プロジェクトには、家のリフォームから企業データウェアハウスの設計まで、さまざまな形やサイズがある。組織内でも、エンジニアリングチームにはソフトウェア開発プロジェクトがあるかもしれないし、人事部には年1回のチーム旅行プロジェクトがあるかもしれないし、財務部には予算配分プロジェクトがあるかもしれない。
規模の大小にかかわらず、どのプロジェクトにもそれぞれ複雑な設定がある。効果的なプロジェクト管理は、複雑さを管理し、無駄を省き、リソースを最適化し、目標を達成する唯一の方法である。
ありがたいことに、現在ではそれを実現するソフトウェアがある。このブログポストでは、プロジェクト管理ソフトウェアの導入を成功に導く方法を、プランニングから導入までご紹介します。
プロジェクト管理ソフトウェアの導入を理解する
プロジェクト管理ソフトウェアの導入を理解するには、いくつかの質問に対する答えを知っておく必要があります。さっそく見ていきましょう。
プロジェクト管理ソフトウェアとは何か？
プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトに関連するアクティビティ、リソース、タスクを管理するために設計されたデジタルツールです。優れたプロジェクト管理者は、プロジェクトを取り巻くすべてのデータとイベントをソフトウェアに入力し、すべての利害関係者に可視性を与えます。
クリックアップ・プロジェクト管理ソフトウェア
プロジェクト管理ソフトウェアの導入とは？
プロジェクト管理ソフトウェアの導入とは、様々なユーザーのためにプロジェクト管理ツールを選択、設定、展開するプロセスです。この活動のステップバイステップのプロセスについては、このブログ記事の後半で説明します。
プロジェクト管理ソフトウェアの導入はどのように進化したのか？
プロジェクト管理そのものは、ここ数十年で大きく進化しました。
スプレッドシートの時代：初期のプロジェクト管理ツールは単なるスプレッドシートだった。プロジェクト管理者は、すべての情報を一元管理するために、延々とテーブルやチャートを作成していた。これは非常に手作業で、共同作業は困難だった。
ERP/CRM時代：スプレッドシートから、大企業はエンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）やカスタマー・リレーションシップ・マネジメント（CRM）ソフトウェアに移行し、特定のプロジェクトに関係するタスクを管理できるようになった。例えば、CRMはマーケティングのワークフローを処理することができる。
プロジェクト管理に焦点を当てなければ、これらのツールはその場しのぎのソリューションだった。不十分で非効率的だった。しかも、導入するのも、使うのも大変だった。
シンプルなタスクマネージャーの時代：SaaSモデルが成長するにつれ、多くのシンプルなタスク管理ツールが普及した。プロジェクト管理者は何百ものタスクを単純なチェックリストに当てはめ、大規模なプロジェクト管理を不可能にしていた。
強力なプロジェクト管理ソフトウェアの時代：SaaS市場が成熟するにつれ、プロジェクト管理ツールは格段に強力になりました。プロジェクト のようなオールインワンのプロジェクト管理ツールも登場した。 のようなオールインワンのプロジェクト管理ツールを使えば、どんな種類のプロジェクトでも思い通りに管理することができます。
柔軟性、カスタム化、自動化に対応した強力なプロジェクト管理ソフトウェアは、すべてのプロジェクトマネージャーのスーパーパワーです！
シームレスなコミュニケーション、コラボレーション、進捗追跡を可能にします。
なぜ今、誰もがプロジェクト管理ソフトウェアについて話しているのでしょうか？
パンデミックとハイブリッドな仕事モデルの台頭により、プロジェクト管理ソフトウェアは組織の生産性の中心に位置づけられるようになった。分散型ワークフォースが当たり前になるにつれ、プロジェクト管理ソフトウェアはバーチャルオフィスとなった。
大げさに聞こえるかもしれないが、その通りだ。なぜプロジェクト管理ソフトウェアの導入を検討する必要があるのか、その理由を詳しく見ていこう。
プロジェクト管理ソフトウェア導入の必要性を理解する
あなたのビジネスは賑やかな蜂の巣です。プロジェクトは蜜であり、チームは勤勉なミツバチです。これらのプロジェクトを整理し、優先順位をつけ、追跡するシステムがなければ、事態はすぐに膠着状態に陥ってしまいます。良い
はそれを回避し、特別な価値を付加することができる。その方法を紹介しよう。
統合：プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトのすべての情報、行動、結果を統合します。どの時点でも、あなたや他の誰かが必要とするものは、ここで見つけることができる。これにより、プロジェクト管理がシンプルかつ効果的になります。
可視性：プロジェクト管理ソフトウェアを導入することで、すべてのプロジェクトが可視化されます。この透明性により、厳しい決断を下すことも容易になります。
