Cara Menggunakan Komunikasi Langsung untuk Meningkatkan Produktivitas

"Kami kehilangan data tentang pola perilaku pengguna yang diperlukan untuk membuat keputusan periklanan. Tolong tambahkan sebelum kami kirimkan hari ini."

ATAU

"Saya rasa laporan ini dapat memperoleh manfaat dari data tambahan di seluruh dimensi bisnis. Bisakah Anda melihatnya nanti?"

Mana yang lebih baik dari keduanya? Tergantung!

Kalimat pertama menjelaskan dengan tepat apa yang diharapkan dari Anda dan mengapa tanpa ada ambiguitas-ini adalah bentuk komunikasi langsung. Kalimat kedua, meskipun terlihat tidak tepat, membuka percakapan, memberikan ruang untuk ide dan negosiasi melalui komunikasi tidak langsung.

Kedua gaya komunikasi ini memiliki tempatnya masing-masing di tempat kerja. Dalam artikel blog ini, kita akan melihat mengapa dan bagaimana.

⏰ Ringkasan 60 Detik

Komunikasi langsung terjadi ketika pesan Anda jelas, lugas, dan tidak ambigu. Hal ini mendorong kejelasan, meminimalkan kesalahpahaman, dan meningkatkan kolaborasi

Komunikasi langsung tidak dibatasi oleh saluran. Anda dapat mengikuti gaya langsung dengan:

• Obrolan waktu nyata
• Komentar pada dokumen atau papan tulis
• Modul tugas dalam alat manajemen proyek

Situasi terbaik untuk menggunakan komunikasi langsung adalah saat:

• Memberikan instruksi
• Mendokumentasikan proses dan prosedur
• Memberikan umpan balik
• Mengkomunikasikan pembaruan standar

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang contoh komunikasi langsung, teknik produktivitas, dan kiat-kiat untuk beradaptasi dengan kedua gaya tersebut, teruslah membaca.

Mencoba ClickUp secara gratis untuk memenuhi semua kebutuhan komunikasi di tempat kerja Anda.

Memahami Komunikasi Langsung

Gaya komunikasi langsung mengacu pada pertukaran informasi atau instruksi yang lugas dan tidak ambigu. Pesan disampaikan dengan jelas dan eksplisit tanpa bergantung pada petunjuk, makna tersirat, atau isyarat nonverbal.

Karakteristik utama komunikasi langsung meliputi:

• Kejelasan: Disampaikan dalam bahasa yang sederhana dengan cara yang ringkas, meminimalkankesenjangan komunikasi di tempat kerja
  • Kekhususan: Mencakup detail yang tepat dan dapat ditindaklanjuti untuk menghindari kesalahpahaman
• Transparansi: Komunikasi terbuka dengan maksud dan tujuan yang dinyatakan dengan jelas
• Ketegasan: Sering kali percaya diri dan instruktif
• Akuntabilitas: Melibatkan tanggung jawab atas kata-kata Anda dan dampaknya terhadap penerima

Secara teori, gaya langsung terdengar seperti cara terbaik untuk bekerja. Apa yang salah dengan komunikasi yang transparan, tegas, dan jelas? Banyak, sebenarnya. Jadi, dalam praktiknya, komunikasi tidak langsung juga sangat berguna.

Komunikasi Langsung vs Komunikasi Tidak Langsung

Ada beberapa perbedaan gaya komunikasi di tempat kerja . Komunikasi tidak langsung, gaya yang mengutamakan bahasa tubuh, isyarat visual, dan pesan implisit, dapat menjadi alat yang ampuh dalam situasi tertentu. Hal ini ditandai dengan:

• Akuntabilitas penerima: Penerima memainkan peran aktif dalam memahami dan menafsirkan pesan yang dimaksud
• Pemahaman bersama: Konteks dan kosakata yang umum membuat pemahaman lebih mudah
• Ambiguitas yang disengaja: Menghindari konfrontasi atau permusuhan dengan meredam pukulan

Perbedaan antara komunikasi langsung dan tidak langsung

Mari kita rangkum perbedaannya.

perbedaan antara komunikasi langsung dan tidak langsung

Kasus penggunaan terbaik untuk komunikasi langsung dan tidak langsung

Tidak ada gaya komunikasi yang benar atau salah, yang ada hanyalah gaya yang paling tepat dalam situasi tertentu. Ini berarti bahwa ada kondisi dan situasi tertentu ketika satu gaya mungkin lebih cocok daripada yang lain.

