Karyawan baru di tempat kerja jarak jauh mulai berbagi dokumen internal dengan vendor eksternal, tanpa mengetahui kebijakan kerahasiaan perusahaan. Tanpa kode etik yang jelas, mereka secara tidak sengaja melanggar protokol, sehingga menimbulkan potensi risiko keamanan dan hubungan profesional yang tegang.
Skenario ini menggarisbawahi pentingnya kode etik karyawan - kode etik ini menetapkan ekspektasi yang jelas, meminimalkan risiko, dan memastikan perilaku yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan.
Dalam blog ini, kita akan membahas mengapa kode etik yang kuat itu penting dan bagaimana kode etik tersebut dapat diselaraskan dengan nilai-nilai perusahaan Anda untuk mendukung lingkungan kerja yang saling menghormati dan bertanggung jawab. 👥
⏰ Ringkasan 60 Detik
Untuk membuat kode etik karyawan, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1: Mengidentifikasi konten
- Buat garis besar topik-topik utama seperti tugas pekerjaan, nilai-nilai perusahaan, standar komunikasi, dan penggunaan sumber daya
- Sertakan kebijakan penting mengenai jam kerja, penanganan properti perusahaan, aturan berpakaian, dan lainnya
2: Menyusun draf dokumen kode etik karyawan
- Tulis draf yang jelas dan ringkas dengan contoh-contoh kehidupan nyata
- Gunakan bahasa yang lugas agar ekspektasi mudah dipahami
**3: Berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan
- Gunakan ClickUp Documents untuk membuat dan mengedit draf dengan masukan dari anggota tim
- Tetapkan komentar ke orang tertentu untuk mendapatkan umpan balik yang terfokus
4: Sempurnakan dokumen
- Gunakan ClickUp Brain untuk menyempurnakan bahasa, tata bahasa, dan gaya untuk kejelasan dan profesionalisme
5: Gunakan templat untuk efisiensi dan akurasi
- Mulailah dengan templat SDM dari ClickUp untuk fondasi yang kuat
- Sesuaikan templat untuk mencerminkan kebijakan unik perusahaan Anda
6: Lakukan tinjauan akhir dan minta umpan balik
- Bagikan draf di Dokumen ClickUp untuk mendapatkan umpan balik dari para pemangku kepentingan
- Buat revisi langsung di dalam dokumen untuk kolaborasi yang transparan
7: Selesaikan dokumen dan perbarui secara berkala
Atur jadwal untuk meninjau dan memperbarui dokumen sesuai kebutuhan menggunakan ClickUp Tasks
Bagikan kode etik final kepada karyawan menggunakan ClickUp Documents
Memahami Kode Etik Karyawan
Kode etik karyawan adalah seperangkat pedoman yang menguraikan perilaku, nilai, dan standar etika yang diharapkan bagi karyawan dalam sebuah perusahaan.
Anggap saja sebagai sumber daya andalan Anda untuk menjaga profesionalisme, menyelesaikan konflik, dan menjaga aset perusahaan. Kode etik yang solid memberikan kejelasan, mengurangi risiko, dan mendorong budaya saling menghormati dan bertanggung jawab.
Biasanya, departemen Sumber Daya Manusia, bekerja sama dengan pimpinan senior, menyusun kode etik karyawan. Para profesional SDM memastikan dokumen hukum tersebut selaras dengan nilai-nilai perusahaan dan persyaratan hukum, sementara para pemimpin memberikan wawasan tentang budaya dan standar perilaku perusahaan.
Tergantung pada ukuran perusahaan, tim lintas fungsi mungkin dilibatkan untuk memastikan kode etik mencerminkan semua perspektif.
Apa yang harus dicantumkan dalam kode etik?
