Sistem ERP Anda memegang kunci keberhasilan bisnis Anda, tetapi apakah Anda benar-benar memanfaatkannya?
Sebagian besar organisasi memiliki tumpukan data operasional, secara manual mengejar laporan, memperbaiki alur kerja, dan merespons masalah yang sebenarnya dapat diprediksi oleh AI berminggu-minggu sebelumnya.
Oracle AI menjanjikan perubahan dengan mengintegrasikan otomatisasi dan analisis prediktif langsung ke dalam alur kerja yang sudah ada. Ini adalah alat yang kuat, tetapi tidak selalu mudah untuk digunakan secara efektif. Jadi sebelum Anda mulai, penting untuk memahami dengan tepat apa yang Anda hadapi.
Dalam blog ini, kami akan membahas cara menggunakan Oracle AI untuk otomatisasi ERP dan analitik, serta mengapa ClickUp, ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, mungkin menjadi alternatif yang lebih sederhana dan praktis yang layak dipertimbangkan.
Apa itu Oracle AI dalam ERP?
Oracle AI dalam ERP adalah rangkaian kemampuan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) yang terintegrasi langsung ke dalam Oracle Cloud ERP. Sistem ini beroperasi di dalam modul-modul Oracle yang sudah ada, termasuk keuangan, pengadaan, rantai pasokan, dan manajemen proyek, untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang, mendeteksi anomali, dan menampilkan rekomendasi berbasis data secara real-time.
Lapisan AI alat ini memanfaatkan teknologi seperti Oracle Digital Assistant, model pembelajaran mesin, dan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk membantu pengguna berinteraksi dengan data ERP secara lebih intuitif.
Selain itu, sistem ini dapat mendeteksi faktur ganda, memprediksi arus kas, mengotomatisasi entri jurnal, dan menghasilkan laporan keuangan tanpa intervensi manual.
🧠 Fakta Menarik: Versi pertama dari sistem ERP sebenarnya merupakan kolaborasi antara IBM dan J. I. Case, produsen traktor, pada tahun 1960-an. Mereka mengembangkan sistem yang disebut ‘Materials Requirements Planning’ (MRP). Pada masa itu, sistem ini merupakan operasi berukuran ruangan yang digunakan untuk menghitung jumlah bagian yang dibutuhkan untuk membangun satu unit mesin.
Jenis-jenis Teknologi AI dalam Oracle ERP
Oracle Fusion Cloud ERP menggabungkan beberapa jenis AI, masing-masing dirancang untuk tugas yang berbeda. Berikut penjelasan sederhana dan praktis tentang setiap teknologi agar Anda dapat memilih yang tepat untuk tugas yang tepat.
Pembelajaran mesin dan analisis prediktif
ML belajar dari data historis Anda untuk memprediksi masa depan. Alih-alih Anda membuat spreadsheet kompleks, algoritma ML menganalisis transaksi masa lalu untuk memprediksi hasil seperti arus kas, permintaan pelanggan, atau kebutuhan persediaan.
Dalam praktiknya, hal itu berarti:
- Pemantauan permintaan: Alih-alih mengandalkan penjualan tahun lalu, sistem menyesuaikan perkiraan menggunakan sinyal real-time, seperti tren penjualan saat ini atau perbincangan di media sosial.
- Peramalan arus kas: Ini memprediksi kapan pelanggan akan membayar faktur mereka, memberikan gambaran yang lebih akurat tentang posisi kas masa depan Anda dan mengidentifikasi potensi kekurangan dana sejak dini.
- Deteksi anomali: Sistem secara otomatis mengidentifikasi transaksi yang tidak biasa yang dapat menandakan kesalahan atau bahkan penipuan, sehingga Anda dapat segera menyelidikinya.
🔍 Tahukah Anda? Implementasi ERP terkenal sulit. Contoh paling terkenal adalah Hershey’s pada tahun 1999. Mereka mencoba meluncurkan sistem tepat sebelum musim sibuk mereka, tetapi sistem mengalami gangguan besar. Sayangnya, mereka tidak dapat mengirimkan permen senilai $100 juta untuk Halloween, yang menyebabkan harga saham mereka anjlok 8% dalam sehari.
Pemrosesan bahasa alami dan agen AI
NLP (Natural Language Processing) memungkinkan Anda untuk "berbicara" dengan perangkat lunak Anda. Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada sistem ERP Anda dalam bahasa Inggris yang sederhana dan mendapatkan jawaban, sama seperti Anda berbicara dengan rekan kerja. Ini merupakan penghematan waktu yang signifikan dibandingkan dengan menavigasi menu yang tak berujung dan menjalankan laporan bawaan yang kaku.
