ビジネスでしばしば不足するものがあるとすれば、それは経営者の時間である。A ハーバードビジネススクールの研究 によると、CEOの1週間の平均労働時間は62.5時間で、1日の労働時間は9.7時間であった。79％が週末、70％が休暇日に仕事をしていた。
しかし、エグゼクティブのカレンダーは常にぎっしりで、エグゼクティブ自身も十分な時間があるとは思えず、パーキンソンの法則が定めるように、空いた時間をすべて埋めるために仕事が拡大していく。では、エグゼクティブはどのように時間を管理すれば、生活をしながら仕事を完了できるのだろうか？
その答えは、戦略的なエグゼクティブレベルのカレンダー管理にある。その方法を見てみよう。
エグゼクティブレベルのカレンダー管理とは？
エグゼクティブカレンダー管理とは、エグゼクティブのスケジュールを特定し、優先順位をつけ、整理するプロセスです。エグゼクティブのスケジュールを合理化し、仕事上のコミットメント、出張、ミーティング、休日、個人的な義務などに対応します。
エグゼクティブ・カレンダー・マネジメントは、次のようなことに役立ちます：
- 一日のプランニング：一日の予定を把握することで、気が散るのを最小限に抑え、戦略的な仕事の時間を確保し、全体的な生産性を高めます。
- 明瞭さを与える：よく整理されたカレンダーは、スケジュールを明確に可視化し、過剰なコミットメントを回避します。
- 優先度の調整：優先度との整合性：ミーティングに費やす時間がわかれば、残りの時間を優先度の高い仕事に充てることができます。
- コラボレーション：効果的なカレンダー管理により、同僚にあなたの出勤時間を知らせることができる。
特にエグゼクティブレベルでは、時間の貧しさは損益を悪化させ、仕事や健康に不利なトレードオフを強いる。カレンダー管理は、時間に意味を持たせることで、それを防ぎます。
エグゼクティブのカレンダー管理は、何が重要で、何のために時間を作ることができるかを明確にするのに役立ちます。また、カレンダー管理は、あなたが時間に対して消極的になるのを防ぎ、自分の時間をコントロールできるようにします。
もちろん、現在のカレンダー管理は以前よりずっと簡単になっています。デジタルカレンダーの数は1年の日数よりも多く、/AIはプロセス全体に新たな効率化レイヤーを追加した。
エグゼクティブのカレンダーを効果的に管理する方法を見てみましょう。
エグゼクティブ・カレンダー管理の理想的なアプローチ
時間の使い方は人それぞれです。ミーティングとミーティングの間に休憩を挟むのが好きな人もいれば、何度もミーティングを繰り返しても平気な人もいる。仕事をまとめてこなすのが好きな人もいれば、一日中分散してこなすのが好きな人もいる。
自分の好みを考慮しつつ、エグゼクティブのカレンダー管理における一般的なベストプラクティスを紹介しよう。
カレンダー管理の優先順位付け：説明と戦術的戦略
あなたがエグゼクティブなら、カレンダー管理の重要性を過小評価してはいけません。優れたカレンダー管理は、ビジネスの具体的なプランを持つことに似ています。それは、時間を通じたあなたのロードマップです。カレンダー管理のアプローチを構築する際に、以下のことを試してみてください。
カレンダーを1つ持つ。
家族用、イベント用、プロジェクトの締め切り用など、複数のカレンダーを持っていると、何かを見逃したり、ダブルブッキングしたりする可能性が高くなります。エグゼクティブ用のカレンダーを他の人が管理し、自分は個人用のカレンダーを管理している場合は特にそうです。
また、ミーティングの予定を立てる前に、カレンダーを切り替えすぎてしまうこともあるでしょう。
子供の送り迎えや医者の予約など、カレンダーに表示されない個人的な予定がある場合は、カレンダーを切り替える必要があります。
を使えば、その時間帯に仕事の人たちが電話をかけようとしているかもしれない。
このようなことを避けるために、マスター
.
