Peran utama dan paling penting dari seorang manajer proyek atau pemimpin bisnis adalah menghilangkan hambatan dari jalur tim mereka dan memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
Pada dasarnya, manajer proyek yang baik adalah pemecah masalah yang hebat. Untuk melakukan hal ini, mereka membutuhkan alat dan kerangka kerja yang tepat untuk membedah masalah secara efektif, mengeksplorasi solusi yang mungkin, dan memilih yang paling tepat.
Dalam artikel blog ini, kita akan membahas salah satu alat bantu, yaitu laporan A3.
Apa itu Laporan A3?
Definisi: Laporan A3 adalah pendekatan pemecahan masalah dan peningkatan berkelanjutan yang menawarkan proses yang sederhana dan terpandu untuk mengatasi tantangan bisnis yang kompleks.
Jika Anda melihat istilah 'laporan A3' dan menghubungkannya dengan kertas ukuran ISO-A3, Anda berada di jalur yang benar. Dipelopori oleh Toyota dan diadopsi secara luas di dunia lean manufacturing, Pemecahan masalah A3 menetapkan metode untuk merampingkan informasi dan membuat keputusan.
Tujuan dari Laporan A3
Pada dasarnya, laporan A3 adalah alat bantu pemecahan masalah. Dalam kerangka acuan tersebut, laporan A3 memiliki berbagai tujuan.
✅ Struktur: Laporan A3 memberikan pendekatan pemecahan masalah yang terstruktur dengan batasan yang jelas. Hal ini membantu tim untuk mengeksplorasi masalah dari setiap sudut pandang yang memungkinkan. Secara paralel, ini juga membantu menghilangkan informasi yang tidak perlu dan fokus pada hal-hal yang penting.
✅ Batasan: Intinya, Anda harus dapat meringkas masalah dalam selembar kertas A3. Hal ini akan membantu memprioritaskan penyebab yang mungkin terjadi dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai.
✅ Kemampuan untuk ditindaklanjuti: Meskipun disebut 'laporan', pendekatan A3 menarik garis yang jelas antara masalah (analisis) dan solusi yang tepat (rencana tindakan).
✅ Pengulangan: Laporan A3 adalah alat yang dapat diterapkan pada berbagai masalah. Baik Anda bergerak di bidang konstruksi, manufaktur, manajemen media sosial, atau pengembangan perangkat lunak, laporan A3 dapat membantu!
Pada tingkat tinggi, laporan A3 adalah lembar kerja untuk pemecahan masalah. Pada tingkat yang lebih rinci, laporan ini menawarkan lebih banyak kejelasan dan visibilitas. Mari kita bahas lebih lanjut.
Memahami Struktur Laporan A3
Proses A3 yang baik menawarkan struktur untuk mengeksplorasi konteks, mengidentifikasi tujuan, melakukan analisis menyeluruh, dan membuat keputusan. Seperti inilah gambarannya dalam praktiknya.
Komponen-komponen utama dari laporan A3
Cara terbaik untuk memulai laporan A3 adalah dengan menyertakan informasi dasar, seperti:
- Nomor seri
- Nama pemilik laporan
- Nama pemangku kepentingan
- Tanggal laporan, dll.
Dengan demikian, berikut ini adalah komponen-komponen utama dari laporan A3:
1. Konteks/latar belakang
Bagian ini mencakup semua informasi penting yang Anda butuhkan sebelum masuk ke masalah itu sendiri.
Mari kita lihat bagaimana hasilnya dengan sebuah contoh.
Bayangkan Anda adalah seorang agen pemasaran yang sedang mencari tahu tentang penurunan profitabilitas dari keterlibatan klien tertentu. Bagian konteks bisnis dari laporan A3 akan berisi informasi seperti:
- Tren pendapatan dan profitabilitas historis
- Nama dan detail klien
- Sejarah singkat hubungan
- Kontrak, perjanjian tingkat layanan (SLA), atau templat pernyataan visi sebelumnya
- Orang-orang yang terlibat dalam keterlibatan klien
2. Situasi saat ini
Di sinilah Anda menguraikan masalah. Di bagian ini, jelaskan kejadian, perubahan, dan aktivitas di masa lalu yang mungkin menimbulkan masalah.
