Peran utama dan paling penting dari seorang manajer proyek atau pemimpin bisnis adalah menghilangkan hambatan dari jalur tim mereka dan memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
Pada dasarnya, manajer proyek yang baik adalah pemecah masalah yang hebat. Untuk melakukan hal ini, mereka membutuhkan alat dan kerangka kerja yang tepat untuk membedah masalah secara efektif, mengeksplorasi solusi yang mungkin, dan memilih yang paling tepat.
Dalam artikel blog ini, kita akan membahas salah satu alat bantu tersebut, yaitu laporan A3.
Apa Itu Laporan A3?
Definisi: Laporan A3 adalah pendekatan pemecahan masalah dan peningkatan berkelanjutan yang menawarkan proses sederhana dan terpandu untuk mengatasi tantangan bisnis yang kompleks.
Jika Anda melihat istilah 'laporan A3' dan menghubungkannya dengan kertas ukuran ISO-A3, Anda berada di jalur yang benar. Dipelopori oleh Toyota dan diadopsi secara luas di dunia lean manufacturing, Pemecahan masalah A3 menetapkan metode untuk merampingkan informasi dan membuat keputusan.
Tujuan Laporan A3
Pada dasarnya, laporan A3 adalah alat bantu pemecahan masalah. Dalam kerangka acuan tersebut, laporan A3 memiliki berbagai tujuan.
✅ Struktur: Laporan A3 menyediakan pendekatan pemecahan masalah yang terstruktur dengan batasan yang jelas. Hal ini membantu tim untuk mengeksplorasi masalah dari setiap sudut pandang yang memungkinkan. Secara paralel, laporan ini juga membantu menghilangkan informasi yang tidak perlu dan fokus pada hal-hal yang penting.
batasan: Pada intinya, Anda harus dapat meringkas masalah dalam selembar kertas A3. Hal ini membantu memprioritaskan penyebab yang mungkin terjadi dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai.
✅ Kemampuan untuk ditindaklanjuti: Meskipun disebut 'laporan', pendekatan A3 menarik garis yang jelas antara masalah (analisis) dan solusi yang tepat (rencana aksi).
✅ Keterulangan: Laporan A3 adalah alat yang dapat diterapkan pada berbagai macam masalah. Baik Anda bergerak di bidang konstruksi, manufaktur, manajemen media sosial, atau pengembangan perangkat lunak, laporan A3 dapat membantu!
Pada tingkat tinggi, laporan A3 adalah lembar kerja untuk pemecahan masalah. Pada tingkat yang lebih rinci, laporan ini menawarkan lebih banyak kejelasan dan visibilitas. Mari kita bahas hal itu.
Memahami Struktur Laporan A3
Proses A3 yang baik menawarkan struktur untuk mengeksplorasi konteks, mengidentifikasi tujuan, melakukan analisis menyeluruh, dan membuat keputusan. Berikut ini adalah contohnya dalam praktiknya.
contoh lembar kerja A3 (Sumber:) Wikimedia Commons )_
Komponen utama dari laporan A3
- Cara terbaik untuk memulai laporan A3 adalah dengan menyertakan informasi dasar, seperti:
- Nomor seri
- Nama pemilik laporan
- Nama pemangku kepentingan
- Tanggal laporan, dll.
Setelah itu, berikut ini adalah komponen-komponen utamanya.
1. Konteks/latar belakang
Bagian ini mencakup semua informasi penting yang Anda perlukan sebelum masuk ke masalah itu sendiri.
Mari kita lihat apa yang akan terjadi dengan sebuah contoh.
Bayangkan Anda adalah seorang agen pemasaran yang sedang mencari tahu tentang penurunan profitabilitas dari keterlibatan klien tertentu. Bagian konteks bisnis dari laporan A3 akan berisi informasi seperti:
- Tren pendapatan dan profitabilitas historis
- Nama dan detail klien
- Sejarah singkat hubungan
- Kontrak sebelumnya, perjanjian tingkat layanan (SLA), atautemplat pernyataan visi
- Orang-orang yang terlibat dalam keterlibatan klien
2. Situasi saat ini 2\
Di sinilah Anda menguraikan masalah. Pada bagian ini, jelaskan peristiwa, perubahan, dan aktivitas di masa lalu yang mungkin menimbulkan masalah.
