クライアントとの契約更新を勝ち取る方法

やること？新規クライアントを獲得するためのコストは、既存の顧客を維持するのに比べ、5倍から7倍も高いのではないだろうか？さらに、次のようなことも考えられる。 25～95％の利益成長顧客維持率を5％向上させれば、期間中に利益が25～95％増加する。

一方クライアント獲得戦略は成長のために不可欠であるが、既存クライアントからの投資対効果の方がはるかに高い場合が多いことを認識することが重要である。契約更新は繰り返し収益をもたらし、私の仕事の質の高さを証明するものだ。契約更新は、パートナーシップの構築や紹介に大いに役立つ。

新しいビジネス戦略やテクニックを導入することで、新規契約を獲得し、既存クライアントにパートナーシップを継続する価値を認めてもらうことができます。

契約更新とは？

契約更新とは、クライアントとの既存の契約を更新することです。これは通常、契約期間が終了し、双方がパートナーシップの継続に価値を見出す場合に起こります。契約更新のプロセスでは通常、条件や価格、さらにはプロジェクト範囲について再交渉を行い、両者のニーズに合うようにします。

契約更新は形式的なものではありません。契約更新を怠ると、ビジネスが脆弱になる可能性があります。

ここでは、良い条件で契約を更新するための5つの鍵を紹介する：

交渉： 更新は、新しい条件を交渉するチャンスである。財務チームと話し、洞察を得たり、割引やパッケージ料金を提供することで評価を調整したり、ニーズの変化を理解し、サービスレベルを調整したり、提供する現在の価値を反映させるために契約期間を変更したりすることができる。
顧客リレーションシップ・マネジメント（CRM）：*契約期間中、オープンで透明性の高いコミュニケーションを通じて定期的にクライアントとの関係を育むことで、改善と効果的な改善を図ることができる。 /を向上させることができる。 https://clickup.com/ja/blog/115413/undefined/ クライアントの期待を管理する /%href/ .こうすることで、更新プロセスがスムーズになり、成功の可能性が高まります。
検索エンジン・マーケティング（SEM）： 強力なオンライン・プレゼンスは、契約更新時にあなたの価値提案を強化することができます。クライアントは、決断を下す前にオンラインで貴社のサービスを調査する可能性があるため、貴社のウェブサイトとオンライン上の評判で、貴社の専門性をアピールできるようにしましょう。
クライアント満足度アンケート： アンケートやディスカッションを通じてフィードバックを収集することは、継続的な改善へのコミットメントを示し、更新の前に潜在的な懸念に対処することができます。質問は多肢選択式でも、YES/NOフォーマットでも可能です。

契約更新と契約拡張機能の比較

契約更新の話題を取り上げる前に、契約更新と非更新や拡張機能との違いを理解しておくことが重要です。

契約更新は、契約を完了することを意味し、新たなニーズに基づく条件、価格、範囲の調整を伴う可能性がある。一方、契約拡張機能は、元の契約を変更することなく単に延長するものである。

もう一つメモすべきインスタンスは、契約解除である。これは契約不更新とは異なる。契約終了とは、予定されていた有効期限前に契約を終了することであり、多くの場合、契約違反、業績不振、または不測の事態が原因である。契約不更新とは、契約期間を延長することなく契約が終了することである。

契約更新の例

例えば

/を https://clickup.com/ja/blog/139443/undefined/ デジタル・マーケティング・エージェンシー /とします。

地元のアパレルブティックと1年契約を結んだ。最初の1年契約の間に、あなたはソーシャルメディアキャンペーンを成功させ、ブランドの認知度とオンライン売上を向上させた。このシナリオでの契約更新のアプローチ方法を紹介しよう。

契約が切れる前に、クライアントに積極的に接触する。 フォロワーの大幅な増加、ブランド感情の改善、Instagramからのウェブサイトトラフィックの測定可能な増加など、結果を示す詳細なレポートを作成する。

成功に基づき、あなたは月額料金を少し値上げした契約更新を提案する。その代わり、Facebookページの管理やターゲットとなるソーシャルメディア広告キャンペーンの開発など、サービスの拡大を提案する。

