Teknologi modern dan canggih sering kali berada di luar jangkauan organisasi nirlaba karena satu alasan sederhana: Harganya mahal.
Teknologi terbaru tidak hanya mahal untuk diakuisisi, tetapi juga untuk melatih orang, memelihara, meningkatkan, dan mempertahankannya dari waktu ke waktu. Jadi, organisasi nirlaba cenderung menggunakan alat sederhana yang sudah teruji dan sudah dikenal semua orang.
Kecerdasan buatan mengubahnya!
Produk AI inti seperti ChatGPT dan Google Gemini, serta alat bantu terintegrasi AI seperti ClickUp, memungkinkan organisasi nirlaba mendapatkan manfaat luar biasa.
Artikel blog ini merupakan panduan dasar tentang cara menggunakan AI untuk organisasi nirlaba agar Anda dapat memanfaatkan teknologi terbaik yang tersedia saat ini.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Kecerdasan buatan (AI) adalah salah satu alat paling ampuh yang tersedia untuk bisnis saat ini. Organisasi nirlaba, seperti halnya bisnis lainnya, dapat memperoleh manfaat besar dari AI.
Organisasi nirlaba dapat menggunakan alat bantu AI untuk meningkatkan efisiensi, mendapatkan wawasan donatur, memperkuat jangkauan, dan meningkatkan komunikasi. Untuk memanfaatkan alat dan teknologi AI secara maksimal, mereka membutuhkan pendekatan strategis dan kasus penggunaan. Berikut adalah sepuluh contohnya.
- Deteksi penipuan dan menjaga integritas organisasi
- Analisis, keterlibatan, dan retensi donor
- Hibah penelitian dan aplikasi
- Manajemen program dan pengukuran dampak
- Otomatisasi media sosial
- Konten generatif untuk membuat pesan dan kampanye yang dipersonalisasi
- Chatbots untuk komunikasi donor dan relawan yang lebih baik
- Menyederhanakan tugas administratif
- Perencanaan dan manajemen acara
- Manajemen relawan
Untuk detail lebih lanjut tentang cara menggunakan AI untuk tugas-tugas di atas dan cara untuk tidak menggunakan AI dalam organisasi Anda, baca terus!
Memahami Potensi AI di Sektor Nirlaba
Jika Anda menggunakan komputer, kemungkinan besar Anda pernah melihat AI di tempat kerja. ChatGPT menjadi sangat populer sebagai alternatif dari pencarian Google. Rangkaian alat Microsoft 365 memiliki CoPilot. Canva, alat desain nirlaba yang populer, telah mengintegrasikan AI ke dalam platformnya.
Dengan biaya yang terjangkau, fitur-fitur canggih ini menawarkan beberapa keuntungan, seperti:
Peningkatan efisiensi: Alat bantu AI untuk organisasi nirlaba membantu tim menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih sedikit waktu. Ringkasan laporan instan, otomatisasi alur kerja, pemberitahuan berbasis pemicu, dll. secara dramatis meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi.
📖 Bonus Baca: Cara menggunakan alat bantu AI untuk produktivitas
Wawasan donatur yang lebih dalam: Organisasi nirlaba tidak memiliki latar belakang teknologi atau anggaran untuk menerapkan alat analisis canggih. AI membantu memproses data, mendapatkan wawasan, dan membuat laporan berbasis persona tanpa investasi besar.
Penjangkauan yang efektif: AI bisa sangat ampuh dalam menelusuri database besar untuk mengidentifikasi kelompok orang yang serupa. Berdasarkan hal ini, Anda dapat mengirim email, pesan teks, notifikasi, dan banyak lagi yang ditargetkan dengan lebih baik.
Skala: Dengan otomatisasi cerdas, organisasi nirlaba dapat melakukan banyak tugas tanpa keterbatasan sumber daya. Anda dapat meningkatkan pembuatan konten, postingan media sosial, laporan donatur, dll. tanpa menambahkan orang ke dalam tim.
Jika kedengarannya menarik, berikut ini sepuluh cara yang bisa Anda lakukan untuk memulainya.
