スキップレベルのミーティング＆1on1の準備方法

社員が上司の上司とミーティングを行うことは、スキップ・レベル・ミーティングとも呼ばれ、一般的にはエスカレーションのメカニズムとして捉えられている。一般的な理解では、問題があるときにはリーダーを巻き込むものだ。しかし、そうではありません。

スキップ・レベル・ミーティングを定期的に行うことで、社員とリーダーは知識を共有することができる。その人ならではのポジションや視点から得た洞察を共有することができるのだ。

インスタンスンス、カスタマー・サービスの従業員は、顧客に近い立場にあるため、顧客のペインポイントについて洞察することができるかもしれない。CEOに近いCOOは、将来の戦略やロードマップについて詳しいかもしれない。この2人がミーティングをすれば、ビジネスの背景を交換することができる。

このブログポストでは、マネジャーのマネジャーとして、どのようにスキップレベルミーティングを活用し、組織を優位に導くことができるかを探る。

スキップレベルミーティングとは？

スキップレベルミーティングとは、中間管理職が同席することなく、従業員とその上司の上司の間で行われる会話です。組織の階層を1つ飛び越えることから、この名前がついた。

例えば、あなたが都市部の営業見出しで、直属の上司がクラスター・マネージャーだとします。各カスタマーマネージャーにはSDR（営業開発担当者）がレポート作成しているかもしれない。

飛び級ミーティングは、クラスターマネージャーの同席なしに、あなたとSDRの間で行われる。

スキップレベルミーティングのメリット

マネージャーは、スタンドアップ、レビュー、カスタマーミーティングなど、どの週でも頻繁にチームと会うことができます。社員が問題に直面したときはいつでも、直属のマネージャーに連絡を取り、協力関係を保つことができます。

しかし、次のレベルのマネージャーはそうではない。彼らは直属の上司のチームや仕事から距離を置くことが多い。このギャップを埋めるのが、スキップ・レベルのミーティングだ。

社員にとってのスキップレベルミーティングのメリット

自分の声を聞いてもらえる多くの場合、従業員は直属の上司が解決できない課題に直面することがあります。例えば、高価な新しいツールを購入する場合、直属の上司には承認する権限がないかもしれない。

そのような場合、スキップレベルミーティングを利用することで、より権限のある人に懸念を伝えることができる。

見られていると感じる：従業員、特にフィールドやオフィスから離れた場所にいる従業員は、孤立して仕事をしているように感じる。たとえ同僚や直属の上司と協力したとしても、仕事の大きな目的の一部であるとは感じられないかもしれない。

オールハンドや社内オフサイトのようなスキップレベルのミーティングは、社員が見られていると感じ、士気を高めるのに役立つ。

洞察の共有：現場の社員は、組織にとって計り知れない価値を持つ、顧客のパルスを持っている。時間追跡ツールを販売するSDRは、顧客がこれらのエントリーを自動的にタイムシートに変換する機能を求めていることに気づくかもしれない。

そのような洞察は、日々の活動の慌ただしさの中で製品チームに届かないかもしれない。スキップレベルミーティングは、すぐに運用可能な洞察を共有する場所と時間を提供する。

組織の戦略を理解するすべての社員が企業戦略を明確に可視化できるわけではない。あるソフトウェアエンジニアは、自分が開発している機能についてすべて知っているかもしれないが、それが製品ロードマップに追加された理由は知らないかもしれない。

スキップレベルのミーティングは、リーダーがビジョンと戦略を組織全体に浸透させるのに役立つ。

リーダーにとってのスキップレベルミーティングのメリット

目に見えない機会を発見する：リーダーは現場から直接、具体的なフィードバックを得ることができる。会計を担当する財務担当者は、組織が重複したツールに費用をかけすぎていることに気づくかもしれない。

普段の業務では、そのようなことは気に留めないかもしれない。飛び級ミーティングでは、このことをCFOに報告し、数千ドルの節約につながるかもしれない。

効果的な問題解決：効果的な問題解決

チームコミュニケーション

が複数のレベルのマネジャーによってフィルタリングされると、根本的な原因がわからなくなる可能性がある。スキップレベルミーティングは、リーダーシップが重要な問題の真相に迫ることができる。それは以下のことに役立つ。

ワークフローの最適化

エンドユーザーの視点から見た。

顧客インサイトへのアクセス：大口/重要アカウントでない限り、リーダーが直接カスタムと話すことはほとんどない。スキップ・レベル・ミーティングは、顧客一人ひとりとミーティングすることなく、すべての顧客に関する率直なフィードバックを収集する機会である。これは、組織的な知識を集めるのに最適な方法である。

従業員の士気を高める：スキップレベルミーティングは、従業員が組織のリーダーの目に触れ、耳を傾けることを確実にします。これにより、従業員はより積極的に参加し、価値を感じるようになる。自分の仕事が重要だと感じる社員は、もっとやることに意欲を持つようになる。