Kondisi ideal untuk menggunakan komunikasi langsung adalah:

• Ketika kejelasan dan ketepatan sangat penting
• Ketika keterbatasan waktu menuntut efisiensi
• Ketika penerima tidak memiliki konteks yang lengkap
• Ketika menangani masalah yang membutuhkan pertanggungjawaban atau umpan balik segera

Katakanlah Anda memberikan instruksi kepada karyawan magang tentang laporan penting yang sedang mereka kerjakan. Komunikasi langsung diperlukan di sini. Ini bisa berupa sesuatu seperti:

"Saya ingin Anda membuat grafik dan bagan untuk bagian analisis laporan ini di Google Spreadsheet. Gunakan warna merek, dan tautkan sumber data di Sheet yang sama. Kirimkan kepada saya untuk ditinjau pada akhir minggu ini."

Jika Anda berbicara dengan pelayan di restoran tempat Anda memarkir mobil, Anda dapat mengatakan, "Tolong matikan lampu sebelum Anda mematikan kunci kontak karena ada masalah dengan auto-off." Pada dasarnya, di sini, Anda membutuhkan komunikasi langsung karena petugas valet tidak mengetahui mobil Anda!

Kondisi ideal untuk menggunakan komunikasi tidak langsung adalah:

• Situasi yang sensitif atau rawan konflik
• Hubungan hierarkis atau norma budaya yang mengutamakan kesopanan
• Kelompok kecil orang yang memiliki sejarah bersama dan konteks yang komprehensif
• Ketika membina hubungan jangka panjang dan menghindari potensi pelanggaran

Memberi tahu seseorang "Anda dipecat," secara langsung mungkin bagus untuk acara TV, namun bukan gaya komunikasi yang ideal di tempat kerja mengingat sifat berita yang sensitif. Dalam situasi seperti itu, komunikasi tidak langsung yang penuh empati akan sangat membantu. Brian Chesky, CEO Airbnb, mengumumkan PHK karena pandemi tersebut.

"Hari ini, saya harus mengonfirmasi bahwa kami mengurangi jumlah tenaga kerja Airbnb... Saya akan membagikan detail sebanyak mungkin tentang bagaimana saya sampai pada keputusan ini, apa yang kami lakukan untuk mereka yang keluar, dan apa yang akan terjadi selanjutnya."

Seperti yang Anda lihat, meskipun tidak langsung, ini bukanlah pengaburan atau penghilangan pertanggungjawaban. Bahkan, justru sebaliknya.

Dalam kasus-kasus di mana tim telah bekerja bersama dalam waktu yang lama dan memiliki kosakata yang sama, komunikasi tidak langsung juga bisa digunakan. "Kami BYOD" atau "masalahnya hanya ada di EUD" akan masuk akal bagi mereka yang berada di dalam grup. Begitu juga dengan meme dari The Office! 😀

Jadi, bagaimana kita berkomunikasi?

Saluran Komunikasi Langsung di Tempat Kerja

Setiap lingkungan tempat Anda bekerja adalah saluran yang sangat baik untuk komunikasi langsung. Ini bisa berupa ruang konferensi di kantor Anda atau alat kolaboratif seperti ClickUp . Inilah cara kerjanya.

Interaksi tatap muka

Percakapan langsung membutuhkan dua orang-pembicara dan penerima. Cara paling efektif untuk melakukan ini adalah dengan berbicara secara tatap muka. Ini memungkinkan:

• Interaksi dan klarifikasi waktu nyata, jika diperlukan
• Umpan balik instan dari penerima tentang bagaimana pesan diterima
• Penerimaan atau penolakan aktif terhadap instruksi

Obrolan virtual

Ketika Anda tidak dapat melakukan interaksi tatap muka, hal terbaik berikutnya adalah obrolan online. Hal ini sudah pasti:

• Sinkron, membuat percakapan lebih mudah dilakukan
• Didukung oleh file, gambar, catatan, dll.
• Didokumentasikan untuk dirujuk nanti Obrolan ClickUp adalah alat yang hebat untuk tujuan ini. Alat ini memungkinkan Anda untuk membuat saluran dari folder, sehingga Anda tidak perlu berpindah-pindah platform. Anda bisa menandai orang, menautkan tugas, menyertakan catatan, dan membalas dengan emoji.

Jaga semua komunikasi Anda dalam konteks dalam alat manajemen proyek Anda. Buat tugas langsung dari pesan, lakukan SyncUp cepat dengan rekan tim, tindak lanjuti tugas, dan banyak lagi.

Misalnya, ketika Anda memerlukan pembaruan cepat pada sebuah tugas, Anda dapat mengirim pesan langsung seperti, "Hai Chad, bisakah Anda membagikan status proposal klien pada siang hari?" Ketika Chad merespons dengan meminta beberapa data dari Jane, Chad dapat menandainya, dan Anda dapat membuat tugas dan menugaskannya!

komunikasi langsung menjadi mudah dengan ClickUp Chat_

Tugas dalam manajemen proyek

Cara terbaik untuk menampung semua informasi tentang bagian tertentu dari pekerjaan adalah di satu tempat. Tugas ClickUp menawarkan cara yang efektif untuk melakukan hal ini. Setelah ada tugas yang dibuat untuk semua yang ingin Anda kerjakan, Anda bisa melakukannya:

• Menjelaskan tugas di bagian deskripsi
• Menambahkan daftar periksa sebagai kriteria penerimaan
• Menugaskan tugas kepada orang-orang untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas apa
• Gunakan komentar bersarang untukkomunikasi tim

berkomunikasi lebih baik dengan ClickUp Tasks_

Komentar sebagai percakapan

Kita telah melihat komentar bersarang di ClickUp Tasks di atas. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur komentar di Papan Tulis ClickUp , Peta Pikiran, dan Dokumen.