Kode etik karyawan yang menyeluruh harus mencakup beberapa area utama:
- Harapan perilaku: Menguraikan tindakan yang diharapkan dari karyawan dalam hal profesionalisme, rasa hormat, dan integritas
- Nilai-nilai dan budaya perusahaan: Mendefinisikan bagaimana karyawan harus mewujudkan prinsip-prinsip inti yang membentuk organisasi
- Penyelesaian konflik: Menyediakan metode konstruktif bagi karyawan untuk menangani ketidaksepakatan dan perselisihan
- Kerahasiaan: Menetapkan pedoman untuk melindungi informasi sensitif, kekayaan intelektual, dan aset perusahaan
- Kepatuhan dan kewajiban hukum: Menetapkan ekspektasi yang jelas untuk mematuhi hukum, peraturan, dan kebijakan perusahaan
Fakta Menarik: 'Pedoman Perilaku Bisnis' IBM merupakan salah satu kode etik tertua di dunia korporat, yang pertama kali dibuat pada tahun 1960.
**Apa manfaat utama dari penerapan kode etik?
Memiliki kode etik yang komprehensif akan memberikan beberapa manfaat bagi karyawan dan perusahaan:
- Mempromosikan lingkungan kerja yang positif: Membantu karyawan memahami dan menghormati nilai-nilai di tempat kerja, yang mengarah pada kerja sama tim dan moral yang lebih kuat
- Mengurangi risiko: Mencegah perilaku tidak etis dan mengurangi risiko hukum dengan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
- Memperjelas ekspektasi: Memberikan pedoman yang jelas yang membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka, sehingga mengurangi kebingungan dan ambiguitas
Langkah-langkah untuk Menulis Kode Etik Karyawan yang Efektif
Kode etik karyawan yang baik mencerminkan nilai-nilai perusahaan Anda dan menetapkan pedoman perilaku yang jelas.
Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara memulainya, Anda dapat Perangkat Lunak Sumber Daya Manusia ClickUp dapat membuat seluruh proses menjadi lebih lancar. Dengan ClickUp anda dapat dengan mudah mengatur ide-ide Anda, mendapatkan umpan balik dari pimpinan tim, dan memastikan draf akhir Anda dapat diakses oleh semua orang.
Berikut ini caranya menulis kode etik yang efektif dan sesuai dengan tim Anda. 👇
Identifikasi konten yang akan disertakan
Mulailah dengan membuat daftar elemen-elemen kunci dalam kode etik Anda. Pikirkan tentang nilai dan perilaku yang mendefinisikan budaya perusahaan Anda.
Topik-topiknya dapat mencakup komunikasi yang saling menghormati, manajemen konflik, kerahasiaan perlindungan, dan penggunaan sumber daya perusahaan yang tepat.
Anda dapat menggunakan Klik Dokumen untuk mengumpulkan masukan dari berbagai anggota tim dan membuat draf kolaboratif dari garis besar ini.
Menyusun draf kode etik secara kolaboratif menggunakan ClickUp Docs
Karena Dokumen adalah dokumen hidup, Anda dapat dengan mudah melakukan pembaruan seiring dengan perkembangan draf.
🔍 Tahukah Anda? Amgen mengintegrasikan nilai-nilai organisasinya ke dalam kode etiknya, yang menekankan transparansi dan pengambilan keputusan yang etis. Kode etik ini juga berisi tanya jawab berbasis skenario untuk membantu karyawan menerapkan prinsip-prinsip etika dalam situasi dunia nyata.
Buat draf kasar
Dengan topik-topik utama yang telah diuraikan, mulailah membuat draf kode etik perusahaan.
Gunakan bahasa yang jelas dan lugas untuk memastikan semua orang memahami ekspektasi. Usahakan agar ringkas namun komprehensif, dengan memberikan contoh spesifik tentang perilaku yang dapat diterima.
Gunakan ClickUp Brain untuk menyempurnakan bahasa dan kejelasan dalam draf Anda ClickUp Brain dapat menjadi alat yang berharga di sini. Ini adalah asisten bertenaga AI yang terpasang di ruang kerja Anda yang menganalisis tulisan Anda dan memberikan saran untuk meningkatkan kejelasan, tata bahasa, dan gaya.
Alat ini menyempurnakan draf Anda sehingga terlihat profesional namun tetap mudah dipahami, memastikan dokumen mudah dibaca dan dipahami oleh karyawan.
Bonus: Pelajari lebih lanjut tentang menggunakan AI untuk dokumentasi untuk menyederhanakan pembuatan konten, meningkatkan akurasi, dan menghemat waktu.