10 Cara Menggunakan AI untuk Organisasi Nirlaba
Kunci untuk memanfaatkan alat bantu AI secara maksimal adalah dengan menerapkannya secara strategis dan bijaksana. Jadi, alih-alih mencoba berbagai alat secara acak untuk mengetahui ukurannya, akan lebih baik jika Anda menggunakan produk yang tepat untuk kasus penggunaan yang tepat. Berikut adalah beberapa ide dan contoh bagaimana Anda dapat menggunakan ClickUp untuk organisasi nirlaba untuk menyiapkannya.
1. Analisis donor: Meningkatkan keterlibatan dan retensi donor
Dalam organisasi nirlaba mana pun, donatur adalah pemangku kepentingan yang paling penting. Mereka menjaga agar operasi tetap berjalan lancar. Mereka meminta pertanggungjawaban organisasi nirlaba atas transformasi yang mereka janjikan. Melibatkan mereka dan mempertahankan dukungan mereka sangat penting. AI dapat membantu dalam hal ini.
- Profil donor: AI dapat membantu meneliti setiap donatur secara menyeluruh, memahami prioritas mereka, dan membuat laporan dengan tepat
- Analisis donor: AI membantu tim menganalisis data donatur dari catatan historis untuk memahami hubungan dengan organisasi nirlaba. Hal ini juga membantu memahami pola perilaku donor
- Komunikasi donor: Dengan AI, Anda dapat mengotomatiskan komunikasi yang ditargetkan berdasarkan pemicu spesifik yang relevan untuk setiap donor
- Pelaporan donor: Alat bantu AI untuk organisasi nirlaba membantu membuat laporan yang disesuaikan berdasarkan data donatur, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan secara manual
Dasbor ClickUp adalah cara terbaik untuk menyiapkan analitik donatur secara real-time. Buat widget untuk kontribusi donatur, siklus hidup setiap donatur, efektivitas kampanye penjangkauan, dan banyak lagi. Anda juga dapat membuat portal donatur yang disesuaikan dan mengundang mereka untuk melihat pekerjaan yang sedang berjalan pada semua proyek yang mereka sponsori!
2. Hibah penelitian dan aplikasi
Tim pendanaan nirlaba melacak, mengevaluasi, dan mengajukan berbagai hibah sepanjang tahun. Sering kali, hal ini dilakukan secara manual dengan bantuan spreadsheet atau penanda di browser. AI dapat membuatnya lebih efisien.
Melacak hibah: Buat dasbor konsolidasi semua hibah yang tersedia dengan ClickUp. Anda bisa menggunakan Dokumen ClickUp untuk mencantumkan semuanya. Anda juga dapat mengaturnya sebagai Tugas ClickUp dengan deskripsi, tenggat waktu aplikasi, item daftar periksa, dll.
Sesuaikan proposal: Biasanya, organisasi nirlaba memiliki satu proposal yang ingin dilampirkan pada setiap aplikasi hibah. Meskipun efisien, cara ini tidak efektif. AI membantu membuat proposal yang disesuaikan - berdasarkan proposal asli Anda - untuk memenuhi kebutuhan setiap organisasi pemberi hibah.
Penyusunan aplikasi: Tim nirlaba tidak memiliki bandwidth untuk mengetik aplikasi setiap saat. Akibatnya, mereka terpaksa memilih beberapa hibah yang mereka punya waktu. AI mengubah hal ini dengan mengotomatiskan penyusunan aplikasi berdasarkan parameter yang telah ditentukan sebelumnya.
Mengoperasikan proses: Setelah Anda membuat proses-proses ini, Anda juga dapat mengoperasionalkannya dengan pembelajaran mesin dan AI. Berdasarkan aplikasi hibah sebelumnya, Anda dapat membuat prosedur operasi standar (SOP) sehingga seluruh organisasi Anda dapat membuat prosesnya lebih efisien.
Templat SOP Nirlaba ClickUp adalah titik awal yang kuat untuk operasionalisasi semacam itu. Dengan template yang sepenuhnya dapat disesuaikan dan ramah bagi pemula ini, Anda dapat mengatur alur kerja, proses, daftar periksa, dan alat bantu visual untuk tim Anda agar dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan lebih cepat.
