Cara Membuat Struktur Rincian Sumber Daya

Anthony Bourdain, koki selebriti dan penulis, mengelola dapurnya menggunakan sistem brigade. Ia membagi dapur menjadi stasiun-stasiun yang bertanggung jawab atas komponen-komponen hidangan. Setiap stasiun memiliki sous chef, juru masak, dan asisten, masing-masing dengan bahan, peralatan, dan ruang kerja sendiri.

Dengan struktur ini, katanya, “banyak sekali tugas di dapur besar yang sibuk dapat, bahkan di tengah kesibukan jam makan malam, dikelola dan dikoordinasikan oleh satu orang—si koki.”

Dalam dunia bisnis, hierarki semacam ini disebut struktur rincian sumber daya. Apa itu, tanya Anda? Mari kita cari tahu.

Memahami Struktur Rincian Sumber Daya

Struktur Rincian Sumber Daya (RBS) adalah daftar semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek yang disusun secara hierarkis. Sumber daya tersebut dapat berupa sumber daya manusia, material, keuangan, informasi, dan bahkan waktu.

Ini adalah alat manajemen sumber daya, biasanya disusun dalam beberapa tingkatan, dengan tujuan proyek di bagian atas dan berbagai kategori sumber daya yang bercabang di setiap tahap. Struktur ini mencakup semua sumber daya yang memerlukan biaya, kecuali uang itu sendiri.

Yang terpenting, RBS bukanlah entitas yang berdiri sendiri. RBS bekerja secara erat dengan berbagai aktivitas perencanaan proyek, seperti struktur pembagian pekerjaan, struktur pembagian risiko, dan sebagainya. Berikut penjelasannya.

Struktur Pembagian Pekerjaan (WBS) adalah dokumen yang membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola. Sebuah RBS yang baik akan selaras dengan dokumen ini, dengan menjelaskan sumber daya apa saja yang dibutuhkan pada setiap tahap.

Misalnya, jika proyek pengembangan perangkat lunak dibagi menjadi tahap produk minimal yang layak (MVP), fase 1, 2, dan seterusnya, RBS akan mencantumkan sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tahap. Pada tahap MVP, Anda mungkin memerlukan:

Setelah MVP selesai dan produk sudah diluncurkan, Anda mungkin memerlukan sumber daya tambahan, seperti:

Aspek lain yang selaras dengan RBS adalah struktur pemecahan risiko. Pada setiap tahap pekerjaan, terdapat risiko yang terlibat. Beberapa perangkat lunak ERP mengintegrasikan RBS, WBS, dan struktur pemecahan risiko untuk memberikan gambaran yang lengkap.

Misalnya, pada tahap MVP, mungkin ada masalah kinerja. Jika ada beberapa anggota tim yang mengerjakan MVP, Anda mungkin menghadapi risiko keamanan. Jika Anda mengumpulkan informasi pengguna, Anda mungkin menghadapi risiko privasi data.

Struktur rincian sumber daya mencakup komponen-komponen yang diperlukan untuk memitigasi risiko-risiko ini pada setiap tahap. Selama tahap MVP, RBS kemungkinan akan mencakup sumber daya tambahan untuk infrastruktur cloud. Ketika ada perkembangan yang signifikan, RBS mungkin akan menambahkan insinyur keamanan atau konsultan ke dalam daftar.

Sekarang setelah kita telah membahas dasar-dasar struktur rincian sumber daya, mari kita lihat bagaimana struktur ini digunakan dalam manajemen proyek.

Peran dan Pentingnya RBS dalam Manajemen Proyek

Struktur Rincian Sumber Daya adalah salah satu dari banyak kerangka kerja yang digunakan manajer proyek untuk perencanaan dan pelaksanaan. Struktur ini memainkan peran penting sepanjang siklus hidup proyek. Berikut ini penjelasannya.

Alokasi sumber daya

Ketika Anda mengetahui sumber daya apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, Anda dapat merekrut, melatih, dan mengalokasikan sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat. RBS berfungsi sebagai peta jalan untuk alokasi sumber daya sepanjang proyek.

Misalnya, jika RBS menyatakan bahwa sprint ketiga membutuhkan pengembang tambahan, manajer proyek dapat mencari cara untuk merekrut/mengintegrasikan sumber daya jauh-jauh hari sebelumnya.

