"Kami kehilangan data tentang pola perilaku pengguna yang diperlukan untuk membuat keputusan periklanan. Tolong tambahkan sebelum kami kirimkan hari ini. "
ATAU
"Saya rasa laporan ini dapat memperoleh manfaat dari data tambahan di seluruh dimensi bisnis. Bisakah Anda melihatnya nanti?"
Manakah di antara keduanya yang lebih baik? Tergantung!
Kalimat pertama menjelaskan dengan tepat apa yang diharapkan dari Anda dan mengapa tanpa ada ambiguitas-ini adalah bentuk komunikasi langsung. Kalimat kedua, meskipun terlihat tidak tepat, membuka percakapan, memberikan ruang untuk ide dan negosiasi melalui komunikasi tidak langsung.
Kedua gaya komunikasi ini memiliki tempatnya masing-masing di tempat kerja. Dalam artikel blog ini, kita akan melihat mengapa dan bagaimana.
Rangkuman 60 Detik
Komunikasi langsung terjadi jika pesan Anda jelas, lugas, dan tidak ambigu. Hal ini mendorong kejelasan, meminimalkan kesalahpahaman, dan meningkatkan kolaborasi
Komunikasi langsung tidak dibatasi oleh saluran. Anda dapat mengikuti gaya langsung dengan:
- Obrolan waktu nyata
- Mengomentari dokumen atau papan tulis
- Modul tugas dalam alat manajemen proyek
Situasi terbaik untuk menggunakan komunikasi langsung adalah saat:
- Memberikan instruksi
- Mendokumentasikan proses dan prosedur
- Memberikan umpan balik
- Mengkomunikasikan pembaruan standar
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang contoh komunikasi langsung, teknik produktivitas, dan kiat untuk beradaptasi dengan kedua gaya tersebut, teruslah membaca.
Coba ClickUp secara gratis untuk memenuhi semua kebutuhan komunikasi di tempat kerja Anda.
Memahami Komunikasi Langsung
Gaya komunikasi langsung mengacu pada pertukaran informasi atau instruksi yang lugas dan tidak ambigu. Pesan disampaikan dengan jelas dan eksplisit tanpa bergantung pada petunjuk, makna tersirat, atau isyarat nonverbal.
Karakteristik utama dari komunikasi langsung meliputi:
- Kejelasan: Disampaikan dengan bahasa yang sederhana dan ringkas, sehingga meminimalkan kesenjangan komunikasi di tempat kerja
- Kekhususan: Mencakup detail yang tepat dan dapat ditindaklanjuti untuk menghindari kesalahpahaman
- Transparansi: Komunikasi terbuka dengan maksud dan tujuan yang dinyatakan dengan jelas
- Ketegasan: Sering kali percaya diri dan instruktif
- Akuntabilitas: Melibatkan tanggung jawab atas kata-kata Anda dan dampaknya terhadap penerima
Secara teori, gaya langsung terdengar seperti cara terbaik untuk bekerja. Apa yang salah dengan komunikasi yang transparan, tegas, dan jelas? Banyak, sebenarnya. Jadi, dalam praktiknya, komunikasi tidak langsung juga sangat berguna.
Komunikasi Langsung vs Komunikasi Tidak Langsung
Ada berbagai gaya komunikasi di tempat kerja. Komunikasi tidak langsung, gaya yang mengutamakan bahasa tubuh, isyarat visual, dan pesan tersirat, dapat menjadi alat yang ampuh dalam situasi tertentu. Hal ini ditandai dengan:
- Akuntabilitas penerima: Penerima berperan aktif dalam memahami dan menafsirkan pesan yang dimaksud
- Pemahaman bersama: Konteks dan kosakata umum membuat pemahaman menjadi lebih mudah
- Ambiguitas yang disengaja: Hindari konfrontasi atau permusuhan dengan meredam pukulan
Perbedaan antara komunikasi langsung dan tidak langsung
Mari kita rangkum perbedaannya.