人事問題の処理：人はトラブルメーカーと思われたくないがために、悪いマネージャーを我慢している。スキップレベルミーティングは、中間管理職の360度レビューを促進する。こうすることで、リーダーは従業員の懸念に対処し、上司がより良いことをやるように教育することができる。

要するに、スキップ・レベル・ミーティングによって、リーダーは物事を変えることができる。可視性が明確になる。迅速かつ効果的に改善を行うことができる。その結果、従業員は自分たちのフィードバックが評価され、尊重されていることを知るのです。

リードタイムが長くなれば、これが従業員の忠誠心を生み、定着率の向上と組織の財務パフォーマンスの改善につながる。

スキップレベルミーティングの準備とスケジュールの立て方

管理職のマネージャーとして、スキップレベルのミーティングを定期的にスケジュールする責任はあなたにあります。ここでは、スキップレベルミーティングの準備とスケジュールを立てる方法を紹介します。

1.レポート作成マネージャーに知らせる

チームメンバーは、自分のマネージャーのマネージャーからのミーティング要請を見ると、不思議に思うでしょう："私は見放されているのだろうか？"あなたが自分のチームに話しかけてきたと聞けば、直属の上司は不安になるに違いない。

つまり、飛び級ミーティングはチームにとって精神的に消耗するものなのです。チームに不必要なストレスを与えないためにも、スキップレベルミーティングにどのように臨むかを考えましょう。

そのためには

プロセスマップツール

を使い、スキップレベルのミーティングに入る前に完了する必要のあるタスクをすべて特定する。以下は、検討すべきステップです。

全員に透明性を持たせる
定期的なスキップレベルミーティングのスケジュールを作成し、ミーティング依頼が来ても誰も不安にならないようにする。
飛び級ミーティングの前に、四半期ごとに直属の部下と1対1のミーティングを実施する。
直属の部下にスキップレベルミーティングのスケジュールを知らせる
直属の上司に、あなたからのミーティング招待を期待するようチームに伝えるよう促す

2.ミーティング相手を把握する

あなたの直属の部下が5人いて、それぞれが5人のチームをマネージャーしているとしよう。そうすると、あなたは25人の個性、仕事スタイル、優先度、スキルを持った人とミーティングをしなければならない。彼らとミーティングをする前に、彼らを理解しよう。

事前に彼らの詳細を収集するのだ。彼らの役割、責任、目標、これまでの実績は、人事管理システムの[HRMS]で調べることができる。

相手を人として理解するには、次のような方法があります。 ClickUpの自己紹介テンプレート .価値観、長所、経験などについての質問に答えてもらいましょう。

ClickUp 私についてのテンプレート

カスタマイズ可能

私についてテンプレート

チームマネージャーがチームをよりよく知るために

このデータを使って彼らの問題を予測し、事前に対応を検討しましょう。

3.スキップレベルミーティングのスケジュールを熟考する

飛び級ミーティングは四半期に1回がベスト。それ以上長くすると、単にBoxに印をつけるだけで、不誠実だと思われかねない。それ以上の頻度になると、スケジュールの負担になるかもしれない。

四半期ごとに25人にミーティングをするのは容易ではありません。そのため、スキップレベルのミーティングを適切にスケジューリングすることが重要です。以下の2つの方法のいずれかをお勧めします。

一括スケジューリング：20分のミーティングを1日5回、四半期ごとに1週間行う。この場合、1週間まるまる費やすことになりますが、すべての情報を全体的かつ文脈的に収集することができます。また、残りの四半期は、収集したフィードバックに対して行動を起こすことができます。

継続的なスケジューリング：あるいは、四半期を通して毎週2人ずつミーティングを行うこともできます。こうすることで、ミーティングを時間的に分散させ、進捗をより細かくモニターすることができます。

自分の管理範囲に応じて、自分に合った方法でミーティングのスケジュールを立てましょう。1つのセッションに2～3人を集めたり、グループミーティングをやることは避けましょう。良い飛び級ミーティングは、常に1対1です。

4.帯域幅を念頭に置いて、スキップレベルのミーティングを計画する。

組織で忙しいのは自分だけではないことを忘れないでください。ミーティングの予定を立てる前に、スキップレベルのチームの作業負荷に気を配りましょう。あなたのプロジェクト管理ツールを使えば、チームメンバーの忙しさがわかるはずだ。クリックアップの作業負荷ビューは、各チームメンバーがやること、そしてあなたと話すために20分の余裕があるかどうかの統合されたリアルタイムビューを提供します。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Workload-view-1400x583.png クリックアップ作業負荷ビュー /クリックアップ・ワークロード・ビュー

