Usaha kecil dan menengah menghadapi tantangan berat saat mengelola inventaris, apa pun industrinya. Bagaimana Anda memenuhi permintaan pelanggan sekaligus meminimalkan biaya yang terkait dengan kelebihan stok atau kehabisan stok?
Sebagai urat nadi operasi ritel dan grosir, manajemen inventaris memastikan bahwa bisnis dapat beroperasi secara efisien.
Dalam lanskap yang semakin kompetitif, di mana ekspektasi pelanggan tinggi dan kondisi pasar berubah dengan cepat, perencanaan inventaris yang buruk dapat menyebabkan dampak keuangan yang signifikan, seperti peningkatan biaya penyimpanan dan hilangnya peluang penjualan.
Namun, mengoptimalkan inventaris dapat memastikan ketersediaan produk, mengurangi kelebihan stok, dan membebaskan modal, sehingga menghasilkan arus kas yang lebih baik dan kepuasan pelanggan. Jelas, perencanaan dan manajemen inventaris merupakan aspek penting dalam menjalankan bisnis dan menentukan keberhasilannya.
Artikel ini membahas cara meningkatkan dan menguasai proses perencanaan inventaris. Namun pertama-tama, mari kita bahas dasar-dasarnya.
Memahami Perencanaan Inventaris
Bayangkan ini: Anda telah mengembangkan produk yang sukses, dan segera setelah diluncurkan, Anda yakin produk tersebut akan terjual habis. Anda menyimpan, memasarkannya, dan menunggu tanda terjual habis muncul. Namun, masalah tak terduga muncul, dan sekarang waktu pengiriman menjadi lebih lama dari yang diantisipasi.
Akibatnya, pelanggan Anda mulai membatalkan pesanan dan meminta pengembalian dana. Waktu pengiriman yang diperpanjang telah membayangi permintaan produk, membuat Anda memiliki inventaris yang tidak terjual dan tidak ada pembeli.
Sebuah kegagalan, secara harfiah!
Menyetok produk tanpa menilai permintaan dengan cermat dapat menyebabkan kelebihan inventaris, peningkatan biaya penyimpanan, dan potensi pemborosan. Efek hilirnya sangat berdampak pada profitabilitas dan efisiensi operasional bisnis Anda.
Di sisi lain, memahami dan menerapkan strategi yang cerdas dapat membantu Anda tetap menjadi yang terdepan. Manajemen inventaris yang tepat adalah tentang pelapisan. Dalam jangka panjang, perangkat lunak manajemen inventaris dapat membuat seluruh upaya menjadi lebih mudah dan dapat diandalkan.
Apa itu perencanaan inventaris?
Perencanaan inventaris melibatkan pengelolaan dan pengaturan produk yang ingin dijual oleh sebuah merek untuk menghasilkan keuntungan. Hal ini mencakup berbagai logistik dan strategi yang harus diterapkan setiap hari untuk memastikan bisnis berjalan dengan lancar.
Perencanaan inventaris berbeda dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Satu strategi tidak dapat diterapkan untuk semua bisnis.
Misalnya, menyimpan persediaan untuk waktu yang lebih lama bukanlah pilihan jika Anda memiliki bisnis fesyen atau makanan yang mudah rusak. Fokus utama rumah mode adalah menjual stoknya sebelum ketinggalan zaman. Untuk bisnis makanan, menyimpan terlalu banyak tanpa ada kebutuhan yang jelas dapat menyebabkan kerusakan stok.
Persediaan hanya berharga jika terus bergerak dan menghasilkan arus kas yang menguntungkan.
Manfaat perencanaan inventaris
Perencanaan inventaris yang efisien memungkinkan bisnis Anda memperoleh pendapatan tanpa kerumitan. Ini adalah garis dasar Anda.
Berikut adalah empat manfaat utama dari perencanaan dan manajemen inventaris yang tepat.