| Fitur | Komunikasi langsung | Komunikasi tidak langsung |
|---|---|---|
| Pengiriman | Jelas, eksplisit, dan lugas | Halus, tersirat, dan bergantung pada konteks |
| Tujuan | Memberikan instruksi yang jelas secara efisien | Menjaga keharmonisan dan menghindari konfrontasi |
| Nada | Tegas dan percaya diri | Hati-hati atau sugestif |
| Kejelasan | Tinggi; menyisakan sedikit ruang untuk salah tafsir | Rendah hingga sedang; dapat bersifat ambigu |
| Risiko | Mungkin terkesan blak-blakan atau tidak sensitif | Dapat menyebabkan kesalahpahaman |
Kasus penggunaan terbaik untuk komunikasi langsung dan tidak langsung
Tidak ada gaya komunikasi yang benar atau salah, yang ada hanyalah gaya yang paling tepat dalam situasi tertentu. Artinya, ada kondisi dan situasi tertentu ketika satu gaya mungkin lebih cocok daripada yang lain.
Kondisi ideal untuk menggunakan komunikasi langsung adalah:
- Ketika kejelasan dan ketepatan sangat penting
- Ketika keterbatasan waktu menuntut efisiensi
- Ketika penerima tidak memiliki konteks yang lengkap
- Saat menangani masalah yang memerlukan pertanggungjawaban atau umpan balik segera
Katakanlah Anda sedang memberikan instruksi kepada karyawan magang tentang laporan penting yang sedang mereka kerjakan. Komunikasi langsung diperlukan di sini. Ini bisa berupa sesuatu seperti:
"Saya ingin Anda membuat grafik dan bagan untuk bagian analisis laporan ini di Google Spreadsheet. Gunakan warna merek, dan tautkan sumber data di Sheet yang sama. Kirimkan kepada saya untuk ditinjau pada akhir minggu ini. "
Jika Anda berbicara dengan valet di restoran tempat Anda memarkir mobil, Anda dapat mengatakan, "Tolong matikan lampu sebelum Anda mematikan kunci kontak karena ada masalah dengan auto-off. " Pada dasarnya, di sini, Anda membutuhkan komunikasi langsung karena petugas valet tidak mengetahui mobil Anda!
Kondisi ideal untuk menggunakan komunikasi tidak langsung adalah:
- Situasi sensitif atau rawan konflik
- Hubungan hirarkis atau norma budaya yang mengutamakan kesopanan
- Kelompok kecil orang yang memiliki sejarah bersama dan konteks yang komprehensif
- Saat membina hubungan jangka panjang dan menghindari potensi pelanggaran
Mengatakan kepada seseorang "Anda dipecat," secara langsung mungkin akan menjadi berita yang bagus di TV, namun bukan gaya komunikasi yang ideal di tempat kerja mengingat sifat berita yang sensitif. Dalam situasi seperti itu, komunikasi tidak langsung yang penuh empati akan sangat membantu.
Brian Chesky, CEO Airbnb, mengumumkan pemutusan hubungan kerja karena pandemi ini.
"Hari ini, saya harus mengonfirmasi bahwa kami mengurangi jumlah tenaga kerja Airbnb... Saya akan membagikan detail sebanyak mungkin tentang bagaimana saya sampai pada keputusan ini, apa yang kami lakukan untuk mereka yang keluar, dan apa yang akan terjadi selanjutnya. "
"Hari ini, saya harus mengonfirmasi bahwa kami mengurangi jumlah tenaga kerja Airbnb... Saya akan membagikan detail sebanyak mungkin tentang bagaimana saya sampai pada keputusan ini, apa yang kami lakukan untuk mereka yang keluar, dan apa yang akan terjadi selanjutnya. "
Seperti yang Anda lihat, meskipun tidak langsung, hal ini tidak mengaburkan atau menghilangkan tanggung jawab. Bahkan, justru sebaliknya.
