Apakah Anda mempertimbangkan untuk mengadopsi scrum proses rapat?
Tapi mungkin Anda tidak yakin bagaimana cara terbaik untuk menjalankannya.
The Laporan Keadaan Agile Digital.ai menemukan 81% orang teknologi mengatakan bahwa organisasi mereka mengikuti beberapa bentuk scrum. Dan dengan Laporan Broadcom menunjukkan tim Full Scrum mendapatkan peringkat kualitas 250% lebih baik daripada tim yang tidak melakukan estimasi, jelas mengapa ini termasuk yang paling populer praktik-praktik yang gesit .
Jadi, jika Anda mencoba untuk ikut serta dalam pelatihan scrum, kami tidak menyalahkan Anda. Inilah yang perlu Anda ketahui untuk memulai.
Apa itu Rapat Scrum?
Rapat scrum membuat para pemangku kepentingan, manajemen, dan tim tetap selaras melalui komunikasi yang ringkas dan cepat perencanaan strategis -semua dalam upaya untuk menjaga agar proyek tetap berjalan. Ada lima jenis pertemuan scrum:
- Scrum harian / Standup
- Perencanaan sprint
- Penyempurnaan backlog produk
- Ulasan sprint
- Retrospeksi sprint
Anda akan melihat bahwa setiap pertemuan memiliki tujuan tepat di namanya. Perencanaan sprint adalah untuk perencanaan sprint. Retrospektif adalah tinjauan ulang.
Itu disengaja.
Karena rapat scrum adalah sedikit anti-rapat. Mereka bukanlah sesi pertemuan, brainstorming, atau ceramah panjang dari CEO. Mereka bukan interupsi yang tidak perlu untuk pekerjaan produk Anda.
Proses ini bersifat taktis, dijadwalkan pada waktu yang tepat, dan dirancang untuk menjaga tim tetap berada di halaman yang sama untuk menghindari kemacetan komunikasi (yang semuanya untuk memastikan proyek tidak mengalami kemacetan yang tidak perlu).
**UM, APA ITU SCRUM? Scrum adalah sebuah manajemen proyek yang lincah kerangka kerja yang mengedepankan tujuan yang jelas, kolaborasi, akuntabilitas, dan memberikan nilai tambah. Kerangka kerja ini memecah proyek-proyek besar dan kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola dan menciptakan fleksibilitas yang dibutuhkan tim untuk melakukan pivot ketika terjadi perubahan di tengah-tengah proyek. Istilah ini berasal dari permainan Rugby: permainan di mana tim meringkuk berdekatan, menunduk, untuk mendapatkan bola.
Siapa yang harus menghadiri rapat scrum?
Sebagian besar rapat Scrum adalah untuk tim pengembangan, Scrum master, dan pemilik produk - meskipun ada beberapa pengecualian. Pemilik produk Anda, misalnya, mungkin tidak menghadiri retrospektif Anda. Dan pemangku kepentingan tambahan mungkin bergabung dengan Anda untuk rapat tinjauan Scrum.
Idealnya, seluruh tim scrum Anda harus terdiri dari 10 anggota atau kurang. Jika tim scrum Anda lebih besar, kepemimpinan akan sering memecahnya menjadi kelompok-kelompok kecil yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama.
5 Rapat Scrum yang Perlu Anda Ketahui
1. Rapat scrum harian
Salah satu jenis rapat scrum yang paling populer - menurut State of Agile Report yang telah disebutkan sebelumnya - adalah rapat harian, yang juga dikenal sebagai rapat scrum harian. Rapat ini haruslah menjadi sebuah tinjauan kilat terhadap tujuan, kemajuan, dan potensi masalah. Setiap orang yang ada di dalam ruangan harus dapat menjawab tiga pertanyaan:
- **Apa yang bisa Anda capai kemarin?
- **Apa yang Anda rencanakan untuk dicapai hari ini?
- **Apakah ada penghalang yang menghalangi Anda?