Misalnya, pada papan tulis dengan peta proses, Anda bisa menambahkan komentar tentang langkah yang hilang. Pada file desain yang dibagikan dalam Clickup, Anda bisa memberi komentar umpan balik, seperti "Harap perbarui desain agar sesuai dengan pedoman merek terbaru."

Bila diperlukan, dengan ClickUp Tetapkan Komentar anda dapat menentukan orang tertentu dan menandai orang yang ditugaskan atau semua orang yang terlibat dalam proyek.

jangan pernah melewatkan pesan dengan ClickUp_

Mari kita lihat beberapa contoh bagaimana hal ini dapat dilakukan saluran komunikasi .

Contoh Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung sangat cocok untuk memberikan instruksi spesifik, khususnya jika penerima melakukan sesuatu untuk pertama kalinya.

Petunjuk: Contoh terbaik dari komunikasi langsung adalah panduan langkah demi langkah atau diagram alir. Panduan gaya konten akan membantu pekerja magang mempublikasikan karya mereka secara konsisten dan sesuai merek.

Diagram alur yang cepat dan mudah dengan Papan Tulis ClickUp

Kebijakan dan prosedur: Buat Wikipedia mini untuk proses internal Anda menggunakan alat komunikasi di tempat kerja seperti Dokumen ClickUp . Nyatakan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan di organisasi Anda agar dapat dilihat oleh semua orang.

dari buku panduan karyawan ke SOP dengan ClickUp Docs

Untuk menyusun pengumuman di organisasi Anda, cobalah ini templat rencana komunikasi .

**Umpan balik: "Laporan terakhir Anda telah diteliti dengan baik, namun formatnya sulit dibaca. Mohon gunakan templat yang disediakan untuk laporan mendatang untuk meningkatkan keterbacaan." Umpan balik langsung seperti ini dengan jelas mengkomunikasikan masalah dan memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan.

Kolaborasi tim: Tidak semua komunikasi langsung dilakukan antara dua orang. Gunakan dalam diskusi kelompok, rapat, dan kolaborasi tim kegiatan di seluruh organisasi Anda.

Misalnya, selama rapat perencanaan sprint, Anda dapat mengatakan, "Mari kita prioritaskan tugas integrasi API terlebih dahulu dan menugaskan John untuk menangani dependensi front-end. Bisakah kita tetapkan tenggat waktu hari Jumat untuk meninjau perkembangannya?"

Pembaruan rutin: Terkadang Anda dapat mengotomatiskan beberapa aktivitas agar semua orang dalam tim mendapatkan pesan. Bilah Alat Multi-Tugas ClickUp membantu mengelola banyak tugas, menetapkan tanggung jawab, menetapkan tenggat waktu, dan memberikan komentar sekaligus.

Tindakan massal yang mudah dengan Bilah Alat Multi-Tugas ClickUp

Sekarang setelah Anda memahami seperti apa komunikasi langsung di dunia nyata, mari kita lihat mengapa ini penting.

Meningkatkan Produktivitas melalui Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung menghilangkan keraguan. Ini membantu pembicara berbicara dengan bebas dan penerima memahami dengan cepat. Hal ini menghemat waktu dan tenaga bagi keduanya, yang pada akhirnya mengarah pada kolaborasi tim yang lebih baik dan peningkatan produktivitas. Berikut ini adalah cara untuk menerapkannya di tempat kerja Anda.

Menyediakan data: Lebih mudah untuk mengirim dan menerima komunikasi langsung jika komunikasi tersebut berakar pada data keras. Gunakan Dasbor ClickUp untuk ini. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Jumlah prospek yang kami hasilkan minggu ini sama, namun konversi turun 40%. Apakah kita tahu apa yang terjadi?"

miliki percakapan berbasis data dengan Dasbor ClickUp

📖 Bonus Baca: Cara berbagi informasi dengan rekan tim Buatlah anggota tim bertanggung jawab: Untuk akuntabilitas yang lebih baik, tetapkan sasaran yang SMART. Kemudian, aturlah tujuan-tujuan tersebut di Sasaran ClickUp yang memungkinkan setiap orang untuk mengakses tujuan mereka dan melacak kemajuan.

tetapkan, kelola, dan capai target Anda dengan ClickUp Goals

Meminimalkan redundansi: Jangan membuat karyawan mengulang-ulang laporan. Gunakan ClickUp Brain untuk secara otomatis membuat laporan standup dan menggunakan waktu yang dihemat untuk interaksi yang lebih bermakna.