Agen AI Oracle dapat menangani tugas multi-langkah berdasarkan permintaan sederhana. Misalnya, seorang manajer keuangan dapat meminta, “Tampilkan semua faktur yang sudah lewat jatuh tempo lebih dari 30 hari dari pemasok di wilayah EMEA,” dan agen AI akan langsung menghasilkan dan mengirimkan laporan tersebut.
📮 ClickUp Insight: 28% responden survei mengakui bahwa mereka lebih banyak merencanakan daripada melakukan pekerjaan, dan 20% cenderung beralih ke tugas-tugas yang lebih mudah namun "palsu produktif". Jelas, penundaan muncul dalam berbagai bentuk.
Anda merencanakan, mengatur ulang, menyempurnakan… dan tugas sebenarnya menunggu dengan tenang.
Di situlah penggunaan AI sebagai simulator penerbangan (sejenis) dapat membantu. Anda dapat meminta ClickUp Brain untuk memikirkan langkah realistis berikutnya bersama Anda, berdasarkan tugas-tugas lain yang sedang berjalan.
Dan jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih terstruktur, Anda dapat menggunakan Super Agent untuk memeriksa dengan lembut, menyoroti apa yang belum disentuh, atau membagi tujuan besar menjadi langkah-langkah yang dapat dilaksanakan.
Otomatisasi proses robotik
Jika Anda memiliki tugas yang sangat berulang dan berbasis aturan, otomatisasi proses robotik (RPA) adalah alat yang tepat. RPA menggunakan "bot" perangkat lunak untuk meniru tindakan manusia seperti mengklik, menyalin, dan menempelkan data antar sistem. Ini ideal untuk pekerjaan rutin yang tidak memerlukan pengambilan keputusan yang kompleks.
Kasus penggunaan RPA yang umum dalam perangkat lunak ERP meliputi:
- Mengekstrak data dari file PDF faktur dan memasukkannya ke dalam sistem
- Memperbarui informasi vendor dalam file data master
- Merekonsiliasi transaksi antara sistem ERP Anda dan laporan bank.
Cara Menggunakan Oracle AI untuk Otomatisasi ERP dan Analisis
Belajar cara menggunakan Oracle AI untuk otomatisasi ERP dan analitik berarti mengetahui di mana harus mengaplikasikannya.
Analisis memberi tahu Anda apa yang sedang terjadi. Otomatisasi adalah tindakan yang Anda ambil terhadapnya. Oracle AI dapat mengidentifikasi wawasan dan bertindak atasnya, menangani pekerjaan berulang dan berbasis aturan yang menghabiskan waktu tim Anda di bidang keuangan, pengadaan, dan rantai pasokan. Berikut cara menggunakannya. 🛠️
Langkah #1: Identifikasi proses yang ingin Anda otomatisasi
Tidak semua sistem ERP atau proses layak diotomatisasi secara langsung. Mulailah dengan mengaudit di mana tim Anda menghabiskan upaya manual terbanyak; tugas-tugas berulang dengan volume tinggi yang mengikuti aturan yang dapat diprediksi adalah area di mana Oracle AI memberikan hasil tercepat.
Titik awal yang baik meliputi:
- Perekaman faktur dan pencocokan tiga arah dalam proses akuntansi piutang.
- Entri jurnal berulang dan rekonsiliasi penutupan periode
- Persetujuan pesanan pembelian dalam proses pengadaan
- Peramalan permintaan dan pengisian kembali persediaan dalam rantai pasokan
Jika tim AP Anda memasukkan 500 faktur secara manual setiap minggu, itu adalah target pertama Anda. Jika persetujuan pembelian menyebabkan kemacetan, mulailah dari sana.
Langkah #2: Aktifkan fitur Oracle AI yang tepat untuk setiap modul
Fitur Oracle AI terikat pada modul-modul tertentu, jadi setiap fitur perlu diaktifkan secara terpisah sesuai dengan proses yang akan diotomatisasi. Masuk ke konsol admin Oracle Fusion Cloud ERP dan aktifkan fitur-fitur yang relevan:
- Untuk otomatisasi faktur: aktifkan Intelligent Document Recognition (IDR) di bawah Oracle Payables
- Untuk pengadaan: aktifkan pengalihan permintaan berbasis AI di Oracle Procurement Cloud
- Untuk rantai pasokan: aktifkan AI perencanaan permintaan di Oracle SCM Cloud
- Untuk penutupan keuangan: aktifkan Oracle Account Reconciliation dengan sertifikasi yang didukung AI.