Gunakan templat untuk struktur
Jika Anda ingin memulai dengan cepat, pertimbangkan untuk menggunakan Templat SDM . Templat ini memberikan Anda dasar yang kuat, mencakup kebijakan dan panduan penting sekaligus memungkinkan Anda untuk menyesuaikan setiap bagian agar sesuai dengan budaya unik perusahaan Anda.
Dimulai dengan templat buku pegangan karyawan menghemat waktu dan membantu memastikan Anda tidak melewatkan detail penting.
Templat Buku Pegangan Karyawan ClickUp
The Template Buku Pegangan Karyawan ClickUp membuat proses penerimaan karyawan baru menjadi lebih mudah sekaligus menjabarkan kebijakan-kebijakan penting perusahaan. Terstruktur untuk membantu Anda membuat dokumen komprehensif yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Templat ini mencakup semua hal penting, seperti Standar Perilaku, Kebijakan Tim, dan Aturan Berpakaian, serta topik yang sering terlewatkan seperti Jam Kerja dan Kebijakan Komunikasi. Anda bisa menyalin dan menempelkan kebijakan yang sudah ada secara langsung atau mengubahnya dengan menambahkan atau menghapus bagian.
Salah satu fitur yang menonjol adalah kemampuan untuk meningkatkan keterlibatan dengan visual. Tambahkan GIF, bagan, atau gambar untuk membuat buku panduan lebih menarik dan lebih mudah dinavigasi.
Anda juga bisa membuat Daftar Isi yang memungkinkan pembaca melompat ke bagian tertentu-sempurna untuk karyawan baru yang mencari jawaban cepat.
Bonus: Jelajahi contoh buku pegangan karyawan untuk memahami dengan lebih baik bagaimana menyusun struktur Anda sendiri.
Tinjau ulang dan sempurnakan draf
Setelah Anda memiliki draf, gunakan Dokumen untuk membagikannya kepada pemangku kepentingan yang relevan untuk mendapatkan umpan balik.
Memanfaatkan kemampuan berbagi ClickUp Docs untuk meningkatkan kolaborasi lintas tim
Karena Dokumen dapat dibagikan, Anda dapat dengan cepat mengumpulkan masukan dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Dengan cara ini, Anda akan dapat menjaga semua orang tetap selaras dan memastikan kode etik secara akurat mewakili standar perusahaan Anda.
Anda dapat melakukan revisi secara langsung di dalam dokumen; semua perubahan akan dilacak secara otomatis. Hal ini membantu menjaga semua orang tetap berada di halaman yang sama dan memungkinkan kolaborasi yang efisien dan transparan.
Coba ClickUp Tetapkan Komentar untuk memberikan umpan balik terfokus di Dokumen
Untuk lebih menyederhanakan umpan balik, coba ClickUp Tetapkan Komentar . Ini memungkinkan Anda untuk memberikan komentar atau tugas tertentu secara langsung kepada rekan kerja di dalam dokumen.
Jika sebuah bagian membutuhkan masukan atau revisi tambahan, Anda dapat menandai anggota tim yang relevan, dan mereka akan menerima notifikasi langsung untuk meninjau atau mengatasinya. Hal ini membuat semua orang bertanggung jawab dan membantu menghindari miskomunikasi atau penundaan, terutama ketika berkolaborasi dengan beberapa departemen.
💡 Kiat Pro: Untuk menjaga konsistensi, buatlah prosedur operasi standar (SOP) yang selaras dengan kode etik karyawan Anda. Misalnya, jika kode etik Anda menekankan komunikasi yang saling menghormati, sertakan langkah-langkah dalam SOP Anda untuk menangani konflik secara profesional.
Sampaikan versi final kepada karyawan
Setelah kode etik selesai dibuat, saatnya untuk mendistribusikannya.
Bagikan versi final kode etik dengan mudah kepada tim Anda menggunakan ClickUp Docs
Dengan Docs, Anda dapat membagikan dokumen dengan tim Anda hanya dengan beberapa klik. Anda juga bisa melacak siapa saja yang telah melihat atau mengetahui kode etik tersebut, sehingga memastikan setiap karyawan mengetahui ekspektasi yang diharapkan.