Dalam contoh ini, situasi saat ini akan mencakup informasi seperti:
- Faktor eksternal seperti kenaikan biaya tenaga kerja, inflasi, dll.
- Perubahan personil terbaru di akun klien
- Proses-proses yang diikuti dalam pemberian layanan
- Tingkat penurunan profitabilitas
💡Tip Pro: Jika Anda baru dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan salah satu templat pernyataan masalah kami.
3. Tujuan
Setelah Anda memiliki konteks yang lengkap, sekarang saatnya menetapkan tujuan. Biasanya, tujuan akan mencerminkan hasil dari solusi yang ideal.
Dalam contoh ini, tujuan Anda mungkin untuk meningkatkan profitabilitas sebesar 10% selama kuartal berikutnya. Namun, tidak harus sesederhana itu. Anda juga bisa menetapkan tujuan untuk mengurangi biaya tenaga kerja, mengotomatisasi proses, atau meningkatkan topline.
4. Analisis akar masalah (RCA)
Inilah saatnya Anda akhirnya mengetahui mengapa masalah Anda terjadi. Misalnya, mengapa profitabilitas dari keterlibatan klien ini menurun?
Beberapa templat analisis kesenjangan mungkin memberi Anda pandangan yang terperinci, namun pada awalnya, berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan RCA.
- Brainstorming: Mulailah dengan mengumpulkan semua penyebab yang mungkin terjadi secara kolaboratif
- Pengumpulan bukti: Untuk setiap penyebab yang teridentifikasi, kumpulkan bukti untuk menunjukkan hubungannya dengan masalah
- Eliminasi: Menghapus semua penyebab yang teridentifikasi yang tidak berdampak signifikan terhadap masalah
- Rincian: Untuk 2-3 penyebab teratas, telusuri lebih dalam untuk memahami detailnya
Untuk contoh di atas, bagian analisis akar masalah Anda mungkin akan terlihat seperti berikut ini.
| Brainstorming | Pengumpulan bukti | Penghapusan | Rincian |
|---|---|---|---|
| Semua kemungkinan penyebab | Data untuk analisis | Mempersempit akar masalah | Menganalisis data untuk memvalidasi penyebab |
| Peningkatan biaya tenaga kerja Peningkatan biaya teknologi Penyampaian layanan yang lebih lambat Kompleksitas kebutuhan Inflasi Persaingan | Laporan biaya kompensasiPeta proses untuk alur kerja kritisSifat perubahan persyaratanAnalisis pesaing | Inflasi, persaingan, dan kompleksitas kebutuhan hanya memiliki dampak kecil. Jadi, fokuslah pada: Biaya tenaga kerja Biaya teknologi Efisiensi pengiriman | Gaji meningkat 30% Y-on-Y, sementara jumlah klien hanya meningkat 5%Meski gaji naik, pengiriman layanan tertunda 2 hari |
💡Bonus: Pelajari cara melakukan analisis akar masalah.
5. Tindakan pencegahan yang diusulkan
Ini persis seperti namanya. Anda tahu apa masalahnya, apa penyebabnya, dan sejauh mana dampaknya terhadap masalah tersebut. Sekarang, saatnya merancang solusi. Struktur di bawah ini sangat membantu.
| Penyebab | Penanggulangan masalah | Hasil | Tanggung Jawab |
|---|---|---|---|
| Nyatakan penyebabnya dengan jelas | Jelaskan apa yang Anda yakini dapat mengatasi masalah ini | Buatlah daftar tujuan yang ingin Anda capai | Tentukan orang-orang yang akan bertanggung jawab atas tindakan dan hasil |
6. Rencana eksekusi
Pada tahap ini, buatlah garis besar bagaimana Anda akan melaksanakan tindakan pencegahan yang telah Anda identifikasi. Misalnya, jika Anda berencana untuk mengurangi ukuran tim untuk mengatasi penyebab biaya tenaga kerja, rencana eksekusi Anda akan mengeksplorasi seperti apa bentuknya.