Googleカレンダーのような人気アプリや
ClickUpカレンダービュー
は、様々なソースから統合して可視性を統一することができます。
ルーチンを作成する。
計画的なスケジュールは生産性を高め、不安を軽減し、予測可能性を与えてくれます。効果的なカレンダー管理のために、次のことを心がけましょう：
- 毎週カレンダーをクリアされ、イベントを確認する時間を設定する。
- ランチやジムなど、プライベートの時間を確保できないようにスケジュールを組む。
- 仕事の開始時間と終了時間を設定する。
タイムボックスを学ぶ
タイムボックスとは、タスクに必要な時間を設定することです。どれくらい時間がかかるか見積もり、それをカレンダーにブロックすることで、自分への期待値を合理的にすることができます。電子メールの返信、プレスリリースの承認、ボードミーティングの準備など、どんなタスクでもタイムボックス化できる。
カレンダーを管理しよう。
特定のニーズに合わせてカレンダーをカスタムしましょう。
色コード：カレンダーのアイテムを様々な色でラベルやマークすることで、より見やすく区別することができます。その
例えば、インスタンスンスでは、色分けされた日付システムが使われており、赤は緊急タスク、青は休憩、といった具合である。
更新：ランチデート、電話、やることアイテムなど、自分へのメモであっても、知った瞬間にエントリー追加。
ビューを調整する：デイリー、ウィークリー、マンスリーのビューを行き来して、今後の優先度と直近のニーズをすり合わせる。
イベント名、招待者、アジェンダを追加する：CEO＋ベンダー」のようなイベント名はあまり役に立たない。代わりに、「コンテンツエージェンシーとディスカバリー：名前]」のように具体的にしましょう。また、ミーティングのアジェンダを記載し、相手から何を知りたいかメモを加えましょう。
ミーティングの希望を文書化する：説明と戦術
組織では一人ひとり仕事が異なり、ミーティングのやり方も異なります。また
の種類を決める。自分の好みを知り、文書化することが重要です。
基準："このミーティングは電子メールでもよかったのでは？"と感じたことはないだろうか？そう、直接ミーティングが必要なものは何かを決めることで、それを避けよう。ドキュメントのレビュー、承認、意思決定など、非同期でやることのできるタスクを特定し、チームにそれを好むことを伝えましょう。
時間帯：ミーティングに最適な時間帯を把握しましょう。午前中が好きな人は、その時間帯に集中して仕事をし、ミーティングは午後に行うとよいでしょう。それに合わせてデジタルカレンダーに空き時間を設定する。
期間：すべてのミーティングを1時間にする必要はありません。不必要にカレンダーで1時間ブロックしてしまうと、予定が狂ってしまうかもしれません。
ミーティングの種類ごとに期間を設定し、それを守りましょう。ミーティングとミーティングの間には、頭の中を整理したり、文脈を切り替えたりするためのバッファタイムを入れよう。
場所：直接会って話したいことと、Zoom通話で話してもいいことは何ですか？事前に明確にしておきましょう。
基本ルール：ミーティングに招待されたとき、何を期待しているのかを明確にしましょう。それを主張するのは良いことです：
- 明確なアジェンダ
- 期待される成果と、必要な予習／準備
- ミーティングは時間通りに出席し、終了すること。
ダブルブッキングを避けるヒントとベストプラクティス
カレンダーに2つのミーティングの予定が重なり、必死で1つの予定を変更しようとしたことはありませんか？ダブルブッキングは通常、カレンダーの更新がプロンプトでなかったり、連絡ミスがあったりした場合に起こります。
ダブルブッキングを放置しておくと、子供の運動会の最中にクライアントからの電話に出なければならないなど、不愉快な結果になりかねません。ここでは、ダブルブッキングを避ける方法をご紹介します。
すべてのカレンダーを統合する：これまで述べてきたように、仕事のイベントとプライベートの用事をダブルブッキングしないよう、すべての予定を1つのカレンダーにまとめましょう。
自動的に断る：デジタルカレンダーを設定し、その時間にすでに予定が入っているミーティングは自動的に断るようにしましょう。
