Mari kita akui: manajemen persediaan bisa menjadi tantangan yang rumit.
Anda memiliki stok yang masuk, stok yang keluar, dan entah bagaimana, Anda harus melacak semuanya tanpa kebingungan.
Perencanaan inventaris yang cerdas dapat menjaga kelancaran operasional Anda. Namun, bagaimana cara membuat sistem inventaris? Setiap bisnis memiliki kebutuhan unik, dan fitur yang cocok untuk raksasa ritel mungkin tidak sesuai dengan inventaris e-Commerce yang sedang berkembang.
Untuk benar-benar meningkatkan kinerja operasional Anda, Anda membutuhkan alat yang tepat dalam kotak alat Anda.
Bayangkan manajemen persediaan yang efisien seperti memiliki pisau Swiss Army untuk bisnis Anda—ia harus menyederhanakan aspek seperti pengelolaan supplier, memudahkan pengelolaan persediaan secara keseluruhan, dan menggabungkan semua fungsi esensial yang Anda butuhkan untuk beroperasi dengan lancar dan efisien.
Jadi, fitur manajemen inventaris apa saja yang harus dimiliki perangkat lunak Anda untuk menjadi ahli efisiensi sejati? Mari kita bahas!
Apa itu Sistem Manajemen Persediaan?
Sistem manajemen persediaan adalah solusi perangkat lunak yang membantu bisnis melacak, mengelola, dan mengoptimalkan tingkat persediaan secara real-time. Mereka mengotomatisasi tugas seperti pemantauan stok, pengelolaan pesanan, dan peramalan permintaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi limbah, dan mencegah kehabisan stok atau kelebihan stok.
🧠 Fakta Menarik: NASA menggunakan manajemen inventaris di luar angkasa! Astronaut melacak setiap barang di Stasiun Luar Angkasa Internasional untuk menghindari kehilangan barang di gravitasi nol. 🚀🔍
Mengapa Perangkat Lunak Manajemen Persediaan Penting?
Mengelola bisnis tanpa perangkat lunak optimasi inventaris yang tepat sama seperti mencoba menavigasi kapal tanpa GPS—Anda mungkin akhirnya sampai di tujuan. Namun, Anda akan membuang waktu dan sumber daya dalam prosesnya.
Inilah alasan mengapa sistem-sistem ini begitu efektif:
- Pengendalian biaya: Mencegah kelebihan stok, mengurangi biaya penyimpanan dan asuransi, serta meminimalkan kebutuhan akan tenaga kerja tambahan untuk mengelola stok berlebih
- Perencanaan yang lebih baik: Berikan wawasan real-time tentang tren penjualan, memudahkan pengambilan keputusan pembelian yang lebih cerdas dan tingkat persediaan yang optimal
- Jaminan kualitas: Lacak nomor batch dan tanggal kadaluwarsa, memastikan kualitas produk sepanjang siklus hidupnya
- Operasional yang lebih lancar: Otomatisasi tugas seperti penandaan produk dan pemesanan ulang, serta menyederhanakan pengelolaan supplier
🌟 Template Terpilih
Mulai perjalanan manajemen persediaan Anda dengan Template Persediaan ClickUp — peningkatan yang kuat dari lembar kontrol persediaan tradisional! Template ini dilengkapi dengan fitur-fitur untuk membantu Anda membuat dan menyimpan tampilan kustom, memberikan akses cepat ke data persediaan paling penting Anda.
Untuk memudahkan penggunaan, perangkat lunak ini dilengkapi dengan lima tampilan siap pakai:
- Tampilan Daftar Persediaan: Atur detail penting untuk setiap item menggunakan Bidang Kustom ClickUp.
- Melalui tampilan Daftar Status Pembayaran: Kelompokkan inventaris berdasarkan status pembayaran—seperti Dibayar Penuh, Pembayaran Parsial, atau Belum Dibayar—untuk memudahkan tindak lanjut.
- Dengan Daftar Vendor : Dapatkan gambaran jelas tentang pemasok saat ini untuk mempermudah proses pengadaan.
- Peta Lokasi Vendor: Visualisasikan dan kelola persediaan berdasarkan lokasi menggunakan peta interaktif.
- Formulir Pesanan tampilan: Kumpulkan pesanan melalui Formulir ClickUp dan otomatiskan pembuatan tugas untuk pemrosesan yang lancar.