Dalam contoh ini, situasi saat ini akan mencakup informasi seperti:
- Faktor eksternal seperti kenaikan biaya tenaga kerja, inflasi, dll.
- Setiap perubahan personil baru-baru ini di akun klien
- Proses yang diikuti dalam pemberian layanan
- Tingkat penurunan profitabilitas
💡Tip Pro: Jika Anda baru dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan salah satu dari templat pernyataan masalah .
3. Tujuan
Sekarang setelah Anda memiliki konteks yang lengkap, saatnya untuk menetapkan tujuan. Biasanya, tujuan akan mencerminkan hasil dari solusi yang ideal.
Dalam contoh ini, tujuan Anda mungkin untuk meningkatkan profitabilitas sebesar 10% selama kuartal berikutnya. Namun, tidak harus sesederhana itu. Anda juga dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi biaya tenaga kerja, mengotomatisasi proses, atau meningkatkan topline.
4. Analisis Akar Masalah (RCA)
Inilah saatnya Anda akhirnya mengetahui mengapa masalah Anda terjadi. Misalnya, mengapa profitabilitas dari keterlibatan klien ini menurun?
Beberapa templat analisis kesenjangan dapat memberi Anda gambaran yang lebih rinci, namun pada awalnya, berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan RCA.
- Brainstorming: Mulailah dengan mengumpulkan semua penyebab yang mungkin terjadi secara kolaboratif
- Pengumpulan bukti: Untuk setiap penyebab yang teridentifikasi, kumpulkan bukti untuk menunjukkan hubungannya dengan masalah
- Eliminasi: Singkirkan semua penyebab yang teridentifikasi yang tidak berdampak signifikan terhadap masalah
- Perincian: Untuk 2-3 penyebab teratas, telusuri lebih dalam untuk memahami detailnya
Untuk contoh di atas, bagian analisis akar masalah Anda mungkin terlihat seperti berikut ini.
| Brainstorming | Pengumpulan bukti | Eliminasi | Perincian |
|---|---|---|---|
| Semua kemungkinan penyebab | Data untuk analisis | Persempit akar penyebab | Menganalisis data untuk memvalidasi penyebab |
| Peningkatan biaya tenaga kerja Peningkatan biaya teknologi Penyampaian layanan yang lebih lambat Kompleksitas persyaratan InflasiPersaingan | Laporan biaya kompensasi Peta proses untuk alur kerja kritis Sifat perubahan persyaratan Analisis pesaing | Inflasi, persaingan, dan kompleksitas persyaratan hanya memiliki dampak marjinal, jadi fokuslah pada: Biaya tenaga kerja Biaya teknologi Efisiensi pengiriman | Gaji telah meningkat 30% Y-on-Y, sementara retainer klien hanya tumbuh 5% Meskipun gaji lebih tinggi, pengiriman layanan tertunda 2 hari |
proses analisis akar masalah
💡Bonus: Pelajari cara melakukan analisis akar masalah .
5. Tindakan balasan yang diusulkan Tindakan balasan yang diusulkan
Inilah yang dimaksud dengan namanya. Anda tahu apa masalahnya, apa penyebabnya, dan sejauh mana dampaknya terhadap masalah tersebut. Sekarang, saatnya merancang solusi. Struktur di bawah ini sangat membantu.
| Penyebab Penanggulangan Hasil Tanggung Jawab Tanggung Jawab | |||
|---|---|---|---|
| Sebutkan penyebabnya dengan jelas | Jelaskan apa yang Anda yakini akan mengatasi penyebab tersebut | Sebutkan tujuan apa yang akan dicapai | Sebutkan orang-orang yang akan bertanggung jawab atas tindakan dan hasilnya |
merancang solusi untuk masalah yang telah diidentifikasi
6. Rencana eksekusi
Pada tahap ini, jelaskan bagaimana Anda akan melaksanakan tindakan penanggulangan yang telah Anda identifikasi. Misalnya, jika Anda berencana untuk mengurangi ukuran tim untuk mengatasi penyebab biaya tenaga kerja, rencana eksekusi Anda akan mengeksplorasi seperti apa bentuknya.
