Cara Menguasai Manajemen Proyek Virtual untuk Tim Jarak Jauh

Sebelum pesan instan, panggilan Zoom, dan dasbor digital, benih-benih manajemen proyek virtual telah ditanam selama Proyek Apollo NASA.

Para insinyur dan ilmuwan yang tersebar di berbagai lokasi berkoordinasi dengan para astronot di luar angkasa-tanpa kemewahan teknologi modern. Jika mereka dapat mencapai pendaratan di bulan dengan sistem komunikasi primitif, bayangkan apa yang dapat Anda lakukan dengan alat yang ada saat ini!

Peluangnya tidak terbatas. Jika Anda seorang manajer proyek virtual yang ingin meningkatkan proses Anda atau berencana untuk beralih ke manajemen proyek virtual dari pengaturan tradisional, artikel ini cocok untuk Anda.

Kami akan berbagi strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk mengelola tim virtual secara efektif, alat manajemen proyek virtual penting yang harus Anda miliki dalam tumpukan teknologi Anda, dan cara-cara untuk menangani tantangan kritis.

⏰ Ringkasan 60 Detik

Cara menguasai manajemen proyek virtual untuk tim jarak jauh:

• Tentukan tujuan dan uraikan pekerjaan: Tetapkan tujuan yang jelas dan uraikan proyek virtual menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola
• Pilih tumpukan teknologi yang tepat: Gunakan campuran alat untuk komunikasi (ClickUp Chat, Slack, Zoom), berbagi file (Dropbox), pelacakan waktu (Toggl), atau dapatkan semua yang Anda butuhkan di satu platform untuk manajemen proyek dengan ClickUp
• Tetapkan pedoman komunikasi: Jadwalkan rapat rutin, tetapkan waktu respons di berbagai saluran, dan rangkul komunikasi asinkronisasi dengan alat bantu manajemen proyek
• Ciptakan lingkungan kolaboratif: Gunakan ClickUp untuk memberikan tugas, menetapkan tenggat waktu, dan menjaga semua orang tetap berada di halaman yang sama. Papan Kanban, Tampilan Daftar, dan Dokumen membantu memvisualisasikan proyek dan mendorong kerja sama tim
• Bantu tim proyek virtual Anda bekerja lebih cerdas: Bebaskan waktu untuk tugas-tugas kreatif dengan mengotomatiskan proses yang berulang dengan Otomatisasi ClickUp
• Memprioritaskan kesehatan mental: Mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja dengan batasan yang jelas dan sumber daya kesehatan mental
• Lacak kemajuan dan tinjau kinerja: Gunakan alat bantu seperti bagan Gantt atau papan Kanban untuk memvisualisasikan kemajuan
• Mendorong budaya tim yang positif: Mengakui pencapaian, merayakan pencapaian, dan mengatur aktivitas pembangunan tim virtual untuk meningkatkan semangat dan koneksi

Apa Itu Manajemen Proyek Virtual?

Manajemen proyek virtual adalah proses memimpin proyek di mana tim beroperasi dari jarak jauh dan menggunakan alat digital untuk berkolaborasi, berkomunikasi, dan melacak kemajuan.

Mengapa manajemen proyek virtual penting?

Manajemen proyek virtual membantu Anda melampaui batasan ruang kantor tradisional. Pengaturan ini memungkinkan untuk membangun tim hibrida atau tim jarak jauh dan mengelola proyek dengan mudah meskipun tidak berada di bawah atap yang sama.

Beralih ke manajemen proyek virtual juga akan memungkinkan Anda untuk memperhatikan kesejahteraan tim Anda. Survei McKinsey mengungkapkan bahwa, jika diberi kesempatan, para karyawan 87% orang Amerika memilih untuk bekerja dalam pengaturan yang fleksibel.

Dengan bekerja secara virtual, tim Anda dapat tetap produktif sambil tetap menghabiskan waktu libur yang berkualitas bersama keluarga.

baca juga:* Baca juga:* 7 Manfaat Utama dari Tim Virtual

Perbedaan utama dari manajemen proyek tradisional

Inilah perbedaan manajemen proyek virtual dengan manajemen proyek konvensional:

👀 Tahukah Anda? Survei remote.co menunjukkan bahwa 63% dari respondents akan 'benar-benar' mencari pekerjaan baru jika mereka tidak dapat melanjutkan bekerja dari jarak jauh.