Tips untuk Individu dengan Gaya Komunikasi yang Berbeda

Gaya komunikasi yang Anda gunakan hampir sepenuhnya bergantung pada situasi. Jadi, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat menerapkannya.

Jika gaya utama Anda adalah komunikasi langsung

**Perhatikan nada bicara Anda: Langsung hanyalah sebuah lompatan, lompatan, dan lompatan jauh dari kata kasar. Jadi, jaga nada bicara Anda tetap profesional dan penuh perhatian. Gunakan bahasa yang sopan. Sertakan ucapan terima kasih dan permohonan maaf.

Dengarkan secara aktif: Komunikator langsung sering kali berfokus pada penyampaian pesan mereka, namun itu saja tidak cukup. Berlatihlah mendengarkan secara aktif. Perhatikan baik-baik apa yang dikatakan orang lain tanpa menyela.

Perhatikan umpan balik: Amati isyarat nonverbal dari penerima pesan Anda, seperti mengangguk atau berkata. Baca ruangan dan sesuaikan pesan Anda.

Beradaptasi dengan audiens Anda: Perhatikan langkah Anda, terutama ketika berhadapan dengan individu dari budaya atau konteks di mana komunikasi tidak langsung merupakan hal yang biasa. Pastikan komunikasi langsung tidak menyinggung perasaan.

Gunakan komunikasi tidak langsung jika memungkinkan: Berkomunikasi secara berlebihan di tempat kerja bisa menjadi teknik yang berguna. Menambahkan empati dapat secara signifikan meningkatkan kualitas interaksi.

Misalnya, alih-alih mengatakan, "Kami harus segera menyelesaikannya," cobalah, "Saya tahu ini adalah tenggat waktu yang ketat, tetapi upaya Anda sangat penting untuk memenuhinya."

Pendekatan ini memvalidasi emosi orang lain sambil tetap menjelaskan ekspektasi Anda.

Jika gaya yang Anda sukai adalah komunikasi tidak langsung

**Jangan bertele-tele: Komunikasi tidak langsung bukan berarti tidak jelas atau tidak bertanggung jawab. Pada kenyataannya, komunikasi tidak langsung adalah berbicara dengan empati dan kehalusan. Jangan salah mengartikan tidak langsung sebagai tidak jelas.

Sebagai contoh, alih-alih membingkai umpan balik Anda sebagai, "Bagian ini mungkin perlu diperbaiki," katakanlah, "Saya pikir menambahkan studi kasus di sini akan memperkuat argumen Anda."

Percaya diri: Ketegasan bukanlah ciri komunikasi tidak langsung. Komunikator tidak langsung ragu-ragu untuk mengungkapkan kebutuhan atau pendapat mereka dengan tegas. Berlatihlah untuk bersikap tegas dengan sopan. Hal ini terutama penting dalam komunikasi horizontal dan mengelola .

Beradaptasi dengan komunikator langsung: Komunikator tidak langsung terkadang menganggap komunikasi langsung sebagai serangan atau penyergapan. Namun, tim yang berfungsi tinggi sering kali bersifat langsung.

Pahami bahwa cara lain (langsung) belum tentu merupakan cara yang salah. Hindari mengandalkan petunjuk atau isyarat halus saat bekerja dengan komunikator langsung. Terima mereka apa adanya dan bicaralah dengan istilah yang lugas dan eksplisit.

Komunikasi Efektif (Langsung atau Tidak Langsung) dengan ClickUp

Dalam dunia kerja pengetahuan, komunikasi interpersonal adalah fondasi kesuksesan. Persyaratan, pengarahan, klarifikasi, ide, umpan balik, proses, pembaruan-setiap hari adalah kumpulan dari berbagai macam komunikasi langsung dan tidak langsung.

Alat manajemen proyek dan kolaborasi yang komprehensif seperti ClickUp tidak hanya memungkinkan hal ini tetapi juga meningkatkannya. ClickUp Docs dan ClickUp Tasks membantu mengomunikasikan berbagai hal sebelum pekerjaan dimulai.

Komentar dan ClickUp Chat memungkinkan adanya ide yang saling bertukar selama proyek berlangsung. Dasbor ClickUp sangat bagus untuk ulasan dan retrospeksi. Seiring waktu, ClickUp menjadi sumber tunggal pengetahuan organisasi Anda, menambah nilai bagi semua orang yang masuk ke dalam sistem.

Lihat bagaimana ClickUp dapat membantu Anda berkomunikasi secara efektif. Coba ClickUp hari ini secara gratis!