"私は、このようなことを学びたい" "私は、このようなことを学びたい" "私は、このようなことを学びたい

近年、タスク自動化のニーズは確実に高まっている。その背景のひとつは、自動化によって以下のことが可能になるからだ。 時間の30％を無料にできることだ。 を節約できる！

当然ながら、多くのビジネスは自動化を、会社をより良く変える魔法の杖と見なしている。

そこで今回は、ハリー・ポッターのホグワーツ魔法ワールドを訪れ、自動化の秘密を理解しよう！

この記事では、タスク自動化とは何か、どのようなタスクを自動化できるか、そして2021年に最適なワークプレイス自動化ソリューションを紹介する。

それでは、Platform 9/3/4へ！

タスク自動化とは？

タスク自動化とは、タスクの自動化を行うためのツールや ソフトウェアを使って自動化することである。 反復的な手作業を自動化するソフトウェア。

Accio』という呪文について少し考えてみよう。

指一本動かすことなく、オブジェクトを召喚することができる！

もし本物だったら、鍵やファイル、携帯電話、本当に何でも取得するのに使うだろうね！

しかし、これがオートメーションとやることがあるのか？

呪文が努力なしに仕事をこなすのを助けるように、タスク自動化は、あまり努力せずに仕事を完了するのを助ける。

そしてタスク自動化では、魔法の代わりに、タスクはツールやアプリ、人工知能に割り当てられる。

では、自動化に必要なツールとは何でしょうか？

タスク自動化ツールはたくさんあり、文字通り何でも自動化できる！

タスク自動化ツールについて読むのが待ちきれない方は、タスク自動化ツールのリンクをクリックしてください。 ポートキー（画像）をクリックしてショートカットしてください。 からワークフロー自動化ソフトのセクションへショートカットできます！

タスク自動化の利点とは？

タスク自動化には、単に手作業を減らすだけでなく、はるかに多くの利点があります！運用コストを削減し、信頼性を高め、チームの真の可能性をロック解除します。

タスク自動化によってワークフローとビジネス活動がどのように効率化されるかをご紹介します：

1.運用コストを削減

コストを削減したいですか？

自動化にご挨拶を！

以下のような管理タスクを自動化できます。 データエントリー や個人アシスタントなどの役割を担う従業員の雇用を節約することができる。

さらに、組織内の冗長なプロセスを特定し、完全に削除することもできる。

2.信頼性の向上

自動化は、タスクが最初から最後まで完璧に実行されるようにすることで、ヒューマンエラーを減らします。

どのように？

すべてのタスクには、それを完了するために従わなければならない一連のステップがある。私たちのようなmugglesは、疲れていたり、気が散っていたりすると、ステップを見逃すことがあるが、コンピュータシステムは、エラーなしでタスクを完了するために不眠不休で仕事をする。

3.チームの真のポテンシャルをロック解除する

最もスキルの高い従業員を雇ったとしても、毎日退屈で単純な仕事しかしていなければ、そのスキルを生かすことはできない。

ダンブルドアをホグワーツのグランドキーパーとして雇うようなものだ！

{cH00ffff}意味がない！

ワークプレイスの自動化は、従業員からこれらの平凡なタスクを取り除き、より高度なビジネスタスクに取り組む時間を無料にします。その結果、従業員のスキルが活かされ、ビジネスが成長するのです。

自動化できるタスクとは？

覚えておいてほしいのは、すべてには魔法の呪文があるということだ！同様に、ほとんどすべての定期的なタスクに職場の自動化があります。

リード管理、マーケティング、財務・アカウント、人事、管理タスクを自動化できる。

実際 マッキンゼーのレポート によると、ビジネスタスクのほぼ半分（45％）は、機械学習や人工知能のような現在のテクノロジーで自動化できることが明らかになった。

ビジネス・プロセスの自動化がどのように企業の全部門に適用できるかを見てみよう：

1.リード管理

ホークラックスを覚えていますか？

魔法使いの魂の一部を封じ込めたオブジェクトだ。

同様に、文学的想像力と古き良き英国のユーモアを少し伸ばせば、リードは営業チームにとって分霊箱であり、彼らがやることの核心であり魂なのです！

営業プロセスの最も重要な部分を自動化する方法をご紹介します：

インバウンドリードの管理

インバウンドのリードを管理する方法について教えてください。

電子ブック、PDF、ビデオ、または価値のあるリソースのようなボトム・オブ・ファネルの無料コンテンツをウェブサイトの訪問者に提供しましょう。彼らがやることは、電子メール・アドレスとあなたが集めたい情報（名前や年齢など）をフォームに記入するだけです。