Administrator Oracle Anda dapat memastikan mana dari fitur-fitur ini yang termasuk dalam tingkat langganan Anda saat ini sebelum proses konfigurasi dimulai.
🚀 Keunggulan ClickUp: Meskipun Oracle menyediakan analisis, tindakan berdasarkan wawasan tersebut sering kali dilakukan di alat lain, menyebabkan Work Sprawl. Artinya, tim membuang waktu berjam-jam berpindah antar aplikasi dan mencari informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka.
Jadi, ketika peringatan anomali muncul, apa yang terjadi selanjutnya? Tugas perlu dibuat, ditugaskan, dan dilacak. Dengan ClickUp AI Super Agents, Anda dapat secara otomatis membuat tugas ketika peringatan terpicu di Oracle.
Misalnya, jika Oracle Cloud Monitoring mendeteksi lonjakan latensi database, AI Super Agent secara instan membuat tugas prioritas tinggi di ClickUp, menugaskan tugas tersebut kepada SRE yang bertugas, melampirkan detail peringatan, dan memicu notifikasi. Hal ini mengubah peringatan mentah menjadi alur kerja penyelesaian yang terkelola dan dapat dilacak dalam hitungan detik.
Pelajari lebih lanjut di sini:
Langkah #3: Konfigurasikan aturan otomatisasi menggunakan data ERP historis Anda
Setelah fitur diaktifkan, Oracle AI ERP perlu dikonfigurasi agar sesuai dengan cara organisasi Anda beroperasi. Tanpa konfigurasi ini, sistem tidak akan berfungsi optimal secara default.
Dalam pemrosesan faktur, keputusan kunci melibatkan aturan pencocokan Anda: seberapa ketat AI harus mencocokkan faktur dengan PO dan penerimaan barang, serta tingkat toleransi apa yang berlaku untuk perbedaan harga atau jumlah?
Sebuah perusahaan manufaktur yang memproses volume besar penerimaan barang, misalnya, mungkin menetapkan toleransi kuantitas yang lebih ketat daripada perusahaan jasa yang sebagian besar menangani faktur vendor berbasis langganan.
Oracle AI menggunakan data transaksi historis Anda untuk menetapkan garis dasar. Semakin kaya data historis Anda, semakin akurat hasilnya sejak hari pertama. Data yang bersih dan mencakup dua tahun atau lebih akan memberi Anda posisi yang kuat untuk mendapatkan otomatisasi alur kerja yang andal sejak awal.
🔍 Tahukah Anda? Sebuah jejaring sosial baru bernama Moltbook diluncurkan untuk agen AI. Manusia dapat menonton, tetapi kami tidak diizinkan untuk memposting. Dalam salah satu perkembangan paling aneh hingga saat ini, bot milik seorang pengguna memberi dirinya akses ke situs tersebut dan secara harfiah mendirikan agama bernama 'Crustafarianism' dalam semalam, lengkap dengan kitab suci dan situs webnya sendiri, serta mulai merekrut bot lain.
Langkah #4: Uji coba pada satu proses sebelum diperluas.
Alih-alih mengotomatisasi semuanya sekaligus, pilih satu proses dan jalankan Oracle AI pada subset transaksi sementara tim Anda memantau hasilnya secara paralel. Pencocokan faktur adalah titik awal yang paling umum untuk alasan ini.
Uji coba terkontrol memberi Anda kesempatan untuk mendeteksi aturan yang dikonfigurasi dengan salah, mengidentifikasi kasus khusus yang tidak ditangani dengan baik oleh AI, dan membangun kepercayaan internal sebelum implementasi yang lebih luas. Sebagian besar tim menjalankan uji coba selama empat hingga enam minggu, yang cukup lama untuk mencakup siklus akuntansi penuh dan mendapatkan umpan balik yang berarti.
Langkah #5: Atur penanganan pengecualian agar tidak ada yang terlewat.
Otomatisasi berfungsi dengan baik hingga menemui sesuatu di luar parameter yang diharapkan. Dalam pengaturan Oracle Intelligent Process Automation (IPA), penting untuk mendefinisikan apa yang terjadi ketika AI menemui transaksi yang tidak dapat diproses dengan yakin.
Misalnya, faktur yang gagal dalam proses pencocokan tiga arah dapat secara otomatis diarahkan ke analis AP yang relevan dengan penjelasan mengapa faktur tersebut ditandai. Pesanan pembelian yang melebihi batas pengeluaran yang telah ditentukan dapat ditingkatkan ke pengesah senior tanpa perlu penyaringan manual di antaranya.