優先順位をつける：不明確なミーティング依頼や電子メールでやることが完了するようなミーティング依頼を受けた場合は、理由を説明するメモを添えて断りましょう。仮のミーティングにはプレースホルダーを使い、何か別の予定が入ったときに予定を変更できるようにしましょう。
デリゲート済み：ミーティングに出席する必要がない場合は、チームの適切な人に委任しましょう。
リスケジュールは慎重により重要で緊急の用事が入ったため、ミーティングの予定を変更しなければならないこともある。そんなときは
慎重に。相手の時間も尊重し、可能であれば欠席の理由をメッセージで伝えましょう。
未来を守る：あまり先のことまでミーティングの予定を入れないこと。事前のミーティングは一度に2～3カ月分しか予定しないこと。定期的に見直す。
ミーティングのリマインダーと確認の重要性
基本的なことのように思えるかもしれないが、ミーティングのリマインダーは、あなたが期待される場所に確実に現れるための強力なツールである。ClickUpリマインダーのようなツールを使うことで、2つのことが実現します：
- コミットやスケジュールを常に把握できる
- 今後のイベントをすべて覚えておいたり、カレンダーを常に可視状態にしておく必要がなくなり、精神的な負担が無料になります。
ほとんどのカレンダー管理プラットフォームでは、自分に複数のリマインダーを送ることができます。これらのリマインダーは、携帯電話、テキストメッセージ、電子メールで聞くことができます。
ミーティング以外の時間をスケジューリングする重要性
ほとんどのエグゼクティブは、大半の時間を人の話を聞き、障害をクリアされ、対立を解決し、意思決定をすることに費やしている。だからといって、エグゼクティブがやることがミーティングだけというわけではない。
考え、プランニングし、選択肢を評価し、新たなテクノロジーについて読み、仲間とネットワークを作ることは、すべて仕事の重要な部分である。それから、私生活にも注意を払う必要がある。
これらすべてのバランスを効果的にとるには、ミーティング以外の時間をスケジュールすることが重要です。その方法を紹介しよう。
- 個人的な時間をブロックする：昼食、休憩時間、電子メール管理、ドライブ／通勤時間をカレンダーにスケジュールする。
- Schedule deep work：最も重要でやりがいのある仕事をやるために、最も生産性の高い時間を設定する。
- 集中モードを使う：ポモドーロ・タイマーや集中モードを使うことで、通知など気が散るものをブロックし、落ち着いて仕事をすることができる。
ミーティングのないブロックをスケジュールすることには、多くの利点がある。チーム全員に、邪魔されたくないことを伝えることができるので、全員が同じページに集まります。一日中重役会議に出席し、夜遅くまでパソコンに向かうという恐怖から解放される。
そして何よりも、マインドスペースを確保できる。少し息抜きをしたり、昼間に散歩に出かけたり、創作意欲をリフレッシュするために日記を書いたりすることができる。ミーティングからミーティングへと飛び回ったり、情報を十分に処理できなかったり、コンテクストの切り替えが頻繁すぎたり早すぎたりするストレスを解消することができる。
要するに、エグゼクティブチームメンバーの優れたカレンダー管理は、健康的なストレス管理に不可欠なのだ。
エグゼクティブのカレンダーを毎日見直すことの効果
自分の好みやカレンダー・プロトコルをいくら強く主張しても、非効率は忍び寄るものです。誰かが予定外の緊急の会話をするためにオフィスに入ってくるかもしれない。製品の何かが壊れて、すぐに注意を払う必要があるかもしれない。
このようなイベントはカレンダーを狂わせる。ですから、毎日カレンダーを見直し、プランを立てましょう。
- 予定されているすべてのイベントを見て、必要なものだけに出席するようにする。
- 定期的に開催されるミーティングを見直し、アジェンダが更新され、あなたの注意が必要であることを確認する。
- 今日締め切りのプロジェクトやタスクを確認し、あなたの介入が必要かどうかを確認する。その日のミーティングより優先されるタスクはないか。
- カレンダーのすべてのイベントがまだ関連性があり、重要であることを確認する。
毎日カレンダーを見直すことで、頭がクリアされ、重要なことに集中できる。不要なミーティングを特定し、排除するのに役立ちます。何らかの理由で一日の予定が狂った場合、前日にスキップしたミーティングを再スケジュールする機会を与えてくれます。
