Manajemen Proyek SEO – 8 Tips untuk Mengoptimalkan Alur Kerja Anda [dengan Templat]

Sebagai pemimpin SEO ClickUp dan penggemar produktivitas sejati, saya menikmati pengoptimalan alur kerja hampir sama seperti pengoptimalan pencarian.

Saya sangat menyukai tantangan dalam menemukan cara baru untuk mengotomatisasi tugas dan meningkatkan proses yang ada. Hal ini tidak hanya membuat pekerjaan tim saya lebih berdampak, tetapi juga memberikan waktu ekstra untuk hal yang paling kami sukai, yaitu SEO! 🔎

Saya sangat senang untuk berbagi pendapat saya tentang Manajemen proyek SEO dan 8 tips yang dapat membantu agensi, manajer proyek SEO, dan tim pemasaran mengoptimalkan alur kerja mereka.

Apa itu Manajemen proyek SEO?

Manajemen Proyek SEO melibatkan perencanaan, komunikasi, dan eksekusi semua upaya pengoptimalan mesin pencari.

Ini adalah tentang menciptakan alur kerja yang optimal untuk mengelola setiap tahap kampanye SEO. Hal ini mencakup segala hal mulai dari mengembangkan strategi hingga melaporkan hasilnya kepada para pemangku kepentingan atau klien.

Mengapa Manajemen Proyek Penting untuk SEO?

Seperti upaya pemasaran lainnya, kampanye SEO mendapat manfaat dari struktur dan prinsip-prinsip manajemen proyek namun tetap saja, hanya sedikit tim yang memiliki manajer proyek SEO yang berdedikasi.

Sebaliknya, tanggung jawab yang biasanya berada di bawah manajer proyek kemudian dibagi-bagikan kepada anggota tim SEO dengan beban kerja yang sudah penuh - yang dapat menyebabkan kelelahan dan menghambat produktivitas. 😢

Ditambah lagi, tidak jarang manajer SEO berperan sebagai ahli strategi, teknisi, dan manajer dalam satu hari yang sama.

Kami berkolaborasi dengan berbagai macam orang seperti klien, penulis konten, teknisi, spesialis SEM, dan manajer akun. Tanpa manajer proyek SEO, Anda mungkin berfungsi sebagai penghubung untuk hubungan-hubungan ini.

Kemampuan untuk berkomunikasi secara lintas fungsi dan mengelola beberapa proyek SEO pada tahap yang berbeda sangatlah penting. Tanpa manajemen proyek, tugas-tugas akan tersesat, tim tidak selaras, dan kampanye melebihi ruang lingkup awal.

Jujur saja, manajemen proyek SEO diremehkan.

Perangkat Lunak Manajemen Proyek adalah Kuncinya 🔑

Di dunia SEO, kami memiliki alat untuk riset kata kunci, intelijen konten, pelacakan peringkat, analisis, dan banyak lagi. Kami juga LANGSUNG menggunakan spreadsheet. Alat-alat seperti Google Spreadsheet atau Excel sering kali menjadi pilihan terbaik untuk kasus penggunaan data dan teknis. Dan meskipun alat-alat ini tidak akan pergi ke mana-mana, mereka tidak ideal untuk manajemen proyek SEO.

Spreadsheet tidak memiliki fitur-fitur kunci yang penting seperti pelacakan waktu, otomatisasi, dan hubungan tugas. Ditambah lagi, visualisasi laporannya rumit dan kurang fleksibel. Sudahkah Anda mencoba membuat garis waktu proyek atau Bagan Gantt di Excel ? Aduh.

Hal terakhir yang kita inginkan adalah lebih banyak perangkat lunak yang ditambahkan ke dalam tumpukan teknologi kita. Namun, alat bantu proyek modern dibuat untuk mengatasi masalah ini dengan menyatukan pekerjaan Anda di satu tempat. Dengan pertemuan meningkat sebesar 69,7% dan orang-orang merasa lebih terputus dari rekan kerja mereka tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk meningkatkan solusi manajemen kerja Anda.

✨ Perangkat lunak manajemen proyek ✨_

Dari daftar tugas yang sederhana hingga alur kerja tangkas yang kompleks, perangkat lunak manajemen proyek menyediakan semua fitur yang Anda perlukan untuk mengatur tugas SEO, berkolaborasi dengan tim, dan menjaga kampanye Anda tetap pada jalurnya.