Untuk setiap jenis pengecualian, pemberitahuan real-time memastikan orang yang tepat diberitahu sebelum ada yang tertunda atau terlewatkan.
🧠 Fakta Menarik: Kita sering menganggap otomatisasi sebagai tren modern, tetapi sekitar 400 SM, seorang filsuf Yunani bernama Archytas membangun burung mekanis bertenaga uap. Burung tersebut dapat terbang sejauh 200 meter sebelum kehabisan uap, dan dianggap sebagai salah satu catatan pertama tentang mesin otonom.
Langkah #6: Gunakan analitik untuk memantau kinerja otomatisasi
Dengan alur kerja otomatis yang sudah aktif, menghubungkannya ke Oracle Fusion Analytics Warehouse (FAW) memberikan visibilitas tentang bagaimana kinerjanya. Tujuannya adalah untuk terus meningkatkan berdasarkan apa yang ditunjukkan oleh data.
Metrik kunci yang perlu dilacak:
- Tingkat pemrosesan langsung: Persentase faktur atau PO yang diproses secara end-to-end tanpa intervensi manusia.
- Tingkat pengecualian: Seberapa sering AI menandai transaksi yang tidak dapat diproses, dan alasan di baliknya.
- Waktu siklus: Bagaimana proses pemrosesan faktur atau persetujuan pengadaan dibandingkan dengan tolok ukur sebelum otomatisasi.
- Tingkat kesalahan: Apakah transaksi yang diproses oleh AI menghasilkan koreksi hilir atau bendera audit.
Tingkat pemrosesan langsung di bawah 70% merupakan tanda untuk meninjau kembali aturan pencocokan atau kualitas data. Peningkatan tingkat pengecualian, di sisi lain, sering kali menandakan perubahan perilaku vendor atau pola transaksi yang belum diadaptasi oleh model.
Kasus Penggunaan Oracle AI untuk ERP
Oracle AI diterapkan secara berbeda tergantung pada fungsi bisnis. Di bidang keuangan, pengadaan, dan rantai pasokan, berikut adalah beberapa kasus penggunaan yang paling umum dan efektif yang saat ini dijalankan oleh organisasi. 🤩
Keuangan dan akun payable
- Pengolahan faktur: Ekstrak data, cocokkan faktur dengan PO, dan tandai pengecualian secara otomatis pada volume tinggi tanpa input manual.
- Prediksi pembayaran terlambat: Analisis perilaku pembayaran historis untuk mengidentifikasi faktur berisiko sebelum jatuh tempo.
- Deteksi duplikat: Temukan faktur duplikat sebelum diproses, mengurangi pembayaran berlebih dan masalah rekonsiliasi di tahap selanjutnya.
🧠 Fakta Menarik: Ada jenis otomatisasi tertentu yang dinamai berdasarkan Detroit. Dinamakan Detroit Automation, sistem ini merujuk pada proses di mana bahan baku (seperti balok kayu) dimasukkan ke salah satu ujung rantai mesin besar, dan produk jadi (seperti boneka kayu) keluar dari ujung lainnya tanpa pernah disentuh oleh manusia.
Pengadaan dan sumber daya
- Rute permintaan pembelian: Cocokkan permintaan pembelian dengan pemasok pilihan secara otomatis berdasarkan kategori, syarat kontrak, dan kinerja sebelumnya.
- Pemantauan kepatuhan: Tandai pembelian yang tidak patuh secara real-time, sebelum pesanan dibuat daripada selama audit.
- Analisis pengeluaran: Identifikasi pengeluaran yang tidak terkendali dan kebocoran kontrak di seluruh kategori pemasok tanpa pelaporan manual.
Rantai pasokan dan persediaan
- Peramalan permintaan: Pertimbangkan musiman, waktu tunggu, dan sinyal permintaan untuk menghasilkan perkiraan persediaan yang lebih akurat.
- Pengisian otomatis: Memicu pesanan pembelian saat stok turun di bawah ambang batas yang diprediksi, menghilangkan kebutuhan untuk tinjauan pemesanan manual.
- Pemantauan risiko pemasok: Identifikasi pemasok yang kinerjanya buruk sejak dini, memberi tim waktu untuk bertindak sebelum gangguan terjadi.
🔍 Tahukah Anda? Pada tahun 1992, badai menumbangkan sebuah kontainer ke laut, melepaskan 28.000 bebek karet ke Samudra Pasifik dan menciptakan eksperimen rantai pasokan yang tidak disengaja selama 30 tahun. Karena bebek-bebek ini tahan lama dan mengapung, mereka menempuh ribuan mil. Para ilmuwan melacaknya selama bertahun-tahun untuk memetakan arus laut; beberapa bebek ditemukan sejauh Skotlandia dan bahkan beku dalam es Arktik.