彼らがフォームに記入すれば、無料本が手に入りますが、あなたはもっと価値のあるもの、つまり彼らのデータを手に入れることができます！

フォームツールの自動化機能を使って、そのデータを自動的に保存し、整理することができます。 マーケティングオートメーションシステム にリードを直接プッシュする。 CRM (リレーションシップ・マネージャー）。このシンプルな自動化により、Excelスプレッドシートにデータを打ち込む手間を省くことができます。

2.マーケティング

マーケティングはビジネスの成長に欠かせないため、すべてのマーケティングプロセスを最適化する必要がある。

そのためにやることは？

それは

/参考文献 https://www.getresponse.com/blog/what-is-marketing-automation-guide マーケティング自動化 /%href/

!

ここでは、この部門の効率を向上させる方法をご紹介します：

A. 業界研究

競争相手の一歩先を行きたいですか？

業界のトレンド、テクノロジー、競合他社を常に注視する必要がある。

だからといって、リサーチに何時間も費やす必要はない。

ヴォルダーモートがワームテールをやることに使ったように、Googleアラートのようなツールはあなたのデジタルアシスタントとなる！

特定のトレンドに関するオンライン上のメンションをモニターし、それを自動的に電子メールにまとめることができる！

ソーシャルメディア

2021年、あなたはまだソーシャルメディアの投稿をアップロードしていますか？

暗黒の時代から抜け出し、マーケティング自動化を取り入れる時です！

Hootsuiteのようなソーシャルメディアツールはたくさんあり、ソーシャルメディアへの投稿を前もってスケジュールすることができる。また、すべてのチャネルに同じコンテンツを同時に投稿することもできる。つまり、Twitter、Facebook、Instagramの投稿を別々にアップロードするために何時間も費やす必要はないのだ。その他のツール AIライティングツール を使えば、さらに時間を節約してキャプションを書くことができる。

3.財務・アカウント

会社の財務には注意が必要です。

小さな人為的エラーでも、莫大な損失を引き起こす可能性がある！

タスクとワークフローの自動化がどのようなものかをご紹介します。 アカウントソフト はこれらのプロセスをより安全にします：

A. 請求書の管理

リメンブロールが赤くなって忘れ物を知らせる必要はない！

クラウド請求書ソフトなら、必要な時に自動でリマインダーを送ることができます。 請求書を送る を電子メールで送信する。

また、請求書発行プロセスを自動化することもできます：

• 定期的な請求書のスケジュールと送信を自動化
• 請求書が支払われたかどうかの追跡

B. 消費税

消費税の計算は、クィディッチのゲームのようなものです。

考えてみてください。

どちらの場合も、たった一度のミスが悲惨な結果を招く！

やることなすこと人為的なエラーは許されない。

では、どうやってやるのですか？

Avalaraのような自動化ツールに税金の努力を委託することができます。このシステムは、あなたの場所、提供する製品やサービスに基づいて税率を調査し、あなたが支払う必要がある税額を生成します。

4.人的資源

すべての部署の中で、人事チームは最も多くの定期的なタスクに対処しなければならない。

なぜだ？

従業員が関与するすべてのビジネスプロセスは、面接、入社、研修などの一連の反復タスクに従う。

あなたのビジネスに50人の従業員がいるとしよう。

つまり、これらのビジネス・タスクは50回繰り返さなければならない！

人事チームは、より複雑なプロセスに集中する間、これらの単純タスクを自動設定するためのワークプレイスオートメーションが必要です。

何を自動化できるか見てみましょう：

候補者のスクリーニング

求人に対して多くの応募があるかもしれない。

しかし、彼らがその役割にふさわしいかどうか、やること は何ですか？

振り分け帽子が生徒の所属するハウスを決めるように、あなたの「ハウス」または会社に最も適した候補者を特定するのに役立つ自動化ツールを持つことができます。

候補者がウェブサイトに連絡先を記入したら、次のようなツールを使ってください。

/のようなツールがあります。 https://paperform.co/ ペーパーフォーム /%href/

を使えば、長所や経験についての事前質問が満載されたフォームを送ることができる。

彼らがフォームに記入し終えたら、あなたはすぐに応募書類を確認し、振り分け帽子のように彼らの運命を決めることができます！

B. メリットの管理

一定期間が経過すると、新入社員は有給休暇や住宅手当などの福利厚生を受けられるようになります。

小規模ビジネスでない限り、従業員がいつこれらの手当を受ける資格を得たかを追跡するのは困難です。幸い、試用期間が終わるとすぐに人事チームに通知するリマインダーを自動化することができます。