Manfaat Utama Perangkat Lunak Manajemen Persediaan
Berikut ini adalah gambaran jelas tentang bagaimana perangkat lunak manajemen inventaris membantu bisnis menghemat biaya dan bekerja lebih cerdas:
1. Ketepatan yang lebih baik
Perhitungan persediaan secara manual seringkali menyebabkan kesalahan yang mahal. Gunakan perangkat lunak manajemen persediaan untuk:
- Dapatkan pembaruan real-time untuk menjaga tingkat persediaan yang akurat
- Kurangi kesalahan pengiriman dengan akurasi inventaris yang lebih baik
- Cegah kelebihan stok dan bebaskan dana dari barang-barang yang lambat terjual
2. Penghematan biaya
Angka-angka berbicara banyak: kesalahan inventarisasi menghabiskan biaya sekitar $1,77 triliun bagi bisnis ritel. Namun, dengan menggunakan aplikasi inventarisasi untuk melacak persediaan Anda, Anda dapat:
- Kurangi biaya penyimpanan dengan hanya menyimpan persediaan yang cukup
- Kurangi limbah dari produk kadaluwarsa
- Kurangi biaya tenaga kerja dengan mengotomatisasi perhitungan manual
3. Keputusan berbasis data
Bayangkan perangkat lunak inventaris sebagai GPS bisnis Anda. Ia menunjukkan kepada Anda:
- Produk mana yang terjual paling cepat?
- Kapan harus memesan ulang stok
- Cara menentukan harga barang untuk keuntungan yang lebih besar
4. Otomatisasi yang menghemat waktu
Tidak perlu lagi menghitung dengan clipboard! Metode pengendalian persediaan modern membebaskan tim Anda untuk fokus pada pertumbuhan dengan:
- Otomatisasi pelacakan stok untuk mengurangi entri data manual dan kesalahan
- Mengatur pemesanan otomatis untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok
5. Organisasi yang jelas
Klasifikasi cerdas membantu Anda:
- Grupkan produk secara logis berdasarkan ukuran, bentuk, atau nomor batch
- Temukan barang dengan cepat saat mengisi pesanan
- Lacak semua proses mulai dari pengiriman hingga penjualan akhir
6. Visibilitas real-time di seluruh lokasi
Lihat stok yang tersedia di setiap gudang atau toko dengan sekali pandang. Hal ini membantu mencegah:
- Kehabisan barang populer
- Menumpuk barang yang lambat terjual
- Penundaan pengiriman
👀 Tahukah Anda? Hampir 40% pengecer dan produsen D2C membatalkan setidaknya 10% pesanan pelanggan mereka. Dengan rata-rata tingkat pembatalan 6–10% di sebagian besar bisnis, perusahaan yang melebihi angka ini berisiko kehilangan pelanggan ke pesaing. 🚨📦
📖 Baca Juga: Template Inventaris Google Sheets Gratis Terbaik
Fitur Esensial Perangkat Lunak Manajemen Persediaan
Proses manajemen inventaris yang solid dimulai dengan memilih perangkat lunak yang tepat. Berikut adalah fitur-fitur yang wajib ada, didukung oleh riset dan contoh nyata:
| Fitur wajib | Apa yang dilakukannya | Contoh |
| Pelacakan persediaan secara real-time | Menampilkan tingkat persediaan yang tepat di semua lokasi secara real-time. Menghilangkan perhitungan manual dan mencegah kesalahan terkait persediaan. | Mencegah penjualan barang yang sama dua kali di platform seperti Amazon dan situs web Anda. |
| Pemesanan ulang otomatis | Memantau persediaan dan secara otomatis memesan barang saat stok turun di bawah batas yang telah ditentukan. | Untuk casing ponsel, jika stok turun menjadi 50 unit, sistem akan memesan dari pemasok Anda. |
| Pengelolaan multichannel | Sinkronisasi data permintaan pelanggan di semua saluran penjualan, memperbarui tingkat persediaan di semua platform secara bersamaan. | Seorang pengecer pakaian mengelola persediaan di toko fisik, situs web, dan Instagram untuk menghindari penjualan berlebihan. |
| Analisis cerdas dan laporan | Memberikan wawasan tentang tren penjualan, kinerja produk, dan fluktuasi permintaan, membantu mengoptimalkan persediaan. | Sebuah toko kelontong menggunakan tren untuk memesan lebih banyak es krim sebelum gelombang panas atau mengurangi pesanan untuk barang-barang yang lambat terjual. |
| Fitur integrasi | Mengintegrasikan manajemen persediaan dengan alat bisnis lainnya seperti perangkat lunak akuntansi, sistem POS, platform e-commerce, dan alat pengiriman untuk memperlancar operasional. | Integrasi dengan Shopify atau WooCommerce secara otomatis memperbarui tingkat persediaan setelah setiap pembelian online. |
📮ClickUp Insight: 37% pekerja mengirim catatan tindak lanjut atau notulen rapat untuk melacak tugas yang harus dilakukan, tetapi 36% masih mengandalkan metode lain yang terpisah-pisah. Tanpa sistem terpadu untuk mencatat keputusan, wawasan penting yang Anda butuhkan mungkin tersembunyi di obrolan, email, atau spreadsheet. Dengan ClickUp, Anda dapat langsung mengubah percakapan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti di seluruh tugas, obrolan, dan dokumen Anda—memastikan tidak ada yang terlewat.