Penutupan keuangan dan pelaporan
- Otomatisasi rekonsiliasi: Otomatisasi sertifikasi rekonsiliasi berisiko rendah dan tampilkan hanya pengecualian yang memerlukan tinjauan manusia.
- Penjelasan variasi: Buat laporan keuangan dengan komentar yang ditulis oleh AI yang terintegrasi, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelaporan manual.
- Kesiapan audit: Pantau transaksi secara terus-menerus untuk mendeteksi anomali dan pelanggaran kebijakan, dan tandai masalah jauh sebelum auditor tiba.
🧠 Fakta Menarik: Pada tahun 1994, sebuah kesalahan matematika kecil pada chip Pentium Intel menyebabkan beban sebesar $475 juta pada laporan keuangan mereka. Kesalahan tersebut hanya terjadi sekali dalam 9 miliar perhitungan, tetapi penarikan kembali yang dihasilkan mengubah bug teknis yang sangat kecil menjadi salah satu item biaya terbesar dalam sejarah pelaporan.
Praktik Terbaik untuk Mengotomatisasi Proses ERP dengan Oracle AI
Oracle AI dapat menangani banyak hal, tetapi kinerjanya sangat bergantung pada cara pengaturan dan pemeliharaannya. Praktik terbaik ini membantu Anda mendapatkan hasil yang konsisten dan andal dari otomatisasi Anda.
- Audit data Anda sebelum mengaktifkan fitur apa pun: Oracle AI belajar dari data ERP historis Anda, jadi duplikat, catatan yang tidak lengkap, dan data master vendor atau pelanggan yang tidak konsisten akan langsung memengaruhi akurasi otomatisasi. Bersihkan data Anda terlebih dahulu, lalu konfigurasikan.
- Tetapkan kepemilikan yang jelas untuk pengecualian: Setiap proses otomatis akan menghasilkan pengecualian. Tanpa penanggung jawab yang ditunjuk untuk setiap jenis pengecualian, transaksi yang ditandai dapat tetap tidak terselesaikan dan menyebabkan masalah di hilir. Peta jenis pengecualian ke peran spesifik sebelum implementasi.
- Jadwalkan tinjauan kinerja model secara rutin: Oracle AI beradaptasi seiring waktu, tetapi tetap memerlukan pengawasan manusia. Tinjauan bulanan atau triwulanan terhadap metrik seperti tingkat pemrosesan langsung dan volume pengecualian membantu Anda mendeteksi pergeseran kinerja secara dini.
- Tetap up-to-date dengan pembaruan kuartalan Oracle: Oracle merilis pembaruan AI dan ML secara berkala. Memastikan instance Anda tetap diperbarui memastikan Anda menggunakan logika model terbaru.
🚀 Keunggulan ClickUp: Tim ERP Anda kewalahan dengan alat AI. ClickUp Brain MAX mengatasi hal itu.
Bagian Keuangan menggunakan ChatGPT. Bagian Operasional menggunakan Gemini. Manajer Proyek Anda menyalin dan menempelkan ke Claude. Semua orang harus menjelaskan konteks dari awal setiap kali. Ini adalah AI Sprawl, dan hal ini secara diam-diam merusak produktivitas tim Anda.
Brain MAX menggantikan puluhan alat AI yang terpisah dengan satu solusi yang netral terhadap LLM. Anda dapat beralih antara ChatGPT, Claude, dan Gemini dari satu tempat, tanpa kehilangan riwayat percakapan atau konteks ruang kerja Anda. Dan saat Anda sibuk mengelola operasional, mengelola vendor, atau menutup buku? Fitur Talk to Text di ClickUp Brain MAX memungkinkan Anda berbicara secara alami untuk memperbarui kalender, menugaskan tugas, mengirim pesan, dan menyusun dokumen—sepenuhnya tanpa menggunakan tangan.