Manfaat Manajemen Proyek Virtual

Mari kita bahas keuntungan dari manajemen proyek virtual atau jarak jauh:

🌍 Akses ke kumpulan talenta internasional

Manajemen proyek virtual meruntuhkan batasan geografis sehingga Anda bisa merekrut talenta terbaik di mana pun lokasinya dan meningkatkan kualitas pekerjaan.

🏁 Otonomi yang lebih besar

Dengan tidak adanya perjalanan pulang pergi dan kontrol yang lebih besar atas waktu mereka, karyawan jarak jauh menikmati fleksibilitas. Otonomi meningkatkan motivasi dan produktivitas serta membuat tim Anda tetap terlibat. Faktanya, menurut survei McKinsey, 83% karyawan Amerika Serikat mengatakan bahwa mereka dapat bekerja lebih efisien dan produktif, yang merupakan manfaat utama dari kerja jarak jauh.

💸 Penghematan biaya (untuk perusahaan dan karyawan)

Perusahaan dapat menghemat biaya overhead seperti ruang kantor, utilitas, dan infrastruktur fisik. Karyawan Anda juga diuntungkan, karena mereka dapat menghindari relokasi, menghilangkan biaya perjalanan harian, dan menghemat waktu.

🔍 Membangun sistem manajemen tugas yang transparan

Pembaruan waktu nyata, penugasan tugas, dan jadwal proyek memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kemacetan dengan cepat sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Karena tugas/keluaran yang diberikan didokumentasikan dan mudah diakses untuk ditinjau (melalui virtual alat manajemen proyek) manajer proyek dapat mengevaluasi kinerja anggota tim dengan lebih jelas dan transparan.

baca juga:* 10 Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Tim

Menerapkan Manajemen Proyek Virtual

Mari kita bahas hal-hal penting dalam mengelola tim dan proyek virtual. Kami akan membahas semuanya, mulai dari menetapkan tujuan yang jelas hingga memanfaatkan alat bantu yang ampuh agar tim Anda tetap terhubung dan produktif.

1. Tentukan tujuan dan sasaran

Langkah pertama adalah mendefinisikan dengan jelas tujuan proyek, hasil spesifik, dan hasil yang diharapkan. Anda harus memastikan bahwa semua orang dalam tim memahami tujuan dan visi proyek.

💡Kiat Pro: Coba Templat Sasaran Cerdas ClickUp untuk mengatur tujuan Anda dan selangkah lebih dekat untuk mencapai hal-hal yang Anda impikan!

Setelah Anda menetapkan tujuan, uraikan proyek menjadi beberapa fase/tahapan yang dapat dikelola (atau sprint jika Anda menggunakan metodologi Agile).

Tetapkan tugas untuk anggota tim, prioritaskan tugas-tugas penting, dan tetapkan tenggat waktu untuk melacak kemajuan proyek dan mencegah penundaan dengan mudah. Alat Manajemen Proyek ClickUp akan sangat cocok untuk tim virtual Anda.

Alat ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar tugas, menetapkan prioritas, menugaskan anggota tim, dan melacak kemajuan secara visual. Anda juga bisa menentukan tenggat waktu, pemilik, dan ketergantungan tertentu untuk setiap tugas dan menjaga alur kerja Anda tetap teratur.

Tandai tugas sebagai Mendesak, Tinggi, Normal, atau Rendah dengan Prioritas Tugas ClickUp

2. Pilih tumpukan teknologi Anda dengan bijak

Seluruh sistem manajemen proyek virtual berjalan berdasarkan alat bantu digital.

