クライアントを相手にするプロジェクトの運営は、タスク管理、外交的コミュニケーション、細部への注意を必要とする大きな仕事だ。最も厄介なことのひとつは？クライアントの期待に応えることだ。
この鍵がなければ、ミスコミュニケーションや意見の食い違い、プロジェクトの失敗に終わりかねません。一方、顧客の期待を管理することは、顧客が満足し、より良い紹介が得られ、継続的な仕事ができることを意味する。🤩
実際、カスタマー・リレーションシップ・マネジメントは、次のような役割を果たすと予測されています。 1630億ドル産業 になっている。さらに、最近のレポートによると、ビジネスが次のようなことを実施すると、その効果は顕著になるという。 より良いカスタマー・エクスペリエンス 収益を増加させる。
クライアントの期待に応え、より良いリレーションシップを築き、収益を上げるための10の効果的な戦略をご覧ください。🎯
なぜクライアントの期待管理が重要なのか？
クライアントの期待を管理することは、プロジェクトや利益の損失を防ぐためだけではありません。プロセスやワークフロー、チームの満足度にも大きく影響します。クライアントの期待に応えられなければ、軌道修正を図る際に不快な経験をすることになります。🚢
チームの士気も低下します。私の仕事が十分でないと感じたり、敗北感を感じたりする可能性があります。挫折はワークフローに影響を与え、チームメンバーはすでに完了したことをやり直さなければならなくなり、結果的に自信を失うことになります。
クライアントの期待を早い段階で管理することで、成功への道を切り開くことができる。事実 セールスフォースによる調査 によると、アンケートに答えたクライアントの69％が、誠実で透明性のあるコミュニケーションを定期的に期待している。
それを提供することで、クライアントが望むものを提供し、チームを勝利に導くことができる。🙌
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-menu-expanded-1400x934.png ClickUp 3.0 チャットメニュー拡大 /%img/
ClickUp チャットでチームのコミュニケーションを一つのスペースにまとめ、最新情報を共有したり、リソースをリンクされているクライアントと簡単にコラボレーションできます。
ビジネス所有者は、口コミがいかに重要であるかを知っています。良い クライアント・マネジメント つまり、クライアントはあなたの話を聞き、理解されていると感じるのです。それが信頼と尊敬につながり、あなたの製品やサービスを利用し、他の潜在的な新規クライアントにあなたのビジネスを推薦してくれることになるのです。
クライアントの期待を管理する10の戦略
クライアントとより良いリレーションシップを築く準備はできましたか？以下の10の戦略で、クライアントの期待を管理することから始めましょう。より 目標追跡アプリ からクライアント・ポータルや文書テンプレートまで、これらのアプローチによって、以下のことが確実になる。 カスタマーの成功 顧客成功は、現実的な期待を設定し、やりがいのあるクライアント関係を確立するのに役立ちます。✨
**1.CRMを使ってクライアントの連絡先情報をデータベース化し、顧客満足度を追跡する。
誰と話すべきか、彼らのプロフィールはどのようなものかを知らずに、期待を管理することはできません。以下のようなツールを使おう。 ClickUpのCRM を使用して、コンタクト情報のデータベースを作成し、タッチポイントデータを保存し、ディスカッションの記録を構築します。
オンボーディング・プロセスでクライアントと話し、コミュニケーションに関する期待について聞く、 成果物 とプロジェクト・スコープを入力します。これらの情報をすべてCRMのプロフィールに入力するか、あるいは CRMテンプレート を使用して、プロセスをスピードアップします。
あらゆるデバイスからClickUpで顧客のデータ、個人タスク、コミュニケーションを管理する
顧客の好みのコミュニケーションチャネル、コミュニケーションスタイル、基本情報などの詳細用にカスタムフィールドを追加します。プロジェクトの進捗に合わせて更新情報を追加し、CRMを使用してミーティングやレビューでの議論や重要なポイントを記録します。
クライアントと新しいプロジェクトを開始するたびに、CRMでクライアントの情報を確認し、クライアントの好みやニーズに合わせた良いコミュニケーションを図りましょう。🤩
