Lisa, direktur pemasaran di sebuah agensi menengah, mengandalkan campuran spreadsheet, email, dan aplikasi chatting untuk mengelola kampanye. hasilnya?
Tenggat waktu yang terlewat, pekerjaan ganda, dan pertanyaan "bagaimana statusnya" yang tak ada habisnya. Setelah beralih ke Smartsheet, timnya memangkas rapat status hingga 60% dan menyelesaikan proyek 40% lebih cepat.
Inilah masalahnya: Cara menggunakan Smartsheet untuk manajemen proyek tidak harus berupa ilmu roket. Dalam panduan ini, kami akan memandu Anda melalui cara-cara praktis untuk menggunakan Smartsheet.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Menyederhanakan proyek Anda dengan Smartsheet
- Gunakan templat yang sudah dibuat sebelumnya untuk pembuatan proyek dengan cepat
- Akses perencanaan proyek yang fleksibel dengan berbagai tampilan (Gantt, Board, dll.)
- Mengotomatiskan tugas dan alur kerja yang berulang
- Berkolaborasi secara real-time dengan komentar, tag, dan diskusi tim
- Melacak waktu dan mengelola sumber daya secara efektif
- Gunakan fitur analitik untuk membuat keputusan berdasarkan data
- Melacak penugasan dan hubungan tugas
- Integrasikan dengan alat bantu seperti Zapier, Slack, dan lainnya
Menggunakan Smartsheet untuk Manajemen Proyek
Alat bantu manajemen proyek terbaik melakukan lebih dari sekadar melacak tugas. Alat bantu ini beradaptasi dengan kebutuhan proyek Anda yang unik, mengotomatiskan tugas, mendukung pelacakan waktu, memungkinkan komunikasi tim serta menyediakan pelaporan dan analisis yang luar biasa.
Tahukah Anda? Smartsheet pada awalnya dirancang untuk meniru spreadsheet tetapi telah berkembang menjadi alat manajemen proyek yang kuat dengan kemampuan otomatisasi.
Berikut ini adalah cara membuat Smartsheet bekerja untuk Anda.
Menyediakan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk pengaturan proyek
Bagi mereka yang ingin melewatkan tahap penyiapan, gunakan template siap pakai dari Smartsheet yang dirancang untuk berbagai proyek, termasuk kampanye pemasaran, proyek konstruksi, peluncuran produk, dan banyak lagi.
melalui Smartsheet Templat menyediakan titik awal untuk manajemen proyek dengan semua elemen proyek penting yang sudah disiapkan, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan bidang sesuai kebutuhan.
Selain itu, Anda dapat menggunakannya untuk mengotomatiskan alur kerja Anda. Fitur-fitur ini membantu Anda menghemat waktu dan memulai tugas tanpa menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat rencana proyek dari awal.
Memungkinkan perencanaan proyek yang fleksibel
Smartsheet menyediakan ruang kerja yang fleksibel yang dapat disesuaikan oleh manajer proyek agar sesuai dengan proyek apa pun.
Dengan Tampilan Grid, Tampilan Gantt, Tampilan Kartu yang mirip dengan papan Kanban, dan Tampilan Kalender, Smartsheet memungkinkan Anda untuk melihat proyek Anda dari berbagai perspektif, sehingga memudahkan Anda untuk menyesuaikan alur kerja Anda saat proyek Anda berkembang.
Sebagai pemilik atau admin sheet, Anda dapat membuat bagan Gantt di Smartsheet untuk mengelola ketergantungan tugas dan jadwal. Anda juga dapat menyesuaikan tampilan garis waktu agar sesuai dengan rencana proyek Anda-apakah triwulanan, bulanan, mingguan, atau harian.
🧠 Fakta Menarik: Bagan Gantt, alat bantu manajemen proyek yang populer, ditemukan lebih dari 100 tahun yang lalu dan tetap menjadi salah satu cara yang paling efektif untuk melacak jadwal.
Mengotomatiskan tugas dan alur kerja yang berulang
Ketika mengelola beberapa bagian proyek yang bergerak, Anda membutuhkan semua bantuan yang bisa Anda dapatkan untuk menangani tugas, mengirim pengingat, dan memperbarui status secara otomatis.
Smartsheet membantu Anda membuat alur kerja khusus yang dipicu berdasarkan tindakan tertentu. Misalnya, mengirim pemberitahuan ketika tugas selesai atau memperbarui lembar proyek ketika tenggat waktu sudah dekat.