Istilah standup muncul karena jenis rapat scrum ini dimaksudkan untuk tetap singkat, sehingga banyak tim yang melakukannya sambil berdiri - bagi mereka yang mampu - untuk mencegah siapa pun merasa terlalu nyaman. Sekarang banyak tim yang bekerja dari jarak jauh, kami cenderung tidak berdiri, tetapi tujuan rapat harus tetap menjaga agar segala sesuatunya sesingkat mungkin.
2. Scrum perencanaan sprint
Tujuan dari scrum perencanaan sprint adalah untuk mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai dalam sprint berikutnya dan bagaimana Anda akan mencapainya. Rapat perencanaan sprint ini biasanya berlangsung sekitar satu jam untuk setiap minggu dari sprint yang akan datang (misalnya, jika sprint Anda adalah dua minggu, rapat Anda adalah dua jam atau kurang).
Meskipun demikian, ada beberapa cara untuk mempersingkatnya-seperti melakukan pra-perencanaan yang baik dan alat pelacakan sprint yang tepat . Ini jenis-jenis pertemuan membantu memecah masalah menjadi beberapa bagian yang lebih mudah dicerna, yang membuat Tampilan Daftar di ClickUp menjadi sangat serbaguna.
Buat sprint yang berlangsung dari satu minggu hingga satu bulan dengan pendekatan Agile di ClickUp
3. Penyempurnaan backlog produk
Di antara pertemuan backlog sprint dan penyempurnaan, mintalah tim scrum Anda untuk melihat backlog sprint, menambahkan detail, dan mencatat prioritas, dan ketergantungan. Dari berbagai jenis pertemuan scrum, yang satu ini tergantung pada organisasi tim.
Jika tidak, jika Anda tidak menjaga backlog sprint tetap teratur, pemilik produk dan scrum master tidak akan memiliki banyak hal yang dapat digunakan untuk merencanakan sprint berikutnya.
Dapatkan tampilan lengkap backlog dan sprint Anda di Tampilan Papan ClickUp
4. Tinjauan sprint
Di akhir setiap sprint, saatnya bagi tim untuk mempresentasikan hasil kerja mereka kepada pemilik produk (dan terkadang pemangku kepentingan lainnya).
Tujuannya: umpan balik.
Anggaplah pertemuan ini sebagai demonstrasi dan kesempatan bagi para pemangku kepentingan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik. Umpan balik tersebut kemudian ditambahkan ke dalam daftar pekerjaan untuk dipertimbangkan di masa mendatang.
5. Melakukan sprint retrospektif
Scrum pertemuan akhir sprint lainnya yang direkomendasikan adalah retrospektif. Tapi kali ini para pemangku kepentingan biasanya tidak ada di ruangan.
Hanya tim itu sendiri yang membahas apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak berjalan dengan baik, apa yang mereka pelajari, dan bagaimana hal-hal yang harus berubah di sprint yang akan datang.
Kami juga merekomendasikan retrospeksi di akhir proyek berskala besar-dan retrospeksi tersebut harus melibatkan lebih banyak peserta. Kepemimpinan, pemasaran, dan pemangku kepentingan lainnya dapat bergabung untuk menilai kontribusi setiap tim terhadap komunikasi, koordinasi, dan GTM.
Lihat ini template retrospektif sprint !
JANGAN LEWATI BAGIAN RETROSPEKTIF Penelitian menunjukkan bahwa kinerja tim meningkat sebesar 20% ketika retrospeksi yang efektif masuk ke dalam gambar.
Manfaat Rapat Scrum
1. Membuat proyek yang rumit menjadi lebih mudah dikelola
Rapat scrum adalah tentang dua hal: komunikasi dan strategi. Apa pun jenis rapatnya, tujuannya harus selalu membuat semua orang memahami tujuan, status, dan masalah yang perlu dipecahkan.
Komunikasi terbuka itulah yang membuat tim terus bergerak maju secara konsisten (menjaga kecepatannya tetap tinggi) menuju tujuan bersama.