3. Manajemen program dan pengukuran dampak
Organisasi nirlaba menjalankan banyak proyek dalam satu waktu, dan mereka membutuhkan cara yang komprehensif untuk mengelola semuanya. Alat yang didukung AI seperti ClickUp dapat membantu:
- Rencanakan proyek dengan ClickUp Tasks
- Buat jadwal dengan Tampilan Kalender ClickUp
- Memetakan proses donasi
- Memberi tahu pemangku kepentingan yang tepat untuk aktivitas terkait proyek
- Melaporkan metrik proyek secara real time
4. Otomatisasi media sosial: Memperluas jangkauan dan mengoptimalkan konten
Meskipun organisasi nirlaba sudah menggunakan beberapa alat bantu gratis untuk memposting konten ke media sosial, AI dapat memberi Anda keunggulan. Alat seperti ClickUp Brain bisa melakukannya:
- Membuat draf postingan media sosial untuk berbagai platform
- Membuat ringkasan dokumen yang lebih panjang untuk diposting di blog atau LinkedIn
- Menggunakan kembali konten yang dibuat untuk satu format ke format lainnya dengan mudah
- Menjadwalkan pembaruan secara otomatis untuk jangkauan dan distribusi maksimum
📖 Bonus Baca: Cara menggunakan AI dalam pemasaran konten
5. Konten generatif: Membuat pesan dan kampanye yang dipersonalisasi
Siapa pun yang pernah mencoba AI kemungkinan besar akan menggunakannya untuk membuat konten. "Tulis postingan blog tentang topik ini" adalah salah satu perintah penulisan AI yang paling populer di kalangan pemasar dan pembuat konten.
Meskipun Anda memang dapat melakukan hal itu, ada banyak konten lain yang dapat Anda buat dengan alat bantu AI generatif. Berikut ini adalah cara menggunakan alat bantu AI dalam manajemen pipeline konten Anda.
- Pesan yang dipersonalisasi: Buat catatan terima kasih kepada donatur atau sukarelawan dengan menyebutkan nama atau proyek mereka
- Pengoptimalan mesin pencari: Teknologi AI dapat membuat deskripsi meta, judul, kata kunci, dll. agar Anda dapat melengkapi hasil halaman pertama yang didambakan
- Kampanye email: AI juga dapat mempersonalisasi email berdasarkan informasi dari alat manajemen proyek, platform manajemen hubungan pelanggan (CRM), dll.
- Pembaruan proyek: Berdasarkan pembaruan yang Anda lakukan pada alat manajemen proyek, ClickUp Brain dapat secara otomatis membuat laporan untuk setiap pemangku kepentingan
6. Chatbots: Meningkatkan komunikasi antara donor dan sukarelawan
Chatbot AI mirip seperti karyawan magang baru Anda. Mereka dapat memantau meja layanan pelanggan, menemukan jawaban atas pertanyaan, melakukan tugas-tugas langsung, dan meneruskannya ke senior jika diperlukan.
Dalam organisasi nirlaba, chatbot AI dapat membantu dalam berbagai cara. Kemampuan pemrosesan bahasa alami mereka dapat menerima masukan dari pengguna dalam bahasa Inggris dan merespons dengan cara yang sama.
- Menghadiri donor/relawan: Jadilah titik kontak pertama bagi pemangku kepentingan eksternal, seperti calon donatur, sukarelawan, mitra, dll.
- Memberikan informasi: Berdasarkan basis pengetahuan AI Anda, chatbot dapat menjawab pertanyaan
- Mendukung karyawan: Membantu anggota tim Anda dalam menemukan informasi, membuat perhitungan cepat, bertukar pikiran, dll.
- Mendukung manajemen proyek: Chatbot yang terintegrasi dengan baik juga dapat membuat/memperbaharui tugas berdasarkan pertanyaan dari donatur/sukarelawan/mitra
7. Menyederhanakan tugas-tugas administratif: Meningkatkan produktivitas dengan fitur otomatisasi ClickUp
AI dapat mengotomatisasi dengan lebih baik. Dengan alat bantu seperti ClickUp Automations, Anda bisa menyederhanakan semua alur kerja untuk mendukung karyawan Anda secara efektif.