Otomatisasi ini memudahkan untuk mengelola proyek dengan intervensi manual yang minimal, sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih tinggi.
Memastikan kolaborasi dan komunikasi secara real-time
Smartsheet menghilangkan kebutuhan akan saluran komunikasi terpisah dengan mengizinkan beberapa anggota tim untuk mengomentari tugas, menambahkan catatan, dan menandai orang lain secara langsung di dalam proyek.
melalui Smartsheet Kolom daftar kontak di Smartsheet memudahkan untuk menugaskan dan memberi tahu anggota tim tertentu mengenai tugas individu, sehingga semua diskusi dan keputusan yang relevan dapat disimpan di satu tempat.
Integrasi Smartsheet dengan alat bantu seperti Slack memastikan pembaruan tim dan komunikasi proyek tetap berada di tempat yang sama.
Memungkinkan pelacakan waktu dan manajemen sumber daya
Ingat Sarah dari bagian pemasaran? Anda bisa menghindari miskomunikasi seperti itu dan meningkatkan efisiensi dengan pelacakan waktu sehingga proyek tetap sesuai jadwal. Smartsheet menawarkan fitur manajemen sumber daya yang membantu Anda melacak ketersediaan tim dan mencegah kelelahan.
melalui Smartsheet Catatan aktivitas mencatat kontribusi dari setiap anggota tim, sehingga memudahkan untuk memantau beban kerja dan memastikan bahwa tugas-tugas terdistribusi secara merata.
Bagian Manajemen Sumber Daya juga membantu dalam memberikan tugas dan menyeimbangkan beban kerja, memastikan potensi tim tidak digunakan secara berlebihan atau kurang dimanfaatkan.
Memberi kekuatan pada pelaporan yang komprehensif dan keputusan berbasis data
Fitur pelaporan dan analitik Smartsheet membantu manajer proyek mendapatkan wawasan tentang proyek dan melacak kemajuan proyek secara efektif untuk membuat keputusan yang tepat dan berdasarkan data.
melalui Smartsheet Alat pelaporan platform ini memungkinkan Anda untuk menarik data di beberapa lembar untuk melacak metrik utama seperti tanggal mulai dan berakhir, tingkat penyelesaian tugas, pemanfaatan sumber daya, dan biaya proyek untuk membuat laporan proyek yang komprehensif .
The dasbor manajemen proyek menawarkan tampilan tingkat tinggi, sementara laporan terperinci memungkinkan Anda untuk menelusuri lebih dalam ke hal-hal spesifik, sehingga membantu Anda untuk tetap berada di atas gambaran besar dan semua detail.
Memungkinkan penugasan tugas dan pelacakan hubungan
Salah satu elemen kunci Smartsheet adalah struktur hirarkinya. Anda bisa membuat baris induk dan anak untuk mengatur tugas individu dalam proyek yang lebih besar.
Fitur hubungan tugas membantu mendefinisikan ketergantungan, jadi jika satu tugas tertunda, tugas terkait secara otomatis diperbarui untuk mencerminkan garis waktu yang baru.
Struktur ini membantu memecah proyek yang kompleks menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola, sehingga memudahkan manajer proyek untuk mengawasi berbagai tugas secara bersamaan.
Memungkinkan integrasi dengan alat bantu lain
Anda bisa menggunakan Smartsheet untuk mengintegrasikan alat bantu yang sudah ada. Perlu bekerja dengan Microsoft Excel? Anda bisa menyinkronkan data dengan mudah menggunakan CData Connect Cloud atau Zapier. Meskipun tidak ada integrasi langsung dengan Google Spreadsheet, Zapier menjembatani kesenjangan itu secara efektif.
Jika Anda menggunakan Microsoft Teams, integrasi ini memungkinkan Anda menautkan lembar proyek Anda dengan saluran Teams, sehingga semua orang tetap berada di halaman yang sama tanpa berpindah alat. Koneksi seperti DocuSign, Jira, Slack, Tableau, dan lainnya menjadikan Smartsheet sebagai pusat komando untuk semua data proyek Anda.
Integrasi ini menghilangkan silo informasi, membantu tim membuat keputusan berbasis data yang lebih baik.
Tantangan dan Keterbatasan Smartsheet untuk Manajemen Proyek
Meskipun Smartsheet adalah alat yang kuat dan sangat cocok untuk banyak orang, Smartsheet memiliki beberapa tantangan yang harus Anda ketahui.