**Hasil (deliverables): Segala sesuatu yang perlu dilakukan untuk melaksanakan rencana tersebut. Ini akan menjadi:
- Perampingan tim
- Mengalokasikan anggota tim ke tugas tambahan
- Meningkatkan pemanfaatan sumber daya hingga 100%
Garis waktu: Jadwalkan hasil kerja selama periode waktu yang telah Anda tetapkan. Untuk mengelola hasil kerja yang tumpang tindih secara efektif, gunakan bagan Gantt.
RASIO: Pastikan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab, bertanggung jawab, dikonsultasikan, dan diinformasikan (RACI). Jika Anda menggunakan alat bantu seperti ClickUp dan tetapkan pelaku dan pengamat untuk setiap tugas. Bahkan mungkin menjadwalkan secara otomatis laporan kemajuan secara berkala.
Tinjauan: Jadwalkan pertemuan tinjauan berkala untuk memastikan penyelesaian tindakan pencegahan. Gunakan templat post-mortem atau templat laporan setelah tindakan untuk mendokumentasikan proses tersebut.
7. Menindaklanjuti
Jika Anda mengulas contoh peningkatan berkelanjutan anda akan melihat sebagian besar, jika tidak semua, memiliki tindak lanjut atau retrospektif untuk memastikan bahwa pertumbuhannya bersifat inkremental. Laporan A3 juga demikian. Di bagian ini, cantumkan tindak lanjut untuk setiap pemangku kepentingan. Sertakan juga kapan laporan pelacakan kemajuan berikutnya.
Struktur di atas, yang dipecah menjadi tujuh bagian, mungkin membuatnya tampak seperti proses klinis. Sering kali, sebenarnya tidak sesederhana itu.
Peran penceritaan dalam laporan A3
Laporan A3 yang baik juga berfungsi sebagai cara untuk menyampaikan kepada semua pemangku kepentingan yang relevan, baik itu anggota tim, pemimpin bisnis, atau klien, tentang sifat masalah dan kekuatan solusi yang diusulkan.
Untuk membuat presentasi ini menarik, bercerita sangat penting. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat menceritakan sebuah cerita dalam batasan laporan A3.
- Memprioritaskan kejelasan daripada pengembangan kreatifitas
- Soroti hubungan antara konteks dan masalah, masalah dan solusi, atau solusi dan hasil
- Kaitkan setiap informasi dengan tujuan yang telah Anda tetapkan
- Cantumkan angka-angka jika diperlukan
💡Bonus: Mulailah dengan dasar-dasar bagaimana menulis laporan
Banyaknya Sisi dari A3
Laporan A3 terutama dirancang sebagai cara untuk memecahkan masalah. Namun, itu bukan satu-satunya cara yang digunakan.
A3 sebagai alat untuk pembelajaran organisasi
Laporan A3 berfungsi sebagai dokumen catatan untuk dipelajari oleh tim di masa depan. Dalam contoh keterlibatan klien agensi kreatif dengan profitabilitas yang menurun, laporan A3 dapat berfungsi sebagai basis pengetahuan:
- Tim masa depan untuk membangun dan meningkatkan hasil
- Tim klien lain untuk ditiru untuk akun mereka
- Karyawan baru untuk memahami latar belakang dan konteks keterlibatan klien
Di satu sisi, laporan A3 yang baik tidak hanya menyelesaikan masalah saat ini, namun juga beberapa masalah di masa depan. Selain itu, penggunaan kerangka kerja laporan A3 itu sendiri merupakan praktik organisasi yang dapat membantu menstandarisasi, mempercepat, dan meningkatkan efektivitas operasi sehari-hari.