Alat-alat ini juga dapat memberikan dukungan untuk upaya perekrutan Anda. Kembangkan templat tugas orientasi dengan mudah menampilkan SOP, dan membuat saluran yang jelas untuk komunikasi dengan karyawan baru Anda. Dengan cara ini, Anda bisa fokus pada tantangan yang lebih penting dalam membangun tim SEO yang ideal .

Apa Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk SEO?

Ada ratusan alat manajemen proyek di luar sana-tetapi mana yang tepat untuk Anda?

Jawaban yang benar adalah frasa klasik yang sudah tidak asing lagi bagi Anda... tergantung.

• Agen SEO yang mengelola klien mendapatkan keuntungan dari perangkat lunak yang menawarkan tampilan tamu bersama danhirarki proyek yang dapat disesuaikan.
• Tim yang bekerja sama dengan pengembang mungkin menemukan diri mereka dalam alat yang dibuat untuk alur kerja yang gesit.
• Seorang konsultan SEO paruh waktu mungkin mencarimanajemen tugas perangkat lunak agar tetap terorganisir.
• Tim yang lebih besar membutuhkan solusi tingkat perusahaan untuk menangani persyaratan penyimpanan dan keamanan.

Namun di atas semua itu, anggota tim SEO mengandalkan kerja lintas fungsi untuk mencapai tujuan mereka.

Saran terbaik saya adalah menemukan platform manajemen proyek yang bekerja paling baik tidak hanya untuk Anda, tetapi juga untuk tim lain yang bekerja dengan Anda. Tanpa komitmen dari semua pihak, alat baru akan menciptakan silo-silo baru dan meniadakan manfaat operasional yang menyertainya.

8 Tips untuk Manajemen Proyek SEO 📝

Sekarang untuk hal-hal yang bagus.

Berikut ini adalah tips utama saya untuk agensi dan tim internal yang mengelola alur kerja mereka dalam perangkat lunak manajemen proyek.

1. Bangun Basis Data untuk Konten Situs Anda

Salah satu hal pertama yang saya lakukan saat melakukan pendekatan SEO untuk situs web baru adalah membuat direktori situs-sebuah spreadsheet dengan setiap halaman di situs yang tersegmentasi berdasarkan subfolder. Biasanya saya mengimpor data ini dari alat seperti Ahrefs atau Katak Berteriak dan menyertakan atribut seperti URL, judul halaman, tautan internal, dll.

Ada banyak sekali manfaat dari hal ini, termasuk mengidentifikasi peluang pengalihan, halaman yang tidak memiliki tautan internal, atau sekadar mengenali konten yang tidak Anda ketahui! Hal ini tidak hanya dapat meningkatkan visibilitas tim SEO, tetapi anggota tim atau departemen pemasaran lainnya juga akan mendapatkan keuntungan dengan memiliki spreadsheet yang mudah diakses dengan semua konten Anda di satu tempat.

tapi bagaimana kita tahu apa yang dilakukan dengan semua konten ini?

Ada banyak manfaat untuk membuat basis data konten di dalam alat manajemen proyek Anda. Ini menciptakan visibilitas untuk pekerjaan yang aktif, menunjukkan pembaruan historis, dan membuat setiap halaman dapat diakses dengan cepat. Ketika Anda mulai memanfaatkan otomatisasi dan hubungan tugas untuk menstandarkan proses, Anda akan terus menemukan cara baru untuk merampingkan alur kerja Anda. Hal ini membantu seluruh organisasi Anda, bukan hanya tim SEO Anda.

Di ClickUp, kami menggunakan kombinasi dari Tampilan tabel dan bidang khusus untuk membuat lokasi pusat untuk semua riwayat dan atribut konten kita. Setiap kali ada pembaruan pada sebuah artikel, tugas yang terkait dengannya mencerminkan aktivitas tersebut.