Peningkatan profitabilitas
Setiap dolar persediaan yang dimiliki perusahaan di atas tingkat idealnya menghasilkan 20% hingga 30% biaya tambahan Dany Couillard , Direktur di BDC Perencanaan inventaris yang akurat memungkinkan Anda menghasilkan keuntungan, meningkatkan peluang, dan memperluas penjualan musiman. Pelacakan kinerja dan analisis data historis penjualan akan memungkinkan Anda untuk bernegosiasi dengan pemasok, pengemas, dan pengangkut sehingga inventaris Anda selalu berada pada tingkat yang optimal.
Kepuasan pelanggan
Mari kita ambil contoh toko buku bernama Forgotten Chapter. Toko buku ini dimulai sebagai bisnis buku-buku klasik, dengan tumpukan novel yang didiskon dan orang-orang berbondong-bondong membelinya.
Beberapa bulan kemudian, Forgotten Chapter memutuskan untuk berevolusi mengikuti tren dan menjual novel-novel terbaru yang sedang naik daun. Mereka memenuhi gudang mereka, dan bisnis pun berlipat ganda. Dalam prosesnya, mereka kehilangan jejak untuk menyimpan novel-novel klasik yang menjadi spesialisasi mereka. Akhirnya, pelanggan yang datang ke toko menurun, pelanggan tetap berhenti, dan penjualan anjlok.
Menurut Anda, apa masalahnya di sini?
Mereka menyimpan rilisan terbaru, meningkatkan penjualan awal, tetapi dengan melakukan hal itu, mereka kehilangan proposisi penjualan unik (USP). Itu adalah penawaran klasik mereka yang benar-benar membedakan mereka.
Apakah ini berarti bisnis tidak boleh berevolusi mengikuti tren? Tentu saja tidak - mereka harus melakukannya. Namun, apa yang dilupakan oleh Forgotten Chapter adalah analisis KPI dan manajemen pesanan mereka. Ini adalah kasus klasik perencanaan inventaris yang salah. Perangkat lunak manajemen pesanan dapat membantu Anda melacak pesanan sebelumnya, sehingga Anda dapat merencanakan dan meningkatkannya.
Perencanaan inventaris terkait langsung dengan kepuasan pelanggan. Menganalisis data penjualan di masa lalu, memprediksi tren penjualan di masa depan, dan menerapkan strategi yang sesuai dengan bisnis Anda. Manfaatkan nilai jual unik Anda untuk mendatangkan pelanggan setia.
Mengurangi biaya penyimpanan
Banyak perusahaan rintisan yang cenderung menyimpan inventaris secara berlebihan, sehingga menghabiskan dana awal yang berharga. Di sisi lain, perencanaan inventaris membebaskan modal. Pertanyaan-pertanyaan kunci yang harus ditanyakan di sini adalah: Bagaimana cara menjual produk? Di mana produk itu dijual? Siapa pelanggan yang ideal?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, Anda bisa mulai mengurangi biaya penyimpanan secara efektif.
Banyak dari upaya ini membutuhkan perencanaan sambil mengetahui kapasitas bisnis Anda. Hal ini melibatkan melihat data, menghitung stok saat ini, dan memperkirakan tren masa depan, sehingga mengurangi biaya penyimpanan inventaris tidak bergerak. Anda dapat memimpin perusahaan Anda dengan menunjukkan kepada mereka perencanaan kapasitas dengan bantuan lembar Excel sederhana dan mudah templat perencanaan inventaris .
Meningkatkan efisiensi rantai pasokan
Perencanaan inventaris Just-In-Time (JIT) adalah praktik yang sangat efektif untuk menghindari kelebihan stok. Hal ini melibatkan penerimaan barang dan bahan baku dari pemasok hanya pada saat dibutuhkan.
Perencanaan persediaan JIT juga dikenal sebagai TPS atau Toyota Production System, yang diambil dari nama perusahaan otomotif ternama yang mengadopsi modus operandi ini pada awal tahun 1970-an. Toyota hanya memesan suku cadang untuk kendaraannya saat dibutuhkan atau saat menerima pesanan mobil baru.