コラボレーション：遠隔地/ハイブリッドチームでは、プロジェクト管理ソフトウェアを導入することで、物理的な距離を埋めることができ、タイムゾーンや場所に関係なくシームレスなコラボレーションが可能になります。
たとえ同じ場所にいるチームであっても、プロジェクト管理ソリューションによって、パートナー、ベンダー、カスタム、スポンサーなどとのコラボレーションが可能になり、すべての重要な利害関係者が同じページに集まります。
予測可能性：プロジェクト管理ソフトウェアでは、プランと実績をリアルタイムで比較することができます。実績に基づいて今後のプランを変更し、より正確なものにすることができます。
自動化：優れたプロジェクト管理ソフトウェアは、あなたに仕事をさせるだけでなく、その重荷の一部も担ってくれます。繰り返しや予測可能なプロセスを自動化することで、プロジェクトチームの時間を無料にし、彼らが一番やることに集中できるようにします。
/参照 https://clickup.com/features/form-view クリックUpフォーム /%href/
_複数の利害関係者から要件を収集するため
**2.課題を特定する
すべてのニーズがチームメンバーによって明確にされるわけではない。フォードに言わせれば、たいていの人は「もっと速い馬が必要だ」と考える。そこで、現在のプロジェクト管理プロセスを観察し、ギャップを特定する。
インスタンスンス、スプレッドシートでプロジェクト管理をしている場合、特定のタスクについて文脈に沿って会話する能力が著しく欠けているかもしれない。このような散漫なコミュニケーションは、仕事を非効率にする。
3.成功を定義する。
プロジェクト管理ソフトウェア導入の成功がどのようなものかをクリアされた形で明確にする。導入サイクルの高速化、チームシナジーの強化、利害関係者の満足度の向上などであろうか。
これらのメトリクスは、プロジェクト管理ソフトウェアへの投資対効果を評価する際に役立ちます。
ステップ2：ベンダーの選択と適切なソフトウェアの選択
プロジェクト管理ソフトの選択肢の数は442（G2調べ）！もしあなたがベンダーの選択を担当しているのであれば、あなたの仕事はあなたのために切り出されている。適切な製品を選択する際に最もよく見られる機能は以下の通りである。
タスク管理。
これは最も基本的なニーズですが、チェックリスト、サブタスク、タスク、リスト、フォルダ、ワークスペースなどの階層を確保してください。
ClickUpのプロジェクト階層
は、より良い組織とより大きなコントロールを可能にするように設計されています。ソフトウェアチームにとって、ClickUpはバグ、マイルストーン、変更要求などのタスクのカスタマイズも可能です。
クリックアッププロジェクト階層
ドキュメント
すべてのプロジェクトには、チームメンバーが随時アクセスする必要のあるリソース、ドキュメント、インサイトがあります。これを簡単に実現できるツールを選びましょう。 ClickUp ホワイトボード は、ブレインストーミングやワークフローをプランするためのクリーンなキャンバスを提供します。
ClickUp ドキュメント
を使えば、ボタンをクリックするだけで文書の作成と共有ができる。クリック
/を使えば https://clickup.com/ai クリックUp AI /をクリックする。
を使えば、長い文書を自動的に要約して、アクセスしやすくすることができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/ClickUp-Whiteboard-gif-1.gif ClickUp-ホワイトボード /クリックアップホワイトボード
効果的なビジュアライゼーションのためのClickUpホワイトボード
クリックアップの
も、始めるための足がかりを与えてくれる！
可視性＊＊＊。
すべてのプロジェクトが同じように意味を持つわけではありません。プロジェクト管理者は、異なる意思決定をするために、異なるビューを必要とする。
ClickUpは15以上のビューを提供し、あなたの方法で情報を見ることができます：
- カレンダー・ビューは、タスクをドラッグ・アンド・ドロップして効率的にスケジューリングできます。
- タイムラインビューは依存関係をマップし、不測の事態に備えたプランを立てることができます。
- 作業負荷ビューは、チームの稼働率と生産性を表示し、リソースの割り当てを改善します。
- チャットビューはリアルタイムのコラボレーションを可能にします。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Timeline-Local-Workload-view-simplified-1400x934.png クリックアップ3.0タイムライン ローカルワークロードビューの簡素化 /クリックアップ
複雑なプロジェクトを管理するためのタイムラインビュー。
ClickUpには、スクラムボード、バーンアップ/バーンダウンチャートなど、ソフトウェアチームのためのアジャイルプロジェクト管理ツールが含まれています。
統合