Berikut ini adalah daftar atribut yang dapat Anda pertimbangkan sebagai bidang khusus untuk basis data konten Anda:

Bidang Khusus membantu tim SEO Anda tetap mengetahui semua pembaruan dan tugas blog di ClickUp

Ini mungkin terasa seperti proyek yang menakutkan untuk memulai, tetapi jika Anda telah membuat direktori situs dalam spreadsheet, Anda dapat memanfaatkan fitur Fitur impor CSV di sebagian besar platform manajemen proyek untuk melakukan beberapa pekerjaan untuk Anda!

perlu bantuan untuk memulai?

lihat ini_ *panduan untuk membuat basis data konten* _atau langsung terjun bersama kami_ *Template basis data blog* _.**_

2. Mengandalkan Tugas Berulang untuk Pekerjaan yang Menjadi Kebiasaan

Tugas berulang adalah fitur yang umum namun diremehkan dalam perangkat lunak manajemen proyek. Fitur ini memungkinkan Anda untuk secara otomatis membuat ulang atau membuka kembali tugas setelah tugas tersebut selesai atau melewati tanggal tertentu.

Tanggung jawab SEO beragam, tetapi ada banyak tindakan berulang yang dapat dipermudah dengan memicu tugas berulang. Hal ini dapat meningkatkan akuntabilitas, mencegah duplikasi, dan yang terpenting, menghemat waktu Anda. Berikut adalah beberapa contoh tugas SEO berulang yang kami gunakan di ClickUp:

• Pelaporan & Tinjauan Data
• Pemeriksaan Audit Teknis.
• Rapat Tim
• Audit Tautan Baru & Hilang
• Tugas pribadi 1:1
• Kontribusi sumber daya industri

Salah satu tugas berulang favorit saya adalah diskusi sumber daya mingguan kami! Setiap anggota tim SEO ditugaskan untuk menyampaikan sumber daya yang relevan dengan beberapa poin penting. Hal ini bisa berupa apa saja - artikel blog, ebook, alat baru, webinar yang akan datang, dll.

Kami tentu saja mengonsumsi lebih dari satu sumber daya dalam seminggu, tetapi ini membantu kami memilih yang paling berdampak untuk memulai dialog. Tetap up-to-date dalam SEO sangat penting untuk kelangsungan hidup kita, dan tugas ini membantu kita mempertahankan percakapan yang berkelanjutan seputar pendidikan dan strategi.

3. Gunakan Status Khusus yang Beradaptasi dengan Setiap Alur Kerja

Menetapkan status tugas sederhana seperti "harus dilakukan", "sedang berlangsung", dan "selesai" merupakan titik awal yang bagus untuk manajemen proyek di banyak departemen. Namun bagi tim SEO, memiliki opsi status yang sederhana terasa membatasi dan kurang jelas, terutama karena begitu banyak pekerjaan yang sedang berlangsung dan membutuhkan proses yang unik. Kita bisa saja mengoptimalkan halaman arahan, mengelola kampanye tautan, atau melakukan riset kata kunci, tetapi setiap tugas melibatkan alur kerja yang sangat berbeda.

Sebagai contoh, bayangkan sebuah kampanye pembuatan tautan yang terdaftar sebagai "Sedang berlangsung." Apa artinya? Apakah Anda saat ini sedang memprospek URL untuk kampanye ini? Mencari kontak? Memelihara hubungan di kotak masuk Anda?

Menggunakan kolom status khusus meningkatkan visibilitas permukaan tentang apa yang sedang terjadi dengan suatu tugas. Hal ini juga memudahkan untuk memfilter, memprioritaskan, dan memanfaatkan otomatisasi dengan pekerjaan Anda!

Status Khusus di ClickUp

Banyak alat manajemen proyek yang menawarkan fitur status kustom. Jika tidak, alternatif yang bagus adalah menggunakan kolom khusus sebagai cara untuk melacak "status" tugas.

manakah pilihan yang lebih baik?

TBH, Tergantung bagaimana Anda lebih suka memvisualisasikan proyek Anda, pemangku kepentingan yang terlibat, dan ketergantungan Anda pada subtugas.

Berikut ini adalah tata letak status yang berbeda yang terinspirasi oleh beberapa alur kerja kami di ClickUp.

status Khusus untuk manajemen proyek SEO | Pengembangan Blog | Riset Kata Kunci | Membangun Tautan | Database Blog | | ---------------- | ---------------- | ----------------- | --------------- | | Terbuka | Terbuka | Terbuka | Direncanakan | | Sedang Berlangsung | Sedang Berlangsung | Prospek URL | Dalam Pengembangan | | Tinjauan Awal | Tinjauan | Prospek Email | Pemantauan | | Tinjauan Editor | Ringkasan Konten | Penjangkauan Aktif | Audit | | Desain | Siap | Kampanye Sedang Berlangsung | Perlu Pembaruan | | Siap | Ditutup | Kampanye Berakhir | | jadwal | | | | | | Diposkan | | | | |

4. Gunakan Peta Pikiran untuk Memvisualisasikan Kelompok Topik Anda

Membuat pusat konten adalah strategi SEO yang populer untuk membangun otoritas penelusuran di sekitar kelompok topik . Bagi kami, sering kali sangat membantu untuk meneliti dan memetakan secara visual hub kami untuk melihat bagaimana pilar dan klaster kami diatur.

