Apakah Anda merasa kewalahan dengan tumpukan kwitansi, tagihan, dan laporan bank? Jika jawabannya ya, Anda tidak sendirian.
Sebuah rencana keuangan yang terstruktur dengan baik dapat membantu. Rencana ini dapat meningkatkan tabungan, mengurangi utang, dan memberikan ketenangan pikiran yang datang dari mengetahui bahwa Anda siap secara finansial untuk menghadapi tantangan hidup.
Tentu saja, bagi kebanyakan dari kita, membuat rencana keuangan terdengar sama menyenangkannya dengan melipat pakaian pada Minggu sore. Jadi, jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengatur keuangan dan mencapai stabilitas finansial, kami di sini untuk membuatnya mudah.
Baca terus untuk panduan langkah demi langkah tentang cara melacak pengeluaran, menetapkan anggaran, menabung, dan mencapai tujuan keuangan Anda.
Keuangan Pribadi vs. Keuangan Usaha Kecil: Memahami Perbedaannya
Mengatur keuangan pribadi melibatkan pengelolaan uang, pengeluaran, tabungan, dan investasi.
Di sisi lain, keuangan usaha kecil melibatkan pengelolaan arus kas, gaji karyawan, persediaan, dan biaya operasional. Hal ini juga mencakup penanganan kewajiban pajak, kepatuhan regulasi, dan opsi pembiayaan alternatif.
Dalam kedua kasus tersebut, Anda fokus pada pengorganisasian keuangan dan pengelolaan uang untuk satu orang atau kelompok kecil. Anda juga biasanya berurusan dengan dokumen keuangan yang lebih sedikit dan kurang kompleks.
Pada akhirnya, tujuan Anda sebagai pemilik usaha kecil atau individu adalah untuk mengurangi pengeluaran dan menabung, baik melalui keuntungan bisnis atau penghasilan yang lebih tinggi.
Namun, meskipun kedua hal ini memiliki banyak kesamaan, beberapa tantangan unik membuatnya cukup berbeda. Mari kita bahas.
Tantangan dalam mengatur keuangan: Pribadi vs. usaha kecil
| Tantangan | Keuangan Pribadi | Keuangan Usaha Kecil |
|---|---|---|
| Tantangan dalam keuangan pribadi adalah memastikan pengeluaran Anda jauh di bawah pendapatan, dan Anda menyisihkan uang untuk darurat dan investasi | Di usaha kecil, tantangannya adalah menjadi efisien dalam menghasilkan pendapatan dan mengoptimalkan pengeluaran untuk memastikan efisiensi operasional, pertumbuhan, dan keberlanjutan | |
| Pengelolaan keuangan pribadi umumnya berfokus pada anggaran untuk mengontrol pengeluaran, menabung untuk darurat, dan berinvestasi untuk keamanan finansial jangka panjang | Usaha kecil harus membuat anggaran dengan baik, mempertimbangkan pendapatan yang diharapkan dalam periode tertentu. Tantangannya meliputi pengelolaan biaya, akuntansi proyek, dan anggaran untuk departemen seperti IT dan pemasaran, dll., untuk menyeimbangkan biaya sambil memastikan hasil yang diinginkan | |
| Sumber penghasilan biasanya stabil tetapi dapat berfluktuasi karena perubahan pekerjaan, promosi, atau periode pengangguran | Pendapatan usaha kecil kompleks karena fluktuasi dalam menjalankan usaha kecil, penurunan penjualan, persaingan, dan faktor eksternal lainnya. | |
| Sebagai individu, Anda harus membayar pajak penghasilan sesuai dengan undang-undang negara bagian atau negara Anda. Tantangannya adalah memastikan semua dokumen keuangan Anda terbaru dan pajak yang diwajibkan dibayar tepat waktu | Perusahaan membutuhkan catatan keuangan yang akurat untuk pelaporan pajak, audit, proyek, dan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi, termasuk undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan khusus industri | |