明確な価値を示し、お互いにメリットのある解決策を提案することで、ブティックとの契約更新を成功させることができます。

契約更新を勝ち取るためのベストプラクティス

/参照 https://clickup.com/ja/blog/63722/undefined/ クライアント・マネジメント戦略 /%href/

クライアントの満足度を優先し、会社に対するあなたの継続的な価値を示すことが重要です。綿密に練られたプランから堅実なリレーションシップ・マネジメントまで、成功への設定を確実にするためのベストプラクティスをいくつか紹介しよう。

早めに交渉を始める

契約更新の話し合いの窓口は、契約更新日の数週間前ではなく、理想的には数カ月前に開くべきである。そうすることで、契約更新交渉や生産性の高い対話のための十分な時間を確保し、パートナーシップに対するコミットメントをアピールすることができます。

アパレル・ブティックとの契約を見直そう。契約更新日のかなり前に、ブティックの所有者とのミーティングを予定しましょう。この1年の成功、Instagramのフォロワーの増加、ウェブサイトのトラフィックの増加に焦点を当てましょう。新しいアイデアや戦略、そしてもっと野心的な目標について話し始めましょう。

早めに会話を始めることで、あなたが物事を把握していることを明らかにし、契約更新を有利に進めることができるだろう。

提供される価値を強調する

単に良い仕事を完了したと述べるだけでなく、データで裏付けましょう！

クライアントは、あなたが提供した投資収益率（ROI）を明確に理解することを高く評価します。交渉に入る前に、データや証言を集めましょう。可能な限り、実績を強調し、結果を数値化しましょう。

例えば、ブティックの所有者との更新ミーティングの際に、包括的なパフォーマンスレポートを作成しましょう。インスタグラムのフォロワーが10％増加したこと、肯定的なコメントが5％増加したことでブランドのセンチメントが好転したこと、インスタグラムからのウェブサイトのトラフィックが15％増加したことなどを詳細に報告する。これらの定量化可能な結果は、あなたが彼らのビジネスに加えた価値を明確に示すだろう。

説得力のあるデータを提示することで、ブティックの所有者にあなたのサービスの具体的なメリットを示すことができます。これによって、契約更新の交渉の際に、あなたのポジションが強化されます。

クライアントとの良好なコミュニケーションのメンテナー

やり取りを更新期間だけにリミットしてはいけません。契約期間中の定期的なチェックインにより、リアルタイムで懸念事項に対処し、フィードバックを収集し、クライアントが進化するニーズに合ったサービスを提供することができます。

例えば、アパレルブティックのソーシャルメディアを管理する1年間を考えてみましょう。クライアントに定期的に最新情報を伝え、変更や遅れを知らせる。例外的なパフォーマンスも強調することができる。主要メトリクスやエンゲージメントデータをまとめた週次レポートを作成するのも良い方法です。

これはカスタム・ライフサイクル・マーケティングそして、コンテンツ戦略について議論し、疑問を解決し、アプローチをピボットし、新しいアイデアをブレーンストーミングするために、毎月定期的にミーティングを行う必要がある。

コミュニケーションを優先することで、クライアントと強い信頼関係を築き、契約更新の可能性が高い価値あるパートナーとしての地位を確立することができる。

更新ワークフローの自動化

手作業による更新プロセスは時間がかかり、エラーになりがちです。カスタム・リレーションシップ・マネジメント（CRM）システムや専用の契約管理ソフトウェアの使用を検討しましょう。これらは、契約ライフサイクル管理プロセスの合理化と自動化に役立ちます。クライアント維持タスクリマインダー通知の送信、レポート作成、契約期限の管理など。

この例では、クライアントのソーシャルメディア管理会社が大きく成長した場合、契約更新日を手作業で追跡するのは数字上の悪夢になりかねません。

**CRMシステムを導入することで、更新リマインダーを自動化し、期限切れアラートを設定し、関連するすべてのクライアントデータを一元化された場所に保存し、データ分析とレポート作成を簡素化することができます。

繰り返しのタスクを排除することで、貴重な時間とリソースを無料にすることができます。チームは戦略的な取り組みに集中することができます。会社とクライアントの関係改善最終的には、よりスムーズで効率的な契約更新プロセスにつながる。