Kurangnya fitur kolaborasi dan pelaporan yang penting
Meskipun Smartsheet memungkinkan tim Anda bekerja bersama, Smartsheet melewatkan beberapa fitur kolaborasi yang penting. Bagan Gantt membantu melacak kemajuan proyek tetapi membutuhkan input manual yang signifikan.
Meskipun Anda dapat membuat laporan kemajuan standar, manajer proyek dan tim yang mencari analisis khusus seperti grafik Velocity atau Burndown mungkin ingin menjelajahi alat pelengkap.
Fitur pelacakan waktu yang terbatas
Smartsheet sangat baik dalam menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya proyek, tetapi ketika harus melacak jam kerja yang dihabiskan untuk setiap tugas? Di sinilah segalanya menjadi rumit. Manajer proyek mungkin perlu mengandalkan alat eksternal atau metode manual untuk memantau waktu yang dihabiskan untuk tugas secara akurat.
Ketergantungan pada aplikasi pihak ketiga ini menambah kompleksitas pada alur kerja dan dapat menyebabkan ketidakkonsistenan dalam pelaporan waktu. Hal ini tidak sepenuhnya ideal ketika mencoba mencari tahu apakah Anda menggunakan sumber daya dan waktu secara efisien.
Harga tinggi
Inilah masalahnya dengan dampak dompet Smartsheet. Ini bukan alat manajemen proyek gratis.
Paket mulai dengan $9 per pengguna per bulan untuk Paket Pro untuk kekuatan tim maksimum 10 orang. Paket Bisnis, di sisi lain, mencapai $32 per pengguna per bulan. Cocok dengan cepat: bahkan untuk pengaturan bisnis yang paling dasar pun Anda akan dikenakan biaya $96 per bulan karena Anda memerlukan setidaknya tiga pengguna.
Ada juga paket perusahaan untuk penawaran khusus. Ketika anggota tim Anda bertambah atau Anda memerlukan fitur-fitur ekstra untuk mengelola beberapa proyek, Anda mungkin mendapati diri Anda melakukan beberapa penghitungan anggaran yang menarik.
Model harga ini bisa jadi menantang untuk tim atau organisasi yang lebih kecil dengan anggaran terbatas.
Otomatisasi tugas yang terbatas
Meskipun Smartsheet membantu Anda mengotomatiskan manajemen proyek untuk tugas-tugas yang berulang, opsi alur kerja otomatis mungkin membuat Anda menginginkan lebih.
Tentu saja, Anda bisa mengatur alur kerja kustom dasar dengan templat yang sudah dibuat sebelumnya, tetapi jika Anda mengelola proyek dan membutuhkan urutan otomatisasi tingkat lanjut, Anda harus melakukan lebih banyak pekerjaan manual daripada yang Anda inginkan.
Bagi tim yang ingin benar-benar menghemat waktu pada alur kerja, batasan ini bisa berarti kehilangan beberapa keuntungan efisiensi yang serius.
Kustomisasi templat yang minimal
Yang sudah dibuat sebelumnya templat manajemen proyek di Smartsheet berguna untuk berbagai kebutuhan proyek, tetapi kemungkinan penyesuaiannya terbatas dibandingkan dengan alat bantu manajemen proyek lainnya.
Tim dengan alur kerja yang unik harus menyesuaikan proses mereka agar sesuai dengan kerangka kerja Smartsheet, bukan sebaliknya. Meskipun efisien untuk skenario proyek yang umum, standarisasi ini dapat menimbulkan tantangan bagi tim yang membutuhkan struktur proyek yang sangat terspesialisasi.
Tantangan integrasi
Integrasi Smartsheet cukup menjanjikan dengan Microsoft Teams dan platform serupa yang terintegrasi, tetapi ada batasannya.
Meskipun menangani alat bisnis umum secara efektif, tim yang menggunakan perangkat lunak khusus sering kali mengandalkan konektor pihak ketiga seperti Zapier. Hal ini menciptakan lapisan kompleksitas tambahan saat mencoba memusatkan data dari beragam sumber untuk keputusan berbasis data.
Mengingat keterbatasan ini, wajar jika kita bertanya, 'Apakah ada Alternatif Smartsheet yang memberikan solusi secara keseluruhan? Mari kita telusuri apa saja ClickUp -sebuah platform all-in-one untuk manajemen proyek, manajemen pengetahuan, obrolan, dan fitur-fitur yang didukung oleh AI-menawarkan.
Cara Menggunakan ClickUp untuk Manajemen Proyek ClickUp untuk Manajemen Proyek dirancang untuk mendekatkan tim melalui alur kerja yang terhubung, dasbor waktu nyata, dan dokumentasi yang komprehensif.