| Individu mengelola utang pribadi seperti hipotek, pinjaman mahasiswa, kartu kredit, dan pinjaman pribadi, sambil menyeimbangkan pembayaran utang dengan tujuan tabungan | Usaha kecil seringkali memerlukan pendanaan eksternal melalui pinjaman, investor, atau crowdfunding untuk memulai atau memperluas operasional. Hal ini membuat pengelolaan utang dan ekuitas menjadi sangat penting | |
| Strategi investasi pribadi sering kali memprioritaskan diversifikasi untuk menyebar risiko di berbagai aset seperti saham, obligasi, reksa dana, dan properti | Usaha kecil dan menengah (UKM) menganggap investasi sebagai bagian dari perencanaan masa depan mereka. Hal ini dapat mencakup keputusan terkait investasi dalam ekspansi, merger, akuisisi, peningkatan merek, dan sebagainya. |
Strategi Utama untuk Mengorganisir Keuangan Anda dengan Efektif
Sekarang setelah Anda memahami kompleksitas pengelolaan keuangan pribadi dan pengelolaan keuangan usaha kecil, mari kita bahas strategi kunci untuk membuat proses-proses ini lebih efisien.
Atur keuangan Anda dengan ClickUp
ClickUp adalah perangkat lunak manajemen keuangan dan produktivitas yang membantu Anda mengatur tagihan dan keuangan Anda dengan cara yang mudah dipahami, baik Anda mengelola keuangan pribadi maupun bisnis kecil.
Dari melacak keuangan Anda hingga mendapatkan pengingat tanggal jatuh tempo, ClickUp untuk Manajemen Keuangan memungkinkan Anda melakukan semua ini dan lebih banyak lagi. Berikut cara Anda dapat menggunakannya untuk mengelola pembayaran tagihan, pembayaran kartu kredit, pengeluaran diskresioner, dan semua tujuan keuangan dan tabungan Anda.
- Buat dasbor yang sepenuhnya dapat disesuaikan untuk mendapatkan laporan tingkat tinggi tentang alokasi anggaran Anda dan gambaran umum kesehatan keuangan Anda dengan visualisasi yang menarik
- Gunakan ClickUp Formula Fields untuk melakukan perhitungan menggunakan data Anda
- Gunakan Tampilan Kalender untuk melihat semua tugas keuangan Anda secara sekilas dan tetap mengontrol daftar tugas Anda
- Buat daftar periksa komprehensif tentang tagihan Anda dan tanggal jatuh temponya menggunakan ClickUp Tasks Checklist
- Manfaatkan templat siap pakai dan sepenuhnya dapat disesuaikan seperti templat anggaran, daftar periksa, dan templat pembukuan untuk pengelolaan yang lebih efisien
- Gunakan Tugas Berulang untuk tagihan bulanan Anda agar semua pembayaran tagihan tepat waktu. Lihat semua jadwal berulang di Tampilan Kalender untuk perencanaan yang mudah
- Tetapkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang, lacak kemajuan, dan tetap pada jadwal untuk mencapainya dengan ClickUp Goals
- Gunakan Bidang Kustom untuk menambahkan detail seperti jumlah dan metode pembayaran, serta meningkatkan pelaporan dashboard
- Atur pengingat dari perangkat seluler atau komputer untuk mengingat tugas-tugas penting seperti pembayaran tagihan, tinjauan anggaran, dll., dengan ClickUp Reminders
- Integrasikan dengan lebih dari 1000 aplikasi untuk mengelola keuangan di satu platform
Arnold Rogers, Manajer Dukungan Pelanggan di Launch Control, mengatakan hal ini tentang ClickUp:
Kami telah terintegrasi dengan Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan kami untuk melacak keuangan, retensi, pelaporan, dan detail pelanggan dalam satu platform, karena kami dapat mengumpulkan informasi dari semua alat yang kami gunakan dan mengompilasinya di ClickUp untuk kemudahan penggunaan tanpa melibatkan semua departemen dan menghabiskan waktu dari jadwal mereka.
