Menurut penelitian, tipikal menghabiskan 2,6 jam setiap hari untuk mengelola email saja, dan 40% karyawan bahkan tidak melacak waktu ini. Kelalaian ini dapat menyebabkan kerugian yang mengejutkan bagi bisnis yang menagih klien berdasarkan waktu masuk.
Oleh karena itu, ada baiknya kita bertanya-berapa banyak dari total waktu kerja yang produktif? Berapa keseimbangan ideal antara jam kerja yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih? Di sinilah pelacakan waktu sangat membantu.
Aplikasi pelacakan waktu dasar membantu Anda memahami biaya sebenarnya dari operasi bisnis Anda dan memberikan data yang berharga bagi para eksekutif, manajer, dan karyawan. Dengan menganalisis data ini, para pemimpin dapat memperoleh wawasan penting tentang bagaimana operasi mereka berjalan.
Baik Anda seorang manajer proyek atau pemilik bisnis, menggunakan aplikasi pelacakan waktu sangatlah penting:
- Tetap terorganisir dan mengetahui perkembangan proyek
- Membuat keputusan berdasarkan data untuk mengoptimalkan sumber daya
- Meningkatkan kinerja karyawan
- Mengidentifikasi biaya tersembunyi dan memaksimalkan keuntungan
Dalam panduan ini, kita akan mengeksplorasi manfaat pelacak waktu, cara mengimplementasikannya secara efektif, dan bagaimana pelacak waktu dapat mentransformasi organisasi Anda.
Apa itu Laporan Pelacakan Waktu?
Laporan pelacakan waktu, atau lembar waktu, mengevaluasi berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk berbagai komponen proyek, selama jangka waktu tertentu. Laporan ini juga dapat membandingkan waktu aktual yang dihabiskan dengan proyeksi dan estimasi sebelumnya.
Dengan demikian, laporan pelacakan waktu memberdayakan Anda untuk membuat keputusan berdasarkan data, mengoptimalkan bagaimana tim Anda menghabiskan waktu mereka, dan memastikan proyek tetap berada di jalurnya. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan waktu sebaik-baiknya tanpa gangguan konstan untuk pembaruan kemajuan.
Pelaporan waktu proyek dapat menjembatani kesenjangan antara estimasi proyek yang ideal dan tantangan eksekusi di dunia nyata. Hal ini sangat berharga untuk memperkirakan sumber daya, mengelolanya secara efektif, dan menetapkan tenggat waktu yang realistis.
Laporan pelacakan waktu juga sangat diperlukan untuk penagihan klien. Data pelacakan waktu memastikan bahwa setiap jam kerja diperhitungkan, yang tidak hanya mencegah kebocoran pendapatan tetapi juga membantu Anda menagih klien secara akurat.
Baca juga: 10 Perangkat Lunak Pelacakan Waktu Terbaik 2024
Bagaimana Cara Menggunakan Perangkat Lunak Pelacakan Waktu untuk Melacak Waktu Secara Efektif?
Pelacakan waktu sering kali terasa seperti tugas tambahan. Karyawan mungkin tidak menyukai pekerjaan ekstra untuk mengisi pelacak waktu secara manual dan pengawasan yang tersirat dengan memantau aktivitas mereka. Meskipun demikian, manajer diharapkan untuk memastikan pengiriman yang akurat dan tepat waktu.
Namun, bagi banyak bisnis, laporan pelacakan waktu sangat penting. Data waktu yang akurat memberikan wawasan yang berharga, baik untuk menagih klien per jam atau menganalisis produktivitas tim. Kuncinya adalah memilih metode dan alat yang efisien yang meminimalkan upaya sambil memberikan informasi yang diperlukan. ClickUp untuk Manajemen Waktu menawarkan serangkaian fitur yang kuat untuk membuat pelacakan waktu menjadi mudah dan menjadi bagian integral dari proses manajemen proyek Anda.
Mari jelajahi bagaimana fitur-fitur ini dapat membantu Anda mengoptimalkan manajemen waktu proyek .