Tanpa titik kontak strategis yang disediakan oleh rapat scrum Anda, akan lebih mudah bagi manajemen proyek scrum untuk keluar dari jalur. Lebih buruk lagi, setelah tim atau anggota tim keluar dari jalur tanpa rapat untuk melakukan pengecekan, mereka bisa berada di jalur yang salah-membuang-buang waktu dan uang serta membuat statistik kecepatan menjadi tidak akurat untuk rapat perencanaan sprint berikutnya.
2. Hasil selalu menjadi prioritas utama
Titik-titik strategis ini harus selalu mengingatkan tim tentang apa yang sedang mereka kerjakan. Tidak peduli seberapa jauh kita masuk ke dalam proyek, pengingat itulah yang menjadi dasar dan menggerakkan kita menuju hasil yang kita tuju.
3. Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi
Hasil yang lebih baik, pengiriman yang lebih cepat, dan tim yang lebih bahagia pada akhirnya berarti pengalaman pelanggan yang lebih baik dan peringkat kepuasan yang lebih tinggi. Tetap konsisten adalah kunci untuk membuat pelanggan senang karena hal ini akan membangun lebih banyak kepercayaan pada saat yang bersamaan.
4. Biaya lebih rendah!
Setiap jenis pertemuan scrum memiliki manfaat finansial bagi perusahaan: Retrospeksi membuat tim lebih produktif dari waktu ke waktu. Rapat tinjauan membantu kita memasukkan umpan balik dengan cepat.
Rapat harian menjaga proyek tetap tepat waktu dan sesuai anggaran (atau setidaknya memberi tahu kami jika ada yang tidak beres sehingga kami dapat memperbaikinya secepatnya). Dan rapat perencanaan sprint mengaitkan semua yang kita lakukan dengan tujuan bisnis dengan keuntungan finansial yang nyata.
5. Tetap terhubung
Prinsip keenam dari manifesto tangkas adalah bahwa pertemuan tatap muka adalah cara terbaik untuk menyampaikan informasi kepada tim yang tangkas . Inilah sebabnya mengapa pertemuan ini sangat penting bagi organisasi yang tangkas.
Dan dengan 52% karyawan mengatakan bahwa mereka merasa terputus dari tim mereka di beberapa titik dalam satu tahun terakhir, inilah saatnya untuk kembali ke pertemuan scrum strategis yang dikelola dengan baik yang membuat tim tetap selaras dalam segala hal, mulai dari backlog, sprint, hingga tugas harian.
Bagaimana Menjalankan Rapat Scrum yang Efektif
Jadi, bagaimana Anda memastikan rapat scrum Anda mencapai tujuannya? Berikut adalah empat tips dari para ahli:
1. Tetapkan waktu dan patuhi waktu tersebut
Rapat scrum itu penting. Rapat ini menyelaraskan tim tentang apa yang perlu diselesaikan, oleh siapa, dan kapan. Mereka memungkinkan semua orang terhubung dan berkolaborasi secara teratur. Dan mereka memprioritaskan strategi.
Namun, rapat tetaplah rapat dan masih ada pekerjaan yang harus diselesaikan. Jadi, buatlah rapat yang cukup lama agar efektif dan cukup singkat agar tetap menarik perhatian.
Dengan kata lain: jika Anda mengatakan bahwa rapat akan berlangsung selama satu jam, pertahankan selama satu jam atau kurang.
2. Mulailah dengan prioritas satu
Jika ada satu hal yang Anda ingin agar tim Anda pergi setelah rapat Anda, apakah itu? Apa pun jawaban Anda, itulah yang harus Anda mulai dan akhiri. Jangan biarkan informasi yang terlalu banyak mengalahkan prioritas Anda.
**BAGAIMANA JIKA ADA LEBIH DARI SATU PRIORITAS-SATU? Kami mengerti. Dalam organisasi yang kompleks, ada banyak hal yang memperebutkan tempat prioritas utama. Namun kenyataannya... jika Anda menginginkan tim yang produktif, Anda tidak bisa memberikan daftar prioritas yang tidak berurutan dan mengharapkan semuanya selesai. Tergantung pada manajer proyek dan kepemimpinan untuk berkumpul dan menyusun prioritas Anda sebelum diberikan kepada tim Anda.
