレーション /%img/
ClickUpのEverhour Integrationを使ってプロジェクトとタスクを同期することで、手作業によるデータエントリーをなくす。
長所
- 仕事時間の追跡とタスク管理、レポート作成を統合
- ワークフローを合理化し、他のプロジェクト管理機能との統合が可能
- 生産性を向上させる。
/参照
https://clickup.com/ja/blog/167651/undefined/
/生産性を向上させ を助ける /参照 https://clickup.com/ja/blog/167651/undefined/ 完了時間を見積もる /%href/ 正確に
コンサは
- 設定や管理が複雑な場合がある。
- 不慣れなユーザーには学習曲線が急な場合がある。
また読む: 2024年ベスト時間管理アプリ11選（レビュー＆価格）
時間時計
より伝統的な時間追跡方法だが、今でも広く使われている。従業員は出勤と退勤を繰り返し、時計がその時間を記録する。
この方法は簡単で、従業員が現場で仕事をしている環境では効果的である。
長所
- シンプルで使いやすい
- 1週間の仕事時間を明確に記録できる。
短所
- リモートワークやフレキシブルな仕事環境では面倒な場合がある。
- メンテナンスが必要で、物理的な改ざんの可能性がある。
バイオメトリクス・システム
このようなシステムは、指紋、顔認識、またはその他の生体データを使用して仕事時間を追跡する。
これらのシステムはセキュリティが高く、バディパンチ（ある従業員が他の従業員の代わりに出勤すること）のリスクを軽減する。
長所
- 高い精度とセキュリティ
- タイムセフトやバディパンチの可能性を低減
短所
- 設置やメンテナーにコストがかかる可能性がある
- 従業員にプライバシーに関する懸念を抱かせる可能性がある。
給与システム
Paychex、Paycor、Jibbleなどの給与計算ソフトウェアには、機能の一部として時間追跡が含まれていることが多い。
これらのシステムは、従業員の仕事時間と給与処理を統合し、記録された時間と適用されるレートに基づいて自動的に賃金を計算する。
長所
- 統合された時間追跡は、給与計算を簡素化します。
- 労働法の遵守を保証し、作業負荷を軽減します。
短所
- 特に小規模ビジネスにはコストがかかる場合がある
- すべての機能をフルに活用するには、トレーニングやセットアップが必要な場合がある。
雇用に関する正確な時間計算の利点について
仕事時間を把握することは、番号計算だけではありません。チームをハッピーにし、A-gameを維持することです。
ここでは、正確な時間計算が従業員にもたらすメリットについて説明します。
従業員がハッピーになる＝私の仕事の成果が上がる。
従業員は、自分の時間が正確に追跡されていることがわかると、自分の時間が価値あるものだと認識します。これは従業員の士気とモチベーションを高めます。
また、幸せな従業員は生産性も向上します。実際、調査によると、より幸せな従業員は
/であることが示唆されている。 https://www.ox.ac.uk/news/2019-10-24-happy-workers-are-13-more-productive 13%生産性が向上する。 /%href/
.
時間とお金の節約
紙のタイムシートのような旧態依然とした時間追跡方法は、時間がかかり、エラーになりやすい。ミスの修正や記録の管理には多くの時間がかかる。
デジタル時間追跡ツールを使えば、エラーを減らし、チームを本来の仕事に集中させることができます。
従業員の燃え尽きを防ぐ。
優れた時間追跡は、作業負荷を管理しやすくします。
時間の使い方を明確に把握することで、リソースをより適切に配分し、現実的な期限を設定し、全員の作業負荷を公平にすることができます。
これにより、燃え尽き症候群を防ぎ、期待値を維持することができるため、チームは生産性を維持し、圧倒されるのを避けることができます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-1.gif ClickUpの作業負荷ビュー /表示
ClickUpの作業負荷ビューでキャパシティを特定し、リソースの過不足を防ぐために効率的にリソースを割り当てます。
こちらもお読みください よくある時間管理の課題を解決する方法
ClickUpで仕事時間を上手に追跡
正確な時間追跡は、組織の効率と満足度を高めます。多くのツールがある中で、適切なものを選ぶことは大きな違いを生み出します。
クリックアップのような最新のソリューションは、プロセス全体を合理化し、従業員の仕事時間をより正確に記録・追跡することを容易にします。 ClickUpを試してみる を試してみてください！