Dengan ClickUp, manajer proyek dapat mengakses fitur-fitur manajemen tugas yang disempurnakan, alat kolaborasi dan fitur bertenaga AI yang membantu Anda menyederhanakan proses.
Penyiapan proyek yang cepat
Jika kita membandingkan Smartsheet dan ClickUp, ClickUp membalikkan skrip pada batasan penyesuaian.
Anda mendapatkan taman bermain dengan berbagai kemungkinan sejak Anda memulai proyek. Buat ruang khusus, atur hierarki proyek, dan pilih dari templat yang sudah dibuat sebelumnya untuk memulai.
Yang membuat templat ini unik adalah templat ini sepenuhnya dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda, bukan sebaliknya.
Salah satu fitur menonjol dari ClickUp adalah tampilan proyek yang dapat disesuaikan. Anda bisa memilih di antara 15+ tampilan, termasuk Gantt View, List View, Table View, Kanban View, dan banyak lagi, untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda dengan cara terbaik yang sesuai dengan tim Anda.
Sebagai contoh, tampilan Tampilan Bagan Gantt memungkinkan Anda memetakan jadwal dan ketergantungan secara visual, sedangkan List View menyediakan cara langsung untuk melihat tugas dan statusnya secara sekilas.
Lihat semua jadwal proyek Anda sekaligus dengan ClickUp Gantt View
Plus, Tampilan Dasbor ClickUp mengintegrasikan semua elemen kunci, metrik, dan KPI Anda ke dalam satu tempat, memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang kesehatan proyek Anda.
Membuat dan berkolaborasi dalam proyek secara real-time dengan ClickUp Docs
Fitur pencatatan bawaan platform dan Dokumen ClickUp memungkinkan Anda menyimpan semua dokumentasi proyek di satu tempat, sementara Sasaran ClickUp membantu Anda melacak kemajuan terhadap tujuan yang lebih signifikan. Ini seperti memiliki peta jalan proyek yang benar-benar menunjukkan ke mana tujuan Anda.
Baca juga: Cara Menulis Dokumentasi Proyek: Contoh dan Template
Manajemen tugas yang mulus
Tidak seperti dasar alat manajemen tugas clickUp memungkinkan Anda membuat lingkungan tugas yang kaya dengan status, prioritas, dan ketergantungan khusus.
Ingin subtugas? Beberapa penerima tugas? Pelacakan waktu tepat di tempat pekerjaan dilakukan? Selesai, selesai, dan selesai! Selain itu, pembuatan tugas yang didukung AI membantu Anda memecah proyek yang rumit secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu bingung lagi untuk memulainya.
💡Tip Profesional: Pisahkan proyek Anda menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola untuk mempermudah pelacakan kemajuan dan mengurangi stres.
Kolaborasi yang lebih cerdas
Anda komunikasi proyek mendapat peningkatan yang serius ketika Anda menggunakan ClickUp. Alih-alih tinggal di kotak masuk email Anda, alat kolaborasi ClickUp membawa percakapan tepat di tempat pekerjaan terjadi.
Perlu bertukar pikiran? Langsung masuk ke Papan Tulis ClickUp kanvas virtual real-time Anda. Ingin mendokumentasikan kebutuhan Anda? Buat dan bagikan menggunakan Click Up Docs tanpa meninggalkan platform.
Memvisualisasikan dan bertukar pikiran sebagai tim dengan Papan Tulis ClickUp
Anda juga bisa menggunakan Pemeriksaan ClickUp untuk menyorot markup, membuat anotasi PDF, dan banyak lagi.
Dengan ClickUp Brain anda bahkan dapat menyimpan dan mengambil informasi penting secara instan. Ini seperti memiliki kantor virtual untuk tim Anda, lengkap dengan semua alat yang Anda perlukan untuk bekerja secara efektif.
Meringkas utas komentar atau dokumen yang panjang dengan ClickUp Brain
Bagian terbaiknya? Aplikasi ini menyesuaikan wawasannya dengan belajar dari tugas, dokumen, dan alur kerja khusus tim Anda. Ini berarti tim Anda mendapatkan rekomendasi yang dipersonalisasi dengan AI yang relevan dengan tujuan Anda. Yang perlu Anda lakukan hanyalah meminta apa yang Anda butuhkan!
💡Tip Pro: Tinjau kemajuan pekerjaan dengan mengevaluasi kolaborasi tim Anda secara rutin. Dorong komunikasi terbuka untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi tantangan sejak dini.
