Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membuat agenda mungkin terasa menakutkan, tapi kami siap membantu! Mungkin terlihat tidak perlu pada awalnya, tapi apa alternatifnya? Menulis rencana Anda dengan pena dan kertas? Ini bukan tahun 1990 lagi!
Ada alasan mengapa begitu banyak tim terkemuka beralih ke ClickUp untuk rapat dan agenda mereka. ClickUp memiliki beragam fitur yang akan membantu Anda dalam segala hal, mulai dari jadwal sederhana hingga itinerary canggih untuk rapat tim. Ayo mulai!
12 Fitur Terbaik ClickUp untuk Merencanakan Pertemuan
Berikut adalah fitur terbaik untuk merencanakan rapat atau membuat agenda rapat menggunakan ClickUp:
1. Notepad
Langkah pertama dalam segala hal adalah membuat rencana, atau setidaknya seharusnya begitu. Banyak dari kita enggan membuat rencana karena terlihat seperti proses yang rumit dan tidak perlu, tapi kami menyederhanakannya di ClickUp! Notepad memungkinkan Anda mencatat ide-ide secara cepat saat Anda memikirkannya. Bagaimana jika Anda berada di tim ClickUp kantor dan tidak ingin rekan kerja melihat rencana makan malam Anda malam ini? Itulah keunggulan notepad—sepenuhnya pribadi untuk Anda. Selain itu, Anda dapat menambahkannya sebagai ekstensi Chrome dan menggunakannya kapan saja saat menjelajah web. Notepad ini terhubung dengan akun ClickUp utama Anda! Ini adalah tempat yang bagus untuk memulai pembuatan agenda dan memberi Anda cara untuk mencatat pikiran Anda saat muncul.
2. Daftar dan tanggal jatuh tempo tugas
Anda dapat menetapkan tanggal jatuh tempo untuk seluruh daftar atau tugas itu sendiri. Fitur ini sangat penting jika Anda memiliki tugas-tugas tertentu yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai. Pastikan tanggung jawab terpenuhi dan semua orang berada di halaman yang sama mengenai kapan tugas-tugas harus diselesaikan dengan menggunakan tanggal jatuh tempo! Salah satu ide adalah menambahkan agenda rapat ke deskripsi tugas, lihat di bawah!
3. Deskripsi tugas
Setelah Anda mengetahui kapan rapat akan diadakan dan telah membuat beberapa ide dasar, saatnya untuk menyusun agenda dan meminta tim Anda memberikan masukan. Di ClickUp, kami menempatkan agenda di deskripsi tugas dan Anda bahkan dapat mengeditnya sesuai keinginan dengan fitur pengeditan teks kaya. Orang-orang dapat menggunakan komentar untuk memberikan ide mereka dan menambahkan ke agenda.
4. Komentar yang ditugaskan
Setelah semua orang menambahkan ide mereka, Anda dapat menggunakan kolom komentar untuk membuat tugas atau tindakan yang harus dilakukan oleh masing-masing orang dengan komentar yang ditugaskan. Fitur-fitur lainnya sangat berguna untuk memastikan pertanggungjawaban dan memastikan semua hal yang diperlukan untuk rapat selesai tepat waktu!
5. Extensi Chrome
Misalnya, Anda sedang browsing web dan menyadari bahwa Anda perlu membuat tugas dari situs web yang sedang Anda lihat agar bisa dibahas dalam rapat mendatang… ClickUp punya solusinya! Ekstensi Chrome kami memungkinkan Anda membuat tugas dengan cepat dari situs web yang sedang Anda lihat. Anda bahkan bisa mengatur Daftar default sehingga Anda bisa dengan mudah menambahkan tugas ke Daftar rapat Anda.
6. Template tugas
Template tugas baru kami memungkinkan Anda menyimpan tugas yang sering digunakan berulang kali. Ini sangat cocok untuk rapat. Di ClickUp, kami memulai setiap rapat dengan membahas standup mingguan kami, jadi template tugas sangat ideal untuk memastikan kami mengikuti proses umum yang sama setiap kali. Hal ini juga memastikan konsistensi terlepas dari siapa yang bertugas atau mengelola. Pastikan Anda memanfaatkan fitur powerful ini saat merencanakan rapat berikutnya.
7. Tugas berulang
Hampir setiap kantor memiliki tugas-tugas tertentu yang harus diselesaikan secara terjadwal. Tugas berulang sangat cocok untuk ini dan merupakan cara yang bagus untuk memastikan tugas-tugas yang sama diselesaikan pada jadwal yang telah ditentukan atau dibuka kembali setelah ditutup. Tugas berulang kami sangat tangguh dan memungkinkan kombinasi yang hampir tak terbatas. Fitur ini benar-benar membedakan ClickUp dari pesaing dan akan memudahkan Anda menjadwalkan tugas-tugas yang Anda lakukan setiap minggu.
8. Ketergantungan
Banyak dari kita memiliki tugas yang tidak bisa diselesaikan hingga rapat selesai atau agenda dibuat… di sinilah ketergantungan berperan! Ketergantungan memungkinkan Anda memiliki tugas yang menunggu atau menghalangi tugas lain, sehingga tidak ada kebingungan tentang kapan Anda bisa mulai.
9. Tag
Tag adalah cara yang sangat baik untuk melacak semua tugas yang terkait dengan rapat Anda, bahkan jika tugas-tugas tersebut berada di daftar yang berbeda. Anda dapat dengan mudah menandai semua tugas standup Anda dengan "standup" dan mengaksesnya di seluruh daftar dengan filter.
10. Kalender
Anda dapat melihat semua tugas Anda beserta batas waktunya dengan mudah di kalender Anda. Sebagai bonus, kami memiliki sinkronisasi dua arah dengan Google Calendar, sehingga Anda juga dapat melihat tugas ClickUp Anda di Google Calendar, baik secara online maupun melalui aplikasi seluler.
11. Daftar Periksa
Anda dapat menggunakan daftar periksa di dalam tugas, atau di dalam notepad sesuai kebutuhan Anda. Seringkali di ClickUp, jika hanya satu orang yang memimpin rapat untuk tim, dia akan menggunakan daftar periksa di dalam notepad-nya karena ini adalah cara yang mudah untuk mencatat catatan rapat yang efisien. Daftar periksa ini "cerdas", jadi Anda dapat mencentangnya secara fisik dan menempatkannya di bawah tugas lain jika dua tugas terkait.
Jika rapat bersifat kolaboratif, seringkali ide yang baik adalah menggunakan daftar periksa dalam tugas sehingga setiap rekan kerja dapat mencentang item daftar periksa mereka.
12. Gunakan Slack
Apakah tim Anda menggunakan Slack untuk berkomunikasi dan menghilangkan email yang tidak perlu? Atau mungkin tim remote Anda tersebar di berbagai zona waktu dan Slack menjadi alat vital untuk berbagi catatan dan perkembangan? Maka ClickUp juga dapat membantu Anda di sini. Jika ada ide bagus atau tugas muncul dalam percakapan Slack, Anda dapat secara otomatis mengubah pesan Slack tersebut menjadi tugas atau komentar. Lihat lebih lanjut tentang cara Slack bekerja dengan ClickUp.
Kesimpulan
Daftar ini semakin panjang, dan ada alasannya! Kami memiliki banyak fitur yang dirancang khusus untuk membuat agenda dan merencanakan rapat. Semua fitur ini sangat fleksibel, jadi apapun kebutuhan Anda, kami siap membantu!