- Memberi tahu editor ketika penulis dapat menyelesaikan tulisan ✅
- Kirim email ketika sesuatu telah selesai dilakukan ✅
- Memberi tahu pimpinan jika ada tugas yang sudah terlambat/mendesak ✅
- Bug sederhana menjadi fitur baru, yang membutuhkan perubahan jenis tugas ✅
- Sesuaikan prioritas berdasarkan sentimen pemangku kepentingan ✅
Jika Anda adalah organisasi nirlaba penyelamat hewan peliharaan, kami memiliki kerangka kerja yang telah dirancang sebelumnya untuk menyederhanakan tugas administratif Anda. Coba Templat Penyelamatan Hewan Nirlaba ClickUp untuk melacak sukarelawan, donasi, penerimaan hewan, janji temu dokter hewan, adopsi, kampanye media sosial, dan banyak lagi.
8. Perencanaan dan manajemen acara: Mengotomatiskan logistik dan komunikasi menggunakan kemampuan manajemen proyek ClickUp
Acara pelibatan sukarelawan, pertemuan donatur, upaya penggalangan dana, atau program penjangkauan-lembaga nirlaba menyelenggarakan banyak acara dalam setahun. Mengelola hal ini dapat menjadi beban logistik yang sangat besar bagi tim acara. Kemampuan AI alat manajemen acara dapat meringankan hal tersebut.
- ClickUp dapat membantu mengelola acara sebagai proyek, dengan jenis dan status tugas khusus
- Tampilan Kalender ClickUp dapat memastikan Anda tidak menjadwalkan terlalu banyak acara di hari yang sama
- Tampilan ClickUp Gantt Chart akan memastikan Anda memiliki visibilitas yang jelas tentang ketergantungan dan tumpang tindih
- Bidang khusus dapat memisahkan acara internal dan eksternal untuk merencanakan partisipasi secara efektif
Kewalahan dengan semua yang harus Anda selesaikan untuk acara Anda berikutnya? Tidak perlu khawatir! Gunakan Templat Perencanaan Acara Nirlaba ClickUp untuk menyiapkan diri Anda untuk kesuksesan administratif.
9. Manajemen relawan: Pelacakan dan penjadwalan secara efisien menggunakan alat manajemen tugas ClickUp
Pernahkah Anda mengalami situasi di mana sukarelawan Anda tidak tahu apa-apa dan merasa frustrasi? Salah satu masalah utama dalam manajemen relawan adalah kesenjangan antara niat dan hasil kerja yang baik. Relawan Anda mungkin tertarik dan antusias, tetapi jika mereka tidak tahu persis apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, keterlibatan mereka bisa menjadi gagal.
Hindari hal ini dengan fitur manajemen beban kerja ClickUp. Buat profil pengguna untuk relawan.
- Berikan tugas kepada mereka sehingga mereka tahu apa yang perlu mereka lakukan dan dalam tenggat waktu yang ditentukan
- Menugaskan supervisor sebagai 'Pengamat,' sehingga mereka dapat memantau kelompok relawan mereka
- Menandai pengguna di dokumen, papan tulis, dan komentar
- Periksa tugas sukarelawan dengan tampilan Beban Kerja ClickUp untuk memastikan semua orang digunakan dengan benar
- Dapatkan bantuan AI untuk menemukan penjadwalan beban kerja yang optimal
- Memberdayakan sukarelawan untuk mengakses informasi organisasi dengan ClickUp Brain
Bahkan, alat manajemen proyek seperti ClickUp juga bisa berfungsi ganda sebagai perangkat lunak SDM terbaik untuk organisasi nirlaba untuk mengelola karyawan, kontraktor, dan sukarelawan.
Dengan Template Manajemen Relawan ClickUp, Anda bisa mengelola pendaftaran, melacak proses orientasi, meluncurkan program keterlibatan, memberikan tugas, meninjau kinerja, dan masih banyak lagi!