A3 sebagai kerangka kerja untuk peningkatan proses
Setiap laporan A3 menyertakan tindakan lanjutan yang dirancang untuk meningkatkan hasil secara bertahap dari waktu ke waktu. Tindakan tindak lanjut ini kemudian menjadi semacam umpan balik untuk iterasi berikutnya.
Dalam contoh agensi, katakanlah Anda telah meningkatkan profitabilitas sebesar 10% dengan mengurangi biaya tenaga kerja. Hal ini masih menyisakan peluang bagi Anda untuk mengurangi biaya teknologi dan meningkatkan efisiensi. Laporan A3 akan menyoroti hal ini dan mendorong tim untuk terus menginjak pedal dalam jangka panjang.
A3 dalam konteks Lean dan Six Sigma
Laporan A3 berasal dari dunia lean manufacturing di Jepang. Berdasarkan latar belakang tersebut, laporan A3 membantu mengembangkan pemikiran ramping, seperti menghilangkan pemborosan, meningkatkan nilai, dan perbaikan berkelanjutan.
Cukup teorinya, mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat laporan A3 Anda sendiri.
Membuat Laporan A3 Anda
Hal yang hebat tentang laporan A3 adalah Anda tidak memerlukan perangkat lunak atau alat tulis yang mewah. Sebuah halaman kosong sederhana sudah cukup. Gunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp, manfaatkan data yang ada, dan buat laporan Anda dalam sekejap!
1. Siapkan laporan A3 Anda
Buka halaman kosong (dalam ukuran A3 jika Anda memilikinya, tapi itu bukan masalah) atau buka Klik Dokumen dan memulai dokumen baru.
arsitektur informasi visual dengan ClickUp Docs_
Siapkan proses dengan menambahkan tujuh bagian, masing-masing satu bagian untuk konteks, situasi saat ini, tujuan, analisis akar masalah, usulan penanggulangan, rencana eksekusi, dan tindak lanjut. Gunakan elemen pemformatan seperti spanduk untuk memisahkan bagian-bagian tersebut dan membuatnya lebih mudah dibaca.
Jika hal tersebut tampak terlalu banyak, cobalah Templat Rencana Aksi Harian ClickUp . Gunakan elemen-elemen yang telah dirancang sebelumnya dari templat yang dapat disesuaikan sepenuhnya ini untuk mengatur bagian-bagian laporan A3 Anda dengan cepat.
2. Tambahkan informasi yang relevan
Isi data di bawah setiap bagian. Tandai orang dalam platform dan undang mereka untuk menambahkan masukan mereka untuk penyebab, bukti, dll. Anda juga dapat membagikan dokumen secara aman kepada pemangku kepentingan eksternal yang perlu diajak berkonsultasi.
3. Tautkan sumber data yang sesuai
Ketika Anda mengelola proyek dengan ClickUp, Anda sudah memiliki harta karun data yang dapat Anda gunakan. Sebagai contoh, jika Anda yakin bahwa pemanfaatan sumber daya pada proyek Anda rendah, Anda dapat dengan mudah memvalidasi teori tersebut dengan melihat laporan beban kerja.
pelaporan waktu untuk setiap anggota tim dengan Dasbor ClickUp
Saat membuat laporan A3, tautkan dasbor yang dapat disesuaikan ini ke dokumen Anda. Tambahkan tangkapan layar, tautkan Dokumen ClickUp lainnya, atau sematkan file eksternal ke dalam laporan Anda. Memungkinkan orang untuk mengklik dan memahami tren, jika mereka menginginkannya.