Berikut adalah beberapa alat manajemen proyek virtual yang penting untuk dimiliki dalam tech stack Anda:

• Manajemen proyek: Alat kerja jarak jauh seperti ClickUp, Monday.com, dan Jira menawarkan pelacakan tugas, kolaborasi, dan manajemen sumber daya yang kuat
• Komunikasi: Gunakan Slack atau Microsoft Teams untuk perpesanan waktu nyata. Buat saluran untuk topik, tim, atau fase proyek tertentu untuk mengatur diskusi. Zoom atau Google Meet sangat berguna untuk rapat video
• Berbagi file: Gunakan solusi penyimpanan awan seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive untuk menyimpan dan berbagi dokumen dengan aman
• Pelacakan waktu: Toggl atau Harvest adalah alat yang bagus untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas. Alat-alat ini membantu manajer proyek virtual menjaga proyek tetap sesuai anggaran, mengidentifikasi hambatan, dan memahami bagaimana anggota tim jarak jauh mengalokasikan waktu mereka

Namun, beralih di antara beberapa aplikasi bisa jadi membosankan. Solusi termudah adalah dengan menggunakan perangkat lunak kerja jarak jauh seperti ClickUp. Berkat integrasinya yang kuat, Anda bisa mengelola seluruh perangkat teknologi dari satu tempat.

Sebagai contoh, ClickUp terintegrasi dengan Slack dan MS Teams; sebagai alternatif, Anda bisa menggunakan alat komunikasi asli ClickUp, seperti Obrolan ClickUp dan Klip ClickUp, yang menghadirkan komunikasi video dan teks ke sistem manajemen proyek Anda (kami juga akan membahas detailnya segera).

Anda bisa mengintegrasikan ClickUp dengan Zoom, Toggl, Harvest, EvenHour, Google Drive, dan Dropbox.

Mengintegrasikan ClickUp dengan alat yang sudah ada di tumpukan teknologi Anda

3. Menetapkan pedoman komunikasi

Komunikasi yang jelas adalah kunci untuk manajemen proyek virtual.

Inilah cara menyusunnya:

• Jadwalkan pertemuan rutin (misalnya, rapat harian untuk pembaruan cepat atau tinjauan mingguan untuk melacak kemajuan). Manajer proyek dapat menggunakantemplat agenda rapat untuk menjaga rapat tetap fokus dan produktif
• Tetapkan harapan untuk waktu respons di berbagai saluran komunikasi yang berbeda, misalnya, Slack dapat memiliki waktu respons satu jam, sementara email mungkin 24 jam
• Tentukan kapan harus menggunakan alat bantu tertentu (misalnya, ClickUp Chat/Slack untuk pembaruan cepat, email untuk komunikasi formal, dan Zoom untuk diskusi mendalam)

Ketika mengelola tim yang tersebar, Anda harus memperhatikan perbedaan zona waktu.

Cobalah untuk menjadwalkan rapat pada jam yang tumpang tindih untuk tim yang berada di zona waktu yang berbeda. Alat bantu seperti World Time Buddy dapat membantu Anda menemukan jam kerja yang sama.

Untuk menjaga alur kerja yang lancar bagi tim jarak jauh atau virtual, gunakan komunikasi sinkronisasi. Gunakan alat bantu manajemen proyek untuk berbagi pembaruan, umpan balik, dan laporan kemajuan yang tidak memerlukan respons waktu nyata.

ClickUp Chat

Di ClickUp, pekerjaan dan obrolan tidak lagi terpisah. ClickUp Chat menyatukan keduanya dan menyederhanakan komunikasi untuk tim virtual Anda. Dari DM cepat hingga pengumuman di seluruh perusahaan, ClickUp Chat menawarkan semuanya.

Simpan semua pekerjaan-dan percakapan-di satu tempat dengan ClickUp Chat

Anda dapat menghubungkan tugas secara langsung ke pesan untuk memastikan setiap percakapan memiliki konteks. Dengan FollowUps, Anda bisa langsung mengubah komentar menjadi tugas dan mengambil tindakan lebih cepat.

Klip ClickUp

Di luar komunikasi waktu nyata, Anda dapat mengunggulkan pekerjaan asinkronisasi dengan Klip ClickUp dan komentar tugas.

Sebagai contoh, ClickUp Clips memungkinkan Anda merekam layar dan mengomunikasikan pesan dengan jelas tanpa mengharuskan Anda melakukan panggilan.

