テクニカル・ライティングの10のヒント

テクニカルライターとしてのあなたの主な仕事は、複雑なトピックを一般の読者向けに単純化することです。

技術的で複雑な概念を、シンプルで理解しやすい言葉で表現できなければなりません。

わかります。テクニカルライティングは難しい仕事です。ライティング、編集、フォーマットのスキルが要求され、正確さとわかりやすさのバランスが求められます。

このテクニカル・ライティング・ガイドでは、より効果的な文書を作成し、テクニカル・ライティング・スキルを向上させる方法と、避けるべき一般的な間違いについて説明します。

テクニカルライターとして、これらのベストプラクティスを活用し、正確で簡潔、かつ理解しやすいテクニカルドキュメントを作成しましょう。

テクニカルライティングとは？

テクニカルライティングは、複雑な情報、アイデア、プロセス、指示を、専門知識の有無にかかわらず、誰もが理解できるようにします。読み手中心のテクニカルドキュメントを作成するようになれば、あなたの会社や製品は、顧客を獲得し、維持するチャンスがぐっと高まります。

テクニカルドキュメントは、さまざまな技術フィールドで次のような目的で使用されます：

• ユーザーガイド
• 標準作業手順書
• プロジェクト文書
• ソフトウェア文書
• トレーニング資料
• 技術レポート作成
• 科学論文
• APIドキュメント

複雑なテクニカルライティングをスムーズにこなすためのテクニカルライティングのコツをご紹介します。

テクニカルライティングの10のコツ

1.読者を知る

技術文書を書くための最初のステップは、実際に書くことではない。その代わりに、時間をかけて読者が誰なのかを理解し、彼らの具体的なニーズに応える文章を書きましょう。

どんなに経験豊富なテクニカルライターでも、文書の中で鍵となる技術的なトピックを取り上げ、人間的な接続を構築するこのステップは省略しません。

では、どうすれば読者を理解できるのでしょうか？まずは、以下の質問から始めてみましょう：

• 読者の役割や職務は何か？エンドユーザーなのか、技術者なのか、マネージャーなのか、それとも別のグループなのか？
• 彼らの技術的背景や、そのテーマに関する専門知識のレベルは？
• 彼らはどのような場面でこのドキュメントを使用するのか？
• 具体的にどのようなタスクや質問があるのか？
• どのような口調や表現が適切か？

例で理解しよう。

あなたは ヘルプ著者ツール を使って、新しいソフトウェアアプリケーションのユーザーガイドを書くことができます。

ターゲット読者基本的なコンピュータスキルを持つ初めてのユーザーで、アプリの使用についてガイダンスが必要な人。

彼らのニーズを満たすために、テクニカルライティングの文書は以下のようにします：

• ユーザーが実行するすべての鍵タスクについて、ステップ・バイ・ステップで説明すること。
• 明確で簡潔な言葉で書かれていること。
• 専門用語や略語の定義
• 次のステップを視覚的にガイドするスクリーンショットやダイアグラムが含まれていること。

相手のニーズや知識レベルに合わせてメッセージを調整すれば、相手が製品を使いやすい技術文書を作成することができます。

逆に、管理者ユーザー向けの効果的なテクニカルライティングには、より高度な表現が必要になります。

2.アウトラインを作成する

対象者のニーズが決まったら、主なトピックと小見出しをまとめたアウトラインを作成しましょう。こうすることで、技術文書の基礎構造ができ、執筆作業がスムーズになります。

アウトラインを書くときは、次のことを考えましょう：

• 主な質問: 回答が欲しい主な質問は何か？
• 問題解決： どのような問題を解決する手助けをするのか？
• 目的：*あなたの技術文書は何のために使われるのか？

これらの洞察を使って、アウトラインの主要セクションの形を作り、それをより小さなトピックやサブセクションに分割し、それぞれが特定のオーディエンスのニーズや目標に焦点を当てます。 クリックアップホワイトボード は、アウトラインのブレインストーミング、アイデアのメモ、画像や図面の追加、関連タスクのリンク作成に役立つ。

クリックアップのホワイトボードを使えば、論理的な流れで技術的なアウトラインを作成できます。

例えば、新しいソフトウェアアプリケーションのユーザーガイドの場合、ソフトウェアのインストール、設定、基本機能の使用方法をユーザーに説明する必要があります。アウトラインには以下の内容が含まれます：

