Ketika bisnis Anda akhirnya mengubah para window shopper menjadi pelanggan setia, permintaan akan produk Anda akan melonjak. Sebagai manajer inventaris, tugas Anda adalah menjaga agar semuanya berjalan lancar, memastikan Anda melacak, mencatat, dan memantau stok untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat.
Namun pertanyaan sebenarnya adalah, bagaimana Anda melacak inventaris Anda secara akurat? Bagaimana Anda tahu apa yang hampir habis atau menghabiskan lebih banyak biaya penyimpanan?
Dalam panduan ini, kami akan menguraikan daftar inventaris, termasuk apa saja yang termasuk di dalamnya, mengapa daftar tersebut penting, dan berbagai jenis yang dapat Anda gunakan.
Kami juga akan membagikan alat bantu yang tepat dan template daftar inventaris untuk mempercepat prosesnya, sehingga manajemen inventaris menjadi mudah. Ayo kita mulai! 🚀
⏰ Ringkasan 60 Detik
🏁 Daftar inventaris melacak stok Anda, termasuk item, jumlah, dan SKU
🏁 Lembar inventaris membantu mengelola tingkat stok, mencegah kelebihan atau kekurangan stok
🏁 Untuk membuat daftar inventaris, mulailah dengan menilai kebutuhan Anda, memilih alat yang tepat, dan menggunakan templat seperti yang satu ini untuk mengatur daftar Anda secara efisien dan menetapkan peran untuk manajemen yang lebih cepat
🏁 Untuk pelacakan yang lebih cepat, ikuti kiat dan praktik terbaik kami dalam menyesuaikan templat dan menggunakan peran tertentu
🏁 Gunakan ClickUp untuk menyederhanakan proses manajemen inventaris secara menyeluruh. Dengan fitur-fitur seperti template, Custom Status, Dashboard, dan Table View, Anda dapat memonitor tingkat stok saat ini, mengidentifikasi tren, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya
Apa yang dimaksud dengan Daftar Inventaris?
Daftar inventaris adalah gambaran singkat dari semua yang dimiliki bisnis Anda. Ini adalah daftar terperinci dari semua produk atau bahan Anda, dari persediaan mentah hingga barang jadi. Daftar ini membantu Anda melacak semua yang Anda miliki sehingga Anda tidak kelebihan stok atau kehabisan sesuatu yang penting.
Setiap entri biasanya menampilkan deskripsi barang, jumlah yang Anda miliki, nomor SKU barang, dan terkadang detail tambahan seperti lokasi barang atau nama pemasok.
Daftar ini merupakan kunci untuk mengelola tingkat stok dan memastikan Anda memenuhi permintaan pelanggan tanpa kehilangan uang karena kelebihan persediaan.
Manfaat dari daftar inventaris
Mari kita lihat berbagai cara daftar inventaris membuat bisnis Anda lebih efisien:
👩💼 Memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu
Ketika Anda berebut untuk memesan ulang bahan di menit-menit terakhir, Anda akan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan penawaran, diskon, dan keuntungan. Dengan daftar inventaris, Anda akan selalu tahu apa saja yang tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu tanpa stres. Dengan cara ini, Anda tetap berada di depan permintaan dan memanfaatkan inventaris Anda sebaik-baiknya tanpa cegukan.
📈 Wawasan berbasis data
Menggunakan perangkat lunak modern untuk mengelola stok memungkinkan Anda untuk melihat tren dalam pola pembelian pelanggan, melihat produk mana yang tidak laku dan mengapa, serta memprediksi permintaan musiman. Analisis data real-time ini membantu Anda memutuskan apa yang harus dipesan dan kapan.
💸 Peningkatan penganggaran dan perencanaan keuangan
Melacak daftar inventaris membuat penganggaran dan perencanaan keuangan menjadi jauh lebih mudah. Anda dapat menyesuaikan anggaran Anda untuk meningkatkan profitabilitas (sekaligus menghindari kehabisan stok atau kelebihan stok) hanya dengan mengidentifikasi produk mana yang berkinerja baik dan mana yang tidak.