Bagaimana Memilih Perangkat Lunak Manajemen Inventaris yang Tepat?
Memilih perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat melibatkan beberapa pertimbangan penting untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan bisnis Anda dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa langkah dan faktor yang perlu dipertimbangkan:
1. Evaluasi kebutuhan bisnis:
- Tentukan ukuran bisnis Anda, spesifikasi industri, dan volume persediaan
- Tentukan apakah Anda memerlukan kemampuan pengelolaan multi-lokasi
- Pertimbangkan tingkat kustomisasi yang diperlukan untuk model bisnis Anda
2. Cari fitur-fitur utama:
- Pilih perangkat lunak yang dapat menyinkronkan persediaan di berbagai gudang atau toko, mencegah kehabisan stok, dan menjaga logistik tetap terkoordinasi
- Pilih sistem yang terintegrasi langsung dengan pasar online dan saluran penjualan untuk mencegah overselling dan memastikan pesanan berjalan lancar
- Kurangi biaya penyimpanan dengan perangkat lunak yang menyarankan titik pemesanan ulang optimal berdasarkan pola penjualan
- Tingkatkan efisiensi dengan fitur yang memetakan tata letak gudang Anda dan memandu staf ke lokasi barang
- Jaga keamanan dengan izin berbasis peran yang mengontrol akses staf ke data inventaris.
Ini memungkinkan Anda:
- Berikan akses pencarian barang kepada staf gudang
- Izinkan manajer untuk menyesuaikan tingkat persediaan
- Batasi akses data sensitif hanya untuk anggota tim tertentu
3. Pertimbangkan skalabilitas dan biaya:
- Pilih perangkat lunak yang dapat berkembang bersama bisnis Anda, menawarkan solusi yang dapat diskalakan
- Evaluasi total biaya kepemilikan, termasuk biaya pembelian awal, biaya langganan, biaya implementasi, dan biaya pemeliharaan berkelanjutan
4. Evaluasi reputasi dan dukungan vendor:
- Cari penyedia layanan yang terpercaya dengan ulasan positif dan testimoni dari pelanggan
- Pastikan dukungan pelanggan yang andal, termasuk pelatihan dan pembaruan rutin
5. Minta demo dan uji coba:
- Coba perangkat lunak dengan uji coba gratis atau demo untuk mengevaluasi kemudahan penggunaan dan fungsionalitasnya
💡 Tips Pro: Tingkatkan kontrol persediaan dengan menerapkan analisis ABC (Activity-Based Classification), mengelompokkan stok menjadi barang prioritas tinggi, sedang, dan rendah. Pendekatan strategis ini mengoptimalkan alokasi sumber daya, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan pengambilan keputusan untuk efisiensi operasional yang lebih baik. 📦
Bagaimana Cara Menggunakan ClickUp untuk Manajemen Persediaan?
Bayangkan mengubah manajemen persediaan Anda dari tumpukan spreadsheet dan catatan tempel yang rumit menjadi sistem yang rapi, efisien, dan berdaya guna.
