Saat tiba waktunya untuk membayar karyawan atas kerja keras mereka, memiliki proses yang terorganisir dengan baik sangatlah penting. Anda ingin memastikan bahwa Anda membayar mereka sesuai dengan jumlah jam kerja yang benar dan juga mencatat riwayat pembayaran organisasi.
Meskipun Anda tentu saja dapat melakukannya secara manual menggunakan kalkulator, ada cara yang lebih cepat dan lebih baik untuk menyelesaikan tugas ini. Menghitung jam kerja setiap karyawan di perusahaan yang lebih besar bukanlah cara yang efisien dalam memanfaatkan waktu Anda. Di sinilah templat penggajian berperan.
Menggunakan templat penggajian menjamin keakuratan, menyediakan riwayat data pembayaran yang berharga, dan mempermudah pengelolaan anggaran Anda. Yang terpenting, waktu yang Anda hemat dari mengerjakan tugas penggajian secara manual dapat dimanfaatkan dengan lebih baik untuk mencapai tujuan dan mengembangkan bisnis Anda.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang apa itu templat penggajian dan cara memilih yang sesuai untuk bisnis Anda. Kami akan membagikan 10 templat penggajian gratis dari ClickUp dan Excel yang dapat Anda coba hari ini untuk mengelola penggajian dengan lebih efisien.
Apa Itu Template Penggajian?
Template penggajian adalah alat yang melacak dan mendokumentasikan tarif per jam serta tarif pajak di negara bagian dan negara masing-masing karyawan. Template ini juga memperhitungkan potongan-potongan gaji sehingga Anda dapat membayar karyawan dengan benar. Tersedia pilihan template penggajian mingguan, bulanan, dan tahunan, sehingga memudahkan Anda dalam mengirimkan pembayaran untuk berbagai jenis kontrak.
Template penggajian biasanya mencakup informasi dasar karyawan seperti nama, jam kerja, gaji yang harus dibayarkan, dan rincian domisili pajak. Informasi penting ini secara otomatis disalin dari minggu ke minggu atau bulan ke bulan sehingga Anda dapat membuat jadwal pembayaran yang berkelanjutan.
Sebagian besar templat juga mencakup bagian untuk cuti berbayar (PTO), cuti sakit, dan jam lembur. Kategori tambahan ini membantu dalam memantau karyawan Anda dan menjaga agar proses penggajian tetap terorganisir.
Pada dasarnya, templat penggajian merupakan pilihan yang tepat bagi pemilik bisnis yang tidak ingin mengeluarkan biaya besar untuk mengalihdayakan tugas manajemen proyek atau akuntansi. Templat manajemen penggajian memungkinkan Anda mengendalikan anggaran, menghindari kesalahan perhitungan, dan memastikan pembayaran dikirimkan tepat waktu, sekaligus menghemat biaya.
Risiko penggajian dimulai sebelum hari gajian
Ketika persetujuan, catatan, dan tindak lanjut tersebar di berbagai lembar kerja dan email, satu langkah yang terlewat dapat dengan cepat menimbulkan masalah pembayaran. Dapatkan 10 alat bantu alur kerja HR yang dirancang untuk meminimalkan beban administrasi terkait penggajian, permintaan, dan pelaporan.
Apa yang Membuat Templat Penggajian yang Baik?
Siap mencari templat penggajian yang sempurna untuk perusahaan Anda? Sebelum kita membahas beberapa templat yang sering kami gunakan, ada baiknya Anda mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan saat memilih templat tersebut.
Template penggajian yang baik harus mencakup:
- Pelaporan pola dan tren: Templat yang baik akan menyediakan fitur pelacakan untuk laporan kehadiran, penggantian biaya, dan daftar penggajian. Anda dapat menggunakan data ini untuk mengidentifikasi pola dan perilaku karyawan di seluruh perusahaan
- Gaji bersih dan gaji bruto: Setiap templat penggajian yang berkualitas pasti mencantumkan rincian gaji bruto dan bersih, termasuk tunjangan dari asuransi kesehatan, bonus, serta tunjangan perumahan dan transportasi.
- Otomatisasi: Template penggajian dirancang untuk memudahkan pekerjaan Anda. Pilihlah template yang dapat mengotomatiskan tugas-tugas penggajian yang berulang dan menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim yang tepat
- Fitur kolaborasi: Kelola penggajian secara lancar antara departemen akuntansi dan sumber daya manusia (SDM) dengan templat yang memungkinkan Anda berkolaborasi secara real-time
- Opsi penyesuaian: Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unik, dan beberapa di antaranya mungkin harus mematuhi ketentuan hukum. Pilih templat yang dapat disesuaikan untuk membuat dokumentasi dan sistem yang Anda butuhkan guna membayar karyawan dengan benar
Sekarang setelah Anda mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih templat penggajian, saatnya mempertimbangkan pilihan Anda dan memilih yang terbaik untuk bisnis Anda.