Kami telah terintegrasi dengan Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan kami untuk melacak keuangan, retensi, pelaporan, dan detail pelanggan dalam satu platform, karena kami dapat mengumpulkan informasi dari semua alat yang kami gunakan dan menyusunnya di ClickUp untuk kemudahan penggunaan tanpa melibatkan semua departemen dan menghabiskan waktu dari jadwal mereka.
Tips Pro: Manfaatkan Template Manajemen Keuangan ClickUp untuk melacak dan memantau anggaran, menganalisis kinerja keuangan, dan berkolaborasi dengan tim Anda dalam perencanaan keuangan. Template ini menawarkan 28 status kustom untuk melacak proyek keuangan. Gunakan template ini untuk mengendalikan keuangan Anda dengan:
- Melacak pengeluaran
- Mengidentifikasi area untuk menghemat atau meningkatkan penghasilan
- Menetapkan tujuan yang disesuaikan
- Mendapatkan wawasan real-time tentang arus kas
Periksa dan perbarui anggaran secara teratur
Langkah pertama dalam mengatur keuangan—baik pribadi maupun bisnis—adalah membuat anggaran. Anggaran adalah rencana tertulis di mana Anda mengalokasikan uang Anda ke berbagai pengeluaran. Hal ini membantu Anda mengidentifikasi ke mana uang Anda pergi setiap bulan dan mengurangi biaya yang tidak perlu.
Membuat anggaran, bagaimanapun, hanyalah awal. Meninjau dan memperbarui anggaran secara teratur sangat penting untuk memastikan anggaran tersebut mencerminkan penghasilan, pengeluaran, dan tujuan keuangan Anda. Anda akan menemukan bahwa anggaran Anda memerlukan penyesuaian pada periode tertentu. Seiring waktu, Anda dapat mengidentifikasi pola pengeluaran ini dan memperbarui anggaran sesuai kebutuhan.
Peninjauan rutin membantu Anda melihat apakah Anda telah melebihi anggaran dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Jika penghasilan Anda meningkat atau menurun, sesuaikan anggaran Anda untuk mencerminkan kondisi keuangan Anda saat ini. Demikian pula, jika Anda memiliki pengeluaran baru atau berhasil mengurangi pengeluaran yang sudah ada, perbarui anggaran Anda untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
Jika Anda bingung tentang cara memulai perencanaan anggaran pribadi, gunakan templat anggaran bulanan seperti ClickUp's Personal Budget Template. Templat ini membantu Anda mengidentifikasi pola pengeluaran, merencanakan tujuan jangka panjang, menyesuaikan anggaran, dan bersiap untuk pengeluaran tak terduga. Anda dapat melihat anggaran Anda per kategori dan memeriksa tanggal jatuh tempo menggunakan tampilan kalender ClickUp.
Template anggaran proyek seperti ClickUp Business Budget Template dapat menyederhanakan proses anggaran untuk bisnis kecil. Template ini memungkinkan Anda membuat anggaran proyek dan sistem penyimpanan dengan rincian terperinci untuk mengonsolidasikan pengeluaran bisnis dan melacak kinerja aktual dibandingkan dengan rencana. Dengan template ini, Anda dapat melihat hasil dibandingkan dengan rencana secara real-time, mengidentifikasi area yang perlu dioptimalkan, dan memotong biaya.
Bayar tagihan tepat waktu
Anda memiliki puluhan tagihan yang harus dibayar setiap bulan—tagihan utilitas, sewa, hipotek, kartu kredit, langganan, gaji, dan lain-lain
Membayar tagihan tepat waktu sangat penting untuk menjaga kelancaran rumah tangga atau bisnis Anda dan memastikan Anda menjadi—dan tetap—bebas utang. Hal ini dapat menjadi tantangan ketika Anda memiliki tagihan yang jatuh tempo pada waktu yang berbeda, jumlah yang harus dibayar bervariasi, dan Anda harus memastikan memiliki dana yang cukup untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
Membayar tepat waktu membantu Anda menghindari denda keterlambatan, menjaga skor kredit yang baik, dan mengelola arus kas secara efektif.