10. Deteksi penipuan: Melindungi integritas organisasi
Pengguna lebih mempercayai organisasi nirlaba secara implisit saat memberikan informasi pribadi. Adalah tugas Anda untuk menjaga privasi pengguna. Ekspektasi keamanan seperti itu juga berlaku untuk pengetahuan eksklusif yang dibuat dalam organisasi nirlaba Anda.
Dengan AI, Anda dapat mengamankan data dengan izin yang tepat. Izinkan pengguna untuk melihat, mengomentari, atau mengedit dokumen sebagaimana mestinya. Baik itu daftar donatur atau hasil proyek, lindungi data Anda di ClickUp. Gunakan AI untuk menemukan aktivitas yang tidak biasa, seperti akses data yang tidak sah, dan manfaatkan log audit untuk memecahkan masalah.
Bonus Baca: Pelajari tentang penggunaan ClickUp untuk organisasi nirlaba Anda di sini.
Seperti yang telah Anda lihat di atas, AI dapat memberikan banyak manfaat. Namun, AI juga dapat menimbulkan kerugian. Berikut ini adalah cara menghindarinya.
Bagaimana Tidak Menggunakan AI
Komponen penting dalam memanfaatkan AI untuk organisasi nirlaba adalah menggunakannya dengan benar. Berikut ini beberapa tips dan praktik terbaik yang dapat Anda ikuti.
Jangan percaya begitu saja pada AI
Meskipun AI sangat kuat dan semakin baik setiap harinya, AI masih belum dapat dipercaya sepenuhnya. AI generatif masih rentan terhadap halusinasi. Perangkat AI masih bisa membuat kesalahan.
Jadi, gunakan penilaian yang baik dengan semua keluaran AI. Siapkan proses kontrol kualitas untuk AI.
Jangan hilangkan manusia
Ada berbagai alat bantu AI untuk otomatisasi di berbagai proses. Namun, tetap saja ada batasannya. Misalnya, AI dapat menjawab pertanyaan berdasarkan basis pengetahuan yang ada. Namun, AI tidak dapat mengklarifikasi atau menggali lebih dalam informasi yang tidak dimilikinya.
Jadi, selalu buat tingkat eskalasi dengan manusia.
Jangan abaikan kemungkinan bias
Semua AI bersifat bias sejauh data yang dilatihnya. Dari kartu kredit Apple hingga LinkedIn, setiap mekanisme AI pada awalnya memiliki bias. Organisasi secara teratur memperbarui algoritme untuk alasan etika.
Jadi, selalu waspadai bias yang mungkin ada. Pertanyakan rekomendasi dan wawasan AI untuk keragaman dan inklusi.
Jangan lupakan data
Mempercayai wawasan dan dasbor AI tanpa memahami data yang mendasarinya adalah kesalahan besar. Katakanlah dasbor Anda mengatakan bahwa sukarelawan Anda menghabiskan rata-rata satu jam seminggu untuk mengerjakan tugas. Jangan percaya sepenuhnya. Selami lebih dalam data untuk melihat apakah setiap orang telah melacak waktu mereka tanpa kesalahan.
Jadi, selalu gali lebih dalam sumber data saat mengambil keputusan.
Jangan berharap semua orang tahu cara menggunakan AI
Organisasi nirlaba memiliki tim yang beragam. Dari berbagai generasi, jenis kelamin, kemahiran bahasa, dan literasi teknologi, ada berbagai macam orang yang berinteraksi dengan organisasi nirlaba. Tidak semua dari mereka secara intuitif tahu cara menggunakan AI.
Jadi, latihlah pengguna Anda. Buat program pelatihan yang disesuaikan untuk pengguna AI berdasarkan kebutuhan mereka. Tawarkan sesi pelatihan penguat agar mereka selalu diperbarui.
Dengan mengingat hal tersebut, mari kita lihat tantangan apa saja yang mungkin Anda hadapi dan bagaimana cara mengatasinya.
Tantangan Menggunakan AI untuk Organisasi Nonprofit
Mari bersikap adil. Organisasi nirlaba sebagai sebuah industri bukanlah yang terdepan dalam hal adopsi teknologi. Hal ini disebabkan oleh berbagai tantangan yang mereka hadapi dalam mengimplementasikan teknologi ke dalam proses mereka. Mari kita lihat beberapa di antaranya.