3. Berikan pilihan kepada tim... tapi jangan terlalu banyak
Membutuhkan tim untuk membuat keputusan selama rapat scrum Anda? Berikan mereka pilihan... tapi jangan terlalu banyak. Studi menunjukkan bahwa terlalu banyak pilihan dapat melumpuhkan . Inilah sebabnya mengapa para pemimpin harus bekerja untuk mengasah pilihan-pilihan tim sebelum membawa keputusan-keputusan besar ke dalam rapat.
4. Gunakan alat bantu yang tepat Papan scrum , perencanaan sprint,
Bagan Gantt alat pelacakan... Rapat scrum menjadi lebih efisien dengan alat yang membantu Anda melacak dan berbagi informasi secara real-time. Dari Trello hingga ClickUp (tentu saja), Anda memiliki banyak pilihan untuk menjaga tim tetap pada halaman yang sama dan menyajikan informasi dengan cara yang bermanfaat dan menarik secara visual.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas, mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
MEMBEBASKAN TIM ANDA UNTUK FOKUS PADA PEKERJAAN Alat yang hebat tidak hanya membantu Anda mengikuti perkembangan tim Anda dari hari ke hari... alat ini juga bisa mempersingkat rapat Anda secara substansial, membebaskan semua orang untuk fokus pada pekerjaan yang ada. Seperti yang dikatakan oleh Alaina Maracotta dari Vida Health mengatakan tentang ClickUp: "Sungguh fenomenal melihat berapa banyak waktu yang telah kami hemat dalam rapat sejak pindah ke ClickUp. Apa yang dulunya membutuhkan waktu tiga jam per minggu untuk perencanaan dan pembaruan acara, sekarang hanya membutuhkan waktu satu jam. Tim yang terlibat sekarang memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada prioritas pemasaran yang lebih penting."
Memulai Dengan Rapat Scrum
Jadi, Anda sudah memahami apa itu rapat scrum, bagaimana cara kerjanya, dan praktik terbaik apa yang harus Anda ingat..
Sekarang, jika Anda belum menjadi Full Scrum, bagaimana Anda bisa mencapainya?
Jawabannya-seperti kebanyakan perubahan besar dalam perusahaan-biasanya membutuhkan perubahan pola pikir, proses, dan alat.
1. Libatkan tim di dalamnya
Tanpa partisipasi penuh dari tim Anda, pertemuan-pertemuan ini tidak akan seefektif yang seharusnya. Itulah mengapa Anda membutuhkan dukungan. Jelaskan kepada tim Anda bagaimana struktur baru ini akan membantu mereka-mempersingkat rapat, membebaskan waktu kreatif mereka, dll.
Semakin baik orang dapat melihat tujuan akhir (untuk diri mereka sendiri, tim mereka, dan bisnis), semakin besar kemungkinan mereka untuk mengikuti perubahan apa pun, termasuk scrum.
Menyimpan dan mengkategorikan sasaran yang serupa dengan rapi ke dalam Folder Sasaran di ClickUp
2. Membuat perubahan proses yang diperlukan
Lihatlah proses yang ada di perusahaan Anda dengan mempertimbangkan scrum. Apa yang perlu diubah? Apakah tim perlu memperbarui kemajuan mereka di alat bantu pra-rapat Anda? Haruskah pimpinan mempersiapkan rapat dengan cara yang baru?
Haruskah manajer proyek dan scrum master membersihkan backlog sebelum rapat? Semakin jelas dan cepat Anda mengomunikasikan perubahan proses yang diperlukan, semakin mudah pergeseran ke scrum.
Hal ini juga memungkinkan seluruh tim scrum Anda untuk bergerak cepat, yang akan membuktikan kepada tim bahwa janji yang Anda buat (tentang meluangkan waktu dan kreativitas, misalnya) tetap berlaku.