Jenis-jenis daftar inventaris
Ada beberapa jenis daftar inventaris untuk kebutuhan yang berbeda. Mari kita lihat tiga yang paling umum digunakan oleh manajer inventaris 👇
1. Bahan baku
Daftar inventaris bahan baku membantu Anda melacak bahan yang Anda miliki untuk membuat produk jadi. Dengan visibilitas lengkap terhadap kebutuhan dan ketersediaan bahan baku, Anda dapat menjaga lini produksi tetap berjalan dengan lancar.
2. Pekerjaan dalam proses
Daftar inventaris barang dalam proses melacak item yang sedang dikerjakan atau digunakan dalam produksi. Catatan terperinci ini sangat membantu ketika Anda perlu memeriksa atau menyusun ulang bahan dengan cepat jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana di menit-menit terakhir.
3. Barang jadi
Ini adalah jenis daftar inventaris yang paling sederhana-hanya catatan semua barang jadi yang siap dijual. Dengan memperbaruinya secara teratur, Anda akan memiliki pandangan yang jelas tentang barang yang siap dikirim, membantu merencanakan strategi pemasaran dan menciptakan permintaan untuk produk Anda.
Komponen Daftar Inventaris yang Efektif
Buat daftar inventaris yang menyeluruh dan efektif untuk menjaga pelacakan inventaris Anda tetap tepat sasaran.
Berikut adalah komponen-komponen utama yang harus ada dalam daftar inventaris perusahaan:
- Nama produk: Cantumkan setiap produk berdasarkan namanya, namun jangan ragu untuk menggunakan versi yang lebih pendek atau lebih familiar selama semua orang dapat mengidentifikasi produk tanpa kebingungan
- Deskripsi unik: Untuk produk dengan kategori yang sama (seperti jaket), tambahkan atribut, seperti warna, ukuran, atau model, untuk memudahkan membedakannya. Misalnya, 'Jaket ukuran 10 berwarna cokelat'
- Unit Penyimpanan Stok (SKU): SKU adalah kode alfanumerik unik untuk setiap produk, seperti 'AKSNA01' Kode ini memudahkan untuk melacak dan mengidentifikasi barang, jadi pastikan setiap produk memiliki SKU-nya sendiri
- Kuantitas: Yang ini kuncinya! Catat berapa banyak unit setiap item yang Anda miliki. Angka yang akurat membantu Anda menghindari kelebihan stok atau kehabisan stok
- Lokasi: Jika produk Anda tersebar di berbagai gudang, catat di mana setiap barang disimpan, apakah itu gudang, rak, atau tempat penyimpanan tertentu. Hal ini membuat pencarian dan pengambilan produk menjadi lebih cepat
- Ambang batas pemesanan ulang: Tetapkan tingkat stok minimum untuk setiap item; dengan cara ini, Anda akan mendapatkan peringatan ketika tiba waktunya untuk memesan ulang sebelum kehabisan
- Rincian pemasok: Simpan informasi kontak pemasok Anda, seperti nama, nomor telepon, dan email, sehingga Anda dapat dengan cepat menghubungi mereka ketika tiba waktunya untuk melakukan pemesanan
- Tanggal kedaluwarsa: Jika barang memiliki tanggal kedaluwarsa (seperti makanan atau produk kecantikan), tambahkan info tersebut ke daftar inventaris Anda
Meskipun ini adalah komponen yang harus dimiliki, Anda dapat menambahkan lebih banyak atau memodifikasinya berdasarkan industri Anda.
Baca juga: Apa yang dimaksud dengan Nota Penerimaan Barang (GRN)?
Membuat Daftar Persediaan: Panduan Langkah-demi-Langkah
Langkah 1: Menilai kebutuhan Anda
Sebelum mulai membuat daftar inventaris, lakukan penilaian awal terhadap item-item yang perlu diinventarisasi. Gunakan metode ABC untuk mengklasifikasikan barang berdasarkan nilai, permintaan, nilai penjualan, frekuensi penggunaan, dll.
Selain itu, di sinilah Anda memutuskan seberapa rinci daftar inventaris Anda. Anda dapat memasukkan rincian utama, seperti SKU, kategori, tingkat stok, dan lokasi penyimpanan, atau menambahkan rincian seperti kebutuhan penyimpanan khusus, rincian pemasok, dan waktu tunggu untuk pengisian ulang.