良いプロジェクト管理ツールは、現在と将来の技術スタックに対応していなければなりません。ソフトウェアチームにとっては、コミット、プルリクエスト、問題をリンクされているGitHubかもしれない。
コンテンツチームにとっては、すべてのアセットに簡単にアクセスできるGoogleドキュメントとの接続が考えられる。もちろん、Slackとの連携は誰もが好むものだ。
ClickUpは、Vimeo、Zoom、Tableauを含む1,000以上のツールとシームレスに統合できます。
すべての条件を満たすツール／プロジェクト管理ソフトウェアが見つかったら、次はそれを導入し、ユーザーのために立ち上げる番だ。
ステップ3：プロジェクトの立ち上げとERPの導入
この段階は極めて重要で、プランニングからアクションへの移行を示すものであり、戦略的ビジョンが具体的なフォームになり始めます。
- ステークホルダーの署名を得る：ビジョンと目標について、組織のリーダーとスポンサーを同じページに集める。
- ERPの設定：ERPのセットアップ：導入ライフサイクルをサポートできるようにERPシステムを設定し、必要に応じて他のツールを統合する。
- Get a Teams onboard：プロジェクトマネージャー、スーパーバイザー、リエゾンオフィサーなどからなるプロジェクト実施チームを設定する。
- プロジェクトを立ち上げる：プロジェクトの立ち上げ：関係者全員とコミュニケーションを取り、潜在的なユーザーを興奮させる。
ステップ4：導入タイムラインの作成とオブジェクトの設定
ベンダーのソフトウェアを採用する場合、それはプロジェクト管理ソフトウェアの実装を管理するためのプロジェクトである（はい、そこは少しメタです！）。
そのため、プロジェクト管理の方法論に従う必要がある：
- プロジェクト管理ソフトウェアの導入を管理可能なタスクに分割する。
- 各タスク/マイルストーンの明確なタイムラインを計画する。
- セキュリティ標準、データ転送プロトコル、ユーザーオンボーディングなど、実装の明確なオブジェクト設定。
プロジェクト管理ソフトの導入プランは、あらゆる曲がり角やチェックポイントを先取りしたロードマップです。導入プランの作成が初めての方でも、安心してお任せください。
クリックアップ導入プランテンプレート
ClickUpのプロジェクト実施プランテンプレートは、プロジェクトのスコープ、フェーズ、鍵活動、責任の概要を示すプロジェクトの青写真です。
テンプレートのダウンロード
ClickUpのAdvanced Implementation Plan Templateは、複数のチームや部門が関与するソフトウェア開発プロジェクトのための包括的なフレームワークを提供します。
ClickUpの導入管理テンプレートは、進捗、タスク、マイルストーンを全体像で把握できるプロジェクトダッシュボードです。
バージョン管理のダッシュボードを使用して、開発の進捗状況、ブランチのステータス、マージリクエストを監視するのと似ており、プロジェクトがスムーズに進行し、オブジェクトに沿った状態を維持できるようにします。
ステップ5：トレーニングとサポートのプランニング
新しいソフトウェアを導入する組織にとって、製品の導入は最大の課題の1つです。そのツールがビジョンを満たし、目標を達成する必要があるなら、全員がそれを受け入れ、毎日使う必要がある。これにはちょっとした後押しが必要だ。
- ユーザーに製品を理解してもらうためのトレーニングプログラムを作成する。
- チーム内でチャンピオンになれるアーリーアダプターを特定する。
- アーリーアダプターからのフィードバックを収集し、それに応じて調整する。
- 作成する プロジェクトプランのテンプレート
- 継続的サポートの設定
ステップ 6: ソフトウェア構成のテスト、受け入れテスト、品質保証
プロジェクト管理ソフトウェアの導入を終了する前に、3つの最終ステップがあります。
ソフトウェア構成のテスト：プロジェクト管理ソフトウェアが仕様通りに実装されていることを確認します。これには以下が含まれます：
- カスタムブランディング、色、ロゴ
- ユーザープロフィールとアクセスコントロール
- 著者と認証
ユーザー受け入れテスト：ユーザーが必要な機能をすべてテストしたことを確認する。製品を使用する様々なシナリオを考え、そのワークフローをテストするように促しましょう。
品質保証：これはITチームの問題です。セキュリティ、脆弱性、統合、コンプライアンスなどの徹底的なテストを実施する。もし ソフトウェア開発テンプレート を使えば、このフェーズでチェックすべきすべてのチェックリストが手に入る。
どんなに徹底的にプロジェクト管理ソフトを導入しても、課題にぶつかる可能性は高い。それらをどう克服していくかを見ていきましょう。
導入の課題とリスクの克服
新しいソフトウェアの導入には、技術的、物流的、文化的な課題が数多くあります。以下はその回避方法です。 プロジェクト管理の課題 すること、あるいは、やることに対処することである。
変更管理戦略の実施
あなたの組織は、変化に対して抵抗を示すだろう。これは普通のことであり、予想されることである。この難題を克服するためには、早めに着手することだ。