現実的で、達成可能で、明確な期待を反映した目標 とマイルストーン を設定する。
幸せで成功したクライアント関係を築くには、目標に関して同じページを持つ必要があります。やることのひとつは、目標を数値化でき、現実的で、達成可能なものにすることです。
明確なマイルストーンを前もって設定することで、プロジェクトを遅らせたり、出費を増やしたりするコストのかかるスコープクリープを避けることができます。💸
ClickUpタスクを使って、目標の設定と追跡、マイルストーンのお祝い、タスクの一括編集などを自動化しましょう。 クリックアップ目標 は、明確なタイムライン、内蔵の進捗追跡、測定可能なマイルストーンでターゲットを維持します。数値目標、金額目標、真偽目標を目標に追加することで、チームやクライアント全体が確認できる明確な目標を設定できます。
目標をフォルダ分けして、より複雑で大きなプロジェクトに細分化できます。
タスクやプロジェクトに測定可能な目標を設定し、自動進捗により、定義されたタイムラインと定量化可能なターゲットでより効果的にオブジェクトを達成する
フォルダの進捗ロールアップ表示では、プロジェクトのステータスが目標完了のパーセンテージで表示されます。その下には、クライアントの更新をこれまで以上に簡単にする鍵へのクイックリンクがあります。
3.時間と努力を節約するテンプレートを使用して、強力な クライアントコミュニケーション プランを作成します。
コミュニケーションの取り方は人それぞれであり、クライアントごとにアプローチをカスタマイ ズする必要があります。ある顧客は電話による定期的なコミュニケーションを好みますが、ある顧客は電子メールによる更新のみを望みます。📧
コミュニケーションスタイルは、実際に採用するチャネルだけではな いことを忘れないでください。すべてのフェーズで詳細なレポート作成を望むクライアントもいれば、必要なときだけの簡単なやり取りを好むクライアントもいます。
/゙ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png クライアントの期待に応える：ClickUpのコミュニケーションプランテンプレート /%img/
クリックアップコミュニケーションプランテンプレートを使用して、チームと顧客のシームレスなコミュニケーションのためのプロセスロードマップを作成します。
クリックアップをプロジェクト管理ツールとして使えば、詳細やワークフローをシームレスに整理できます。定期的なチェックイン、大規模な進捗レポート作成、クライアントの好みに応じた通知設定などを確立できます。ClickUpの コミュニケーションプランテンプレート 利害関係者との会話を調整するためのもの。
また、他の コミュニケーションプランのテンプレート を使えば、プランをカスタマイズし、クライアントの期待に応えることができます。さまざまなステークホルダーに対するプランを特定するマトリックスから、発生する可能性のある問題に対処するためのインシデントプランまで、テンプレートは時間を節約し、一貫性を確保します。
4.クライアントに透明性を保ち、許可を活用して関連情報を共有する。
透明で誠実なコミュニケーションを優先することで、永続的な関係を築き、クライアント体験を向上させる。クライアントから キックオフミーティング からプロジェクト完了まで、このアプローチは信頼を築く最善の方法である。
何か問題が起きたら、クライアントに知らせることを恐れてはいけない。しかし、やることの前に、状況を改善するためのアクションプランを練ること。
クライアントはその設定を嫌がるかもしれないが、あなたの誠実さと、事態を収拾するためのイニシアチブを高く評価するだろう。
ClickUp 3.0ドキュメントではコラボレーションが鍵です。共有、許可設定、社内外ユーザーへのエクスポートを素早く行うことができます。
また、クライアントをループから締め出したい場合もあります。 ClickUpの共有許可機能 を使えば、必要なものは共有し、不要なものは保護することができます。
クライアントの意見が必要な場合や、予定外のアップデートが必要な場合は、タスクを表示できるようにしましょう。