Berdasarkan penilaian awal ini, Anda dapat memutuskan alat yang akan membantu mengoptimalkan biaya dan efisiensi manajemen inventaris.
Langkah 2: Pilih alat yang tepat
Ada beberapa cara untuk membuat daftar inventaris, tergantung kebutuhan Anda:
- Proses manual: Jika Anda memulai dari yang sederhana, Anda dapat mengandalkan daftar inventaris manual. Cara ini ekonomis namun memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama saat melacak beberapa tingkat inventaris
- Microsoft Excel atau Google Spreadsheet: Microsoft Excel atau Google Spreadsheet mengatur daftar inventaris Anda dalam baris dan kolom di mana Anda dapat mengatur formula otomatis untuk memperbarui angka saat Anda mengubah jumlah stok. Hal ini membantu mengurangi kesalahan dan menyederhanakan pelacakan, tetapi ini masih membutuhkan entri data manual
- Perangkat lunak manajemen inventaris: Denganperangkat lunak manajemen inventarisanda dapat mengelola perputaran inventaris, mengatur titik pemesanan ulang, dan bahkan melakukan analisis data untuk melacak dan mengoptimalkan jumlah stok
Langkah 3: Gunakan templat yang sudah dibuat sebelumnya
Perangkat lunak manajemen inventaris yang canggih menawarkan templat inventaris gratis yang menjaga semuanya tetap teratur, melacak stok secara real time, dan mengotomatiskan seluruh proses.
Kerangka kerja yang telah dirancang sebelumnya ini dapat disesuaikan untuk kebutuhan bisnis yang unik dan diintegrasikan dengan sistem penjualan, akuntansi, dan manajemen rantai pasokan.
Penghemat Waktu: Gunakan Templat Inventaris ClickUp untuk melacak inventaris Anda. Tambahkan semua komponen-seperti SKU, ambang batas pemesanan ulang, dan nilai total inventaris-dan modifikasi untuk industri Anda.
Bonus: 10 Templat Daftar Vendor Gratis untuk Mengelola Kontrak
Menggunakan ClickUp untuk Manajemen Inventaris ClickUp adalah platform all-in-one yang menghilangkan kerumitan dalam mengelola inventaris Anda.
Alih-alih menyulap beberapa alat untuk kebutuhan yang berbeda, ClickUp memungkinkan Anda melakukan semuanya, mulai dari membuat daftar inventaris hingga melacak tingkat stok Anda di satu tempat.
Tampilan Tabel ClickUp
Sebagai permulaan, Tampilan Tabel ClickUp membuat pelacakan inventaris menjadi jauh lebih intuitif. Anggap saja ini seperti spreadsheet inventaris tetapi dengan kekuatan yang lebih besar.
Ini memungkinkan Anda membuat, memperbarui, dan mengatur daftar inventaris dengan mudah, sambil menjaga semuanya tetap saling terhubung.
Mengatur data inventaris dalam spreadsheet dengan Tampilan Tabel ClickUp
Dengan Status Tugas Khusus ClickUp dan label, Anda bisa mendapatkan gambaran umum yang komprehensif tentang inventaris Anda dan membangun hubungan untuk merampingkan manajemen inventaris.
Untuk lebih menyempurnakan daftar inventaris Anda, Anda bisa:
- Menyesuaikan spreadsheet dengan opsi filter dan pengelompokan yang kuat
- Menyematkan kolom untuk mengurutkan dan mengambil informasi inventaris dengan mudah
- Seret dan lepas kolom untuk mengatur data inventaris sesuai dengan kebutuhan Anda
Dasbor ClickUp
Sesuaikan dan atur inventaris Anda dengan filter, kolom yang disematkan, dan fungsionalitas seret dan lepas menggunakan Tampilan Tabel ClickUp Dasbor ClickUp memberikan tampilan 360° di seluruh inventaris Anda dan memungkinkan Anda untuk berbagi wawasan dengan para pengambil keputusan utama.
Dasbor juga sangat mudah disesuaikan. Baik Anda melacak perputaran inventaris, kinerja tim, atau penjualan, Anda bisa menambahkan bagan, grafik, dan kartu yang membuat data mudah dicerna dan ditindaklanjuti. Bukan hanya itu saja! Dengan Otomatisasi ClickUp, anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti peringatan stok rendah dan aktivitas pengisian ulang inventaris.