💡 Kiat Pro: Tim SDM harus menambahkan suara karyawan bagian kode etik. Hal ini akan memberikan cara yang jelas bagi karyawan untuk menyampaikan kekhawatiran, memberikan umpan balik, dan berkontribusi dalam membentuk budaya tempat kerja.
Secara teratur mengevaluasi ulang dan memperbarui dokumen
Kode etik Anda tidak boleh statis.
Seiring dengan perkembangan perusahaan Anda, demikian pula dengan pedoman yang Anda tetapkan untuk perilaku. Tinjau kembali dokumen tersebut secara teratur untuk memastikan keselarasannya dengan budaya perusahaan dan perubahan hukum atau industri.
Untuk melacak pembaruan dan menjamin semua orang tetap selaras, gunakan Tugas ClickUp .
Siapkan ClickUp Tasks untuk mengatur dan melacak proses peninjauan dan pembaruan
Buat Tugas untuk meninjau dan merevisi kode etik secara teratur. Menugaskan anggota tim untuk tugas tertentu, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan melacak kemajuan agar proses peninjauan tetap teratur dan tepat waktu.
Anda dapat melampirkan versi kode etik terbaru secara langsung ke tugas agar mudah diakses.
Karyawan mungkin memiliki keberatan atau kebingungan tentang pedoman tertentu dalam kode etik. Mengatasi hal ini secara proaktif akan menumbuhkan kepercayaan.
Contoh: Sertakan bagian FAQ dalam dokumen yang menjawab pertanyaan umum seperti:
- "Apa yang terjadi jika saya tanpa sadar melanggar kode etik?"
- "Bagaimana cara melaporkan insiden secara anonim?"
Menyusun daftar periksa kode etik Anda
- Tentukan nilai-nilai inti dan perilaku yang selaras dengan budaya perusahaan Anda
- Berkolaborasi dengan pimpinan dan departemen-departemen utama untuk mendapatkan masukan yang komprehensif
- Gunakan bahasa yang jelas dan bebas jargon yang mudah dimengerti
- Sertakan contoh-contoh dunia nyata agar lebih mudah dipahami
- Tambahkan kebijakan khusus untuk tantangan modern (misalnya, kerja jarak jauh, keamanan siber)
- Gunakan templat ClickUp dan alat bantu AI untuk menyusun dan menyempurnakan draf
- Kumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan sebelum melakukan finalisasi
- Membuat dokumen dapat diakses dan dibagikan dengan mudah kepada karyawan
Contoh Kode Etik Karyawan
Kode etik karyawan yang kuat menetapkan ekspektasi yang jelas di beberapa area utama, membantu perusahaan mempertahankan tempat kerja yang positif dan produktif.
Berikut adalah beberapa contoh kebijakan yang dapat membuat perbedaan nyata. 🙌🏼
Konflik kepentingan
Kebijakan kode etik mengenai konflik kepentingan menetapkan batasan yang jelas untuk mencegah karyawan mengambil keputusan yang dapat menguntungkan kepentingan pribadi mereka di atas kepentingan perusahaan. Hal ini memastikan bahwa keputusan bisnis didasarkan pada kepentingan terbaik perusahaan dan bukan pengaruh eksternal.
Contoh: Sebuah perusahaan jasa keuangan dapat menetapkan kebijakan perusahaan yang mewajibkan karyawan untuk mengungkapkan kepentingan keuangan apa pun di perusahaan tempat mereka berbisnis, seperti memiliki saham atau memiliki anggota keluarga yang dipekerjakan oleh organisasi mitra.
Profesionalisme
Kebijakan profesionalisme lebih dari sekadar datang tepat waktu. Ini adalah tentang menciptakan lingkungan kerja yang saling menghormati dan produktif.
Kode etik dapat mencakup menghormati rekan kerja, menghindari perilaku yang mengganggu, dan mempertahankan sikap positif, bahkan dalam situasi yang penuh tekanan.
Contoh: Kantor perusahaan dapat menyertakan panduan tentang gaya komunikasi yang sesuai, ekspektasi ketepatan waktu, dan aturan berpakaian, yang menetapkan bahwa karyawan harus merespons email dalam waktu 24 jam dan mengenakan pakaian kasual bisnis kecuali saat menghadiri rapat formal.