Tips untuk membantu Anda mengingat untuk membayar tagihan tepat waktu:
- Mulailah dengan membuat daftar lengkap atau checklist dari semua tagihan rutin dan tanggal jatuh temponya
- Manfaatkan teknologi untuk mengatur pengingat tanggal jatuh tempo tagihan. Anda dapat menggunakan aplikasi kalender, pengingat di ponsel, atau aplikasi manajemen keuangan seperti ClickUp yang memberi tahu Anda saat tagihan jatuh tempo
- Otomatiskan pembayaran tagihan Anda sebanyak mungkin. Sebagian besar bank dan penyedia layanan menawarkan opsi pembayaran otomatis, memungkinkan Anda menjadwalkan pembayaran untuk dipotong dari rekening bank Anda pada tanggal jatuh tempo
- Pantau saldo rekening bank Anda secara rutin untuk memastikan dana yang cukup untuk pembayaran tagihan mendatang. Atur pemberitahuan untuk saldo rendah agar pembayaran otomatis dapat dilakukan dan menghindari biaya overdraft atau keterlambatan pembayaran akibat dana yang tidak mencukupi
Lacak pengeluaran Anda
Langkah selanjutnya adalah melacak pengeluaran Anda untuk mengetahui ke mana uang Anda pergi. Melacak pengeluaran membantu Anda:
- Identifikasi area di mana Anda mungkin overspending
- Buatlah anggaran yang realistis dan sesuai dengan tujuan keuangan Anda
- Alokasikan dana untuk tujuan tabungan, pelunasan utang, dan tujuan keuangan lainnya
- Identifikasi transaksi yang tidak sah atau penipuan
Begini cara Anda melacak pengeluaran:
- Catat setiap pengeluaran secara rinci dalam buku catatan atau spreadsheet
- Gunakan perangkat lunak anggaran proyek dan aplikasi pelacak pengeluaran yang secara otomatis mengkategorikan transaksi dari rekening bank dan kartu kredit yang terhubung
- Alokasikan uang tunai ke dalam amplop atau kategori (misalnya, belanja bahan makanan, hiburan) dan lacak pengeluaran dalam setiap kategori
- Gunakan templat laporan pengeluaran untuk mencatat pengeluaran bisnis Anda secara lengkap
- Periksa laporan bank bulanan untuk mengkategorikan dan menganalisis pengeluaran secara manual
Menyeimbangkan rekening bersama
Jika Anda memiliki rekening bersama, sangat penting untuk menyeimbangkan rekening tersebut secara teratur untuk menjaga transparansi, kepercayaan, dan harmoni keuangan dengan pemegang rekening lainnya. Tergantung pada jumlah orang dalam rekening bersama dan wewenang yang mereka miliki untuk melakukan transaksi, menyeimbangkan rekening bersama dapat menjadi tantangan.
Begini cara menyeimbangkan rekening bersama:
- Tetapkan batas transaksi untuk setiap pemegang rekening bersama di platform manajemen keuangan Anda
- Buatlah proses di mana pemegang rekening bersama dapat mengotorisasi pembayaran (misalnya: perencanaan sebelumnya untuk melakukan pembayaran, persetujuan bersama pada voucher pengeluaran, dll.)
- Miliki sistem di mana semua pemegang akun saling memperbarui informasi pengeluaran mereka melalui aplikasi atau platform manajemen pengeluaran
- Pastikan semua pemegang rekening bersama menerima pembaruan rutin tentang saldo rekening dari aplikasi pengelolaan pengeluaran
- Alokasikan jenis pembayaran tertentu yang dapat dilakukan oleh masing-masing pemegang rekening bersama (misalnya, pembayaran gaji, tagihan utilitas, biaya pemasaran, dll.)