**5.クライアントポータルを完了することで、承認、フィードバックの提供、プロジェクトのライブステータスの確認が簡単になります。
クライアントによっては追跡が困難な場合があり、成果物の承認やレビューが必要な場合に問題となります。ポータルを構築して、プロセスを合理化しましょう。 クライアントポータル .こうすることで、完了する必要のあるタスクにアクセスしたり、承認準備ができたときに通知を受け取ったりすることができるようになります。✅
ClickUp ホワイトボードを使用して、タスクの割り当て、担当者のタグ付けなど、次のコラボレーションを開始するために必要なあらゆることを行います。
コンテンツマーケティング会社であればSEO記事の修正、開発チームであれば製品プロトタイプの承認など、明確な生産性を持つタスクを作成しましょう。明確な期日を設定し、クライアントに承認を割り当てます。こうすることで、ボード全体に現実的な期待を設定することができます。
クライアントがタスクを完了したら、次のステップをトリガーするためにタスク依存関係を追加する。依存関係は、クライアントが特定のタスクを先に進めないようにすることで、クライアントの期待を管理し、仕事を完了するために何が必要かを知るのに役立ちます。
**6.クライアントとの個人的な接続を作るために、積極的に行動し、信頼関係を築く。
カスタマーサポートチームがカスタマーからのフィードバックに対応するのと同じように、クライアントについてより深く知ったら、それに対応し、適応していきたい。顧客は気軽に質問したり、懸念を共有したりできるはずだ。
これをやることのひとつは、クライアントと個人的な接続を築くために特別な時間を確保することだ。これはプロフェッショナルな設定であることに変わりはないが、プロジェクトの最新情報だけである必要はない。
会話の中で、同じような利息や趣味があるかどうかを探ってみましょう。相手の週末について簡単な質問をしたり、アイスブレイクゲームをしたりして、相手のことを詳しく知ることから始めるとよい。
個人的な接続は、より忠実な顧客につながります。 研究結果 の研究によると、急成長している企業は、パーソナライズされたアプローチをとっていないビジネスよりも40％多くの収益を生み出している。また、顧客の71％がカスタマイズされたインタラクションを期待している。
期待の設定とともに進化する
クライアントの期待は常に変化していますが、良い会話をし、気遣いを示すことで、長い道のりを歩むことができます。また、パーソナライズすることで、クライアントがどのような人間なのか、どのような悩みを抱えているのかを知ることができます。
クリックアップのコメントにお気に入りの絵文字を追加して、クライアントとの会話を軽快で楽しいものにしましょう。
この情報があれば、コミュニケーションスタイルをカスタムして、より深い接続を築き、顧客維持を高め、期待を上回ることができます。
顧客がどのように考え、仕事をしているかを理解することで、カスタマージャーニーやあなたのやり取りをカスタマイズすることができ、顧客は安心してあなたと仕事をすることができます。結局のところ、人は無名の冷たいサービスプロバイダーではなく、自分を理解してくれる人と仕事をしたいと思うものです。
目標を設定し、約束したことを過大に実現する。
自分自身に挑戦し、成功のために努力することを後押しする目標を設定するのは良いことだ。しかし、クライアントと接するときは、それが欠点になることもある。
大きな期待を持ちながら、それが裏切られることほど残念なことはない。🤸
高度にカスタマイズ可能なClickUp 3.0ダッシュボードで、目標、タスク、アジャイルポイント、プロジェクトステータスを分解する。
クライアントの仕事に関しては、実現できるとわかっている約束をしましょう。達成できるかどうかわからないものを完了するとは言わないこと。その代わりに、チームが達成できると分かっている目標と成果物を設定することに集中しましょう。
そして、クライアントに約束した以上のものを提供しましょう。期待を下回って納品するよりも、約束を守って過剰に納品する方が常に良いのです。🌻
**8.価格設定とクライアントが期待する見返りを明確にする。
ここでの最終目標は、あなたが何を請求し、何を提供するかについて、境界線を設定し、明確な期待を抱かせることである。中小ビジネスであろうと大企業であろうと、契約内容を明確にすることがクライアントの期待を管理する鍵だ。
やること、やらないことを具体的に伝えましょう。最初の契約以外の仕事も引き受ける場合は、プロジェクトの範囲を超えた仕事を処理するシステムを確立しましょう。