š”Tip Profesional: Pastikan untuk mendapatkan persetujuan sebelumnya dari karyawan Anda tentang pelacakan waktu. Akan sangat membantu jika Anda memberi tahu mereka bahwa ini murni untuk mengukur waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas. Hal ini akan membantu membangun kepercayaan di antara karyawan Anda dan tidak dianggap sebagai latihan yang mengganggu.
Mengaktifkan pelacakan waktu dan login tugas di ClickUp
Langkah pertama adalah mengaktifkan pelacak waktu di dalam ruang kerja anda. Setelah diaktifkan, tim anda bisa mulai mencatat jam kerja secara langsung di ClickUp dan melacak jam kerja tanpa mengganggu alur kerja mereka.
Melacak waktu di ClickUp sangatlah mudah. Saat memulai tugas, cukup klik pengatur waktu. ClickUp akan mencatat waktu Anda. Setelah selesai, hentikan timer untuk mencatat waktu Anda.
Untuk tugas yang tidak sesuai dengan timer (seperti rapat atau penelitian), Anda bisa mencatat waktu secara manual. Hal ini memastikan setiap menit pekerjaan dicatat untuk pelaporan yang akurat.
Lembar Waktu Otomatis
Menambahkan waktu secara retroaktif atau membuat entri berdasarkan rentang tanggal dengan pelacakan waktu manual Lembar waktu otomatis dapat menjadi penghemat waktu bagi tim yang menangani tugas dalam jumlah besar atau memiliki kebutuhan pelaporan yang kompleks.
Dapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk mengoptimalkan efisiensi tim Anda dengan lembar waktu Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
Fitur ini mengurangi kesalahan dan membuat laporan yang akurat dan mudah dilihat. Sistem ini juga mengkompilasi catatan waktu ke dalam catatan jam kerja yang akurat. Hal ini membebaskan waktu bagi anggota tim dan manajer.
Tim dapat fokus pada pekerjaan mereka, sementara manajer dapat melihat kemajuan proyek dan beban kerja tim secara real-time.
Baca juga: 10 Perangkat Lunak Pelacak Waktu Pekerja Lepas Terbaik di Tahun 2024
Berintegrasi dengan Kalender Google
š§ Apakah Anda Tahu: Hampir 21% karyawan tidak melacak waktu mereka yang dihabiskan untuk rapat, sehingga perusahaan mengalami kerugian rata-rata $32.000 per tahun per karyawan dalam bentuk hilangnya pendapatan.
Untuk membuat hal ini menjadi mudah, ClickUp terintegrasi dengan Google Kalender dengan mulus untuk memastikan bahwa pembaruan yang dibuat di satu aplikasi langsung tercermin di aplikasi lainnya. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk berpindah-pindah aplikasi.
Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
Tetap sinkron dengan Integrasi Kalender Google ClickUp dan lacak waktu tanpa berganti alat
- Membuat Tugas dari Acara Kalender: DenganPelacakan Waktu Proyek ClickUptim dapat membuat tugas ClickUp langsung dari acara Google Kalender. Ini berarti bahwa setiap janji temu atau rapat menjadi tugas yang dapat dilacak di ClickUp
- Memanfaatkan Otomatisasi untuk Pengingat: Otomatiskan pengingat untuk acara yang akan datang dan jangan pernah melewatkan rapat atau tenggat waktu yang penting. ClickUp akan mengirimkan notifikasi langsung ke ruang kerja Anda, membuat Anda tetap teratur dan sesuai dengan jadwal Anda
- **Mengubah Acara menjadi Tugas yang Dapat Ditindaklanjuti: Ketika anda menjadwalkan rapat, ClickUp akan secara otomatis membuat tugas dengan semua rincian yang relevan, memungkinkan anda untuk menambahkan informasi lebih lanjut seperti agenda, penerima tugas, daftar periksa, dan banyak lagi. Ini memusatkan acara dan tugas Anda,membuatnya lebih mudah untuk melacak waktu tanpa harus berpindah-pindah alat
Menghasilkan laporan khusus
Salah satu aspek paling hebat dari fitur pelacakan waktu ClickUp adalah kemampuannya untuk menghasilkan laporan khusus.
Dengan laporan khusus, anda dapat melihat catatan pelacakan waktu kumulatif untuk setiap anggota tim untuk memahami waktu yang dihabiskan untuk beberapa tugas.
