従来、ソフトウェアの購入は調達チームが行っており、彼らはコーヒーメーカーからハンドティッシュまで、会社の他のすべてを購入していた。
これが可能だったのは、ソフトウェアの購入に専門的な知識が必要なかったからだ。各カテゴリーの製品はほんの一握りで、価格設定もシンプルだった。
クラウド技術とSaaS（Software-as-a-Service）モデルの登場は、この状況を劇的に変えた。
- どのカテゴリーも混雑している。例えば、G2には時間追跡ソフトウェアとして712もの膨大な製品がリストアップされている。
- SaaSは一般的にサブスクリプション・ベースだが、価格設定はユーザー・ベース、利用ベース、階層ベース、またはこれらの組み合わせがある。
- SaaSの契約は複雑になる可能性がある。例えば、データプロバイダーは、調達チームには馴染みのない技術用語で「利用」リミットを定義するかもしれない。
- SaaSの交渉は、毎月、四半期ごと、または毎年行われる必要があり、調達チームは常に気を抜けない。
そのため、ビジネスでは、カスタマイズされた 調達戦略 SaaS購入における運用上の課題を克服し、コストを削減し、プロセス効率を向上させる調達戦略。その方法を紹介しよう。
SaaS調達プロセス
適切なSaaS製品を選ぶことは、単にソリューションを選ぶことではありません。適切なSaaSソリューションを、適切な価格で、適切な人材に、適切な契約条件で提供することです。
これを実現するには、徹底したSaaS調達プロセスが必要です。 調達プロセス .また 調達管理ソフトウェア ClickUpのようなツールで、可視性と管理を完了しましょう。その方法を見てみよう。
1.ビジネスニーズの特定
SaaSツールを購入する前に、何が必要なのかを明確にしましょう。ここでは、チームに尋ねるべき質問の番号を示します。
やることは何ですか？
探している製品は何ですか？例：プロジェクト管理、データインデックス、給与管理などのSaaSソリューションかもしれません。これを明確に定義することを忘れないでください。
例えば、あなたはあるツールをタスク管理ソフトウェアと呼ぶかもしれませんが、ベンダーは仮想ワークスペースを好むかもしれません。この違いを知っておくと、曖昧さをなくすのに役立つ。
あなたにとって重要な機能は何ですか？
すべてのプロジェクト管理ツールが同じように作られているわけではありません。自分に合ったものを選ぶために、必要な機能をリストアップしましょう。これは以下のようなものです：
- タスク管理
- 時間追跡
- アクセスコントロール
- オフライン可用性など
リストを作成する際には、優先度のランク付けも忘れずに。
何のためにそのツールが必要なのか？
プロジェクト管理のようないくつかのツールは、継続的なものかもしれません。一方、データ・インデックス・ツールのようなツールは、導入するプロジェクトの1つに特化し ているかもしれません。SaaSソリューションが必要な期間と目的を知ることは、意思決定の合理化に役立ちます。
ユーザーは誰か？
どのチームがソフトウェアを使用するのかを知ることは、必要な機能を考える上でも役立ちます。例えば、営業チーム向けのツールであれば、モバイルアプリが必要でしょう。財務チームにはスプレッドシートビューが必要かもしれない。
つまり、誰が使うのかを確認するのだ。また、必要なライセンス数も数えておくと、後々交渉の大きな武器になります。
このツールはどのような目標を達成するのか？
そのツールが解決するペインポイントは単純かもしれないが、購入するすべてのツールにはビジネス目標が必要だ。例えば、ある企業がカスタマーリレーションシップマネジメントを必要としているとします。 (CRM) SaaS 顧客とのやり取りを追跡し、プロセスを効率化するためのシステム。
目標は次のように定義できます：
- 売上予測の正確さ
- 顧客獲得や顧客維持の増加
- マーケティング・キャンペーンの効果向上
購入するツールに応じて、目標を定義する。これらの情報をすべて把握し、文書化する。
/参照 https://clickup.com/features/form-view ClickUp フォーム /%href/
は、必要なすべての情報を収集するための標準化されたアンケートを使用するのに最適なツールです。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/ClickUp-Forms-Dashboard-Image.png ClickUp フォーム /%img/