Antipelecehan
Kebijakan anti-pelecehan yang tegas melindungi karyawan dari diskriminasi atau perilaku yang tidak pantas. Kode etik dapat mencakup sikap yang jelas dan tidak menoleransi pelecehan berdasarkan jenis kelamin, ras, orientasi seksual, atau faktor lainnya.
Contoh: Perusahaan teknologi dapat menerapkan kebijakan anti-pelecehan yang ketat, yang menetapkan bahwa pelecehan dalam bentuk apa pun-verbal, fisik, atau digital-akan berakibat pada tindakan disipliner segera. Kebijakan ini juga akan menyediakan sumber daya bagi karyawan untuk melaporkan insiden secara anonim dan menerima dukungan.
🔍 Tahukah Anda? Kode Etik Starbucks menekankan budaya saling menghormati, integritas, dan akuntabilitas. Kode Etik ini menguraikan harapan untuk etos kerja termasuk kejujuran, penghargaan terhadap keragaman, dan kepatuhan terhadap hukum.
Kerahasiaan Kerahasiaan
Kebijakan kerahasiaan melindungi informasi sensitif perusahaan dan klien. Kode etik yang kuat akan menetapkan bahwa karyawan harus menjaga kerahasiaan data hak milik dan tidak mengungkapkannya kepada pihak yang tidak berwenang. Hal ini dapat mencakup informasi pelanggan, dokumen internal, dan rahasia dagang.
Karyawan mungkin juga diminta untuk mengikuti protokol khusus saat menangani catatan digital atau kertas untuk menjaga privasi dan keamanan.
Contoh: Perusahaan konsultan dapat memasukkan klausul kerahasiaan dalam kode etiknya, yang mewajibkan semua karyawan untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA) dan menguraikan hukuman yang tegas untuk setiap pelanggaran informasi klien.
Kesulitan Umum Saat Menyusun Kode Etik
Ketika membuat kode etik karyawan, mudah sekali membuat kesalahan yang dapat mengurangi keefektifannya.
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari. ⚠️
Mengatur nada yang tidak tepat
Nada dari kode etik Anda sangat penting. Nada yang keras atau terlalu formal dapat membuat karyawan enggan untuk terlibat dengan dokumen tersebut.
✅ Solusi: Usahakan nada yang ramah namun profesional yang mencerminkan nilai-nilai perusahaan Anda.
Contoh skenario untuk tantangan di tempat kerja modern
Perbanyak bagian contoh dengan skenario kehidupan nyata yang dapat diterapkan, terutama untuk pengaturan kerja hybrid atau jarak jauh:
- Contoh untuk kerahasiaan: "Selama rapat tim Zoom, hindari berbagi layar data sensitif apa pun kecuali jika diperlukan dan disetujui untuk diskusi."
- Contoh untuk komunikasi: "Dalam saluran Slack tim, pertahankan profesionalisme dengan menghindari argumen pribadi atau humor yang tidak pantas yang dapat menyinggung perasaan rekan kerja Anda."
Tidak realistis dalam harapan
Menetapkan ekspektasi yang terlalu ketat atau tidak realistis dapat membuat karyawan merasa bahwa pedoman tersebut tidak mungkin diikuti.
Solusi: Pastikan kode etik Anda dapat dicapai dan mencerminkan hal yang masuk akal di tempat kerja.
Tidak memberikan arahan yang cukup
Bahasa yang tidak jelas memberikan terlalu banyak ruang untuk penafsiran. Karyawan harus dengan mudah memahami apa yang diharapkan dari mereka.
Solusi: Berikan contoh spesifik mengenai perilaku yang dapat diterima dan tidak dapat diterima.