カスタマーのニーズと行動に注意を払う

業界のトレンドやカスタマーのオンラインプレゼンスをモニターし、それに応じてサービスを適応させる準備をする。

ブティックの所有者と更新の話し合いをしている間に、彼らが若い層をターゲットにした新しい服のラインを立ち上げるプランがあることを知りました。この変化を認識したあなたは、ソーシャルメディア戦略を拡大し、この若い層に人気のあるTikTokやSnapchatのようなプラットフォームを含めることを提案する。また、インフルエンサーマーケティングキャンペーンを提案することで、より多くのオーディエンスにリーチすることができます。

彼らの進化するニーズに順応し、対応しようとするあなたの姿勢は、ブティックの所有者に、あなたが彼らの長期的成功に真に投資していることを示すものです。クライアント中心のアプローチは、彼らが契約を更新し、あなたとのパートナーシップを継続する可能性を高めます。

効果的な契約管理プランの確立

鍵となる日付、連絡先、更新条件など、すべてのクライアントの契約を追跡する包括的な契約管理プランを導入しましょう。明確なプランがあれば、整理整頓ができ、重要な期日を逃すことなく、戦略的に更新に臨むことができます。

使用方法

/参照 https://clickup.com/ja/blog/126684/undefined/ 契約管理ソフトウェア /%href/

ClickUpのような契約書管理ソフトウェアを使って、クライアントの契約データベースを一元管理することができます。このソフトウェアは、各契約に関連するすべての連絡事項や書類も保存し、更新時期をかなり前に自動的にフラグを立てることができるため、スムーズで効率的な更新プロセスを実現します。

契約更新の管理にClickUpのようなツールを使う

契約更新の重要性を理解し、更新規定のベストプラクティスを探ったところで、次のステップはこのプロセスを簡素化し、更新のためのクライアントへの働きかけを効率化することだ。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-29.png ClickUpのCRMソリューション /クリックアップのCRMソリューション

ClickUpのCRMソリューションでクライアントの契約更新を戦略化

/参照 https://clickup.com/teams/crm クリックアップのCRMプロジェクト管理ソフトウェア /%href/

すべてのクライアントと契約データ、コミュニケーション履歴、プロジェクト詳細、鍵の連絡先情報を15+のCRMで簡単に利用できます。 ClickUp ビューと統合することで、コミュニケーションのサイロをなくし、アウトリーチを合理化することができます。更新プロポーザルの下書き、プロジェクトの最新情報の送信、同僚とのコラボレーションを1つのプラットフォームで実現できます。 ClickUpのダッシュボード顧客生涯価値や平均契約サイズなどの主要なメトリクスを追跡することで、契約パフォーマンスを分析することができます。これらの洞察は、更新のアプローチ時に貴重なトーキングポイントを提供し、各クライアントのビジネスに提供した具体的な価値を実証するために提案を強化するのに役立ちます。

使用方法

/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6303481086487-Create-Custom-Fields。カスタムフィールド /%href/

クライアントの満足度やプロジェクトのマイルストーンを追跡し、リニューアルの障害に発展する前に潜在的な懸念領域を特定します。包括的な

/を利用することができる。 https://clickup.com/ja/blog/129264/undefined/ 文書レビュープロセス /%href/

クライアントのニーズに積極的に対応することで、信頼関係が構築され、ビジネス関係が強化され、契約更新は互恵的なパートナーシップの自然な進捗となります。

テンプレートのダウンロード

ClickUpの契約管理テンプレートで、重要な更新日を逃さないようにしましょう。

ClickUpの契約管理テンプレートを使用すると、すべての契約書や合意書に関する情報を一箇所に保存することができます。このアプローチにより、書類を探す無駄な時間を削減し、クライアントとの更新会話を開始する際に重要な情報に簡単にアクセスできるようになります。

組み込みのタスク管理機能により、チームメンバーに更新関連のタスクを割り当てることができます。また、同じプラットフォーム内で更新提案書の起草、ミーティングのスケジュール、コミュニケーション履歴の追跡を行うことで、スムーズで整理されたワークフローを作成することができます。

このテンプレートでは、「更新中」や「更新交渉中」などのステータスを作成し、更新日や各クライアント契約の進捗状況を簡単に追跡できます。を使用します。ガントチャート 'ビューを使用することで、今後の期限を視覚化し、更新の話し合いをタイムリーに行うことができます。

/ガントチャート https://app.clickup.com/signup?template=t-182171572&department=operations テンプレートのダウンロード /テンプレートダウンロード