適切な電子メール管理がカレンダー管理に与える影響
ほぼすべてのエグゼクティブの電子メール受信トレイは、ちょっとした血の海だ。売り込みにかかる営業マン、コラボレーションを求めるビジネス、承認を求めるチーム、注意を喚起するクライアント......そのすべてが、毎日何百通もの電子メールになる。
これを管理することは、カレンダー管理と密接な関係があります。ここでは、重複したメールを処理する方法についてアドバイスします。
電子メールの時間を決める：通知を見たときにすべての電子メールに返信していたら、1日中受信トレイの中にいることになる。朝と夕方に電子メールを読んだり返信したりする時間を設定しましょう。
電子メールをチェックオフする：電子メールの依頼が2分で完了するものなら、すぐにやること。そうでない場合は、そのタスクをスケジュールに追加し、いつそのタスクに取り掛かれるかを送信者に知らせる。
エグゼクティブ・アシスタントとのミーティングの効率化
エグゼクティブとして、カレンダー管理に負担を感じたことがあるとしたら、あなただけではありません。すべての連絡事項やミーティングを管理し、自分でメモを取り、アクションアイテムを設定し、参加者のフォローをするのは大変なことです。
そのため、エグゼクティブは定期的にエグゼクティブ・アシスタント（EA）を雇っています。エグゼクティブ・アシスタントがいれば、カレンダー管理はエグゼクティブの大きな負担を軽減することができます。エグゼクティブ・アシスタントの役割に正社員がいる場合でも、パートタイムのバーチャル・アシスタントがいる場合でも、以下のヒントを参考にしてミーティングを効率化しましょう。
- 自分の好みを説明する：自分のカレンダーをどのように管理したいかを伝えましょう。
- 意思決定を教える：可能であれば、あなたのプロセスを文書化しましょう。
- アクセスを与える：デジタル共有カレンダーからミーティングを編集、追加、削除できるようにする。
- コーチする：定期的にフィードバックを与えることで、あなたの好みに合わせてカレンダーを管理できるように訓練する。
エグゼクティブアシスタントの時間管理をサポートする適切なツールを使えば、これらすべてをよりシンプルに、より効果的に行うことができます。いくつか見てみよう。
エグゼクティブのカレンダー管理に効果的なツールを活用しよう
ミーティングを管理するためにブリーフケースに手帳を入れていた時代は終わった。今日、すべてのエグゼクティブは、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、多くのカレンダー管理ツールのいずれかを使用しています。
ボーナス：グーグル・ワークスペースを利用している場合は、以下を使ってください。 Googleカレンダーのテンプレート を使って
時間管理
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しかし、カレンダー管理はミーティングのスケジュール管理だけではない。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーを使う際の大きなギャップは、プロジェクトやタスクの締め切りをアカウントしていないことだ。つまり、ミーティングのスケジュールを立てながら、コミットする前にカレンダーとプロジェクト管理ツールをチェックする必要があるのだ。
常に複数のプロジェクトに取り組んでいるのであれば、ClickUpのような包括的な生産性プラットフォームの利用を検討してみてはいかがでしょうか。 ここでは、ClickUpを個人やチームのカレンダー管理とプロジェクト管理に活用する方法をご紹介します。
クリックアップカレンダービュー
ClickUpのオールインワンのビジュアルカレンダーを使って、毎日のプランを立てましょう。
クリックアップ・カレンダービューを使えば、日、週、月のカレンダー上ですべてのプランを視覚化できます。ClickUpを使えば、こんなことができます：
- 複数のカレンダーを作成し、共有する相手をコントロールできます。
- GoogleやOutlookカレンダーと同期してイベントをビュー。
- タスクの見積もり時間を設定し、ブロックすることができます。
- ドラッグ＆ドロップでイベントを再スケジュール