Sebagai contoh, 'Karyawan harus mengenakan pakaian yang sesuai di tempat kerja' adalah tidak jelas. Berikut ini cara agar Anda bisa lebih jelas:
Karyawan diharapkan mengenakan pakaian kasual bisnis selama jam kerja. Contohnya antara lain:
- Dapat diterima: Kemeja berkerah, blus, celana panjang, rok selutut, sepatu berujung tertutup
- Tidak dapat diterima: T-shirt dengan logo atau slogan, celana jeans sobek-sobek, celana pendek, sandal jepit
Tidak sesuai dengan budaya dan tujuan perusahaan **Tidak sesuai dengan budaya dan tujuan perusahaan
Kode etik Anda harus mencerminkan budaya dan misi perusahaan Anda. Jika tidak selaras dengan kenyataan sehari-hari di tempat kerja Anda, karyawan mungkin tidak akan menganggapnya serius.
solusi: Gunakan bahasa dan contoh yang sesuai dengan pengalaman sehari-hari karyawan dan Sasaran SDM .
Misalnya, alih-alih melarang penggunaan internet secara menyeluruh, fokuslah pada penggunaan yang bertanggung jawab yang mendorong karyawan untuk mengakses sumber daya online yang berharga dengan tetap menjaga produktivitas dan menghargai waktu perusahaan.
Mengabaikan aktivitas bisnis utama
Kode etik yang baik harus mencakup semua area bisnis. Kegagalan untuk mencakup kegiatan penting, seperti menangani informasi rahasia atau mengelola konflik kepentingan, dapat menimbulkan kesenjangan dan menyebabkan kebingungan di kemudian hari.
Solusi: Berkolaborasi dengan departemen terkait untuk mengidentifikasi area kritis, kemudian membuat pedoman yang jelas dengan contoh nyata yang mencakup semua aspek bisnis yang diperlukan.
baca Juga:* Baca Juga: 10 Perangkat Lunak Buku Pegangan Karyawan Terbaik untuk Tim HR
Mengkomunikasikan dan Menegakkan Kode Etik
Memiliki kode etik yang jelas hanyalah langkah pertama. Tantangan yang sebenarnya? Memastikan semua orang memahaminya dan mengikutinya secara konsisten.
Mari kita pelajari cara menjadikan kode etik sebagai bagian dari budaya sehari-hari organisasi Anda. 🤝
Komunikasi yang efektif
Mulailah dengan memperkenalkan kode etik selama orientasi dan membuatnya mudah diakses. Doronglah percakapan yang sedang berlangsung dalam rapat tim dan berikan pengingat rutin melalui email atau komunikasi internal.
Kuncinya adalah kejelasan dan memastikan semua orang memahami ekspektasi.
Strategi penegakan hukum
Konsistensi sangat penting saat menegakkan kode etik. Menetapkan prosedur yang jelas yang jelas untuk melaporkan pelanggaran dan memastikan tindakan disipliner konsisten dan adil.
Ciptakan proses yang memastikan karyawan mengetahui apa yang diharapkan ketika terjadi pelanggaran.
Fakta Menarik: Konsep kode etik sudah ada sejak peradaban kuno. Kode paling awal yang diketahui adalah Kode Ur-Nammu dari Mesopotamia, yang menetapkan standar perilaku yang adil di antara warga negara sekitar tahun 2100 SM.
Menangani pelanggaran
Ketika terjadi pelanggaran, tangani dengan segera dan dengan transparansi. Selidiki secara menyeluruh, dengan fokus pada tindakan perbaikan.
Anda harus memastikan bahwa karyawan mengetahui bahwa proses tersebut adil dan tidak bias untuk menjaga kepercayaan dalam organisasi.
baca Juga:* *📖 Baca Juga Cara Menulis Buku Panduan Karyawan
Langkah Berikutnya untuk Kode Etik yang Kuat dengan ClickUp
Membuat kode etik karyawan membantu meletakkan dasar bagi tempat kerja yang saling menghormati dan terhubung. Ketika semua orang memahami ekspektasi dan melihat bagaimana mereka menyelaraskannya dengan nilai-nilai inti perusahaan, mereka akan merasa lebih percaya diri dan termotivasi untuk memberikan yang terbaik.
Dengan ClickUp, penyusunan, penyempurnaan, dan pembagian dokumen ini menjadi proses yang lebih lancar dan kolaboratif. Alat bantu pengeditan dokumennya memungkinkan tim HR untuk menyusun dan memperbarui pedoman, mengumpulkan masukan secara real time, dan dengan mudah membagikan versi final ke seluruh organisasi. Daftar secara gratis hari ini! 🚀