Ada beberapa alat SEO yang mengagumkan seperti Screaming Frog yang memungkinkan Anda untuk membuat arsitektur situs dan visualisasi perayapan. Sayangnya, alat bantu semacam ini masih belum membantu Anda memvisualisasikan konten yang telah direncanakan dan bagaimana konten tersebut terhubung ke halaman live Anda.

Peta Pikiran atau papan tulis virtual adalah solusi yang bagus untuk masalah ini. Anda dapat memperlakukan setiap node seperti sebuah halaman konten dan koneksi node sebagai tautan internal. Ada banyak sekali alat peta pikiran yang dapat membantu Anda membuat visualisasi ini.

Dengan Papan Tulis ClickUp anda tidak hanya dapat membuat peta pikiran, tetapi Anda juga dapat menghubungkan setiap simpul kembali ke tugas tempat halaman tersebut berada. Buat koneksi dua arah antara basis data konten Anda dan cluster sehingga Anda hanya perlu sekali klik untuk melihat di mana setiap halaman berada dalam ekosistem topik Anda.

Buat jalur akses dua arah antara basis data konten Anda dan cluster dengan menghubungkan Peta Pikiran Anda secara langsung ke tugas-tugas dengan Papan Tulis ClickUp

Bonus: Alat SEO AI

5. Memanfaatkan Otomatisasi Tugas

Mari kita bahas lebih lanjut tentang otomatisasi. Dari pelacakan peringkat kata kunci hingga audit teknis, para ahli strategi menggunakan banyak alat otomatisasi untuk SEO .

Tetapi apakah Anda menggunakan otomatisasi dalam alur kerja proyek Anda?

Jika Anda memiliki proses yang terstandardisasi, biarkan otomatisasi tugas menjadi sahabat yang menjaga proyek SEO Anda tetap sejalan.

Lihatlah alur kerja Anda dan tanyakan pada diri Anda sendiri:

• Apakah ada langkah-langkah yang terlibat dalam alur kerja SEO Anda yang berulang?
• Apakah Anda secara manual menyesuaikan tanggal jatuh tempo ketika ada sesuatu yang terlambat?
• Apakah ada tugas yang ditugaskan kepada orang yang sama setiap kali?
• Apakah Anda merasa perlu meninggalkan komentar, pengingat, dan tindak lanjut?

Contoh Dasar bagaimana Manajer Proyek dapat Mengotomatiskan Tugas

contoh Otomatisasi Tugas SEO | Pemicu | Tindakan | | -------------------------------------- | ------------------------------------------ | | Ketika status tugas berubah | Mengubah anggota tim yang ditugaskan | Saat tanggal jatuh tempo tiba | Mengubah prioritas tugas | Ketika tugas berpindah ke status tertentu | Membuat dan menetapkan subtugas untuk seseorang | Ketika bidang khusus berubah | Memperbarui status tugas | Ketika tugas sudah lewat jatuh tempo | Menandai atau menugaskan ke manajer | | Ketika tugas ditutup | Menandai manajer atau tamu (seperti klien) |

Hal ini tidak hanya menyederhanakan upaya manual, namun juga mengurangi waktu operasional, membatasi risiko, dan bahkan dapat meningkatkan penentuan prioritas.

Contoh Otomatisasi Tugas SEO yang kami gunakan di ClickUp

1. Tautan Internal:

saat postingan blog baru ditayangkan, ➡️ secara otomatis memberikan subtugas kepada anggota tim SEO untuk menambahkan tautan internal Pentingnya tautan internal bukanlah rahasia lagi. Sangat penting untuk menautkan konten yang sudah ada ke konten baru, tetapi Anda perlu menyelaraskannya saat postingan Anda ditayangkan. Jika Anda mempublikasikan banyak artikel, hal ini dapat dengan mudah terlewatkan. Gunakan otomatisasi untuk mengatur waktu yang tepat pada langkah ini. 👌2. Prioritas Membangun Tautan:

ketika bidang kustom prioritas tautan diatur ➡️ tambahkan tugas blog atau halaman arahan ke daftar prioritas tautan, buat dan tetapkan sub-tugas ke anggota tim SEO_.