1.はじめに

• ソフトウェアの目的
• 機能の概要 1.システム要件
• ハードウェア要件
• ソフトウェアの前提条件 1.インストールステップ
• ソフトウェアのダウンロード
• ステップバイステップのインストール手順 1.はじめに
• 初期セットアップ
• アカウントの作成 1.基本機能
• メイン・ダッシュボードの概要
• ソフトウェアの操作方法 1.使用例
• 一般的なタスクとその実行方法
• 実際の使用例 1.よくあるエラーメッセージとその解決方法
• よくある問題のリスト
• ステップバイステップのトラブルシューティングガイド 1.よくあるご質問

優れたテクニカルライティングは、必要な情報を論理的かつ包括的に網羅し、読み手にとって有益な文書となるよう、詳細なアウトラインを作成することから始まります。

チームのセッションに参加させる アイデア発想法 ホワイトボード、マインドマップ、プロトタイピング、ストーリーボードなど。

3.5W1Hアプローチでトピックをリサーチする

最高のテクニカルライターは、5W1H（Who, What, When, Where, Why, and How）フレームワークを使って、書かれているコンテンツの本質的な側面をカバーし、文書が技術フィールドの読者に関連していることを確認します。

テクニカルライティングにおける5W1Hアプローチ

4.ユーザーペルソナに合わせたコンテンツを作成する

想定する読者層に基づいて、次のような方法でライティングを適応させることができます：

• 最も適切なトーンと言語を選択する
• 適切な技術的詳細レベルを決定する
• 読者の質問や懸念を予測し、それに対応する。
• ナビゲートしやすく、理解しやすいように文書を構成する。

エンドユーザーや管理者向けのユーザーガイドを書く場合、アプローチの仕方は次のように異なります：

異なるペルソナのためのテクニカルライティング

このフェーズでは、ペルソナ別のテクニカルライティングを作成することを検討してください。 仕事の範囲 プロジェクトを成功に導くために必要な、オブジェクト、タスク、依存関係、その他の関連情報を含む、やることの詳細を記した文書。 ClickUp ブレイン クリックUpの 内蔵AIライティングツール は、数分以内に技術文書や仕事範囲を作成するのに役立ちます。サジェスチョン付きのドロップダウンメニューを使用して、文章を仕上げ、配色を変更し、タイポグラフィを更新し、ミーティングメモや要約を追加して、あっという間にドキュメントを完成させましょう。

5.情報を効果的に整理

このフェーズでは、"読者が探しているものを素早く簡単に見つけるにはどうしたらいいか？"と自問してみよう。

重要なのは、情報を論理的に整理し、スキャンしやすくすることだ。

やることは以下の通り：

• ヘッダーやサブヘッダーを使い、読者が必要な情報をすぐに見つけられるようにする。
• リストや箇条書きを使って鍵を強調し、テキストを読みやすくする。
• 画像、図、テーブル、その他のマルチメディア要素を盛り込み、複雑な概念を説明し、文書をより魅力的なものにする。
• フォントスタイル、サイズ、色、スペースなど、文書全体で一貫性のあるフォーマットを使用する。
• 情報を論理的に整理し、最も基本的な概念から始め、徐々に高度なトピックに移行する

技術文書を充実させるためにClickUpドキュメントを使う

複数のチームメンバーが参加する製品開発プロセスでは、以下の使用を検討してください。 ClickUp ドキュメント を参照して、目標とユーザーを定義し、製品要件を概説し、ユーザーリサーチを追加し、全体の一貫性を確保します。

ドキュメントを使用して、テクニカルコミュニケーションの作成、編集、管理を行い、チームとリアルタイムでコラボレーションできます。プロジェクトマネージャーはチームメンバーをタグ付けし、ClickUp Docs内でタスクを割り当てることができます。

情報を効果的に表現するために、セクション、ビジュアル、テーブルを追加して、技術文書をより魅力的なものにすることができます。

クリックアップドキュメントでは、リッチフォーマットとスラッシュコマンドがより効率的に仕事できるようになりました。

ClickUp Docsは、ヘッダースタイル、色の選択、フォントオプション、段落スペースなど、さまざまなフォーマットオプションを提供し、単調さを解消してドキュメントの読みやすさを向上させます。

プロのヒント 💡: Use(使用する) 技術文書テンプレート _または エンジニアリング・テンプレート 製品の機能と用途の概要を説明し、詳細と機能を提示し、現在および将来の従業員のために製品知識を文書化するためのものです。