Penjadwalan

Meskipun penjadwalan lebih dipengaruhi oleh struktur pembagian pekerjaan (WBS) daripada RBS, RBS tetap memainkan peran penting. Dengan menganalisis WBS dan RBS secara bersamaan, manajer proyek dapat menjadwalkan pekerjaan berdasarkan ketersediaan sumber daya.

Misalnya, jika Anda hanya memiliki satu pengembang Scala yang sedang sibuk dengan proyek lain saat Anda membutuhkannya, Anda dapat menggunakan RBS untuk menjadwal ulang pekerjaan berdasarkan ketersediaannya, alih-alih merekrut orang tambahan.

Distribusi beban kerja

Struktur rincian sumber daya mengidentifikasi terlebih dahulu apa yang dibutuhkan proyek: Berapa banyak orang, selama berapa lama, pada periode apa, dan sebagainya. Jika fase pengembangan membutuhkan sumber daya maksimal, Anda akan dapat merekrut/mengintegrasikan talenta tambahan dan mendistribusikan beban kerja secara merata.

Manajemen risiko

Pada dasarnya, struktur rincian sumber daya adalah sebuah proyeksi. Struktur ini mengidentifikasi kebutuhan di masa depan berdasarkan persyaratan saat ini. Hal ini membantu mengurangi beberapa risiko manajemen proyek, seperti:

RBS yang baik memprediksi kemungkinan-kemungkinan tersebut dan membantu menyusun rencana darurat jika hal itu terjadi.

Analisis jalur kritis

Metode jalur kritis adalah teknik manajemen proyek yang mengidentifikasi urutan tugas bergantung terpanjang untuk menghitung durasi proyek minimum. RBS akan melakukan hal yang sama untuk menentukan sumber daya minimum yang dibutuhkan.

Untuk mengoptimalkan penjadwalan proyek, distribusi beban kerja, manajemen risiko, dan lainnya, Anda memerlukan struktur pembagian sumber daya yang kokoh. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuatnya.

Pembuatan Struktur Rincian Sumber Daya

RBS adalah daftar sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Kedengarannya sederhana, bukan? Namun, hal ini bisa menjadi sangat rumit tergantung pada sifat proyek Anda. Untuk melakukannya secara menyeluruh, coba ikuti langkah-langkah berikut, yang didukung dengan baik oleh Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya ClickUp.

1. Identifikasi hasil kerja proyek

Mulailah dengan mendefinisikan tujuan proyek dan hasil kerja yang diharapkan secara jelas. Jika tujuan Anda adalah menghasilkan MVP dengan x fitur pada tenggat waktu tertentu, buatlah peta tugas dan sub-tugas yang perlu Anda selesaikan. Jika WBS sudah ada, gunakanlah itu.

Jika belum, tentukan ruang lingkup proyek. Kumpulkan semua pemangku kepentingan utama proyek untuk mendiskusikan harapan dan hasil yang diharapkan.

Untuk memulai dengan cepat, coba Template Papan Tulis Lingkup Proyek dari ClickUp. Gunakan untuk mengumpulkan informasi mengenai aktivitas, tugas, dan tenggat waktu dari berbagai pemangku kepentingan. Rangkum informasi tersebut dan susun secara visual untuk referensi di kemudian hari.

Unduh Template Ini

2. Identifikasi kategori sumber daya

Mulailah dengan menentukan kategori utama sumber daya yang akan membentuk cabang tingkat atas RBS Anda. Kategori tersebut dapat berupa:

Ingat, RBS adalah hierarki. Oleh karena itu, bagi sumber daya menjadi komponen-komponen spesifik di bawah setiap kategori sumber daya utama. Misalnya, sumber daya manusia akan dibagi lebih lanjut menjadi:

Jika proyeknya cukup besar, Anda mungkin perlu menggali lebih dalam. Misalnya, Anda mungkin memiliki seorang pemimpin UX yang mengelola tim UX yang terdiri dari desainer UI, desainer animasi, desainer merek, dan sebagainya.

Unduh Template Ini

Jika Anda baru memulai dalam perencanaan sumber daya, kami punya solusi yang tepat untuk Anda. Coba Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp untuk memvisualisasikan tugas dan sumber daya dalam satu tempat. Anda juga dapat melacak jam kerja, mengelola subkontraktor, dan memantau alur kerja tim Anda dengan template ini.