ClickUp Formsで標準化されたアンケートを作成しましょう。
誰かがソフトウェアを必要とするたびに、調達チームはアンケートを送信するだけで、すべてのデータを一箇所で得ることができます。
事前情報を入手したら、それを文書化します。 ClickUp ドキュメント を作成し、関係者全員と共有する。また、インタビューを実施して、より質的なデータを追加することもできます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Procurement-Template.png ClickUp 調達テンプレート /%img/
完全カスタマイズ可能なClickUpの調達テンプレート。
SaaSの購入が初めての方は、以下のテンプレートを使ってより簡単かつ迅速に始めましょう。 ClickUpの調達テンプレート .この完全にカスタマイズ可能なテンプレートを使用すると、調達のプロジェクト管理、追跡、監視、データ駆動型の意思決定を行うことができます。導入後も、このテンプレートを使用してベンダー関係を追跡することができます！
/参照 https://clickup.com/templates/procurement-t-49042081 このテンプレートをダウンロードする /%href/
2.オプションのリサーチと比較
その B2B SaaS企業ソフトウェア 市場は激しく混雑している。各カテゴリーのツールは数十、いや数百もある。それぞれが異なる SaaSマーケティング戦略 は、カスタマーを引き付け、維持するためのものである。そのため、オプションの調査と比較は非常に重要です。
- ツールを3～5個リストアップする：インターネットリサーチに基づいて、あなたのニーズを満たす上位3～5位までのツールをリストアップする。
- 比較する比較する：リストアップしたすべてのツールのテーブルを作成する。SaaSツール を行、パラメーターを列として表を作成し、効果的に比較する。
- 整理する：最も重要なパラメーターに基づいて並べ替える
ClickUpを使用して調達プロセスを管理しながら、テーブルビューを使用してデータを自動的に整理し、必要な方法で並べ替えることができます。
また、カスタムフィールドを使用することで、思い通りに比較を表示することができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/drag-and-drop-tasks-on-a-clickup-table.gif ClickUp テーブル /%img/
ClickUpのテーブルビューでデータをシンプルに見やすく整理。
3.提案依頼
さて、気に入ったツールがわかったら、次は提案を募り、評価する番だ。
プロバイダーには、要件と期待事項を概説した明確な提案依頼書（RFP）を提出しましょう。 ClickUpのプロジェクト依頼と承認テンプレート は完璧な出発点として機能します。
このフェーズでは、提案内容が比較可能であることを確認する必要があります。各ベンダーは同じような機能を異なる用語で表現している可能性があり、比較が難しくなります。ですから、あなたの方から標準化を進めてください。
- ツールに求める機能のリストを（あなたの用語法で）記載し、該当するものにチェックを入れてもらう。
- 通貨や予想される使用量に基づくなど、あなたの条件に合った価格設定を求める。
- チーム自身がツールを体験できるよう、デモや試用版を求める。
- 最終選考に残ったSaaSベンダーが提案書を提出する期限をメンションする。
- 可能であれば、ClickUpフォームのようなアンケートに回答してもらい、比較可能なテーブルにデータを自動的に取り込む。
4.提案書の評価
提案を評価し始める前に、提案の完了とビジネスニーズとの整合性を確認する。セキュリティ基準や契約終了の方針など、不足している点があれば、その点を質問する。
これらのデータをもとに、以下の点を比較する。
総所有権コスト（TCO）：ユーザーあたりの価格は、すべてを合わせて支払う金額を示さないため、良いメトリクスではありません。そこで、ツールのコスト、導入、オンボーディング、メンテナンスなどを計算する。合計を比較する。
費用に対する価値：TCOが最も低いツールがベストである必要はありません。そのため、TCOが機能、カスタマーサポートなどの点で最高の価値を提供していることを確認する。
カスタム：ほとんどのSaaSツールは、箱から出してすぐに使えるようになっています。しかし、カスタマイゼーションが必要な場合は、それが可能かどうかを確認してください。