Kirim rekaman layar instan dengan catatan audio menggunakan ClickUp Clips dan hilangkan rapat yang tidak perlu

Jika Anda harus berbagi/mencari umpan balik atau memiliki pertanyaan tentang tugas, Anda dapat menandai rekan tim menggunakan komentar tugas ClickUp, dan mereka akan diberi tahu.

Berkomunikasi dengan rekan tim melalui komentar yang ditugaskan di ClickUp

Dari alur kerja yang dapat disesuaikan dan berbagai saluran komunikasi hingga siap digunakan templat manajemen proyek , beberapa manfaat membuat ClickUp unik .

_ClickUp telah membantu tim kami berkomunikasi dengan tim jarak jauh di zona waktu yang berbeda dan mengetahui apa yang sedang terjadi dalam proyek tanpa harus mengadakan rapat yang tidak perlu atau meminta informasi kepada orang lain melalui email atau Slack

Danielle Bush, Manajer Proyek, EDforTech

4. Ciptakan lingkungan kolaboratif

Kolaborasi jauh lebih mudah dilakukan jika rekan kerja bekerja di bawah satu atap, dan ini adalah salah satu tantangan terbesar dalam bekerja jarak jauh.

Tentu saja, kenyamanan meminta bantuan rekan kerja yang duduk di samping Anda mungkin tak tertandingi, tetapi dengan alat yang tepat dalam perangkat Anda, Anda bisa menciptakan pengalaman yang sama dan berkolaborasi secara real time.

Berikut ini cara mendorong kerja sama tim dalam pengaturan jarak jauh:

1. Gunakan alat bantu manajemen proyek untuk menetapkan tugas, menetapkan tenggat waktu, dan menjaga agar semua orang mengetahui apa yang sedang dikerjakan dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa
2. Gabungkan alat bantu dalam alur kerja Anda yang memungkinkan tim berkolaborasi dalam proyek secara real time
3. Dorong karyawan untuk berbagi umpan balik dan mengambil tindakan untuk mengatasi masalah yang mereka hadapi

Jika Anda menggunakan Platform Kerja Jarak Jauh ClickUp anda akan mendapatkan akses ke berbagai alat kolaborasi. Berikut ini adalah cara untuk memanfaatkan perangkat lunak ini secara maksimal:

• Mengatur tugas dalam format sederhana dan linier dengan Tampilan Daftar ClickUp dan mengelola prioritas tugas dengan filter dan Bidang Khusus
• Memvisualisasikan proyek dengan papan gaya Kanban menggunakanTampilan Papan ClickUp. Seret dan letakkan tugas di antara tahapan untuk memantau kemajuan secara real-time
• Tetap berada di atas tenggat waktu dengan melihat tugas di kalender denganTampilan Kalender ClickUp dan sediakan ruang untuk penyesuaian cepat
• Tangkap detail tugas melalui formulir yang dapat disesuaikan menggunakanTampilan Formulir ClickUp. Kumpulkan umpan balik dari pekerja jarak jauh dan ubah kiriman secara otomatis menjadi tugas

Membuat formulir dinamis dengan logika bersyarat menggunakan Tampilan Formulir ClickUp

• Mengkonsolidasikan metrik utama dan data proyek ke dalam laporan visual yang dapat disesuaikan denganDasbor ClickUp untuk memantau kinerja dan melacak kemajuan proyek secara real time

Buat laporan kemajuan proyek yang mudah dipahami dengan Dasbor ClickUp

• Membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada dokumen secara langsung denganDokumen ClickUp(ideal untuk catatan rapat, rencana proyek, atau basis pengetahuan yang tetap terhubung dengan tugas dan alur kerja Anda)

Bekerja dengan rekan tim jarak jauh Anda secara real time dengan ClickUp Docs

• Bertukar pikiran, memetakan ide, dan berkolaborasi secara visual dengan anggota tim virtual Anda secara real time diPapan Tulis ClickUpsebuah kanvas interaktif virtual

5. Bantu tim Anda bekerja lebih cerdas

Dalam manajemen proyek virtual, interaksi tatap muka sering kali sangat minim. Tugas-tugas yang berat dan membosankan selama berjam-jam dapat membuat pekerjaan terasa seperti tugas, bukan sesuatu yang dinikmati oleh tim Anda. Dengan alat bantu untuk mempercepat pekerjaan, anggota tim dapat mempertahankan kreativitas mereka tanpa merasa lelah.