10 Template Penggajian Gratis
Di sini, kami telah menyusun daftar 10 templat penggajian gratis untuk memperlancar proses penggajian. Baik Anda mengelola usaha kecil dengan beberapa karyawan maupun perusahaan besar dengan banyak departemen, ada pilihan yang dapat memudahkan proses penggajian Anda. ✨
1. Template Laporan Penggajian ClickUp
Hindari kesalahan perhitungan dan optimalkan alur kerja pembayaran Anda dengan Template Laporan Penggajian ClickUp. Alat ini memudahkan Anda mengumpulkan dan menyimpan informasi karyawan, termasuk nama, nomor identitas, jabatan, dan informasi kontak dasar karyawan.
Template penggajian ini juga dilengkapi dengan bagian-bagian untuk departemen karyawan, cuti berbayar (PTO), dan pemotongan pajak.
Sesuaikan templat tersebut untuk mencakup periode pembayaran yang diinginkan, baik Anda membayar secara mingguan, dua mingguan, bulanan, maupun tahunan. Cantumkan gaji per jam, bulanan, atau tahunan beserta tarif lembur.
Salah satu fitur terbaik dari templat ClickUp ini adalah fitur pelacakan waktu bawaan. Minta karyawan Anda melacak waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas selama jam kerja mereka. Informasi ini kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam laporan penggajian Anda untuk mempercepat proses pembayaran.
2. Template Lembar Waktu Layanan ClickUp
Pelacakan penggajian dan pengembangan proses pembayaran bisa jadi rumit, terutama jika Anda perlu membayar karyawan berdasarkan layanan yang mereka berikan. Di sinilah Template Lembar Waktu Layanan dari ClickUp berperan.
Gunakan lembar waktu ini untuk melacak jam kerja yang dapat ditagih dan layanan yang diberikan oleh karyawan. Hal ini memudahkan pembuatan jadwal pembayaran dan menyimpan semua informasi pembayaran penting di satu tempat.
📮Wawasan ClickUp: 92% pekerja pengetahuan menggunakan strategi manajemen waktu yang dipersonalisasi. Namun, sebagian besar alat manajemen alur kerja belum menawarkan fitur manajemen waktu atau penetapan prioritas bawaan yang kuat, yang dapat menghambat penetapan prioritas yang efektif. Fitur penjadwalan dan pelacakan waktu yang didukung AI dari ClickUp dapat membantu Anda mengubah proses yang semula hanya berdasarkan tebakan ini menjadi keputusan yang didasarkan pada data. Fitur ini bahkan dapat menyarankan jendela fokus yang optimal untuk setiap tugas. Bangun sistem manajemen waktu khusus yang menyesuaikan dengan cara Anda bekerja!
Mulailah dengan membuat lembar kerja, pastikan untuk menyertakan kolom untuk tanggal, waktu mulai dan berakhir, jenis layanan yang dilakukan, nama karyawan, dan jumlah jam kerja. Masukkan data saat karyawan memberikan layanan, dan hitung total jam kerja untuk menentukan gaji secara mingguan atau bulanan.
Template ini juga memberikan wawasan mengenai seberapa banyak pengeluaran Anda di berbagai proyek. Gunakan template ini untuk menentukan alokasi sumber daya dan mengelola ekspektasi anggaran. Buka tampilan Board untuk melihat gambaran umum semua layanan yang diberikan dan pembayaran yang telah dilakukan, yang dapat disaring berdasarkan jenis proyek atau karyawan.
3. Template Rencana Proyek Penggajian ClickUp
Hilangkan kesalahan, kurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas administratif, dan percepat pemrosesan penggajian dengan Template Rencana Proyek Penggajian dari ClickUp. Template ini sangat berguna bagi perusahaan besar maupun usaha kecil yang memiliki kebutuhan penggajian yang lebih kompleks.
Template ini berfungsi sebagai rencana proyek untuk seluruh prosedur penggajian Anda. Pertama, gunakan template anggaran penggajian untuk membuat piagam proyek dan mendokumentasikan hasil kerja serta sumber daya yang Anda perlukan untuk menangani pembayaran gaji karyawan.
Selanjutnya, identifikasi anggota tim yang berperan aktif dalam proses penggajian dan buat tugas secara otomatis untuk mereka. Tugas-tugas ini bisa berupa tugas satu kali, seperti menyusun prosedur penggajian dan dokumentasi untuk pekerja lepas.
Tersedia pula opsi untuk tugas berulang dan pengingat untuk prosedur pembayaran standar seperti penggajian bulanan.