Hasil kerja: Semua yang perlu dilakukan untuk menjalankan rencana. Ini akan menjadi:
- Rampingkan tim
- Alokasikan anggota tim ke tugas tambahan
- Tingkatkan pemanfaatan sumber daya hingga 100
Jadwal: Jadwalkan hasil kerja selama periode waktu yang telah Anda tetapkan. Untuk mengelola hasil yang tumpang tindih secara efektif, gunakan bagan Gantt.
RACI: Pastikan Anda memiliki gambaran yang jelas mengenai siapa yang bertanggung jawab, bertanggung jawab, dikonsultasikan, dan diinformasikan (RACI). Jika Anda menggunakan alat seperti ClickUp, tetapkan pelaku dan pengamat untuk setiap tugas. Bahkan mungkin menjadwalkan laporan kemajuan otomatis secara berkala.
Tinjauan: Jadwalkan rapat tinjauan berkala untuk memastikan penyelesaian tindakan penanggulangan. Gunakan templat post-mortem atau templat laporan setelah tindakan untuk mendokumentasikan prosesnya.
7. Menindaklanjuti
Jika Anda meninjau contoh-contoh peningkatan berkelanjutan, Anda akan melihat sebagian besar, jika tidak semua, memiliki tindak lanjut atau retrospektif untuk memastikan bahwa pertumbuhannya bersifat inkremental. Laporan A3 juga tidak berbeda. Pada bagian ini, cantumkan tindakan tindak lanjut untuk setiap pemangku kepentingan. Sertakan juga kapan laporan pelacakan kemajuan berikutnya.
Struktur di atas, yang dipecah menjadi tujuh bagian, mungkin membuatnya tampak seperti proses klinis. Sering kali, sebenarnya tidak sesederhana itu.
Peran storytelling dalam laporan A3
Laporan A3 yang baik juga berfungsi sebagai cara untuk mempresentasikan kepada semua pemangku kepentingan yang relevan, baik itu anggota tim, pemimpin bisnis, atau klien, tentang sifat masalah dan ketahanan solusi yang diusulkan.
Untuk membuat presentasi ini menarik, bercerita sangat penting. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat bercerita dalam batasan laporan A3.
- Memprioritaskan kejelasan daripada perkembangan kreatif
- Menyoroti hubungan antara konteks dan masalah, masalah dan solusi, atau solusi dan hasil
- Menghubungkan setiap informasi dengan tujuan yang telah Anda tetapkan
- Cantumkan angka jika diperlukan
💡Bonus: Mulai dengan dasar-dasar cara menulis laporan
Berbagai Aspek dari A3
Laporan A3 terutama dirancang sebagai cara untuk memecahkan masalah. Namun, itu bukan satu-satunya cara penggunaannya.
A3 sebagai alat untuk pembelajaran organisasi
Laporan A3 berfungsi sebagai dokumen catatan untuk dipelajari oleh tim di masa depan. Dalam contoh keterlibatan klien agensi kreatif dengan profitabilitas yang menurun, laporan A3 dapat berfungsi sebagai basis pengetahuan:
- Tim masa depan untuk membangun dan meningkatkan hasil
- Tim klien lain untuk direplikasi untuk akun mereka
- Karyawan baru untuk memahami latar belakang dan konteks keterlibatan klien
Di satu sisi, laporan A3 yang baik tidak hanya menyelesaikan masalah saat ini tetapi juga beberapa masalah di masa depan. Selain itu, penggunaan kerangka kerja laporan A3 itu sendiri merupakan praktik organisasi yang dapat membantu menstandarisasi, mempercepat, dan meningkatkan efektivitas operasi sehari-hari.