5.管理タスク

管理タスクとは、書類のファイリングやアポイントメントのスケジューリングなど、シンプルであまり考える必要のない日常業務のことだ。

実際、とても簡単なので、ドビーのような屋敷妖精でもやることができる！

ドビーのように、自動化はパーソナル・バーチャル・アシスタントの役割を果たすことができる。このような簡単なタスクを手伝ってくれるので、あなたは本当に重要なことに集中することができる：

A. アポイントメントのスケジューリング

アポイントメントのスケジューリングという単純なタスクでさえ、時間がかかるものです。多忙なスケジュールの中でミーティングに適した時間を見つけるのに苦労するかもしれません。

そこで、ロボットのようなバーチャル・アシスタントを使い、すべてのミーティングのスケジューリングを代行してもらうのはどうだろう。

x.aiのようなツールは、自動的にゲストにミーティングの時間帯を選択する機会を提供することで、このプロセスを自動化するのに役立ちます。

B. 電子メールの分類

ハリーは、平均的なmuggleが次のようなものだと知ってショックを受けただろう。 週に約11時間 電子メールをチェックしている！

ほとんどの時間は、受信トレイから重要な電子メールを探し出し、それに返信することに費やされる。

受信トレイがきちんと整理されていれば、もっといいのでは？

Gmailでは、設定したルールに基づいて電子メールを自動的にフォルダに振り分けることができるので、重要なクライアントメールをすぐに見つけることができます。

自動化: クライアントの誕生日にサプライズをしたいですか？自動化のような自動化ツールを使用して、カスタマイズされた 誕生日電子メール .バカバカしいと思うかもしれないが、クライアントとのリレーションシップを向上させる素晴らしい方法だ！

自動化するタスクを決めるには？

自動化できるタスクがわかったところで、すぐにすべてのタスクを自動化する必要はない！

何を自動化するかは、解決すべき問題を特定し、1日にやることを追跡し、日々のタスクを見直すことで決めることができる。

自動化されたタスクがあなたのビジネスに最も貢献できるのは何か、時間をかけて考える必要がある。ここでは、どのようなタスクを自動化すべきかを考えるためのステップ・バイ・ステップ・ガイドを紹介する：

1.解決すべき問題を特定する

どんな自動化でも時間とお金の節約につながると考えがちだ。

しかし、あなたのビジネスに適した自動化ツールを選ぶ際には注意が必要だ。

やることを知らずに薬を飲むことはないだろう？

同様に、その効果を理解せずに自動化を選択すべきではない。そうでなければ、解決するよりも多くの問題を引き起こすかもしれない！

そうでなければ、解決するよりも多くの問題を引き起こしてしまうかもしれない：

• 既存のビジネスプロセスで解決したい問題は何か？
• その問題を解決するために、私のチームは現在何をやっているのか？
• タスク自動化は他にどのような方法でチームを助けることができるか？

なぜ自動化したいのかが決まったら、次は何を自動化できるのかを見つける番だ。

2.1日にやることタスクを追跡する

まず、あなたとあなたのチームが日常的にやることをすべてメモすることから始めよう。また、各タスクに費やした時間を追跡することで、そのタスクにどれだけの時間がかかっているかを知ることができる。

ただし、怪しげなジャーナリスト、リタ・スキーターのように真実を誇張しないこと！

ヒントこのようなことは、右のを使えば簡単にやることができる。

。 _https://clickup.com/ja/blog/14060/time-management-tools/。 時間追跡ツール /%href/

.