Dalam kasus di mana tim telah bekerja bersama dalam waktu yang lama dan memiliki kosakata yang sama, komunikasi tidak langsung juga dapat digunakan. "Kami BYOD" atau "masalahnya hanya ada di EUD" akan sangat masuk akal bagi mereka yang ada di dalam grup. Begitu juga dengan meme dari The Office! 😀
Jadi, bagaimana cara kita berkomunikasi?
Saluran Komunikasi Langsung di Tempat Kerja
Lingkungan tempat Anda bekerja adalah saluran yang sangat baik untuk komunikasi langsung. Ini bisa berupa ruang konferensi di kantor Anda atau alat kolaboratif seperti ClickUp. Inilah cara kerjanya.
Interaksi tatap muka
Percakapan langsung membutuhkan dua orang-pembicara dan penerima. Cara paling efektif untuk melakukannya adalah dengan berbicara secara langsung. Ini memungkinkan:
- Interaksi dan klarifikasi waktu nyata, jika diperlukan
- Umpan balik instan dari penerima tentang bagaimana pesan diterima
- Penerimaan atau penolakan aktif terhadap instruksi
Obrolan virtual
Ketika Anda tidak dapat melakukan interaksi tatap muka, hal terbaik berikutnya adalah obrolan online. Hal ini pasti terjadi:
- Sinkron, membuat percakapan lebih mudah dilakukan
- Didukung oleh file, gambar, catatan, dll.
- Didokumentasikan untuk dirujuk nanti
ClickUp Chat adalah alat yang hebat untuk tujuan ini. Alat ini memungkinkan Anda untuk membuat saluran dari folder, sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah platform. Anda bisa menandai orang, menautkan tugas, menyertakan catatan, dan membalas dengan emoji.
Jaga agar semua komunikasi Anda tetap dalam konteks dalam alat manajemen proyek Anda. Buat tugas langsung dari pesan, sinkronisasi cepat dengan rekan tim, tindak lanjuti tugas, dan banyak lagi.
Misalnya, saat Anda memerlukan pembaruan cepat pada suatu tugas, Anda dapat mengirim pesan langsung seperti, "Hai Chad, bisakah Anda membagikan status proposal klien pada siang hari ini?" Ketika Chad merespons dengan meminta beberapa data dari Jane, Chad dapat menandainya, dan Anda dapat membuat tugas dan menugaskannya!
Tugas dalam manajemen proyek
Cara terbaik untuk memuat semua informasi tentang bagian tertentu dari pekerjaan adalah di satu tempat. ClickUp Tasks menawarkan cara yang efektif untuk melakukan hal ini. Setelah ada tugas yang dibuat untuk semua yang ingin Anda kerjakan, Anda bisa melakukannya:
- Jelaskan tugas di bagian deskripsi
- Tambahkan daftar periksa sebagai kriteria penerimaan
- Menugaskan tugas kepada orang-orang untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas apa
- Gunakan komentar bersarang untuk komunikasi tim
Komentar sebagai percakapan
Kita telah melihat komentar bersarang di ClickUp Tasks di atas. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur komentar di Papan Tulis ClickUp, Peta Pikiran, dan Dokumen.
Misalnya, pada papan tulis dengan peta proses, Anda dapat menambahkan komentar tentang langkah yang hilang. Pada file desain yang dibagikan dalam Clickup, Anda bisa memberi komentar umpan balik, seperti "Harap perbarui desain agar sesuai dengan pedoman merek terbaru. "
Bila diperlukan, dengan ClickUp Assign Comments, Anda dapat menentukan orang tertentu dan menandai orang yang ditugaskan atau semua orang yang terlibat dalam proyek.
Mari kita lihat beberapa contoh bagaimana hal ini dapat terjadi di seluruh saluran komunikasi ini.
Contoh Komunikasi Langsung
Komunikasi langsung sangat cocok untuk memberikan instruksi spesifik, terutama jika penerima melakukan sesuatu untuk pertama kalinya.