A3 sebagai kerangka kerja untuk peningkatan proses
Setiap laporan A3 menyertakan tindakan tindak lanjut yang dirancang untuk meningkatkan hasil secara bertahap dari waktu ke waktu. Tindakan tindak lanjut ini kemudian menjadi semacam umpan balik untuk iterasi berikutnya.
Dalam contoh agensi, katakanlah Anda telah meningkatkan profitabilitas sebesar 10% dengan mengurangi biaya tenaga kerja. Hal ini masih menyisakan peluang bagi Anda untuk mengurangi biaya teknologi dan meningkatkan efisiensi. Laporan A3 akan menyoroti hal ini dan mendorong tim untuk terus menginjak pedal dalam jangka panjang.
A3 dalam konteks Lean dan Six Sigma
Laporan A3 berasal dari dunia lean manufacturing di Jepang. Berdasarkan latar belakang tersebut, laporan A3 membantu mengembangkan pemikiran ramping, seperti menghilangkan pemborosan, meningkatkan nilai, dan perbaikan berkelanjutan.
Cukup teori, mari kita lihat bagaimana Anda dapat membuat laporan A3 Anda sendiri.
Membuat Laporan A3 Anda
Hal terbaik tentang laporan A3 adalah Anda tidak memerlukan perangkat lunak atau alat tulis yang rumit. Sebuah halaman kosong sederhana sudah cukup. Gunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp, manfaatkan data yang ada, dan buat laporan Anda dalam sekejap!
1. Siapkan laporan A3 Anda
Buka halaman kosong (dalam ukuran A3 jika Anda memilikinya, namun itu tidak masalah) atau buka Dokumen ClickUp dan mulai dokumen baru.
Siapkan proses dengan menambahkan tujuh bagian, masing-masing satu bagian untuk konteks, situasi saat ini, tujuan, analisis akar masalah, usulan penanggulangan, rencana eksekusi, dan tindak lanjut. Gunakan elemen pemformatan seperti banner untuk memisahkan bagian-bagian tersebut dan membuatnya lebih mudah untuk dibaca.
Jika itu tampak terlalu banyak, cobalah Templat Rencana Tindakan Harian ClickUp. Gunakan elemen yang telah dirancang sebelumnya dari template yang dapat disesuaikan sepenuhnya ini untuk mengatur bagian laporan A3 Anda dengan cepat.
2. Tambahkan informasi yang relevan
Isi data di bawah setiap bagian. Tandai orang-orang dalam platform dan undang mereka untuk menambahkan masukan mereka untuk penyebab, bukti, dll. Anda juga dapat membagikan dokumen secara aman kepada pemangku kepentingan eksternal yang perlu diajak berkonsultasi.
3. Tautkan sumber data yang sesuai
Ketika Anda mengelola proyek dengan ClickUp, Anda sudah memiliki harta karun data yang dapat Anda gunakan. Misalnya, jika Anda yakin bahwa pemanfaatan sumber daya pada proyek Anda rendah, Anda dapat dengan mudah memvalidasi teori tersebut dengan melihat laporan beban kerja.
Saat membuat laporan A3, tautkan dasbor yang dapat disesuaikan ini ke dokumen Anda. Tambahkan tangkapan layar, tautkan Dokumen ClickUp lainnya, atau sematkan file eksternal ke dalam laporan Anda. Memungkinkan orang untuk mengklik dan memahami tren, jika mereka menginginkannya.
4. Membuat item tindakan
Setelah laporan A3 dikirimkan, ditinjau, dan disetujui, buat tugas untuk setiap tindakan pencegahan langsung dari dalam laporan Anda. Tunjuk orang, tentukan tenggat waktu, tambahkan daftar periksa, dan masih banyak lagi!