Pelacakan proyek yang efisien
Dalam hal mengawasi kemajuan, ClickUp tidak hanya menunjukkan dasar-dasarnya saja. ClickUp memberi Anda alat pelacakan dan pelaporan proyek yang komprehensif.
Alur kerja yang ditingkatkan dengan otomatisasi bertenaga AI membuat segala sesuatunya berjalan dengan menangani tugas-tugas rutin secara otomatis, sementara pelaporan waktu nyata memungkinkan Anda menemukan hambatan sebelum menjadi masalah.
Tetap berada di atas semua proyek Anda dengan Dasbor ClickUp
Tidak seperti Smartsheets, Dasbor ClickUp menghadirkan semua proyek Anda, statusnya, dan semua yang perlu Anda ketahui tentang proyek yang sedang berlangsung di satu tempat. Dengan 50+ widget yang tersedia untuk membangun dasbor Anda, melacak kemajuan proyek menjadi jauh lebih mudah.
Inilah yang dikatakan oleh pengguna ClickUp:
"Dengan ClickUp, kami selangkah lebih maju dan membuat dasbor di mana klien kami dapat mengakses dan memantau kinerja, hunian, dan proyek secara real time. Hal ini memungkinkan klien untuk merasa terhubung dengan tim mereka, terutama karena mereka berada di negara yang berbeda, dan terkadang bahkan di benua yang berbeda_
Dayana Mileva, Direktur Akun di Pontica Solutions
Anda selalu mendapatkan laporan real-time mengenai tugas apa saja yang telah diselesaikan oleh tim Anda pada hari tertentu, dan Pencapaian ClickUp mengambil langkah lebih jauh dengan memungkinkan Anda menambahkan tonggak pencapaian pada perjalanan Anda.
💡Tip Pro: Rayakan kemenangan kecil di sepanjang perjalanan-mengakui pencapaian dapat memotivasi tim dan menjaga semangat tetap tinggi.
Integrasi yang kuat
Meskipun Smartsheet mungkin membuat Anda berpindah-pindah di antara alat yang berbeda, ekosistem integrasi ClickUp menawarkan lebih dari 1000 integrasi dengan alat seperti Google Drive, Microsoft Outlook, dan Slack.
Ditambah lagi, tenaga kerja manual berkurang secara signifikan dengan integrasi CRM, alat manajemen proyek, dan aplikasi bisnis lainnya, menghilangkan kesalahan dan memberi Anda pandangan yang jelas tentang kinerja bisnis Anda.
ClickUp jelas merupakan alternatif terbaik yang tersedia untuk Smartsheets !
Belum ingin berkomitmen pada sebuah alat?
Cobalah yang gratis Templat Manajemen Proyek ClickUp .
Templat Manajemen Proyek ClickUp
Fitur-fitur utama dari templat ini:
- Siapkan proyek dalam hitungan menit dengan alur kerja dan tampilan yang sepenuhnya dapat disesuaikan sebelumnya
- Lacak kemajuan dengan pembaruan status sekali klik dan dasbor waktu nyata
- Dokumen dan komentar bawaan memastikan semua tim Anda tetap berada di halaman yang sama dengan komunikasi waktu nyata
- Dasbor dan alat pelacakan memberikan pembaruan kemajuan instan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
- Beradaptasi dengan mudah seiring pertumbuhan tim Anda dan meningkatnya kompleksitas proyek
Siap untuk ClickUp Jalan Anda Menuju Kesuksesan Proyek?
Jadi, mana yang harus Anda pilih dalam hal Smartsheet vs ClickUp ? Pilihannya tergantung pada kebutuhan tim Anda.
Jika Anda menghargai keakraban Smartsheet yang seperti spreadsheet dan strukturnya yang sederhana, Smartsheet mungkin cocok untuk Anda. Namun, jika fleksibilitas, kolaborasi, dan efisiensi berbasis AI tidak bisa dinegosiasikan, fleksibilitas ClickUp yang serba bisa sulit dikalahkan. Untuk tim kecil atau proyek yang kompleks, platform ClickUp yang mudah beradaptasi tumbuh bersama Anda.
Ingatlah bahwa alat yang tepat memungkinkan tim Anda melakukan pekerjaan terbaik mereka. Jadi, jelajahi, bereksperimen, dan berdayakan tim Anda dengan alur kerja yang efisien hari ini. Ingin memulai perjalanan Anda dengan ClickUp?
Mendaftarlah untuk akun ClickUp gratis sekarang!