Visualisasikan data inventaris dan dapatkan wawasan yang kuat dengan Dasbor ClickUp
Selain itu, perpustakaan inventaris gratis ClickUp dan templat pelacakan pesanan menyediakan kerangka kerja siap pakai untuk melacak tingkat stok, status pesanan, vendor, biaya, dan lainnya.
Template Manajemen Inventaris ClickUp
Sebagai contoh, Templat Manajemen Inventaris ClickUp memudahkan untuk mengelola inventaris yang besar atau kompleks di berbagai lokasi dan saluran penjualan.
Templat Manajemen Inventaris ClickUp
Berikut cara menggunakan templat gratis ini untuk Anda →
- Mengatur data inventaris dan melacak wawasan seperti tingkat inventaris, ketersediaan stok, pergerakan stok, dan perubahan biaya
- Membuat tugas dengan Status Khusus seperti 'Tersedia', 'Tidak Lagi Digunakan', dan 'Habis' untuk melacak stok barang
- Siapkan tugas berulang denganOtomatisasi ClickUp untuk meninjau aliran inventaris Anda, merampingkan operasi harian dan proses audit
Bonus: 10 Template Formulir Pesanan Gratis di Excel & ClickUp
Praktik Terbaik untuk Manajemen Daftar Inventaris
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari daftar inventaris Anda, berikut beberapa praktik terbaik yang dapat diikuti:
1. Audit dan rekonsiliasi inventaris secara teratur
Daftar inventaris bukan hanya tugas sekali jadi; daftar inventaris adalah dokumen yang hidup. Audit rutin dan pemeriksaan kepatuhan memastikan setiap proses manajemen inventaris selaras dengan peraturan dan regulasi khusus industri.
audit inventaris Anda secara teratur dan rekonsiliasi dengan penghitungan fisik
✅ Mendokumentasikan ketidaksesuaian, menganalisis penyebabnya, dan mengambil tindakan korektif
✅ Buat prosedur operasi standar (SOP) untuk praktik terbaik manajemen inventaris
2. Strategi untuk menjaga akurasi dan mengurangi kesalahan*
Akurasi adalah segalanya dalam hal manajemen inventaris. Cara cepat untuk mengukur seberapa baik kinerja Anda adalah dengan menghitung tingkat akurasi:
Tingkat akurasi inventaris = Unit yang dihitung / Unit yang tercatat × 100
gunakan perangkat lunak manajemen inventaris untuk mengotomatiskan proses dan meminimalkan kesalahan
menganalisis data historis dan alat peramalan permintaan untuk memprediksi kebutuhan secara akurat
✅ Menstandarkan pelabelan, deskripsi barang, satuan ukuran, dll., untuk mencegah kebingungan
3. Memanfaatkan teknologi untuk manajemen inventaris secara real-time
Perangkat lunak manajemen inventaris dapat secara signifikan meningkatkan perencanaan inventaris Anda . Dengan bantuan AI dan otomatisasi, alat bantu ini memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam tingkat inventaris dan memastikan pemenuhan pesanan tanpa hambatan tanpa kelebihan stok.
✅ Lacak pergerakan stok dan kurangi kesalahan penanganan dengan pemindaian barcode dan sistem identifikasi frekuensi radio (RFID)
✅ Gunakan solusi manajemen proyek untuk memusatkan data inventaris dan meningkatkan kolaborasi
✅ Memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time selama pengangkutan dengan GPS dan penandaan geografis
Tantangan Umum dalam Pembuatan Daftar Inventaris
Setiap bisnis menghadapi rintangan tersendiri dalam membuat daftar inventaris, tetapi beberapa tantangan tampaknya bersifat universal di seluruh industri.
Mari kita uraikan:
1. Masalah penanganan data
Mengelola daftar inventaris dengan perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman mungkin dapat digunakan ketika Anda berurusan dengan inventaris kecil atau satu gudang.
Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, menyulap berton-ton inventaris di berbagai lokasi penyimpanan menjadi hal yang menakutkan. Proses ini sering kali memakan waktu, membutuhkan tenaga kerja tambahan untuk mengumpulkan dan memasukkan data.
2. Ketidakakuratan dan redundansi
Mengandalkan metode manual atau beberapa spreadsheet untuk mengelola daftar inventaris sering kali menyebabkan kesalahan, redudansi, dan ketidaksesuaian. Kesalahan-kesalahan ini dapat mengakibatkan kelebihan stok, tekanan keuangan, atau pengiriman produk yang salah-masalah yang tidak dapat ditoleransi oleh bisnis.
👀 Tahukah Anda? Sebuah studi oleh Netstock mengungkapkan bahwa hampir 80% UKM mengalami masalah kelebihan stok, dengan kelebihan stok mencapai 38% dari inventaris mereka. Hal ini menyoroti bagaimana pelacakan inventaris yang buruk dan proses yang tidak efisien berdampak pada bisnis di seluruh dunia.
3. Persediaan skala besar
Sistem lama dan spreadsheet untuk pembuatan daftar inventaris sering kali perlu diintegrasikan dengan alat bantu bisnis yang sudah ada seperti sistem ERP, perangkat lunak manajemen inventaris e-commerce atau perangkat lunak manajemen pengadaan .
Hal ini menciptakan silo-silo, sehingga lebih sulit untuk mengelola alur kerja.
Manfaat Menggunakan Teknologi dalam Manajemen Inventaris
Teknologi menyederhanakan proses manajemen inventaris, menjadikannya lebih cepat, lebih cerdas, dan tanpa hambatan. Inilah caranya:
1. Otomatisasi dan efisiensi dalam proses inventaris
Dengan alat manajemen inventaris yang canggih, Anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti melacak jumlah stok, membuat laporan, dan membuat pesanan pembelian. Hal ini membebaskan tim Anda untuk fokus pada operasi bisnis yang lebih strategis.
2. Data dan analitik real-time untuk pengambilan keputusan yang tepat
Pelacakan waktu nyata memungkinkan Anda memantau tingkat stok dan menghitung waktu tunggu dengan mudah. Hal ini memungkinkan bisnis untuk merespons fluktuasi permintaan dengan cepat dan memastikan pelanggan selalu menemukan apa yang mereka inginkan.
👀 Tahukah Anda? Menurut sebuah penelitian, memanfaatkan teknologi AI untuk mengelola tingkat inventaris membantu mengurangi efek kesalahan ekstrem hingga 60% dan stok pengaman hingga 40-50%.
3. Penghematan biaya dan optimalisasi sumber daya
Penghematan biaya terjadi secara alami ketika Anda mengotomatiskan alur kerja melalui alat manajemen inventaris dan perangkat lunak logistik . Hasilnya, Anda dapat mengeliminasi kesalahan dan mengurangi biaya yang terkait dengan kelebihan persediaan atau kehilangan penjualan. Hasilnya? Proses manajemen inventaris yang lebih ramping dan lebih menguntungkan untuk bisnis Anda.
4. Peningkatan fleksibilitas dan skalabilitas
Berbasis cloud sistem manajemen inventaris memungkinkan Anda menyesuaikan pengaturan Anda dengan cepat, baik itu menambahkan modul baru atau mengelola jumlah stok di seluruh lokasi. Sistem ini dibuat untuk mengembangkan bisnis Anda sehingga Anda tetap kompetitif tanpa harus bersusah payah.
Sederhanakan Proses Manajemen Inventaris Anda Dengan ClickUp
Membuat daftar inventaris yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan dan kekurangan stok, memenuhi permintaan pelanggan, dan meningkatkan arus kas Anda.
Daftar inventaris yang baik menawarkan tampilan 360 derajat dari inventaris Anda, yang mengarah pada keputusan bisnis yang akurat dan menyederhanakan proses pengisian inventaris.
ClickUp menawarkan solusi komprehensif untuk menyederhanakan manajemen inventaris. Dengan berbagai fitur dan template inventaris gratis, Anda dapat memantau tingkat stok saat ini, mengidentifikasi tren, membuat keputusan yang lebih baik, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Daftar di ClickUp secara gratis dan kendalikan sistem inventaris Anda hari ini.