3. Sertakan rincian sumber daya

Perhatikan detailnya secara mendalam. Gunakan WBS atau dokumen ruang lingkup proyek untuk menanyakan siapa yang akan melakukan apa. Pastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

Beberapa informasi yang paling sering dibutuhkan antara lain keterampilan, pengalaman, gaji, ketersediaan, dan sebagainya. Misalnya,

Selain itu, pastikan Anda memiliki data yang akurat. Ketahui berapa banyak analis bisnis, pengembang, atau penguji yang Anda butuhkan dan catat hal tersebut.

4. Tentukan orang yang tepat untuk peran tersebut

Pada tahap ini, Anda siap beralih dari perencanaan teoritis ke pembuatan skenario praktis. Untuk setiap peran, pilih karyawan yang tepat berdasarkan ketersediaannya.

Tampilan Beban Kerja ClickUp adalah cara yang bagus untuk melihat ketersediaan semua anggota tim di satu tempat. Di tampilan ini, Anda juga dapat melihat apa yang sedang dikerjakan seseorang. Jadi, jika Anda membutuhkan sumber daya yang sudah ditugaskan ke pekerjaan lain, Anda dapat berbicara dengan manajer proyek agar sumber daya tersebut dialihkan atau dibagi tugasnya.

Jika Anda lebih menyukai struktur yang lebih terperinci, cobalah Template Beban Kerja Karyawan ClickUp. Template tingkat lanjutan ini membantu dalam perencanaan kapasitas, memvisualisasikan pekerjaan, membandingkan perkiraan waktu dengan realisasi, dan banyak lagi.

Jadikan pengelolaan beban kerja Anda menjadi mudah dengan Template Beban Kerja Karyawan ClickUp.

5. Hubungkan titik-titiknya

Struktur rincian sumber daya yang baik lebih dari sekadar daftar. Ini adalah gambaran tentang bagaimana semua sumber daya berinteraksi satu sama lain untuk menyelesaikan proyek. Seperti yang telah kita lihat sebelumnya, hal ini terjadi secara hierarkis dan membantu dalam penyeimbangan sumber daya.

Jadi, susun sumber daya secara hierarkis, dengan kategori paling umum di bagian atas dan subkategori yang lebih spesifik seiring Anda turun ke bawah struktur. Contoh struktur rincian sumber daya (RBS) adalah:

6. Siapkan proyek

Atur proyek di alat manajemen sumber daya seperti ClickUp untuk mengatasi kendala apa pun. Gunakan ClickUp Tasks untuk mempublikasikan struktur pembagian pekerjaan secara terorganisir. Kemudian, tambahkan sumber daya ke setiap tugas, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan tambahkan deskripsi. Anda juga dapat menyertakan lampiran atau tautan ke file eksternal jika diperlukan.

Jangan mengulang dari awal. Gunakan Template Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak semua bahan dan tenaga kerja yang Anda butuhkan untuk proyek Anda. Tuliskan catatan terperinci tentang setiap sumber daya, kelola ketersediaannya, visualisasikan struktur tim, dan banyak lagi dengan template tingkat menengah ini.

Unduh Template Ini

Sekarang, bagikan RBS dan pengaturan proyek kepada para pemangku kepentingan, termasuk klien, sponsor, pemimpin tim, dan anggota tim. Ajak mereka untuk menyoroti ketidaksesuaian apa pun dalam perkiraan.

Gunakan tampilan Daftar ClickUp untuk melihat semua tugas dan sumber daya yang terlibat. Tampilan Papan ClickUp sangat cocok untuk mengatur pekerjaan sesuai dengan berbagai tahap. Selain itu, tampilan Bagan Gantt ClickUp membantu memvisualisasikan ketergantungan dan jadwal.

Jika kedengarannya sederhana, memang begitu. Namun, ingatlah bahwa sederhana tidak selalu berarti mudah. Selama proses pembuatan struktur rincian sumber daya, Anda mungkin menghadapi tantangan.

Berikut adalah beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh manajer proyek dan langkah-langkah untuk mengatasinya.

Tantangan dan Solusi dalam Penerapan RBS

Proyek bisa menjadi rumit, cakupan proyek bisa melebar, dan tujuan yang menjadi dasar proyek bisa berubah. Mari kita lihat apa yang harus dilakukan dalam situasi seperti itu.