優れたクライアント・マネジメントは、以下のことを明確にすることから始まります。 クライアントに対して、あなたがどのように支払いを期待しているかを知らせること。 と、その見返りとしてどのようなサービスをプロバイダーとして提供するかを伝える。報酬を固定プロジェクトレートとするか、時間給とするかを決める。合意した仕事以外の請求可能な時間に対していくら請求するかを説明し、不測の事態に備えたプランを立てる。
事前に境界線を定義・設定することで、チームを過度な作業負荷から守り、スケジュール管理をしやすくします。さらに、クライアントのニーズに合わせて契約内容を調整することで、ユーザーにとってより良いエクスペリエンスを構築することができます。
**9.すべてを文書化し、コミュニケーションと期待事項を明確に記録しましょう。
期待値を設定するだけでは不十分で、それを文書化する必要もある。まず、ピッチミーティングで話し合ったことをすべて記した契約書を作成し、その契約書をもとにピッチミーティングを行う。 クライアント・オンボーディング セッション。クライアントに契約書にサインしてもらい、特別な条件があればメモすることで、クライアントの納得を得る。✍️
クライアントが質問をしたときに、ドキュメントを簡単に見つけてビューできるようなメッセージング・チャンネルを確立する。変更があった場合は、リアルタイムで通知をトリガーする。フォローアップを行い、全員が同じページを読み、何が期待されているかを把握する。
使用方法 ClickUpスペース を使えば、クライアントが必要な契約書やドキュメントにアクセスできるダッシュボードハブを作成できます。社内チーム用に別のスペースを作成し、次のように使用します。 クリックUpドキュメント を使って、各プロジェクトの重要なクライアントドキュメントを含むwikiを構築する。
タスクをリンクされているClickUp Docsをワークフローに接続します。
忘れずに クライアント管理テンプレート を使えば、クライアントとのクリアで信頼性の高いコミュニケーションを生み出すプロセスを構築する際の時間と努力を節約できます。
10.自分の直感を信じて、誤解やクライアントとの相性の悪さを防ぐ
理想的な世界では、すべてのクライアントが一緒に仕事をするのが夢だろう。現実には、悪夢のようなクライアントもいる。過度な要求をしたり、優柔不断だったり、マイクロマネージャーだったりする。
相性の悪いクライアントとのビジネスを避けるためには、契約開始のフェーズで赤信号を探し、このクライアントは合わないと感じたら、自分の直感を信じることだ。🚨
以下に、注意すべき兆候をいくつか挙げます：
- 仕事の範囲外のサービスや、契約書にない価格変更など、特別扱いを要求する。
- 過去に仕事をしたビジネスについて、良いことを言わない。
- オンボーディング時に設定した境界線を尊重しない
- あなたのプロセスを無視したり、チームよりも主導権を握ることを要求したりする。
- 自分の目標が何なのかわかっていない、あるいは目標を作ってほしいと思っている。
- 急いでいたり、チームにとって現実的でない時間枠で仕事を完了させることを期待している
クライアントがこのどれかに当てはまるからといって、自動的に相性が悪いとは限りません。例えば、目標が定まっていないクライアントには、業界について詳しく説明することで解決できるかもしれません。
しかし、自信のないクライアントはプロジェクトの途中で目標を変更し、事態を混乱に陥れるかもしれません。
重要なのは、自分の直感を信じ、クライアントがあなたのビジネスに向いていないかもしれないというサインを見逃さないことだ。早い段階で物事が軌道から外れたり、相性が悪いと思ったら、損切りして次に進むのがベストだろう。
ClickUpでクライアントの期待を簡単に管理しよう
これらのヒントやテクニックを使えば、クライアントの期待を管理し、信頼を築き、親密さを高め、コミュニケーションワークフローを効率化することがはるかに容易になります。新規クライアントや既存クライアントのニーズに合わせて、手順を実施したり見直したりすることを忘れないでください。 今すぐClickUpに登録する CRM、目標、コミュニケーションプランの豊富な機能をお楽しみください。クライアントのオンボーディング、アップデートの共有、個人的なタッチでのコミュニケーションのカスタマイズがこれまで以上に簡単になります。