4. Template Rencana Proyek Implementasi Penggajian ClickUp
Jika Anda belum memiliki sistem penggajian, Anda membutuhkannya. Template Rencana Proyek Implementasi Penggajian dari ClickUp mengubah tugas yang rumit dan memakan waktu menjadi lebih mudah ditangani daripada sebelumnya. Template ini menyusun peta jalan untuk seluruh proses penggajian Anda, memastikan akurasi, kepatuhan, dan keamanan.
Gunakan templat ini untuk menyiapkan sistem penggajian Anda, mempermudah proses orientasi karyawan baru, dan memantau entri data untuk semua tugas yang berkaitan dengan pembayaran. Mulailah dengan melakukan riset mengenai jenis sistem penggajian atau perangkat lunak SDM yang Anda butuhkan untuk mengelola gaji karyawan.
Selanjutnya, gunakan templat tersebut untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan di departemen akuntansi, SDM, dan TI yang akan berperan dalam proses pembayaran. Kemudian, pilih layanan penggajian atau perangkat lunak penggajian. Tetapkan jadwal dan perkiraan anggaran untuk mengimplementasikan sistem tersebut.
Terakhir, siapkan dokumentasi untuk setiap langkah, termasuk lembar waktu karyawan, slip gaji, dan templat daftar penggajian. Gunakan ClickUp Docs untuk menyimpan dokumen-dokumen ini, serta buat tugas bagi karyawan untuk mengisi lembar waktu mereka dan bagi anggota tim akuntansi untuk memproses pembayaran.
5. Template Laporan Ringkasan Penggajian ClickUp
Template Laporan Ringkasan Penggajian ClickUp memungkinkan Anda mencatat semua data penggajian dan biaya penggajian di satu tempat yang praktis. Lihat dengan cepat pembayaran tahun berjalan, periksa saldo cuti berbayar, dan tambahkan catatan untuk keadaan khusus atau untuk mencatat masalah pembayaran sebelumnya.
Gunakan templat SDM ini untuk mendokumentasikan informasi penggajian, termasuk informasi kontak karyawan dan gaji karyawan. Catat seberapa sering Anda akan membayar karyawan, baik secara bulanan untuk pekerja dengan upah per jam maupun dua mingguan untuk karyawan dengan gaji tetap. Isi informasi mengenai potongan gaji, termasuk potongan Jaminan Sosial dan pemotongan pajak penghasilan.
Semua informasi ini sangat penting untuk memastikan Anda tetap berada dalam batas anggaran penggajian. Template ini memberikan wawasan terperinci mengenai siapa yang menerima gaji berapa serta melacak pembayaran untuk hal-hal seperti cuti tahunan dan cuti sakit, sehingga Anda memiliki kendali penuh atas pengelolaan penggajian.
Selain itu, informasi ini sangat penting jika suatu saat terjadi masalah hukum terkait jam kerja atau upah.
6. Template Riwayat Pembayaran ClickUp
Baik Anda mengelola bisnis kecil atau perlu memantau pengeluaran di perusahaan yang lebih besar, Template Riwayat Pembayaran ClickUp akan menyederhanakan pengelolaan penggajian. Gunakan template ini untuk melacak semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan Anda, baik untuk pembayaran gaji karyawan tetap maupun pembayaran kepada pekerja lepas atas pekerjaan pada proyek tertentu.
Gunakan tampilan Tabel Klien untuk mencantumkan daftar semua karyawan beserta total pembayaran. Anda juga dapat mengisi metode pembayaran dan mengunggah salinan faktur pembayaran.
Beralih ke tampilan "Semua Item" untuk melihat daftar semua pembayaran yang telah Anda lakukan. Saring berdasarkan karyawan untuk langsung melihat riwayat pembayaran mereka, atau sempitkan pencarian berdasarkan departemen untuk mendapatkan wawasan mengenai penganggaran.
Buat rumus untuk menghitung pajak gaji atau tarif pembayaran dengan cepat berdasarkan parameter mingguan, bulanan, atau per jam. Gunakan formulir Bukti Pembayaran untuk langsung menambahkan catatan pembayaran baru ke daftar. Bagikan formulir tersebut kepada kontraktor dan pekerja lepas agar mereka dapat secara otomatis menambahkan permintaan pembayaran mereka ke antrean.
7. Template Perjanjian Pembayaran Sederhana ClickUp
Template Perjanjian Pembayaran Sederhana dari ClickUp adalah cara mudah untuk menetapkan ketentuan dan ekspektasi terkait penggajian perusahaan. Template ini juga berguna bagi bisnis yang perlu mencatat ketentuan pinjaman saat bekerja sama dengan pekerja lepas sebagai bagian dari sistem manajemen kontraktor.