3.日々のタスクを見直す

すべてのビジネスプロセスを文書化したら、それらが自動化に適しているかどうかを確認する番だ。

そして、それをやることとは？

タスクが少なくとも2つの基準を満たしているかどうかを確認する必要がある：

1.同じプロセスを何度も何度もやること 2.あまり考えずにやることができる 3.自分のスキルに挑戦できない 4.定期的に集中が途切れる 5.個人的な注意をあまり必要としない

ボーナス *タスク管理テンプレート* ホグワーツ図書館によくあるタスクの例を見てみよう：

ハーマイオニーは図書館の本を返却し、整理する必要がある。

この作業は自動化できますか？

やってみよう

このタスクが自動化できるのは、反復的で（#1）、実行が簡単で（#2）、彼女のスキルに挑戦する必要がなく（#3）、個人的な注意を払う必要がないからだ（#4）。

実際、ホグワーツではこの反復タスクはすでに自動化されている。

今は本が勝手に整理してくれる：

しかし、現実の世界でこれを自動化するにはどうすればいいのか？

本を返すために正しい棚を探す代わりに、自動化されたシステムは次のことができるだろう：

• 最後に借りた本を特定する
• データベースから該当する棚を探す
• 本を返す場所を正確に表示

4.職場自動化ツールを使って、これらのタスクを自動化する

自動化できる簡単なタスクをリストアップしたら、2つのことを考えなければならない：

• タスク全体を1つのアプリで自動化できるか？
• タスクの一部だけを自動化すべきか？

これを把握した後、生産性を高めるのに役立つ良い自動化ツールを見つける必要がある。

ここでは、タスク自動化ツールを選択する際に、十分な情報を得た上で決定するためのヒントをいくつか紹介する：

ビジネス自動化ソリューションの見つけ方

ワークプレイス自動化ツールに何を求めるべきかをご紹介します：

#

/参照

作成

A.を使うのは簡単なはずだ。 /%href/

新しいプロセスやシステムをチームに導入するとき、多くの抵抗があるかもしれない。だからこそ、自動化ツールは誰でも使えるようにする必要がある。

例えば、あなたが技術者でないチームをマネージャーしているのであれば、そのツールはユーザーがVoldermortのお気に入りのプログラミングスクリプトであるPythonを知らなくてもいいようにすべきである！

(わかりますか？)

B.ほとんどのタスクに対応できるはずだ ワークフローの個々のタスクを処理するために別のツールを買うのは意味がない。それぞれの呪文のために別の杖を用意するようなものだ！

1つの自動化タスクよりも多くのタスクを処理できる機能を持つツールに注目しましょう。

例えば、マーケティングオートメーションに役立つ電子メール自動化ツールは良い選択です。

C.そのコストは利益を正当化するものでなければならない ドラコ・マルフォイの父親のように裕福な人ばかりではなく、息子のクィディッチチームメンバー全員にニンバス2001を買ったこともある！

タスク自動化ツールや、RPA（Robot Process Automation）のようなその他の関連ソフトウェアの予算を作成しましょう。

そして、あなたを助けることができるツールのショートリストを作成し、最も低価格で最も価値を提供するものを選択する。

2021年のタスク自動化に最適なツール

自動化ツールの何が優れているかがわかったところで、上記の特徴を満たすツールを深掘りしてみよう：ClickUp！

/クリックアップ https://clickup.com/ ClickUp /をクリックしてください。

は世界の

/です。 https://clickup.com/reviews 最高評価 /を獲得している。

リモートプロジェクト管理ソフトウェア。アジャイル、スクラム、その他の

/プロジェクト管理ソフトウェア https://clickup.com/ja/blog/2987/project-management-methodologies/ プロジェクト管理方法 /%href/

は、管理タスクを自動化するために必要なすべてを備えている。

ClickUpの自動化について詳しく見てみましょう：

クリックアップの自動化

ハリーのような魔法使いになりたいですか？ハリーのような魔法使いになりたいですか？

/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/07/image27-2.gif お前は魔法使いだと言っている男 /%img/

で唱えられる魔法のサンプルは以下の通り。 ClickUpのワークフロー自動化 :

• 自動的に*_assign people t*特定のタスクを割り当てます。
• 期日が近づいたら、タスクを次のように変更する。 に変更する。 https://docs.clickup.com/en/articles/1116076-priorities_。 優先順位を高くする /%href/。 チームメンバーにスピードアップを促す！- "Hurrius！
• をクリックすると、自動的にコメントが投稿されます。 /%href/ https://docs.clickup.com/en/articles/831184-statuses。 タスクステータス /%href/ 変更 - コメント

ClickUp自動化の仕事とは？

まず、自動化の構成要素を明らかにすることから始めましょう：

1.自動化の要素

A.トリガー トリガーとは、自動化を開始するために必要なイベントや事柄のことです。

ClickUpで選択できるトリガーをいくつか紹介します：

• 担当者変更：タスクの担当者が変更されると、自動的にアクションが実行されます。
• 期日到来：期日が近づくと、自動的にアクションが実行されます。
• すべてのサブタスクが完了：タスクに関連するすべてのサブタスクが完了するたびに、自動的にアクションが実行されます。