ClickUp memungkinkan anda untuk menyesuaikan laporan berdasarkan berbagai metrik, seperti waktu yang dilacak berdasarkan hari, minggu, bulan, atau rentang kustom, seperti total waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek, waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas tertentu, atau produktivitas masing-masing anggota tim.
Untuk manajer proyek, laporan khusus membantu untuk:
- Mengidentifikasi proyek yang membutuhkan perhatian lebih, menilai beban kerja tim, dan menyesuaikan perencanaan sumber daya sesuai kebutuhan
- Menemukan peluang untuk meningkatkan efisiensi dan memprediksi jadwal proyek dengan lebih baik
- Menghindari kemunduran proyek seperti alokasi sumber daya yang berlebihan, kemacetan, kelelahan tim, dan tenggat waktu yang terlewat
Peningkatan berkelanjutan ini mengarah pada perencanaan yang akurat, alokasi sumber daya yang lebih baik, dan pada akhirnya, proyek yang sukses.
Baca juga: Alat Pelacakan Waktu Agensi Terbaik untuk Kreator & Pemasar di tahun 2024
Memanfaatkan templat untuk pelacakan waktu yang efisien
ClickUp menawarkan perpustakaan templat yang dirancang untuk menyederhanakan proses pelacakan waktu Anda. Templat-templat ini dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek Anda, memastikan konsistensi dalam pencatatan waktu dan pelaporan di seluruh tim.
Template Pelacak Waktu Konsultan ClickUp
Templat Pelacak Waktu Konsultan ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak jam kerja dan pembayaran konsultan yang dapat ditagih.
Templat Pelacak Waktu Konsultan ClickUp dirancang khusus untuk membantu konsultan mengelola waktu mereka secara efisien terhadap berbagai proyek klien.
Pelacak waktu ini terintegrasi secara mulus dengan fitur-fitur manajemen proyek ClickUp, menawarkan platform yang komprehensif untuk melacak jam kerja yang dapat ditagih, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan hubungan dengan klien.
Ini juga menyederhanakan pelacakan waktu untuk konsultan, memungkinkan mereka untuk dengan mudah mencatat jam kerja secara manual atau menggunakan pengatur waktu. Hal ini sangat berguna bagi konsultan yang mengelola banyak proyek, memastikan bahwa semua pekerjaan klien dicatat secara akurat.
Hal ini menciptakan kategorisasi yang jelas atas jam kerja mereka sebagai jam kerja yang dapat ditagih atau tidak dapat ditagih, sehingga memudahkan penagihan yang tepat dan pertanggungjawaban keuangan.
Klik Template Alokasi Waktu
Templat Alokasi Waktu ClickUp dirancang untuk membantu Anda mengelola waktu dan sumber daya Anda dengan lebih baik.
Templat Alokasi Waktu ClickUp juga merupakan alat yang sangat baik untuk manajer proyek yang perlu melacak waktu di berbagai tugas dan anggota tim. Templat ini memungkinkan Anda untuk menentukan kategori untuk berbagai jenis pekerjaan, seperti pengembangan, desain, dan rapat.
š” Kiat Pro: Untuk agensi yang mengelola banyak klien, menerapkan templat absensi agensi dapat bermanfaat. Templat ini menstandarkan pelacakan waktu di berbagai klien dan proyek, sehingga lebih mudah untuk memastikan bahwa semua jam kerja yang dapat ditagih dicatat dan dilaporkan secara akurat.
Mengotomatiskan pelacakan waktu Otomatisasi ClickUp meringankan beban tim Anda untuk melacak waktu kerja. Anda bisa mengonfigurasi otomatisasi untuk mulai melacak waktu secara otomatis ketika status tugas berubah menjadi 'Sedang Berlangsung' dan menghentikannya ketika tugas ditandai sebagai 'Selesai'.
Fitur ini secara otomatis memperbarui ketika tim dan tanggung jawab berubah dan membuat proyek tetap berjalan sambil membebaskan tim Anda dari berbagi pembaruan proyek secara teratur.
Otomatisasi ClickUp menyederhanakan manajemen tugas dengan secara otomatis memberikan tugas ketika status berubah
Otomatisasi memastikan pelacakan waktu yang konsisten, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan pencatatan data yang akurat.