5. Berikan ulasan Anda
Setelah Anda melakukan tindakan pencegahan, kumpulkan semua pemangku kepentingan untuk melihat dokumen ini untuk ditinjau. Catat umpan balik dan petunjuk lainnya untuk iterasi berikutnya. Anda bisa menambahkan bagian dalam dokumen yang sama atau membuka sub dokumen untuk retrospeksi.
Sejauh ini kita telah melihat apa yang harus dilakukan saat membuat laporan A3. Sekarang, mari kita lihat apa yang tidak boleh dilakukan.
Kesalahan umum yang harus dihindari dalam laporan A3
🚫 Definisi yang tidak jelas: Kunci untuk memecahkan masalah adalah mendefinisikannya dengan jelas. Namun, tim sering kali mendokumentasikan masalah dengan cara yang tidak jelas dan ambigu, sehingga menghambat pemecahan masalah.
Pertama-tama, definisikan masalah dengan jelas. Akan sangat membantu jika Anda dapat mengukur masalah dengan cara tertentu.
🚫 Terlalu banyak penyebab: Sangat menggoda untuk memasukkan semua penyebab ke dalam laporan Anda. Namun, tidak semua penyebab tersebut memiliki dampak yang sama terhadap masalah. Jadi, tidak dapat memprioritaskan atau menyederhanakan pemikiran adalah kesalahan besar.
Sebagai gantinya, fokuslah pada 2-3 akar masalah, tidak lebih. Pastikan hal tersebut memiliki dampak paling besar terhadap masalah.
🚫 Perencanaan yang tidak tepat: Rencana eksekusi harus menyeluruh dan masuk akal. Jangan menetapkan tujuan yang tinggi untuk mengubah segalanya dalam semalam. Hal ini dapat mengganggu dan kontraproduktif.
Sebaliknya, buat rencana tindakan yang dapat diintegrasikan dengan mulus ke dalam beban kerja yang ada dan upaya peningkatan berkelanjutan.
🚫 Kurangnya keselarasan: Bagaimanapun demokratisnya Anda membuat proses ini, akan selalu ada pihak yang tidak setuju dengan laporan A3 Anda. Ketidaksetujuan ini menyebabkan ketidakterlibatan, yang pada akhirnya menggagalkan tindakan pencegahan.
Sebaliknya, ciptakan budaya di mana meskipun orang tidak setuju, mereka tetap berkomitmen.
Menerapkan Pemecahan Masalah A3
Laporan A3 adalah dokumen yang mencatat proses. Namun, pemecahan masalah A3 adalah praktik organisasi yang menciptakan konteks umum dan memandu keputusan. Menerapkan pemecahan masalah A3 melibatkan beberapa tingkat perubahan dalam proses berpikir. Berikut adalah beberapa tips untuk memungkinkan hal tersebut.
Menyederhanakan proses pemecahan masalah
Selalu lebih mudah untuk membangun sesuatu daripada memulai dari nol. Jadi, sebagai bagian dari manajemen proyek ramping Anda, siapkan sistem. Misalnya, dengan ClickUp, Anda bisa mengelola tugas, proyek, beban kerja, penjualan, keuangan, dan banyak lagi. Seiring waktu, hal ini akan memunculkan wawasan berharga yang dapat membuat penyelesaian masalah menjadi lebih mudah dan cepat.
Langkah-langkah untuk mengintegrasikan praktik laporan A3 di organisasi Anda
Setelah Anda memilih penyelesaian masalah A3 sebagai salah satu model Anda, integrasikan secara menyeluruh ke dalam organisasi.
Penginjilan: Pastikan semua orang dalam organisasi mengenal proses pemecahan masalah A3. Tawarkan pelatihan tentang pendekatan pemecahan masalah A3. Sertakan dalam orientasi karyawan. Bahkan tambahkan ke dalam disiplin manajemen Anda untuk mempraktikkannya.