6.一貫性を保つためにスタイルガイドを持つ

複数の人が技術文書の仕事をする場合、それぞれのスタイルが一致していないと、矛盾やエラーが忍び寄る可能性があります。

スタイルガイドは、技術文書全体で同じ標準を維持する統一力のようなものです。

スタイルガイドが不可欠な理由

• 一貫性の確保: 読みやすさとプロフェッショナリズムのために重要な、すべての文書にわたって統一されたライティングスタイルを維持します。
• 時間の節約: あらかじめ定義されたガイドラインにより、ライターがコンテンツのフォーマット方法を決定する時間が短縮され、実際の執筆により集中することができます。
• エラーの削減： スタイルガイドは、すべての文書が同じ品質基準を満たすことを保証し、矛盾やエラーを最小限に抑えるのに役立ちます。

例 ClickUpプロセスと手順テンプレート を使えば、プロセスを文書化し、一元管理することができます。繰り返し可能なタスクのステップバイステップの手順を作成し、チームのプロセスと手順のワークフローを標準化します。

テンプレートのダウンロード

ClickUp Process and Procedures Template を使って、生きたプロセス文書を作成するために必要なタスクをハイライトします。

ブラウニーポイント ClickUpのプロジェクト管理プラットフォーム を使えば、チームメンバーにタスクを割り当てたり、あらかじめ用意されたテンプレートに技術情報を追跡させたり、タスクの進捗を一つのプラットフォーム上で追跡することができます。

続きを読む:

/参照 https://clickup.com/ja/blog/132195/undefined/ レポートの書き方：構想から完了まで /%href/

7.技術文書の要点を知る

作成する技術文書の種類に関係なく、基本を正しく理解しましょう。

事実にこだわる

すべての技術文書において、情報を客観的に示す。感情的な表現や個人的な意見は避けましょう。主観的な意見は文章に偏りを与え、信頼性を損ないます。

• 例えば、「この機能はきっと気に入るはずです！」と言う代わりに、「この機能を使えば、データ処理時間を最大40％短縮できます」と言いましょう。

曖昧な表現は避ける

読者が何を期待し、どのように指示に従えばよいかを正確に理解できるよう、的確な表現を使いましょう。

• 次のステップに進んでください」と言う代わりに、具体的な詳細をプロバイダーしましょう：次へ」ボタンをクリックしてください。

能動態を使う

能動態は、あなたの文章を直接的で魅力的なものにします。

• "ソフトウェアのインストールは毎月更新する必要があります "と書く代わりに、"あなたは毎月ソフトウェアを更新する必要があります "と書きましょう。

使う ClickUpの技術仕様ジェネレーター を使用して、製品やプロセスの文書化のためのアイデア、プロセス、フレームワークを生成できます。

API、アーキテクチャ、データフロー、新規モジュールのドキュメント作成を担当するソフトウェアチームの一員であれば、ClickUp Brainのテクニカルライティングツールを使って包括的な技術ドキュメントを作成し、誤解を減らし、コラボレーションを改善し、開発プロセスを加速させましょう。

その AIライティング・アシスタント スペルや文法をチェックし、テキストの塊を書き直し、長い段落を要約して明瞭さと正確さを加える。

ClickUp Brainで、コピーに磨きをかけよう。トーンやスタイルを変えたり、文法やスペルの正確さをチェックしたり。

8.明瞭で簡潔な文章を書く

一般的にコンテンツを書くときは、言いたいことを明確かつ簡潔に書くのが良い。しかし、テクニカル・ライティングでは、それは絶対に必要だ。

複雑なアイデアを伝えることで、読者は迷ったり混乱したりすることなく、重要なポイントを素早く把握することができます。

では、どうすればテクニカル・ライティングをより明確で簡潔なものにできるのでしょうか？

言葉をシンプルにすることです。

専門用語の簡素化

効果的な技術文書には、反復と微調整が含まれることを忘れないでください。チームとのフィードバック・セッションをプランニングしてください。 ClickUp フォーム は、指定したチームメンバーからのフィードバックを構造化されたフォーマットで収集するのに役立ちます。また、ClickUpのプラットフォームに統合されているため、仕事の管理も簡単です。

9.マルチメディア要素を含める

長い段落やテキストを、図や画像、ビデオなどの視覚的に魅力的な要素で区切りましょう。あなたの言いたいことを説明しやすくなります。

例えば、ユーザーガイドにスクリーンショットを追加して、どこをクリックすればいいのか、各ステップで何を見ればいいのかを正確に示しましょう。

高品質で、関連性があり、クリアされたマルチメディア要素を追加することを忘れないでください。キャプションを使って、各画像が何を示しているのか、それが周囲のテキストとどのように関連しているのかを説明しましょう。