Baca juga: Cara Menggunakan AI untuk Manajemen Waktu (Kasus Penggunaan & Alat)
Mengapa Pelacakan Waktu dan Pelaporan Penting
Laporan pelacakan waktu menyediakan data yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan sumber daya dan memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Laporan ini juga membantu meningkatkan produktivitas dan akuntabilitas tim serta menghindari kebocoran pendapatan.
Mari kita jelajahi lebih jauh.
ā° Pahami permintaan sumber daya
Jam kerja karyawan merupakan indikator penting dari alokasi sumber daya. Menggunakan aplikasi pelacakan waktu luang dapat membantu mengidentifikasi tugas-tugas yang secara konsisten melebihi estimasi anggaran, sehingga memungkinkan untuk dilakukannya intervensi lebih awal.
Selain itu, aplikasi ini dapat mengungkap kesenjangan keterampilan pada personel, sehingga menyoroti kebutuhan akan lebih banyak pelatihan. Hal ini juga membantu mengidentifikasi tugas-tugas yang kekurangan sumber daya. Mengidentifikasi kesenjangan dalam beban kerja dapat menandakan perlunya penyesuaian, seperti mendistribusikan kembali tanggung jawab atau membagi tugas secara lebih adil.
Dengan mengatasi masalah ini, Anda dapat membuat penawaran harga yang lebih akurat, yang mengarah ke tingkat penagihan yang berpotensi lebih tinggi dalam jangka panjang.
ā° Meningkatkan cara kerja tim
Karyawan menjadi produktif hanya untuk 2 jam dan 53 menit dalam sehari.
Aplikasi pelacakan waktu dapat meningkatkan fokus karena karyawan menjadi lebih sadar akan waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan tugas. Dengan meninjau waktu mereka, karyawan dapat mengidentifikasi pola dan mengurangi pekerjaan yang tidak dapat ditagih.
Pelacakan waktu bukan tentang menetapkan ekspektasi yang tidak realistis; ini tentang kesadaran diri dan keputusan berdasarkan data. Dengan perangkat lunak pelacakan waktu yang tepat, tim sering kali menyadari bahwa mereka terlalu sering berpindah tugas atau tidak mendedikasikan waktu yang cukup untuk fokus pada satu tugas.
Dengan mengidentifikasi ketidakefisienan, seperti rapat yang tidak perlu atau kemacetan proses yang membuang waktu yang dapat ditagih, tim dapat melakukan penyesuaian kecil pada alur kerja mereka untuk secara signifikan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan dari waktu ke waktu.
Bonus: Menerapkan templat lembar waktu untuk memastikan bahwa semua anggota tim mencatat waktu mereka dengan cara yang sama. Hal ini memudahkan untuk mengidentifikasi tren dan membuat keputusan berdasarkan data.
ā° Dapatkan wawasan tentang kinerja tim
Aplikasi pelacakan waktu menawarkan informasi rinci tentang kinerja karyawan. Anda dapat menganalisis data ini untuk mengidentifikasi pekerja yang paling efisien dan memberikan penghargaan atas kontribusinya. Pengakuan ini akan meningkatkan semangat kerja dan mendorong kinerja yang lebih baik lagi.
Selain mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik, pelacakan waktu juga dapat mengungkapkan kekuatan dan kelemahan. Entri, kebiasaan, dan pola waktu yang terlacak dapat membantu Anda mengidentifikasi area di mana karyawan mungkin mengalami kesulitan.
Informasi ini memungkinkan Anda untuk memberikan dukungan yang ditargetkan dan membantu mereka meningkatkan efisiensi.
ā° Buat catatan waktu yang dihabiskan
Pelacakan waktu tidak hanya menyediakan data ringkasan tetapi juga membuat catatan rinci tentang pekerjaan tim Anda.
Misalnya, jika klien mempertanyakan jam kerja yang dihabiskan untuk sebuah proyek, Anda dapat membuat laporan yang dengan jelas menguraikan tugas-tugas spesifik yang telah diselesaikan dan waktu yang diinvestasikan. Data ini dapat membantu menjustifikasi biaya dan mengatasi ekspektasi yang tidak masuk akal. Dalam industri seperti konstruksi, di mana audit merupakan hal yang umum, pelacakan waktu sangat penting untuk menunjukkan bahwa sumber daya digunakan secara efektif.