ClickUp, aplikasi serba bisa untuk kerja, merevolusi cara Anda melacak, mengelola, dan mengoptimalkan tingkat persediaan. Aplikasi ini menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan—semua didukung oleh kecerdasan buatan (AI) untuk membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Kara Smith, Manajer Program Operasional di Instant Teams, mengatakan:
Platform ini telah memungkinkan kami untuk memiliki satu lokasi untuk menciptakan efisiensi proses. Semua tim dapat memanfaatkan otomatisasi, dan ClickUp telah menyediakan hal itu untuk setiap skenario yang saya temui. Namun, keunggulan utama ClickUp adalah penyederhanaan proses dan alat menjadi satu zona kerja.
Platform ini telah memungkinkan kami untuk memiliki satu lokasi untuk menciptakan efisiensi proses. Semua tim dapat memanfaatkan otomatisasi, dan ClickUp telah menyediakan hal itu untuk setiap skenario yang saya temui. Namun, keunggulan utama ClickUp adalah penyederhanaan proses dan alat menjadi satu zona kerja.
ClickUp membantu Anda membangun sistem manajemen inventaris yang menjaga semua hal terorganisir di satu tempat. Berikut cara kerjanya:
1. Mengatur sistem inventaris Anda
Mulailah dengan membuat struktur yang terorganisir untuk manajemen persediaan Anda. Anda dapat menggunakan Template Manajemen Persediaan ClickUp secara langsung tanpa perlu mengatur semua fitur.
Template ini sudah dikonfigurasi sebelumnya dengan tampilan yang membantu Anda memantau tingkat persediaan dan mencegah kehilangan penjualan:
- Tampilan Daftar untuk pemindaian item dengan cepat
- Pandang Papan untuk pengorganisasian berdasarkan status
- Tampilan Tabel untuk pengelolaan data bergaya spreadsheet
- Tampilan Kalender untuk penjadwalan pesanan
Atur status kustom seperti 'Tersedia', 'Habis', dan 'Perlu Pesan Lagi'
Buat Fields Kustom untuk melacak:
- Jumlah saat ini
- Titik pemesanan ulang
- Biaya per unit
- Rincian pemasok
- Lokasi barang
- Nomor SKU
📖 Baca Juga: Template Inventaris Gratis untuk Excel, Sheets, dan ClickUp
2. Gunakan bidang kustom untuk kontrol yang lebih baik
Fitur Bidang Kustom di ClickUp membantu Anda menjaga keandalan pemasok dan mengelola persediaan cadangan.
Anda dapat membuat bidang untuk:
- Waktu tunggu
- Jumlah pesanan minimum
- Penyedia layanan terpilih
- Lokasi penyimpanan
- Kategori produk
- Tanggal kadaluwarsa
Pendekatan terstruktur ini membantu menjaga pelacakan persediaan secara real-time yang akurat, menghilangkan proses manual yang rentan terhadap kesalahan.
3. Optimalkan pengelolaan gudang dan tugas
ClickUp's Map View merevolusi organisasi gudang dengan menyediakan tata letak visual ruang penyimpanan Anda. Dengan mudah tandai lokasi persediaan, area penerimaan, dermaga pengiriman, dan zona penyimpanan untuk alur kerja yang terstruktur dan efisien.
Dengan Bidang Kustom untuk lokasi, Anda dapat menambahkan alamat geografis ke setiap tugas, memudahkan pengelompokan dan penyortiran inventaris, lokasi proyek, atau lokasi pelanggan. Fitur ini meningkatkan pelacakan dan memastikan pengelolaan lokasi yang akurat.
Navigasi gudang Anda dengan lancar menggunakan peta interaktif dengan penanda yang dapat disesuaikan. Berikan kode warna pada lokasi tugas berdasarkan status, prioritas, atau bidang kustom untuk mendapatkan wawasan real-time dengan sekilas.
4. Otomatisasi manajemen persediaan
Ucapkan selamat tinggal pada pelacakan manual dan biarkan ClickUp Automations menangani tugas-tugas berat. ClickUp menawarkan lebih dari 100 opsi otomatisasi untuk memperlancar alur kerja, meminimalkan kesalahan, dan menjaga inventaris Anda tetap terkendali.
Atur pemicu otomatis untuk menghasilkan pesanan pembelian saat stok mencapai titik pemesanan ulang, kirim peringatan stok rendah, dan perbarui jumlah inventaris setelah setiap penjualan. Jadwalkan pemeriksaan inventaris rutin dan buat tugas inspeksi kualitas—semua tanpa perlu repot.