スキップレベルのチームメンバーとのミーティングをスケジュールするためのClickUpの作業負荷ビュー。

一方、帯域幅にも注意が必要です。

ClickUpのカレンダービュー

を使えば、すべてのアポイントメントを一箇所で確認できるので、たくさんのミーティングに追われることがなくなります。

5.スキップレベルのミーティングアジェンダを作成する

アジェンダのないミーティングほど無駄なものはない。スキップレベルのミーティングが20分程度であることを考えると、明確なプランが必要だ。

ClickUpの飛級ミーティングアジェンダテンプレート

は素晴らしい出発点です。

ClickUp スキップレベルミーティングアジェンダテンプレート

ClickUp スキップレベルミーティング用アクションプランテンプレート

アジェンダをプランニングしながら、スキップレベルミーティングの質問も考えてみましょう。いくつか例を挙げてみましょう。

CFOが売掛金担当者とミーティングをする場合、次のような質問をするかもしれません：

約束の期日を過ぎて支払いが遅れるカスタムはどれくらいいますか？
どの程度の遅延が発生し、どのように解決すればいいのか？
どのような支払いチャネルがカスタマに好まれているのか？

もしあなたがSDRと話している街の営業見出しなら、こう尋ねるかもしれない：

顧客から繰り返し聞かれる不満は何か？
彼らが気に入っている機能は何か？
なぜ見込み客の中には、当社よりも競合他社を好む人がいるのか？

ミーティングのたびに、こう尋ねてみよう：

あなたは自分の役割、上司、仕事に満足していますか？
仕事をうまくやるために必要なツールはすべてそろっていますか？
もし機会があれば、仕事について変えたいことは何ですか？

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スキップレベル・ミーティング・アジェンダ

社員が考えて準備できるように、2、3週間前に社員に伝えておく。

6.厳しい質問に答えられるように準備する

スキップレベルのミーティングは、あなたにとってもつらいものです。チームメンバーはこの機会を利用して、自分たちの懸念事項を話し合うでしょう（これはあなたの望みでもあります！）。ですから、それらに対処できるように準備しておきましょう。事実と番号をすべて集める。どのような情報を共有するかを決める。

どんなに準備しても、スキップレベルミーティングの効果は、あなたが会話にどう参加するかにかかっている。それを改善する方法を紹介しよう。

スキップレベルミーティングを成功させる方法

ミーティングのかなり前から始める

チームにスキップレベルミーティングのアジェンダを送ったら、それを確認し、アイテムを追加するよう促します。やることが決まったら、彼らの意見を積極的に認めましょう。

これは、信頼を築く最も簡単な方法のひとつです。あなたの返答は、あなたがスキップレベルミーティングと彼らを一人の人間として心から気にかけていることを示すものです。

スキップレベルミーティングを成功させるために必要なツールを集めましょう。これは

ミーティング議事録AIツール

または要約を作成するための

/を利用することができます。 https://clickup.com/ja/blog/13880/undefined/ 目標追跡アプリ /を利用することができる。

や通話録音ソフト、お気に入りの紙とペンを使う。

明確な目標を持って臨む。

あなたとスキップレベルのチームメンバーは、この会話で何を達成したいのかを知ってミーティングに臨みましょう。ClickUpのようなツールが役立ちます。

目標を追跡するのに役立ちます。

を追跡し、ミーティングの構成を設定する。

前回の飛び級ミーティングからの続き

以前にその相手と飛び級ミーティングをしたことがあるなら、そこから続ける。自分の

アクションアイテム

とその後の進捗状況。懸念事項を解決できていない場合は、その理由を説明すること。

社員が前回のミーティングで何もなかったと感じると、今回も熱心に参加する可能性は低くなる。飛び級ミーティングの重要性と影響力を再確認する。

オープンマインドを持つ

このミーティングのために準備し、その人について学んできたとはいえ、このミーティングはその人に関するものであり、あなたに関するものではないことを忘れないでください。そのため、質問を投げかけ、話を遮ることなく辛抱強く耳を傾けましょう。

オープンであること。先入観や人から聞いた考えを持ち込まないこと。ミーティング中は、批判しないこと。

フィードバックを提供する。

社員は、自分のパフォーマンスや、もっとうまくやることについて、あなたから聞きたいと思っています。私の仕事とこのミーティングへの意見についてフィードバックしましょう。これを文書化し、従業員と共有することで、次回のセッションでそれを生かすことができます。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg ミーティングメモ用のClickUp要約する機能 /%img/

ClickUp AIでミーティングメモを数秒で要約する。

フィードバック文書の作成が面倒に感じますか？そんな時は

/参照 https://clickup.com/features/ai ClickUpのAIアシスタント /%href/

を使えば、ミーティングのメモを要約し、アクションアイテムを特定し、タイムラインを提案することができる。

明確なアクションアイテムを手に入れよう

飛ばしレベルのミーティングは、ディスカッションのポイントについてあなたが行動してこそ意味があります。あなたが参加し、利息があることを確認するために、必ず以下のことを文書化しましょう。ミーティング議事録 .十分なメモを取る。わからない場合は ClickUpのミーティングメモテンプレート .コピーして、スキップレベルミーティングの目的や構成に合わせてカスタマイズしてください。

スキップレベルミーティングをさらにステップアップさせる、

ClickUpミーティング

を使うと、メモを取ったり、アジェンダを管理したり、設定したりできる。

アクションアイテム

.行動アイテムに責任を持ち、それをあなたの

タスク管理システム

.必要であれば、タイムラインやその他のチェックインを設定する。