**Bebaskan jadwal tim Anda untuk fokus pada pekerjaan yang bernilai tinggi, kreatif, atau strategis, dan biarkan tugas-tugas biasa berjalan secara otomatis.

Mendidik dan melatih tim Anda tentang alat AI terbaru dan mendorong mereka untuk menerapkannya (mengikuti pedoman internal) dalam alur kerja harian mereka. Misalnya, di ClickUp, Anda bisa mendapatkan bantuan dari asisten AI bawaan alat ini, Otak ClickUp . Gunakan Brain untuk:

• Mengajukan pertanyaan tentang tugas, Dokumen, dan orang di dalam ruang kerja Anda
• Dapatkan pembaruan proyek otomatis dan laporan status
• Buat pesan dengan nada yang diinginkan, buat ringkasan dari teks yang panjang, dan edit dokumen untuk kesalahan pengejaan
• Mentranskripsikan catatan suara dari Klip ClickUp ke dalam teks
• Jelaskan tugas Anda dalam bahasa Inggris sederhana, dan buat otomatisasi alur kerja secara instan untuk Ruang, Folder, atau Daftar apa pun

Hasilkan ringkasan tugas dan buat konten kontekstual dengan ClickUp Brain

Dengan Otomatisasi ClickUp anda bisa memicu tindakan spesifik berdasarkan kondisi yang telah ditetapkan. Mulai dari mengubah status tugas/pemberi tugas/prioritas hingga merespons email pelanggan, Anda bisa mengotomatiskan beberapa tugas yang berulang dan menghemat waktu.

Baca juga: 20 Peretasan Manajemen Proyek untuk Meningkatkan Produktivitas

Praktik Terbaik untuk Manajemen Proyek Virtual

Mengelola proyek secara virtual membutuhkan kejelasan komunikasi tim pelacakan yang konsisten, dan menjaga agar tim tetap terlibat. Mari kita lihat beberapa praktik terbaik untuk membuat manajemen proyek jarak jauh berhasil:

1. Tetapkan peran dan tanggung jawab

Pastikan semua orang tahu persis apa yang menjadi tanggung jawab mereka.

Gunakan alat bantu seperti *m*m*atriks RACI (Bertanggung jawab, Akuntabel, Dikonsultasikan, dan Diinformasikan) untuk setiap tugas. Pastikan setiap orang memahami tugas, tenggat waktu, dan ekspektasi mereka agar proyek dapat berjalan dengan lancar.

2. Melacak kemajuan dan meninjau kinerja

Untuk melacak pencapaian dan ketergantungan tugas secara visual, gunakan alat bantu seperti Gantt chart, papan Kanban, atau dasbor kemajuan proyek.

Pemeriksaan rutin (baik mingguan maupun bulanan) menyelaraskan tim dan memungkinkan Anda untuk mengatasi hambatan lebih awal. Pelacakan kemajuan yang efektif memungkinkan Anda menyesuaikan jadwal atau sumber daya dan mempertahankan tenggat waktu.

3. Pertahankan motivasi dan keterlibatan

Kenali pencapaian kecil dan besar tim virtual Anda dan rayakan pencapaian untuk meningkatkan semangat.

Gabungkan aktivitas pembangunan tim virtual, seperti game online atau happy hour virtual, untuk memperkuat koneksi, memerangi keterasingan, dan menciptakan kembali keseruan percakapan yang menyenangkan sampai batas tertentu.

Anda juga bisa merencanakan retret di luar kantor atau acara pembangunan tim (virtual atau langsung) untuk memperkuat hubungan dan memperkuat budaya tim.

Strategi untuk Mengatasi Tantangan Manajemen Virtual

Meskipun pekerjaan virtual memiliki banyak keuntungan bagi pemberi kerja dan karyawan, Anda juga harus mengatasi kelemahannya. Menurut penelitian Gallup, secara eksklusif karyawan jarak jauh merasa kurang terhubung dengan misi atau tujuan organisasi mereka.