/参照 https://clickup.com/integrations ClickUpの統合 /%href/

Figma、GitHub、Zoom、YouTube、その他のマルチメディア・ツールとの統合により、ClickUpワークスペース内でコンテンツをサポートするビジュアル要素を簡単に追加できます。

10.関連する例を使用する

魅力的なフォーマットで、読者があなたの言っていることを簡単に判断できるようにしたい。

教えてはいけない。

これはテクニカルライティングにも当てはまります。

テクニカルライティングを魅力的でユーザーフレンドリーな、親しみやすいものにするために、例を挙げましょう。例は、読者が複雑な概念を素早く理解するのに役立ちます。

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/b56a8b5-600.png ClickUp 企業プロセス文書テンプレート /mg/

技術文書へのスクリーンショットの追加

価値を高めるには、鍵機能を強調する例、重要な使用例を示す例、一般的なワークフローをステップ・バイ・ステップで説明する例を選びます。詳細で具体的な例を使用して、テーマに関する明確な洞察を提供します。

プロヒント💡：_コードスニペット、スクリーンショット、サンプル出力はすべて、技術文書に最適な例です。

続きを読む: ClickUpやWordで使えるケーススタディのテンプレート15選

テクニカルライティングスキルを向上させよう：よくある間違いを避けよう

1.専門用語や複雑な表現

技術文書は、クライアントや読者のあらゆるバックグラウンドにとって親しみやすいものでなければなりません。

この間違いを避けるには:。

✅ 使用する テクニカルライティングツール ClickUp Brainのようなテクニカルライティングツールを使えば、ライティングが簡単になる。

✅ 複雑な概念を説明する例を提供する

✅ 文章が明確になるよう、専門家でない人にレビューしてもらう

✅ 専門用語に説明を加える

2.適切なフォーマットを無視する

切れ目のない大きなテキストブロック、見出しの欠如、視覚的な構成の不備は、技術コンテンツをナビゲートしにくく、消化しにくくします。

このミスを避けるには：。

✅ 長い段落を短く、管理しやすいかたまりに分割する。

✅ 説明的な見出しや小見出しを使い、コンテンツを整理する。

✅ リスト、テキストボックス、箇条書きを使って、鍵 となる情報を強調する

✅ 十分なスペースを確保し、文書に視覚的な余裕を持たせる

3.曖昧であいまい

曖昧であいまいな表現は読者を混乱させます。

このミスを避けるには:。

✅ 言葉遣いを正確にする

多分」、「一般的に」、「少し」といった表現は避ける。

✅ 使用する頭字語や略語はすべて定義する。

✅ ポイントを説明するために具体例を示す

✅ 能動態と直接的な指示を使用する

4.聴衆のニーズを無視する

聴衆のニーズを考えないと、文書が不明瞭になります。

この間違いを避けるには：。

✅ 読者の背景、目標、悩みの種を理解する。

✅ コンテンツを聴衆の専門レベルに合わせる

✅ 読者にとって最も適切で有益な情報に焦点を絞る

✅ ユーザーからのフィードバックを収集し、それ に基づいて反復する

5.ユーザー体験を後回しにする

ユーザー体験を考慮せずに文章を書くことに集中すると、文書が混乱し、目的を果たせなくなる可能性がある。

この間違いを避けるには：。

コンテンツを論理的かつ直感的に構成する。

✅ 目次や相互参照のようなナビゲーション補助を提供する。

✅ 重要な情報に簡単にアクセスできるクイックリファレンス ガイドやチートシートを用意する

✅ コンテンツは検索しやすく、見出しやフォーマットを明 確にし、読み飛ばしやすくする。

✅ 実際のユーザーで文書をテストし、使いやすさの問題 を特定して修正する。

ClickUpで技術文書をレベルアップする準備はできましたか？

すべての技術文書（作業手順書、ユーザーマニュアル、ハウツーガイド、ユースケース）が企業や製品の成功に貢献しているとしたらどうでしょう。

コンテンツの明確化とClickUpのようなソフトウェアを組み合わせることで、テクニカルドキュメントのレベルアップが可能になるとしたらどうでしょう？

やること、それはテクニカル・ライティングのヒントを実践することから始めましょう。そして、ClickUpを使ってアウトラインを考え、同僚からフィードバックを集め、マルチメディアを統合し、ClickUp BrainをAIライティングアシスタントとして活用しましょう。

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