Hal ini membantu dalam perencanaan anggaran dan keuangan yang akurat, karena semua pemegang rekening dapat melihat ke mana uang mereka mengalir dan menyesuaikan pengeluaran mereka sesuai kebutuhan.
Hal ini juga membantu mencegah biaya overdraft dan biaya terkait lainnya, yang dapat terjadi jika pemegang rekening tidak menyadari transaksi yang akan datang.
Tetapkan dan capai tujuan tabungan Anda
Menabung sangat penting. Cara terbaik untuk menabung adalah dengan menetapkan tujuan yang jelas; apakah Anda menabung untuk pensiun atau membeli rumah baru, memiliki tujuan memberikan arah, motivasi, dan peta jalan yang jelas.
Begini cara Anda dapat menetapkan dan mencapai tujuan tabungan Anda:
- Tentukan tujuan menabung yang jelas. Tujuan ini bisa jangka pendek, seperti menabung untuk liburan, atau jangka panjang, seperti membeli rumah
- Sangat wajar memiliki lebih dari satu tujuan tabungan. Oleh karena itu, urutkan tujuan Anda berdasarkan prioritas dan urgensi
- Jadikan tujuan tabungan Anda spesifik dan terukur. Jadi, daripada tujuan yang kabur seperti 'menabung lebih banyak uang', tetapkan target yang jelas seperti 'menabung $5.000 untuk dana darurat tahun ini'
- Buatlah rencana tabungan khusus untuk menentukan berapa banyak yang perlu Anda tabung secara rutin untuk mencapai tujuan Anda. Misalnya, untuk tujuan di atas, Anda mungkin memutuskan untuk menabung tambahan $100 setiap minggu selama setahun ke depan. Masukkan rencana ini ke dalam anggaran Anda
Gunakan gaji yang langsung ditransfer ke rekening bank
Menyetorkan gaji langsung ke rekening bank adalah cara yang nyaman dan efisien untuk mengelola penghasilan Anda. Hal ini memastikan bahwa penghasilan Anda disetorkan dengan cepat dan aman ke rekening bank Anda. Ada banyak manfaat:
- Ini praktis, karena gaji Anda akan otomatis ditransfer ke rekening Anda pada hari gajian
- Anda dapat mengatur transfer otomatis untuk memindahkan sebagian gaji Anda ke rekening tabungan, pengeluaran, atau investasi
- Anda mendapatkan akses instan ke dana
Untuk mengatur setoran langsung gaji, hubungi departemen HR atau penggajian Anda dan pastikan bank Anda dapat menerima setoran langsung. Langkah berikutnya adalah mengaktifkan transfer otomatis untuk mengalokasikan dana ke rekening berbeda, seperti darurat, pensiun, atau investasi.
Manfaatkan aplikasi keuangan
Berkat teknologi, Anda tidak perlu mengatur keuangan secara manual. Aplikasi keuangan adalah revolusi dalam dunia keuangan. Mereka membantu Anda mengelola keuangan pribadi atau bisnis kecil dari mana saja di dunia.
Sebagian besar aplikasi memiliki fitur yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran, mengatur pengingat, membuat anggaran, membayar tagihan, dan memantau investasi. Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan aplikasi keuangan:
- Kelola keuangan Anda kapan saja, di mana saja
- Kategorikan dan lacak pengeluaran secara otomatis dengan menghubungkan ke rekening bank Anda
- Buat dan patuhi anggaran dengan menetapkan batas pengeluaran
- Tetapkan dan lacak tujuan keuangan menggunakan visualisasi yang kuat
- Kirim pengingat untuk pembayaran tagihan yang akan datang dan hindari denda keterlambatan
Saat memilih aplikasi keuangan, teliti fitur-fiturnya dengan cermat. Pastikan aplikasi tersebut memiliki standar keamanan yang kuat dan apakah pengguna menemukan aplikasi tersebut bermanfaat.