Tantangan Umum Saat Menerapkan AI dalam ERP
Oracle AI dapat memberikan nilai nyata, tetapi implementasinya jarang berjalan lancar tanpa penyesuaian. Berikut adalah beberapa hambatan umum yang dihadapi organisasi dan apa yang biasanya menjadi penyebabnya.
| Tantangan | Apa artinya dalam praktik | Cara mengatasinya |
| Kualitas data yang buruk | Model AI yang dilatih menggunakan data ERP yang tidak lengkap atau tidak konsisten menghasilkan output yang tidak dapat diandalkan, mulai dari pencocokan faktur yang salah hingga perkiraan yang tidak akurat. | Audit dan bersihkan data master sebelum mengaktifkan fitur AI apa pun. |
| Kompleksitas implementasi tinggi | Oracle AI mencakup beberapa modul dan memerlukan konfigurasi yang cermat, seringkali membutuhkan keahlian khusus Oracle yang tidak dimiliki oleh banyak tim IT internal. | Rencanakan peluncuran bertahap dan libatkan mitra implementasi Oracle yang bersertifikat sejak awal. |
| Penolakan adopsi pengguna | Tim keuangan dan operasional seringkali menolak perubahan otomatisasi yang mengubah alur kerja yang sudah familiar, terutama ketika mereka tidak memahami apa yang dilakukan oleh AI. | Investasikan dalam manajemen perubahan dan transparan tentang di mana AI menangani tugas dan di mana tinjauan manusia masih diperlukan. |
| Tantangan integrasi | Menghubungkan Oracle AI dengan sistem non-Oracle atau alat legacy dapat menyebabkan celah data dan masalah kompatibilitas yang memengaruhi akurasi otomatisasi. | Mapping semua titik integrasi sebelum go-live dan gunakan Oracle Integration Cloud jika memungkinkan. |
| Pemeliharaan model yang berkelanjutan | Model AI dapat mengalami pergeseran seiring waktu akibat perubahan proses bisnis, perilaku vendor, atau pola transaksi, yang dapat menyebabkan penurunan kinerja. | Jadwalkan tinjauan kinerja rutin dan latih ulang model saat tingkat pengecualian atau metrik akurasi mulai menurun. |
| Biaya langganan dan lisensi | Fitur canggih Oracle AI tidak selalu termasuk dalam langganan ERP dasar, dan biaya dapat meningkat seiring penambahan modul dan pengguna. | Klarifikasi ketersediaan fitur dan harga dengan Oracle sebelum memutuskan konfigurasi. |
🔍 Tahukah Anda? Robot industri pertama di dunia, Unimate, begitu terkenal setelah debutnya pada tahun 1961 sehingga tampil di acara The Tonight Show dengan Johnny Carson. Robot tersebut melakukan beberapa tugas di depan kamera, termasuk menuangkan bir dan mengarahkan band studio.
Bagaimana ClickUp Memudahkan Otomatisasi ERP dan Analisis
Sistem ERP mengalami kesulitan ketika pekerjaan melampaui satu departemen. Permohonan pembelian melibatkan departemen keuangan, hukum, pengadaan, dan operasional. Setiap serah terima menimbulkan penundaan, pemeriksaan manual, dan celah pelaporan.
ClickUp menyederhanakan otomatisasi ERP dengan menjaga eksekusi, persetujuan, logika, dan visibilitas dalam satu ruang kerja terhubung di mana pekerjaan berjalan tanpa kehilangan konteks. Ini menggabungkan tugas, alur kerja, persetujuan, dan pelaporan, sehingga tim dapat mengotomatisasi langkah operasional nyata daripada menggabungkan alat-alat yang terpisah.
Berikut ini adalah gambaran lebih detail tentang bagaimana ClickUp menyederhanakan otomatisasi ERP dan analitik. 👀
Dapatkan jawaban operasional secara instan
Tim ERP menghabiskan waktu menjawab pertanyaan yang sama setiap minggu. Siapa pengesah yang bertanggung jawab atas permintaan ini, mengapa pembayaran tertunda, dan langkah apa yang harus dilakukan selanjutnya. ClickUp Brain menyelesaikan masalah ini dengan mengambil jawaban dari data alur kerja yang aktual.
Misalkan seorang manajer akuntansi piutang perlu memahami mengapa pembayaran vendor sebesar $120.000 melewati jendela pemrosesan. Mereka mengajukan pertanyaan langsung ke ClickUp Brain di dalam ruang kerja.
📌 Coba prompt ini: Mengapa pembayaran faktur ACME Corp tertunda, dan siapa yang perlu bertindak selanjutnya?
ClickUp Brain meninjau riwayat tugas, bidang persetujuan, komentar, dan perubahan status. Ia merespons bahwa persetujuan hukum masih tertunda, menyebutkan nama pengesah, dan menghubungkan tugas spesifik yang menyebabkan penundaan. Manajer bertindak segera daripada merekonstruksi alur kerja secara manual.
Lihat secara langsung bagaimana ini diterapkan dalam ruang kerja langsung. Dalam panduan di bawah ini, Anda akan belajar bagaimana ClickUp Brain berfungsi sebagai asisten pribadi:
Jaga kelancaran alur kerja
Alur kerja ERP terganggu saat kepemilikan berubah dan tidak ada yang memantau kemajuan dari awal hingga akhir. ClickUp Super Agents memastikan kelancaran proses yang berlangsung lama dan melibatkan tim lintas departemen.