新しいソフトウェアを導入している間に、変更管理戦略も実行しましょう。
- すべての利害関係者と定期的かつクリアされたコミュニケーションをとる。
- タウンホールやミーティングを予定し、不安を取り除き、質問に答える。
- 新システムへの移行について話し合う
- 混乱に対処するプランでチームを安心させる。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-490-1400x926.png ClickUpのチャットビュー /イメージ
クリックアップ・チャットビューでリアルタイム・コミュニケーションを。
ステークホルダーを早期に巻き込む
誰も新しいプロセスを上から押し付けられるのを好まない。そのため、早い段階で関係者を巻き込み、意思決定プロセスに参加させる。
ソフトウェア導入の選択とプランニングの初期段階から、プロジェクトマネージャー、チームリーダー、IT部門、エンドユーザーなど、鍵となる利害関係者を関与させる。彼らのニーズ、懸念、期待を理解し、ソリューションが要件を満たすようにする。
小さく始めて、ゆっくり規模を拡大する
一夜にしてプロジェクト管理システム全体を変更すれば、チームは圧倒されるでしょう。これを避けるには、段階的に変更する。
段階的にソフトウェアを導入することで、少人数でソフトウェアをテストし、懸念点を解消し、絶対的な確信が持てたら全社的に展開することができます。
トレーニングの実施
今日のソフトウェアは直感的に使えるため、総合的なトレーニングは必要ありません。しかし、ユーザー自身が製品を発見している間は、遭遇しない強力な機能を見逃す可能性があります。
トレーニングセッションを提供することで、プロジェクトチームがソフトウェアを最大限に活用できるようにしましょう。オンラインチュートリアル、FAQ、ユーザードキュメントを利用できるようにしましょう。また、知識共有セッションを開催して、非公式にやることもできます。
モニタリングと最適化
優れたソフトウェアの導入プロセスは継続的です。導入期間中、ユーザーが製品をどのように使用しているかを監視しましょう。
/を監視する。 https://clickup.com/ja/blog/9352/undefined/ プロジェクト管理ライフサイクル /%href/
.最も人気のある機能と最も人気のない機能を知る。製品に欠けているものについてのフィードバックを集める。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-566.png ClickUpダッシュボード /クリックアップダッシュボード
あなたにとって重要なメトリクスをモニターするためのダッシュボードです。
これらすべてをベンダーに持ち帰り、製品を定期的に最適化する。
クリックアップでプロジェクト管理を効率化しよう
ライフプロジェクトであれ仕事上のプロジェクトであれ、その管理にはツールの鎧が必要です。クリックアップの包括的なプロジェクト管理ソフトウェアは、柔軟でカスタマイズ可能な強力な鎧となるよう設計されています。
創造性、コラボレーション、組織化、会話、レポート作成などの機能を備えたClickUpの
ClickUpは、チームの効率的な仕事を支援します。ClickUpは、ソフトウェアの実装を容易にするだけでなく、配布されたワークフォース管理を豊かにする包括的なツールとして際立っています。
ソフトウェア開発チームであれ、プロジェクト管理ソリューションを組織に組み込んでいるビジネスであれ、ClickUpはあなたのために作られています。
私たちの言葉を鵜呑みにしないでください。
/参照 https://clickup.com/ ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 /%href/
!
プロジェクト管理ソフトウェアの導入に関するFAQ
1.ソフトウェア実装プロジェクト管理とは何ですか？
ソフトウェア実装プロジェクト管理とは、組織におけるソフトウェアシステムの展開をプランニングし、組織化し、監督する構造化されたプロセスである。
ソフトウェア実装プロジェクト管理という注文は、あらゆるソフトウェアプロジェクトを管理することを指す。
このブログのトピックであるプロジェクト管理ソフトウェアの導入とは少し異なります。
2.新しいプロジェクト管理ソフトを導入するには、どうやること？
新しいプロジェクト管理ソフトの導入は、以下の6つのステップからなる：
1.ニーズアセスメントの実施とビジネス要件の定義 2.ベンダーの選択と適切なソフトウェアの選択 3.プロジェクトの立ち上げとERPの導入 4.導入タイムラインの作成とオブジェクト設定 5.トレーニングとサポートのプランニング 6.ソフトウェア構成のテスト、受け入れテスト、品質保証
3.プロジェクト管理におけるシステム導入とは？
プロジェクト管理では、システム実装とは、新しいソフトウェアシステムの選択と採用を指す。多くの場合、組織は、プロセスやワークフローも変更/最適化するため、システム導入という用語を選択する。