Platform ini bahkan melangkah lebih jauh dengan agen yang didukung AI. Dengan ClickUp's Autopliot Agents, Anda dapat:
✅ Otomatisasi pembaruan inventaris: Agen dapat diatur untuk secara otomatis memperbarui tingkat inventaris, titik pemesanan ulang, atau status saat pemicu tertentu terjadi (seperti perubahan status tugas atau pembaruan bidang kustom)
✅ Kirim pengingat & peringatan: Agen dapat mengingatkan tim Anda untuk memesan ulang stok, memeriksa stok rendah, atau mengikuti perkembangan dengan pemasok berdasarkan aturan bisnis Anda
✅ Generate reports: Gunakan Agen yang sudah disiapkan untuk membuat ringkasan inventaris harian atau mingguan, sehingga tim Anda selalu memiliki wawasan terkini
✅ Jawab pertanyaan tentang inventaris: Agen dapat menjawab pertanyaan tim tentang status inventaris, detail pemasok, atau riwayat pesanan dengan merujuk ke basis pengetahuan dan dokumen di ruang kerja Anda
✅ Alur kerja kustom: Dengan agen otomatisasi kustom, Anda dapat merancang alur kerja yang disesuaikan dengan proses inventaris Anda—seperti menandai barang untuk ditinjau saat stok turun di bawah ambang batas atau memberitahu orang yang tepat saat kiriman baru tiba
Tantangan Umum dan Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Persediaan Membantu
Berikut adalah tantangan pengelolaan inventaris yang paling mendesak yang dihadapi bisnis saat ini, dan bagaimana perangkat lunak yang tepat dapat mengubah situasi:
1. Perbedaan jumlah stok
Sistem Anda menunjukkan 50 unit, tetapi hanya 20 yang ada di rak? Kesalahan pelacakan manual sering terjadi.
✅ Solusi: Pelacakan real-time memperbarui stok secara instan, menghilangkan stok fiktif.
2. Kekurangan stok vs. kelebihan stok
Kehabisan stok produk terlaris sementara stok produk lambat terjual menumpuk? Itu berarti kehilangan pendapatan dari kedua sisi.
✅ Solusi: Prediksi cerdas menganalisis tren penjualan, memastikan persediaan yang tepat pada waktu yang tepat.
3. Kebingungan di gudang
Persediaan yang tersebar, waktu terbuang, dan keterlambatan pengiriman—semua itu menguras biaya Anda setiap hari.
✅ Solusi: Pemetaan gudang menempatkan barang-barang yang sering bergerak di bagian depan, mengoptimalkan rute pengambilan, dan melacak lokasi dengan presisi.
4. Gangguan komunikasi
Tim penjualan menjanjikan pengiriman keesokan harinya, tetapi tim gudang tidak diberitahu—akibatnya pelanggan menjadi tidak puas.
✅ Solusi: Platform terpusat menyediakan visibilitas real-time, peringatan stok rendah otomatis, dan komunikasi tim yang lancar.
5. Kerugian akibat penyusutan
Pencurian, kerusakan, atau kesalahan administratif? Hal-hal ini dapat bertambah dengan cepat.
✅ Solusi: Pelacakan detail mengidentifikasi pola yang tidak biasa, mendokumentasikan kerugian, dan meningkatkan keamanan penyimpanan.
Dengan perangkat lunak inventaris yang tepat, masalah-masalah ini tidak hanya diperbaiki—tetapi juga dicegah. 🚀
Kendalikan Persediaan Anda dengan ClickUp
Mulai dari kehabisan stok yang membuat pelanggan frustrasi hingga persediaan berlebih yang menggerogoti keuntungan Anda, biaya dari manajemen persediaan yang buruk dapat meningkat dengan cepat.
Itulah mengapa memilih perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat membuat perbedaan besar. Solusi terbaik membantu Anda mengkategorikan barang, melacak stok secara real-time, dan menyesuaikan tampilan untuk menangkap data produk yang penting.
Dengan mengintegrasikan manajemen persediaan Anda ke ClickUp, Anda dapat:
- Otomatisasi pencadangan semua data inventaris
- Dapatkan pembaruan real-time di seluruh tim
- Sesuaikan izin akses
- Gunakan akses mobile untuk pengelolaan di mana saja dan kapan saja
- Integrasikan fitur-fitur ini dengan platform perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda
Siap mengendalikan inventaris Anda? Coba ClickUp hari ini dan lihat betapa mudahnya mengelola stok.