Template ini memiliki tata letak yang sederhana dengan ketentuan perjanjian pembayaran standar. Isi informasi dasar termasuk tanggal, nama, dan jumlah pembayaran. Masukkan jadwal pembayaran dan cantumkan syarat-syarat jika terjadi tidak dibayarnya gaji.
8. Template Formulir Pembayaran ClickUp
Template Formulir Pembayaran ClickUp memudahkan Anda melacak faktur dan pembayaran yang dilakukan kepada karyawan atau pelanggan. Untuk menggunakannya sebagai bagian dari proses penggajian Anda, mulailah dengan membuat formulir pembayaran menggunakan template tersebut. Isi informasi mengenai nama karyawan, informasi kontak, dan metode pembayaran.
Atur otomatisasi sehingga formulir yang telah diisi akan memicu tugas baru untuk memproses pembayaran. Sesuaikan otomatisasi tersebut agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, dan tetapkan tugas ke departemen yang tepat.
Selanjutnya, buka tampilan Pelacak Pembayaran untuk melihat daftar semua formulir pembayaran saat ini dan sebelumnya. Gunakan filter untuk mempersempit tampilan berdasarkan metode pembayaran, karyawan, atau harga. Unggah bukti pembayaran untuk melacak semua informasi yang relevan dengan mudah dalam satu dasbor sederhana.
Gunakan tampilan Board untuk mendapatkan gambaran umum mengenai semua pembayaran yang sedang diproses, pesanan baru, dan pembayaran yang telah diselesaikan. Buka kartu tugas untuk mendapatkan informasi lebih rinci mengenai pembayaran tertentu yang sedang diproses.
Tahukah Anda bahwa ClickUp juga memungkinkan Anda melacak waktu dengan membuat lembar waktu khusus untuk tim Anda? Cari tahu cara memanfaatkannya secara maksimal dalam video singkat ini!
9. Template Lembar Waktu Excel untuk Penggajian
Template lembar waktu merupakan cara yang sangat baik untuk melacak jumlah waktu yang dihabiskan karyawan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan. Template Lembar Waktu Excel untuk Penggajian dari Microsoft 365 adalah lembar kerja yang mudah digunakan dan dirancang untuk digunakan di Microsoft Excel.
Berikan lembar waktu kepada setiap karyawan, dan minta mereka mengisi waktu masuk dan waktu pulang setiap hari. Pastikan mereka mencatat waktu istirahat makan siang mereka. Masukkan rumus ke dalam kalkulator penggajian mini agar secara otomatis menghitung jumlah total jam kerja per minggu.
Sertakan bagian untuk penetapan gaji dan potongan apa pun dalam templat penggajian Excel. Gunakan templat lembar penggajian ini untuk menghasilkan pembayaran mingguan, dua mingguan, atau bulanan kepada setiap karyawan.
Template ini paling cocok untuk usaha kecil atau perusahaan yang bekerja sama dengan kontraktor dan pekerja lepas. Karena template ini hanya berupa lembar waktu dan bukan bagian dari alat manajemen proyek yang lebih besar, template ini mungkin terlalu sederhana untuk organisasi dengan banyak departemen dan banyak karyawan tetap.
10. Template Penggajian Karyawan Bulanan Excel oleh Vertex42
Jika Anda memiliki akuntan atau layanan penggajian online tetapi tetap ingin memiliki dokumentasi internal seperti daftar penggajian karyawan, gunakan Template Penggajian Karyawan Excel dari Vertex42. Template penggajian bulanan Excel ini dirancang untuk pemilik usaha kecil yang hanya perlu melacak informasi penggajian dan tidak perlu secara langsung melakukan pembayaran.
Gunakan tab "Informasi Karyawan" untuk mencatat nama karyawan, informasi kontak, tanggal masuk kerja, informasi gaji, dan tunjangan. Di tab lembar kerja "Daftar Penggajian", catat jumlah jam kerja karyawan, tanggal pembayaran, dan informasi pajak.
Lengkapi templat anggaran penggajian ini untuk mendapatkan rincian anggaran yang lebih mudah diurutkan.
Bonus: Template Anggaran Google Docs!
Sederhanakan Penggajian dan Bangun Proses yang Efisien
Baik Anda mengelola perusahaan besar dengan puluhan karyawan maupun bisnis kecil yang terdiri dari kontraktor, pekerja lepas, dan karyawan tetap, Anda memerlukan proses penggajian yang efisien. Gunakan templat penggajian ini untuk membuat sistem penggajian yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Unduh ClickUp hari ini untuk memulai proses yang lebih lancar dan efisien. Mulai dari formulir pembayaran sederhana untuk pekerja lepas hingga sistem yang lebih kompleks yang dirancang untuk mencatat semua pembayaran gaji, ada solusi yang dapat mendorong kemajuan bisnis Anda.