Ini juga merupakan hasil dari manajemen rantai pasokan yang efektif.
Di sini, Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp memungkinkan Anda membuat spreadsheet yang membuat manajemen inventaris tidak merepotkan.
Pelajari cara menyederhanakan spreadsheet yang padat konten dengan Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor dari ClickUp
Templat ini dapat membantu Anda mengevaluasi dan memilih vendor terbaik untuk produk Anda, mengumpulkan umpan balik untuk memantau kinerja mereka, serta meningkatkan komunikasi dan kolaborasi.
Dengan templat ini, Anda dapat
- Menambahkan Bidang Khusus untuk memisahkan vendor berdasarkan kelayakan, logistik, jadwal, dan daya tanggap
- Gunakan 16 atribut khusus yang berbeda, seperti Keterangan, Nomor Kontak, Email Vendor, Ketepatan Waktu, dan Merek, untuk menyimpan informasi tentang vendor dan dengan mudah memvisualisasikan data vendor
- Buka empat tampilan berbeda dalam konfigurasi ClickUp yang berbeda, seperti Penilaian Vendor, Panduan Memulai, Informasi Vendor, dan Formulir Penilaian Vendor, untuk mengakses dan mengatur semua informasi dengan mudah
Baca juga: 10 Templat Daftar Vendor Gratis untuk Mengelola Kontak
Tantangan dari proses perencanaan inventaris
Aspek yang paling kompleks dari perencanaan inventaris adalah mengelola dan memahami data dalam jumlah besar.
Setiap pesanan harus ditandatangani, rincian transportasi harus disebutkan, rincian gudang atau penyimpanan stok harus dicantumkan dengan rinci, dan biaya untuk setiap aspek kecil dari bisnis harus ditagih dan diperhitungkan.
Semua ini membutuhkan sistem inventaris yang sempurna dan mudah digunakan, belum lagi sistem inventaris yang canggih perencanaan logistik .
Beberapa tantangan lain yang dapat muncul adalah
- Kurangnya keandalan pemasok dan komunikasi yang buruk
- Perkiraan awal yang tidak akurat yang menyebabkan penurunan permintaan konsumen yang tidak direncanakan
- Visibilitas inventaris dapat menjadi terbatas bahkan dengan perencanaan berjam-jam
- Proses perencanaan inventaris yang tidak didasarkan pada data, tren, dan analisis pasar dapat meledak
- Manajemen sumber daya manusia yang buruk; Perubahan personel, baik di internal maupun di dealer, dapat memengaruhi perencanaan inventaris
Metode Perencanaan Persediaan
Meskipun ada beberapa model perencanaan inventaris, kami memilih untuk fokus pada beberapa model yang penting.
Kuantitas Pesanan Ekonomi (EOQ)
Ini adalah jumlah inventaris ideal yang harus dimiliki bisnis untuk mengurangi biaya penyimpanan. Jika sebuah merek dapat mencapai hal ini, itu adalah langkah yang signifikan ke depan.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Ini adalah rumus yang perlu Anda sesuaikan dengan modul bisnis Anda, di mana:
S adalah biaya pemesanan atau biaya tetap
D adalah kuantitas tahunan yang diminta
H adalah biaya penyimpanan atau biaya variabel
Rumus ini akan memberi tahu Anda inventaris yang Anda butuhkan pada waktu tertentu agar bisnis Anda dapat berjalan dengan lancar. Jika Anda merasa ini sulit untuk dilakukan, Anda dapat menggunakan alat manajemen pengadaan untuk menyederhanakan tugas.
Model titik pemesanan ulang
Titik pemesanan ulang adalah titik yang disarankan di mana bisnis harus memesan ulang inventaris untuk menghindari risiko kekurangan pasokan.