Kami mengelola upaya pembangunan tautan secara internal. Mempertimbangkan investasi di balik membangun kemitraan yang berharga dan memantau hasil-kita perlu memperhatikan waktu kita.

Saat kita menentukan bahwa konten sedang ditahan berdasarkan otoritas tautan, kita dapat memilih untuk memprioritaskannya.

Satu pilihan tarik-turun sederhana secara otomatis membuat tugas untuk pertanggungjawaban dan pelacakan upaya ini. Hal ini juga menambahkannya ke daftar tertentu dalam tampilan yang dapat dibagikan secara publik.

apa artinya ini?

Artinya, semua mitra tautan pemasaran bersama kami yang memiliki akses ke daftar kami akan melihat daftar tersebut diperbarui secara real-time. 👏

3. Audit Konten: Saat tugas konten beralih ke status pemantauan, ➡️ akan mengubah tanggal jatuh tempo menjadi 6 bulan ke depan.

Setelah tanggal jatuh tempo tiba, ➡️ ubah status tugas menjadi audit, terapkan daftar periksa pengoptimalan, dan tetapkan ke anggota tim SEO.

Cara ini menggabungkan dua otomatisasi secara bersamaan. Dalam SEO, penting untuk sering mengaudit, menjalankan tes, dan menyegarkan konten Anda . Terkadang hal ini terjadi karena penurunan performa atau mungkin Anda sedang merencanakan pembersihan situs. Saya tidak menyarankan Anda untuk melepaskan upaya-upaya tersebut dan hanya mengandalkan otomatisasi di atas, tetapi otomatisasi seperti ini dapat menjadi penarik perhatian untuk tetap terhubung dengan performa konten Anda.

Tentu saja, tidak semua konten dibuat sama.

Untuk artikel yang selalu ada, Anda mungkin tidak perlu mengaudit dengan jadwal tertentu. Anda dapat menambahkan bidang khusus atau menandai tugas itu sebagai "evergreen" dan membuat aturan untuk mencegah otomatisasi terpicu.

Buat aturan khusus untuk semua jenis konten!

Buat aturan unik untuk semua jenis konten dengan Otomatisasi Bidang Khusus di ClickUp

6. Buat Basis Data untuk Membangun Tautan dan Kemitraan Pemasaran

Perusahaan Anda mungkin sudah menggunakan Perangkat lunak CRM untuk penjualan, dukungan, klien, dll .

tapi bagaimana dengan tim pemasaran Anda?

Formula untuk meningkatkan otoritas SEO terus berkembang. Hal ini semakin sulit, bersifat percakapan, dan membutuhkan lebih banyak kreativitas. Tidak dapat disangkal lagi bahwa ada banyak manfaat yang bisa didapatkan dari mengembangkan kehadiran merek Anda melalui semua saluran dan dampaknya terhadap Google.

Para profesional SEO melakukan pendekatan terhadap pertumbuhan ini dengan pendekatan sosial, PR **Salah satu cara terbaik untuk mulai meningkatkan area ini sebagai sebuah tim adalah dengan membuat database untuk semua hubungan pemasaran bersama Anda!

Hubungan utama untuk basis data pemasaran bersama Anda

Database pemasaran bersama adalah pusat informasi untuk semua orang dan merek penting yang berkolaborasi dengan Anda. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari kontributor artikel tamu hingga mitra webinar.

Kontributor Tamu

Karena Google terus meningkatkan kemampuannya untuk mengenali dan memberikan penghargaan atas keahlian dalam penelusuran, kami melihat semakin banyak tim pemasaran yang melakukan pendekatan pembuatan konten dengan E-A-T dalam pikiran. Ketika Anda mulai membangun jaringan kontributor tamu dan pemimpin pemikiran, peluang muncul untuk membuat konten yang berwibawa. Berikut adalah beberapa contohnya:

• Kutipan Kontributor
• Tulisan Tamu
• Peserta Studi Data
• Umpan balik konten
• Studi Kasus
• Kolaborasi podcast dan media sosial
• Webinar

Pembuatan Tautan

Ada banyak cara tradisional kampanye pembangunan tautan yang masih berfungsi .