Petunjuk: Contoh terbaik dari komunikasi langsung adalah panduan langkah demi langkah atau diagram alir. Panduan gaya konten akan membantu peserta magang mempublikasikan pekerjaan mereka secara konsisten dan sesuai dengan merek.
Kebijakan dan prosedur: Buat Wikipedia mini tentang proses internal Anda menggunakan alat komunikasi di tempat kerja seperti ClickUp Documents. Nyatakan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan di organisasi Anda agar dapat dilihat oleh semua orang.
Untuk menyusun pengumuman dalam organisasi Anda, cobalah templat rencana komunikasi ini.
Umpan balik: "Laporan terakhir Anda telah diteliti dengan baik, namun formatnya sulit dibaca. Tolong gunakan templat yang disediakan untuk laporan mendatang untuk meningkatkan keterbacaan. " Umpan balik langsung seperti ini dengan jelas mengomunikasikan masalah dan memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan.
Kolaborasi tim: Tidak semua komunikasi langsung dilakukan antara dua orang. Gunakan dalam diskusi kelompok, rapat, dan aktivitas kolaborasi tim di seluruh organisasi Anda.
Misalnya, selama rapat perencanaan sprint, Anda dapat mengatakan, "Mari kita prioritaskan tugas integrasi API terlebih dahulu dan menugaskan John untuk menangani dependensi front-end. Bisakah kita menetapkan tenggat waktu hari Jumat untuk meninjau perkembangannya?"
Pembaruan rutin: Terkadang Anda bisa mengotomatiskan beberapa aktivitas agar semua orang dalam tim mendapatkan pesan. Bilah Alat Multi-Tugas ClickUp membantu mengelola banyak tugas, menetapkan tanggung jawab, menetapkan tenggat waktu, dan memberikan komentar sekaligus.
Setelah Anda memahami seperti apa komunikasi langsung di dunia nyata, mari kita lihat mengapa komunikasi langsung itu penting.
Meningkatkan Produktivitas melalui Komunikasi Langsung
Komunikasi langsung menghilangkan keraguan. Ini membantu pembicara berbicara dengan bebas dan penerima memahami dengan cepat. Hal ini menghemat waktu dan tenaga bagi keduanya, yang pada akhirnya mengarah pada kolaborasi tim yang lebih baik dan peningkatan produktivitas. Berikut ini adalah cara untuk menerapkannya di tempat kerja Anda.
Menyediakan data: Lebih mudah untuk mengirim dan menerima komunikasi langsung jika berakar pada data keras. Gunakan Dasbor ClickUp untuk ini. Sebagai contoh, Anda dapat mengatakan, "Jumlah prospek yang kami hasilkan minggu ini sama, tetapi konversi turun 40%. Apakah kita tahu apa yang terjadi?"
📖 Bonus Baca: Cara berbagi informasi dengan rekan satu tim
Membuat anggota tim bertanggung jawab: Untuk akuntabilitas yang lebih baik, tetapkan tujuan yang SMART. Kemudian, aturlah di ClickUp Goals, sehingga setiap orang dapat mengakses tujuan mereka dan melacak kemajuannya.
Meminimalkan redundansi: Jangan membuat karyawan mengulang-ulang penjelasan di standup. Gunakan ClickUp Brain untuk secara otomatis membuat laporan standup dan gunakan waktu yang dihemat untuk interaksi yang lebih bermakna.
Tips untuk Individu dengan Gaya Komunikasi yang Berbeda
Gaya komunikasi yang Anda gunakan hampir sepenuhnya bergantung pada situasi. Jadi, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat ketika menerapkannya.
Jika gaya utama Anda adalah komunikasi langsung
Perhatikan nada bicara Anda: Langsung hanyalah sebuah lompatan, lompatan, dan lompatan jauh dari kata kasar. Jadi, jaga nada bicara Anda tetap profesional dan penuh perhatian. Gunakan bahasa yang sopan. Sertakan ucapan terima kasih dan penghargaan Anda.