Catatan yang akurat tentang pekerjaan yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan sangat penting untuk membuktikan kepatuhan dan mencegah tuduhan pemborosan dana.
ā° Menghindari kebocoran pendapatan dan menagih klien secara akurat
Data pelacakan waktu mengungkapkan masalah yang menguras pendapatan seperti alur kerja yang tidak efisien, kelebihan staf, pemantauan kemajuan yang jarang dilakukan, dan banyak lagi.
Masalah-masalah ini sering kali saling terkait. Alur kerja yang tidak efisien dapat menyebabkan kelebihan staf, yang pada gilirannya meningkatkan biaya overhead, dan pemantauan yang jarang dilakukan dapat menyebabkan penundaan proyek.
Perangkat lunak pelacakan waktu dapat mengatasi semua masalah ini:
- Mengidentifikasi kemacetan alur kerja: Menunjukkan dengan tepat di mana waktu terbuang
- Mengoptimalkan jumlah staf: Menentukan apakah alokasi sumber daya sesuai dengan beban kerja
- Meningkatkan pembaruan kemajuan proyek: Tim dapat mengomunikasikan kemampuan mereka untuk memenuhi tenggat waktu dengan lebih baik
Perangkat lunak pelacakan waktu membantu membuat catatan historis data proyek. Anda dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek, biaya, dan profitabilitasnya. Informasi ini dapat membantu Anda memberikan faktur yang terperinci dan transparan kepada klien.
Anda dapat menggunakan fitur pelaporan ClickUp untuk membandingkan waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dengan anggaran yang dialokasikan untuk itu. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area di mana Anda mungkin mengeluarkan biaya berlebih dan mengambil tindakan korektif sebelum proyek melebihi anggaran.
Selanjutnya, mengintegrasikan perangkat lunak pelacakan PTO memastikan bahwa jam kerja yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih diperhitungkan, sehingga memberikan gambaran yang lebih akurat tentang ketersediaan dan beban kerja tim Anda.
Baca juga: 10 Aplikasi Timesheet Terbaik untuk Manajemen Waktu yang Lebih Baik di Tahun 2024
ā° Membangun kepercayaan melalui transparansi dalam operasi tim
Data pencatatan waktu dapat menumbuhkan kepercayaan dan transparansi dalam organisasi Anda, sehingga menguntungkan karyawan dan manajer. Memberikan visibilitas ke dalam jam kerja juga dapat mengurangi kekhawatiran tentang manajemen mikro
Dengan perangkat lunak pelacakan waktu yang tepat, manajer tetap mendapat informasi tentang aktivitas proyek, memastikan bahwa tugas yang tepat diprioritaskan.
Karyawan, pada gilirannya, merasa dipercaya dan diberdayakan dalam peran mereka, sehingga mengurangi kebutuhan untuk sering check-in. Pada akhirnya, ketika manajer dan anggota tim melacak waktu, hal ini akan menciptakan lapangan yang setara dan memperkuat hubungan.
Lacak Jam Kerja Dengan Mudah Menggunakan ClickUp
Memanfaatkan perangkat lunak pelacakan waktu dapat menghasilkan manajemen proyek yang sukses. Perangkat lunak ini memberikan wawasan yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan alur kerja, meningkatkan produktivitas, dan memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.
Fitur pelacakan waktu ClickUp dirancang untuk berintegrasi dengan mulus ke dalam alur kerja Anda yang sudah ada, memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk mengelola waktu dengan lebih efektif.
Baik Anda seorang pemilik bisnis atau mengawasi proyek yang kompleks, ClickUp menawarkan alat yang Anda butuhkan untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya. Catat jam kerja secara akurat, buat laporan khusus, dan manfaatkan templat untuk memastikan bahwa jam kerja dicatat dan tim Anda beroperasi pada efisiensi puncak.
Dengan ClickUp, anda bisa mengubah pencatatan waktu dari tugas biasa menjadi alat yang ampuh untuk mendorong kesuksesan proyek. Memulai dengan ClickUp secara gratis hari ini!