契約更新をより確実にする方法

更新を確保するには、単にリマインダーを送るだけでなく、積極的なアプローチが必要です。ここでは、契約更新を成功に導くための鍵をご紹介します：

永続的なリレーションシップの構築

更新の話し合いは、クライアントとの良好な関係の自然な拡張機能です。信頼と忠誠心を築き、更新を交渉ではなく形式的なものにするために、契約期間を通じて信頼関係の構築、クライアントの勝利のお祝い、オープンなコミュニケーションの維持に時間を投資しましょう。

クライアントのニーズを優先する

クライアントの進化するニーズや課題を理解することに真の利息を示すことで、なくてはならないパートナーになる。定期的にフィードバックを求め、それに応じてサービスを調整し、常に期待を上回る。

リレーションシップを売り込む

全体像に焦点を当てる。プロジェクトの成果物だけを強調するのではなく、あなたが相手のビジネスにもたらした長期的な利益をアピールする。これにより、継続的なパートナーシップの価値が強化される。

交渉をマスターする

更新交渉には慎重なプランニングが必要です。クライアントの業績、サービスの業界ベンチマーク、現在の市場ポジションに関するデータを収集する。料金やサービス内容の調整案を正当化できるよう準備する。

準備と対応

交渉中のクライアントからの問い合わせに迅速に対応する。迅速なコミュニケーションは、クライアントのビジネスに対する敬意を示し、商談を前進させる。

ClickUpは、その配列機能により、これらの戦略を合理化し、契約更新を確保するのに役立ちます：

カスタマイズ可能なワークスペース：*クライアントごとに専用のワークスペースを作成し、すべてのプロジェクトの詳細、連絡事項、契約文書を保管することで、情報へのアクセスを効率化し、更新準備を簡素化します。
自動化された契約更新： セットアップ /を設定します。 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6326047586199-Intro-to-reminders を設定する。自動化リマインダー /を設定します。を設定できます。ClickUpのガントチャートなどのビジュアルツールは進捗ビューを提供し、タスクの優先順位付けや契約満了前のクライアントとのタイムリーなコミュニケーションが可能です。
パフォーマンスの追跡とレポート作成：契約期間中、鍵パフォーマンス指標（KPI）を追跡し、ウェブサイトトラフィックの増加、ブランド認知度の向上、コスト削減など、提供した価値を示すことができます。このデータが手元にあれば、更新時のディスカッションで成果を強調することができます。
電子メールを統合し、タスク内で様々なコミュニケーションチャネルを提供することで、コミュニケーションのサイロ化を解消します。これにより、クライアントとのやり取りが改善され、問い合わせにプロンプトで対応し、効率的に協力し、信頼関係を築くことができます。
クライアントリレーションシップ管理（CRM）: ClickUpのCRMは、すべての連絡先情報、コミュニケーション履歴、プロジェクトの詳細を一箇所に保存し、各クライアント関係の包括的な概要を提供します。一元化されたシステムにより、クライアントとのやり取りをパーソナライズし、クライアントのニーズに真摯に対応することができます。

契約更新におけるリスク評価の役割

契約更新は、パートナーシップを強固にし、継続的な収益を確保する機会である。しかし、自己満足は大きな代償を払うことになる。更新」に踏み切る前に、潜在的な落とし穴を特定し、将来に備えたパートナーシップを確保するためには、徹底的なリスクアセスメントが重要である。

契約更新には、個々のクライアントレベルでも、貴社にとっても、いくつかのリスクがあります。

個々のクライアントのリスク

給与と雇用のリスク：* クライアントの財務的安定性を分析する。人員削減や会社閉鎖の可能性はないか？財政難に直面しているクライアントと契約を更新すると、支払いの遅延やデフォルトにつながる可能性があります。
クライアントのニーズの変化：クライアントのニーズや優先度は変化する可能性があります。あなたのサービスが、クライアントの現在のビジネス目標に適しているかどうかを評価しましょう。要件が大きく変化したクライアントとの契約更新は、将来的に不満や契約打ち切りの可能性につながるかもしれません。

例えば、あなたがブティックのソーシャルメディアを担当しているとして、そのブティックが配布先をローカルクライアントから国際市場に変更することを決定した場合、デジタルマーケティング戦略を調整し、チャネル、コンテンツ、ターゲットの面でグローバルなものにする必要があります！