Jika Anda melakukan pembangunan tautan apa pun, Anda akan mendapatkan keuntungan dengan menjaga hubungan Anda tetap terorganisir. Apakah Anda mengelola kampanye penjangkauan yang berat, bekerja dengan layanan pembuatan tautan atau sekadar berkolaborasi dengan merek yang sebanding, buat catatan historis dari upaya ini di alat manajemen proyek Anda!

Social Influencers

Bergantung pada merek yang bekerja sama dengan Anda, hubungan dengan influencer media sosial dapat menjadi mesin pemasaran untuk bukti dan amplifikasi sosial. Apakah ada berbagai cara berbeda yang bisa Anda lakukan untuk berkolaborasi dengan para pendukung ini? Apakah anggota tim lain memiliki akses ke kontak-kontak ini untuk menyarankan peluang konten? Tambahkan mereka ke pemasaran CRM lihat!

Pelanggan

Mudah-mudahan perusahaan Anda sudah memiliki database pelanggan. Klien dan pelanggan Anda yang paling bahagia dan sukses akan menjadi pendukung terbesar Anda. sedang mencari kontributor utama untuk membantu inisiatif pemasaran konten?

Cara mengatur Daftar Pemasaran Bersama Anda

Tergantung pada tim dan bidang fokus Anda, Anda mungkin tidak memerlukan alat CRM layanan lengkap untuk database ini. Perangkat lunak manajemen proyek dengan tampilan tabel dan bidang khusus menawarkan cara mudah untuk mengatur kontak pemasaran Anda dan membuatnya dapat diakses oleh seluruh tim Anda.

Tampilan tabel dan Bidang Khusus dalam penawaran ClickUp memudahkan seluruh tim untuk mengatur dan mengakses kontak pemasaran

Tergantung pada ukuran perusahaan Anda, Anda bisa memilih untuk membuatnya sederhana dan mengatur informasi ini dalam spreadsheet-dan Anda bisa mengimpornya ke dalam alat manajemen proyek Anda nanti!

Atau, jika Anda tidak keberatan menambahkan platform lain ke tumpukan teknologi Anda, Anda dapat menggunakan alat seperti Buzzstream berfungsi sebagai platform penjangkauan menyeluruh untuk upaya tautan Anda. Namun, kecuali seluruh tim pemasaran Anda menggunakan platform ini, Anda akan kehilangan manfaat kolaboratif dan visibilitas.

Kesimpulan terbesar di sini adalah: **Jangan memisahkan upaya pemasaran bersama Anda!

7. Bagikan Proyek Anda dengan Tampilan Tamu dan Publik

Apakah Anda mengelola klien atau pekerjaan outsourcing perangkat lunak manajemen proyek dapat membuat garis putus-putus yang aman dengan orang-orang di luar organisasi Anda. Ada banyak cara untuk memanfaatkan fitur tamu dan tampilan bersama untuk kampanye SEO Anda.

Berikut ini adalah dua kasus penggunaan utama untuk menyatukan pengguna eksternal dan proyek Anda di satu tempat.

Mengartikulasikan upaya SEO kepada Klien Anda

SEO adalah salah satu komponen yang paling tidak berwujud dari strategi pemasaran digital. Meskipun pelanggan Anda mungkin memahami nilai dari SEO, namun tetap saja akan sangat membantu jika Anda memberikan visibilitas yang jelas kepada mereka tentang apa yang sedang terjadi

Jika Anda cukup beruntung memiliki manajer proyek SEO yang berdedikasi, Anda mungkin sudah memiliki sistem yang baik untuk menjaga klien Anda tetap mendapatkan informasi. Tetapi berbicara dari pengalaman, saya telah menemukan bahwa bahkan ketika Anda mendedikasikan waktu untuk pembaruan ini, jadwal yang sibuk dan zona waktu yang saling bertentangan membuat sulit untuk mempertahankan komunikasi yang konsisten.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu melakukan beberapa pekerjaan ini untuk Anda. Dengan memberikan akses kepada klien Anda untuk jadwal proyek atau tampilan tugas tertentu, mereka dapat mengintip upaya dan kemajuan yang sedang berlangsung kapan saja.