Misalnya, katakanlah sebuah perusahaan melakukan tinjauan kepatuhan vendor triwulanan yang terkait dengan kelayakan pembayaran. Jadi, ketika:
- Tugas tinjauan kepatuhan dibuka, agen memeriksa bidang dokumen vendor.
- Sertifikat asuransi kadaluwarsa, agen membuat tugas perpanjangan dan menugaskan pengadaan.
- Bagian Pengadaan mengunggah dokumen yang diperbarui, agen mengalihkan tugas ke bagian kepatuhan.
- Tim Kepatuhan menyetujui, agen memperbarui status vendor, dan membuka tugas pembayaran.
Super Agent merespons perubahan secara real-time dan mengelola siklus hidup alur kerja. Tim tidak lagi bergantung pada pengingat atau tindak lanjut karena agen secara otomatis memastikan kemajuan proses.
Dengarkan langsung dari pengguna nyata:
Saya menemukan ClickUp sangat berharga karena mengintegrasikan berbagai fungsi ke dalam satu platform, sehingga semua pekerjaan dan komunikasi terpusat di satu tempat, memberikan saya konteks 100%. Integrasi ini menyederhanakan manajemen proyek bagi saya, meningkatkan efisiensi dan kejelasan. Saya sangat menyukai fitur Brain AI, karena berfungsi sebagai agen AI yang menjalankan perintah saya, secara efektif melakukan tugas-tugas atas nama saya. Aspek otomatisasi ini sangat membantu karena menyederhanakan alur kerja saya dan mengurangi upaya manual.
Selain itu, pengaturan awal ClickUp sangat mudah dinavigasi, yang membuat transisi dari alat lain menjadi lancar. Saya juga menghargai bahwa ClickUp terintegrasi dengan alat lain yang saya gunakan, seperti Slack, Open AI, dan GitHub, menciptakan lingkungan kerja yang terintegrasi. Secara keseluruhan, karena alasan ini, saya sangat merekomendasikan ClickUp kepada orang lain.
Saya menemukan ClickUp sangat berharga karena mengintegrasikan berbagai fungsi ke dalam satu platform, sehingga semua pekerjaan dan komunikasi terpusat di satu tempat, memberikan saya konteks 100%. Integrasi ini menyederhanakan manajemen proyek bagi saya, meningkatkan efisiensi dan kejelasan. Saya sangat menyukai fitur Brain AI, karena berfungsi sebagai agen AI yang menjalankan perintah saya, secara efektif melakukan tugas-tugas atas nama saya. Aspek otomatisasi ini sangat membantu karena menyederhanakan alur kerja saya dan mengurangi upaya manual.
Selain itu, pengaturan awal ClickUp sangat mudah dinavigasi, yang membuat transisi dari alat lain menjadi lancar. Saya juga menghargai bahwa ClickUp terintegrasi dengan alat lain yang saya gunakan, seperti Slack, Open AI, dan GitHub, menciptakan lingkungan kerja yang terintegrasi. Secara keseluruhan, karena alasan ini, saya sangat merekomendasikan ClickUp kepada orang lain.
Terapkan logika persetujuan
Otomatisasi ERP bergantung pada aturan yang tepat yang terikat pada ambang batas dan hasil yang nyata. ClickUp Automations menerapkan aturan tersebut langsung ke tugas-tugas seiring berjalannya pekerjaan. Setiap otomatisasi memicu tindakan operasional spesifik.
Setiap langkah dipicu oleh aktivitas tugas. Tim mengikuti logika persetujuan yang konsisten tanpa pengalihan manual atau mesin alur kerja eksternal. Berikut adalah beberapa contoh otomatisasi alur kerja yang dapat dicoba:
- Ketika permintaan pembelian melebihi $50.000, otomatisasi akan menugaskan ke departemen keuangan dan memperbarui status menjadi ‘Peninjauan Keuangan’.
- Ketika bagian keuangan menyetujui, otomatisasi akan menugaskan bagian hukum dan melampirkan daftar periksa tinjauan kontrak.
- Setelah tim hukum menyelesaikan tinjauan, otomatisasi akan memperbarui bidang persetujuan dan memberi tahu tim pengadaan.
- Ketika bagian pengadaan mengirimkan detail vendor, otomatisasi akan mengaitkan akun piutang dan menetapkan status menjadi ‘Siap untuk pembayaran’.