ユーザーエクスペリエンス：これは調達チームが思っている以上に重要です。UXが悪ければ、採用率や利用率、ひいては投資収益率にも影響する。製品のUXについてフィードバックできる少人数のパイロットユーザーを確保しましょう。
カスタマーサポート：ほとんどのSaaSツールは、ユーザーマニュアルやナレッジベースに基づいてユーザーが自助努力することを期待しています。これだけでは不十分な場合は、各ベンダーからどのようなカスタマーサポートを受けられるかを検討しましょう。追加サポートのために追加料金を支払う価値があるかどうかを評価しましょう。
5.条件交渉
ステップ4に基づき、トップベンダーを選び、あなたの利息を守る条件を交渉する。価格、サービスレベル、サポート、キャンセルポリシーなど、あなたにとって重要なことはすべて持ち出し、条件を交渉する。
譲れないものは何かを知っておく。例えば、金融やヘルスケアなどの業界では、厳格なセキュリティ管理が必要です。ベンダーがこのレベルのコンプライアンスを提供できない場合は、リストの2番目の優先事項に移る時です。
条件に合意したら、契約書にサインし、契約を開始する。
6.ソフトウェアの導入
企業向けSaaSを導入する際には、いくつかの要素を念頭に置きながら、徹底的にやること。ベンダーと緊密に仕事し、組織内にソフトウェアを導入する。以下の効果に注目する：
- 組織のニーズに合わせたソフトウェアの設定
- 新規ユーザーのオンボーディング・プロセス
- 組織／チームを離れる従業員のためのオフボーディング・プロセス
- ユーザーへのトレーニング
- 既存システムとの統合
- 組織で必要とされる使用／機能／アクセスなどのリミット
- 問題や苦情に対するエスカレーション・マトリックス
7.利用状況のモニタリング
調達部門の仕事は、ソフトウェアを導入したらそれで終わりではありません。実際、チームが利用可能なツールを最大限に活用できるようにするためには、利用状況やセンチメントを以下のようにモニタリングし続ける必要がある。 SaaS分析ツール .
- ユーザーが意図したとおりにソフトウェアを使用しているかチェックする
- 節約、効率、パフォーマンスなどへの影響を測定する。
- ツールに寄せられる苦情や問題を監視する。
- ユーザー感情アンケートを実施し、チームがツールを楽しんでいるかどうかを把握する。
たまにはチームと同席して定性分析を行い、使用状況を深く理解する。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-154.png ClickUpダッシュボード /%img/
SaaSアナリティクスを追跡するClickUpダッシュボード
このプロセスを実行する中で、いくつかの課題に直面したり、ミスを犯したりする可能性があります。どのようにそれを避けることができるかを見てみましょう。
SaaS 調達で避けるべき間違い
従来の方法でソフトウェアを購入することに慣れている調達チームにとって、SaaSの購入は新しいものです。その結果、次のようなことに直面するかもしれない。 調達の課題 と、簡単に回避できる基本的な間違いを犯す。
ここでは、最も一般的なSaaS調達の間違いを紹介します。
隠れたコストを無視する：ウェブサイトにリストアップされている価格は、総額ではないことが多い。契約には、統合、データ移行、プレミアムサポートなどの費用が含まれている場合があり、所有権の総費用が膨れ上がる可能性があります。これらを無視すると、出費がかさむ可能性があります。
ROIの計算をしない：すべての経費は、何らかのビジネス成果を示す必要がある。収益の増加やコスト削減といった直接的な利益だけでなく、従業員が価値を感じるといった間接的な利益についてもROI計算を行わないことは、買い手の後悔を招く結果になりかねない。
単独購入：既存システムとの統合を考慮せずにSaaSソリューションを購入することも大きな間違いです。単独での購入は、ビジネスで使用している他のツールとの互換性がない可能性があり、非効率やギャップを埋めるための追加コストにつながります。
拡張性の見落とし：SaaS調達の短期的ビューは、企業の成長に伴うボトルネックにつながります。スケーラビリティを軽視すると、作業負荷の増加やユーザーの増加に対応できず、全面的な見直しが必要になります。
ベンダーサポートの重要性の過小評価：最新のツールはユーザーフレンドリーであるため、カスタマーサポートは必要ないと考えがちです。しかし、技術的な問題を解決し、アップデートを支援し、将来の統合を支援するために必要です。困ったときに電話できる相手がいることを軽視してはいけません。