Kuncinya adalah membuatnya tetap sederhana. Jika pelanggan Anda sudah memiliki akses ke semua hal atau kewalahan dengan notifikasi di email mereka, titik akses tambahan ini akan lebih banyak merugikan daripada menguntungkan.

Hanya sedikit klien Anda yang ingin menelusuri setiap tugas untuk melihat detailnya. Sebagai gantinya, berikan mereka gambaran umum tingkat tinggi tentang apa yang sedang terjadi dengan menggunakan tampilan yang dapat diakses melalui URL. Ini akan memberi mereka ketenangan pikiran karena mereka dapat dengan mudah dan sederhana melihat apa yang sedang dikerjakan, terutama jika hanya dengan satu atau dua klik saja.

Untuk klien yang lebih besar atau lebih banyak terlibat, pertimbangkan untuk menambahkan mereka sebagai tamu ke ruang kerja Anda. Namun tetap saja, batasi dan sesuaikan tampilan mereka.

Lebih baik lagi, ciptakan lingkungan tugas yang transparan dari awal proyek dan seterusnya . Hal ini menambahkan lapisan kepercayaan tambahan sejak awal dan memungkinkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk berfokus pada pencapaian tujuan pelanggan Anda.

Kelola Outsource Anda

Beberapa kampanye terbaik adalah hasil dari pemasar internal dan outsourcing. Tim-tim ini tidak akan sesukses ini tanpa manajemen proyek SEO dan alat kolaborasi. Entah itu bekerja dengan penulis konten eksternal atau agen pembuat tautan, mampu berkomunikasi dalam platform yang sama dengan tim internal Anda akan menghemat banyak sekali pekerjaan.

Sama halnya dengan bekerja dengan klien, Anda bisa menciptakan lingkungan kolaboratif dengan visibilitas tertentu ke dalam proyek. Dengan cara ini, Anda akan tetap mendapatkan manfaat dari semua fitur perangkat lunak manajemen proyek terbaik tanpa mengorbankan informasi sensitif perusahaan.

Tampilan Proyek Terbaik untuk Berbagi Pekerjaan

Selain daftar tugas dasar, berikut ini adalah beberapa visualisasi proyek terbaik untuk dibagikan kepada orang-orang di luar organisasi Anda.

Bagan Gantt: Sangat bagus untuk kampanye atau proyek dalam sebuah garis waktu, klien dan kontraktor dapat menggunakan Gantt Charts untuk melihat dengan mudah apakah inisiatif saat ini berjalan dengan baik dan memenuhi ekspektasi.

Dewan Kanban: Tampilan papan sangat bagus karena kesederhanaan dan popularitasnya. Melihat tugas dalam antrean, sedang berlangsung, dan selesai sering kali merupakan hal yang dibutuhkan oleh pelanggan. Dengan cepat memberikan ketenangan pikiran bahwa pekerjaan terus berjalan tanpa perlu selalu menyelami tugas-tugas individual.

**Dasbor: Untuk kampanye yang lebih kompleks, fitur dasbor dapat membantu menyatukan tugas dan data dari berbagai proyek ke dalam satu tampilan. Dengan alat bantu seperti ClickUp, Anda bahkan dapat menyematkan hal-hal seperti laporan dan spreadsheet Google Data Studio di dasbor yang sama!

**Dokumen: Mulai dari rencana strategi SEO hingga konten baru, tim menghabiskan banyak waktu di Docs. Klien atau tim outsourcing Anda lebih akrab dengan dokumen bersama, sehingga menjadikannya kandidat yang tepat untuk kolaborasi. Apakah Anda menggunakan aplikasi terpisah perangkat lunak terpisah seperti Google Docs atau perangkat lunak manajemen proyek Anda memiliki dokumen asli anda pasti akan mengandalkan alat yang bermanfaat ini.

8. Berkomunikasi dengan Bijaksana dengan Media yang Tepat

Di dunia yang semakin jauh dan tidak sinkron dari hari ke hari, memilih metode komunikasi bisa jadi hal yang menakutkan. Tim harus sering belajar berkomunikasi secara efektif melalui email, pesan langsung, komentar tugas, rapat virtual, perekaman layar, dan masih banyak lagi. 🥵

Dengan banyaknya komunikasi lintas fungsi yang terjadi dalam manajemen proyek SEO, kami menghadapi tantangan ini setiap hari. Apakah Anda berkomunikasi dengan klien atau anggota tim internal, memilih bentuk komunikasi terbaik pada waktu yang tepat dapat mencegah frustrasi dan kesalahan yang tidak perlu.

apa saja langkah yang dapat kita ambil untuk meningkatkannya?