Jika tim Anda merasa tidak terhubung, hal ini dapat menurunkan semangat tim, mengurangi produktivitas, dan memengaruhi kepuasan kerja. Ini adalah mimpi terburuk bagi seorang manajer.

Berikut adalah beberapa tantangan umum manajemen virtual yang harus Anda ketahui dan beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk mengatasinya.

Tantangan 1: Orientasi dan pelatihan

Dalam pengaturan virtual, karyawan baru kehilangan interaksi tatap muka yang membantu mereka memahami budaya perusahaan dan proses internal. Akibatnya, orientasi jarak jauh terasa tidak personal dan bahkan dapat menimbulkan kesenjangan pengetahuan.

Solusi: Solusi

• Buat rencana orientasi terstruktur: Kembangkan proses orientasi yang jelas dan bertahap dengan serangkaian modul pelatihan virtual yang memperkenalkan karyawan baru pada nilai, budaya, alat, dan alur kerja perusahaan
• Siapkan sistem pertemanan: Pasangkan karyawan baru dengan anggota tim yang berpengalaman yang dapat bertindak sebagai mentor, menjawab pertanyaan, dan memberikan dukungan emosional. Dengan sistem ini, Anda dapat menjembatani kesenjangan jarak fisik dan menciptakan rasa keterkaitan dalam tim
• Kembangkan basis pengetahuan: Luangkan waktu untuk merekam video pra-rekaman dan membuat basis pengetahuan dengan pertanyaan yang sering diajukan dan alur kerja yang umum. Sumber daya ini akan memungkinkan karyawan baru untuk melayani diri sendiri ketika mereka membutuhkan klarifikasi tentang proses
• Sering melakukan check-in: Jadwalkan check-in secara rutin dengan karyawan baru selama beberapa minggu pertama untuk memastikan mereka tidak merasa tersesat. Check-in ini dapat berupa pertemuan 1:1, sesi umpan balik, atau pertemuan virtual di seluruh tim, di mana karyawan baru dapat mengajukan pertanyaan dan menerima panduan

Tantangan 2: Melacak produktivitas tanpa melakukan manajemen mikro

Sulit untuk mengukur produktivitas ketika karyawan bekerja dari jarak jauh. Sebagai manajer proyek virtual, Anda mungkin melakukan manajemen mikro terhadap tim Anda (misalnya, terlalu sering mengecek kemajuan tugas) tanpa menyadarinya.

Manajemen mikro dapat menyebabkan frustrasi, menghambat otonomi karyawan, dan membuat mereka merasa Anda tidak mempercayai mereka.

Solusi: Solusi

• Alihkan fokus ke hasil, bukan jam kerja: Alih-alih berfokus pada jumlah jam yang dihabiskan karyawan untuk bekerja, tekankan pada hasil yang nyata, yaitu hasil proyek
• Gunakan perangkat lunak manajemen proyek: Gunakan alat manajemen proyek virtual yang komprehensif seperti ClickUp untuk menjaga tim Anda tetap terorganisir tanpa perlu melakukan pengecekan secara terus-menerus.
• Berikan otonomi dengan check-in rutin: Jadwalkan pertemuan empat mata mingguan atau dua mingguan untuk meninjau kemajuan, menjawab pertanyaan, dan memberikan umpan balik. Selama inipertemuan virtual ## Katakan Ya untuk Kolaborasi Virtual Tanpa Batas dengan ClickUp

Apakah Anda mengelola tim pengembangan perangkat lunak tim pemasaran, atau agensi digital, perangkat lunak manajemen proyek virtual yang kuat dapat membuat bisnis Anda berjalan jauh lebih lancar.

Dan untuk tim jarak jauh, apa yang bisa menjadi pilihan yang lebih baik daripada ClickUp?

Platform ini menyatukan berbagai jenis alat manajemen proyek, menawarkan komunikasi sinkron dan asinkron, memungkinkan Anda mengotomatiskan proses berulang, memungkinkan pelacakan kemajuan yang mudah, dan banyak lagi.

Jadikan ClickUp sebagai kantor pusat virtual Anda dan pindahkan proyek Anda menuju kesuksesan mulailah secara gratis hari ini !