会社全体のリスク

業界の変動：あなたのクライアントベースに影響を与える可能性のある潜在的な業界の混乱を考慮してください。クライアントの事業、ひいてはクライアントのサービスに対するニーズに影響を与えるような、規制の変更や技術の進歩が控えていませんか？このようなマクロ経済的要因のアカウントを怠ると、契約更新が行われなくなる可能性がある。
市場の飽和：あなたの業界は競争が激化していますか？飽和状態にあるクライアントとの契約を更新することは、貴社の成長の可能性をリミットすることになりかねません。新しい市場やサービス提供を模索することは、このリスクを軽減するのに役立つ。

リスク評価に積極的に取り組むことで、更新成功率を大幅に向上させることができます。以下は、検討すべき鍵となる戦略です：

消費者の行動を予測する： 市場調査や業界トレンドを利用して、進化する顧客のニーズや嗜好を理解する。クリックアップのCRM機能は、クライアントからのフィードバックを追跡し、潜在的な懸念が拡大する前に特定するのに役立ちます。
業界の変化を監視する：クライアントの業界における規制の変更、技術の進歩、景気の変動に遅れないようにしましょう。これらの変化を予測することで、サービスを適応させ、時代遅れのソリューションに関連するリスクを軽減することができます。
クライアント満足度アンケートの実施：クライアントから直接フィードバックを集める。顧客の経験や期待を理解することで、改善点を特定し、更新に関する潜在的な懸念が生じる前に対処することができます。
シナリオ・プランニング：* 様々なリスク・シナリオを想定したコンティンジェンシー・プランを策定する。例：鍵になる従業員が退職した場合、クライアントのサービス継続を確保するためのバックアッププランをやること。
財務リスク分析の実施： 更新契約の財務的実行可能性のプロジェクトを評価する。これには、昇給の可能性、リソースの配分、市場の変動を考慮することが含まれる。
オープンなコミュニケーション： 契約期間中、クライアントとオープンで透明性の高いコミュニケーションを維持する。これにより、潜在的な懸念を特定し、積極的に対処することができ、更新段階における不満のリスクを軽減することができる。

テンプレートダウンロード

ClickUpの仕事契約テンプレートで強力な仕事関係の基礎を築きましょう。

ClickUpの仕事契約テンプレートを使えば、仕事の範囲を明確にした契約書を作成することができます。これによって、更新時に未知の期待が忍び寄るリスクを最小限に抑えることができます。双方が文書化された参照ポイントを持つことで、成果物に関する誤解や予期せぬ作業負荷の増加を防ぐことができます。

仕事

/参照 https://clickup.com/ja/blog/71522/undefined/ 契約テンプレート /%href/

ClickUpを使えば、電子メールや文書が散在する必要がなくなります。この履歴データにアクセスすることで、更新時のディスカッションを効率化し、重要な内容を見落とすリスクを軽減します。

テンプレート内にカスタムフィールドを作成し、更新交渉中の仕事範囲、支払い条件、その他の契約条項の変更を追跡できます。この文書化された変更履歴は、明確な監査証跡を提供し、混乱や将来の紛争のリスクを最小限に抑えます。

/参照 https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6172324&department=other テンプレートのダウンロード /%href/

ClickUpで戦略的に契約更新を勝ち取ろう

契約は形式的なものではなく、あなたと価値あるクライアントをつなぐライフラインです。契約更新は、この互いに価値ある関係を維持するためのものです。契約更新には常に注意を払う必要があります。効果的な契約更新管理は、このような接続を強固なものにし、ビジネスの成長を促進する長期的なパートナーシップを育みます。

契約更新を成功させるには、単に署名を確保するだけでなく、リスクを軽減し、信頼を築くことが重要なのです。 使用方法 顧客維持ソフトウェアを使用する。 ClickUpのようなダッシュボードやテンプレートなどのリスク評価ツールにより、潜在的な障害を予測することができます。ClickUpのコラボレーション環境を活用し、交渉成功の要であるオープンなコミュニケーションを促進します。

ClickUpは、貴社の契約更新戦略を必要な形式的なものから、長期的なクライアントとのパートナーシップと相互成長のための踏み台へと変貌させます。

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