4. Buat item tindakan
Setelah laporan A3 diserahkan, ditinjau, dan disepakati, buat tugas untuk setiap tindakan pencegahan langsung dari dalam laporan Anda. Tetapkan orang, tetapkan tenggat waktu, tambahkan daftar periksa, dan masih banyak lagi!
laporan untuk ditindaklanjuti dengan satu klik tombol
5. Berikan ulasan Anda
Setelah Anda melaksanakan tindakan penanggulangan, kumpulkan kembali semua pemangku kepentingan ke dokumen ini untuk ditinjau. Catat umpan balik dan petunjuk lain untuk iterasi berikutnya. Anda dapat menambahkan bagian dalam dokumen yang sama atau membuka sub dokumen untuk retrospeksi.
Sejauh ini kita telah melihat apa yang harus dilakukan saat membuat laporan A3. Sekarang, mari kita lihat apa yang tidak boleh dilakukan.
Kesalahan umum yang harus dihindari dalam laporan A3
🚫 Definisi yang tidak jelas: Kunci untuk memecahkan masalah adalah mendefinisikannya dengan jelas. Namun, tim sering kali mendokumentasikan masalah dengan cara yang tidak jelas dan ambigu, sehingga menghambat pemecahan masalah.
Sebaliknya, definisikan masalah dengan jelas. Akan sangat membantu jika Anda dapat mengukur masalah dengan cara tertentu.
🚫 Terlalu banyak penyebab: Sangat menggoda untuk memasukkan semua penyebab yang mungkin terjadi ke dalam laporan Anda. Namun, tidak semuanya memiliki dampak yang sama terhadap masalah. Jadi, tidak dapat memprioritaskan atau menyederhanakan pemikiran adalah kesalahan besar.
Sebagai gantinya, fokuslah pada 2-3 akar masalah, tidak lebih. Pastikan hal tersebut memiliki dampak paling besar terhadap masalah.
🚫 Perencanaan yang tidak tepat: Rencana eksekusi harus menyeluruh dan masuk akal. Jangan menetapkan tujuan yang tinggi untuk mengubah segalanya dalam semalam. Hal ini dapat mengganggu dan kontraproduktif.
Sebaliknya, buatlah rencana tindakan yang dapat diintegrasikan dengan mulus ke dalam beban kerja yang ada dan upaya peningkatan berkelanjutan.
🚫 Kurangnya keselarasan: Betapapun demokratisnya Anda membuat proses ini, akan selalu ada pihak yang tidak setuju dengan laporan A3 Anda. Ketidaksetujuan ini menyebabkan ketidakterlibatan, yang pada akhirnya menggagalkan tindakan pencegahan.
Sebaliknya, ciptakan budaya di mana meskipun ada yang tidak setuju, mereka tetap berkomitmen.
Menerapkan Penyelesaian Masalah A3
Laporan A3 adalah dokumen yang mencatat proses. Namun, pemecahan masalah A3 adalah praktik organisasi yang menciptakan konteks umum dan memandu keputusan. Menerapkan pemecahan masalah A3 melibatkan beberapa tingkat perubahan dalam proses berpikir. Berikut adalah beberapa tips untuk mewujudkannya.
Merampingkan proses pemecahan masalah
Selalu lebih mudah untuk membangun sesuatu daripada memulai dari awal. Jadi, sebagai bagian dari manajemen proyek yang ramping mengatur sistem. Misalnya, dengan ClickUp, Anda bisa mengelola tugas, proyek, beban kerja, penjualan, keuangan, dan banyak lagi. Seiring waktu, hal ini memunculkan wawasan berharga yang dapat membuat penyelesaian masalah menjadi lebih mudah dan cepat.
Langkah-langkah untuk mengintegrasikan praktik laporan A3 dalam organisasi Anda
Setelah Anda memilih pemecahan masalah A3 sebagai salah satu model Anda, integrasikan secara menyeluruh ke dalam organisasi.
**Lakukan penginjilan: Pastikan semua orang dalam organisasi mengenal proses pemecahan masalah A3. Tawarkan pelatihan tentang pendekatan pemecahan masalah A3. Sertakan dalam orientasi karyawan. Bahkan tambahkan ke dalam disiplin manajemen Anda untuk mempraktikkannya.