Pantau kesehatan operasional
Pemimpin ERP memerlukan visibilitas sementara pekerjaan masih dapat ditindaklanjuti. Dashboard ClickUp menyediakan wawasan real-time di seluruh alur kerja tanpa harus menunggu laporan yang tertunda. Berbeda dengan ekspor statis atau ringkasan akhir pekan, Dashboard mengambil data langsung dari tugas dan tujuan yang sedang berjalan, memastikan visual tetap akurat seiring berjalannya pekerjaan.
Dashboard menjadi benar-benar powerful untuk pengawasan ERP dengan AI Cards, yang mengintegrasikan kecerdasan ClickUp Brain langsung ke Dashboard Anda. Kartu-kartu ini memberikan tim ringkasan dan wawasan real-time yang dihasilkan AI, yang terhubung langsung dengan data ruang kerja yang aktif. Berikut ini yang tersedia dan bagaimana masing-masing sesuai dengan kebutuhan ERP:
- Kartu Otak AI: Jalankan prompt kustom pada data ERP langsung Anda. Tanyakan mengapa pesanan pembelian terhenti, atau siapa pengesah yang menjadi bottleneck.
- Kartu AI StandUp dan Team StandUp: Dapatkan ringkasan harian atau mingguan yang cepat tentang pekerjaan yang telah diselesaikan oleh Anda atau tim Anda.
- Kartu Ringkasan Eksekutif AI: Dapatkan gambaran umum tentang kesehatan alur kerja di seluruh departemen.
- Kartu Pembaruan Proyek AI: Buat ringkasan singkat tentang kemajuan, hambatan, dan prioritas mendatang.
Integrasikan Wawasan dan Pelaksanaan ERP di ClickUp
Bahkan dengan sistem ERP yang sepenuhnya otomatis, pekerjaan belum benar-benar selesai.
Wawasan dari Oracle menciptakan tugas untuk tim Anda. Kecuali memerlukan kolaborasi dan pemecahan masalah. Tim Anda masih terjebak berpindah-pindah antara ERP dan alat komunikasi mereka, menciptakan alur kerja yang menjengkelkan dan tidak efisien. Pembunuh produktivitas yang sesungguhnya adalah penyebaran konteks antara sistem pencatatan dan sistem aksi Anda.
Anda membutuhkan ClickUp, platform tunggal tempat proyek, dokumen, percakapan, dan kecerdasan AI berintegrasi. Platform ini menggabungkan wawasan otomatis dari sistem ERP Anda dengan kolaborasi manusia yang diperlukan untuk mengambil tindakan. Hal ini memberikan Anda satu tempat di mana manusia dan agen AI dapat bekerja sama. Semua percakapan dan konteks tetap berada di satu tempat, sehingga alur kerja berjalan lancar.
Hubungkan sistem dan tim Anda di satu tempat. Daftar ke ClickUp hari ini! ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa perbedaan antara agen Oracle Fusion AI dan otomatisasi ERP tradisional?
Otomatisasi tradisional mengikuti aturan kaku yang telah ditentukan sebelumnya. Oracle Fusion AI Agents menggunakan machine learning untuk memahami konteks, membuat keputusan, dan menangani tugas multi-langkah secara mandiri, sambil beradaptasi seiring berjalannya waktu.
2. Bagaimana cara mengelola tugas ERP yang diotomatisasi oleh AI yang memerlukan persetujuan manusia?
Anda dapat menetapkan ambang batas persetujuan berdasarkan faktor seperti nilai transaksi atau skor risiko. Jika suatu transaksi melebihi ambang batas, sistem secara otomatis akan meneruskannya ke orang yang ditunjuk untuk ditinjau, bersama dengan rekomendasi AI.
3. Apakah Anda dapat menggunakan Oracle AI untuk ERP bersama dengan alat manajemen proyek lainnya?
Ya, Oracle Fusion memiliki API yang memungkinkan Anda menghubungkannya dengan sistem eksternal. Tim sering menghubungkan Oracle dengan platform manajemen kerja seperti ClickUp untuk menugaskan tugas tindak lanjut, mengelola pengecualian, dan mengoordinasikan aspek manusia dalam pekerjaan.
4. Proses ERP apa yang tidak boleh sepenuhnya diotomatisasi dengan AI?
Proses yang memerlukan penilaian subjektif yang signifikan, menghadapi pengawasan regulasi yang ketat, atau melibatkan situasi baru tanpa data historis harus selalu melibatkan manusia dalam prosesnya. AI dapat memberikan rekomendasi, tetapi keputusan akhir harus tetap berada di tangan manusia.