Mari kita ambil contoh sebuah toko roti. Bisnis ini berspesialisasi dalam brioche dan segera terjual habis setelah batch baru dipanggang. Pelanggan dan pemiliknya puas. Tiba-tiba, masalah muncul dengan pengadaan mentega. Vendor menghadapi masalah listrik, yang memengaruhi proses pemanggangan. Rumah pemanggangan mengalami keterlambatan pasokan. Hal ini pada akhirnya menyebabkan penurunan jumlah pelanggan yang cukup besar.
Apa yang terjadi di sini? Tidak ada model titik pemesanan ulang yang tepat.
Untuk menghindari kejadian seperti itu, memiliki model sistem catatan penerimaan barang di tempat adalah bijaksana. Hal ini memungkinkan Anda melacak vendor Anda dan memantau proses rantai pasokan, sehingga membantu Anda menentukan kapan harus memesan lebih banyak stok.
Perencanaan stok yang aman
Praktik manajemen inventaris ini memastikan Anda menyimpan stok dalam jumlah yang aman agar tidak kehabisan stok saat terjadi lonjakan permintaan. Hal ini berfungsi seperti polis asuransi untuk membuat Anda tetap bertahan.
Anda harus memanfaatkan analisis rantai nilai di sini untuk meningkatkan umur panjang bisnis dan memastikan Anda mengelola inventaris seefisien mungkin. Proses ini memberi Anda keunggulan dibandingkan pesaing.
Perencanaan stok yang aman yang didukung oleh analisis rantai nilai membantu memprediksi tren permintaan di masa depan.
Analisis ABC
Analisis ABC adalah proses mengkategorikan inventaris ke dalam tiga kelompok.
- A berkontribusi pada 20% teratas dari produk Anda, yang menghasilkan 70% penjualan
- B berkontribusi pada 30% produk Anda di tengah, yang menghasilkan 20% penjualan
- C adalah 50% terbawah dari produk Anda, yang menghasilkan 10% penjualan
Analisis ini mempercepat perencanaan dan manajemen inventaris yang tepat. Analisis ini membantu bisnis memutuskan apa yang harus disimpan dan berapa banyak yang harus disimpan. Ketika Anda menganalisis kebutuhan penyimpanan Anda berdasarkan ABC, Anda membuat prioritas yang lebih baik.
Sekarang, mari pelajari cara membuat dan menjalankan rencana inventaris!
Cara Mengembangkan dan Menerapkan Rencana Inventaris
Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana inventaris dalam bisnis Anda adalah tantangan yang berat. Namun, berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk melakukannya.
Langkah-langkah untuk mengembangkan rencana inventaris dan melaksanakannya
- Buatlah daftar produk Anda dan kategorikan produk tersebut
- Lakukan riset secara mendalam dan teliti dalam analisis data Anda. Anda harus mengetahui produk Anda secara mendalam dan di mana produk tersebut dijual
- Buat daftar vendor potensial berdasarkan preferensi, lokasi, kualitas, dan aksesibilitas. Analisis kinerja mereka dengan melakukan periode pengujian
- Gunakan sistem manajemen pesanan dan pasokan yang terintegrasi dan ramah pemula
- Buat sistem yang sederhana dan efisien
- Latih karyawan untuk mengikuti sistem. Melacak kinerja secara teratur
- Pantau rasio perputaran inventaris Anda. Ini akan menjadi dasar Anda, yang dapat Anda sesuaikan seiring berjalannya waktu berdasarkan data
- Buat model titik pemesanan ulang dan praktik penyimpanan yang aman
- Mencari ruang perbaikan yang berkelanjutan dengan analisis dan pemantauan data yang mendalam
- Setelah Anda memiliki semua ini, lakukan otomatisasi sedapat mungkin
Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan menggunakan perangkat lunak perencanaan inventaris eCommerce anda dapat membuat perencanaan inventaris Anda berada di jalur yang tepat dan mendorong pertumbuhan bisnis.