3. Pilih alat yang mendukung Anda
Apakah alat bantu yang Anda gunakan saat ini mendukung cara kerja Anda yang baru-atau justru menghambat Anda? Daripada memulai dengan alat bantu dan mencoba memasukkan proses baru Anda ke dalamnya, mulailah dengan memikirkan apa yang Anda perlukan agar alat bantu tersebut dapat mendukung Anda-dan kemudian pilihlah alat scrum berdasarkan kriteria tersebut.
Kami memahami bahwa perubahan alat dapat terasa seperti permintaan yang besar, tetapi kami juga tahu bahwa tanpa alat yang tepat, pergeseran yang bermaksud baik menuju praktik-praktik agile dapat macet. Jadi, prioritaskan kebutuhan Anda dan jangan terjebak dalam kekeliruan sunk cost dan tetap menggunakan alat yang sudah tidak berguna lagi.
**TUNGGU... APA ITU SUNK COST FALLACY? Kekeliruan sunk cost memberitahu kita bahwa manusia lebih cenderung membuat pilihan yang buruk ketika mereka telah "menenggelamkan biaya" ke dalam pilihan tersebut. Inilah mengapa orang tetap bertahan dalam hubungan yang tidak lagi bermanfaat bagi mereka ("tapi saya sudah menghabiskan waktu dua tahun untuk ini!") atau terus menggelontorkan uang untuk proyek yang sudah jelas-jelas tidak sesuai dengan harapan ("tapi kami sudah menghabiskan $100 ribu untuk fitur ini!"). Hal ini juga dapat membuat Anda terus menggunakan alat yang tidak bermanfaat karena Anda "sudah menghabiskan uang."
Para ahli mengatakan ketika membuat keputusan, abaikan biaya yang tidak terlihat dan fokuslah pada biaya ke depannya. Apakah Anda akan mengeluarkan biaya lebih banyak atau lebih sedikit besok jika Anda meninggalkan alat yang lama dan memilih alat yang lebih sesuai dengan bisnis Anda?
Templat Rapat Scrum yang Praktis
Menurut survei pelanggan baru-baru ini, templat ClickUp termasuk di antara tiga fitur paling berharga yang kami tawarkan. Sejujurnya, kami tidak terkejut. Memiliki template yang bagus akan mengurangi tekanan.
Anda tahu persis informasi apa yang Anda butuhkan dan bagaimana cara menyajikannya-tidak perlu melakukan riset mendalam tentang praktik terbaik. Berikut ini dua di antaranya template scrum untuk memulai latihan baru Anda :
1. Templat Rapat Scrum ClickUp
Templat Rapat Scrum ClickUp membuat komunikasi dan visibilitas tim ke dalam proyek menjadi lebih mudah
Dirancang untuk menyederhanakan rapat harian Anda, Templat Rapat Scrum ClickUp membantu tim fokus pada apa yang telah dilakukan, apa yang perlu diselesaikan, dan apa saja penghalang potensial yang ada di depan mata. Unduh Templat Ini
2. Templat Manajemen Scrum Agile ClickUp
Buat backlog terperinci dengan templat Agile Scrum sederhana ini dan segera mulai
Cocok digunakan untuk rapat perencanaan sprint, retrospeksi, pemangkasan backlog, dan banyak lagi. Templat Manajemen Scrum Agile dari ClickUp juga menyertakan dokumen "cara memulai" yang akan membantu scrum master menyesuaikan rapat Anda. Tidak boleh ada anggota tim yang tidak tahu apa-apa! Unduh Template Ini
Memulai Dengan ClickUp
Jika Anda siap untuk memulai, kami siap membantu Anda.
Baik Anda seorang pemula atau scrum master berpengalaman, ClickUp memiliki banyak templat dan fitur-fitur tangkas untuk membantu rapat scrum Anda berjalan dengan lancar. Dan paket gratis selamanya kami (bisa Anda tebak) gratis selamanya. Beri kami uji coba hari ini .