1. Identifikasi sumber daya yang tidak memadai

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi manajer proyek adalah ketidakmampuan mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan secara akurat. Hal ini bisa disebabkan oleh kurangnya visibilitas terhadap proyek, cakupan pekerjaan yang tidak tepat, atau meremehkan apa yang dibutuhkan.

Bagaimanapun, jika RBS Anda tidak mencakup semua sumber daya yang Anda butuhkan, Anda mungkin menghadapi risiko pembengkakan anggaran dan keterlambatan. Untuk menghindarinya:

2. Persyaratan proyek yang terus berkembang

Proyek Agile, pada dasarnya, bersifat adaptif terhadap perubahan. RBS yang Anda buat di awal proyek dapat menjadi tidak memadai setelah beberapa sprint. Meskipun hal ini merepotkan bagi manajemen sumber daya, hal ini juga tidak terhindarkan.

Untuk menyesuaikan diri dengan hal ini:

Jika Anda menggunakan alat seperti ClickUp Docs untuk ini, Anda dapat menyoroti perubahan dan membagikannya kepada pemangku kepentingan, sehingga mereka dapat mengedit secara kolaboratif atau memberikan umpan balik melalui komentar. Misalnya, Anda dapat menunjukkan perubahan biaya proyek, sehingga sponsor proyek atau kepala keuangan dapat menyetujuinya.

3. Kurangnya dukungan dari pemangku kepentingan

Manajer proyek pemula mungkin melakukan kesalahan dengan membuat struktur rincian sumber daya tanpa berkonsultasi dengan pihak lain. Meskipun niatnya baik, bekerja secara terpisah dapat menimbulkan kendala sumber daya di kemudian hari.

Misalnya, seorang manajer proyek mungkin menganggap bahwa satu desainer UI sudah cukup. Namun, pemimpin UX mungkin tidak memiliki desainer UI yang juga mahir dalam animasi mikro, yang berarti mereka kini membutuhkan dua orang.

Untuk menghindari hal ini, dapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan di setiap tingkatan. Dorong semua pemangku kepentingan untuk meninjau RBS dan memberikan persetujuan mereka guna memastikan pemanfaatan sumber daya yang optimal.

4. Anggota tim yang bingung

Struktur rincian sumber daya juga berperan dalam mendefinisikan struktur manajemen proyek. Hal ini mencakup siapa yang melapor kepada siapa, siapa yang meninjau pekerjaan siapa, dan sebagainya.

Tanpa hierarki yang jelas dan pengakuan yang aktif, manajemen tim dapat menjadi kacau. Misalnya, Anda mungkin telah menambahkan pengembang front-end ke dalam hierarki UX, sementara sumber daya tersebut mungkin mengira mereka melapor kepada kepala pengembangan.

Cegah situasi-situasi ini dengan transparansi. Publikasikan struktur rincian sumber daya dan undang setiap anggota tim untuk melihatnya. Pastikan struktur tersebut rapi dan visual agar mudah dipahami oleh semua orang. Buka saluran komunikasi, jika ada yang memiliki kekhawatiran atau masukan.

Susun Proyek Anda dan Tingkatkan Kemampuan Anda dengan ClickUp

Proyek perangkat lunak Agile saat ini mengutamakan otonomi dan pengelolaan mandiri, yang berarti sistem brigade Bourdain dalam mengatur pekerjaan Anda mungkin justru menjadi kontraproduktif. Namun, ada pelajaran yang lebih mendalam dan mendasar yang perlu dipelajari.

Dapur Bourdain menunjukkan bahwa untuk menyelesaikan proyek secara efektif, konsisten, dan dalam situasi yang penuh tekanan, Anda memerlukan uraian yang jelas mengenai siapa yang bertanggung jawab atas apa dan bagaimana pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya—alias struktur pembagian sumber daya.

Alat manajemen proyek yang andal seperti ClickUp dapat mengintegrasikan struktur rincian sumber daya ke dalam proses perencanaan Anda. Tanpa perlu membuat dokumen Google Docs atau spreadsheet baru, Anda dapat menggunakan ClickUp untuk menyimpan semua dokumentasi terkait proyek di satu tempat.

Apa lagi? Anda dapat berbagi, mengedit, dan berkolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan langsung di dalam platform. Anda juga dapat membuat templat struktur rincian sumber daya yang disesuaikan untuk digunakan di masa mendatang.

Konsolidasikan ruang kerja proyek Anda. Coba ClickUp secara gratis hari ini.