Mendengarkan secara aktif: Komunikator langsung sering kali berfokus pada penyampaian pesan mereka, tetapi itu saja tidak cukup. Berlatihlah mendengarkan secara aktif. Perhatikan baik-baik apa yang dikatakan orang lain tanpa menyela.
Perhatikan umpan balik: Amati isyarat nonverbal dari penerima pesan Anda, seperti mengangguk atau berkata. Baca ruangan dan sesuaikan pesan Anda.
Beradaptasi dengan audiens Anda: Perhatikan langkah Anda, terutama saat berhadapan dengan individu dari budaya atau konteks di mana komunikasi tidak langsung merupakan hal yang biasa. Pastikan komunikasi langsung tidak menyinggung perasaan.
Gunakan komunikasi tidak langsung jika diperlukan: Berkomunikasi secara langsung di tempat kerja dapat menjadi teknik yang berguna. Menambahkan empati dapat secara signifikan meningkatkan kualitas interaksi.
Misalnya, alih-alih mengatakan, "Kami harus segera menyelesaikannya," cobalah, "Saya tahu ini adalah tenggat waktu yang ketat, tetapi upaya Anda sangat penting untuk memenuhinya. "
Pendekatan ini memvalidasi emosi orang lain sambil tetap jelas dalam menyampaikan ekspektasi.
Jika gaya yang Anda sukai adalah komunikasi tidak langsung
Jangan bertele-tele: Komunikasi tidak langsung bukan berarti tidak jelas atau tidak bertanggung jawab. Faktanya, komunikasi tidak langsung adalah berbicara dengan empati dan kehalusan. Jangan salah mengartikan tidak langsung sebagai tidak jelas.
Misalnya, alih-alih membingkai umpan balik Anda sebagai, "Bagian ini mungkin perlu diperbaiki," katakan, "Saya pikir menambahkan studi kasus di sini akan memperkuat argumen Anda. "
Percaya diri: Ketegasan bukanlah ciri komunikasi tidak langsung. Komunikator tidak langsung ragu-ragu untuk mengungkapkan kebutuhan atau pendapat mereka dengan tegas. Latihlah ketegasan yang sopan. Hal ini terutama penting dalam komunikasi horizontal dan mengelola.
Beradaptasi dengan komunikator langsung: Komunikator tidak langsung terkadang menganggap komunikasi langsung sebagai serangan atau penyergapan. Namun, tim yang berfungsi tinggi sering kali bersifat langsung.
Pahami bahwa cara lain (langsung) belum tentu merupakan cara yang salah. Hindari mengandalkan petunjuk atau isyarat halus saat bekerja dengan komunikator langsung. Terima mereka apa adanya dan bicaralah secara langsung dan eksplisit.
Komunikasi Efektif (Langsung atau Tidak) dengan ClickUp
Dalam dunia kerja pengetahuan, komunikasi interpersonal adalah fondasi kesuksesan. Persyaratan, pengarahan, klarifikasi, ide, umpan balik, proses, pembaruan-setiap hari adalah kumpulan dari berbagai macam komunikasi langsung dan tidak langsung.
Alat manajemen proyek dan kolaborasi yang komprehensif seperti ClickUp tidak hanya memungkinkan hal ini tetapi juga meningkatkannya. ClickUp Docs dan ClickUp Tasks membantu mengomunikasikan berbagai hal sebelum pekerjaan dimulai.
Komentar dan ClickUp Chat memungkinkan bolak-balik ide selama proyek berlangsung. Dasbor ClickUp sangat bagus untuk ulasan dan retrospeksi. Seiring waktu, ClickUp menjadi sumber tunggal pengetahuan organisasi Anda, menambah nilai bagi semua orang yang masuk ke dalam sistem.
Lihat bagaimana ClickUp dapat membantu Anda berkomunikasi secara efektif. Coba ClickUp hari ini secara gratis!