Menggunakan ClickUp untuk merencanakan dan mengelola sistem inventaris ClickUp membantu Anda mengelola dan menyortir inventaris secara efisien sekaligus menawarkan fitur yang sangat mudah disesuaikan yang dapat disesuaikan dengan bisnis apa pun.
Ambil Templat Manajemen Inventaris ClickUp misalnya. Ini dapat secara efektif menangani dan menyesuaikan kebutuhan Anda. Selain itu, ini adalah alat perencanaan inventaris yang sangat ramah pengguna.
Gunakan Templat Manajemen Inventaris ClickUp untuk menjalankan rencana manajemen inventaris bisnis Anda
Templat ini dapat membantu Anda dalam beberapa cara:
- Menyederhanakan pengaturan untuk Anda. Anda dapat membuat daftar stok, melacak pengiriman vendor, melacak pengiriman pelanggan
- Anda dapat memeriksa status pesanan dan titik pemesanan ulang dengan tepat
- Anda dapat membuat lembar inventaris yang mudah diakses yang dapat Anda bagikan dengan karyawan dan vendor untuk mengelola rantai pasokan secara efisien
- Templatnya dapat disesuaikan. Ini berarti Anda dapat memodifikasi dan membuat Bidang Khusus untuk mengelola inventaris Anda, seperti Pesanan Berikutnya, Manajer Operasi, Dipesan, Persediaan Saat Ini, dan Jumlah Pesanan
- Anda juga dapat meningkatkan pelacakan dengan otomatisasi dan tag pencarian spesifik
- Memiliki tujuh Tampilan Kustom-tabel, garis waktu, daftar, pembaruan pesanan, dan nilai, untuk mendapatkan pemahaman dan perencanaan yang lebih baik atas inventaris Anda
Pantau seluruh inventaris Anda dan dampaknya terhadap rantai pasokan Anda dengan Templat Inventaris ClickUp
Rantai pasokan dan manajemen inventaris berjalan beriringan. Dan Templat Inventaris ClickUp membuat pelacakan seluruh rantai pasokan menjadi cepat, mudah, dan efisien.
Dengan templat ini, Anda bisa:
- Mengelola tingkat stok dan pesanan secara real-time
- Melacak pengiriman dan tanggal pengiriman di beberapa gudang
- Menganalisis tren untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
Templat ini dapat merampingkan proses inventaris dan mengurangi kesalahan manusia, sehingga memungkinkan prakiraan dan visibilitas yang lebih baik terhadap tingkat inventaris untuk mengidentifikasi potensi masalah.
Anda dapat menambahkan Status Kustom (Terbuka dan Lengkap) untuk memantau kemajuan setiap item dalam inventaris. Selain itu, Anda dapat menggunakan 15 Atribut Kustom yang berbeda, seperti Diminta oleh, Jumlah yang Dibutuhkan, Lokasi Vendor, Titik Pemesanan Ulang, dan Biaya per Unit, untuk menyimpan informasi tentang inventaris Anda dan dengan mudah memvisualisasikan data inventaris.
Anda juga dapat membuka enam tampilan dalam konfigurasi ClickUp yang berbeda, seperti Inventory, By Vendor, Vendor Location, Order Form, Start Here, dan banyak lagi, untuk membantu Anda mengelola inventaris Anda.
Atasi Tantangan Manajemen Inventaris dengan ClickUp
Manajemen inventaris adalah proses yang berkelanjutan, bukan upaya sekali jadi. Buatlah daftar vendor yang dapat diandalkan, komunikasikan kebutuhan Anda dengan jelas, latih karyawan Anda tentang sistem, pantau dan lacak kemajuan, dan terus lakukan otomatisasi dan peningkatan.
Tapi jangan meremehkan pentingnya mengadopsi perangkat lunak perencanaan inventaris seperti ClickUp. Perangkat lunak ini menyederhanakan semua langkah di atas, membuat perencanaan inventaris Anda lebih mudah diprediksi, aman, dan menjadi aset bisnis. Mulailah dengan ClickUp hari ini!