クリックアップミーティング
カレンダー管理は、効果的なミーティングを行うためのほんの一部に過ぎません。アジェンダの作成、メモの作成、メモの確認、アクションアイテムへの変換、優先度/期日の設定などが必要です。 ClickUp ミーティング はこれらすべてをやることです。ミーティングを透過的に文書化し、チームで共有しましょう。コメントを割り当て、定期的なタスクを追加し、チェックリストを使用してミーティングの質を向上させます。
ClickUp テンプレート
ClickUpは幅広い範囲を提供します。
ミーティングをより効率的にするためのテンプレート。
ClickUpカレンダープランナーテンプレート
クリックアップカレンダープランナーテンプレート ClickUpカレンダー・プランナー・テンプレート は、スケジュールを整理して把握する最も簡単な方法の一つです。カスタマイズ可能で初心者に優しいこのテンプレートを使って、タスク、ミーティング、イベントを一箇所にまとめましょう。
ClickUpカレンダーやることリストテンプレート ClickUp Calendar To Do List Template
カレンダーはイベントやミーティングのためのもの、プロジェクト管理ツールはタスクを管理するためのものと思われがちです。問題は、どちらも作業負荷を管理するためのものであり、時間を必要とするタスクがあることです。
例えば、投資家向けプレゼンテーションの作成は、ブレーンストーミングをし、議論し、作成する自分自身とのミーティングに過ぎない。だから、カレンダーにやることリストがあると便利なのだ。
ClickUpで、毎日、毎週、毎月のすべてのタスクを1ビューで管理。
この ClickUpカレンダーやることリストテンプレート は仕事時間を追跡し、それに応じてタスクをスケジュールするのに役立ちます。プランしたタスクやミーティングを完了するキャパシティを可視化できます。時間が足りない場合は、移動することもできます。
クリックUpアジェンダテンプレート
ミーティングのたびにアジェンダを作り直す必要はありません。アジェンダの
/を使いましょう。 https://clickup.com/templates/agenda-kkmvq-5982548 ClickUpアジェンダテンプレート /%href/
ミーティングのアジェンダを文書化し、チームと協力し、アクションアイテムに合意し、成果を加速する。
ClickUpアジェンダテンプレート
クリックアップリマインダー クリックアップリマインダー を使えば、タスクやイベントを常に把握できます。自分だけでなく、他の人へのリマインダーも設定できます。コメントや会話のリマインダーも設定できるので、更新を見逃すこともありません。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image5-3.png ClickUpのリマインダー /リマインダー
ClickUpリマインダーでカスタマイズ可能な通知をゲットしよう。
ClickUp Brain
組織のニーズに合わせてカスタム設計されたニューラルネットワークは、あなただけのものにもなります。
/にすることもできます。 https://clickup.com/ja/blog/72503/undefined/ AIカレンダー /%href/
.使用
/を使います。 https://clickup.com/features/ai ClickUp Brain /参照
を使う：
- ミーティングの書き起こし
- ミーティングメモを要約する
- スタンドアップ用の週次レポートやチームアップデートの作成
- 定期的なタスク/アジェンダのデータ入力の自動化
ClickUp Brainでミーティングメモを要約。
ClickUpで時間とカレンダーを使いこなそう
エグゼクティブが1週間に費やす62.5時間の間に、彼らは次のようなことに取り組んでいます。
と、なんと仕事時間の72％を占めている。週の4分の3近くをミーティングに費やしているのであれば、効率的に管理するのが賢明だ。
ありがたいことに、やることに忍者のスキルは必要ない。必要なのは、クリアされた好みと行動プラン、そして強固な会議システムだけだ。
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