Kurangnya anggaran
Organisasi nirlaba sering kali tidak memiliki anggaran untuk inisiatif transformasi teknologi berskala besar. Mereka terpaksa puas dengan versi gratis dari berbagai perangkat lunak atau menggunakan perangkat lunak yang lebih murah.
Solusi yang memungkinkan: Cobalah alat bantu seperti ClickUp, di mana AI diintegrasikan ke dalam ruang kerja virtual yang komprehensif. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk memiliki banyak alat, yang secara kolektif menghabiskan biaya lebih banyak.
Kurangnya sumber daya
Perangkat lunak apa pun yang membutuhkan implementasi yang rumit tidak boleh digunakan oleh organisasi nirlaba. Mereka tidak memiliki tim TI untuk mengelola proyek ini.
Solusi yang memungkinkan: Pilih alat SaaS yang meminimalkan biaya implementasi. Misalnya, dengan ClickUp, Anda cukup memasukkan ID email Anda dan memulai manajemen proyek Anda secara instan.
Ketidakmampuan untuk menetapkan kontrol
Tata kelola dan kontrol untuk keamanan, privasi, autentikasi, otorisasi, dan lain-lain bisa jadi rumit untuk diatur. Misalnya, Anda mungkin ingin membuat dasbor untuk donatur tetapi tidak ingin membagikan data yang mendasarinya.
Solusi yang memungkinkan: Cobalah solusi seperti Dasbor ClickUp, yang secara otomatis memungkinkan hal ini. Dengan sekali klik tombol, Anda bisa melindungi data Anda dan hanya menampilkan wawasan yang dibutuhkan donatur.
Ketidakmampuan untuk mengelola lalu lintas yang bergerak
Organisasi nirlaba membutuhkan berbagai jenis sukarelawan. Beberapa mungkin merupakan sukarelawan jangka panjang untuk tugas tertentu. Yang lain mungkin hanya bergabung dengan Anda untuk sebuah acara atau proyek. Untuk mengelola alur ini, kamu biasanya memiliki database ribuan relawan yang kamu manfaatkan berdasarkan konteks.
Mengelola hubungan ini, seperti memberikan akses hanya selama durasi proyek atau menerima sukarelawan baru, dapat segera berubah menjadi rawa kebingungan. Cegah hal ini dengan alat manajemen proyek yang kuat yang didukung oleh AI.
Solusi yang memungkinkan: Gunakan ClickUp sebagai CRM nirlaba, daftarkan sukarelawan, bukan pelanggan. Siapkan bidang khusus untuk menangkap semua informasi yang diperlukan. Gunakan AI untuk mengidentifikasi kelompok yang tepat untuk penjangkauan berbasis proyek. Mengotomatiskan manajemen akses berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya.
Capai Misi Organisasi Nonprofit Anda dengan ClickUp
Saya yakin [AI] akan mengubah dunia lebih dari apa pun dalam sejarah umat manusia. Lebih dari sekadar listrik
Saya yakin [AI] akan mengubah dunia lebih dari apa pun dalam sejarah umat manusia. Lebih dari sekadar listrik
Terlepas dari apakah Anda setuju atau tidak dengan pendapat Lee, Anda pasti akan mengakui bahwa AI bersifat transformatif. AI membantu organisasi melakukan lebih banyak hal dengan lebih cepat dan lebih baik. AI merupakan negara adidaya bagi organisasi nirlaba yang sudah kekurangan anggaran dan sumber daya meskipun mengejar masalah yang paling penting di dunia.
Platform teknologi yang tangguh untuk manajemen proyek, terintegrasi dengan fitur AI yang kuat dan templat nirlaba, membantu merampingkan proses, mengotomatiskan alur kerja, dan mengelola orang dan proyek-semuanya di satu tempat. ClickUp dirancang untuk melakukan hal tersebut.
Jangan terbebani dengan alat AI yang mahal dan rumit. Coba ClickUp secara gratis hari ini.