メモ: 1つの自動化に対して複数の条件を追加できます。

先ほどの例で言えば、ダンブルドアはトーナメントが危険であることを知っているので、17歳以下の生徒が入場できないようにしている。

そのため、彼は自動化が「Underage」以外のすべてのタグを含むという条件を追加した。

#

/参照 https://docs.clickup.com/en/articles/3904933-automation-actions C.アクション /%href/

アクションとは、自動化がトリガーされ、条件が満たされたときに起こることです。

自動化されたアクションには、次のようなものがあります：

• ステータスの変更：タスクのステータス（'やること'、'進行中'、'完了'）を変更する。
• コメントを追加: タスクに好きなコメントを追加します。
• 担当者の変更: チームメンバーを追加、削除、再割り当てすることができます。

メモ： 1つの自動化に複数のアクションを追加できます。

トライウィザードトーナメントが近づくと、自動化はファイナリスト - 'Harry', 'Cedric', 'Victor', 'Fleur'をタスクに割り当てる。さらに、新しいサブタスクが作成され、4人に次にやることを指示する。

2.私の仕事

さて、すべての要素をまとめてみると、このようなスキーマになる：

'When this happens_ (trigger),* and this is true* (condition),_* then the system does this* (action).

これまでの例をすべて取ると、こうなる：

'トーナメントの日付が近づいたら (トリガー)、'未成年'タグがなかったら (条件)、ハリー、セドリック、ビクトール、フルールを タスクに追加する (アクション1 )_ 、'ドラゴンズから金の卵を回収する' (アクション2)_ というタイトルのサブタスクを作成する (アクション2)*。

こうすることで、ダンブルドアが椅子から立ち上がらなくても、ファイナリストたちは次にやることがわかる！

3.ClickUpで自動化を作成する

クリックアップで自動化を使うには2つの方法があります。

50以上の自動化ライブラリから選択するか、またはあなたのニーズに合わせてカスタムA自動化を作成することができます。

その方法をご紹介します：

1.開くリストビュー とは webhookとは？ これはAPI（Application Programming Interface）の概念で、2つのアプリをリンクして、あるアプリから別のアプリに情報を送ることができる。

トリガーを作成し、アクションとして Webhook リンクをコピーします。

こうすることで、自動化がトリガーされると、もう一方のアプリにデータが自動的に送信される。

ClickUpのトリックは自動化だけではない！

ClickUpには、どのチームでも使える機能がたくさんあります：

• /参照 https://clickup.com/gantt-chart-view ガントチャート： ガントチャート: /%href/ プロジェクトのタイムラインをビューし、管理する。 /を表示・管理できる。 https://clickup.com/blog/what-is-remote-work// リモートワークでも /を表示します。
• [ネイティブ時間追跡:。](https://chrome.google.com/webstore/detail/clickup/pliibjocnfmkagafnbkfcimonlnlpghj) * パルスワークフローに合わせて独自のステータスを作成できます。
• [複数のビュー:。](https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views) または /または https://clickup.com/ja/blog/8248/scrum-project-management/ スクラム /%href/ プロジェクトのメトリクスを /プロジェクトメトリクスから https://clickup.com/ja/blog/465/home-office-tips/ ホームオフィス /%href/
• /ホームオフィス https://clickup.com/apps アプリ /%href/ ClickUpアプリをお気に入りアプリのリストに追加してください。iOSまたはAndroidアプリでプロジェクトやワークフローを常に把握することができます！

結論

タスク自動化は本当に魔法のようだ。

正しく使えば、チームの時間を大幅に節約できる。

そしてこの余分な時間があれば、チームはスキルを磨き、魔法使いになることができる！

だからこそ、今、何を自動化する必要があるのかを見極めることが重要なのです。

しかし、タスク自動化ソフトウェアがなければ、定期的なタスクを自動化することはできませんよね？

でも心配しないで。

ClickUpには、仕事プロセスや定期的なタスクを自動化し、すべてをスムーズに進めるために必要な機能がすべて揃っています。

/参照 https://clickup.com/ サインアップ /クリックアップ

今すぐClickUpに登録して、非生産性の闇の魔術師と戦いましょう！