Aktifkan: Ciptakan sumber daya yang dapat digunakan semua orang. Tuliskan praktik terbaik atau pernyataan prosedur (SOP) untuk menggunakan laporan A3 dan bagikan secara luas. Integrasikan ke dalam templat enam sigma untuk akses yang mudah.
Mendorong: Dorong kepala departemen atau manajer proyek untuk berbagi pembelajaran dengan rekan-rekan mereka. Siapkan sebuah perangkat lunak pemecahan masalah yang dapat diakses dan dipelajari oleh semua orang. Publikasikan laporan A3 agar tim lain dapat mengakses dan terinspirasi.
Mengatasi Tantangan dengan Laporan A3
Jujur saja, membuat laporan A3 yang efektif adalah pekerjaan yang berat. Terutama di tempat-tempat di mana naluri manajemen senior atau anggota tim yang paling vokal sering kali diterima tanpa ragu.
**Sebagai contoh, jika Anda hanya pergi ke CEO Anda dan berkata, "profitabilitas klien saya menurun," mereka mungkin akan langsung mengambil solusi untuk mengurangi staf atau menaikkan harga.
Namun, masalah yang sebenarnya mungkin ada di tempat lain. Laporan A3 yang baik dapat mencegah Anda membuat keputusan yang buruk berdasarkan data yang tidak lengkap.
Strategi untuk meyakinkan para pemangku kepentingan tentang nilai A3
Laporan A3 yang ditulis dengan baik, dengan sendirinya, cara yang ampuh untuk membujuk para pemangku kepentingan akan nilainya. Dalam satu tampilan, ini memetakan masalah ke solusinya secara akurat. Jika cara tersebut tidak berhasil, berikut adalah beberapa strategi tambahan.
Buatlah menjadi visual: Tambahkan tabel, diagram, sorotan, dan bahkan gambar untuk membuat dokumen menjadi visual yang dapat dipahami oleh para pemangku kepentingan tanpa banyak usaha.
Lengkapi dengan data: Gunakan data dan wawasan nyata untuk mendukung poin-poin Anda. Gunakan dasbor dan grafik untuk membuatnya berdampak. Simpan dalam konteks sistem manajemen Anda.
Aktifkan akses: Permudah para pemangku kepentingan untuk meninjau atau berkontribusi. Akan sangat membantu jika dokumen dapat diakses di mana saja melalui perangkat seluler.
💡Tip Profesional: Dasbor ClickUp adalah cara terbaik untuk membuat laporan yang didasarkan pada data, berdampak secara visual, dan dapat diakses serta dikustomisasi oleh anggota tim.
Pecahkan Masalah dan Maksimalkan Produktivitas dengan ClickUp
Terlepas dari industri, geografi, sifat pekerjaan, atau peran tertentu, kita semua perlu menjadi pemecah masalah.
Pada tingkat individu, Anda perlu menemukan cara untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan sebanyak mungkin untuk meluangkan waktu untuk kegiatan manusia lainnya. Di tingkat organisasi, Anda perlu meminimalkan pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan nilai yang lebih tinggi.
Meski terdengar tinggi, memecahkan masalah bukanlah keajaiban sekali jadi. Ini adalah kumpulan langkah-langkah kecil yang dilakukan dalam jangka waktu yang lama. Mengambil langkah-langkah kecil ini secara strategis dan sistematis-menggunakan alat bantu yang disebut laporan A3-adalah hal yang membedakan bisnis yang sukses dengan yang lainnya.
Integrasikan kerangka kerja dan teknik pemecahan masalah ke dalam alur kerja organisasi Anda dengan ClickUp. Hubungkan masalah dengan data menggunakan dasbor yang dapat disesuaikan dan rancang solusi yang tepat. Terapkan secara efektif dengan manajemen tugas. Berbagi dengan aman dan berkolaborasi secara bermakna dengan ClickUp. Coba ClickUp secara gratis hari ini.