セキュリティ評価を省略する：ベンダーにセキュリティ対策を任せることは、大きな見落としになりかねない。データ漏えいが多発している今、SaaSプロバイダーのセキュリティ評価には、あなたにも責任があります。
意思決定プロセスを急ぐ最後に、SaaSの調達プロセスを急ぐと、意思決定を誤る結果になりかねません。最初に目についたツールを選択すると、長期にわたって不満が繰り返されることになります。
いくつかのSaaS調達のベストプラクティスに従うことで、このような失敗を避けることができます。見てみよう。
SaaS 調達のベストプラクティス
ミス、遅延、コスト超過、非効率を避けるために、SaaSソリューションを取得する際に従うべきベストプラクティスを紹介します。
価格のベンチマーク
価格のベンチマークは2つの面から行います。1つは、選択した製品が同カテゴリーの他のソフトウェアと比較してどうなのかということです。例えば、プロジェクト管理ツールとしてAsanaを選んだ場合、以下の製品と価格を比較してみましょう。 SaaSの例 Jira、Zoho Projects、ClickUpなど。
そして、あなたの会社と似たような会社が、あなたの選んだツールに支払っている金額と比較してみてください。この情報はプライベートでは入手できないかもしれないので、友人や同業者に個人的に聞いて、市場の脈をつかむのに役立ちます。
法律とセキュリティのレビューを行う。
現在だけでなく将来的にも、SaaSツールが自社に適用されるすべての法律や規制に準拠していることを確認するのは、自社の責任です。ベンダーの法的およびセキュリティ・ポリシーを徹底的に評価する。
また、それらが最新のものであることを確認するために、定期的なレビューを実施しましょう。
SaaS管理ソフトウェアを使用する
ツールを調達したら、それを正しく管理するシステムを設定しよう。A SaaS型管理ソフトウェア :
- SaaSサブスクリプションとソフトウェア使用状況の可視性を提供します。
- ライセンスの一元管理
- アドオンやプレミアムサービスレベルも含めた利用料金の自動追跡化
- オンボーディングとオフボーディングの合理化
更新日の追跡
ほとんどのSaaS契約は自動更新であり、不必要な出費につながる可能性があります。更新日を追跡し、自動リマインダーを設定することで、次のことが保証されます：
- 退職した従業員のライセンス更新を避ける
- 再交渉のスペースを確保する。
- 製品が本当に仕事として機能しているかを再評価する。
- ベンダーのニーズをフィードバック
契約データの管理
更新日と同様に、契約期間、両当事者の責任、SLA（サービス・レベル・アグリーメント）、違約金、更新コミットメントなどの契約データも監視することが重要である。
優れたSaaS調達プラットフォームは、これを支援することができる。組織化されたアクセス可能なツールで 調達契約 コンプライアンス、監査、更新交渉を支援する。
ベンダーの業績評価
ベンダーの業績評価を定期的に行う。レビューを行う：
- ベンダーのSLA遵守状況
- サービスの応答性と満足度
- ソフトウェアのビジネス成果とROI
- 最適化と継続的改善
また、市場の他のツールに目を配り、現在のベンダーのパフォーマンスをベンチマークすることも役立ちます。
標準的なSaaS購入プロセスの導入
このプロセスを一度経験すれば、どのように完了する必要があるかがわかります。その経験と学習に基づいて、戦略的なSaaS調達プロセスを導入しましょう。
典型的なSaaS調達プロセスには、要件収集、ベンダー評価、関係者の承認、導入後のレビュー、必要なSaaS調達ソフトウェアのステップとフレームワークが含まれます。
ClickUpでSaaS調達のエースになろう
従来のソフトウェア購入からSaaS調達への変化は劇的です。従来のパラダイムでトレーニングを受けてきたチームは、急遽新しいトリックを学ぶ必要に迫られました。
その変革を促進し、プロセスをシームレスにするためには、最高のSaaS調達ソリューションが必要です。ClickUpの包括的なプロジェクト管理プラットフォームは、カスタマイズ可能で、SaaS調達を含む必要なあらゆるプロセスに適応できるように設計されています。
ClickUpのSaaS調達ソリューションでタスクを管理し、進捗を追跡し、整理された状態を維持しましょう。 ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 .