Aktifkan: Buat sumber daya yang dapat digunakan semua orang. Tulis praktik terbaik atau pernyataan prosedur (SOP) untuk menggunakan laporan A3 dan bagikan secara luas. Integrasikan ke dalam templat six sigma Anda agar mudah diakses.
Mendorong: Dorong kepala departemen atau manajer proyek untuk berbagi pembelajaran dengan rekan-rekan mereka. Siapkan perangkat lunak pemecahan masalah yang dapat diakses dan dipelajari oleh semua orang. Publikasikan laporan A3 agar tim lain dapat mengakses dan terinspirasi.
Mengatasi Tantangan dengan Laporan A3
Jujur saja, membuat laporan A3 yang efektif adalah pekerjaan yang sulit. Terutama di tempat-tempat di mana naluri manajemen senior atau anggota tim yang paling vokal sering kali diterima tanpa ragu.
Sebagai contoh, jika Anda hanya pergi ke CEO Anda dan berkata, "profitabilitas klien saya menurun," mereka mungkin akan langsung mengambil solusi untuk mengurangi staf atau menaikkan harga.
Namun, masalah yang sebenarnya mungkin ada di tempat lain. Laporan A3 yang baik dapat mencegah Anda mengambil keputusan yang buruk berdasarkan data yang tidak lengkap.
Strategi untuk meyakinkan para pemangku kepentingan tentang nilai A3
Laporan A3 yang ditulis dengan baik, dengan sendirinya, merupakan cara yang ampuh untuk meyakinkan para pemangku kepentingan tentang nilainya. Dalam satu tampilan, laporan ini memetakan masalah hingga solusinya secara akurat. Jika itu tidak berhasil, berikut adalah beberapa strategi tambahan.
Buatlah menjadi visual: Tambahkan tabel, diagram, sorotan, dan bahkan gambar untuk membuat dokumen menjadi lebih visual dan mudah dipahami oleh para pemangku kepentingan.
Back it up: Gunakan data dan wawasan nyata untuk mendukung poin-poin Anda. Gunakan dasbor dan grafik untuk membuatnya berdampak. Simpan dalam konteks sistem manajemen Anda.
Aktifkan akses: Permudah para pemangku kepentingan untuk meninjau atau berkontribusi. Akan sangat membantu jika dokumen dapat diakses di mana saja melalui perangkat seluler.
💡Tip Profesional: Dasbor ClickUp adalah cara terbaik untuk membuat laporan yang berbasis data, berdampak secara visual, dan dapat diakses serta dikustomisasi oleh anggota tim.
Selesaikan Masalah dan Maksimalkan Produktivitas dengan ClickUp
Terlepas dari industri, geografi, sifat pekerjaan, atau peran tertentu, kita semua perlu menjadi pemecah masalah.
Di tingkat individu, Anda perlu menemukan cara untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan sebanyak mungkin untuk meluangkan waktu untuk kegiatan manusia lainnya. Di tingkat organisasi, Anda perlu meminimalkan pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan nilai yang lebih tinggi.
Meski terdengar mulia, memecahkan masalah bukanlah keajaiban sekali jalan. Ini adalah kumpulan langkah-langkah kecil yang dilakukan dalam jangka waktu yang lama. Mengambil langkah-langkah kecil ini secara strategis dan sistematis-menggunakan alat yang disebut laporan A3-adalah hal yang membedakan bisnis yang sukses dengan yang lainnya.
Integrasikan kerangka kerja dan teknik pemecahan masalah ke dalam alur kerja organisasi Anda dengan ClickUp. Hubungkan masalah dengan data menggunakan dasbor yang dapat disesuaikan dan rancang solusi yang tepat. Terapkan secara efektif dengan manajemen tugas. Berbagi dengan aman dan berkolaborasi secara bermakna dengan ClickUp.