Mengelola kartu kredit
Pengelolaan kartu kredit yang efektif membantu menjaga kesehatan keuangan, menghindari utang, dan memaksimalkan manfaat. Hal ini juga memungkinkan Anda memanfaatkan reward, meningkatkan skor kredit, dan memastikan Anda tetap dalam batas anggaran.
Beberapa cara untuk mengintegrasikan pengelolaan kartu kredit ke dalam pengelolaan keuangan adalah:
- Pahami istilah, suku bunga, biaya, dan manfaat dari setiap kredit yang Anda miliki. Ketahui siklus penagihan, tanggal jatuh tempo, dan masa tenggang untuk menghindari denda keterlambatan
- Gunakan aplikasi keuangan untuk melacak transaksi kartu kredit Anda
- Alokasikan bagian tertentu dari anggaran Anda untuk pengeluaran kartu kredit
- Bayar tagihan tepat waktu untuk menghindari denda keterlambatan
- Manfaatkan reward dan manfaat yang ditawarkan oleh kartu kredit Anda, seperti cashback, poin perjalanan, atau diskon
Gunakan metode bola salju utang
Metode 'bola salju utang' adalah cara efektif untuk secara sistematis melunasi utang Anda. Metode ini berfokus pada melunasi utang-utang kecil terlebih dahulu untuk membangun momentum dan motivasi. Untuk menggunakan metode ini, ikuti langkah-langkah berikut:
- Mulailah dengan membuat daftar lengkap semua utang Anda
- Susun utang Anda berdasarkan jumlah yang harus dibayar, mulai dari yang terkecil hingga terbesar
- Buatlah anggaran rinci untuk menentukan berapa banyak uang ekstra yang dapat Anda alokasikan untuk pembayaran utang
- Lakukan pembayaran minimum bulanan untuk semua utang Anda untuk menghindari denda keterlambatan dan bunga tambahan
- Gunakan dana tambahan yang telah Anda identifikasi dalam anggaran Anda untuk melunasi utang terkecil
- Bayar utang terkecil terlebih dahulu, lalu lanjutkan ke utang terkecil berikutnya dalam daftar Anda, dan seterusnya
Saat Anda melunasi setiap utang, jumlah yang dapat Anda alokasikan untuk utang berikutnya akan bertambah. Efek bola salju ini memungkinkan Anda melunasi utang yang lebih besar dengan lebih cepat.
Metode ini dapat menjadi cara efektif untuk bebas dari utang, dan Anda akan merasa bangga setiap kali melunasi utang. Metode ini juga memungkinkan Anda fokus pada satu utang sekaligus tanpa merasa kewalahan.
Mencari alat komprehensif untuk mengoptimalkan pengelolaan keuangan bisnis kecil Anda? Baca panduan lengkap kami tentang cara menggunakan ClickUp untuk mengembangkan bisnis kecil Anda secara gratis!
Capai Organisasi Keuangan dengan ClickUp
Mengatur keuangan mungkin terasa membosankan dan menakutkan, tetapi manfaatnya sepadan dengan usaha yang dikeluarkan. Secara rutin meninjau anggaran, membayar tagihan tepat waktu, menyeimbangkan rekening bersama, dan melacak pengeluaran dapat membantu Anda menjalani kehidupan keuangan yang sehat, aman, dan bebas stres.
Ingat, mengatur keuangan bukanlah hal yang dilakukan sekali saja. Ini adalah proses yang berkelanjutan. Jadi, mulailah dari hal kecil, tetap konsisten, dan rayakan setiap kemajuan yang Anda capai.
Ambil langkah proaktif dan manfaatkan alat seperti ClickUp untuk mengendalikan keuangan Anda. Daftar gratis hari ini!