1. Tetapkan Pedoman di Seluruh Perusahaan

Memiliki strategi komunikasi internal yang dapat diterapkan di seluruh organisasi Anda. Hal ini membantu semua orang untuk memahami hal yang sama dan mempermudah proses penerimaan anggota tim baru.

2. Membuat dokumen "Bekerja dengan Saya"

Meskipun pedoman organisasi sangat membantu, kita bukanlah robot. Setiap orang memiliki preferensi tentang bagaimana mereka bekerja dan berkomunikasi . Membuat panduan tentang cara bekerja dengan Anda bisa sangat berharga, terutama bagi para manajer.

3. Memanfaatkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Gunakan alat manajemen proyek dengan fitur komunikasi asli. Alat-alat ini memudahkan Anda untuk bekerja dengan tim Anda tanpa harus berpindah-pindah aplikasi. ClickUp, misalnya, memiliki fitur tugas , chat , email , perekaman layar dan lebih dari 1.000 integrasi . 🤩

Fitur Komunikasi Favorit Saya untuk Manajemen Proyek SEO

Saya suka alat perekam layar.

dan bukan hanya karena itu cocok dengan tipe kepribadian saya .

SEO sering kali... disalahpahami. Kemampuan kami untuk mengartikulasikan umpan balik yang mendidik kepada para eksekutif atau klien adalah keterampilan yang kami tingkatkan dari waktu ke waktu. Namun, banyak pertanyaan sederhana yang tidak memiliki jawaban yang sederhana, dan terkadang, itu adalah pertanyaan yang salah untuk memulai!

Dalam situasi seperti ini, langkah pertama yang saya lakukan adalah merekam layar. Ini adalah titik temu antara mengirim segunung teks dan melakukan panggilan virtual. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan utama:

• Umpan balik kepada tim Anda atau departemen lain
• Meninjau data dengan Klien
• Umpan balik kepada manajer dan eksekutif
• Membuat SOP

Ada banyak alat perekam layar gratis yang bisa membantu Anda melakukan hal ini. Kecuali jika perangkat lunak manajemen proyek Anda sudah memiliki fitur ini

Dengan Klip dengan ClickUp anda dapat memulai perekaman langsung di dalam tugas, atau dari bilah alat, tanpa harus mengunduh ekstensi chrome lainnya. Anda juga dapat membuat tautan untuk mengirim video secara langsung.

Tip Bonus: Saat mengirim video, sertakan panjang video dan TL; DR atau ringkasan singkat tentang apa yang Anda bahas. Ini menetapkan ekspektasi dan penerima akan menghargainya!

Rangkullah Metodologi Anda sendiri

Semoga tips manajemen proyek SEO ini dapat membantu Anda menghemat waktu! Tidak ada satu metode yang cocok untuk semua untuk mengelola tugas SEO Anda. Manfaatkan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat disesuaikan dan buatlah proses yang paling masuk akal untuk tim Anda. Yang paling penting, tetap optimalkan alur kerja Anda seperti halnya Anda melakukan kampanye SEO.

Saya telah menggunakan ClickUp untuk mengelola proyek SEO sejak tahun 2018. Bahkan, saya sangat menyukainya sehingga saya bergabung dengan perusahaan ini pada tahun 2020! Misi kami adalah membuat dunia menjadi lebih produktif di tempat kerja. Ingin tahu lebih dekat bagaimana hal ini bisa dilakukan di platform kami? Ikuti test drive gratis selamanya dan mulai dengan Templat manajemen proyek SEO .

Jika Anda sudah terbiasa dengan perangkat lunak yang sudah ada, Anda bisa menerapkan beberapa tips yang saya sebutkan dengan alat yang Anda gunakan saat ini. Jangan khawatir, anda selalu dapat mengimpornya nanti ! 😉

Saya ingin sekali mendengar tentang pendekatan Anda sendiri terhadap manajemen proyek SEO! Terhubung dengan saya di Linkedin atau Twitter .